EVALUASI TINGKAT KEMATANGAN TATA KELOLA SISTEM PEMBELAJARAN ONLINE DAN INTERAKTIF MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA COBIT 5

(1)

Oleh : Okti Firnawati

Program Studi Magister Teknik Informatika Informatika Universitas Bina Darma Palembang Jalan Jenderal Ahmad Yani No. 12 Palembang

Email: oktifirnawati@gmail.com

Sistem Pembelajaran Online dan Interaktif (SIMPONI) is an academic information system used and created by Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Global Informatika Multi Data Palembang (STMIK GI MDP) to facilitate teaching and learning. Ease of use is required to access SIMPONI and information technology’s staff who are competent in managing SIMPONI. This research is aimed to evaluate the maturity level of IT governance in the implementation of academic information system services at STMIK GI MDP with COBIT 5 Framework.The method employed is a descriptive quantitative methods by using questionnaire. The focus of this research are in several domains of COBIT 5 such as, APO04, APO07, BAI04 and BAI08. Research results show for maturity level currently APO04 (Manage Innovation) is 2.58 on level of 3 (Defined Process). Maturity level currently APO07 (Manage Human Resources) is 3.06 on level of 3 (Defined Process). Maturity level currently BAI04 (Manage Availability and Capacity) is 3.56 level of 4 (Managed and Measurable). Maturity level currently BAI08 (Manage Knowledge) is 2.30 level of 2 (Repeatable but Intuitive). This result is compared with the expected maturity level of 5 (optimized), the comparison of the result is obtained by the value of the gap. To reduce this gap needs competent human resources, evaluation and training activities to improve SIMPONI based on COBIT 5 framework.

Keyword:COBIT 5, IT governance, framework, Maturity level

Sistem Pembelajaran Online dan Interaktif (SIMPONI) merupakan sistem informasi akademik yang digunakan dan dibuat oleh Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Global Informatika Multi Data Palembang (STMIK GI MDP) dalam kegiatan belajar mengajar. Kemudahan dalam mengakses SIMPONI dibutuhkan staf teknologi informasi yang kompeten dalam pengelolaannya. Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi tingkat kematangan tata kelola SIMPONI dengan menggunakan kerangka kerja COBIT 5. Metode yang digunakan yaitu deskriptif kuantitatif dengan instrumen penelitian berupa kuesioner.Fokus penelitian ini menggunakan beberapa domain COBIT 5 meliputi APO04, APO07, BAI04 dan BAI08. Hasil penelitian untuk tingkat kematangan pada domain proses APO04 (Manage Innovation) yaitu 2,58 yang berada pada level 3 yaitu Defined Process.Tingkat kematangan pada domain proses APO07 (Manage Human Resources) yaitu 3,06 yang berada pada level 3 yaitu Defined Process. Tingkat kematangan pada domain proses BAI04 (Manage Availability and Capacity) yaitu 3,56 yang berada pada level 4 yaitu Managed and Measureable. Tingkat kematangan pada domain proses BAI08 (Manage Knowledge) yaitu 2,30 yang berada pada level 2 yaitu Repeatable but Intuitive. Hasil ini dibandingkan dengan tingkat kematangan yang diharapkan yaitu berada pada level 5 yaitu Optimized diperoleh kesenjangan. Untuk mengatasi kesenjangan tersebut dibutuhkan sumber daya manusia yang kompeten, melakukan kegiatan evaluasi dan pelatihan untuk meningkatkan SIMPONI berstandar COBIT 5.

(2)

PENDAHULUAN

Sistem informasi (SI) telah menjadi alat yang integral, online, dan interaktif yang sangat terlibat pada operasi menit ke menit dan pembuatan keputusan pada organisasi besar.Selama satu dekade terakhir, sistem SI secara fundamental telah mengubah ekonomi organisasi dan meningkatkan kemungkinan mengelola pekerjaan (Hall, 2006). Dalam penerapan SI diperlukan Teknologi Informasi (TI) yang baik guna menunjang proses dari SI tersebut. Pemanfaatan TI di sebuah perguruan tinggi secara teori diyakini memberikan kemudahan dan efisien dalam kaitan dengan sistem administrasi. Namun demikian untuk mencapai kemudahan dan efisiensi administrasi dalam penerapan memerlukan tata kelola yang baik. Tujuan strategis dapat tercapai jika strategi yang telah direncanakan, dibuat, dan diterapkan, mampu dikelola dengan baik.

Fungsi-fungsi manajemen dalam suatu perguruan tinggi baik negeri maupun swasta masing-masing memiliki sistem informasi akademik (SIA). SIA digunakan untuk mempermudah dalam memperoleh informasi untuk pelaksanaan pekerjaan atau kelancaran kerja sivitas akademik.Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Global Informatika Multi Data Palembang (STMIK GI MDP) memiliki beberapa program studi (Prodi) yaitu Program Diploma III (DIII) dan Strata 1 (S1). Program DIII terdiri dari prodi Komputerisasi Akuntansi, sedangkan untuk Program S1 terdiri dari 3 (tiga) prodi yaitu Teknik Informatika dan Sistem Informasi.

Sistem Pembelajaran Online & Interaktif (SIMPONI) merupakan SIA yang digunakan oleh ketua, dosen, mahasiswa, Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi (UPT SI) serta Kepala Bagian Administrasi Akademik (BAAK) di STMIK GI MDP untuk mempermudah dalam mendapatkan informasi yang berhubungan dengan input data mahasiswa, jadwal perkuliahan, materi dan tugas perkuliahan, forum, silabus dan kurikulum, pengumuman akademik, dan nilai mata kuliah. SIMPONI mampu memberikan efek positif bagi penggunanya dengan meringankan semua kegiatan dalam hal

belajar mengajar, serta kemajuan dari STMIK GI MDP itu sendiri.Penggunaan SIMPONI

dapat diakses melalui

www.simponi.mdp.ac.id.

Seiiring dengan perkembangan teknologi berbasis telepon pintar, penggunaan SIMPONI juga dibuat berbasis android.Android merupakan sistem operasi yang saat ini merajai sistem operasi yang paling banyak digunakan di Indonesia yaitu

sebesar 59.91% menurut

www.id.techinasia.com. SIMPONI berbasis android ini dapat diunduh melalui playstore dengan kata kunci SIMPONI. Penggunaan SIMPONI berbasis android dirasa kurang maksimal karena fitur yang ditampilkan sedikit berbeda dengan penggunaan SIMPONI berbasis website. Setelah SIMPONI berbasis website dan berbasis android telah dikembangkan, maka untuk mendukung visi STMIK GI MDP yaitu “Menjadi perguruan tinggi berbasis teknologi Informasi yang unggul di tingkat nasional pada tahun 2028” dengan acuan berupa tata nilai kreativitas dan inovasi membuat STMIK GI MDP akan berusaha membuat inovasi berupa SIMPONI berbasis iOS Programming. Namun untuk mewujudkan hal tersebut diperlukan sumber daya manusia untuk membuat dan mengelolanya.

Untuk mengetahui sejauh mana pengelolaan SIMPONI baik yang berbasis website maupun android yang telah digunakan oleh STMIK GI MDP, maka perlu dilakukan pengukuran dengan menggunakan metode serta kerangka kerja yang baik. Alat atau tools yang digunakan untuk melakukan evaluasi mengenai tata kelola SIMPONI adalah dengan menggunakan Control Objective for Information and Related Technology 5 (COBIT 5). COBIT 5 merupakan kerangka kerja tata kelola TI dan alat pendukung yang memungkinkan manajer untuk menjembatani kesenjangan/celah diantara kebutuhan kontrol, masalah teknis dan risiko bisnis. COBIT memungkinkan pengembangan kebijakan yang jelas dan praktek yang baik untuk mengontrol teknologi informasi di seluruh organisasi.COBIT menekankan kepatuhan terhadap peraturan, membantu organisasi untuk meningkatkan

(3)

nilai diperoleh dari teknologi informasi, memungkinkan keselarasan dan menyederhanakan pelaksanaan kerangka COBIT (ISACA, 2012). Putra (2015) dalam penelitiannya menjelaskan bahwa COBIT 5 dianggap telah menyediakan suatu parameter penilaian yang dapat memberikan ukuran sejauh mana pengelolaan TI pada SIA dengan menggunakan maturity model yang bisa digunakan untuk menilai tingkat kematangan (maturity model).

Maturity model COBIT 5 tidak bermaksud untuk mengukur suatu tingkatan secara sangat akurat atau memberikan sertifikasi ketika suatu tingkat tercapai, tetapi lebih kepada suatu gambaran akan kondisi relevan akan beberapa tingkat kematangan yang akan dicapai. Model ini sangat tepat ketika manajemen ingin melihat kesesuaian kondisi pengembangan teknologi informasi dengan harapan dan proses bisnis. Kematangan yang tepat dipengaruhi oleh tujuan bisnis perusahaan, lingkungan operasional dan praktek industri. Secara spesifik, tingkat kematangan manajemen tergantung pada ketergantungan perusahaan akan TI, kecanggihan teknologinya dan nilai dari informasi (IT Governance Institute, 2007).

Ruang Lingkup Penelitian

Adapun ruang lingkup penelitian dalam pembuatan tesis ini adalah sebagai berikut: a. Evaluasi tingkat kematangan tata kelola

SIA yaitu SIMPONI studi kasus di STMIK GI MDP.

b. Penentuan proses-proses tingkat pengelolaan TI menggunakan framework COBIT 5 pada domain meliputi manage innovation (APO04), manage human resources (APO07), managed availability and capacity(BAI04), dan manage knowledge (BAI08).

c. Penyebaran kuesioner diberikan kepada pengguna SIMPONI yaitu ketua, dosen, mahasiswa semeter 3 (tiga) sampai dengan mahasiswa semester 8 (delapan), Bagian Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi (UPT SI) serta Kepala Bagian Administrasi Akademik (BAAK) di STMIK GI MDP.

d. Penyebaran kuesioner khususnya mahasiswa hanya dilakukan oleh mahasiswa semeter 3 (tiga) sampai dengan mahasiswa semester 8 (delapan) karena mahasiswa tersebut dianggap

sudah terbiasa menggunakan sehingga dalam pengisian kuesioner akan menjadi lebih baik.

Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah: a. Menentukan domain-domain yang

digunakan dalam mengevaluasi tingkat kematangan SIMPONI STMIK GI MDP. b. Menganalisis pada level berapakah

tingkat kematangan tata kelola SIMPONI menggunakan kerangka kerja COBIT 5 pada STMIK GI MDP.

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini yaitu: a. Meningkatkan efisiensi dan produktifitas

di setiap bagian dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa.

b. Bagi institusi, memberikan suatu usulan atau masukan pengelolaan TI di STMIK GI MDP sehingga selaras dengan visi STMIK GI MDP yaitu menjadi perguruan tinggi berbasis teknologi informasi yang unggul di tingkat nasional pada tahun 2028.

c. Bagi mahasiswa, memberikan gambaran, pengetahuan dan pemahaman tentang evaluasi tingkat kematangan SIMPONI dengan menggunakan kerangka kerja COBIT 5 pada STMIK GI MDP

d. Bagi penulis, sebagai sarana penerapan ilmu teori yang diperoleh dari perkuliahan pada dunia nyata.

KAJIAN PUSTAKA COBIT 5

Menurut ISACA (2012) COBIT 5 adalah salah satu kerangka bisnis untuk tata kelola dan manajemen perusahaan IT. Versi evolusiner ini menggabungkan pemikiran terbaru dalam tata kelola perusahaan dan teknik manajemen, serta menyediakan prinsip-prinsip, praktek, alat-alat analisis dan model yang diterima secara global untuk membantu meningkatkan kepercayaan, dan nilai dari sistem informasi.

Manfaat COBIT 5 bagi perusahaan dan para manager pelaksananya yaitu bekerja keras untuk :

a. Menjaga kualitas informasi untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis.

b. Menghasilkan nilai bisnis dari investasi pemanfaatan IT, yaitu, mencapai tujuan strategis dan merealisasikan manfaat

(4)

bisnis melalui penggunaan IT yang efektif dan inovatif.

c. Mencapai keunggulan operasional melalui penerapan teknologi yang handal dan efisien.

d. Menjaga resiko yang berhubungan dengan penerapan pada tingkat yang masih bisa ditoleransi.

e. Mengoptimalkan biaya penggunaan IT service dan teknologi.

Tujuan utama COBIT adalah memberikan kebijaksanaan yang jelas dan latihan yang bagus bagi IT governance bagi organisasi di seluruh dunia untuk membantu manajemen senior untuk memahami dan mengatur risiko yang berhubungan dengan TI.

COBIT 5 menyediakan sebuah kerangka yang komprehensif dalam membantu perusahaan untuk mencapai tujuan mereka didalam tata kelola dan manajemen TI perusahaan. Kerangka kerja COBIT 5 memungkinkan TI untuk diatur dan dikelola secara holistik untuk seluruh perusahaan, dimana mengambil dalam bisnis secara penuh end-to-end bisnis dan bidang fungsional TI yang bertanggungjawab, dimana mengingat kepentingan TI berkaitan dengan pemangku kepentingan internal maupun eksternal yang berupa prinsip-prinsip, berikut ini adapun prinsip dari framework COBIT 5, antara lain :

Gambar 1. Prinsip COBIT 5 Tingkat Kematangan (Maturity Level)

Salah satu alat pengukuran dari

kinerja suatu sistem teknologi informasi

adalah tingkat kematangan (maturity

level).

Tingkat

kematangan

untuk

pengelolaan dan pengendalian pada proses

teknologi

informasi

didasarkan

pada

metode evaluasi

organisasi sehingga dapat

mengevaluasi sendiri dari level 0 (tidak ada)

hingga level 5 (Optimis).

Pendefinisian tingkat kematangan suatu proses teknologi informasi, COBIT mempunyai tingkat kematangan untuk mengontrol proses-proses TI dengan menggunakan metode penilaian (scoring) sehingga organisasi dapat menilai proses-proses TI yang dimilikinya (ITGI:2007).

Urutan tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi dalam sebuah perusahaan dapat dilihat pada Gambar 2 dibawah ini:

Gambar 2. Tingkat Kematangan COBIT 5

Jika dikelompokkan berdasarkan tingkat kematangan maka dapat dijelaskan pada tabel 1 dibawah ini:

Tabel 1. Indeks Kematangan COBIT 5 Indeks

Kematangan

Tingkat Kematangan 0 – 0.49 0 – Non-existent

0.50 – 1.49 1 – Initial/Ad Hoc

1.50 – 2.49 2 – Repeatable but Intuitive

2.50 – 3.49 3 – Defined Process

3.50 – 4.49 4-Managed and Measureable

4.50 – 5.00 5 - Optimised Sumber: Ignatius (2010)

Keterangan masing-masing level seperti penjelasan dibawah ini:

a. Non-existent

Kekurangan yang menyeluruh terhadap proses apapun yang dapat dikenali.

b. Initial/Ad Hoc

Pada level ini terdapat bukti bahwa perusahaan mengetahui adanya permasalahan yang harus diatasi.

c. Repeatable but Intuitive

Proses dikembangkan ke dalam tahapan dimana prosedur serupa diikuti oleh pihak-pihak yang berbeda untuk pekerjaan yang sama.

(5)

d. Defined

Prosedur distandarisasi dan didokumentasikan kemudian dikomunikasikan melalui pelatihan.

e. Managed

Manajemen perusahaan telah memiliki sejumlah indikator untuk mengawasi dan mengukur kepatutan terhadap prosedur dan mengambil tindakan jika proses tidak dapat dikerjakan secara efektif.

f. Optimized

Proses telah dipilih ke dalam tingkat praktek yang baik, berdasarkan hasil dari perbaikan berkelanjutan dan permodelan kedewasaan dengan perusahaan lain. Teknologi informasi digunakan sebagi cara terintegrasi untuk mengotomatisasi alur kerja, penyediaan alat untuk peningkatan kualitas dan efektifitas serta membuat perusahaan cepat beradaptasi.

METODOLOGI PENELITIAN Lokasi Penelitian

Penelitian dilakukan di STMIK GI MDP yang ada di Jl. Rajawali No. 14 Palembang.

Desain Penelitian

Desain dalam penelitian ini adalah penelitian evaluasi deskriptif kuantitatif yaitu penelitian yang membandingkan suatu kejadian dengan standar program yang telah ditetapkan dengan menjelaskan hubungan antar variabel dengan menganalisis data numerik menggunakan metode statistic (Sugiyono 2013: 11).

Operasional Variabel

Tabel 2. Definisi Operasional Variabel

3. manage availabilit y and capacityat au mengelola persediaan dan kapasitas (BAI04) Daya tampung atau penyimpanan suatu sistem - Ketersediaan sistem - Dampak bisnis - Rencana baru - Penambahan Kapasitan sistem 4. manage knowledge atau mengelola pengetahu an (BAI08) informasi yang telah dikombinasikan dengan pemahaman dan potensi yang ada pada pikiran seseorang - Fasilitas - Sumber informasi - Pengetahuan - Evaluasi Pengetahuan

Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data merupakan teknik atau cara yang dilakukan untuk mengumpulkan data. Pada penelitian ini instrumen pengumpul data yang digunakan berupa kuesioner. Responden dalam penelitian ini adalah pengguna SIMPONI terdiri dari ketua, dosen, mahasiswa semeter 3 (tiga) sampai dengan mahasiswa semester 8 (delapan), Bagian UPT SI, serta Kepala Bagian Administrasi Akademik (BAAK) di STMIK GI MDP. Jumlah mahasiswa semeter 3 (tiga) sampai dengan mahasiswa semester 8 (delapan) di STMIK GI MDP yaitu 922 orang yang terdiri dari 545 mahasiswa Sistem Informasi (SI), 347 mahasiswa teknik informatika dan 30 orang mahasiswa Komputerisasi Akuntansi (KA) serta dosen tetap sebanyak 42 orang. Karena ada unsur populasi mahasiswa dan dosen berkarakteristik heterogenitas, maka peneliti menggunakan teknik pengambilan sampel untuk sempel mahasiswa dan dosen yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah Proportionate Stratified Random Sampling yaitu teknik pengambilan sampel yang mempunyai anggota/unsur yang heterogen dan berstrata secara proposional dari setiap elemen populasi yang dijadikan sampel dan sampel dilakukan secara random atau acak (Sugiyono, 2011:61). Jadi sampel yang diambil untuk menjadi responden kuesioner yaitu ketua, kepala BAAK, 2 orang dari bagian UPT SI, sampel mahasiswa SI sebanyak 54 orang, sampel mahasiswa TI sebanyak 35 orang, sampel mahasiswa KA sebanyak 3 orang , serta

No Variabel Definisi Indikator

1. Manage innovation atau mengelola inovasi (APO04) Suatu penemuan baru yang berbeda dari yang sudah ada atau yang sudah dikenal. - Lingkungan - Evaluasi fitur - Potensi - Inisiatif 2. Manage human resources atau mengelola sumber daya manusia (APO07) individu yang bekerja sebagai penggerak suatu organisasi, baik institusi maupun perusahaan dan berfungsi sebagai aset yang harus dilatih dan dikembangkan kemampuannya - Kebutuhan - Personil kunci TI - Pelatihan dan Keterampilan - Prestasi Kerja

(6)

sampel dosen tetap sebanyak 4 orang. Jadi total dari semua responden kuesioner berjumlah 100 orang.

Teknik Analisa Data

Analisis data dilakukan untuk mengolah setiap jawaban penyataan dari responden mengenai tingkat kematangan SIA pada STMIK GI MDP. Instrumen penelitian yang digunakan pada penelitian ini adalah kuesioner yang disusun menurut indikator penelitian yang diperoleh dari pengembangan hasil kajian pustaka. Perhitungan tingkat kematangan pada setiap pernyataan dalam proses pada COBIT 5 menggunakan modifikasi skala likert. Skala likert menurut Sugiyono (2009:93) yaitu skala likert digunakan untuk mengukur sikap, pendapat dan persepsi seseorang atau kelompok orang tentang fenomena sosial.

Tabel 3. Skala Penilaian

No. Skala Likert Indeks

1. Sangat Setuju (SS) 4

2. Setuju (S) 3

3. Tidak Setuju (TS) 2 4. Sangat Tidak Setuju (STS) 1

Rumus perhitungan total nilai tingkat kematangan di dalam COBIT 5 dapat dicari dengan cara sebagai berikut:

𝐼𝑛𝑑𝑒𝑘𝑠 =

∑𝐽𝑎𝑤𝑎𝑏𝑎𝑛

∑𝑃𝑒𝑟𝑛𝑦𝑎𝑡𝑎𝑎𝑛 𝐾𝑢𝑒𝑠𝑖𝑜𝑛𝑒𝑟

Sumber: Ignatius (2010)

HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil Penilaian Tingkat Kematangan Tiap Domain Proses

Berdasarkan hasil kuesioner evaluasi tingkat kematangan tata kelola sistem pembelajaran online dan interaktif menggunakan kerangka kerja COBIT 5 dengan responden sebanyak 100 orang, maka hasil penilaian tingkat kematangan tiap domain proses dapat dilihat sebagai berikut:

a. Domain Proses APO04 (Manage Innovation)

Tabel 4. Tingkat Kematangan Domain Proses APO04

Aktivitas Proses

Deskripsi Aktivitas Tingkat

Kematangan APO04.1 Menciptakan lingkungan yang kondusif untuk inovasi. 2,35

APO04.3 Memantau dan

memindai teknologi lingkungan hidup.

3,2

APO04.4 Menilai potensi

muncul teknologi dan ide-ide inovasi.

2,81

APO04.5 Kenalkan tepat

inisiatif lebih lanjut.

1,27

APO04.6 Memantau

pelaksanaan dan penggunaan inovasi.

3,26

Rata-rata Tingkat Kematangan 2,58

Tingkat kematangan dari penilaian terhadap 100 responden pada domain proses APO04 yaitu 2,58. Hal tersebut berdasarkan 5 (lima) pernyataan yang diajukan peneliti terhadap responden yaitu:

1. Lingkungan di STMIK MDP kurang mendukung untuk membuat inovasi terbaru yang berhubungan dengan forum pada SIMPONI

2. STMIK MDP telah melakukan evaluasi mengenai forum pada SIMPONI

3. Tools pada fitur SIMPONI sulit untuk digunakan

4. Tidak adanya panduan dalam menggunakan fitur forum pada SIMPONI 5. Perlu adanya evaluasi dan perbaikan yang dilakukan STMIK MDP terhadap fitur-fitur yang ada pada forum di SIMPONI. Tingkat kematangan 2,58 menujukkan level 3 (Defined Process) yaitu proses sudah berhasil dijalankan namun harus diikuti dan disosialisasikan. Prosedurnya kurang lengkap namun dapat dilakukan apabila telah disosialisasikan dengan baik. Tingkat kematangan tersebut dapat disimpulkan bahwa mengelola inovasi dalam forum pada SIMPONI sangat dibutuhkan seperti dengan menambahkan jenis huruf pada forum, gambar-gambar ataupun emoticon yang bergerak untuk mengekspresikan agar forum dapat digunakan secara maksimal serta dapat menambahkan fitur pemberitahuan apabila mahasiswa atau dosen telah membalas forum yang sedang diaktifkan.

(7)

b. Domain Proses APO07 (Manage Human Resources)

Tabel 5. Tingkat Kematangan Domain Proses APO07

Kematangan APO07.1 Menjaga kepegawaian

dengan baik.

2,87

APO07.2 Mengidentifikasi

personil kunci TI.

2,46

APO07.3 Menjaga keterampilan

dan kompetensi personil.

3,63

APO07.4 Mengevaluasi prestasi

kerja karyawan.

2,76

APO07.5 Memahami dan

melacak penggunaan IT dan sumber daya bisnis manusia.

3,57

Rata-rata Tingkat Kematangan 3,06

Tingkat kematangan dari penilaian terhadap 100 responden pada domain proses APO07 yaitu 3,06. Hal tersebut berdasarkan 5 (lima) pernyataan yang diajukan peneliti terhadap responden yaitu:

1. Kebutuhan dari Staf IT belum terpenuhi 2. Tidak adanya pembagian tugas dari UPT

SI sehingga SIMPONI berbasis android jarang diperbarui

3. Perlu adanya pelatihan untuk UPT SI 4. STMIK MDP telah melakukan evaluasi

prestasi kerja UPT SI

5. SIMPONI berbasis android sangat membantu mahasiswa dan dosen dalam meningkatkan kegiatan belajar dan mengajar.

Tingkat kematangan 3,06 menunjukkan level 3 (Defined Process) yaitu proses sudah berhasil dijalankan namun harus diikuti dan disosialisasikan. Prosedurnya telah disosialisasikan dengan baik. Tingkat kematangan tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam mengelola SIMPONI berbasis android sudah baik namun perlu adanya kesamaan antara SIMPONI berbasis web dengan SIMPONI berbasis android. Kesamaan tersebut diantaranya informasi yang berupa pengumuman, pengambilan antrian untuk pengisian kartu studi mahasiswa, serta kalender skripsi atau kerja praktik.

Pembagian tugas UPT SI perlu dilakukan agar pengelolaan SIMPONI berjalan secara maksimal. Pembagian tugas tersebut meliputi penjadwalan ataupun tanggung jawab UPT SI dalam mengelola SIMPONI harus tepat sehingga mahasiswa ataupun dosen yang telah

mengunggah SIMPONI berbasis android menjadi lebih efektif dalam menjalankan kegiatan belajar dan mengajar.

c. Domain Proses BAI04 (Manage Availbility and Capacity)

Tabel 6. Tingkat Kematangan Domain Proses BAI04

Kematangan

BAI04.1 Menilai ketersediaan

saat ini, kinerja dan kapasitas dan menciptakan garis dasar

3,7

BAI04.2 Menilai dampak

bisnis.

3,77

BAI04.3 Rencana baru atau

diubah persyaratan layanan.

3,69

BAI04.4 Memantau dan

meninjau

ketersediaan dan kapasitas.

3,17

BAI04.5 Selidiki dan

ketersediaan alamat, kinerja dan kapasitas masalah.

3,47

Tingkat kematangan dari penilaian terhadap 100 responden pada domain proses BAI04 yaitu 3,56. Hal tersebut berdasarkan 5 (lima) pernyataan yang diajukan peneliti terhadap responden yaitu:

1. STMIK GI MDP telah memantau ketersediaan kapasitas sistem dalam pengelolaan SIMPONI

2. Server down pada saat penginputan nilai batas akhir yang berdampak negatif pada proses bisnis

3. STMIK GI MDP telah merencanakan dan memprioritaskan ketersediaan kapasitas sistem dalam pengelolaan SIMPONI 4. Perlu adanya penambahan kapasitas

sistem untuk menunjang kegiatan belajar mengajar

5. UPT SI telah memberikan laporan mengenai kapasitas sistem untuk proses penganggaran

Tingkat kematangan 3,56 menunjukkan level 4 (Managed and Measureable) yaitu proses dikembangkan dengan baik dan memberikan hasil yang baik. Kapasitas dan persediaan sistem dinilai masih bisa untuk dilanjutkan atau belum perlu ditambahkan karena server down terjadi akibat penginputan nilai yang dilakukan dosen diakhir batas yang

(8)

telah ditentukan. Jika dosen diberi jadwal yang berbeda pada saat penginputan nilai, server down bisa diminimalisir dan bisa dicegah.Evaluasi terhadap persediaan sistem perlu dilakukan agar ketersediaan sistem dapat dipantau dan diawasi untuk mencegah server down baik pada saat penginputan nilai ataupun pada saat SIMPONI digunakan setiap hari. d. Domain Proses BAI08 (Manage

Knowledge)

Tabel 7. Tingkat Kematangan Domain Proses BAI08

Kematangan

BAI08.1 Memfasilitasi budaya

berbagi pengetahuan.

3,22

BAI08.2 Mengidentifikasi dan

mengklasifikasikan sumber informasi.

1,87

BAI08.3 Mengatur dan

informasi kontekstualisasi menjadi pengetahuan.

1,78

BAI08.4 Penggunaan dan

berbagi pengetahuan.

1,71

BAI08.5 Mengevaluasi dan

pensiun informasi.

2,91

Tingkat kematangan dari penilaian terhadap 100 responden pada domain proses BAI08 yaitu 2,30. Hal tersebut berdasarkan 5 (lima) pernyataan yang diajukan peneliti terhadap responden yaitu:

1. SIMPONI berbasis iOS sangat dibutuhkan.

2. Perlu adanya fasilitas komputer berbasis iOS agar staf UPT SI dapat mempelajari iOS programming.

3. Perlu adanya pelatihan agar SIMPONI berbasis iOS dapat dibuat.

4. Perlu adanya penambahan staf yang mampu mengelola dan membuat aplikasi berbasis iOS programming.

5. STMIK GI MDP telah mengevaluasi mengenai pengetahuan yang dimiliki Staf UPT SI.

Tingkat kematangan 2,30 menunjukkan level 2 (Repeatable but Intuitive) yaitu proses dikembangkan kedalam tahapan dimana prosedur serupa diikuti oleh pihak-pihak yang berbeda untuk pekerjaan yang sama. Tidak terdapat pelatihan formal atau pengkomunikasian prosedur standar.SIMPONI berbasis iOS sangat dibutuhkan karena smartphone berbasis iOS sudah banyak digunakan oleh dosen maupun mahasiswa.

Harapan dosen maupun mahasiswa agar SIMPONI berbasis iOS dapat terwujud sehingga tag line STMIK GI MDP yaitu kampus inovasi benar-benar terjadi. Untuk mewujudkan hal tersebut maka perlu adanya fasilitas berupakomputer berbasis iOS di ruang UPT SI serta hal-hal lain yang dapat menunjang kegiatan dalam pengembangan SIMPONI berbasis iOS.Adanya penambahan staf UPT SI pun juga dapat dilakukan mengingat staf UPT SI hanya 2 (dua) orang sehingga sulit untuk mengembangkan sistem yang banyak hanya 2 (dua) orang saja. Evaluasi terhadap pengetahuan juga menjadi hal yang penting untuk dilakukan.

Berdasarkan hasil penilaian dari setiap domain proses, dapat disimpulkan bahwa tingkat kematangan tertinggi domain proses yaitu BAI04 (Manage Availability and Capacity) yaitu 3,56 yang berada pada level 4 yaitu Managed and Measureable. Tingkat kematangan tertinggi kedua setelah BAI04 adalah domain proses APO07 (Manage Human Resources) yaitu 3,06 yang berada pada level 3 yaitu Defined Process. Tingkat kematangan tertinggi ketiga setelah APO07 adalah domain proses APO04 (Manage Innovation) yaitu 2,58 yang berada pada level 3 yaitu Defined Process. Sedangkan untuk Tingkat kematangan terendah adalah domain proses BAI08 (Manage Knowledge) yaitu 2,30 yang berada pada level 2 yaitu Repeatable but Intuitive. Grafik dari hasil kuesioner yang telah dikelola pada proses ini dapat dilihat pada gambar 3 berikut ini:

Gambar 3. Grafik Tingkat Kematangan SIMPONI

Analisis Kesenjangan Tingkat Kematangan

Berdasarkan tingkat kematangan saat ini yang telah diperoleh dari hasil kuesioner, jika dibandingkan dengan tingkat kematangan yang diharapkan yaitu berada pada level 5

0 1 2 3 4

APO04 APO07 BAI04 BAI08

Tingkat Kematangan

(9)

(Optimized) ternyata masih terdapat kesenjangan. Selanjutnya dilakukan analisis terhadap masing-masing domain proses agar dapat memberikan kemudahan bagi pengelolaan terhadap teknologi informasi. Analisis kesenjangan antara tingkat kematangan saat ini dengan tingkat kematangan yang diharapkan dapat dilihat pada tabel 8 dibawah ini:

Tabel 8. Perbandingan Tingkat Kematangan

Domain Proses Tingkat Kematangan Saat ini Diharapkan Kesenjangan = (Diharapkan – Saat Ini) APO04 2,58 5 5 – 2,58 = 2,42 APO07 3,06 5 5 – 3,06 = 1,94 BAI04 3,56 5 5 – 3,56 = 1,44 BAI08 2,30 5 5 – 2,30 = 2,70

Adapun grafik tingkat kematangan tata kelola sistem pembelajaran online dan interaktif pada STMIK GI MDP untuk semua domain sebagai berikut:

Gambar 4. Grafik Perbandingan Tingkat Kematangan

PENUTUP Kesimpulan

Kesimpulan yang didapat dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Tingkat kematangan tertinggi domain proses yaitu BAI04 (Manage Availability and Capacity) yaitu 3,56 yang berada pada level 4 yaitu Managed and Measureable yaitu pada tahap ini STMIK GI MDP telah memiliki sejumlah indikator untuk mengawasi dan mengukur kepatutan terhadap prosedur dalam mengambil keputusan dan tindakan jika proses tidak berjalan secara efektif. b. Tingkat kematangan tertinggi kedua

setelah BAI04 adalah domain proses APO07 (Manage Human Resources) yaitu 3,06 yang berada pada level 3 yaitu Defined Process yaitu prosedur yang

distandarisasi dan didokumentasikan kemudian dikomunikasikan melalui pelatihan. Pelatihan yang dilakukan dalam domain proses ini adalah pelatihan dalam melakukan pengembangan terhadap SIMPONI berbasis android. c. Tingkat kematangan tertinggi ketiga

setelah APO07 adalah domain proses APO04 (Manage Innovation) yaitu 2,58 yang berada pada level 3 yaitu Defined Process. prosedur yang distandarisasi dan didokumentasikan kemudian dikomunikasikan dengan mengubah budaya dan pola pikir bagi mahasiswa dan dosen mengenai berbagi pengetahuan tidak hanya dalam proses bertatap muka tetapi bisa menggunakan forum yang telah disediakan oleh SIMPONI. Dengan mengubah persepsi tersebut maka forum yang ada SIMPONI bisa digunakan dengan baik dan maksimal serta dapat menambahkan fitur pemberitahuan seperti pemberitahuan melalui email apabila mahasiswa atau dosen telah membalas forum yang sedang diaktifkan.

d. Tingkat kematangan terendah adalah domain proses BAI08 (Manage Knowledge) yaitu 2,30 yang berada pada level 2 yaitu Repeatable but Intuitive yaitu proses dikembangkan kedalam tahapan dimana prosedur serupa diikuti oleh pihak-pihak yang berbeda untuk pekerjaan yang sama. Tidak terdapat pelatihan formal atau pengkomunikasian prosedur standar. Harapan dosen maupun mahasiswa agar SIMPONI berbasis iOS dapat terwujud sehingga tag line STMIK GI MDP yaitu kampus inovasi benar-benar terjadi.

Saran

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, peneliti memiliki beberapa saran yang dapat dipertimbangkan oleh STMIK GI MDP untuk memperbaiki tata kelola SIMPONI. Adapun saran yang dimaksud adalah sebagai berikut:

a. Untuk meningkatkan tata kelola SIMPONI pada domain proses APO04, APO07, BAI04, dan BAI08 yang harus dilakukan adalah pada domain proses APO04 dengan mengubah budaya dan pola pikir bagi mahasiswa dan dosen mengenai berbagi pengetahuan tidak hanya dalam proses bertatap muka tetapi bisa menggunakan forum yang telah

0 1 2 3 4 5 APO04 APO07 BAI04 BAI08 Diharapkan Saat Ini

(10)

disediakan oleh SIMPONI. Dengan mengubah persepsi tersebut maka forum yang ada SIMPONI bisa digunakan dengan baik dan maksimal. Pembagian tugas UPT SI perlu dilakukan agar pengelolaan SIMPONI berjalan secara maksimal adalah yang harus dilakukan pada domain proses APO07. Hal-hal yang harus dilakukan untuk domain proses BAI04 adalah memberikan dosen jadwal yang berbeda pada saat penginputan nilai. Dapat terwujudnya SIMPONI berbasis iOS merupakan saran yang penulis berikan untuk domain proses BAI08. b. Melakukan evaluasi rutin guna

meningkatkan tata kelola SIMPONI berstandar COBIT 5 khususnya mengenai mengelola inovasi, mengelola sumber daya manusia, mengelola kapasitas dan persediaan sistem serta mengelola pengetahuan.

c. STMIK GI MDP sebaiknya dapat membuat SIMPONI berbasis iOS agar dapat kegiatan belajar dan mengajar dalam berjalan lebih baik lagi. Untuk membuat SIMPONI berbasis iOS diperlukan sumber daya manusia yang handal dan kompeten dalam mengelola SIMPONI berbasis iOS mengingat pemrograman berbasis iOS masih sedikit awam di Palembang.

d. Pada penelitian selanjutnya diharapkan melakukan evaluasi tata kelola SIMPONI khususnya SIMPONI berbasis android atau bila memang terwujud SIMPONI berbasis iOS.

DAFTAR PUSTAKA

Guyton, A.C. and Hall, J.E., 2006. Textbook of Medical Physiology. 11th ed. Philadelphia, PA, USA: Elsevier Saunders.

ISACA.(2012). Enabling Process. ISACA IT Governance Institute. 2007. COBIT 4.1.

Framework, Control Objectives, Management Guidelines, Maturity Models. IT Governance Institute.

Mastan, Ignatius Adrian. 2010. Audit

Sistem

Informasi

Perpustakaan

STIKOM Surabaya Menggunakan

Standar COBIT. SNASTI 2010,

OSIT – 49. Surabaya.

Noviandari, Leni. Android dan browser Opera dominasi pengguna mobile Indonesia selama 2014, Diakses 21 Oktober 2015, dari www.id.techinasia.com.

Putra, I Gusti Lanang Agung Raditya.2015. Evaluasi Tata Kelola Sistem Informasi Akademik Berbasis COBIT 5 di Universitas Pendidikan Ganesha. Jurnal Buana Informatika, Volume 6, Nomor 4, Oktober 2015: 279-288.

Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Pendidikan. Bandung: Alfabeta.

Sugiyono. 2013. Metode Penelitian Bisnis. Bandung: Pusat Bahasa Depdiknas.

STMIK GI MDP, Sistem Pembelajaran Online dan Interaktif, Diakses 01 September 2015, dari www.simponi.mdp.ac.id STMIK GI MDP, Struktur Organisasi,

Diakses 10 September 2015, dari www.mdp.ac.id

STMIK GI MDP, Visi Misi dan Tata Nilai, Diakses 10 September 2015, dari www.mdp.ac.id