BAB 7
STUDI KASUS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
SIKLUS PENGGAJIAN
Gambaran Kasus Siklus Penggajian
Siklus penggajian pada Golden Audio Variasi Mobil berasal dari aktivitas kerja karyawan. Siklus berawal dari penginputan data kaeryawan, tarif pengenaan gaji per hari berdasarkan spesialisasi keahlian karyawan, tunjangan makan siang, tarif uang lembur, tunjangan makan lembur. Data tersebut akan digunakan untuk daftar perhitungan gaji. Gaji diberikan kepada karyawan setiap seminggu sekali. Selanjutnya pemilik akan menginput kehadiran karyawan setiap hari untuk mengantisipasi adanya karyawan yang melakukan kecurangan dalam absensi. Jam kerja dimulai pada pukul 08.00 hingga 17.00. Untuk lembur sendiri maksimal 3 jam dari pukul 17.00 hingga 20.00.
Rancangan Sistem Siklus Penggajian Rancangan DFD
Untuk membantu mempermudah dalam perancangan sistem menggunakan beberapa alat bantu perancangan sistem, diantaranya sebagai berikut: a. Diagram Konteks
Diagram Konteks adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas eksternal dengan sistem yang akan menghasilkan laporan yang diinginkan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini
Gambar 7.1 Diagram Konteks
b. Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Siklus Penggajian
Dari DFD Level 0 di atas terdapat tiga proses yang dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Proses 1.0 adalah proses pencatatan dimana pengolahannya yang langsung dengan tabel karyawan, dan tabel jam kerja.
2. Proses 2.0 adalah proses perhitungan gaji 3. Proses 3.0 adalah proses pembuatan laporan
Rancangan ERD
REA
Gambar 7.3 REA Rancangan Userinterface
Perancangan Sistem PadaMicrosoft Access
Di dalam pembuatan program dibutuhkan suatu spesifikasi file yang dimasukkan untuk mempermudah kerja sistem komputer dalam melakukan pemrograman, yang dapat dilihat dalam tabel berikut ini:
TABEL
Tabel User
Gambar 7.4 Tabel User Tabel 7.1 Tabel User
Nama Tabel : tbl_user
No Nama Field Tipe Data Ukuran
1. Username Short Text 25
Tabel User meliputi informasi username dan password untuk login ke sistem. Fungsi dari adanya tabel ini adalah untuk fungsi keamanan. Dimana yang dapat mengakses sistem ini hanya pemilik dan orang yang diberi kepercayaan untuk mengetahuipassword tersebut.
Tabel Jam Kerja
Gambar 7.5 Tabel Jam Kerja Tabel 7.2 Tabel Jam Kerja Nama Tabel : TblJamKerja
No Nama Field Tipe Data Ukuran
1. Tanggal Waktu Kerja Date/Time Short Date
2. Kode Pegawai Number Long Integer
3. Jam Mulai Kerja Date/Time Medium Time
4. Jam Selesai Kerja Date/Time Medium Time
5. Jam Mulai Lembur Date/Time Medium Time
6. Jam Selesai Lembur Date/Time Medium Time
Tabel Jam Kerja meliputi informasi mengenai tanggal waktu bekerja setiap karyawan, kode pegawai, jam mulai & jam selesai bekerja.
Tabel Pegawai
Tabel 7.3 Tabel Pegawai
Nama Tabel : TblPegawai
Primary Keys : Kode Pegawai
No Nama Field Tipe Data Ukuran
1. Kode Pegawai AutoNumber Long Integer 2. Nama Pegawai Short Text 255
3. Jenis Kelamin Short Text 255
4. Alamat Short Text 255
5. Nomor Telepon Short Text 255 6. Spesialisasi Short Text 255 7. Gaji per Spesialisasi Currency Currency 8. Tarif Lembur Currency Currency 9. Tunjangan Makan Siang Currency Currency 10. Tunjangan Makan Lembur Currency Currency
Tabel Pegawai meliputi informasi tentang data-data rinci karyawan, gaji per spesialisasi, tarif lembur, serta tunjangan makan dan tunjangan lembur.
Dalam menjalankan Sistem penggajian memiliki beberapa menu, dimana sebelum masuk menu utama hal yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
1) Login
Gambar 7.7 Login
Ketika ingin masuk ke dalam Sistem Penggajian ini pemilik atau pengelola diharuskan mengisi username dan password terlebih dahulu. Adapun
Username admin dengan password berkattuhan atau owner dengan password golden
2) Setelahlogin berhasil, akan muncul tampilan menu utama yang terdiri dari menu formulir, report dan keluar.
Gambar 7.8 Menu Utama
Ketika pemilik masuk ke menu formulir, nanti akan muncul beberapa sub menu yaitu form input pegawai, form input jam kerja, form perhitungan gaji dan kembali ke menu utama.
FORM
Form Input Pegawai
Gambar 7.9 Form Input Pegawai
Ketika user masuk ke formulir input pegawai, akan muncul data pegawai: nama lengkap, kode pegawai, jenis kelamin, alamat, nomor telepon, dan spesialisasi keahlian serta gaji yang diperoleh untuk setiap pegawai. Selain
itu dalam menu ini pemilik bisa menambahkan data karyawan apabila ada karyawan baru dengan tomboladd recorddan apabila ada karyawan yang keluar dapat dihapus data karyawan tersebut pada tomboldelete record.
Form Input Jam Kerja
Gambar 7.10 Form Input Jam Kerja
Formulir ini berfungsi untuk menginput kehadiran karyawan setiap harinya, formulir ini berisi nama pegawai, kode pegawai, tanggal waktu kerja ,jam mulai kerja, jam selesai kerja, jam mulai lembur, jam akhir lembur dan total jam lembur. Sama seperti formulir input pegawai, formulir ini mempunyai tombol add record untuk menginput kehadiran karyawan setiap harinya dan tombol delete recordapabila pemilik salah menginput kehadiran.
Form Perhitungan Gaji
Gambar 7.11 Form Perhitungan Gaji
Form perhitungan gaji merupakan form yang hanya bisa menampilkan perhitungan gaji per hari masing-masing karyawan, yang meliputi gaji
sesuai spesialisasi, gaji lembur, tunjangan makan siang, dan tunjangan makan lembur, serta jumlah yang akan diterima per harinya ketika bekerja. Tombol yang digunakan untuk mengedit form:
Add record,untuk menambah data baru
Save record,untuk menyimpan data yang baru saja ditambahkan
Delete record,untuk menghapus suatu data.
Close form, untuk menutup sub menu form dan kembali ke menu utama
REPORT
Ketika pemilik masuk ke menu report, nanti akan muncul sub menu yaitu report pegawai, report waktu kerja, report perhitungan gaji, report perhitungan gaji satuan, report pembayaran gaji, report pembayaran gaji satuan, dan kembali ke menu utama. Setiap Report memilki fungsi masing-masing yaitu:
Report Pegawai
Gambar 7.12 Report Pegawai
Report pegawai berisikan informasi tentang rekapan seluruh data pegawai beserta spesialisasi dan gaji yang didapatkan sesuai dengan keahlian mereka masing-masing.
Report Waktu Kerja
Report waktu kerja berisikan informasi tentang rekapan jumlah jam kerja semua karyawan yang ada di Golden Audio Variasi Mobil ini. Report Penghitungan Gaji
Gambar 7.14 Report Penghitungan Gaji
Report Penghitungan gaji berisikan akumulasi gaji semua karyawan sehingga pemilik mengetahui berapa pengeluaran gaji yang dikeluarkan setiap harinya dan apabila report perhitungan gaji dibutuhkan dalam
hardfile, pemilik dapat mencetaknya dengan menggunakan tombol Report Penghitungan Gaji Satuan
Gambar 7.15 Report Penghitungan Gaji Satuan
Report penghitungan gaji satuan berisikan informasi tentang berapa gaji yang didapatkan oleh satu orang pegawai, sesuai dengan kode karyawan yang kita masukkan.
Report Pembayaran Gaji
Gambar 7.16Report Pembayaran Gaji
Report pembayaran gaji berisikan informasi tentang gaji dalam mingguan yang diterima karyawan.
Report Pembayaran Gaji Satuan
Gambar 7.17 Report Pembayaran Gaji Harian Satuan
Report pembayaran gaji harian satuan berisikan informasi tentang gaji dalam mingguan satu orang pegawai, sesuai dengan kode karyawan yang kita masukkan.
SWITCHBOARD
Gambar 7.18 Switchboard
Switchboard dalam sistem penggajian Golden Audio Variasi Mobil rancang dan bertujuan untuk mempermudah dan membantu pengguna sistem yaitu pemilik atau pengelola dalam menjalankan sistem, serta
switchboard sendiri merupakan rangkuman atau garis besar dari input dan output sistem, yang didalamnya tertera formulir yang dibagi lagi menjadi 3 sub menu formulir serta report yang terbagi lagi menjadi 6 sub menu report.
