BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG USAHA PT. ASIA PUTRA PERKASA (APP)

(1)

PIUTANG USAHA PT. ASIA PUTRA PERKASA (APP)

3.1 Sejarah perusahaan

PT. Asia Putra Perkasa (APP) mulai beroperasi di Indonesia sejak 25 April 1997 dengan akte notaris No.268 tanggal 25 April 1997 yang dibuat di hadapan notaris Rachmat Santoso, S.H dengan tujuan untuk memproduksi dan memasarkan sepeda motor di Indonesia dengan merek APP KTM.

PT. Asia Putra Perkasa (APP) memiliki pabrik dengan luas 6 ha yang berlokasi di jalan Raya Tegal Gede, Desa Wangun Harja, Cikarang Utara, Bekasi 17520 dan di masa yang akan datang akan terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pertumbuhan penjualan. Di dalam hal memenuhi kebutuhan komponen untuk kegiatan produksi, PT. Asia Putra Perkasa (APP) melakukan kerjasama dengan berbagai pihak seperti industri komponen lokal, komponen dari Jepang, Korea, Taiwan maupun China. Sejak tahun 2002, fasilitas pabrik telah dikembangkan sedemikian rupa sehingga kapasitas produksi dapat mencapai 360.000 unit sepeda motor setiap tahun.

PT. Asia Putra Perkasa (APP) yang berlokasi di jalan K.H. Samanhudi No.10 Jakarta Pusat 10710 merupakan pusat sekaligus perusahaan importir atau distributor tunggal dan memiliki Main Dealer sebanyak kurang lebih 25 di wilayah daerah propinsi Indonesia.

(2)

Saat ini jaringan penjualan, bengkel, suku cadang, dan lembaga pembiayaan telah tersebar ke seluruh pelosok di Indonesia dan akan terus berkembang sesuai dengan misi dan visi yang telah ditetapkan.

Adapun penjualan dari produsen sampai ke konsumen dimulai dari PT. Asia Putra Perkasa (APP) yang sebagai produsen atau distributor tunggal, menjual produk kepada Main Dealer yang terletak di setiap propinsi. Kemudian Main Dealer menyalurkan produk-produk tersebut kepada kepada dealer- dealer yang

ada di propinsi setempat. Setelah itu, dari dealer-dealer tersebut, produk dijual kepada konsumen sebagai pengguna akhir. Pembelian oleh konsumen secara kredit dibantu oleh lembaga pembiayaan kredit. Untuk lebih jelasnya, Gambar 3.1 menunjukkan skema penjualan produk dari produsen sampai ke konsumen.

Gambar 3.1 Skema Penjualan dari Produsen sampai ke Konsumen PT.ASIA PUTRA PERKASA

Produsen/Distributor Tunggal

Main Dealer

Dealer

Konsumen

Lembaga Pembiayaan Kredit

Financing Credit Companies

Pemberian Fasilitas Kredit

(3)

3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi

PT. Asia Putra Perkasa (APP) bertekad menjadi salah satu ‘market leader’ dengan reputasi yang terbaik di bidang manufakturing sepeda motor di Indonesia, baik ditinjau dari segi kualitas produk, harga dan pelayanan purna jual sehingga dapat memberikan kepuasan bagi para pelanggannya.

Misi

Memproduksi sepeda motor beserta suku cadangnya dengan kualitas yang terjamin dan harga yang terjangkau oleh masyarakat di Indonesia serta memberikan jasa pelayanan terhadap konsumen dengan sebaik-baiknya di seluruh pelosok wilayah Republik Indonesia.

3.3 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi PT. Asia Putra Perkasa (APP) disusun berdasarkan visi dan misi perusahan yang bermuara pada kepuasan pelanggan.

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Asia Putra Perkasa (APP) (Sumber : Kabag. Finance PT. Asia Putra Perkasa (APP) - Tahun 2006)

(4)

3.4 Pembagian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam

PT. Asia Putra Perkasa (APP) : 1. Presiden Direktur

1) Memimpin perusahaan, membuat tujuan jangka pendek dan jangka panjang, memformulasikan kebijakan dan strategi bisnis dalam kerangka manajemen perusahaan.

2) Menyatukan kebijakan dan sumber daya perusahaan guna mencapai tujuan , juga menjamin implementasi kebijakan dan rencana bisnis dewan direksi berjalan dengan baik.

3) Mengarahkan dan melakukan pengawasan administratif terhadap pelaksanaan aktivitas-aktivitas bagian pemasaran, operasional, keuangan & administrasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

4) Mengusahakan peningkatan produktivitas, efisiensi dan efektivitas untuk setiap bagian-bagian serta langkah-langkah perbaikan untuk memajukan perusahaan jika terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan.

5) Mengadakan rapat dengan dewan direksi dalam hal pengambilan keputusan.

2. Direktur Marketing

1) Menyusun rencana dan anggaran yang diperlukan serta menentukan target penjualan dalam memasarkan produk di pasaran.

(5)

2) Melakukan pengamatan terhadap perkembangan pasar dan mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan perkembangan kebutuhan pasar yang ada di berbagai wilayah pemasaran.

3) Mengetahui bagaimana kondisi, prospek, rute perjalanan, karakteristik tertentu dari suatu daerah target penjualannya. Jika semua informasi tersebut sudah diketahui, maka akan diolah menjadi sebuah strategi marketing yang hebat. 4) Memeriksa laporan keuangan serta melakukan analisis dan evaluasi program

pemasaran dan penjualan. Direktur Marketing membawahi :

a. Kepala bagian Promosi, yang bertanggung jawab dalam membuat usulan rencana promosi dan mempromosikan produk perusahaan melalui media-media tertentu di berbagai wilayah Indonesia, seperti tv komersial, radio komersial, periklanan, dan sponsor.

b. Kepala bagian Sales Administration, yang bertanggung jawab melayani pemesanan penjualan dari Main Dealer yang tersebar di setiap propinsi Indonesia serta memroses serangkaian penjualan dan memastikan produk yang dipesan telah sampai ke pihak Main Dealer.

3. Direktur Operasi

1) Menyusun rencana dan anggaran yang berkaitan dengan divisi yang dibawahinya.

2) Merencanakan dan melaksanakan kegiatan operasi sehari-hari perusahaan yang meliputi pelayanan purna jual, pembelian atau pemesanan produk dari supplier dan melakukan produksi.

(6)

3) Mengawasi kegiatan operasi pelayanan purna jual, pembelian produk dan pemeliharaan mutu produk yang dijual perusahaan.

Direktur Operasi membawahi :

a. Manajer After Sales, yang bertanggung jawab menjaga hubungan baik dengan pembeli dengan menyediakan serangkaian layanan purna jual yang meliputi servis perbaikan maupun servis sparepart.

b. Manajer Purchasing/procurement, melakukan pembelian komponen-komponen dari industri komponen-komponen lokal maupun industri komponen-komponen Asia seperti Jepang, Korea, Taiwan dan Cina.

c. Manajer Plant, terdiri dari :

1. Kepala bagian Gudang, melakukan penyimpanan, pengeluaran, dan menghitung jumlah stock komponen-komponen dan motor yang telah diproduksi dan diotorisasi.

2. Kepala bagian PPIC, menyusun rencana produksi, menilai kapasitas mesin, melakukan trial atas produk yang dihasilkan dan mencatat perubahan yang tidak sesuai prosedur standar.

3. Kepala bagian Produksi, melakukan produksi motor dan membuat permintaan pembelian bahan baku kepada bagian purchasing.

4. Kepala bagian Research&Development, melakukan penelitian atas kemungkinan produk baru, menjaga kualitas, serta mengembangkan produk.

(7)

4. Direktur Finance & Administration

1) Mencari sumber dan mengelola dana yang ada secara efisien dan efektif termasuk penerimaan dan pengeluaran dana melalui analisis biaya.

2) Mengkoordinasi kegiatan Finance, Akuntansi, Pajak, dan Database Administrator (DBA) dalam perusahaan.

3) Mengawasi dan mengamankan seluruh harta perusahaan

4) Menetapkan kebijakan pemberian kredit, kas kecil, dan kas besar.

5) Mengawasi pembukuan perusahaan, memeriksa laporan keuangan dan laporan hasil operasi perusahaan.

Direktur Finance & Administration membawahi: a. Kepala bagian Finance

1. Bertanggung jawab terhadap penyediaan peralatan dan perlengkapan kantor.

2. Menangani masalah yang berhubungan dengan billing dan penerimaan kas. 3. Menangani masalah cash flow yang ada dalam perusahaan.

4. Bertanggung jawab terhadap kegiatan pembelian dan pembayaran kepada supplier.

b. Kepala bagian Accounting terdiri dari :

1. Supervisor Faktur, menyiapkan faktur yang berkaitan dengan transaksi perusahaan.

2. Supervisor Tax, melakukan perhitungan pajak perusahaan dan bertanggung jawab terhadap orang perpajakan.

3. Supervisor Laporan Keuangan, memeriksa kebenaran bukti transaksi keuangan, mencatat ke dalam jurnal setiap kali terjadi transaksi, membuat

(8)

laporan keuangan bagi pihak manajer dan pihak eksternal, mengarsipkan dokumen dan bukti pembukuan.

4. Supervisor DBA, bertindak sebagai pendukung dalam hal teknologi informasi dan database perusahaan, memelihara aplikasi dan melakukan update.

c. Kepala bagian HRD, menetapkan strategi sumber daya manusia yang kompeten serta melaksanakan proses rekrutmen, penempatan pegawai, program perkembangan dan pelatihan pegawai, mengawasi kegiatan pegawai, melakukan pembayaran gaji dan tunjangan, dan menciptakan sistem yang dapat mendukung tericptanya sumber daya manusia yang diharapkan.

3.5 Produk Perusahaan

Produk perusahaan yang dijual oleh PT. Asia Putra Perkasa (APP) adalah sepeda motor merk KTM dengan model-model sebagai berikut :

1. Power-Z 2. Power Hit 3. Power-R 4. P-Axima 5. Power-K 6. Power-X 7. Power-Star 8. Power-Trex 150 9. P-Prima

(9)

Masing-masing model tersebut di atas memiliki spesifikasi tersendiri sesuai kebutuhan pemakaian. Pembelian motor biasanya disertai dengan perlengkapan standar seperti Helmet, Tool Set, Buku Service dan jaminan mesin selama tiga tahun serta oli resmi yang digunakan oleh motor merk KTM adalah oli merk Top One.

3.6 Gambaran Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Berjalan

Gambar 3.3 menunjukkan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha yang sedang berjalan pada PT. Asia Putra Perkasa (APP).

(10)

Main Dealer Order Fax Transporter Transfer Sales Adm PO PO SA F FPS SA DO+SA+F+FPS +barang SA+F+FPS Ditandatangani Main Dealer Marketing Director Lap.Penjualan Authorization konfirmasi SA Warehouse(W/H) Pemeriksa Periksa SA Dari transporter Finance Accounting PO Lap.Penerimaan Kas PO F FPS a y to $ Bukti Transfer Lap. Piutang& Analisis Umur Piutang

Finance & Adm Director

SO _SO SO SO Authorization Authorized SA DO PO DO SA+F+FPS Ditandatangani Main Dealer BKM pemberitahuan DO DO DO Piutangnya menumpuk Pelanggan terlambat membayar Mengapa bisa salah barang ? Banyak yang komplain

Laporan belum selesai, Saya butuh waktu.. DO SO SA DO SA SA Ditandatangani Main Dealer Keterangan : SO : Sales Order PO : Purchase Order DO : Delivery Order SA : Surat Angkut F : Faktur

FPS : Faktur Pajak Standar BKM : Bukti Kas Masuk

(11)

Kegiatan penjualan PT. Asia Putra Perkasa (APP) dimulai dengan pemesanan dari Main Dealer yang berada di wilayah daerah dengan mengirimkan Purchase Order (PO) kepada bagian Sales Administration melalui media fax, atau pos.

Berdasarkan PO, bagian Sales Administration mencatat pemesanan ke dalam Sales Order (SO) dua rangkap. Setelah itu, SO dan PO diberikan kepada bagian Finance untuk diotorisasi.

Berdasarkan Sales Order (SO), bagian Finance mengisi Delivery Order (DO) lima rangkap. Pada DO, tidak tercantum harga barang dan biasanya digunakan sebagai dokumen sumber pengeluaran barang oleh bagian Gudang. PO dan SO rangkap satu diberikan ke bagian Accounting. Sedangkan SO rangkap dua dikembalikan kepada bagian Sales Administration untuk diarsipkan.

Bagian Gudang menandatangani DO dan membuat Surat Angkut (SA) yang berisi spesifikasi barang yang dipesan sebanyak empat rangkap. SA dan DO diarsipkan sampai waktu pengiriman. Pada waktu mendekati tanggal pengiriman, SA dan DO rangkap dua dikirimkan ke bagian Accounting. DO rangkap satu dikirimkan ke bagian Finance sebagai melalui bagian Accounting, DO rangkap tiga, empat, lima dipegang bagian Gudang.

Bagian Accounting mencocokkan PO dan SO rangkap satu dengan DO rangkap dua dan SA, kemudian membuat Faktur tiga rangkap, dan Faktur Pajak Standar tiga rangkap. Faktur, Faktur Pajak Standar, dan SA akan diberikan kepada transporter dari bagian Ekspedisi. DO rangkap dua dan SO rangkap satu diarsipkan bagian Accounting, sedangkan PO dikembalikan ke Sales Administration.

Setelah semua dokumen dipersiapkan dan PO telah diterima kembali, bagian Sales Administration akan mengkonfirmasi ke Main Dealer via telepon. Main

(12)

Dealer akan mengurus pengiriman melalui perusahaan Ekspedisi. Bagian Ekspedisi

akan menunjuk seorang transporter untuk melakukan pengangkutan pesanan di PT. Asia Putra Perkasa (APP).

Setelah menerima semua dokumen yang diperlukan dari bagian Accounting, transporter menandatangani dan menunjukkan SA ke bagian Gudang.

Bagian Gudang mengeluarkan barang yang akan dikirim dan memuatnya ke dalam truk. Setelah diperiksa dan ditandatangani oleh pemeriksa, SA dikembalikan kepada transporter beserta DO rangkap empat dan lima. DO rangkap tiga diarsipkan oleh bagian Gudang.

Pada saat barang telah sampai kepada Main Dealer, transporter mengeluarkan SA, Faktur, dan Faktur Pajak Standar untuk ditandatangani oleh Main Dealer. Kemudian SA rangkap empat, DO rangkap lima, Faktur rangkap dua, Faktur

Pajak Standar rangkap satu diberikan kepada Main Dealer.

DO rangkap empat dan SA rangkap tiga diarsipkan transporter. SA rangkap satu, Faktur rangkap satu dan tiga, Faktur Pajak Standar rangkap dua dan tiga dikembalikan ke bagian Accounting untuk diarsipkan. Kemudian SA rangkap dua diberikan kepada bagian Gudang sebagai arsip melalui bagian Accounting.

Pelunasan kredit biasanya dilakukan oleh Main Dealer dengan mentransfer sejumlah uang ke rekening perusahaan, kemudian mengirimkan bukti transfer (melalui fax) kepada bagian Finance. Bagian Finance mencatat pemasukan kas yang diterima hari itu juga ke dalam Bukti Kas Masuk, kemudian memberikannya kepada bagian Accounting untuk mengurangi piutang. Setelah itu, Bukti Kas Masuk dikembalikan kepada Finance dan diarsipkan bagian Finance bersama bukti transfer.

(13)

3.7 Permasalahan yang dihadapi serta Usulan untuk Mengatasi Permasalahan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha

Setelah dilakukan identifikasi terhadap proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan, maka ditemukan adanya masalah yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha. Sistem tersebut masih belum mampu meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan secara maksimal, yaitu :

1. PT. Asia Putra Perkasa (APP) tidak memiliki sistem arus kas operasi yang bagus sebagai akibat dari penumpukkan piutang.

Pada PT. Asia Putra Perkasa (APP), kemampuan membayar dari Main Dealer selama ini hanya diandalkan pada syarat pembayaran yang ditetapkan PT.

Asia Putra Perkasa (APP) untuk setiap Main Dealer. Hal ini menyebabkan Main Dealer bisa memesan kapan saja tanpa dibatasi, meskipun ada beberapa piutang

yang belum dilunasi oleh Main Dealer. Selain itu, tanggal pelunasan piutang pelanggan biasanya melebihi syarat pembayaran yang telah ditetapkan karena dari PT. Asia Putra Perkasa (APP) sendiri sebelumnya tidak melakukan follow-up terhadap piutang pelanggan sehingga pada saat piutang jatuh tempo,

pelanggan tidak menyediakan alokasi dana yang cukup untuk melunasi piutang. 2. Terdapat keluhan dari pelanggan selama melakukan penjualan.

Dalam melakukan pemrosesan jumlah pesanan yang banyak, karyawan Sales Administration sering keliru atau salah dalam memberikan informasi jenis

maupun kuantitas barang-barang yang akan dikeluarkan dari gudang sementara pemrosesan alokasi barang dibutuhkan setidaknya 4 atau 5 hari. Jika barang tidak diperiksa dengan teliti, maka bagian gudang harus melakukan alokasi ulang

(14)

terhadap pesanan hingga akhirnya barang terlambat dikeluarkan dari gudang dan penerimaan barang di tempat pelanggan melebihi tanggal penerimaan yang diharapkan.

3. Terjadi penurunan penjualan

Dalam hal penyajian laporan, kepala bagian PT. Asia Putra Perkasa (APP) membutuhkan setidaknya 2 atau 3 hari keterlambatan untuk menyampaikan laporan yang berkaitan dengan penjualan kredit dan piutang usaha kepada Direktur. Hal ini membuat kepala bagian dan Direktur menghadapi dua pilihan. Jika kepala bagian dituntut untuk menyelesaikannya tepat waktu, maka laporan yang akan diterima oleh Direktur tidak relevan, namun jika Direktur ingin menerima laporan yang relevan, maka penyajian laporan tidak dapat dilakukan dengan tepat waktu. Akibatnya, Direktur kewalahan dalam menganalisis dan membuat keputusan strategi penjualan karena dengan keterlambatan tersebut, banyak kemungkinan di luar perusahaan berkaitan dengan penjualan yang telah terjadi sehingga perusahaan dapat mengalami kerugian akibat persaingan.

Usulan untuk mengatasi permasalahan

1. Untuk menghindari arus kas operasi yang tidak bagus akibat penumpukkan piutang, maka PT. Asia Putra Perkasa (APP) akan dibuatkan rancangan sistem informasi akuntansi yang bisa menyediakan analisis umur piutang pelanggan, pengecekan limit kredit dan saldo kredit untuk membatasi pemesanan sampai pelanggan melunasi piutang, serta penyajian laporan piutang jatuh tempo yang dapat dilihat sewaktu-waktu sehingga mempermudah karyawan dalam

(15)

melakukan follow-up kepada pelanggan. Di samping itu, PT. Asia Putra Perkasa (APP) juga sebaiknya mengadakan surat perjanjian kerjasama yang menyatakan kesanggupan pelanggan dalam tempo pembayaran yang diberikan serta limit kredit yang ditetapkan. Jika pesanan pelanggan telah melebihi saldo kredit, maka pelanggan tidak diizinkan untuk melakukan pesanan.

2. Untuk mengurangi keluhan yang timbul dari pelanggan akibat kesalahan informasi dari karyawan, maka PT. Asia Putra Perkasa (APP) akan dibuatkan sistem entri data yang lebih sedikit melibatkan human entry , misalnya : pada saat membuat Faktur, maka karyawan tinggal memasukkan nomor Sales Order dan semua data pesanan yang ada di Sales Order, seperti : nama dan alamat pelanggan, jenis, kuantitas, serta harga barang akan muncul dengan sendirinya di Faktur. Hal ini dimaksudkan untuk meminimalisir adanya kesalahan pada jenis maupun kuantitas pesanan sehingga dapat mempercepat dan mempermudah proses pemesanan itu sendiri. Dengan demikian, diharapkan barang-barang pesanan tidak akan terlambat tiba di gudang pembeli. Selain itu, PT. Asia Putra Perkasa (APP) dapat menambahkan pada surat perjanjian kerjasama yang dimaksudkan pada usulan nomor satu mengenai kesanggupan pemenuhan order dalam tempo hari yang disepakati bersama.

3. Untuk membantu Direktur mempercepat pengambilan keputusan sehingga dapat menghindari penurunan penjualan, maka PT. Asia Putra Perkasa (APP) akan dibuatkan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha yang dapat menghasilkan (generate) laporan secara ringkas dan cepat sesuai keperluan dan mempermudah user sehingga dapat mengurangi keterlambatan

(16)

yang terjadi sekaligus menyajikan laporan yang relevan. Dengan sistem ini diharapkan akan terjadi peningkatan penjualan yang berarti.

(17)

3.8 Analisis Dokumen 3.8.1 The Task

3.8.1.1 Purpose

PT. Asia Putra Perkasa (APP) merupakan perusahaan manufaktur dan distributor tunggal yang memproduksi dan menjual sepeda motor kepada Main Dealer yang terletak di setiap propinsi di Indonesia.

Mengingat dalam proses bisnisnya PT. Asia Putra Perkasa (APP) masih menggunakan sistem tradisional (non-computerized), maka pengembangan sistem informasi akuntansi pada perusahaan ini dimaksudkan untuk mendukung pencatatan dan pengendalian internal kegiatan harian penjualan kredit dan piutang usaha perusahaan mulai dari kegiatan penerimaan pesanan, pengeluaran barang untuk dikirim, pembuatan faktur dan penerimaan pembayaran sehingga dapat menghasilkan informasi akuntansi yang akurat, mutakhir, dan dapat diandalkan.

3.8.1.2 System Definition

Sistem informasi akuntansi yang digunakan PT. Asia Putra Perkasa (APP) dapat membantu menangani pencatatan aktivitas harian perusahaan yang berhubungan dengan penjualan kredit dan piutang usaha. Sistem ini menggunakan PC biasa berbasis Windows dan dengan arsitektur client yang akan terhubung pada server dengan menggunakan LAN. Pengembangan dilakukan berdasarkan usulan perbaikan dari permasalahan yang ditemukan dalam aktivitas berjalan perusahaan. Untuk lebih jelasnya, system definition

(18)

dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP) dapat dilihat pada Tabel 3.1.

Functionality Mendukung kegiatan penjualan kredit dan piutang usaha sehingga dapat menghasilkan informasi penjualan kredit dan piutang usaha yang handal dan mutakhir.

Application Domain Pemesanan pelanggan, pengeluaran barang, pembuatan faktur, dan penerimaan kas.

Condition Sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha ini dikembangkan pada kondisi di mana sistem ini berfungsi sebagai sarana yang mendukung kinerja dari sumber daya manusia yang telah memahami konsep penjualan kredit dan piutang usaha.

Technology Personal Computer (PC) yang terhubung ke LAN serta dilengkapi

beberapa perangkat umum lainnya seperti printer, scanner dan fax.

Objects Karyawan, pelanggan, pemesanan, pengeluaran barang, piutang.

Responsibility Alat administrasi handal yang efektif dan efisien dalam pencatatan dan penyediaan informasi penjualan kredit dan piutang usaha serta sebagai media komunikasi yang baik antar bagian-bagian terkait.

Tabel 3.1 System Definition dengan Kriteria FACTOR

3.8.1.3 Context

(19)

Main Dealer Order Fax Transporter Surat tolak kredit ` Add Pelanggan Credit Approval Entri Pesanan Sales Adm PO PO PO SA F FPS SA DO+SA+F+FPS +barang SA+F+FPS Ditandatangani Main Dealer konfirmasi SA Warehouse(W/H) Pemeriksa Periksa DO ` Finance Accounting Lap. Penerimaan Kas PO SA F FPS Transfer SO SO SO SO Lap.Penjualan `

Lap. Piutang & Analisis Umur Piutang ` PO Marketing Director Finance & Adm Director Authorization SO Authorized Autho rizati on pemberitahuan DO Update Piutang SA DO DO BKM Piutang akan jatuh tempo Add barang PO DO SA Dari transporter DO SA SA+F+FPS ditandatangani Main Dealer SA Ditandatangani Main Dealer Keterangan : SO : Sales Order PO : Purchase Order DO : Delivery Order SA : Surat Angkut F : Faktur

FPS : Faktur Pajak Standar BKM : Bukti Kas Masuk

(20)

Penjualan sepeda motor PT. Asia Putra Perkasa (APP) dilakukan secara kredit. Sepeda motor dijual dengan sistem putus dalam partai besar kepada Main Dealer. Setiap propinsi hanya boleh memiliki satu Main Dealer.

Prosedur penjualan dimulai dari Main Dealer yang ada di propinsi melakukan pemesanan kepada PT. Asia Putra Perkasa (APP). Pemesanan boleh dilakukan melalui fax, maupun pengiriman Purchase Order (PO) ke PT. Asia Putra Perkasa (APP).

Bagian Sales Administration mengentri pesanan ke dalam Sales Order (SO) yang bernomor urut cetak, kemudian sistem akan mengurangi jumlah persediaan pada saat kuantitas dimasukkan. Jika kuantitas melebihi yang tersedia, maka sistem akan menampilkan kotak dialog. Jika perhitungan total melebihi limit kredit , maka sistem akan memberikan kotak dialog dan pesanan akan dibatalkan serta PO akan dikembalikan kepada Main Dealer beserta surat keterangan. Jika tidak melebihi limit kredit, karyawan akan mencetak SO dua rangkap. Setelah itu, SO dan PO diberikan kepada bagian Finance untuk diotorisasi.

Berdasarkan Sales Order (SO), bagian Finance mengisi Delivery Order (DO) dan mencetaknya lima rangkap. Pada DO, tidak tercantum harga barang dan biasanya digunakan sebagai dokumen sumber pengeluaran barang oleh bagian Gudang. PO dan SO rangkap satu diberikan ke bagian Accounting. Sedangkan SO rangkap dua dikembalikan kepada bagian Sales Administration untuk diarsipkan.

Bagian Gudang menandatangani DO dan membuat Surat Angkut (SA) yang berisi spesifikasi barang yang dipesan dan mencetaknya empat rangkap. SA dan DO diarsipkan sampai waktu pengiriman. Pada waktu mendekati tanggal pengiriman, SA

(21)

dan DO rangkap dua dikirimkan ke bagian Accounting. DO rangkap satu dikirimkan ke bagian Finance sebagai arsip melalui bagian Accounting, DO rangkap tiga, empat, lima dipegang bagian Gudang.

Bagian Accounting mencocokkan PO dan SO rangkap satu dengan DO rangkap dua dan SA, kemudian membuat Faktur, Faktur Pajak Standar dan mencetak Faktur tiga rangkap, Faktur Pajak Standar tiga rangkap sekaligus mengupdate piutang. Faktur, Faktur Pajak Standar, dan SA akan diberikan kepada transporter dari bagian Ekspedisi. DO rangkap dua dan SO rangkap satu diarsipkan bagian Accounting, sedangkan PO dikembalikan ke Sales Administration.

Setelah semua dokumen dipersiapkan dan PO telah diterima kembali, bagian Sales Administration akan mengkonfirmasi ke Main Dealer via telepon. Main Dealer akan mengurus pengiriman melalui perusahaan Ekspedisi. Bagian Ekspedisi

akan menunjuk seorang transporter untuk melakukan pengangkutan pesanan di PT. Asia Putra Perkasa (APP).

Setelah menerima semua dokumen yang diperlukan dari bagian Accounting, transporter menandatangani dan menunjukkan SA ke bagian Gudang. Bagian Gudang mengeluarkan barang yang akan dikirim dan memuatnya ke dalam truk. Setelah diperiksa dan ditandatangani oleh pemeriksa, SA dikembalikan kepada transporter beserta DO rangkap empat dan lima. DO rangkap tiga diarsipkan oleh bagian Gudang.

Pada saat barang telah sampai kepada Main Dealer, transporter mengeluarkan SA, Faktur, dan Faktur Pajak Standar untuk ditandatangani oleh Main

(22)

Dealer. Kemudian SA rangkap empat, DO rangkap lima, Faktur rangkap dua, Faktur

Pajak Standar rangkap satu diberikan kepada Main Dealer.

DO rangkap empat dan SA rangkap tiga diarsipkan transporter. SA rangkap satu, Faktur rangkap satu dan tiga, Faktur Pajak Standar rangkap dua dan tiga dikembalikan ke bagian Accounting untuk diarsipkan. Kemudian SA rangkap dua diberikan kepada bagian Gudang sebagai arsip melalui bagian Accounting.

Pada saat mendekati tanggal jatuh tempo, bagian Finance melakukan pemberitahuan atas piutang yang akan jatuh tempo kepada Main Dealer. Pelunasan kredit dilakukan oleh Main Dealer dengan mentransfer sejumlah uang ke rekening perusahaan, kemudian mengirimkan bukti transfer (melalui fax) kepada bagian Finance. Treasurer dari bagian Finance mencatat pemasukan kas yang diterima hari

itu juga ke dalam Bukti Kas Masuk dan mencetaknya satu rangkap dan memberikannya kepada bagian Accounting untuk update piutang. Setelah itu, Bukti Kas Masuk dikembalikan kepada Finance dan diarsipkan Finance bersama bukti transfer.

Application Domain

Sistem yang dimaksudkan harus dapat mendukung tugas-tugas dan tanggung jawab yang ditangani oleh bagian Sales Administration, Finance, Gudang, Accounting . Berikut adalah tugas-tugas utama dalam aplikasi domain sistem:

penerimaan pesanan, pengeluaran barang, pembuatan faktur, pencatatan bukti kas masuk, pencetakan laporan penjualan, pencetakan laporan piutang, pencetakan analisis umur piutang, pencetakan laporan penerimaan kas.

(23)

3.8.2 The Problem Domain 3.8.2.1 Clusters

Model sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT. Asia Putra Perkasa (APP) secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster yaitu karyawan, pelanggan, pemesanan, pengeluaran barang dan piutang. Gambar 3.5 menunjukkan model sistem informasi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP).

Gambar 3.5 Model Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha

3.8.2.2 Structure

Gambar 3.6 menunjukkan karyawan yang akan menggunakan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP) adalah karyawan sales administration, karyawan finance, karyawan gudang, karyawan accounting.

(24)

Gambar 3.7 Struktur “Pelanggan”

Gambar 3.8 Struktur “Pemesanan” terdiri dari satu sales order yang memiliki struktur agregasi solid dengan satu atau banyak sales order detail, dan satu sales order detail mempunya asosiasi dengan satu barang.

Gambar 3.8 Struktur “Pemesanan”

Gambar 3.9 Struktur “Pengeluaran Barang” terdiri dari satu delivery order yang memiliki struktur asosiasi dengan satu surat angkut.

Gambar 3.9 Struktur “Pengeluaran Barang”

Gambar 3.10 Struktur “Piutang” terdiri dari satu faktur memiliki struktur agregasi solid dengan satu faktur pajak standar dan satu faktur memiliki struktur asosiasi dengan satu bukti kas masuk.

Gambar 3.10 Struktur “Piutang”

Gambar 3.11 menunjukkan class diagram lengkap dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP). Hubungan antara class “KaryawanSalesAdministration”

(25)

dengan “SalesOrder”, “SalesOrder” dengan “Pelanggan”, dan “SO_Detail” dengan “Barang” terjadi ketika Pelanggan melakukan pemesanan kepada PT. ASIA PUTRA PERKASA (APP). Hubungan antara class “KaryawanFinance” dengan “DeliveryOrder”, kemudian “ DeliveryOrder” dengan “SalesOrder” terjadi pada saat karyawan finance meminta bagian gudang untuk mengeluarkan barang dari gudang.

Hubungan antara class “KaryawanGudang” dengan “SuratAngkut”, kemudian ”SuratAngkut” dengan ”DeliveryOrder”, terjadi ketika barang akan dimuat ke dalam truk ekspedisi sebelum dikirimkan ke pelanggan. Selanjutnya hubungan ”KaryawanAkuntansi” dengan ”Faktur” dan “FakturPajakStandar”, ”Faktur” dengan ”SuratAngkut” terjadi pada saat menerbitkan faktur untuk menandakan adanya piutang yang terjadi. Hubungan antara class “KaryawanFinance” dengan “BuktiKasMasuk”, kemudian “BuktiKasMasuk” dengan “Faktur” terjadi pada saat pelanggan melakukan pelunasan piutang kepada perusahaan.

(26)

(27)

Gambar 3.12 Behavioral Pattern dari Class “Karyawan”

Operations Attributes Mulai_Kerja NamaKaryawan, JamMulai MengubahAlamat AlamatJalan, KodePos

Selesai_Kerja NamaKaryawan, JamSelesai

Tabel 3.2 Keterangan Behavioral Pattern Class “Karyawan”

KaryawanSalesAdministration

Class “KaryawanSalesAdministration” menggambarkan model

keterlibatan karyawan Sales Administration dalam event memesan sampai mengirim dokumen sales order. Gambar 3.13 menunjukkan class dan beharvioral pattern dari “KaryawanSalesAdministration”.

(28)

Operations Attributes Memesan NoSO, TglSO, NoPO, NamaPelanggan, AlamatKirim, TglKirim,

NamaBarang,Kuantitas, HargaSatuan, JumlahHarga, Diskon, UangMuka, LamaPiutang, PengirimanVia, NamaKaryawan

Mengirim NoSO

Tabel 3.3 Keterangan Behavioral Pattern Class “KaryawanSalesAdministration”

KaryawanFinance

Class “KaryawanFinance” menggambarkan model keterlibatan

karyawan Finance dalam event mengeluarkan dengan mengotorisasi delivery order, mengirim delivery order, event menagih piutang, dan melunasi

piutang. Gambar 3.14 menunjukkan class dan behavioral pattern dari karyawan Finance.

Gambar 3.14 Behavioral Pattern dari Class “KaryawanFinance”

Operations Attributes

Mengetahui NoDO, NoSO, NamaPelanggan, AlamatKirim, NamaBarang,

Kuantitas, TglTerima, Ekspedisi, TglKeluarBrg, JamKeluarBrg, NoTruk, NamaKaryawan

Mengirim NoDO Menagih NoFaktur

(29)

NoRekening, NoBuktiBank, NamaBank, JmlBayar, NamaKaryawan

Tabel 3.4 Keterangan Behavioral Pattern Class “KaryawanFinance”

KaryawanGudang

Class “KaryawanGudang” menggambarkan model keterlibatan

Karyawan Gudang dalam event mengeluarkan hingga mengirim barang dengan menyertakan surat angkut. Gambar 3.15 menunjukkan class dan behavioral pattern dari karyawan Gudang.

Gambar 3.15 Behavioral Pattern dari Class “KaryawanGudang”

Memuat NoSA, NoDO, NoPO, KodeBarang, Tipe, Warna, Frame, Engine,

TglKedatanganTruk, JamKedatanganTruk, TglKeberangkatanTruk, JamKeberangkatanTruk, NamaKaryawan

Mengirim NoSA

Tabel 3.5 Keterangan Behavioral Pattern Class “KaryawanGudang”

KaryawanAccounting

Class “KaryawanAccounting” menggambarkan model keterlibatan

Karyawan Accounting dalam event menyiapkan faktur dan faktur pajak standar hingga dikirimkan ke pelanggan. Gambar 3.16 menunjukkan class dan behavioral pattern dari karyawan Accounting.

(30)

Gambar 3.16 Behavioral Pattern dari Class “KaryawanAccounting”

Operations Attributes Menyiapkan NoFaktur, NoSO, NoPO, NamaPelanggan, NamaBarang,

Kuantitas, HargaSatuan, JumlahHarga, Diskon, UangMuka

Menyiapkan KodeFakturPjk, NoSeriFakturPjk, NamaPKP, AlamatPKP, NPWP_PKP, TglPengukuhanPKP, NamaPembeli, AlamatPembeli, NPWP_Pembeli, NamaBarang, Kuantitas, HargaJual, TarifPPN, NamaKaryawan, Jabatan, KotaTerbit, TglTerbit

Mengirim NoFaktur, KodeDanNoSeriFakturPjk

Tabel 3.6 Keterangan Behavioral Pattern Class “KaryawanAccounting”

Barang

Class ”Barang” menggambarkan keterlibatan barang dalam event

memesan, mengeluarkan, mengirim, updateStokAlokasi, dan updateStokJual. Gambar 3.17 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Barang.

Gambar 3.17 Behavioral Pattern dari Class “Barang”

Operations Attributes Memesan NoSO, TglSO, NoPO, NamaPelanggan, AlamatKirim, TglKirim,

(31)

updateStokAlokasi NamaBarang, Tersedia, Dialokasikan updateStokJual NamaBarang, Dialokasikan, Terjual

Mengeluarkan NoDO, NoSO, NamaPelanggan, AlamatKirim, NamaBarang, Kuantitas, TglTerima, Ekspedisi, TglKeluarBrg, JamKeluarBrg, NoTruk,

NamaKaryawan

Mengirim NamaBarang

Tabel 3.7 Keterangan Behavioral Pattern Class “Barang”

Pelanggan

Class “Pelanggan” menggambarkan keterlibatan pelanggan dalam

event memesan, mengubahAlamat, membatalkan, menagih, melunasi,

updateJmlPiutang. Gambar 3.18 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Pelanggan.

Gambar 3.18 Behavioral Pattern dari Class “Pelanggan”

Memesan NoSO, TglSO, NoPO, NamaPelanggan, AlamatKirim, TglKirim,

(32)

Membatalkan NoSO, NoPO Menagih NoFaktur

Melunasi NoBKM, TglBKM, NoFaktur, NamaPelanggan, NoRek,

NoBuktiBank, NamaBank, JmlBayar, NamaKaryawan updateJmlPiutang JmlPiutang

MengubahAlamat AlamatPelanggan, Kota, KodePos, Propinsi, Telepon

Tabel 3.8 Keterangan Behavioral Pattern Class “Pelanggan”

SalesOrder

Class “SalesOrder” menggambarkan keterlibatan dalam event

memesan, membatalkan atau mengirim. Gambar 3.19 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Sales Order.

Gambar 3.19 Behavioral Pattern dari Class “SalesOrder”

Memesan TglSO, NoPO, NamaPelanggan, AlamatKirim, TglKirim,

NamaBarang,Kuantitas, HargaSatuan, JumlahHarga, Diskon, UangMuka, LamaPiutang, PengirimanVia

Membatalkan NoSO Mengirim NoSO

Tabel 3.9 Keterangan Behavioral Pattern Class “SalesOrder” SO_Detail

(33)

Class “SO_Detail” merupakan agregasi solid dari class “SalesOrder”

yang menggambarkan keterlibatan dalam event menambah setiap item barang, update stok alokasi atau menghapus item barang. Gambar 3.20 menunjukkan

class dan behavioral pattern dari Sales Order Detail.

Gambar 3.20 Behavioral Pattern dari Class “SO_Detail”

Menambah NamaBarang, Kuantitas, HargaSatuan

Menghapus NamaBarang

updateStokAlokasi NamaBarang, Tersedia, Dialokasikan

Tabel 3.10 Keterangan Behavioral Pattern Class “SO_Detail”

DeliveryOrder

Class “DeliveryOrder” menggambarkan keterlibatan dalam event

meminta pengeluaran barang dan mengirim. Gambar 3.21 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Delivery Order.

Gambar 3.21 Behavioral Pattern dari Class “DeliveryOrder”

(34)

TglTerima, Ekspedisi, TglKeluarBrg, JamKeluarBrg, NoTruk Mengirim NoDO

Tabel 3.11 Keterangan Behavioral Pattern Class “DeliveryOrder”

Surat Angkut

Class “SuratAngkut” menggambarkan event di mana surat angkut

dibuat berdasarkan delivery order untuk perintah pengeluaran dan pengiriman barang. Gambar 3.22 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Surat Angkut.

Gambar 3.22 Behavioral Pattern dari Class “SuratAngkut”

Operations Attributes Mengeluarkan NoDO, NoPO, KodeBarang, Tipe, Warna, Frame, Engine,

TglKedatanganTruk, JamKedatanganTruk, TglKeberangkatanTruk, JamKeberangkatanTruk

Mengirim NoSA

Tabel 3.12 Keterangan Behavioral Pattern Class “SuratAngkut”

Faktur

Class “Faktur” menggambarkan keterlibatan dalam event menyiapkan,

dan mengirim. Kemudian juga pada saat dilakukan update jumlah piutang. Gambar 3.23 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Faktur.

(35)

Gambar 3.23 Behavioral Pattern dari Class “Faktur”

Menyiapkan NoFaktur, TglFaktur, NoSO, NoPO, NamaPelanggan, NPWP,

NamaBarang, Kuantitas, HargaSatuan, Diskon, PPN, NamaKaryawan updateJmlPiutang JmlPiutang

Mengirim NoFaktur

Tabel 3.13 Keterangan Behavioral Pattern Class “Faktur”

FakturPajakStandar

Class “FakturPajakStandar” menggambarkan keterlibatan dalam event

menyiapkan dan mengirim. Gambar 3.24 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Faktur Pajak Standar.

Gambar 3.24 Behavioral Pattern dari Class “FakturPajakStandar”

Menyiapkan NamaPKP, AlamatPKP, NPWP_PKP, TglPengukuhanPKP,

NamaPembeli, AlamatPembeli, NPWP_Pembeli, NamaBarang, Kuantitas, HargaJual, TarifPPN, KotaTerbit, TglTerbit

Mengirim NoSeriKodeFakturPajak

Tabel 3.14 Keterangan Behavioral Pattern Class “FakturPajakStandar”

(36)

Class “BuktiKasMasuk” menggambarkan keterlibatan dalam event

melunasi, update jumlah piutang dan menyimpan bukti kas masuk. Gambar 3.25 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Bukti Kas Masuk.

Gambar 3.25 Behavioral Pattern dari Class “BuktiKasMasuk”

Melunasi TglBKM, NoFaktur, NamaPelanggan, NoRek, NoBuktiBank,

NamaBank, JmlBayar updateJmlPiutang JmlPiutang

Menyimpan NoBKM

Tabel 3.15 Keterangan Behavioral Pattern Class “BuktiKasMasuk”

3.8.2.4 Events

Berikut adalah event table dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP).

(37)

Event Karyaw anSa le s Adm Karyaw anF in a n ce Karyaw anGud ang Karyaw anAcco untin Barang Pela ngg an SalesOrder SO_Detai l Deliv eryOrder SuratAngk ut Faktur Fa kturPajakSt and BuktiKasMas u k Mulai_Kerja

₊

Selesai_Kerja

₊

MengubahAlamat

_*

Memesan

_*

₊

_*

₊ Menambah ₊ Menghapus ₊ Mengetahui

_*

₊ Membatalkan

_*

₊ Mengeluarkan

_*

_{+ +} Menyiapkan

_*

₊₊ Mengirim

_*

_{+ + + + + +} Menagih

_*

Melunasi

_*

₊ Menyimpan ₊ updateStokAlokasi

_*

updateStokJual

_*

updateJmlPiutang

_*

(38)

3.8.3.1.1 Overview

Terdapat tujuh aktor dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa yaitu Karyawan Sales Administration, Finance, Gudang, Accounting, Kepala bagian Sales Administration, Kepala bagian Finance dan Kepala bagian Accounting. Tabel 3.17 menunjukkan hubungan aktor dengan use case

dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa.

(39)

Menerima Pesanan

√

Menambah Pelanggan baru

√

Membuat Delivery Order

√

Mengeluarkan barang

√

Membuat Faktur

√

Membuat Faktur Pajak Standar

√

Membuat Bukti Kas Masuk

√

Mencetak Lap. Penjualan

√

Mencetak Lap. Penerimaan Kas

√

Mencetak Lap. Piutang

√

Mencetak Analisis Umur Piutang

√

(40)

3.8.3.1.2 Actor

Berikut adalah actor description dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP).

Karyawan Sales Administration

Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam menangani setiap pesanan yang diterima dari pelanggan berupa Main Dealer yang ada di setiap propinsi. Karyawan Sales Administration juga bertanggung jawab membuat sales order.

Karakteristik Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dalam melayani pesanan pelanggan. Pada saat karyawan Sales Administration menggunakan sistem untuk menerima pesanan dan mengubah pesanan, sistem akan mencatat nama pelanggan pada sales order.

Contoh Karyawan Sales Administration A menangani pesanan yang datang dari pelanggan dengan membuat sales order, maka sistem akan mencatat nama dari karyawan Sales Administration yang menangani sales order tersebut.

Tabel 3.18 Spesifikasi Aktor “Karyawan Sales Administration”

Karyawan Finance

Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam membuat delivery order untuk meminta bagian gudang mengeluarkan barang dari gudang, serta menerima pembayaran dari pelanggan melalui laporan piutang yang ada.

Karakteristik Pada saat karyawan Finance menggunakan sistem untuk membuat delivery order dan bukti kas masuk, maka sistem akan mencatat nama karyawan Finance yang menangani transaksi tersebut. Karyawan Finance harus teliti dalam menghitung jumlah piutang pelanggan dan menerima jumlah pembayaran.

Contoh Karyawan A dari Bagian Finance membuat delivery order untuk perintah pengeluaran barang dari gudang, maka sistem akan mencatat nama karyawan A yang menangani delivery order tersebut. Bendahara A dari Bagian Finance melakukan entri bukti kas masuk maka sistem akan mencatat nama bendahara A yang menangani transaksi bukti kas masuk tersebut.

(41)

Karyawan Gudang

Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam mengeluarkan barang dari gudang berdasarkan delivery order, kemudian membuat surat angkut, memuat barang ke dalam truk perusahaan ekspedisi untuk perintah pengiriman barang kepada pelanggan.

Karateristik Pada saat karyawan Gudang menggunakan sistem untuk membuat surat angkut, maka sistem akan mencatat nama karyawan Gudang tersebut pada surat angkut. Karyawan Gudang harus teliti dalam memeriksa setiap barang yang dikeluarkan baik jenis maupun kuantitasnya sesuai pesanan pelanggan.

Contoh Karyawan Gudang B menangani pengeluaran barang dan memuatnya dalam truk dengan membuat surat angkut, maka sistem akan mencatat nama dari karyawan Gudang B pada surat angkut tersebut.

Tabel 3.20 Specifikasi Aktor “Karyawan Gudang”

Karyawan Accounting

Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam membuat faktur dan faktur pajak standar serta berbagai laporan yang dibutuhkan berkaitan dengan penjualan kredit dan piutang usaha.

Karateristik Pada saat karyawan Accounting menggunakan sistem untuk membuat faktur dan faktur pajak standar, maka sistem akan mencatat nama karyawan Accounting tersebut pada faktur dan faktur pajak standar. Karyawan Accounting harus teliti dalam memeriksa jenis pesanan, jumlah pesanan beserta harga satuan dengan benar sebelum dimasukkan ke dalam faktur agar tidak terjadi kesalahan sewaktu faktur dijadikan dasar penagihan.

Contoh Karyawan Accounting C membuat faktur dan faktur pajak standar, maka sistem akan mencatat nama dari karyawan Accounting C pada faktur dan faktur pajak standar tersebut.

Tabel 3.21 Specifikasi Aktor “Karyawan Accounting”

Kabag. Sales Administration

Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam memonitor transaksi penjualan kredit selama periode tertentu.

Karakteristik Kepala bagian Sales Administration harus mampu menggunakan sistem dengan baik untuk melakukan pencetakan laporan penjualan.

Contoh Kabag. Sales Administration membuat laporan penjualan untuk mengetahui jumlah penjualan dari produk setiap minggu.

(42)

Kabag. Finance

Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam memonitor transaksi penerimaan kas selama periode tertentu.

Karakteristik Kepala bagian Finance menggunakan sistem dengan melakukan pencetakan laporan penerimaan kas dalam suatu periode tertentu.

Contoh: Kabag. Finance setiap bulan melakukan pencetakan laporan penerimaan kas untuk memonitor transaksi penerimaan pembayaran dari penjualan kredit.

Tabel 3.23 Spesifikasi Aktor “Kabag. Finance”

Kabag. Accounting

Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam memonitor transaksi piutang selama periode tertentu.

Karakteristik Kepala bagian Accounting menggunakan sistem dengan melakukan pencetakan laporan piutang, analisis umur piutang dalam suatu periode tertentu.

Contoh: Kabag. Accounting setiap bulan melakukan pencetakan analisis umur piutang dan laporan piutang sewaktu-waktu untuk memonitor transaksi piutang yang terjadi serta jumlah piutang yang timbul dari penjualan.

Tabel 3.24 Spesifikasi Aktor “Kabag. Accounting”

(43)

3.8.3.1.3 Use case

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan kredit dan Piutang usaha PT. Asia Putra

Perkasa menerima pesanan mengeluarkan barang membuat Faktur membuat Faktur Pajak Standar

membuat Bukti Kas Masuk mencetak Lap. Penjualan mencetak Lap. Penerimaan Kas mencetak Lap. Piutang mencetak Analisis Umur Piutang

«extends» menambah Pelanggan baru

update Piutang

Karyawan Gudang Karyawan Sales Adm

Karyawan Finance Karyawan Accounting

Kabag. Finance Kabag. Sales Adm

Kabag. Accounting <<in clud es>> <<inc ludes >> membuat Delivery Order

update Saldo Kredit

<<in_clud es>_> Karyawan Finance <<incl udes >>

Gambar 3.26 Use Case Diagram untuk Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP)

(44)

Berikut adalah usecase specification dari usecase yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP). Use case Name : Menambah Pelanggan Baru

Actor : Karyawan Sales Administration

Description : Menggambarkan penambahan pelanggan baru.

Normal Course 1.. Use case dimulai pada saat karyawan Sales Administration menerima pesanan, kemudian melakukan

login dan memilih pelanggan dari menu master.

2. Sistem menampilkan form master pelanggan dari menu dan melakukan validasi nama karyawan yang login. 3. Karyawan memilih tombol new.

4. Karyawan memasukkan data-data pelanggan. 5. Karyawan memilih tombol save

6. Sistem akan mengupdate record pelanggan ke database pelanggan.

Object : Pelanggan

Function : createNewPelanggan, savePelanggan Alternate course : -

Pre-condition : Data Pelanggan belum ada

Post-condition : Pelanggan telah ditambahkan, sales order disiapkan. Tabel 3.25 Use Case Specification untuk “Menambah Pelanggan Baru”

(45)

Use case Name : Menerima Pesanan Actor : Karyawan Sales Administration

Description : Menggambarkan proses persiapan dokumen sales order. Normal Course 1.. Use case dimulai pada saat karyawan Sales Administration menerima pesanan, kemudian melakukan

login dan memilih sales order dari menu transaksi.

2. Sistem menampilkan form transaksi sales order dari menu dan melakukan validasi nama karyawan yang login.

3. Karyawan memilih tombol new dan sistem melakukan

tanggal sales order.

4. Jika pelanggan belum terdaftar, karyawan Sales Administration memilih tombol pelanggan dan mengisikan data pelanggan baru. Jika pelanggan telah terdaftar, maka karyawan memilih nama pelanggan yang ditampilkan dalam combo box dan sistem menampilkan kode pelanggan, alamat pelanggan, lama piutang dan saldo kredit.

5. Karyawan mencatat no. purchase order, alamat pengiriman , tanggal pengiriman serta jalur pengiriman.

6. Karyawan memilih nama barang, dan sistem menampilkan kode barang dan harga satuan yang dipesan pelanggan, kemudian catat kuantitas, dan sistem update stok alokasi barang.

7. Validasi hitung kuantitas dikali harga satuan, masukkan diskon, hitung subtotal, masukkan uang muka, validasi hitung PPN dan total, dan validasi saldo kredit.

8. Karyawan memilih tombol save, sistem memberikan no. Sales order.

9. Sistem akan mengupdate record sales order ke database sales order

Object : Sales Order, Sales Order Detail, Pelanggan, Barang

Function : listNamaPelanggan, getPelanggan, updateSaldoKredit, listNamaBarang, getBarang, updateStokAlokasi, save SO, save SO_Detail, print.

Alternate course : 6. Jika kuantitas yang dipesan lebih besar dari kuantitas yang tersedia, layar menampilkan message box ”Kuantitas

tidak mencukupi.”

7. Jika subtotal melebihi saldo kredit yang tersisa, maka transaksi akan dibatalkan dan muncul message box “Transaksi sudah melebihi limit kredit pelanggan”

Pre-condition : Ada pesanan dari pelanggan

Post-condition : Pesanan telah tercatat dan permintaan barang akan diproses. Tabel 3.26 Use Case Specification untuk “Menerima Pesanan”

(46)

Use case Name : Membuat Delivery Order Actor : Karyawan Finance

Description : Menggambarkan proses pembuatan delivery order Normal course : 1. Use case dimulai pada saat Karyawan Finance menerima sales order, kemudian melakukan login dan memilih Delivery Order dari menu transaksi.

2. Sistem menampilkan form Delivery Order dari menu dan melakukan validasi nama karyawan yang login.

3. Karyawan memilih tombol new

4. Entri no. sales order, validasi kode pelanggan, nama pelanggan, alamat kirim, kode barang, nama barang, kuantitas.

6. Entri nama ekspedisi , tanggal penerimaan yang diharapkan , tanggal dan jam pengeluaran barang serta no. truk.

7. Karyawan memilih tombol save, sistem menampilkan no. Delivery order.

8. Sistem akan mengupdate record delivery order dalam database delivery order.

Object : Delivery Order, Sales order, SO_Detail, Barang, Pelanggan.

Function : get SO_Content, getPelanggan, get SO_Detail, get Barang, save DO, print.

Alternate course : -

Pre-condition : Sales order sudah dibuat karyawan Sales Administration Post-condition : Delivery Order telah dicatat dan barang siap dikeluarkan

dari gudang.

(47)

Use case Name : Mengeluarkan Barang Actor : Karyawan Gudang

Description : Menggambarkan proses pengeluaran barang dari gudang Normal course : 1. Use case dimulai pada saat Karyawan Gudang

menerima delivery order dari Finance, kemudian karyawan Gudang login dan memilih Surat Angkut dari

menu transaksi.

2. Sistem menampilkan form Surat Angkut, kemudian validasi nama karyawan yang login.

3. Karyawan Gudang memilih tombol new.

4. Entri no. delivery order dan sistem validasi no. purchase order, tanggal penerimaan yang diharapkan, nama ekspedisi, kode pelanggan, alamat pengiriman, kode barang, tipe, warna, frame dan engine barang, tanggal dan jam pengeluaran barang serta no. truk.

5. Entri tanggal dan jam kedatangan truk serta tanggal dan jam keberangkatan truk.

6. Karyawan Gudang memilih tombol save, sistem menampilkan no. Surat angkut

7. Sistem akan mengupdate record surat angkut ke dalam database surat angkut

Object : surat angkut, delivery order, sales order, SO_Detail, pelanggan, barang.

Function : get DO_Content, get SO_Content, get Pelanggan, get SO_Detail, getBarang, save SA, print.

Alternate course : -

Pre-condition : delivery order telah mendapat otorisasi dari karyawan Finance Post-condition : Surat angkut telah dicatat dan barang siap dikeluarkan dari

gudang dengan membuat faktur terlebih dahulu. Tabel 3.28 Use Case Specification untuk “Mengeluarkan Barang”

(48)

Use case Name : Membuat Faktur Actor : Karyawan Accounting

Description : Menggambarkan proses pembuatan faktur

Normal Course : 1. Use case dimulai pada saat karyawan Accounting menerima surat angkut dan sales order, kemudian login dan memilih Faktur dari menu transaksi.

2. Sistem menampilkan form Faktur dan validasi nama karyawan yang login.

3. Karyawan Accounting memilih tombol new. 4. Validasi tgl. faktur.

5. Karyawan entri no. sales order dan sistem melakukan validasi tgl. sales order, no. purchase order, nama, alamat pelanggan, NPWP , syarat pembayaran, kodebarang, nama barang, harga satuan, kuantitas, diskon dan uang muka. 8. Validasi harga satuan dikali kuantitas, validasi subtotal dikurangi diskon, dikurangi uang muka, dan ditambah PPN.

9. Karyawan Accounting memilih tombol save, sistem menampilkan no. faktur

10. Sistem mengupdate record faktur ke database faktur. Object : faktur, surat angkut, delivery order, sales order, sales order

detail, barang, pelanggan

Function : get SO_Content, get Pelanggan, update JmlPiutang, get SO_Detail, get Barang, update StokJual, save Faktur, print. Alternate Course : -

Pre-condition : Surat angkut dan Sales order telah disetujui

Post-condition : Faktur telah dicatat dan selanjutnya membuat faktur pajak standar

(49)

Use case Name : Membuat Faktur Pajak Standar Actor : Karyawan Accounting

Description : Menggambarkan proses penerbitan faktur pajak standar. Normal Course : 1. Use case dimulai pada saat faktur telah dibuat,

kemudian login, karyawan memilih faktur pajak standar

dari menu transaksi.

2. Sistem menampilkan form faktur pajak standar dan validasi nama karyawan yang login.

3. Karyawan memilih tombol new.

4. Entri kode dan nomor seri faktur pajak, nama, alamat, NPWP perusahaan, tgl pengukuhan PKP, tempat dan tanggal pembuatan faktur pajak standar, serta nama dan

jabatan dari karyawan yang bertanggung jawab. 5. Entri no. faktur, validasi nama, alamat, dan NPWP

pembeli, nama barang, kuantitas, dan harga satuan. 6. Validasi harga satuan dikali kuantitas.

Validasi dasar pengenaan pajak setelah dikurangi potongan harga, dan uang muka yang diterima.

Validasi PPN yaitu mengalikan tarif PPN (10%) dengan dasar pengenaan pajak.

7. Karyawan Accounting memilih tombol save.

8. Sistem mengupdate record faktur pajak standar.

Object : faktur pajak standar, faktur, surat angkut, delivery order, sales order, SO_Detail, barang, pelanggan.

Function : get FakturContent, get SO_Content, get Pelanggan, get get SO_Detail, getBarang, save faktur pajak standar, print. Alternate course : -

Pre-condition : Faktur telah dibuat dan diotorisasi serta pesanan telah siap dikeluarkan dari gudang.

Post-condition : Menyerahkan faktur dan faktur pajak standar ke transporter Tabel 3.30 Use Case Specification untuk “Membuat Faktur Pajak Standar”

(50)

Use case Name : Membuat Bukti Kas Masuk Actor : Karyawan Finance

Description : Menggambarkan proses pembuatan bukti kas masuk Normal Course : 1. Use case dimulai pada saat pelanggan melakukan

pelunasan piutang. Karyawan Finance login dan memilih Bukti Kas Masuk dari menu transaksi.

2. Sistem menampilkan form Bukti Kas Masuk dan validasi nama karyawan yang login.

3. Karyawan Finance memilih tombol new. 4. Validasi tgl.bukti kas masuk.

5. Entri no.faktur dari pelanggan yang telah dilunasi, dan validasi kode pelanggan dan jumlah piutang.

6. Entri rekening pelanggan, no. bukti bank, nama bank, dan jumlah pembayaran.

6. Karyawan Finance memilih tombol save, sistem menampilkan no. Bukti kas masuk

7. Sistem mengupdate record bukti kas masuk ke database bukti kas masuk

Object : Bukti Kas Masuk, Faktur, Surat Angkut, Delivery Order, Sales Order, Pelanggan

Function : getFakturContent, getSO_Content, getPelanggan, update JmlPiutang, update SaldoKredit, saveBKM, print.

Alternate Course : -

Pre-condition : Setelah menerima konfirmasi pembayaran dari pelanggan Post-condition : -

Tabel 3.31 Use Case Specification untuk “Membuat Bukti Kas Masuk”

Use case Name : Mencetak Laporan Penjualan Actor : Kabag. Sales Administration

Description : Menggambarkan proses pembuatan laporan penjualan Normal Course : 1. Use case dimulai pada saat Kaba. Sales Administration memilih Penjualan dari menu laporan. 2. Sistem menampilkan form laporan Penjualan.

3. Kabag. Sales Administration memilih periode yang diinginkan, sistem validasi tanggal.

4. Kabag. Sales Administration memilih laporan dicetak berdasarkan barang, kemudian memilih kode barang.. Object : Faktur, Surat Angkut, Delivery Order, Sales Order,

SO_Detail, Pelanggan, Barang.

Function : getFaktur, getDate, getSO_Content, getPelanggan, getSO_Detail, getBarang

Alternate Course : 4. Kabag. Sales Administration memilih laporan dicetak berdasarkan pelanggan, kemudian memilih kode

pelanggan.

(51)

Use case Name : Mencetak Laporan Penerimaan Kas Actor : Kabag. Finance

Description : Menggambarkan proses pembuatan laporan penerimaan kas Normal Course : 1. Use case dimulai pada saat Kabag. Finance

memilih Penerimaan Kas dari menu laporan.

2. Sistem menampilkan form laporan Penerimaan Kas. 3. Kabag. Finance memilih periode yang diinginkan, sistem

validasi tanggal.

4. Kabag. Finance memilih tombol print.

Object : Bukti Kas Masuk, Faktur, Surat Angkut, Delivery Order, Sales Order, Pelanggan.

Function : getBKM, getDate, getFaktur, getPelanggan.

Tabel 3.33 Use Case Specification untuk “Mencetak Laporan Penerimaan Kas”

Use case Name : Mencetak Laporan Piutang Actor : Kabag. Accounting

Description : Menggambarkan proses pembuatan laporan Piutang Normal Course : 1. Use case dimulai pada saat Kabag. Accounting memilih

Piutang dari menu.

2. Sistem menampilkan form laporan Piutang. 3. Kabag. Accounting memilih laporan dicetak berdasarkan

pelanggan, kemudian memilih kode pelanggan. 4. Kabag. Accounting memilih tombol print.

Object : Faktur, Bukti Kas Masuk, Surat Angkut, Delivery Order, Sales Order, Pelanggan.

Function : getDate, Faktur, checkBKM, getPelanggan

Alternate Course : 3. Kabag. Accounting memilih laporan dicetak berdasarkan ringkasan pelanggan, kemudian memilih tanggal.

4. Kabag. Accounting memilih tombol print. Tabel 3.34 Use Case Specification untuk “Mencetak Laporan Piutang”

(52)

Use case Name : Mencetak Analisis Umur Piutang Actor : Kabag. Accounting

Description : Menggambarkan proses pembuatan analisis umur piutang Normal Course : 1. Use case dimulai pada saat Kabag. Accounting memilih

Analisis Umur Piutang dari menu laporan.

2. Sistem menampilkan form Analisis Umur Piutang. 3. Kabag. Accounting memilih periode yang diinginkan,

sistem validasi tanggal. Umur piutang yang sudah melebihi 90 hari akan dinggap sebagai cadangan piutang

tak tertagih.

4. Kabag. Accounting memilih tombol print.

Object : Faktur, Bukti Kas Masuk, Surat Angkut, Delivery Order, Sales Order, Pelanggan.

Function : getFaktur, getDate, checkBKM, getPelanggan.

Tabel 3.35 Use Case Specification untuk “Mencetak Analisis Umur Piutang”

Berikut adalah sequence diagram dari masing-masing use case yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit

(53)

PelangganUI

Pelanggan Karyawan Sales Adm

clickNewButton() close() create() clickSaveButton() savePelanggan() fillTextBox() validateKodePelanggan() clickCancelButton() selectPelangganSubmenu() showLastRecord() showLastRecord() showLastRecord() showLastRecord()

(54)

SalesOrderUI

SalesOrder Pelanggan Barang

Karyawan Sales Adm

clickNewButton() PrintedFormSO create() updateStokAlokasi() updateSaldoKredit() selectNamaPelanggan() selectNamaBarang() fillTextBox() clickPrintButton() SO_Detail calculate() clickSaveButton() showDate() listNamaPelanggan() disablePelangganContent() listNamaBarang() disableBarangContent() create() ListPelanggan getPelanggan() return() create() ListBarang create() getBarang() return() validateNoSO() saveSO() saveSO_Detail() print() close() close() selectSalesOrderSubmenu() fillKuantitas() updateStokAlokasi() updateSaldoKredit() showLastRecord() showLastRecord()

(55)

(56)

Karyawan Gudang

SuratAngkutUI

SuratAngkut DeliveryOrder SalesOrder Pelanggan Barang

getSO_Content() getPelanggan() getBarang() return() return() return() PrintedFormSA fillTextBox() clickNewButton() fillNoDO() SO_Detail getSO_Detail() return() clickSaveButton() clickPrintButton() getDO_Content() disableDO_Content() create() validateNoSA() create() saveSA() print() close() close() selectSuratAngkutSubmenu() showLastRecord() showLastRecord()

(57)

(58)

(59)

Karyawan Finance BuktiKasMasukUI BuktiKasMasuk Faktur getFakturContent() PrintedFormBKM clickPrintButton() create() selectBKM_Submenu() clickNewButton() fillNoFaktur() validateNoBKM() disableFakturContent() fillJumlahBayar() clickSaveButton() updateSaldoKredit() updateJmlPiutang() print() close() close() saveBKM() create() SalesOrder Pelanggan getPelanggan() return() return() SuratAngkut DeliveryOrder getSO_Content() getSO_Content() getSO_Content() return() return() showDate() updateJmlPiutang() updateSaldoKredit() showLastRecord() showLastRecord()

(60)

Kabag.SalesAdm PenjualanUI LapPenjualan Faktur selectPenjualan() laporanTersedia() print() clickPrintButton() return() selectDate() createLapPenjualan() return() close() return() laporanTersedia() selectPelanggan() selectBarang() close() dateSelected() Pelanggan Barang getPelanggan() return() return() return() return() getPelanggan() return() return() barangSelected() pelangganSelected() calculate() calculate() getDate()

SuratAngkut DeliveryOrder SalesOrder SO_Detail

getFaktur() getPelanggan() getPelanggan() getPelanggan() getPelanggan() getBarang() getBarang() getPelanggan() getSO_Content() getSO_Detail() getBarang() getPelanggan() return() return() return() getSO_Content() create()

(61)

Kabag.Accounting PiutangUI LapPiutang Faktur selectDate() dateSelected() print() return() selectPiutang() createLapPiutang() laporanTersedia() checkBKM() getPelanggan() selectRingkasanPlg() selectPelanggan() pelangganSelected() Pelanggan getPelanggan() notfound() laporanTersedia() clickPrintButton() close() return() return() calculate() BuktiKasMasuk checkBKM() notfound() return() return() calculate() getDate()

SuratAngkut DeliveryOrder SalesOrder

getPelanggan() getPelanggan() return() return() getFaktur() getPelanggan() getPelanggan() getPelanggan() getPelanggan() return() return() return() close() create()

Gambar 3.35 Sequence untuk Use Case “Mencetak Lap. Piutang”

(62)

(63)

(64)

3.8.3.2 Function List

Berikut adalah function list dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP) :

Function Complexity Type

Menambah Pelanggan baru Simple Read, Update

- New, Edit, Delete Pelanggan Simple Update

- Open Pelanggan Simple Read

Menerima Pesanan Medium Read, Update, Compute

- New, Edit, Delete Sales Order Simple Update, Compute