Digital Information & System Conference 2017 Universitas Kristen Maranatha ISBN: PEMBUATAN SISTEM ADMINISTRASI TERINTEGRASI PADA BIMB

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

Digital Information & System Conference 2017 ISBN:978-979-1194-11-2 Universitas Kristen Maranatha

53

PEMBUATAN SISTEM ADMINISTRASI TERINTEGRASI PADA

BIMBINGAN DAN KONSULTASI BELAJAR GLOBAL

Ana Kurniawati1, Dina Agusten2, Rangga Aditya Khaerudin3

1), 3)

Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer & Teknologi Informasi, Universitas Gunadarma Depok

2)

Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Gunadarma Depok. Email : ana@staff.gunadarma.ac.id 1), dina_agustin@staff.gunadarma.ac.id 2),

rangga.aditya994@gmail.com 3)

ABSTRAK

Dalam suatu organisasi administrasi merupakan salah satu hal penting karena didalamnya terdapat tugas mengelola (mencatat, menyimpan dan mencari data). Pengelolaan sistem administrasi saat ini pada bimbingan dan konsultasi belajar Global masih dilakukan secara manual. Demi meningkatkan kinerja dan professionalisme pada sistem administrasi maka diperlukan pembuatan sistem secara komputerisasi dan terintegrasi. Sistem Administrasi dibuat dengan menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle) dengan model waterfall dimana terdiri atas analisa, perancangan, implementasi dan uji coba. Sistem yang dibuat berbasis web dengan menggunakan PHP dan MySQL. Pembuatan sistem administrasi terintegrasi pada bimbingan dan konsultasi belajar Global telah berhasil dibuat dan diuji coba menggunakan User Accepted Testing dengan hasil range 34 point dari 40 point.

Kata kunci : Sistem Terintegrasi, Administrasi, Website. 1. Pendahuluan

Bimbingan dan konsultasi belajar saat ini banyak berkembang karena minat masyarakat semakin meningkat. Persaingan pun semakin ketat baik dalam hal promosi maupun meningkatkan pelayanan. Bimbingan dan konsultasi belajar Global ingin meningkatkan professionalisme dengan memperbaiki pengelolaan sistem administrasi yang masih manual.

“Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sub-sistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”[3].

“Administrasi secara etimologis berasal dari kata Ad- dan ministrate yang berarti sebagai berikut: melayani, membantu, memenuhi, melaksanakan, menerapkan, mengendalikan, menyelanggarakan, mengarahkan, menghasilgunakan, mengelola, mengemudikan, mengatur, mengurus, mengusahakan, mendayagunakan”[1].

Sistem yang dibuat adalah berbasis web agar sistem dapat terintegrasi dengan cabang untuk pengembangan usahanya kedepan. “Penerapan sistem informasi terintegrasi pada suatu perusahaan merupakan hal yang sangat penting. Berikut hal-hal yang harus diperhatikan dalam penerapan sistem informasi terintegrasi :

1) Integrasi sistem harus didasari dengan tujuan untuk memperbaiki proses bisnis. 2) Berfokus pada proses bisnis, bukan pada sistem informasi.

3) Memperhatikan alur aktifitas bisnis.

4) Identifikasi setiap stakeholder yang terlibat”[5].

Dalam membangun sistem metode yang digunakan adalah SDLC (System Development Life Cycle) dengan model waterfall. “Model waterfall adalah suatu proses pembuatan sistem informasi secara terstruktur dan berurutan dimulai dari penentuan masalah, analisa kebutuhan, perancangan implementasi, integritas, uji coba sistem, penempatan dan pemeliharaan”[4]. Gambar 1 merupakan model waterfall.

(8)

54

Gambar 1. Model Pengembangan Sistem Waterfall [4]

Tujuan dari paper ini adalah membuat sistem administrasi terintegrasi pada bimbingan dan konsultasi belajar Global dengan berbasis web, sehingga sistem ini diharapkan memudahkan pengelola untuk melakukan pencatatan data siswa dan guru serta melihat laporan ruang dan jadwal kursus dengan mudah.

2. Pembahasan

Pembuatan sistem administrasi pada paper ini memiliki 4 tahapan yang dapat dilihat pada gambar 2, yang terdiri atas analisa, perancangan, implementasi dan uji coba.

Gambar 2. Tahapan pembuatan sistem

Beberapa masalah yang dihadapi adalah sulitnya pengelolah dalam melakukan pendaftaran siswa serta sulitnya mencari data siswa yang sudah terdaftar dikarenakan sistem yang masih berjalan masih manual yaitu menggunakan buku. Tentu saja ini tidak efisien jika buku tersebut rusak atau hilang sehingga sangat beresiko untuk melanjutkan sistem yang sudah ada. Metode pembayaran yang masih manual dengan mencatat menggunakan kuitansi. Selain itu jika ada tagihan pembayaran siswa yang kurang pengelolah harus memberitahu secara langsung tanpa menggunakan surat tagihan formal seperti pada bimbingan dan konsultasi belajar pada umumnya.

Setelah menganalisis masalah, membuat suatu sistem yang bisa menggantikan sistem yang lama. Berikut merupakan usulan yang diberikan untuk memperbaiki sistem yang ada, diantara lain :

1. Membuat sistem yang terkomputerisasi dan terintegrasi. 2. Membuat bukti pembayaran dan tagihan pembayaran. 3. Menggunakan komputer pada saat pencatatan. 4. Membuat laporan.

Pada proses analisis kebutuhan dapat diketahui antara lain :

1. Penyimpanan data siswa, guru, kelas dan kursus yang terkomputerisasi. 2. Pencetakan bukti pembayaran dan tagihan pembayaran yang terkomputerisasi. Analisis kebutuhan data yang diperoleh maka data yang dibutuhkan antara lain; data siswa, data guru, data kelas, data biaya kursus, data pembayaran siswa.

Analisis kebutuhan fungsional mencangkup fungsi-fungsi atau layanan yang harus disediakan oleh sistem diantaranya:

1. Mencatat data guru, siswa, kelas dan kursus. 2. Menampilkan data guru, siswa, kelas dan kursus. 3. Mencatat pembayaran siswa.

4. Mencetak laporan tagihan pembayaran dan transaksi pembayaran.

Perancanganan sistem menggunakan Unified Modelling Language (UML) yang terdiri dari 3 diagram, yaitu diagram use case, diagram activity dan diagram class[2].

Diagram pada gambar 3 menggambarkan use case utama yang menggambarkan kegiatan administrasi yang terjadi di bimbingan dan konsultasi belajar

(9)

55

Global, diantaranya use case login, use case data, use case transaksi, use case laporan dan use case logout. Use case utama tersebut nantinya akan dipecah menjadi 5 use case rinci dari masing-masing use case pada use case utama yang akan menjelaskan proses yang lebih rinci.

Gambar 3. Diagram Use Case Utama

Diagram pada gambar 4 menggambarkan aktivitas yang ada dalam sistem administrasi ini.

Gambar 4. Diagram Aktivitas

Diagram pada gambar 5 menggambarkan kelas-kelas yang ada dalam sistem administrasi ini.

(10)

56

Hasil implementasi dapat dilihat pada gambar 6(a) merupakan halaman login admin, 6(b) halaman utama.

Gambar 6(a). Login Gambar 6(b). Halaman Utama Gambar 7(a) dan (b) adalah halaman data guru dan siswa, dimana dapat memberikan informasi data guru dan siswa serta perbandingan jumlah guru dan berdasarkan jenis kelamin. Gambar 7(c) merupakan halaman untuk pembuatan jadwal kursus baik memasukan jadwal baru, mengubah dan menghapus jadwal kursus. Gambar 7(d) adalah bukti dari pembayaran kursus yang akan diberikan kepada orang tua siswa.

Gambar 7(a). Halaman Data Guru Gambar 7(b). Halaman Data Siswa

Gambar 7(c). Halaman Input Data Kursus Gambar 7(d). Bukti Cetak Pembayaran Pengujian sistem dilakukan ketika sistem telah selesai dikembangkan. Pada tahap ini, sistem diuji apakah telah memenuhi syarat dan sesuai untuk dapat diterapkan. Sistem lolos jika semua fungsi dalam sistem berjalan sesuai dengan yang diharapkan dan dapat membantu user yang menggunakan sistem ini. Uji coba dilakukan dengan metode User Acceptance Testing.

Dimana User Acceptance Testing dilakukan kepada Admin, dari admin akan mengetahui seberapa jauh sistem administrasi ini membantu. Tanggapan admin dituangkan dalam bentuk kuesioner. Tabel hasil kuesioner dapat dilihat pada tabel 1.

(11)

57

Kriteria Pengujian sistem administrasi bimbingan dan konsultasi belajar global melalui aspek yaitu : hasil atau output dari sistem administrasi apakah menghasilkan informasi yang relevan, serta yang kedua apakah sistem administrasi tersebut mudah dalam diakses lalu dimengerti oleh admin

Data Pengujian uji coba dilakukan dengan memberikan kuesioner kepada Bapak Cepy Misbaqhul Qolby selaku pengelola bimbingan belajar untuk mendapatkan informasi yang akurat sesuai dengan kondisi kenyataan yang ada. Kuesioner ini mempunyai 10 pertanyaan dengan skala peringkat dari 10 (sangat tidak setuju) sampai 40 (sangat setuju). Berikut adalah pertanyaan kuesioner yang diberikan kepada admin

Tabel 1. Tabel Kuesioner

No Pernyataan STS TS S SS

1 Perpaduan warna pada sistem administrasi terlihat menarik √

2 Penempatan tombol pada menu sudah tepat √

3 Tampilan sistem administrasi secara keseluruhan terlihat

menarik √

4 Cetak hasil transaksi berjalan dengan baik √

5 Sistem administrasi dapat berjalan dengan baik √

6 Gambar yang muncul berjalan dengan baik √

7 Informasi jumlah siswa berjalan dengan baik √

8 Sistem administrasi dapat membantu menginformasikan

data siswa √

9 Pilihan menu yang tersedia mudah dimengerti √

10 Menu pembayaran dapat dimengerti √

Keterangan : SS = Sangat Setuju S = Setuju

TS = Tidak Setuju

STS = Sangat Tidak Setuju

Tabel 2. Penilaian admin terhadap sistem administrasi

Responden

Butir Pertanyaan Skor

total

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Admin 30 30 30 40 40 30 40 40 30 30 340

Nilai kepuasan yang sudah dirincikan sebagai berikut : NK : Nilai Kepuasan

ST : Skor Total

P : Banyak Butir Pertanyaan

(12)

58

NK =

= 34

Gambar 9. Range Nilai Kepuasan

Berdasarkan hasil perincian nilai kepuasan tersebut bisa didapatkan hasil rata-rata di range point 34. Kesimpulan yang didapatkan adalah sistem administrasi bimbingan dan konsultasi belajar global ini mempunyai nilai 34 sehingga pada tabel intensitas kepuasan pengguna sistem administrasi ini melewati angka 30 dan mempunyai kesimpulan setuju untuk menggunakan sistem baru yang terkomputerisasi bagi admin untuk Sistem Administrasi Bimbingan dan Konsultasi Belajar Global karena mudah diakses dan dimengerti.

3. Kesimpulan

Pembuatan sistem administrasi terintegrasi pada bimbingan dan konsultasi belajar Global telah berhasil dibuat melalui beberapa tahapan yaitu tahap pembuatan dengan menganalisis kebutuhan sistem dan perancangan. Dimana dalam sistem berbasis web ini admin dapat menyimpan data siswa, guru, kelas dan kursus serta dapat menyimpan dan mencetak transaksi pembayaran. Selanjutnya dengan tahap pengujian menggunakan User Acceptance Testing dimana nilai kepuasan terdapat pada range 34 point dari 40 point yang menunjukan bahwa admin setuju menggunakan sistem ini. Melalui tahap-tahap tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem adminitrasi berbasis web ini berjalan sesuai kebutuhan dan dapat membantu pengelola dalam menyimpan data yang terkomputerisasi dan terintegrasi.

Daftar Pustaka

[1] Higau, Clement, B. H, Pelaksanaan Administrasi Pemerintahan Desa Dalam Meningkatkan Pelayanan Masyarakat Di Desa Matalibaq Kecamatan Long Hubung Kabupaten Mahakam Ulu, eJournal Ilmu Pemerintahan, Volume 3, Nomor 3, 2015: 1448-1459, URL:http://ejournal.ip.fisip-unmul.ac.id/site/wp-content/uploads/2015/10/ JURNAL 20(10-12-15-10-37-57).pdf.

[2] Munawar, 2005, Pemodelan Visual dengan UML, Graha Ilmu, Yogyakarta

[3] Riyadi, A, S, Eko Retnandi, Asep Deddy, Perancangan Sistem Informasi Berbasis Website Subsistem Guru Di Sekolah Pesantren Persatuan Islam 99 Rangcabango, Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Garut, Volume 09, Nomor 40, Tahun 2012, ISSN : 2302-7339.

[4] Solikhin, Robby Rachmatullah, Eko Riyanto, Pengembangan Sistem Informasi Registrasi Seminar, Workshop dan Pelatihan Menggunakan Metode System Development Life Cycle Model Waterfall (Studi Kasus STMIK HIMSYA Semarang), Himsyatech-Jurnal Teknologi Informasi, Volume 10, No 1, 2014, URL: http://ejournal.himsya.ac.id/index.php/HIMSYATECH/article/view/59.

[5] Sundari, S. S, Unryani, N. S, Karim, Sulton, Sistem Informasi Administrasi Terintegrasi Dengan Local Area Network Pada Divisi Pertambangan CV. Putra Mandiri Menggunakan Java, Prosiding Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia, STMIK AMIKOM Yogyakarta, Tahun 2016, ISSN : 2302-3805.