PEDOMAN & TATA TERTIB DEWAN KOMISARIS

(1)

PEDOMAN & TATA TERTIB

DEWAN KOMISARIS

(Board of Commissioners Manual)

(2)

i | P a g e

Daftar Isi / Table of Contents

I. Pendahuluan / Preamble ... 1

II. Landasan Hukum dan Ketentuan / Underlying Provisions and Regulations ... 2

III. Organisasi & Keanggotaan / Organization & Membership ... 3

IV. Independensi / Independence ... 5

V. Tugas & Wewenang / Duties & Authorities ... 6

VI. Fungsi Presiden Komisaris / Role of President Commissioner ... 9

VII. Etika Kerja / Code of Ethics ... 10

VIII. Benturan Kepentingan & Transparansi / Conflict of Interest & Transparency ... 11

IX. Rapat / Meeting ... 12

X. Program Peningkatan Kompetensi & evaluasi Kinerja / Appropriate Competency Enhancement Program & Performance Evaluation ... 15

XI. Penyesuaian & Perubahan / Amendment to Retain Adaptability ... 16

(3)

Pedoman & Tatib Dewan Komisaris _{P a g e} 1

BoC Manual I. Pendahuluan

Manual Dewan Komisaris ini berlandaskan pada berbagai regulasi / ketentuan yang disebutkan di bawah ini, merupakan salah-satu komitmen Dewan Komisaris dalam mengimplementasikan prinsip-prinsip GCG, digunakan untuk menjelaskan hubungan Komisaris dan Direksi serta anggota Manajemen lainnya dalam menjalankan tugas, agar tercipta pengelolaan secara professional, transparan, efektif dan efisien. Prinsip dasar hubungan Komisaris-Direksi yakni Komisaris bertindak sebagai pengawas terhadap pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Dewan Direksi, memberikan nasihat kepada Direksi, dan melakukan evaluasi serta memutuskan permohonan atau usulan Direksi yang berkaitan dengan transaksi atau kegiatan usaha yang membutuhkan persetujuan Dewan Komisaris.

I. Preamble

This Board of Commissioners (“BoC”) Manual, in which developed from principles of below-mentioned regulations, serve as one of the BoC commitments in GCG implementation, is intended to elaborate the working relationships of the BoC and Directors as well as other members of the Bank Management in performing each duties and responsibilities to serve the purpose of creating professional, transparant, effective and effecient banking management. Fundamentally, BoC and BoD relationship pertain in supervisory functions, oversighting the executions of duties and responsibilities of Board of Directors (“BoD”), provides recommendations, evaluate the transactions or business activities that require BoC approval.

(4)

BoC Manual II. Landasan Hukum dan Ketentuan

• Anggaran Dasar Perseroan.

• Peraturan Otoritas Jasa Keuangan nomor 33/POJK.04/2014 tentang Direksi dan Dewan Komisaris Emiten atau Perusahaan Publik.

• Peraturan Otoritas Jasa Keuangan nomor 21/POJK.04/2015 tentang Penerapan Pedoman Tata Kelola Perusahaan Terbuka dan Surat Edaran Otoritas Jasa Keuangan Nomor 32/SEOJK.04/2015 tentang Pedoman Tata Kelola Perusahaan Terbuka.

• Ketentuan Tata Kelola Bank perihal “Penerapan dan Pelaksanaan GCG bagi Bank Umum”:

Peraturan Bank Indonesia Nomor 8/4/PBI/2006 tanggal 30 Januari 2006 beserta perubahannya nomor 8/14/PBI/2006 tanggal 5 Oktober 2006, dan Surat Edaran Bank Indonesia Nomor 15/15/DPNP tanggal 29 April 2013.

• Ketentuan “Penerapan Manajemen Risiko bagi Bank Umum”:

▬ Peraturan Bank Indonesia Nomor 5/8/PBI/2003 tanggal 19 Mei 2003 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Bank Indonesia Nomor 11/25/PBI/2009 tanggal 1 Juli 2009 dan Surat Edaran Bank Indonesia

II. Underlying Provisions and Regulations • The Company Articles of Association. • Indonesia Financial Services Authority

Regulation Number 33/POJK.04/2014 regarding BoD and BoC of Issuers and Public Company.

• Indonesia Financial Services Authority Regulation Number 21/POJK.04/2015 regarding Implementation of Governance Guideline for Public limited Company and Indonesia Financial Services Authority

Circular Letter Number

32/SEOJK.04/2015 concerning Governance Guideline for Public limited Company.

• Regulations regarding “Implementation of Good Corporate Governance of Commercial Bank”:

Bank Indonesia Regulation Number: 8/4/PBI/2006 dated 30 January 2006 Bank as amended by Bank Indonesia Regulation Number 8/14/PBI/2006 dated 5 October 2006, and Bank Indonesia Circular Letter Number 15/15/DPNP dated 29 April 2013.

• Regulations regarding “Implementation of Risk Management”:

▬ Bank Indonesia Regulation Number 5/8/PBI/2003 dated 19 May 2003 Bank as amended by Bank Indonesia Regulation Number 11/25/PBI/2009 dated 1 July 2009, and Bank Indonesia Circular Letter Number

(5)

BoC Manual Nomor 13/23/DPNP tanggal 25

Oktober 2011, dan Surat Edaran Bank Indonesia Nomor 11/16/DPNP tentang Penerapan Manajemen Risiko untuk Risiko Likuditas.

▬ POJK no 18/POJK.03/2016 tentang penerapan Manajemen risiko bagi Bank Umum.

• Ketentuan Penilaian Kemampuan dan Kepatutan (Fit & Proper Test):

▬ Peraturan Bank Indonesia Nomor 12/23/PBI/2010,

▬ POJK nomor 27/POJK.03/2016 ▬ SEOJK No.39/SEOJK.03/2016

• Undang-undang Republik Indonesia nomor 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas.

13/23/DPNP dated 25 October 2011, also Bank Indonesia Circular Letter Number 11/16/DPNP concerning Implementation of Liquidity Risk Management.

▬ Indonesia Financial Services Authority Regulation Number 18/POJK.03/2016 concerning Implementation of Risk Management in commercial banks.

• Regulations regarding Fit and Proper Test:

▬ Bank Indonesia Regulation Number 12/23/PBI/2010,

▬ POJK number 27/POJK.03/2016 ▬ SEOJK No.39/SEOJK.03/2016

• Act of Republic of Indonesia number 40 year 2007 regarding Limited Liability Company.

III. Organisasi & Keanggotaan 1) Dewan Komisaris terdiri dari Komisaris

dan Komisaris Independen, dan paling kurang 50% (lima puluh persen) dari jumlah anggota Dewan Komisaris adalah Komisaris Independen.

2) Jumlah anggota Dewan Komisaris paling kurang 3 (tiga) orang dan paling banyak sama dengan jumlah anggota Direksi.

3) Paling kurang 1 (satu) orang anggota Dewan Komisaris wajib berdomisili di Indonesia.

III. Organization & Membership 1) The BoC shall consist of Commissioners

and Independent Commissioner(s), and at least 50% (fifty percent) of the number of BoC members shall be Independent Commissioners.

2) The BoC shall consist of at least 3 (three) members, and at the maximum shall be the same with the number of Board of Directors members.

3) At least 1 (one) member of the BoC must reside in Indonesia.

(6)

BoC Manual 4) Dewan Komisaris dipimpin oleh Presiden

Komisaris.

5) Masa Jabatan Dewan Komisaris ditentukan sesuai dengan Anggaran Dasar.

6) Setiap usulan penggantian dan / atau pengangkatan anggota Dewan Komisaris kepada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) harus memperhatikan rekomendasi Komite Remunerasi dan Nominasi.

7) Dalam hal anggota Komite Remunerasi dan Nominasi memiliki benturan kepentingan dengan usulan yang direkomendasikan, maka usulan tersebut wajib diungkapkan.

8) Setiap anggota Dewan Komisaris harus memenuhi persyaratan sesuai dengan regulasi penilaian kemampuan dan kepatutan yang berlaku.

9) Jabatan Anggota Dewan Komisaris berakhir dengan sendirinya, apabila anggota Dewan Komisaris bersangkutan:

• Mengundurkan diri; atau

• Diberhentikan berdasarkan RUPS; atau

• Tidak lagi memenuhi persyaratan regulasi yang berlaku; atau

• Meninggal dunia.

10) Anggota Dewan Komisaris berhak mengundurkan diri dari jabatannya dengan memberitahukan secara tertulis

4) The BoC is chaired by a President Commissioner.

5) BoC’s term of service shall be stipulated in the Company’s Articles of Association.

6) Any proposal for replacement and / or appointment of BoC members to the General Assembly of Shareholders must observe the recommendation of the Nomination and Remuneration Committee.

7) If there is any basis for believing recommendation from a Nomination and Remuneration Committee member is not independent due to conflict of interest, the facts and circumstances should be disclosed.

8) Each member of BoC must eligible to the qualifications as regulated in prevailing Fit and Proper Test regulations.

9) Position as a member of BoC officially and automatically terminated, when the member of BoC:

• Resign; or

• Dismissed by virtue of resolution of General Assemby of Shareholders; or • Incapable to meet the regulations

requirements; or • Deceased.

10) Any member of BoC may resign by submitting written resignation notice to the Bank Management 60 (sixty) days

(7)

BoC Manual kepada Bank paling lambat 60 (enam

puluh) hari sebelum pengunduran dirinya, atau jangka waktu lebih singkat yang disetujui oleh Rapat Umum Pemegang Saham. Anggota Dewan Komisaris yang telah mengajukan pengunduran diri tersebut tidak dapat membuat keputusan yang secara hukum mengikat dan mempengaruhi kondisi keuangan Bank.

prior to his / her effective resignation date, or earlier under aprrovement by General Assemby of Shareholders. Any member of BoC who has submitted written resignation notice is prohibited to make any decision which legally bind and affect Bank financial condition.

IV. Independensi

1) Mantan anggota Direksi atau Pejabat Eksekutif Bank atau pihak-pihak yang mempunyai hubungan dengan Bank,

yang dapat mempengaruhi

kemampuannya untuk bertindak independen tidak dapat menjadi Komisaris Independen, sebelum menjalani masa tunggu (cooling off) selama 1 (satu) tahun. Ketentuan ini tidak berlaku untuk mantan Direksi atau pejabat eksekutif yang melakukan fungsi pengawasan.

2) Komisaris Independen Bank tidak diperbolehkan memiliki hubungan keuangan, kepengurusan, kepemilikan saham dan/atau hubungan keluarga dengan sesama anggota Dewan Komisaris lainnnya, anggota Direksi dan / atau Pemegang Saham Pengendali atau hubungan lain yang secara alamiah dapat mempengaruhi kemampuannya untuk bertindak independen.

IV. Independence

1) Former BoD members or executive officers of the Bank or parties who have a relationship with the Bank, which may affect his / her abilities to act independently may not become an Independent Commissioners before going through a Cooling Off period of 1 (one) year. This provision shall not apply to former BoD members or executive officers of the Bank who perform supervisory functions.

2) Independent Commissioner shall has no financial, administrative, share-ownership and/or family relationship with other BoC members, BoD and/or controlling shareholders or other relationship of whatever nature, which may influence his/her ability to act independently.

(8)

BoC Manual 3) Dewan Komisaris wajib melaksanakan

tugas dan tanggungjawabnya secara independen.

4) Dalam melakukan pengawasan, Dewan Komisaris dilarang terlibat dalam pengambilan keputusan kegiatan operasional Bank kecuali:

a. Penyediaan dana kepada pihak terkait sebagaimana diatur dalam ketentuan Bank Indonesia tentang Batas Maksimum Pemberian Kredit. b. Hal-hal yang ditetapkan dalam

Anggaran Dasar Bank atau peraturan yang berlaku.

5) Pengambilan keputusan oleh Dewan Komisaris sebagaimana dimaksud di atas tidak meniadakan tanggung jawab Direksi atas pelaksanaan kepengurusan Bank.

6) Setiap Anggota Dewan Komisaris yang terlibat dalam kejahatan keuangan wajib mengajukan pengunduran diri sebagai Anggota Dewan Komisaris.

3) The BoC must perform its tasks and responsibilities in an independent manner.

4) For the appropriate control action, The BoC are prohibited from engaging in banking operational activities decision-making, except for:

a. The provision of funds to related parties as provided in the Legal Lending Limit regulations.

b. Other matters that are stipulated in the Bank Articles of Association or prevailing regulations.

5) The BoC business decisions and its adoptions as noted above shall not eliminate Directors responsibilities in managing Bank.

6) Member of the BoC who are involved in financial crimes is obliged to resign.

V. Tugas & Wewenang

Pada prinsipnya, Dewan Komisaris bertanggung jawab kepada pemegang saham dengan tugas meningkatkan kinerja Bank, melindungi kepentingan stakeholders, meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan serta nilai-nilai etika yang berlaku umum.

V. Duties & Authorities

Principally, The BoC responsible to shareholders by committed to generating sustainable performance, protecting stakeholders’ value, enhancing positive compliance culture by adhering to applicable laws, regulations and code of ethics.

(9)

BoC Manual 1) Dewan Komisaris wajib memastikan

terselenggaranya pelaksanaan Good Corporate Governance dalam setiap kegiatan usaha Bank pada seluruh tingkatan atau jenjang organisasi.

2) Dewan Komisaris wajib melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Direksi, mengarahkan, memantau dan mengevaluasi pelaksanaan kebijakan strategis Bank serta memberikan nasihat kepada Direksi. Termasuk dalam hal ini adalah pengawasan dan evaluasi sesuai pedoman penerapan manajemen risiko, sistem pengendalian internal, kepatuhan dan rencana stratejik teknologi informasi, menelaah kebijakan dan prosedur manajemen risiko terkait penggunaan teknologi oleh Bank.

3) Dewan Komisaris wajib memastikan bahwa Direksi telah menindaklanjuti temuan audit dan rekomendasi dari Satuan Kerja Audit Intern Bank, auditor eksternal, hasil pengawasan Bank Indonesia / Otoritas Jasa Keuangan dan/atau hasil pengawasan otoritas lain. 4) Mengajukan calon akuntan publik kepada Rapat Umum Pemegang Saham.

5) Dewan Komisaris wajib menyediakan waktu yang cukup untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya secara optimal.

1) The BoC shall ensure the optimal implementation of Good Corporate Governance principles in all banking activities across organizational level and hierarchy.

2) The BoC shall oversight Directors in performing duties and responsibilities, monitor and evaluate the implementation of Bank business strategies and provide views, advices and recommendations. The BoC shall oversight and evaluate to ensure a sound risk management as guided in risk management framework manual, internal control system, compliance and Information Technology Strategic Plan including its related policies, procedures and the implementation.

3) The BoC shall ensure Directors have address and follow-up audit findings and recommendations of Internal Auditor, External Auditor, and / or Financial Authority.

4) Propose the candidate of Independent Certified Public Accounting Firm to be selected in General Assembly of Stockholders.

5) The BoC must allocate sufficient working hours to ensure the optimal performance of duties and responsibilities.

(10)

BoC Manual 6) Dalam menjalankan tugasnya, Dewan

Komisaris berhak memperoleh informasi dan penjelasan yang memadai dari Direksi atau setiap anggota Direksi tentang segala hal yang diperlukan oleh Dewan Komisaris terkait pengelolaan Bank.

7) Dewan Komisaris wajib

memberitahukan kepada Bank Indonesia / Otoritas Jasa Keuangan paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sejak ditemukannnya:

a) Pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang keuangan dan perbankan.

b) Keadaan atau perkiraan keadaan yang dapat membahayakan kelangsungan usaha Bank.

8) Untuk mendukung efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab, Dewan Komisaris wajib membentuk sekurangnya:

• Komite Audit

• Komite Pemantau Risiko

• Komite Remunerasi dan Nominasi

9) Dewan Komisaris wajib memastikan bahwa komite yang telah dibentuk memiliki pedoman dan tata tertib kerja serta menjalankan tugasnya secara efektif.

6) In executing the duties, BoC are entitled to gain adequate information and explanation from Directors or each member of BoD regarding all necessary matters of the Bank management.

7) The BoC shall notify Financial / Banking Authority at the latest 7 (seven) work days as of the finding of:

a) Violation of financial and banking acts and regulations.

b) Condition or presumed condition that may endanger the Bank sustainability.

8) To support the effectiveness of duties and responsibilities, the BoC is required to set up at least:

• An Audit Committee

• A Risk Oversight Committee

• A Remuneration and Nomination Committee.

9) The BoC shall ensure the above-mentioned committes owned a standard manual, and shall ensure the committees carry out their duties effectively.

(11)

BoC Manual 10) Dewan Komisaris wajib melakukan

evaluasi dan memutuskan permohonan atau usulan Direksi yang berkaitan dengan transaksi atau kegiatan usaha yang membutuhkan persetujuan Dewan Komisaris secara kolegial.

10) The BoC shall evaluate and approve the BoD request that relate to transaction or business activities that need an approval from BoC collegially.

VI. Fungsi Presiden Komisaris 1) Presiden Komisaris bertindak selaku

ketua Dewan Komisaris, dan bertindak mengkoordinasikan kegiatan Dewan Komisaris, undangan dan agenda rapat dan memastikan agar setiap anggota Dewan Komisaris dapat menyampaikan pendapatnya dengan didasarkan kepada informasi yang cukup.

2) Menerima kuasa dari Rapat Umum

Pemegang Saham untuk

mendistribusikan tantiem kepada anggota Dewan Komisaris.

3) menentukan keadaan mendesak dalam hal undangan rapat Dewan Komisaris dilakukan dalam waktu kurang dari 3 (tiga) hari.

4) Dari waktu ke waktu, menerima laporan-laporan dari Komite-komite dibawah Dewan Komisaris.

VI. Role of President Commissioner 1) Acts as a chairman of the BoC, with

duties to run the BoC activites, setting meeting events and its agendas, and ensuring each members of BoC can express their objective judgements on basis of adequate and timely information.

2) Distributing tantiem to BoC members upon authority delegation from General Assemby of Shareholders.

3) Shall determine urgent condition to distribute invitation of BoC meeting to be held in less than 3 (three) days.

4) Ensures adequate reports of committees are maintained to facilitate the BoC members carrying out oversight responsibilities.

(12)

BoC Manual VII. Etika Kerja

1) Memberikan dedikasi terbaik untuk pengembangan dan pengawasan Bank sesuai dengan prinsip-prinsip tata kelola yang baik.

2) Anggota Dewan Komisaris wajib tunduk pada Kode Etik Bank dan peraturan perbankan lainnya yang berlaku, dan menghindari benturan atau potensi benturan kepentingan dalam menjalankan tugasnya.

3) menjaga rahasia jabatan yang dijalankannya.

4) Dewan Komisaris dilarang memanfaatkan Bank untuk kepentingan pribadi mereka masing-masing, keluarga, dan / atau pihak lain yang dapat merugikan atau mengurangi keuntungan Bank.

5) Anggota Dewan Komisaris dilarang mengambil dan / atau menerima keuntungan pribadi dari Bank selain remunerasi dan fasilitas lainnya yang ditetapkan dalam Rapat Umum Pemegang Saham.

6) Anggota Dewan Komisaris hanya dapat merangkap jabatan sebagai anggota Dewan Komisaris, Direksi, atau Pejabat Eksekutif pada 1 (satu) lembaga /

VII. Code of Ethics

1) Dedicated to promote growth and banking supervising in according to good corporate governance principles.

2) BoC members are obliged to act in accordance with the Bank Code of Ethics standard and prevailing banking regulations, also to avoid any conflict or potential conflict of interest.

3) Maintain highest standard of professional secrecy.

4) BoC members are prohibited to use authority and Bank’s facilities to gain personal, relatives and / or other parties benefits, that may detriment or diminish the interest of Bank.

5) BoC members are prohibited from taking and / or receiving any personal benefit from the Bank, other than facilities and remunerations stipulated on General Assembly of Shareholders.

6) BoC members can only have concurrent position as a member of BoC, Directors or as Executive Officer in 1 (one) institution / a company of non-financial

(13)

BoC Manual perusahaan bukan lembaga keuangan,

atau anggota Dewan Komisaris, Direksi, atau Pejabat Eksekutif yang melaksanakan fungsi pengawasan pada 1 (satu) perusahaan anak bukan Bank yang dikendalikan oleh Bank.

institution, or a member of the BoC, Director, or executive officer performing the supervisory function in 1 (one) non-bank subsidiary controlled by the Bank.

VIII. Benturan Kepentingan & Transparansi

1) Dalam hal terjadi benturan kepentingan, anggota Dewan Komisaris dilarang mengambil tindakan yang dapat merugikan atau mengurangi keuntungan Bank dan wajib mengungkapkan benturan kepentingan dimaksud dalam setiap keputusan.

2) Pengungkapan benturan kepentingan dituangkan dalam risalah rapat, mencakup nama pihak yang memiliki benturan kepentingan, masalah pokok dan dasar pertimbangan pengambilan keputusan.

3) Dewan Komisaris wajib untuk mengungkapkan dalam Laporan Pelaksanaan GCG:

• Remunerasi dan Fasilitas dari Bank.

• kepemilikan saham yang mencapai 5% (lima perseratus) atau lebih, baik pada Bank yang bersangkutan maupun pada bank dan perusahaan lain, yang berkedudukan di dalam

VIII. Conflict of Interest & Transparency

1) In the event of conflict of interest, BoC members are prohibited to take any action which may inflict loss or reduce Bank profit, and shall disclose the conflict in each decision made.

2) Event of conflict of interest shall be disclosed in minutes of meeting, including the party involved, the event details and judgements in decision making process.

3) BoC members is obliged to disclose in the GCG Implementation Report as follows:

• Their remuneration and facilities provided by the Bank.

• Any share ownership of 5% (five percent) or more, in the relevant Bank or in the other banks and companies domiciled within and outside Indonesia.

(14)

BoC Manual dan di luar negeri.

• hubungan keuangan dan hubungan keluarga dengan anggota Dewan Komisaris lain, anggota Direksi dan/atau pemegang saham pengendali Bank.

• Jabatan mereka di perusahaan lainnya.

• Any financial and family relationship with other BoC members, BoD and/or the Bank’s controlling shareholders.

• Their position in other company.

IX. Rapat

1) Rapat Dewan Komisaris wajib diselenggarakan secara berkala paling kurang 1 (satu) kali dalam 2 (dua) bulan dan wajib dihadiri oleh seluruh anggota Dewan Komisaris secara fisik paling kurang 2 (dua) kali dalam setahun.

2) Rapat Dewan Komisaris dipimpin oleh Presiden Komisaris, atau dalam hal berhalangan, oleh komisaris lain yang ditunjuk dalam rapat tersebut.

3) Pengambilan keputusan dalam rapat Dewan Komisaris berdasarkan musyarah mufakat. Dalam hal tidak terjadi musyawarah mufakat, pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak.

4) Segala keputusan secara sah dalam rapat Dewan Komisaris bersifat mengikat bagi seluruh anggota Dewan Komisaris.

IX. Meeting

1) The BoC meetings periodically at least once per 2 (two) months, and physically attended by all members at least twice in a year.

2) The BoC meetings shall be chaired by President Commissioner or in the absence of President Commissioner, chaired by appointed member of the BoC in attendance.

3) Decision making of the BoC meetings is through consensus. In the event of agreement for decision cannot be reached through consensus, majority voting shall be used.

4) All BoC meeting resolutions shall be binding upon all members.

(15)

BoC Manual 5) Perbedaan pendapat (dissenting

opinions) yang tejadi dalam rapat Dewan Komisaris beserta alasan perbedaan pendapat tersebut wajib dicantumkan secara jelas dalam risalah rapat.

6) Hasil rapat Dewan Komisaris wajib dituangkan dalam risalah rapat, ditanda-tangani oleh seluruh anggota Dewan Komisaris yang mengikuti rapat, didistribusikan kepada masing-masing anggota Dewan Komisaris dan

Coporate Secretary Bank, serta

didokumentasikan dengan baik.

7) Undangan rapat harus diupayakan disampaikan kepada peserta rapat minimal 5 (lima) hari kerja sebelum rapat dilaksanakan melalui email atau telepon.

8) Materi rapat Dewan Komisaris harus diupayakan didistribusikan kepada peserta rapat minimal 5 (lima) hari sebelum rapat dilaksanakan melalui email, atau hardcopy.

9) Seorang anggota Dewan Komisaris hanya dapat diwakili oleh kuasanya dalam rapat Dewan Komisaris oleh anggota Dewan Komisaris yang lain berdasarkan surat kuasa.

5) Dissenting opinions occurring in the BoC meetings and the underlying reasons of such dissenting opinions must be clearly stated in the minutes of meeting.

6) The BoC meeting resolutions shall be stated in minutes of meeting, signed by attendees, distributed to each members and Corporate Secretary, also properly documented.

7) Meeting invitation shall be disseminated to all participants at a minimum 5 (five) working days before the commencement of the meeting via email or telephone.

8) Materials of meeting shall be disseminated to all participants at a minimum 5 (five) days before the commencement of the meeting via email or hardcopy.

9) A BoC member can only be represented by at a meeting by another BoC member on the basis of Power of Attorney letter.

(16)

BoC Manual 10) Dalam hal anggota Dewan Komisaris

tidak dapat menghadiri rapat secara fisik, maka dapat menghadiri rapat melalui media teknologi, seperti telepon konferensi, video konferensi, atau sistem komunikasi lainnya yang dapat membuat semua peserta rapat mendengar, berbicara dan berpartisipasi secara langsung. Rapat dengan cara demikian harus dianggap sebagai kehadiran langsung dari anggota Dewan Komisaris tersebut, dan keputusan yang diambil dalam rapat tersebut dibuat secara tertulis dan ditandatangani oleh Ketua Rapat dan anggota Dewan Komisaris lainnya, sebagai persetujuan hasil rapat dan keputusan. Hasil rapat dan keputusan dengan cara demikian memiliki kekuatan yang sama dengan rapat Dewan Komisaris yang dihadiri semua peserta secara fisik.

11) Setiap anggota Dewan Komisaris yang mempunyai konflik kepentingan dengan Bank dalam suatu hal, harus menyatakan sifat kepentingannya tersebut dalam Rapat Dewan Komisaris dan tidak berhak untuk ikut dalam pengambilan suara mengenai hal tersebut, kecuali jika Rapat Dewan Komisaris menentukan lain.

10) In the event that a BoC member is unable to attend the meeting physically, he/she may participate via technology media, such as telephone conference, video conference, or other means of communication which enable all the participants speak and listen / participate actively. The BoC meeting in such method is considered valid, with the written resolutions of the meeting signed by the Chair person, and by other members of BoC as participants, as approval on the result and the resolutions of the meeting. The BoC meeting result and resolutions in such method has the same valid authority with the BoC meetings attended physically.

11) Each BoC member who has conflict of interest contrary to the Bank best interest in whatever form, shall disclose the nature of his interest at the BoC Meeting, and such BoC member shall not be entitled to cast vote for the related matter, unless otherwise determined by the BoC Meeting.

(17)

BoC Manual X. Program Peningkatan Kompetensi &

evaluasi Kinerja

X. Appropriate Competency Enhancement Program & Performance Evaluation 1) Dewan Komisaris memastikan

kompetensi, pengetahuan dan pemahaman perkembangan karakteristik & kompleksitas kegiatan perbankan senantiasa dimuktahirkan, melalui metode-metode sebagai berikut:

• Reguler yakni updating yang dilakukan sendiri mengenai perkembangan peraturan & regulasi, kondisi keuangan dan ekonomi serta isu lain yang relevan.

• Program Pengembangan, yakni mengikuti seminar, pelatihan, sertifikasi dan kegiatan lainnya yang sejenis.

• Program Penyegaran, yakni mengikuti kegiatan pelatihan dan seminar yang bersifat penyegaran pada berbagai penerapan dalam manajemen perbankan, seperti program penyegaran yang berlaku pada ketentuan penerapan manajemen risiko.

1) BOC has to ensure the updated competency, knowledge, and understanding on the growing characteristic and complexities of the banking activities by engaging in:

• Regular updating, i.e. actively self-updating of regulatory inquiries, financial & economic conditions, and other relevant issues.

• Development Program, i.e. attending seminars, training, certification and other similar activities.

• Refreshment program, i.e. attending training and seminars for updating competencies, such as in risk management application.

2) Evaluasi kinerja Dewan Komisaris dilakukan berdasarkan penilaian yang dilakukan sesuai dengan ketentuan Otoritas Jasa Keuangan / Bank Indonesia terkait Pelaksanaan dan Penilaian Good Corporate Governance (GCG).

3) Dewan Komisaris melakukan penilaian sendiri atas kinerja Dewan Komisaris

2) Performance of BoC shall be evaluated in accordance to the Regulation of Indonesia Financial Service Authority on the implementation and assessment of Good Corporate Governance (GCG).

3) The BoC shall conduct self-assessment on the collegial performance of the BoC

(18)

BoC Manual secara kolegial minimal sekali dalam

1 (satu) tahun.

4) Hasil penilaian sendiri kinerja Dewan Komisaris wajib diungkapkan dalam Laporan Tahunan Bank.

at a minimum once per year.

4) The performance result of self-assessment shall be disclosed in the Annual Report of the Bank.

XI. Penyesuaian & Perubahan XI. Amendment to Retain Adaptability Mempertimbangkan kompleksnya regulasi

fungsi tata kelola dan aktifitas Dewan Komisaris, maka Dewan Komisaris berwenang untuk melakukan penyesuaian dan perubahan terhadap manual ini jika diperlukan sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan – ketentuan yang berlaku.

Considering the complexity of Good Corporate Governance regulations and BoC activities, BoC reserves the right to amend this manual at any time on necessity, as far as not contradict with the prevailing regulations.

XII. Ketidaksesuaian & Lampiran XII. Discrepancy & Attachment

1) Jika ada ketidaksesuaian, pertentangan atau kekurangan apapun di antara salah satu ketentuan dalam manual ini dengan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan / Bank Indonesia, maka yang berlaku adalah Peraturan Otoritas Jasa Keuangan / Bank Indonesia.

2) Semua kegiatan Dewan Komisaris, baik berupa pedoman dan tata tertib, rapat, materi dan agenda rapat, notulen rapat, laporan dan hal lainnya, wajib diselenggarakan dan dibuat dalam bahasa Indonesia. Dalam hal adanya versi terjemahan ke bahasa Inggris untuk memenuhi kebutuhan stakeholders, maka versi bahasa Indonesia digunakan

1) In any events of discrepancy, dispute, or insufficiency between the content of this manual with other applicable regulations and provisions of Indonesia Financial Service Authority / Bank Indonesia, hence the applicable regulations and provisions of Indonesia Financial Service Authority / Bank Indonesia is applied. 2) Every BoC activities, such as manual,

meeting events, meeting material and agendas, minutes, report and other matters, are obliged to be held and made in Indonesian language. In case of English version is made to fulfill the needs of stakeholders, the Indonesia language version shall prevail in the event of difference interpretation,

(19)

BoC Manual untuk menyelesaikan timbulnya

perbedaan interpretasi, persepsi dan terjemahan.

perception and translation.

3) Untuk hal-hal rinci lebih lanjut yang mengatur tentang pelaksanaan aktifitas kegiatan Dewan Komisaris, termasuk uraian pekerjaan masing-masing anggota, merujuk pada Lampiran dari Pedoman ini.

3) For further details and reference of the BoC activities, including job descriptions of each member, please refer to this Manual attachment.

Pedoman dan Tata Tertib Dewan

Komisaris ini berlaku efektif sejak tanggal ditetapkan.

This BoC Manual comes into force as of the date of its enactment.

Ditetapkan di: Medan Pada tanggal: 5 Desember 2016