Dalam rangka mendukung program Pemerintah untuk mewujudkan good governance

(1)

P

P R

R

R O

R

O

O P

O

P

P O

O S

O

S

S A

S

A

A L

L

PROGRAM APLIKASI KOMPUTER

SISTEM PERJALANAN DINAS

L A T A R B E L A K A N G

D

alam rangka mendukung program Pemerintah untuk mewujudkan good governance dalam penyelenggaraan tugas-tugas pemerintahan maka pengelolaan keuangan negara perlu diselenggarakan secara profesional, transparan dan akuntabel sesuai dengan aturan pokok yang telah ditetapkan dalam undang-undang.

Dengan mengacu kepada PMK No. 45/PMK.05/2011, tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri dan Pegawai Tidak Tetap, yang mana telah disesuaikan dengan Peraturan Menteri Keuangan yang terbaru yaitu PMK No. 113/PMK.05/2012, serta PMK No. 37/PMK.02/2012, tentang standar Biaya Tahun 2012 sebagai Acuan Perhitungannya maka dibuat suatu aplikasi Sistem Perjalanan Dinas Pemerintah yang merupakan program aplikasi komputer untuk mendukung dan mempermudah satuan kerja dalam melakukan pencatatan serta pelaporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan perjalanan dinas.

Titik sentral aplikasi perjalanan dinas ini adalah pengawasan perjalanan dinas yang dilakukan oleh para pejabat atau pegawai sehingga tidak terjadi lagi perjalanan dinas yang tumpang tindih pada satuan kerja.

Aplikasi Perjalanan Dinas Pemerintah ini dibangun berbasis web atau biasa disebut Web Base Programming.

(2)

T U J U A N

T

ujuan dari pembuatan sistem aplikasi perjalanan dinas pemerintah adalah untuk mempermudah pengelolaan dan pengawasan perjalanan pada Instansi / Satuan Kerja yang secara terperinci dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Pembuatan Surat Tugas lebih teratur

Dengan menggunakan program aplikasi perjalanan dinas ini maka untuk pembuatan surat tugas untuk keperluan perjalanan dinas yang dilakukan oleh pegawai ataupun pejabat menjadi lebih teratur dan tertib sehingga diharapkan tidak terjadi lagi penomoran surat tugas yang sama untuk tiap perjalanan.

2. Akurasi Data Perjalanan.

Akurasi data perjalanan di sini dimaksudkan adalah setiap pegawai atau pejabat yang melakukan perjalanan tidak mungkin lagi dibuatkan surat tugas atau melakukan perjalanan pada hari yang sudah ditetapkan pada surat tugas sehingga harus menunggu sampai perjalanan sebelumnya selesai, sehingga tidak dimungkinkan seseorang melaksanakan perjalanan ke dua tempat yang berbeda pada hari yang sama.

3. Administrasi data lebih informatif.

Dengan menggunakan program Aplikasi perjalanan dinas maka diharapkan dengan output yang dihasilkan dari aplikasi maka administrasi data yang dilihat lebih informatif karena menggambarkan beberapa uraian-uraian yang diperlukan oleh pengguna maupun pemakai data.

4. Keseragaman dalam Bentuk.

Melalui program aplikasi perjalanan dinas ini dipastikan bahwa bentuk-bentuk laporan atau output yang akan dipergunakan oleh satuan kerja dalam pengadministrasian semua kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh para pegawai maupun pejabat pada instansi tersebut menjadi lebih seragam.

5. Rekonsiliasi data lebih mudah.

Penggunaan program Aplikasi perjalanan dinas ditujukan juga untuk mempermudah pada saat rekonsiliasi, dengan hasil laporan yang selalu up to date dan otomatis atas data-data perjalanan yang dilaksanakan oleh pegawai maupun pejabat yang ada pada satuan kerja tersebut.hingga data kebenaran data akan selalu terpelihara.

6. Monitoring Data Perjalanan Dinas

Dengan penggunaan aplikasi perjalanan dinas ini maka dipastikan untuk kegiatan monitoring atas kegiatan perjalanan ataupun orang yang melaksanakan perjalanan dapat di monitor setiap saat sesuai keinginan yang diharapkan oleh pengguna.

7. Meningkatkan kinerja instansi.

Penggunaan program aplikasi perjalanan dimas ini juga a ditujukan untuk meningkatkan kinerja instansi karena proses pengelolaan kegiatan perjalanan yang dapat dilakukan dengan cepat tentunya akan mendukung

(3)

kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh instansi menurut prinsip anggaran basis kinerja (performance budgeting system). Dengan adanya standardisasi pada kegiatan perjalan dinas maka pengawasan terhadap kinerja dan pemeriksaan atas dokumen transaksi dapat dilakukan dengan lebih mudah, apalagi aplikasi ini dilengkapi dengan sistem back up dan

restore data yang akan meningkatkan kinerja melalui pendelegasian wewenang beberapa pekerjaan terkait dengan perjalanan dinas kepada instansi vertikal di bawahnya dengan tetap mengawasi berdasarkan data masukan yang dikirimkan mereka.

(4)

S E K I L

S E K I L A S P R O G R A M A P L I K A S I P E R J A D I N

A S P R O G R A M A P L I K A S I P E R J A D I N

P

Program aplikasi Perjalanan Dinas merupakan aplikasi yang berflatform web atau yang biasa dikenal dengan Web Base Application ini dibuat dengan menggunakan bahasa program PHP dengan database menggunakan My SQL sebagai database dan supporting program menggunakan Dream Weaver dan Database Administrator menggunakan Sql Yog Enterprises dengan OS Windows sehingga lebih mudah untuk dioperasikan oleh siapa saja (user friendly).

Proses yang harus dilakukan dalam program aplikasi perjalanan dinas ini yang berkaitan dengan pengelolaan kegiatan perjalanan dinas adalah sebagai berikut :

1. Entry data pagu anggaran .

Data pagu anggaran perjalanan dians harus dimasukkan terlebih dahulu sebelum data yang lain karena data pagu anggaran akan menjadi dasar pembebanan setiap transaksi kegiatan perjalanan dinas. Pagu anggaran ini dapat diprose melalui data dari rkakl.

2. Entry data perjalanan.

Data transaksi perjalanan untuk setiap orang yang melakukan perjalanan harus di input, sehingga ini dapat menjadi dasar untuk aplikasi untuk melakukan penomoran maupun penguncian nama pegawai yang melakukan perjalanan sehingga orang tersebut selesai.

3. Pencetakan SPD. Setelah entry data bukti transaksi maka dilakukan pencetakan SPD, sebelum mencetak SPD maka perlu melengkapi beberapa data yang berkaitan dengan SPD tersebut.

6. Pencetakan Output / Laporan.

Laporan yang dihasilkan oleh aplikasi Perjalanan Dinas dapat berupa daftar nominatif, kuitansi, daftar pengeluaran riil, spd rampung dan bentuk monitoring untuk orang yang melakukan perjalanan

(5)

P E M A K A I

B

Beberapa pihak yang berkepentingan dan kemungkinan akan sangat terbantu dengan adanya program aplikasi PERJADIN antara lain :

1. Internal : Bendahara Pengeluaran

Program ini akan sangat membantu tugas Bendahara Pengeluaran dan staffnya pada masing-masing instansi pengguna karena akan terbentuk standardisasi kerja dalam hal pengelolaan keuangan serta memudahkan pendelegasian wewenang pada instansi vertikal tanpa harus mengurangi pengawasan.

2. Eksternal : Pemakai laporan

Pemakai laporan ini dapat berupa atasan langsung bendahara ataupun pihak-pihak lain yang berkepentingan dengan laporan bendahara untuk menentukan kebijakan pada masa yang akan datang atas keuangan suatu instansi.

3. Eksternal : Pemeriksa Fungsional

Pemeriksa Fungsional dapat berupa Inspektorat Jenderal, BPKP maupun BPK yang akan sangat terbantu dengan adanya suatu program aplikasi yang menghasilkan data keuangan yang akurat dan lengkap.

4. Eksternal : KPPN

KPPN sangat berkepentingan dengan pembukuan bendahara terutama pada akhir tahun anggaran yang mengharuskan adanya rekonsiliasi data

antara departemen dengan KPPN, dengan adanya data yang akurat dan

up to date tentunya rekonsiliasi akan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan baik.

(6)

O U T P U T

A P L I K A S I

B

Beberapa output aplikasi Perjalanan Dinas antara lain : Surat Tugas

Surat Perjalanan Dinas Kuitansi

Daftar Nominatif Daftar Pengeluaran Riil Daftar Monitoring

(7)

P E N G G U N A A P L I K A S I

B

eberapa Instansi Pemerintah yang telah menggunakan Aplikasi Perjalanan Dinas ini antara lain : 1. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah

2. Kementerian Agama

Sekretariat Jenderal / Direktorat Ortala

3. Unit Kerja Presiden untuk Pengawasan dan Pengendalian Pembangunan

4. Badan Nasional Pengelola Perbatasan

Sekretariat Badan Nasional Pengelola Perbatasan

5. Kementerian Perdagangan

Direktorat Metrologi, Bandung

6. Kementerian Dalam Negeri

Direktorat Jenderal Kependudukan dan Catatan Sipil

(8)

Surat Tugas No ST-0000001-2012 Tanggal 01 Agustus 2012

-DAFTAR NOMINATIF PERJALANAN DINAS

Nomor : 000009/NPD/2012 Kode MAK : 01.1032.01.004.001.002.A.524111.003.RM

No Nama Pejabat Yang Melakukan Perjalanan_Dinas

Tujuan Perjalanan Dinas a. Tgl Perjalanan Dinas b. Jumlah Hari c.

Uang Harian Uang Akomodasi Uang Representatif Uang Transport

Jumlah Biaya TanganTanda Satuan

a. Frekuensi b.

Sub

Jumlah a._b. Satuan_Frekuensi JumlahSub _b.a. _FrekuensiSatuan JumlahSub a._b. Tiket_{Airport Tax} Taksi/lainnya c. Sewa Kendaraan d. 1 2 3 4 5 = 4a x 4b 6 7 = 6a X 6b 8 9 = 8a x 8b 10 11 = 5 + 7 + 9 + 10 12 1 Zunaedi NIP 195707151982031008 a. ACEH_{24-09-2012 .} 26-09-2012 b. 3 hari c. 360.000 3 1.080.000 340.0002 680.000 03 0 2.300.0000 0 0 4.060.000 2 Udadi Sumanah

NIP 197210312006041008 a. KAB. MESUJI_{24-09-2012 .} 30-09-2012 b. 7 hari c. 380.000 7 2.660.000 356.0006 2.136.000 07 0 3.400.0000 0 0 8.196.000 3 Zakaria Ismail, S.P.

NIP 198109062007081001 a. KAB. BADUNG_{24-09-2012 .} 26-09-2012 b. 3 hari c. 480.000 3 1.440.000 658.0002 1.316.000 03 0 3.400.0000 0 0 6.156.000

4 Wenda Zuretsa Fahriantika

NIP 198703062008011001 a. KOTA SERANG_{24-09-2012 .} 27-09-2012 b. 4 hari c. 360.000 4 1.440.000 375.0003 1.125.000 04 0 2.300.0000 0 0 4.865.000

5 Yr. Susmadiyanto, SE.

NIP 240001203 a. KAB. K A U R_{24-09-2012 .} 28-09-2012 b. 5 hari c. 370.000 5 1.850.000 510.0004 2.040.000 05 0 3.400.0000 0 0 7.290.000 Jumlah Seluruhnya 8.470.000 7.297.000 0 14.800.000 30.567.000 Setuju Dibayar,

Pejabat Penanda Tangan Surat Perintah Membayar Pejabat Pembuat Komitmen Kegiatan

Jakarta Pusat,

Bendahara Pengeluaran Pembantu

Widodo Prasetyohadi, SE, MM.

(9)

-120.000,-K U I T A N S I

Sudah terima dari : DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN MENENGAH

Terbilang : Rupiah

Untuk Pembayaran : Perjalanan dinas Sdr. Sulistio Mukti Cahyono, S.E. berdasarkan Surat Perintah Perjalanan Dinas 000001/SPPD/2012 Tanggal 18 September 2012

Untuk perjalanan dinas dari : KOTA JAKARTA PUSAT ke KOTA YOGYAKARTA

Jumlah Rp

PERINCIAN PERHITUNGAN BIAYA PERJALANAN DINAS

NO Perincian Biaya Jumlah Rencana Jumlah Realisasi Keterangan

1 Uang Saku 1.260.000 1.260.000 2 Uang Hotel 1.056.000 1.056.000 3 Tiket Pesawat 3.900.000 3.780.000 4 Airport Tax 80.000 80.000 5 Taksi/Transport Lokal 140.000 140.000 Jumlah 6.436.000 6.316.000

Telah dibayar sejumlah Rp

-120.000,-Lunas dibayar

Bendahara Pengeluaran Pembantu,

Sumiyati, S.E., M.E. NIP 197212242000032001

KOTA JAKARTA PUSAT, Telah menerima uang sejumlah Rp

-120.000,-Yang Menerima,

Sulistio Mukti Cahyono, S.E. NIP 197806262001121002

PERHITUNGAN SPPD RAMPUNG

Ditetapkan sejumlah Telah dibayar semula Sisa kurang / lebih

Rp Rp Rp 6.316.000 6.436.000 -120.000 Setuju dibayar

Pejabat Pembuat Komitmen Kegiatan,

Arifin, SAP NIP 196507131988031001

(10)

DAFTAR PENGELUARAN RIIL

Yang bertanda tangan dibawah ini

Nama : Sulistio Mukti Cahyono, S.E. Unit Kerja : 682096 SETDITJEN DIKMEN

Berdasarkan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Tanggal 18 September 2012 Nomor 000001/SPPD/2012 dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa :

Biaya transport pegawai dan/atau biaya penginapan dibawah ini yang tidak dapat diperoleh dengan bukti-bukti pengeluaran, meliputi : 1.

No. Komponen Uraian Jumlah

1 Uang Hotel - 1.056.000

2 Tiket Pesawat - 3.780.000

3 Airport Tax - 80.000

4 Taksi/Transport Lokal - 140.000

Jumlah 5.056.000 Jumlah uang tersebut pada angka 1 diatas benar-benar dikeluarkan untuk pelaksanaan perjalanan dinas dimaksud dan apabila dikemudian hari terdapat kelebihan atas pembayaran, saya bersedia untuk menyetorkan kelebihan tersebut ke Kas Negara.

Demikian pernyataan ini kami buat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. 2.

Mengetahui/Menyetujui

Arifin, SAP

NIP 196507131988031001

KOTA JAKARTA PUSAT, Pejabat Negara/Pegawai Negeri Yang melakukan perjalanan dinas,

(11)

(12)

Lembar ke :

Kode No :

No SPPD : 000001/SPPD/2012

SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS

1. Pejabat yang berwenang memberi perintah 195806251985031003 - Drs. Mustaghfirin Amin, MBA 2. Nama Pegawai yang diperintahkan

NIP

Sulistio Mukti Cahyono, S.E. 197806262001121002 3. Pangkat dan golongan ruang gaji menurut

PP Nomor 9 Tahun 2007 a.

Instansi / kantor b.

Tingkat menurut peraturan perjalanan dinas c.

III/C - Penata 000000 _ Tingkat E 4. Maksud perjalanan dinas

-5. Alat angkut yang digunakan Transportasi Udara 6. a. Tempat berangkat

Tempat tujuan b.

KOTA JAKARTA PUSAT KOTA YOGYAKARTA 7. a. Lamanya perjalanan dinas

Tanggal berangkat b.

Tanggal harus kembali c.

3 Hari

19 September 2012 21 September 2012

8. Nama Pengikut Tanggal Lahir Keterangan

9. Pembebanan Anggaran : Instansi a. Mata Anggaran b. 682096 SETDITJEN DIKMEN 07.2009.01.016.004.015.A.524119.001.RM 10. Keterangan lain-lain

Dikeluarkan di KOTA JAKARTA PUSAT Tanggal 18 September 2012

Drs. Mustaghfirin Amin, MBA NIP. 195806251985031003

(13)

Berangkat dari KOTA JAKARTA PUSAT (tempat kedudukan)

Ke KOTA YOGYAKARTA Pada tanggal 19 September 2012 I.

NIP. Tiba di KOTA YOGYAKARTA

Pada tanggal 21 September 2012 II.

NIP.

Berangkat dari KOTA YOGYAKARTA (tempat kedudukan)

Ke KOTA JAKARTA PUSAT Pada tanggal 21 September 2012

NIP. Tiba di KOTA JAKARTA PUSAT

Pada tanggal 21 September 2012 III. NIP. Berangkat dari (tempat kedudukan) Ke Pada tanggal NIP. Tiba di Pada tanggal IV. NIP. Berangkat dari (tempat kedudukan) Ke Pada tanggal NIP. Tiba di Pada tanggal V. NIP. Berangkat dari (tempat kedudukan) Ke Pada tanggal NIP. Tiba di Pada tanggal VI. NIP.

Telah diperiksa dengan keterangan bahwa perjalanan tersebut atas perintahnya dan semata - mata untuk kepentingan jabatan dalam waktu sesingkat-singkatn

Drs. Mustaghfirin Amin, MBA NIP. 195806251985031003 Catatan Lain-lain

VII.

PERHATIAN :

Pejabat Yang Berwenang menerbitkan SPPD, pegawai yang melakukan perjalanan dinas, para pejabat yang mengesahkan tanggal berangkat/tiba, serta Bendaharawan beftanggung jawab berdasarkan peraturan-peraturan keuangan Negara apabila negara menderita rugi akibat kesalahan, kelalaian, dan kealpaanny

(14)

6.436.000,-K U I T A N S I

Sudah terima dari : DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN MENENGAH

Terbilang : Enam Juta Empat Ratus Tiga Puluh Enam Ribu Rupiah Untuk Pembayaran : Perjalanan dinas Sdr. Sulistio Mukti Cahyono, S.E.

berdasarkan Surat Perintah Perjalanan Dinas 000001/SPPD/2012 Tanggal 18 September 2012

Untuk perjalanan dinas dari : KOTA JAKARTA PUSAT ke KOTA YOGYAKARTA

Jumlah Rp

PERINCIAN PERHITUNGAN BIAYA PERJALANAN DINAS

NO Perincian Biaya Jumlah Keterangan

1 Uang Saku 1.260.000 2 Uang Hotel 1.056.000 3 Tiket Pesawat 3.900.000 4 Airport Tax 80.000 5 Taksi/Transport Lokal 140.000 Jumlah 6.436.000

Telah dibayar sejumlah Rp

6.436.000,-Bendahara Pengeluaran Pembantu,

Sumiyati, S.E., M.E. NIP 197212242000032001

KOTA JAKARTA PUSAT,

Telah menerima jumlah uang sebesar Rp

6.436.000,-Yang Menerima,

PERHITUNGAN SPPD RAMPUNG

Ditetapkan sejumlah Telah dibayar semula Sisa kurang / lebih

Rp Rp Rp 6.436.000 6.436.000 0 Setuju dibayar

Arifin, SAP NIP 196507131988031001

(15)

I N F O R M A S I S O F T W A R E A P L I K A S I :

INFORMASI SOFTWARE APLIKASI :

website : http://naililaktual.wordpress.com & http://nailil.tokobagus.com Contact : 081326022150

DAFTAR HARGA*

(dapat berubah – ubah sesuai perubahan spesifikasi software)

*) Harga Rp150.000.000,-

Harga sudah termasuk PPn dan PPh

Harga belum termasuk Hardware dan Pemasangan Jaringan Harga belum termasuk Akomodasi, apabila diluar Jakarta

Harga dapat berubah sesuai berat atau ringannya sistem informasi yang dibuat / dipesan Harga dapat ditawar sesuai dengan kemampuan keuangan perusahaan atau sesuai PAGU ANGGARAN

Kami terbuka untuk menjalin kerjasama dengan perorangan, instansi pemerintah pusat/daerah, Perguruan Tinggi (Kampus), BUMN, BUMD ataupun perusahaan swasta untuk menawarkan (promosi) aplikasi software kami kepada pihak lain