DIMA GROUP KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) BUSINESS UNIT DISTRIBUTION & LOGISTIC

(1)

DIMA GROUP

Tahun pembuatan

:

2014

Jilid

:

1 ( satu )

Nomor

:

0001/SOP/D&L/2014

Tanggal dikeluarkan

:

24 November 2014

Di setujui oleh

:

Finance Director dan Head of BU Distribution & Logistic

Last Updated

:

-KETENTUAN DAN PROSEDUR

( S.O.P )

BUSINESS UNIT

(2)

(3)

KATA PENGANTAR ……….

i

I. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi Business Unit (BU) D&L ………..

1 Struktur Organisasi Corporate Controller ………

2 II. Tabel Kesetaraan Otoritas ………..

3 III. Ketentuan dan Prosedur

1 Transaksi In

1.1. Pemesanan Barang Dagangan Lokal

1.1.1. Flow Forecast Pembelian Ke Principal/Pabrik Untuk

Produk Lokal ………..

4 1.1.2. Flow Keputusan Tujuan Kedatangan Barang ……….

5 1.2. Pemesanan Barang Dagangan Impor

1.2.1. Ketentuan Import Barang ……….

6 1.2.2. Flow Proses Pemesanan Barang Import

1.2.2.1. Flow Proses Pemesanan Barang Import Untuk

Produk Alkohol ………..

7-8

1.2.2.2. Flow Proses Pemesanan Barang Import Untuk

Produk Non Alkohol ………..

9 1.2.2.3. Flow Proses Pemesanan Barang Import Untuk

Produk POSM ………

10 1.2.3. Flow Clearance Process

1.2.3.1. Flow Clearance Process Alkohol ……….

11-12

1.2.3.2. Flow Clearance Process Brand Julie's ………..

13-14

1.2.3.3. Flow Clearance Process Brand Pokka ………..

15-16

1.2.3.4. Flow Clearance Process Import POSM ………

17-18

1.3. Penerimaan Barang Dagangan Lokal

1.3.1. Flow Proses Administrasi Pengiriman Barang Dari

Pabrik ke Gudang Pusat BU ……….

19 1.3.2. Flow Proses Pengiriman Barang dari Pabrik ke Gudang

Pusat BU ………..

20 1.4. Penerimaan Barang Dagangan Impor

1.4.1. Flow PO Receipt Import Alkohol ke Gudang Pusat BU ……….

21 1.4.2. Flow PO Receipt Import Non Alkohol dan POSM ke

Gudang Pusat BU ………..

22 1.5. Verifikasi Penerimaan Barang Di Gudang ………..

23

(4)

1.6. Penarikan Barang Dagangan (Retur) dari Pelanggan ke

Gudang Cabang BU

1.6.1. Ketentuan Penarikan Retur dari Pelanggan ke Gudang

Cabang BU ……….

24 1.6.2. Flow Penerimaan Barang Retur ………..

25 1.6.3. Flow Pemeriksaan dan Pencatatan Kondisi Fisik Barang, Pembuatan DO Retur dan

Compare Pelunasan ………

25A

1.7. Penarikan Embalase dari Pelanggan ke Gudang Cabang BU

1.7.1. Ketentuan Penarikan Embalase dari Pelanggan ke

Gudang Cabang BU ………..

26 1.7.2. Flow Penarikan Retur Embalase dari Pelanggan ke

Gudang Cabang BU ………..

27 1.8. Penerimaan Barang POSM

1.8.1. Flow Penerimaan di Gudang Pusat POSM/ Gudang

Cabang POSM dari Supplier ……….

28 1.8.2. Flow Penerimaan di Gudang Cabang POSM dari Gudang

Pusat POSM ………

29 1.8.3. Flow Penerimaan di Gudang Cabang POSM (Di Mana Secara Fisik Langsung Dikelola

Promotor Dan Tidak Ada Admin di Gudang Tsb) Dari Gudang Pusat POSM ………..

29A

1.8.4. Flow Penerimaan di Outlet Langsung Dari Supplier di Area ……….

29B

1.8.5. Flow Retur dari Gudang Salesman/Promotor ke Gudang POSM Area ………

29C

2 Transaksi Out

2.1. Pengiriman Barang Dagangan

2.1.1. Pengiriman Barang dari Gudang Pusat BU ke Gudang

Cabang BU

2.1.1.1. Flow Proses Administrasi Pengiriman dari Gudang

Pusat BU ke Gudang Cabang BU ………..

30 2.1.1.2. Flow Proses Pengiriman Barang dari Gudang Pusat

BU ke Gudang Cabang BU ………

31 2.1.2. Pengiriman Barang dari Pabrik ke Gudang Cabang BU/Eksternal Subdist

2.1.2.1. Flow Proses Administrasi dan Approval Pengiriman

Barang dari Pabrik ke Gudang Cabang BU/External Subdist ……….

32 2.1.2.2. Flow Proses Pengiriman Barang dari Pabrik ke Gudang Cabang

BU/External Subdist ………

33 2.1.3. Pengiriman Barang Dari Gudang Cabang BU ke Pelanggan

2.1.3.1. Ketentuan Pengiriman Barang Dagangan dari Gudang Cabang

BU ke Pelanggan ………..

34 2.1.3.2. Flow Proses Delivery Order dari Gudang Cabang BU ke Pelanggan ………..

35 2.1.3.3. Flow Proses Penyelesaian Pengiriman Setelah Kembali Dari Pelanggan ……….

36 2.1.4. Prosedur Penjualan Barang Canvas

(5)

2.1.4.2. Flow Approval Surat Permintaan Muat Kanvas s/d Transfer Barang

dari Gudang Cabang BU ke Gudang Kanvas ……….

38 2.1.4.3. Flow Penjualan Barang Kanvas s/d Penyelesaian Pengembalian Sisa

Barang ke Gudang Cabang BU ……….

39 2.2. Pengiriman Barang Dagangan Untuk Kepentingan Promosi

2.2.1. Ketentuan Pengeluaran Barang Untuk Free Product dan Sampling ………

40 2.2.2. Flow Pemberian Free Product dan Produk Sample ………

41 2.3. Flow Retur dari Gudang Pusat BU / Gudang Cabang BU ke Pabrik ………

42 2.4. Pengembalian Embalase Ke Pabrik

Pengembalian Embalase Melalui Transporter dari Gudang Cabang BU ke Pabrik ………

43 2.5. Pengeluaran Barang POSM

2.5.1. Flow Pengeluaran POSM dari Gudang Pusat POSM ke Gudang Cabang POSM ………

44 2.5.2. Flow Pengeluaran dari Gudang Pusat POSM ke Calon Outlet / Publik ………

45 2.5.3. Flow Pengeluaran dari Gudang Cabang POSM ke Gudang Promotor ke Outlet ………..

₄₆

2.5.4. Settlement Transaksi POSM Dari Gudang Cabang POSM Ke Kantor Pusat ……….

47 2.5.5. Flow Proses Penerimaan POSM Dari Supplier Langsung ke Outlet ………..

48 3 Transaksi Lain Lain

3.1. Transfer Stock (Mutasi Stock)

3.1.1. Antar Gudang Pusat BU

3.1.1.1. Ketentuan Mutasi Stock Antar Gudang Pusat BU ………

49 3.1.1.2. Flow Approval dan Penerimaan Informasi Mutasi Stock Antar

Gudang Pusat BU ………

50 3.1.1.3. Flow Mutasi Stock Antar Gudang Pusat BU ……….

51 3.1.2. Ketentuan Transfer Stock Antar Gudang Cabang BU ………..

52 3.2. Ketentuan Perubahan Status Tipe Persediaan

( Good Menjadi Bad / Bad Menjadi Good) ……….

53 3.3. Ketentuan Pemusnahan Bad Stock ………

54 3.4. Ketentuan Penunjukan Transporter ……….

55 4 Tabel Otorisasi Biaya ………

56-59

5 Form

1. Tanda Terima Barang (TTB) ………

60 2. Permintaan Transfer Stock Antar Cabang ……….

61 3. Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur (BPPR) ……….

62 4. Bukti Penarikan Embalase (BPE) ………..

63 5. Goods Survey Report (GSR) ……….

64 6. Berita Acara Pemusnahan Bad Stock ………

65

(6)

8. DO (Print by system Nav) ………..

67 9. Berita Acara Penerimaan POSM ………..

68 10. Bukti Terima Barang (BTB) ………..

69 11. Laporan Pengeluaran Material Promosi (LPMP) ……….

70 12. Surat Permintaan Muat Kanvas (SPM) ………..

71 13. Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas ………..

72 14. Faktur Penjualan Kanvas ……….

73 15. Tanda Terima Setoran (TTS) ……….

74 16. Request For Marketing Fund (RFMF) ………..

75 17. Proposal Aktivitas (PA) ……….

76 18. Surat Jalan (Print by system Nav) untuk PLNK ………

77

(7)

STRUKTUR ORGANISASI BU DISTRIBUTION & LOGISTIC

Head D & L

Plan & Logistic

Manager

Import

Supervisor

(Non Alcohol)

In Bound

Supervisor

Out Bound

Supervisor

Planner Control

Supervisor

Ka. Gudang

Staff Control

Admin Gudang

Kerani

Driver Forklift

Helper

People

Development

Manager

Delivery &

Logistic Manager

Regional Delivery

& Logistic

Supervisor

Cost Control

Supervisor

Staff Logistic

Ins

Staff Logistic

Stock

Logistic

Leader

Ka. Gudang

Ka. Delivery

Admin Gudang

Kerani

Driver Forklift

Helper

Driver

Helper

Admin Delivery

Cost Control

Staff

National D & L

Manager

Admin

PA

Advisor

Logistic

Leader

Data Center

(8)

STRUKTUR ORGANISASI CORPORATE CONTROLLER

Corporate Controller

(CC)

Admin CC

Regional Controller

System Support &

Compliance Manager

Regional Controller

(GAM)

Admin

Verifikasi

(AV)

Admin A&P

Claim

(AC)

Admin

Account

Receivable

(AR)

Admin

Entry

(AE)

Koordinator

Kolektor

Operation

Support

Staff

Compliance

Staff

System

Support

Staff

Controller

(MM Pesing, Luar Jkt,

Budget)

Data Analyst

Kasir

(KS)

Admin

Budget Area

(AB)

Admin

Account

Receivable

(AR)

Admin

Verifikasi

(AV)

Admin A&P

Claim (AC)

Kasir (KS)

Admin

Entry (AE)

(9)

No

Kelompok Jabatan

Nama Jabatan

BU Diageo

BU NAB

BU MM

BU Food

Spirit & Sweet

Wine

1 Direksi

Director

Head of BU

Salesman/Promotor

BA

ASR/

Salesman

Sales/MD

Sales

BA

Supervisor

BE

SPV

SPV /

TL/MMS

SPV

Business Spv

Manager Area

ABM

ASM

MMM

Deputy DM

BAM

Manager Regional

RBM

RSM

BDM/DM

BM

Manager Nasional

HOS

NSM

NKAM

-

BUM

Planner Manager

DP Mgr

OM

LM

BM

Manager Nasional

HOO

-

-Staff

TM

BrA

-

BrA

Supervisor

CE, KAE

Br Spv

CS

-

TMS

Manager

TMM, KAM

BrM

CM

-

BrM

Manager Nasional

HOCM

-

-4

Trade Marketing

TABEL KESETARAAN OTORITAS

Kesetaraan Otoritas

2 Sales

(10)

1.1.1. FLOW FORECAST PEMBELIAN KE PRINCIPAL / PABRIK UNTUK PRODUK LOKAL

Narasi

Head of BU

Planner Manager

Finance &

Accounting

Manager

Principal

( PT. GI )

/

Pabrik

P&L Mgr dan D&L

Mgr

Rincian Forecast Penjualan Tahunan Rincian Forecast Penjualan Tahunan Kirim email ke Planner Mgr Rincian Forecast Penjualan Tahunan Set up PF by SKU Untuk 3 bulan mendatang (PF Draft) For Untuk 3 BulanNext 3 Months Kirim ke Director PF Untuk 3 Bulan Mendatang Approved ? Kirim email ke Planner Mgr Menerbitkan Purchase Forecast Purchase Forecast Kirim ke Principal/ Pabrik dan F&A

Mgr Purchase Forecast No Yes 1. Target penjualan

tahunan yang sudah dirincikan oleh Head of BU untuk tahun berjalan, akan di kirimkan kepada Planner Manager. 4. Planner Manager menerima Target Penjualan untuk tahun berjalan, kemudian mengatur dan membuatkan Draft Purchase Forecast (DPF) berdasarkan SKU untuk 3 (tiga) bulan berikutnya. 5. Draft Purchase Forecast (DPF) untuk 3 (tiga) bulan berikutnya yang sudah dibuat, diberikan kepada Head of BU untuk disetujui. 6. Head of BU akan tanda tangani pada Draft Purchase Forecast (DPF) jika disetujui dan diberikan kembali kepada Planner Manager untuk diproses.

Jika tidak disetujui, maka akan diberikan kembali kepada Planner Manager untuk di koreksi. 7. Planner Manager menerima DPF yang sudah disetujui oleh Head of BU, kemudian akan menerbitkan Purchase Forecast.

8. Purchase Forecast yang sudah dibuat, akan dikirimkan kepada Principal, Pabrik dan Finance & Accounting Manager. 9. Principal dan Pabrik membuat WIP. 10. WIP yang sudah dibuatkan oleh Principal/ Pabrik, akan dikirimkan kepada Planner Manager 11. Planner Manager akan meneruskan informasi WIP kepada P&L Mgr, D&L Mgr, Principal (khusus produk MBI)

Keterangan :

PO : Purchase Order WIP : Weekly Issued Plan

WIP WIP

Purchase Forecast

Kirim email P&L Mgr, D&L Mgr ,

Principal

WIP (untuk GI)

(11)

1.1.2. FLOW KEPUTUSAN TUJUAN KEDATANGAN BARANG

Narasi

Planner Control

Spv/Spv Outbound

Pabrik/Principal ke

Gudang Cabang BU /

Eksternal Subdist

Gudang Pusat

BU ke Gudang Cabang

BU/Eksternal Subdist

Pabrik/Principal ke Gudang

Pusat BU

1. Berdasarkan order sheet yang

sudah di tanda tangani oleh

Manager Regional, Manager

Area, Planner Manager ,

Planner Control Spv / Spv

Outbound berkoordinasi

dengan pabrik dan gudang

sentral BU untuk pemenuhan

permintaan subdist

2. Berdasarkan koordinasi

tersebut diputuskan :

# Barang dari pabrik /

principal akan langsung

dikirim ke gudang cabang

BU / Eksternal Subdist

# Barang dari pabrik /

principal dikirim ke gudang

pusat BU

# Barang dari gudang

pusat BU dikirim ke gudang

cabang BU / eksternal

subdist.

Order Sheet

( Subdist,Manager

Area, Manager

Regional, Planner

Mgr signed )

Koordinasi

dengan pabrik

dan gudang

logistik

Pabrik

langsung kirim

ke Cabang?

Ya

Tdk

_Pabrik

Kirim ke gudang

pusat?

Prosedur DO dari

Pabrik/Principal ke

Gudang Cabang BU/

Eksternal Subdist

Prosedur DO dari

Pabrik/Principal

ke Gudang Pusat

BU

Prosedur DO

dari Gudang

Pusat BU ke

Gudang Cabang

BU / Eksternal

Subdist

Ya

Keterangan :

(12)

Nama Proses

1.2.1. Ketentuan Import Barang

Working Area

Head Office & Area

Purchase Requisition (PR)

Purchase Order

Monitoring Kedatangan Barang

Penerimaan barang dari PPJK

Pemilik Proses

Planner Manager

Import Spv

Kepala Gudang

Dokumen

Purchase Requisition (PR)

Purchase Order (PO)

Purchase Order (PO), Bukti Terima

_{Barang (BTB)}

Otoritas

Plan & Logistic Manager / Import

Manager PT Aska Indoco

Jika terjadi kurang <= 1 karton per

SKU, akan menjadi tanggung jawab

perusahaan.

1. Alkohol non wine

maksimum tgl 25 setiap

bulan.

2. Alkohol wine maksimum

tgl 7 Maret setiap tahun.

3. Non alkohol maksimum tgl

25 setiap bulan.

Jika selisih kurangnya > 1 karton per

SKU, maka selisih <= 1 karton per

SKU menjadi tanggungjawab

perusahaan dan sisanya menjadi

tanggungjawab transporter.

BPOM ML harus dipastikan

masih berlaku dan label barang

harus sesuai dengan yang

disetujui oleh BPOM

Narasi

Planner Manager mengecek ke

Supplier luar negeri untuk

memastikan ketersediaan barang dan

expiry date.

Purchase Order (PO) diberikan

kepada Surveyor (surveyor khusus

produk non alkohol) dan Supplier

Luar Negeri

Planner Manager mengecek maksimal

kapasitas muatan 1 (satu) container.

Planner Manager mengecek jadwal

keberangkatan transporter.

Keterangan

Unit Proses

Ketentuan

Planner Manager memberikan

Purchase Requisition (PR)

kepada supplier :

Planner Manager berkoordinasi

mengenai ketersediaan barang dan

kapasitas dan schedule container

terhadap supplier

(13)

1.2.2.1. FLOW PROSES PEMESANAN BARANG IMPORT UNTUK PRODUK ALKOHOL

Narasi

Import Department

Supplier (Eksportir)

PT Aska Indoco

Planner Manager

1. Planner Manager

membuatkan PR yang berisi

pesanan produk impor untuk

periode tertentu dan

diberikan di tanggal sesuai

tabel ketentuan. PR yang

sudah dibuat dan ditanda

tangani akan diberikan

kepada Import Department

PT Aska Indoco.

2. Import Dept PT Aska Indoco

menerima PR yang sudah

ditandatangani oleh Planner

Manager, selanjutnya akan

dikirimkan kepada Supplier

(eksportir).

3. Setelah eksportir

menerima PR, maka

mereka akan mulai

mengecek untuk

persediaan barang,

kapasitas muatan

container dan jadwal

keberangkatan

transporter.

4. Jika hasil pengecekannya

sudah selesai dan

berjalan dengan lancar,

akan segera memberikan

informasi kepada Import

Dept. PT Aska Indoco.

5. Jika hasil pengecekan

tidak lancar, supplier

(eksportir) akan segera

memberikan informasi

kepada Import Dept. PT

Aska Indoco dan Import Dept

PT Aska Indoco memberikan

informasi kepada Planner

Manager untuk revisi PR

order dan dikoordinasikan

kembali ke supplier

(eksportir)

6. Import Dept. PT Aska Indoco

setelah menerima informasi

PR yang sudah pasti

(berdasarkan koordinasi

dengan eksportir dan Planner

Manager) akan membuatkan

PO.

Dan PO yang sudah

dibuat, akan dikirimkan

kepada supplier

(eksportir) .

7. Supplier (Eksportir)

menerima PO

dan berdasarkan PO tsb,

mereka mulai mengurus

administrasi untuk

keperluan ekspor.

1. Planner Manager

membuatkan PR yang berisi

pesanan produk impor untuk

periode tertentu dan

diberikan di tanggal sesuai

tabel ketentuan. PR yang

sudah dibuat dan ditanda

tangani akan diberikan

kepada Import Department

PT Aska Indoco.

2. Import Dept PT Aska Indoco

menerima PR yang sudah

ditandatangani oleh Planner

Manager, selanjutnya akan

dikirimkan kepada Supplier

(eksportir).

3. Setelah eksportir

menerima PR, maka

mereka akan mulai

mengecek untuk

persediaan barang,

kapasitas muatan

container dan jadwal

keberangkatan

transporter.

4. Jika hasil pengecekannya

sudah selesai dan

berjalan dengan lancar,

akan segera memberikan

informasi kepada Import

Dept. PT Aska Indoco.

5. Jika hasil pengecekan

tidak lancar, supplier

(eksportir) akan segera

memberikan informasi

kepada Import Dept. PT

Aska Indoco dan Import Dept

PT Aska Indoco memberikan

informasi kepada Planner

Manager untuk revisi PR

order dan dikoordinasikan

kembali ke supplier

(eksportir)

6. Import Dept. PT Aska Indoco

setelah menerima informasi

PR yang sudah pasti

(berdasarkan koordinasi

dengan eksportir dan Planner

Manager) akan membuatkan

PO.

Dan PO yang sudah

dibuat, akan dikirimkan

kepada supplier

(eksportir) .

7. Supplier (Eksportir)

menerima PO

dan berdasarkan PO tsb,

mereka mulai mengurus

administrasi untuk

keperluan ekspor.

Issued Purchase

Requisition (PR)

dengan tgl

sesuai

ketentuan

Issued Purchase

Requisition (PR)

dengan tgl

sesuai

ketentuan

Available

PR (Original)

Send to Import

Department

Send to Import

Department

PR (Original)

Send to Supplier

(Eksportir)

Send to Supplier

(Eksportir)

PR (Original/ Revisi)

Checking :

1. Stock

Availability &

Exp Date

2. Loading

Capacity

3. Departure Time

Checking :

1. Stock

Availability &

Exp Date

2. Loading

Capacity

3. Departure Time

Tdk Tdk

Send Information to

Import Department

Send Information to

Import Department

Purchase Order

Send PO via

email to

Supplier

Send PO via

email to

Supplier

Purchase Order Ya Ya

Send

Information

to BU

Send

Information

to BU

PR (Revised)

(14)

Item

Periode Pemesanan

Batas Tgl Penyerahan Order

Sheet

No

Non Wine

Bulanan

Maksimum tgl 25 tiap bulan

1 Wine

Tahunan, breakdown

per bulan

Maksimum tgl 7 Maret tiap

tahun

(15)

1.2.2.2. FLOW PROSES PEMESANAN BARANG IMPORT UNTUK PRODUK NON ALKOHOL

Narasi

Supplier /

P&L Mgr

Principal

Planner Manager

Surveyor

1. Planner Manager membuatkan

PR yang berisi dengan pesanan

produk impor untuk periode 3

(tiga) bulan dan diberikan 2 (dua)

bulan sebelum tgl permintaan

kedatangan barang.

PR yang sudah dibuat dan

ditandatangani akan

diberikan kepada supplier /

principal.

2. Supplier / principal menerima PR

yang sudah ditandatangani

oleh Planner Manager.

3. Setelah supplier / principal

menerima PR, maka

mereka akan mulai

mengecek untuk

persediaan barang,

kapasitas muatan

container dan jadwal

keberangkatan

transporter.

4. Jika hasil pengecekannya

sudah selesai dan

berjalan dengan lancar,

akan segera memberikan

informasi kepada Planner

Manager.

5. Jika hasil pengecekan

tidak lancar, supplier /

principal akan segera

memberikan informasi

kepada Planner Manager dan

berkoordinasi lagi dengan

Planner Manager.

6. Setelah berkoordinasi dan

memperoleh perhitungan yang

pasti, Planner Manager membuat

PO dan meminta approval ke

Nasional Manager dan Director

kemudian PO dberikan kepada

supplier / principal, surveyor dan

P&L Mgr.

7. Eksportir menerima PO

dan berdasarkan PO tsb,

mereka mulai mengurus

administrasi untuk

keperluan ekspor.

8. Setelah Surveyor

(SUCOFINDO) menerima

PO dari Planner Manager,

mereka akan menerbitkan

Proforma Invoice untuk

keperluan penagihan

biaya surveyor.

1. Planner Manager membuatkan

PR yang berisi dengan pesanan

produk impor untuk periode 3

(tiga) bulan dan diberikan 2 (dua)

bulan sebelum tgl permintaan

kedatangan barang.

PR yang sudah dibuat dan

ditandatangani akan

diberikan kepada supplier /

principal.

2. Supplier / principal menerima PR

yang sudah ditandatangani

oleh Planner Manager.

3. Setelah supplier / principal

menerima PR, maka

mereka akan mulai

mengecek untuk

persediaan barang,

kapasitas muatan

container dan jadwal

keberangkatan

transporter.

4. Jika hasil pengecekannya

sudah selesai dan

berjalan dengan lancar,

akan segera memberikan

informasi kepada Planner

Manager.

5. Jika hasil pengecekan

tidak lancar, supplier /

principal akan segera

memberikan informasi

kepada Planner Manager dan

berkoordinasi lagi dengan

Planner Manager.

6. Setelah berkoordinasi dan

memperoleh perhitungan yang

pasti, Planner Manager membuat

PO dan meminta approval ke

Nasional Manager dan Director

kemudian PO dberikan kepada

supplier / principal, surveyor dan

P&L Mgr.

7. Eksportir menerima PO

dan berdasarkan PO tsb,

mereka mulai mengurus

administrasi untuk

keperluan ekspor.

8. Setelah Surveyor

(SUCOFINDO) menerima

PO dari Planner Manager,

mereka akan menerbitkan

Proforma Invoice untuk

keperluan penagihan

biaya surveyor.

Issued

Purchase

Requisition

(PR) paling

lambat tgl 25

tiap bulan

Issued

Purchase

Requisition

(PR) paling

lambat tgl 25

tiap bulan

Available

PR

Send to Supplier/

Principal

Send to Supplier/

Principal

PR

Send to Supplier

(Eksportir)

Send to Supplier

(Eksportir)

Checking :

1. Stock

Availability &

Exp Date

2. Loading

Capacity

3. Departure Time

Checking :

1. Stock

Availability &

Exp Date

2. Loading

Capacity

3. Departure Time

Tdk

Purchase Order

Send PO via

email to

Supplier dan

P&L Mgr

Send PO via

email to

Supplier dan

P&L Mgr

Purchase Order

Send PO to

Surveyor

Send PO to

Surveyor

Ya

Send

Information

to OM

Send

Information

to OM

Purchase Request (Revised)

Buat PO

Purchase Order Purchase Order

(16)

1.2.2.3. FLOW PROSES PEMESANAN BARANG IMPORT UNTUK PRODUK POSM

Narasi

Purchasing

Legal Department

Department

Marketing

Import Dept

Supplier

1. Marketing input RFP di sistem Navision kemudian dimintakan persetujuan secara sistem kepada Director.

2. Purchasing Dept menerima RFP dan melakukan verifikasi barang lalu meminta HS code dan Perijinan ke Import Dept.

3. Setelah mendapatkan informasi HS Code dan Perijinan dari Import Dept, Purchasing Spv melakukan sourcing minimal 2 (dua) supplier dan menuliskannya di form CQS. 4. Purchasing Manager menentukan CQS terpilih. 5. Berdasarkan CQS terpilih, Purchasing Spv membuat PO dan mengirimkan PO kepada supplier. 6. Supplier akan memberikan konfirmasi keberangkatan dan memberikan dokumen sbb kepada Purchasing Department: 1. Invoice 2. Tax Invoice 3. B/L (Bill of Lading) 4. P/L (Packing List) 5. Insurance Policy 6. Sci (Sales Confirmation) 7. SCr (Sales Contract) 7. Purchasing Department akan copy ke 7 (tujuh) dokumen tersebut kemudian dokumen copy diberikan kepada P&L Dept dan dokumen asli diberikan kepada Legal Department.

1. Marketing input RFP di sistem Navision kemudian dimintakan persetujuan secara sistem kepada Director.

2. Purchasing Dept menerima RFP dan melakukan verifikasi barang lalu meminta HS code dan Perijinan ke Import Dept.

3. Setelah mendapatkan informasi HS Code dan Perijinan dari Import Dept, Purchasing Spv melakukan sourcing minimal 2 (dua) supplier dan menuliskannya di form CQS. 4. Purchasing Manager menentukan CQS terpilih. 5. Berdasarkan CQS terpilih, Purchasing Spv membuat PO dan mengirimkan PO kepada supplier. 6. Supplier akan memberikan konfirmasi keberangkatan dan memberikan dokumen sbb kepada Purchasing Department: 1. Invoice 2. Tax Invoice 3. B/L (Bill of Lading) 4. P/L (Packing List) 5. Insurance Policy 6. Sci (Sales Confirmation) 7. SCr (Sales Contract) 7. Purchasing Department akan copy ke 7 (tujuh) dokumen tersebut kemudian dokumen copy diberikan kepada P&L Dept dan dokumen asli diberikan kepada Legal Department.

RFP

( Director

Approved)

Verifikasi

RFP

Meminta informasi

HS Code dan

Perijinan

Memberikan

informasi HS Code

dan Perijinan

PO

Invoice

Tax

Invoice

BL

PL

Insurance

Policy

SCi

SCr

Invoice

Tax

Invoice

BL

PL

Insurance

Policy

SCi

SCr

Copy dokumen

1x

Invoice

Tax

Invoice

BL

PL

Insurance

Policy

SCi

SCr

Asli

Invoice

Tax

Invoice

BL

PL

Insurance

Policy

SCi

SCr

Copy

Sourcing

Proses CQS

dan pemilihan

supplier

CQS

Input RFP di

Nav dan

approval sesuai

ketentuan

(17)

1.2.3.1. FLOW CLEARANCE PROCESS PRODUK ALKOHOL

Narasi _{( Eksportir )}Supplier Import Department_{(PT Aska Indoco)} ( Pengusahan Pengurusan Jasa PPJK Kepabeanan )

BPOM

( Badan Pengawasan Obat dan Makanan ) Bea Cukai PIB PO, DNP PO, DNP Surat Kuasa, Permohonan, Pernyataan Invoice, Tax Invoice, P/L, B/L Sales Contract, Free Sales Specific P/L, COA Send to Import Manager DI

Issued Surat Kuasa, Surat Permohonan, Srt Pernyataan, Form ML, PO Surat Kuasa, Permohonan, Pernyataan, Form ML, PO Send to PPJK Issued PIB PIB Send to Import Dept PIB

Send to Tax & Finance Dept for payment process SSPCP & BPN Send PIB, SSPCP, BPN to PPJK SSPCP & BPN, PIB

Send to Bea Cukai for Clearance Process SSPCP & BPN, PIB Issued SKI SKI

Send to Bea Cukai for Clearance Process & PPJK SKI Issued SPPB SPPB Send to PPJK SPPB

Transfer Stock dari Pelabuhan ke Gudang Pusat BU Send Invoice Supplier to Accounting Officer 1. Supplier ( eksportir ) mengirimkan 8 dokumen kepada Import Dept. PT Aska Indoco 2. Import Dept. PT Aska Indoco menerima dokumen dari Supplier ( eksportir ), maka akan memberikan faktur penjualan Supplier kepada Accounting Officer. 3. Import Dept. PT Aska Indoco kemudian menyiapkan Surat Kuasa, Surat Permohonan, Surat Pernyataan, PO, DNP, ML, beserta 8 dokumen untuk dikirimkan kepada PPJK. 4. PPJK menerima 14 dokumen tsb, kemudian akan menerbitkan PIB. 5. Dokumen PIB yang sudah diterbitkan, akan dikirimkan lagi kepada Import Dept. PT Aska Indoco.

6. Setelah menerbikan PIB, PPJK akan melanjutkan 14 dokumen tsb kepada BPOM untuk diterbitkan SKI 7. SKI yang sudah diterbitkan oleh BPOM, akan dilanjutkan ke Bea Cukai untuk proses Clearance Stock. 8. Setelah Import Dept. PT Aska Indoco menerima PIB, akan dikirimkan kepada Departemen Tax dan Keuangan untuk proses pembayaran. 9. Setelah pembayaran dilakukan, kita akan mendapatkan dokumen SSPCP yang sudah sah. 10. Kemudian dokumen PIB, SSPCP, BPN dikirimkan kepada PPJK. 11. Setelah PPJK menerima PIB, SSPCP, BPN maka akan dikirimkan kepada Bea Cukai. 12. Setelah Bea cukai sudah lengkap menerima dokumen SKI & SSPCP, PIB, BPN kemudian akan menerbitkan SPPB. 13. SPPB yang sudah diterbitkan oleh Bea Cukai, akan diberikan kepada PPJK untuk mengeluarkan barang dari pelabuhan untuk dikirimkan ke gudang.

Menerima SSPCP & BPN

Keterangan :

Invoice : Faktur Penjualan ( Supplier / Eksportir ) SSPCP : Surat Setoran Pabean, Cukai & Pajak COA : Certificate of Analysis DNP : Deklarasi Nilai Pabean PIB : Permintaan Impor Barang BPN : Bukti Penerimaan Negara PO : Purchase Order SPPB : Surat Persetujuan Pengeluaran Barang P/L : Packing List B/L : Bill of Lading ML : Minuman Luar (berlaku 5 tahun) SCr : Sales Contract Specific P/L : Packing List di mana terdapat rincian production date dan lot card

Invoice, Tax Invoice, P/L, B/L Sales Contract, Free Sales Specific P/L, COA Invoice, Tax Invoice, P/L, B/L Sales Contract, Free Sales Specific P/L, COA

(18)

Dokumen Import Produk Alkohol :

Dokumen dari Supplier (Eksportir)

1. Invoice

2. Tax Invoice

3. P/L (Packing List)

4. B/L (Bill of Lading)

5. SCr (Sales Contract)

6. Free Sales

7. Specific P/L

8. COA (Certificate of Analysis)

Dokumen dari Departemen Import

1. Surat Kuasa

2. Surat Permohonan

3. Surat Pernyataan

4. PO

Dokumen dari Pemerintah (PPJK, BPOM dan Bea Cukai)

1. DNP

2. ML BPOM

3. SKI

(19)

1.2.3.2. FLOW CLEARANCE PROCESS BRAND JULIE’S

Narasi Supplier

( Eksportir ) Import Dept

PPJK

( Pengusahan Pengurusan Jasa Kepabeanan )

BPOM

( Badan Pengawasan Obat dan Makanan ) Bea Cukai PIB PO, DNP PO, DNP Surat Kuasa, Permohonan, Pernyataan Invoice, Tax Invoice, Paking List, B/L Form D Certificate Invoice, Tax Invoice, Packing List,B/L Form D Certificate Insurance Policy, HC, GMO, COA, CL, HD, Exp Form Laporan Surveyor, Sci, SCr Send to Import Manager DI Insurance Policy, HC, GMO, COA, CL, HD, Exp Form Laporan Surveyor, Sci, SCr

Issued Surat Kuasa, Surat Permohonan, Srt Pernyataan, Form ML, PO Surat Kuasa, Permohonan, Pernyataan, Form ML, PO Send to PPJK Tax Invoice, Paking List, B/L Form D Certificate Insurance Policy, HC, GMO, COA, CL, HD, Exp Form Laporan Surveyor, Sci, SCr Issued PIB PIB

Send to P&L Dept PIB

Transfer Stock from Port to Warehouse Sentral Send Invoice Supplier to Accounting Officer 1. Supplier ( eksportir ) mengirimkan 14 dokumen kepada Import Dept. 2. Import Dept menerima dokumen dari Supplier ( eksportir ), dan akan memberikan faktur penjualan Supplier kepada Accounting Officer. 3. Import Dept kemudian menyiapkan Surat Kuasa, Surat Permohonan, Surat Pernyataan, PO, DNP, ML, Laporan Surveyor beserta 14 dokumen untuk dikirimkan kepada PPJK. 4. PPJK menerima 21 dokumen tsb, kemudian akan menerbitkan PIB. 5. Dokumen PIB yang sudah diterbitkan, akan dikirimkan lagi kepada Import Dept. 6. Setelah menerbikan PIB, PPJK akan melanjutkan 21 dokumen tsb kepada BPOM untuk diterbitkan SKI 7. SKI yang sudah diterbitkan oleh BPOM, akan dilanjutkan ke Bea Cukai untuk proses Clearance Stock. 8. Setelah P&L Dept menerima PIB, akan dikirimkan kepada Departemen Tax dan Keuangan untuk proses pembayaran. 9. Setelah pembayaran dilakukan, diperoleh dokumen SSPCP yang sudah sah. 10. Kemudian dokumen PIB, SSPCP, BPN dikirimkan kepada PPJK. 11. Setelah PPJK menerima PIB, SSPCP, BPN maka akan dikirimkan kepada Bea Cukai. 12. Setelah Bea cukai sudah lengkap menerima dokumen SKI & SSPCP, PIB, BPN kemudian akan menerbitkan SPPB. 13. SPPB yang sudah diterbitkan oleh Bea Cukai, akan diberikan kepada PPJK untuk mengeluarkan barang dari pelabuhan untuk dikirimkan ke gudang.

Keterangan :

Invoice : Faktur Penjualan ( Supplier / Eksportir ) SSPCP : Surat Setoran Pabean, Cukai & Pajak COA : Certificate of Analysis DNP : Deklarasi Nilai Pabean PIB : Permintaan Impor Barang HC : Health Certificate PO : Purchase Order SPPB : Surat Persetujuan Pengeluaran Barang BPN : Bukti penerimaan Negara B/L : Bill of Lading CL : Consolidated Laboratory ML : Minuman Luar (berlaku 5 tahun) Sci : Sales Confirmation SCr : Sales Contract HD : Health Declaration Exp Form : Expiry Form

(20)

Dokumen Import Julie’s :

Dokumen dari Supplier (Eksportir)

1. Invoice

2. Tax Invoice

3. Packing List

4. B/L (Bill of Lading)

5. Form D Certificate (untuk bea masuk 0%)

6. Insurance Policy

7. HC (Health Certificate)

8. Declaration of GMO (Genetically Modified Organism)

9. COA (Certificate of Analysis)

10. CL (Consolidated Laboratory)

11. HD (Health Declaration)

12. Exp Form (Expiry Form)

13. Sci (Sales Confirmation)

14. SCr (Sales Contract)

Dokumen dari Departemen Import

1. Surat Kuasa

2. Surat Permohonan

3. Surat Pernyataan

4. PO

Dokumen dari Surveyor

1. Laporan Surveyor

Dokumen dari Pemerintah (PPJK, BPOM dan Bea Cukai)

1. DNP

2. ML BPOM

3. SKI

(21)

1.2.3.3. FLOW CLEARANCE PROCESS BRAND POKKA

Narasi Supplier

( Eksportir ) Import Dept

PPJK

BPOM

( Badan Pengawasan Obat dan Makanan ) Bea Cukai PIB PO, DNP PO, DNP Surat Kuasa, Permohonan, Pernyataan Invoice, Tax Invoice, Paking List, B/L Form D Certificate Invoice, Tax Invoice, Packing List,B/L Form D Certificate Insurance Policy, AVA,COA, HC, Laporan Surveyor. Sci, SCr Send to Import Manager DI Insurance Policy, AVA,COA, HC, Laporan Surveyor, SCi, SCr

Issued Surat Kuasa, Surat Permohonan, Srt Pernyataan, Form ML, PO Surat Kuasa, Permohonan, Pernyataan, Form ML, PO Send to PPJK Tax Invoice, Paking List, B/L Form D Certificate Insurance Policy, AVA,COA, HC, Laporan Surveyor, Sci, SCr Issued PIB PIB

Transfer Stock from Port to Warehouse Sentral Send Invoice Supplier to Accounting Officer Keterangan :

Invoice : Faktur Penjualan ( Supplier / Eksportir ) SSPCP : Surat Setoran Pabean, Cukai & Pajak COA : Certificate of Analysis DNP : Deklarasi Nilai Pabean PIB : Permintaan Impor Barang HC : Health Certificate PO : Purchase Order SPPB : Surat Persetujuan Pengeluaran Barang BPN : Bukti penerimaan Negara B/L : Bill of Lading AVA : Agri Food & Veterinary Authority of Singapore ML : Minuman Luar (berlaku 5 tahun) Sci : Sales Confirmation SCr : Sales Contract

1. Supplier ( eksportir ) mengirimkan 11 dokumen kepada Import Dept. 2. Import Dept menerima dokumen dari Supplier ( eksportir ), kemudian memberikan faktur penjualan Supplier kepada Accounting Officer. 3. Import Dept kemudian menyiapkan Surat Kuasa, Surat Permohonan, Surat Pernyataan, PO, DNP, ML, Laporan Surveyor beserta 11 dokumen untuk dikirimkan kepada PPJK. 4. PPJK menerima 18 dokumen tsb, kemudian akan menerbitkan PIB. 5. Dokumen PIB yang sudah diterbitkan, akan dikirimkan lagi kepada Import Dept . 6. Setelah menerbikan PIB, PPJK akan melanjutkan 18 dokumen tsb kepada BPOM untuk diterbitkan SKI. 7. SKI yang sudah diterbitkan oleh BPOM, akan dilanjutkan ke Bea Cukai untuk proses Clearance Stock. 8. Setelah Import Dept menerima PIB, akan dikirimkan kepada Departemen Tax dan Keuangan untuk proses pembayaran. 9. Setelah pembayaran dilakukan, diperoleh dokumen SSPCP yang sudah sah. 10. Kemudian dokumen PIB, SSPCP, BPN dikirimkan kepada PPJK. 11. Setelah PPJK menerima PIB, SSPCP, BPN maka akan dikirimkan kepada Bea Cukai. 12. Setelah Bea cukai sudah lengkap menerima dokumen SKI & SSPCP, PIB, BPN kemudian akan menerbitkan SPPB. 13. SPPB yang sudah diterbitkan oleh Bea Cukai, akan diberikan kepada PPJK untuk mengeluarkan barang dari pelabuhan untuk dikirimkan ke gudang.

(22)

Dokumen Import Pokka :

Dokumen dari Supplier (Eksportir)

1. Invoice

2. Tax Invoice

3. Packing List

4. B/L (Bill of Lading)

5. Form D Certificate (untuk bea masuk 0%)

6. Insurance Policy

7. AVA (Agri Food & Veterinary Authority of Singapore)

8. COA (Certificate of Analysis)

9. HC (Health Certificate)

10. Sales Confirmation

11. Sales Contract

Dokumen dari Departemen Import

1. Surat Kuasa

2. Surat Permohonan

3. Surat Pernyataan

4. PO

Dokumen dari Surveyor

1. Laporan Surveyor

Dokumen dari Pemerintah (PPJK, BPOM dan Bea Cukai)

1. DNP

2. ML BPOM

3. SKI

(23)

1.2.3.4. FLOW CLEARANCE PROCESS PRODUK POSM

Narasi

Import Dept

PPJK

Bea Cukai

1. Supplier ( eksportir ) mengirimkan 7 dokumen kepada Import Dept 2. Import Dept menerima dokumen dari Supplier ( eksportir ), kemudian memberikan faktur penjualan Supplier kepada Accounting Staff

3. Import Dept kemudian menyiapkan Surat Kuasa, Surat Permohonan, Surat Pernyataan, DNP, beserta 7 dokumen untuk dikirimkan kepada PPJK. 4. PPJK menerima 11 dokumen tsb, kemudian akan menerbitkan PIB. 5. Dokumen PIB yang sudah diterbitkan, akan dikirimkan lagi kepada P&L Dept.

6. Setelah menerbikan PIB, PPJK akan

melanjutkan 11 dokumen tsb kepada Bea Cukai untuk proses Clearance Stock

7. Setelah Import Dept menerima PIB, PIB akan dikirimkan kepada Departemen Tax dan Keuangan untuk proses pembayaran.

8. Setelah pembayaran dilakukan, diperoleh dokumen SSPCP dan BPN yang sudah sah. 10. Kemudian dokumen PIB, SSPCP, BPN dikirimkan kepada PPJK. 11. Setelah PPJK menerima PIB, SSPCP, BPN maka akan dikirimkan kepada Bea Cukai. 12. Setelah Bea cukai sudah lengkap menerima dokumen SSPCP, PIB, BPN kemudian akan

menerbitkan SPPB. 13. SPPB yang sudah diterbitkan oleh Bea Cukai, akan diberikan kepada PPJK untuk mengeluarkan barang dari pelabuhan untuk dikirimkan ke gudang. Invoice Tax Invoice BL PL Insurance Policy SCi SCr

Issued Surat Kuasa, Surat Permohonan, Srt Pernyataan Send Invoice Supplier to Accounting Officer Surat Kuasa, Permohonan, Pernyataan, DNP Send to PPJK Invoice Tax Invoice BL PL Insurance Policy SCi SCr Surat Kuasa, Permohonan, Pernyataan, DNP PIB Issued PIB PIB

Send to Tax & Finance Dept for payment process SSPCP & BPN Send PIB, SSPCP, BPN to PPJK SSPCP & BPN, PIB Send to Bea Cukai

for Clearance Process Menerima SSPCP & BPN SSPCP & BPN, PIB Issued SPPB SPPB Send to PPJK SPPB

Transfer Stock from Port to Warehouse

(24)

Dokumen Import POSM :

Dokumen dari Supplier (Eksportir)

1. Invoice

2. Tax Invoice

3. Packing List

4. B/L (Bill of Lading)

5. Form D Certificate (untuk bea masuk 0%, supplier ASEAN)

Form E Certificate (untuk bea masuk 0%, supplier China)

Untuk supplier Eropa, tidak ada form untuk pembebasan bea masuk.

6. Insurance Policy

7. Sci (Sales Confirmation)

8. SCr (Sales Contract)

Dokumen dari Departemen Import

1. Surat Kuasa

2. Surat Permohonan

3. Surat Pernyataan

Dokumen dari Surveyor

1. Laporan Surveyor

Dokumen dari Pemerintah (PPJK dan Bea Cukai)

1. DNP

2. SPPB

(25)

1.3.1. FLOW PROSES ADMINISTRASI PENGIRIMAN BARANG DARI PABRIK KE GUDANG PUSAT BU

Narasi

Spv Outbound

Principal ( PT GI )

Pabrik

(Interbis/Adyaboga/

Prendjak, Gilbeys, Mister,

Amore,

Bellisimo)

Accounting Staff

1. Berdasarkan order sheet

yang sudah di tanda

tangani oleh ABM, RBM,

dan Planner Manager, Spv

Outbound melakukan

koordinasi harian dengan

pabrik mengenai hasil

produksi siap kirim.

Untuk produk MBI,

konfirmasi dari pabrik

berupa informasi CK harian.

Untuk produk selain MBI

informasi berupa hasil

produksi siap kirim.

2. Setelah memperoleh

konfirmasi harian dari

pabrik, Spv Outbound

membuatkan DO (PW)

berdasarkan jadwal

keberangkatan transporter

dengan tujuan ke gudang

pusat BU.

Untuk Produk MBI

DO (PW) yang sudah

ditandatangani oleh Spv

Outbound kemudian

dirangkum (compile) dan

dikirimkan kepada principal

(GI) untuk dicocokkan

dengan faktur penjualan

dari MBI ke GI

Principal menerbitkan

faktur penjualan dan

mengirimkannya kepada

Accounting Dept. melalui

Plan & Logistic Dept.

Untuk Brand SI

Pabrik menerbitkan faktur

penjualan kepada principal

(GI)

Principal menerbitkan

faktur penjualan dan

mengirimkannya kepada

Accounting Dept. melalui

Plan & Logistic Dept.

Untuk Produk Selain MBI

dan SI

Pabrik menerbitkan faktur

penjualan dan

mengirimkannya kepada

Accounting Dept. melalui

Plan & Logistic Dept.

Keterangan :

DO : Delivery Order

DO (PW) : DO yang khusus ditujukan dari pabrik ke gudang pusat BU

DO (DG) : DO yang khusus ditujukan dari pabrik ke gudang cabang BU/eksternal subdist PO : Purchase Order WIP Order Sheet Koordinasi harian barang siap kirim Informasi bayar CK / informasi barang siap kirim Membuat DO berdasarkan jadwal transporter D O (Ttd Spv Outbound) Copy DO diberikan kepada Transporter dan Accounting Pabrik MBI/ Smirnoff? Compile DO (Rangkuman DO) Compile DO 1 Membuat invoice 2 Invoice (Pabrik) Invoice (Pabrik) Membuat invoice Invoice (Principal) Invoice (Principal) D O (Ttd Spv Outbound) Tdk Tdk Ya Ya MBI? Ya Ya Compile DO Invoice MBI Invoice SI Tdk Tdk 2 2

(26)

1.3.2. FLOW PROSES PENGIRIMAN BARANG DARI PABRIK KE GUDANG PUSAT BU

Narasi

Pabrik

(Interbis/Adyaboga/

Prendjak, Gilbeys, Mister,

Amore,

Bellisimo)

Transporter

Gudang Pusat BU

S J Tranporter (Ttd Transporter ) COPY DO (Ttd Spv Outbound ) Menyiapkan stock

untuk dikirim oleh transporter Membuat Surat Jalan

dan memberikan SJ dan barang ke transporter S J Pabrik ( Ttd Pabrik ) Inventory Inventory Fisik vs DO & SJ? Tanda Tangan SJ Pabrik SJ Pabrik (Ttd Pabrik, Transporter )

Membuat Surat Jalan Transporter

S J Transporter

( Ttd Transporter)

Kirim barang ke gudang pusat BU dengan SJ Transporter Inventory Inventory Fisik vs SJ Transporter? Ttd SJ Transporter S J (Ttd Transporter, Gudang Pusat BU) Ttd SJ Transporter S J (Ttd Transporter, Gudang Pusat BU) Kirim SJ dan BTB ke Accounting Verification (AV) Tidak selisih Selisih Tidak Selisih Selisih 1. Pabrik mulai menyiapkan barang untuk dikirimkan kepada Gudang pusat BU berdasarkan konfirmasi barang produksi siap kirim (khusus untuk MBI berdasarkan CK yang sudah dibayar) 2. Selanjutnya pabrik akan menerbitkan surat jalan dan diberikan kepada transporter beserta dengan fisik barangnya.

3. Transporter kemudian mulai menghitung fisik barang sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam surat jalan pabrik. Jika tidak ada selisih, transporter tanda tangan surat jalan pabrik dan memberikan lembaran asli kepada pabrik. Jika terjadi selisih, akan memberitahukan kepada pabrik untuk menambahkan fisik barang yang kurang atau mengurangi fisik barang yang lebih. 4. Selanjutnya transporter membuatkan surat jalan untuk mulai pengiriman barang ke gudang pusat BU. 5. Gudang pusat BU menerima kiriman barang dari transporter dan kemudian mulai menghitung fisik barang dan dicocokkan dengan Surat jalan Transporter. Jika tidak ada selisih, gudang tanda tangan Surat Jalan Transporter dan kemudian diberikan lembaran asli kepada transporter. Jika terjadi selisih, gudang pusat BU akan membuatkan breakage sesuai dengan jumlah yang selisih akan ditagihkan menurut aturan sbb : 1. BU Food : Untuk item biskuit retur, item Prendjak potong tagihan 2. Selain BU Food : Claim ke transporter/ bayar di tempat Keterangan : PO : Purchase Order SJ : Surat Jalan DO : Delivery Order 1 2 COPY DO (Ttd Spv Outbound ) Buat BTB dengan jumlah full sesuai SJ BTB (Ttd Ka Gudang) Buat BTB dengan jumlah full sesuai SJ BTB (Ttd Ka Gudang) Breakage (Selisih jumlah) Kirim SJ, BTB dan breakage ke Accounting Verification (AV) Claim breakage ke transporter / potong tagihan/ retur Bayar di tempat

(27)

1.4.1. FLOW PO RECEIPT IMPORT ALKOHOL KE GUDANG PUSAT BU

Narasi

Departemen

Import

(PT Aska Indoco)

PPJK

( Pengusaha Pengurusan Jasa

Kepabeanan )

Gudang Pusat BU

Bounded Warehouse

SPPB

Team Gudang Pusat BU dan PPJK Tempel pita cukai di

port Inventory Inventory Physic vs P/L No Issued BTB BTB

Send copy SPPB & BTB (original) to Accounting > 1 ctn per SKU per B/L? Yes Issued BTB BTB (Full Qty based

on SPPB) < 1 ctn per SKU, per B/L

Breakage (Variance Qty) Issued Breakage Charged to company as expense Issued Breakage & DO BTB (Full Qty based

on SPPB) Charged to PPJK as deduction in fee payment Breakage (Variance <= 1 ctn) Issued BTB > 1 ctn per SKU, per B/L

Send Packing List & BTB, Breakage

(original) to Accounting & Logistic Issued Packing List

Packing List Send to Warehouse Packing List D O (Variance > 1 ctn)

Send Packing List, BTB, Breakage, DO (original) to Accounting & Logistic 1. Departemen Import

(Import Spv) menerbitkan Packing List dan memberikan kepada bagian Planner Control Spv. Planner Control Spv akan meneruskan informasi ke Spv In Bound. 2. Import Spv memberikan pita cukai kepada Ka Gudang Pusat BU untuk berkoordinasi dengan PPJK dalam hal penempelan pita cukai. 3. Team Gudang Pusat BU menempelkan pita cukai ke produk yang baik (tidak pecah) disaksikan oleh perwakilan dari PPJK 4. PPJK akan menerbitkan SPPB dan mengeluarkan barang yang sudah ditempel pita cukai dari pelabuhan untuk dikirimkan ke gudang pusat BU. 3. Gudang Pusat BU menerima barang, maka akan dilakukan pencocokkan antara barang fisik dengan dokumen Packing List dari Import Spv. 4. Jika barang fisik jumlahnya sesuai dengan jumlah di Packing List, Kepala Gudang akan menerbitkan BTB. Jika barang fisik jumlahnya selisih dengan jumlah di Packing List dan jumlahnya kurang dari 1 ctn per SKU per B/L maka akan diterbitkan Breakage untuk dijadikan sebagai biaya bagi perusahaan. Jika selisihnya lebih dari 1 ctn per SKU, per B/L maka akan dibuatkan Breakage ( untuk selisih kurang dari 1 ctn dan DO untuk jumlah selisih diatas 1 ctn ). DO yang sudah dibuatkan, akan ditagih kepada PPJK. 5. BTB, Packing List, DO yang sudah ditanda tangani, akan dikirimkan kepada Accounting & Logistic Dept. Keterangan :