PANDUAN DAPODIK WEB UPLOADER | NISN
A. STRUKTUR FILE EXCEL NISN
Berikut adalah struktur file Excel yang benar dan dapat diterima oleh aplikasi ini: Kolom
ke- kolomJudul dataTipe Batasan isi Pengecekan Keterangan 1 (A) NO Angka Berurutan. Tidak ada. Penanda nomor urut data.
2 (B) NISN Angka 9 digit NISN, boleh kosong.
Jika berisi data maka NISN akan diverifikasi terhadap NISN yang terdaftar di sekolah yang dipilih.
NISN boleh diisi, boleh tidak diisi. Jika diisi, maka sistem akan melakukan proses update data terhadap NISN tersebut. Jika tidak diisi, maka sistem akan melakukan penambahan data siswa baru di sekolah yang dipilih.
3 (C) NAMA Teks Maksimum 100 karakter, tidak boleh kosong.
Tidak boleh mengandung
karakter selain huruf (a-z). Nama siswa. 4 (D) KELAMIN Karakter Salah satu dari P atau L, tidak boleh
kosong.
Tidak boleh mengandung karakter selain P (perempuan)
atau L (laki-laki). Jenis kelamin siswa. 5 (E) TEMPAT LAHIR Teks Maksimum 250 karakter, tidak
boleh kosong.
Tidak boleh mengandung
karakter selain huruf (a-z). Tempat (kota/kab) lahir siswa.
6 (F) TGL LAHIR Tanggal
Minimum 1 January 1950, maksimum 31 Desember 2004, tidak boleh kosong.
Di Excel, kolom ini diformat sebagai tipe Date, atau teks dengan format penulisan tanggal 'yyyy-MM-dd'.
Tanggal lahir siswa.
7 (G) ALAMAT Teks Maksimum 250 karakter.
Tidak boleh mengandung karakter selain huruf (a-z) atau angka (0-9) yang berurutan lebih dari 2 karakter.
Alamat siswa (saat ini).
8 (H) KELAS Angka Minimum 1, maksimum 13.
Batasan minimum dan maksimum akan dicek berdasarkan jenjang sekolah yang dipilih.
Kelas (tingkat) siswa (saat ini).
Berikut adalah contoh tampilan file Excel dengan struktur seperti di atas:
Keterangan: Screenshot file Excel dengan struktur yang benar, dibuka di OpenOffice Calc.
Gambar di atas sekaligus menunjukkan bahwa file Excel juga bisa dibaca/ditulis menggunakan aplikasi OpenOffice Calc. Agar file Excel tetap bisa dibuka dengan aplikasi Microsoft Excel dan bisa diterima aplikasi WebUploader, pastikan untuk selalu menyimpan file data Dapodik (NISN) sebagai file Excel dengan format Excel 97-XP/2003 (dengan memilih target tipe format file seperti yang terlihat pada gambar di atas).
B. DAFTAR PESAN KESALAHAN
PERHATIAN: Aplikasi WebUploader hanya menerima upload data berupa file Microsoft Excel dengan format Excel 97-2003 (format BIFF8). File dengan format Excel 95 atau yg lebih lama, format Excel 2007 atau yg lebih baru, serta format-format file lainnya (.dbf, .csv, dlsb) tidak dapat diterima. Oleh karena itu, sebelum melakukan upload pastikan terlebih dahulu format file Excel yang akan diupload tersimpan dalam format dan struktur kolom yang benar.
Berikut adalah daftar pesan kesalahan yang mungkin muncul di aplikasi ini:
1. Halaman Login
Teks Pesan Kesalahan Jenis Kemungkinan Penyebab Cara Mengatasi Username atau password
harus terisi. ERROR Masukan username dan/atau password saat login tidak terisi (kosong). Isi username dan password dengan benar. User tak dikenal atau
password salah. ERROR Masukan username dan/atau password saat login tidak benar.
Pastikan username dan password yg dimasukkan saat login telah benar dan terdaftar di sistem Dapodik.
Server sedang sibuk.
2. Halaman Pemilihan Sekolah (Langkah 1)
Teks Pesan Kesalahan Jenis Kemungkinan Penyebab Cara Mengatasi Silakan pilih propinsi
terlebih dahulu. ERROR User tidak menentukan pilihan propinsi saat diminta.
Pastikan pilihan propinsi telah ditentukan atau diisi dengan benar.
Silakan pilih kota/kab
terlebih dahulu. ERROR User tidak menentukan pilihan kota/kab saat diminta.
Pastikan pilihan kota/kab telah ditentukan atau diisi dengan benar.
Kode NPSN yg
dimasukkan salah atau
tidak terdaftar. ERROR
User tidak memasukkan:
- kode NPSN sekolah dengan benar (8 digit angka), atau
- kode NPSN sekolah yang dimasukkan salah, atau - kode NPSN sekolah yang dimasukkan belum/tidak terdaftar di Dapodik, atau
- kode NPSN sekolah yang dimasukkan berada di luar lingkup wilayah operator.
Pastikan kode NPSN yang dimasukkan benar, terdaftar, dan berada di daam lingkup wilayah operator.
3. Halaman Pemilihan File Excel (Langkah 2)
Teks Pesan
Kesalahan Jenis Kemungkinan Penyebab Cara Mengatasi Silakan pilih file dgn
format Excel (.xls) ERROR File yang diupload bukan file Excel.
Pastikan file Excel yang akan diupload adalah benar-benar file format Excel 97-2003, bukan file gambar atau file-file format lainnya.
Ukuran file terlalu besar dari maksimal
yg diijinkan (300 KB). ERROR
Ukuran file yang diupload melebihi batas maksimal ukuran file yang diijinkan, yaitu 300 KB.
Pastikan ukuran file Excel yang akan diupload kurang dari atau sama dengan 300 KB. Jika file Excel berisi data yang wajar maka ukuran 300 KB mampu menampung hingga sekitar 1000 (seribu) data siswa. Format file salah, file
tidak ditemukan, atau file rusak. Pastikan file excel menggunakan format Excel 97-2003.
ERROR
File yang diupload:
- tidak tersimpan dengan format Excel 97-2003, atau
- kosong (ukurannya 0 KB), atau - gagal mencapai server akibat gangguan koneksi.
Pastikan:
- fle yang diupload berupa file format Excel 97-2003,
- file berisi data,
- koneksi ke server Dapodik dalam kondisi baik dan lancar.
Gagal menyimpan file di server, silakan
ulangi lagi. ERROR
Terjadi kegagalan penyimpanan file di server, akibat:
- server terlalu sibuk, atau
- ada gangguan teknis di sisi server.
Tunggu beberapa saat untuk mengakses kembali layanan ini. Jika gangguan masih berlanjut, segera hubungi admin pusat layanan Dapodik (Tim Dapodik Depdiknas).
4. Halaman Verifikasi Data (Langkah 3)
Teks Pesan
Kesalahan Jenis Kemungkinan Penyebab Cara Mengatasi File tidak berisi data
apapun (kosong). ERROR
File yang diupload telah dalam format yang benar, tapi tidak berisi data apapun (kosong).
Pastikan file Excel yang akan diupload telah berisi data yang benar.
Isi diabaikan krn jumlah kolom salah
atau kurang. ERROR
File yang diupload telah dalam format yg benar dan berisi data, tapi struktur kolomnya salah.
Pastikan data dalam file Excel yang akan diupload telah sesuai dengan struktur kolom yang telah ditentukan di sistem Dapodik. Lihat Struktur File Excel NISN. Judul kolom tidak
sesuai dgn yg
seharusnya. WARNING
Judul kolom tidak sesuai dengan judul yang seharusnya.
Pastikan judul kolom sesuai dengan yang telah ditentukan di sistem Dapodik. Lihat Struktur File Excel NISN. Tidak boleh kosong,
harus berisi data
valid. ERROR
Sel kosong atau tidak berisi data, sementara aturan struktur
mengharapkan adanya data pada sel tersebut.
Pastikan pada kolom-kolom yang tidak mengijinkan data kosong, telah berisi data yang benar.
Nilai tanggal/waktu salah atau tidak
sesuai format. ERROR
Sel pada kolom bertipe tanggal berisi data tanggal yang salah, atau format tanggalnya tidak sesuai dengan yang telah ditentukan.
Pastikan pada kolom-kolom yang bertipe data tanggal, telah berisi data tanggal yang benar dan format tanggal yang sesuai dengan yang telah ditentukan. Teks melebihi
maksimum karakter
yg diijinkan. ERROR
Sel pada kolom bertipe teks berisi data yang panjang karakternya melebihi jumlah maksimum yang diijinkan.
Pastikan pada kolom-kolom yang bertipe data teks, panjang data kurang dari atau sama dengan maksimal jumlah karakter
Nilai lebih besar dari maksimal yg
diijinkan. ERROR
Sel pada kolom bertipe angka atau tanggal berisi data yang melebihi nilai maksimum yang diijinkan.
Pastikan pada kolom-kolom yang bertipe data angka atau tanggal, nilainya kurang dari atau sama dengan maksimal nilai yang telah ditentukan.
Nilai lebih kecil dari
minimal yg diijinkan. ERROR
Sel pada kolom bertipe angka atau tanggal berisi data yang lebih kecil dari nilai minimum yang diijinkan.
Pastikan pada kolom-kolom yang bertipe data angka atau tanggal, nilainya lebih dari atau sama dengan minimum nilai yang telah ditentukan.
Nilai harus berupa angka (tidak
mengandung huruf). ERROR
Sel pada kolom bertipe angka mengandung karakter selain angka.
Pastikan pada kolom-kolom yang bertipe data angka, isinya tidak mengandung karakter selain angka (0-9).
Data diluar pilihan
nilai yg diijinkan. ERROR Sel pada kolom bertipe karakter atau teks berisi nilai selain yang diijinkan.
Pastikan pada kolom-kolom yang bertipe data teks atau karakter, isinya sesuai dengan batasan data yang ditentukan. Misal: pada kolom Kelamin hanya berisi karakter L atau P.
Data teks
mengandung urutan karakter yg tidak diijinkan.
ERROR Sel pada kolom bertipe karakter atau teks mengandung karakter atau urutan karakter yang tidak diijinkan.
Pastikan pada kolom-kolom yang bertipe data teks atau karakter, isinya tidak mengandung karakter atau urutan karakter yang tidak diijinkan. Misal: pada kolom Nama berisi data '---'. Kode NPSN sekolah
tidak sesuai dgn
pilihan sebelumnya. ERROR
Sel pada kolom NPSN berisi data NPSN yang tidak sesuai dengan pilihan NPSN sebelumnya.
Pastikan pada kolom NPSN, isinya sesuai dengan kode NPSN sekolah yang dipilih/dimasukkan.
Kode NISN siswa tidak terdaftar di
sekolah ini. ERROR
Sel pada kolom NISN berisi data NISN yang tidak sesuai dengan pilihan NPSN sebelumnya.
Pastikan pada kolom NISN, isinya adalah NISN yang telah terdaftar pada pilihan sekolah (NPSN) yang dipilih/dimasukkan. Kelas tidak sesuai
dgn tingkat sekolah
yg dipilih. ERROR
Sel pada kolom KELAS berisi data Kelas yang tidak sesuai dengan pilihan NPSN sebelumnya.
Pastikan pada kolom KELAS, isinya adalah tingkat kelas yang diijinkan pada jenjang sekolah (NPSN) yang
dipilih/dimasukan. Data kelas salah
nilai atau salah
format. ERROR
Sel pada kolom kelas tidak berupa angka (saja).
Pastikan pada kolom KELAS, isinya adanya berupa angka saja, bukan huruf atau gabungan angka dan huruf. Misal: pada kolom Kelas berisi data '2-A1'.
Keterangan: Aplikasi masih menerima file yang memiliki kesalahan dengan tipe WARNING tapi akan menolak yang memiliki kesalahan dengan tipe ERROR.
5. Halaman Konfirmasi Upload (Langkah 4)
Teks Pesan
Kesalahan Jenis Kemungkinan Penyebab Cara Mengatasi Gagal terhubung
dgn database,
silakan ulangi lagi. ERROR
Terjadi kegagalan koneksi database di server, akibat:
- ada gangguan koneksi di sisi server Dapodik, atau
- ada gangguan teknis di sisi mesin database Dapodik.
Tunggu beberapa saat untuk mengakses kembali layanan ini. Jika gangguan masih berlanjut, segera hubungi admin pusat layanan Dapodik (Tim Dapodik Depdiknas).
6. Halaman Riwayat Upload
Teks Pesan Kesalahan Jenis Kemungkinan Penyebab Cara Mengatasi Tidak ada catatan
upload, Anda belum pernah mengupload file sebelumnya.
WARNING
UserID yang dimasukkan pada menu Riwayat tidak memiliki catatan upload atau belum pernah mengupload file.
Pastikan userID yang akan ditampilkan riwayat uploadnya telah pernah melakukan upload sebelumnya.
User ID tidak terdaftar atau tidak berada dalam
lingkup Anda. WARNING
UserID yang dimasukkan pada menu Riwayat tidak terdaftar, atau tidak berada di dalam lingkup wilayah operator (yang sedang login).
Pastikan userID yang akan ditampilkan riwayat uploadnya telah benar dan berada di dalam lingkup wilayah operator yang sedang bekerja (login). Misal: operator propinsi Jawa Timur hanya bisa
menampilkan riwayat operator kota/kab di propinsi Jawa Timur saja.
C. STATUS PEMROSESAN FILE
Pada menu RIWAYAT tabel LOG kolom STATUS PROSES, setiap operator bisa langsung melihat status pemrosesan file yang telah diterima sistem Dapodik. Status ini menunjukkan perkembangan proses atau progres yang telah dilakukan terhadap masing-masing file dari waktu ke waktu (realtime). Informasi waktu proses ditunjukkan pada kolom WAKTU PROSES.
Berikut adalah daftar status proses yang mungkin muncul di aplikasi ini: Teks status Keterangan
File telah
diterima. Menyatakan file Excel yang diupload telah diterima sistem dengan baik. Status ini merupakan status awal yang otomatis diberikan setiap kali operator berhasil mengupload file ke sistem. NISN dibuat atau
diupdate.
Menyatakan seluruh data dalam file Excel yang diupload telah dibuatkan NISN baru (jika siswa belum memiliki NISN) atau telah berhasil diupdate data siswanya (jika siswa telah memiliki NISN). Status ini merupakan status lanjutan dari status File telah diterima.
Data tampil di situs.
Menyatakan seluruh data dalam file Excel yang diupload telah ditampilkan di situs web Dapodik (NISN). Status ini merupakan status lanjutan dari status NISN dibuat atau diupdate dan
merupakan status akhir dari rangkaian pemrosesan file. File gagal
diproses.
Menyatakan seluruh data dalam file Excel yang diupload gagal untuk diproses lebih lanjut. Status ini merupakan status lanjutan dari status File telah diterima, ketika sistem tidak bisa memprosesnya ke status NISN dibuat atau diupdate. Jika status ini muncul maka operator diharapkan segera membenahi file asalnya dan diupload ulang kembali.
Lebih lanjut tentang status File gagal diproses:
Status ini muncul diakibatkan karena ada sebagian data yang salah atau kurang lengkap sehingga tidak memungkinkan bagi sistem untuk memprosesnya lebih lanjut. Karena satu dan lain hal, kesalahan atau ketidaklengkapan tersebut gagal dideteksi oleh aplikasi WebUploader ini. Jika sistem menemukan satu saja data yang salah atau tidak lengkap, maka seluruh data dalam file tersebut dibatalkan
pemrosesannya (rollback) dan tidak akan diproses lebih lanjut.
Untuk mengetahui lebih rinci kesalahan apa yang menyebabkan data tidak bisa diproses, silakan hubungi Konsultan Pendamping Daerah atau Admin Pusat layanan Dapodik Depdiknas.
PERHATIAN: Operator tidak perlu melakukan upload ulang file yang berstatus File telah diterima apabila data-datanya tidak segera tampil di situs web Dapodik. Apabila data belum muncul di situs web hingga lebih dari 2x24 jam, silakan hubungi Admin Pusat layanan Dapodik Depdiknas. Keluhan data tidak tampil di situs web Dapodik (NISN) hanya akan dilayani jika operator menyertakan informasi Nomor Kode Upload file (FileID) dan UserID operator yang bersangkutan. Informasi FileID bisa dilihat pada cetakan Tanda Bukti Upload Data yang diberikan oleh aplikasi WebUploader ini.
