i
KAJIAN PENGENDALIAN INTERNAL LAYANAN
AKADEMIK DI UNIVERSITAS UDAYANA
TUGAS AKHIR
Diajukan guna memenuhi sebagian persyaratan dalam rangka menyelesaikan Pendidikan Sarjana Strata Satu (S1) Program Studi Teknologi Informasi
DESAK NYOMAN HARIWINDATY PURWA NIM: 1204505025
JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS UDAYANA
2016
ii
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa dalam Tugas Akhir ini tidak terdapat karya yang pernah diajukan untuk memperoleh gelar kesarjanaan di suatu perguruan tinggi dan sepanjang pengetahuan saya tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah ini dan disebutkan pada daftar pustaka.
Jimbaran, Juni 2016
4
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS UDAYANA
FAKULTAS TEKNIK
JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASI
Gedung Teknologi Informasi, Kampus Bukit Jimbaran – Bali Telepon: +62 85102853533 email: it@it.unud.ac.id
laman:http://www.it.unud.ac.id
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
JUDUL : KAJIAN PENGENDALIAN INTERNAL LAYANAN
AKADEMIK DI UNIVESITAS UDAYANA
NAMA : DESAK NYOMAN HARIWINDATY PURWA
NIM : 1204505025
JURUSAN : TEKNOLOGI INFORMASI
FAKULTAS : TEKNIK
TANGGAL UJIAN : 28 JUNI 2016
Bukit Jimbaran, 11 Juli 2016 Menyetujui,
Pembimbing I,
I Made Sukarsa, S.T., M.T. NIDN. 0024107505
Pembimbing II,
I Putu Agus Eka Pratama, S.T.,M.T. NIDN. 9908419827
Mengetahui,
Ketua Jurusan Teknologi Informasi Fakultas Teknik Universitas Udayana
Dr.Eng I Putu Agung Bayupati, S.T., M.T. NIP. 197504232003121002
5
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS UDAYANA
FAKULTAS TEKNIK
JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASI
Gedung Teknologi Informasi, Kampus Bukit Jimbaran – Bali Telepon: +62 85102853533 email: it@it.unud.ac.id
laman:http://www.it.unud.ac.id
BERITA ACARA TUGAS AKHIR
JUDUL : KAJIAN PENGENDALIAN INTERNAL LAYANAN
AKADEMIK DI UNIVERSITAS UDAYANA
NAMA : DESAK NYOMAN HARIWINDATY PURWA
NIM : 1204505025
JURUSAN : TEKNOLOGI INFORMASI
FAKULTAS : TEKNIK
TANGGAL UJIAN : 28 JUNI 2016
Telah dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Sarjana Teknologi Informasi pada Program Studi Teknologi Informasi, Fakultas Teknik, Universitas Udayana dengan nilai
A
.Bukit Jimbaran, 4 Juli 2016 DEWAN PENGUJI
Ketua,
I Made Sukarsa, ST.MT NIDN. 0024107505
Penguji I,
Dr.Eng I Putu Agung Bayupati,ST.MT NIDN. 002347504
Penguji III,
I Ketut Adi Purnawan,ST.M.Eng NIDN. 0020118402
Penguji II,
Ni Kadek Ayu Wirdiani,ST.MT NIDN. 0827038102
Sekretaris,
I Putu Agus Eka Pratama, S.T., M.T. NIDN. 990098095
6
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadapan Ida Sang Hyang Widhi Wasa atau Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir yang berjudul “Kajian Pengendalian Internal Layanan Akademik di Universitas Udayana” dengan tepat waktu. Laporan Tugas Akhir ini disusun sebagai syarat untuk memenuhi sebagian persyaratan menyelesaikan Pendidikan Sarjana Strata Satu (S1) pada Program Studi Teknologi Informasi. Meskipun dalam penyusunan laporan ini penulis banyak menemui berbagai hambatan, namun berkat bimbingan, bantuan, dan dukungan dari berbagai pihak, laporan Tugas Akhir ini pun dapat terselesaikan. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Prof. Ir. Ngakan Putu Gede Suardana, M.T., Ph.D. selaku Dekan Fakultas Teknik Universitas Udayana.
2. Bapak Dr.Eng I Putu Agung Bayupati, S.T.,M.T. selaku Ketua Jurusan Teknologi Informasi Universitas Udayana.
3. Bapak I Made Sukarsa, S.T., M.T. selaku Dosen Pembimbing I yang telah banyak memberikan bantuan, petunjuk, dan bimbingan kepada penulis di dalam penyelesaian Tugas Akhir.
4. Bapak I Putu Agus Eka Pratama, S.T., M.T. selaku Dosen Pembimbing II yang telah banyak memberikan bantuan, petunjuk, dan bimbingan kepada penulis di dalam penyelesaian Tugas Akhir.
5. Bapak Prof. Dr. I Ketut Gede Darma Putra, S.Kom., M.T. selaku Kepala Unit Sumber Daya Informasi Universitas Udayana yang telah memberikan kesempatan dan bantuan informasi berupa dokumen dan data yang dibutuhkan penulis dalam penyusunan laporan Tugas Akhir.
6. Bapak Drs. Ketut Amoga Sidi selaku Kepala Biro Administrasi Akademik Universitas Udayana yang telah memberikan kesempatan dan bantuan
7
informasi berupa dokumen dan data yang dibutuhkan penulis dalam penyusunan laporan Tugas Akhir.
7. Kedua orang tua I Dewa Gede Sayang, S.E. dan Desak Ketut Hartani, S.Pd. dan saudara/i Desak Gede Dharayanti Purwa, S.Tr.Par dan I Dewa Made Adiyoga Pramana Purwa, S.T. yang telah memberikan banyak dukungan melalui doa dan material.
8. Rekan-rekan di Jurusan Teknologi Informasi yang telah memberikan sumbangan ide, pemikiran, tenaga, dan pengetahuan sehingga membantu penulis dalam proses pembuatan tugas akhir ini.
9. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan namanya satu per satu yang telah membantu memperlancar penyusunan laporan ini.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa laporan ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, segala bentuk kritik dan saran yang konstruktif dari berbagai pihak sangat penulis hargai dan harapkan. Akhir kata, semoga laporan ini dapat bermanfaat dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi kepada khalayak luas serta mohon maaf atas segala kekurangan yang terdapat dalam tugas akhir ini.
Denpasar, Juni 2016
8 ABSTRAK
Pengendalian internal merupakan suatu proses yang dilakukan oleh manajemen yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai akan pencapaian tujuan yang berkaitan dengan operasional dan pencapaian bisnis proses. Pengendalian internal diperlukan organisasi dan perusahaan termasuk sebuah Perguruan Tinggi. Layanan Akademik pada SIMAK (Sistem Informasi Manajemen Administrasi Akademik) dan Wisuda Online dirasa sangat penting untuk memiliki pengendalian internal dimana sering terjadi kesalahan seperti tidak adanya validasi pada sistem atau bahkan kebijakan yang mempengaruhi sistem tidak diterapkan sebagaimana mestinya.
Metodologi yang digunakan untuk melakukan kajian pengendalian internal layanan akademik di Universitas Udayana adalah metodologi DSRM (Design
Science Research Method) dan penilaiannya menggunakan berbagai standar best
practice seperti COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commission), COBIT 5, NIST 800-53 Revision 4, dan ISO/IEC
27002:2005. COBIT 5 digunakan dalam pemilihan domain atau lingkup audit, COSO digunakan untuk menilai pengendalian internal serta rekomendasi, sedangkan NIST 800-53 dan ISO/IEC 27002:2005 digunakan untuk memberikan rekomendasi perbaikan. Selain itu, CMMI digunakan untuk menilai tingkat kematangan pada layanan akademik.
Hasil penelitian menunjukkan pengendalian internal yang tercermin baik dari prosedur dan penerapan pada sistem layanan akademik masih kurang, hal ini sesuai dengan tingkat kematangan yang dianalisa menggunakan standar CMMI yang menunjukkan layanan akademik memiliki tingkat kematangan pada level 3. Level 3 artinya layanan akademik telah memiliki standar prosedur yang terstandarisasi serta terdokumentasi dengan baik, namun tidak semua prosedur dibuat secara tersistem.
Kata Kunci : Pengendalian Internal, COSO, NIST 800-53, ISO/IEC 27002:2005, CMMI.
9 ABSTRACT
Internal control is a process conducted by management designed to provide reasonable assurance for the achievement of objectives, related to the achievement of operational and business processes. Internal controls are required by the organizations and companies, include a university. Academic Services such a SIMAK (Academic Administration Management Information System) and Graduation Online System are very important to have internal control where frequent errors such as there is no validation in the system or even a policy which affects the system is not applied as it should.
The methodology that used to conduct a review of internal controls academic services in Udayana University is methodology DSRM (Design Science Research Method) and the assessment is using various of best practice standards such as COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), COBIT 5, NIST 800-53 Revision 4, and ISO / IEC 27002:2005. COBIT 5 is used in the selection of the domain or scope of the audit, COSO is used to assess the internal controls and recommendation, however NIST 800-53 and ISO / IEC 27002: 2005 are using to provide recommendation for improvement. In addition, CMMI is used to assess the maturity level in the academic services.
The results showed that internal control is reflected from the procedure and the application of the system the academic services is still lacking, this is consistent with the level of maturity which are analyzed using CMMI standard show that academic service has a level of maturity at level 3. Maturity Level 3 means that academic service has a standard procedure that standardized and well documented, but not all procedures made as a system.
Keywords: Control Internal; COSO 2013; COBIT 5; ISO 27005: 2005; NIST 800-53 Revision 4;
10 DAFTAR ISI
COVER……….i
PERNYATAAN ... ii
LEMBAR PENGESAHAN ... Error! Bookmark not defined. BERITA ACARA TUGAS AKHIR ... Error! Bookmark not defined. KATA PENGANTAR ... 6 ABSTRAK ... 8 ABSTRACT ... 9 DAFTAR ISI ... 10 DAFTAR GAMBAR ... 12 DAFTAR TABEL ... 13 BAB I PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined. 1.1. Latar Belakang ... Error! Bookmark not defined. 1.2. Rumusan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.3. Tujuan ... Error! Bookmark not defined. 1.4. Manfaat Penelitian ... Error! Bookmark not defined. 1.5. Batasan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.6. Sistematika Penulisan ... Error! Bookmark not defined. BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... Error! Bookmark not defined.
2.1 State of the Art ... Error! Bookmark not defined.
2.2 Latar Belakang Universitas Udayana . Error! Bookmark not defined. 2.2.1 Sejarah Universitas Udayana ... Error! Bookmark not defined. 2.2.2 Visi dan Misi ... Error! Bookmark not defined. 2.2.3 Struktur Organisasi Universitas UdayanaError! Bookmark not defined.
2.2.4 Tujuan dan Sasaran Bisnis Universitas UdayanaError! Bookmark not defined.
2.2.5 Unit Sumber Daya Informasi ... Error! Bookmark not defined. 2.3 Layanan Akademik ... Error! Bookmark not defined. 2.3.1 Sistem SIMAK ... Error! Bookmark not defined. 2.3.2 Wisuda Online ... Error! Bookmark not defined. 2.4 Dasar Teori ... Error! Bookmark not defined.
11
2.4.1 Metode Penelitian Kualitatif dan DeskriptifError! Bookmark not defined.
2.4.2 Pengendalian Internal (Internal Control)Error! Bookmark not defined.
2.4.3 Control Framework ... Error! Bookmark not defined. 2.4.4 Capability Maturity Model IntegratedError! Bookmark not defined.
BAB III METODELOGI PENELITIAN ... Error! Bookmark not defined. 3.1 Metodelogi Penelitian ... Error! Bookmark not defined. 3.2 Pendekatan Studi Berbasis Tujuan (Studi Literatur)Error! Bookmark not defined.
3.3 Perancangan dan Pengembangan SolusiError! Bookmark not defined. 3.3.1 Pemilihan Domain ... Error! Bookmark not defined. 3.3.2 Pemetaan Terhadap COBIT 5 ... Error! Bookmark not defined. 3.3.3 Pemetaan COBIT 5 dan COSO 2013Error! Bookmark not defined.
3.3.4 Pengumpulan Data ... Error! Bookmark not defined. 3.3.5 Jadwal Penelitian ... Error! Bookmark not defined. 3.4 Pengujian Data ... Error! Bookmark not defined.
3.4.1 Rancangan Kuesioner Tingkat KepentinganError! Bookmark not defined.
3.4.2 Penentuan Tingkat Kematangan . Error! Bookmark not defined. 3.4.3 Rancangan Kuesioner Pengendalian InternalError! Bookmark not defined.
3.4.4 Rekomendasi Perbaikan ... Error! Bookmark not defined. BAB IV PEMBAHASAN DAN ANALISA HASILError! Bookmark not defined.
4.1 Proses Pemilihan Domain ... Error! Bookmark not defined. 4.1.1 Proses Identifikasi Business GoalsError! Bookmark not defined. 4.1.2 Proses Identifikasi IT Goals ... Error! Bookmark not defined. 4.1.3 Proses Identifikasi IT Process ... Error! Bookmark not defined.
12
4.1.4 Proses Pemetaan Terhadap Domain Pada COBIT 5 ... Error! Bookmark not defined.
4.2 Hasil Pengumpulan Data ... Error! Bookmark not defined. 4.2.1 Tingkat Kritis ... Error! Bookmark not defined. 4.2.2 Hasil Kuesioner Tingkat KepentinganError! Bookmark not defined.
4.2.3 Hasil Tingkat Kematangan CMMIError! Bookmark not defined. 4.2.4 Hasil Kuesioner Pengendalian InternalError! Bookmark not defined.
4.2.5 Perbaikan Standar Operating ProcedureError! Bookmark not defined.
BAB V PENUTUP ... Error! Bookmark not defined. 5.1 Kesimpulan ... Error! Bookmark not defined. 5.2 Saran ... Error! Bookmark not defined.
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Universitas Udayana ... 15
Gambar 2.2 Struktur Organisasi USDI ... 21
Gambar 2.3 Alur Pendaftaran Mahasiswa Lama ... 22
Gambar 2.4 Alur Penggunaan SIMAK ... 24
Gambar 2.5 Alur Pendaftaran Wisuda secara Online ... 26
Gambar 2.6 Domain Proses COBIT 5... 36
Gambar 3.1 Langkah-langkah Penelitian ... 45
Gambar 3.2 Mapping COBIT 5 Business Goals dan IT Goals ... 52
Gambar 3.3 Mapping IT Goals dan Domain Proses COBIT 5 ... 54
Gambar 3.4 Mapping IT Goals dan Domain Proses COBIT 5 Lanjutan ... 55
Gambar 3.5 Pemetaan COSO dan COBIT 5 ... 36
Gambar 4.1 Penyelarasan Sasaran Universitas Udayana ke Business Goals berdasarkan COBIT 5 ... 75
Gambar 4.2 Prosedur Pengajuan Wisuda Saat ini ... 93
13
Gambar 4.5 Alur Pengajuan Wisuda Online Tahap Pengajuan Surat
Keterangan Bebas Akademik ... 95 Gambar 4.5 Alur Pengajuan Wisuda Online Verifikasi Operator BAA ... 98
14
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Tujuan, Sasaran, dan Arah Kebijakan Universitas Udayana ... 18
Tabel 2.2 Poin Fokus pada Komponen COSO ... 32
Tabel 2.3 Domain dan Proses TI pada COBIT 5 ... 37
Tabel 2.3 Security Family dan Identifier NIST 800-53 Revision 4 ... 39
Tabel 2.4 Perbedaan Maturity Level dan Capability Level ... 41
Tabel 3.1 Business Goals ... 47
Tabel 3.2 Metrics Business Goals ... 47
Tabel 3.3 IT Goals ... 50
Tabel 3.4 Hubungan Business Goals dan IT Goals ... 52
Tabel 3.5 Hubungan IT Goals dan IT Process ... 56
Tabel 3.6 Responden Kuesioner Tingkat Kepentingan ... 62
Tabel 3.7 Populasi Responden Kuesioner Pengendalian Internal ... 63
Tabel 3.8 Responden Kuesioner Pengendalian Internal ... 63
Tabel 3.9 Jadwal Penelitian ... 64
Tabel 3.10 Contoh Kuesioner Tingkat Kepentingan Proses APO07 ... 65
Tabel 3.11 Nilai Tingkat Kematangan ... 67
Tabel 3.12 Pernyataan COSO dan Pernyataan Kuesioner ... 68
Tabel 3.13 Contoh Kuesioner Pengendalian Interna ... 71
Tabel 4.1 Pemetaan Balances Score Card dan Sasaran Universitas Udayana ... 76
Tabel 4.2 Hasil Penyelarasan Business Goals ke IT Goals COBIT 5 ... 78
Tabel 4.3 IT Goals yang sesuai dengan tujuan dan sasaran bisnis Universitas Udayana ... 78
Tabel 4.4 Hasil Identifikasi IT Process ... 79
Tabel 4.5 Hasil Pemetaan IT Process dan Domain COBIT 5 ... 80
Tabel 4.6 Tingkat Kritis ... 81
Tabel 4.7 Hasil Kuesioner Tingkat Kepentingan ... 82
15
Tabel 4.9 Hubungan Proses TI COBIT 5 dan COSO ... 84 Tabel 4.10 Hasil Kuesioner Pengendalian Internal ... 84
