Analisis Kemudahan dan Dukungan atas Sistem Informasi pada CV. Sriwijaya.

(1)

vi

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRAK

Semakin berkembangnya zaman membuat kebutuhan di bidang teknologi pun ikut meningkat. Mulailah banyak perusahaan yang menggunakan aplikasi komputer untuk dipakai di perusahaannya guna mempermudah pekerjaan bagi para penggunanya. CV SRIWIJAYA adalah perusahaan yang baru saja menggunakan aplikasi komputer untuk setiap proses diperusahaannya seperti proses penjualan, pengiriman barang dan penyimpanan barang. Tugas akhir ini bertujuan untuk membahas tentang kemudahan dan dukungan dari CV SRIWIJAYA kepada para karyawan dalam mengoperasikan aplikasi yang baru digunakan pada perusahaan guna kelancaran dalam setiap proses. Tugas akhir ini dilakukan berdasarkan dari hasil analisis, observasi, wawancara dan kuisioner langsung kepada pengguna aplikasi di CV SRIWIJAYA. Macam-macam kemudahan yang digunakan antara lain; Simple, Aesthetic, Customizable, Productive, Flat UI Hierarchy, Standart UI, Familiar Domain Features, Friendly Feedback, Keyboard Optimized. CV SRIWIJAYA pun sudah memberikan dukungan-dukungan terhadap karyawannya seperti: meningkatkan prestasi karyawan, fasilitas, respon terhadap karyawan yang menghadapi masalah, pelatihan, dan sikap perusahaan terhadap ide-ide karyawan.

(2)

vii

ABSTRACT

Nowadays, the needs of technology are rising as the world growth. It makes so many company used computer applications to make company's user easier to do their duties. CV SRIWIJAYA is a company that recently used computer applications in every process in the company such as selling process, sending, and storing goods. This final term paper is talked about the easiest and company’s support for their employees to operate the application that recently used by the company, in order to make every process is running well. Besides this final term paper is based on observation, analysis result, interviewing, and questionaire directly through the user at CV SRIWIJAYA. Observation focuses on Simple, Aesthetic, Customizable, Productive, Flat UI Hierarchy, Standart UI, Familiar Domain Features, Friendly Feedback, Keyboard Optimized. CV SRIWIJAYA has given some supports for the employee’s, such as: increasing employee’s performance, facilities, response to the employee’s problem, training, and company response through the employee’s idea.

(3)

viii

2.2.1 Tujuan Sistem Informasi... 10

2.2.2 Manfaat Sistem Informasi ... 10

2.3 TEORI KEMUDAHAN ... 11

2.4 TEORI DUKUNGAN ... 20

BAB III ANALISIS... 27

3.1 PROFIL PERUSAHAAN ... 27

3.1.1 Struktur Organisasi ... 27

3.1.2 Tugas Dan Tanggung Jawab ... 28

3.2 ANALISIS ... 29

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN ... 67

4.1 SIMPULAN ... 67

4.2 SARAN ... 70

(4)

ix

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Posisi komputer... 24

Gambar 2. Struktur Organisasi... 28

Gambar 3. Diagram Kesulitan Penambahan Data... 30

Gambar 4. Diagram Aplikasi Sederhana... 31

Gambar 5. Diagram Menghemat Waktu... 32

Gambar 6. Diagram TampilanNyaman... 33

Gambar 7. Diagram Tampilan Membosankan... 34

Gambar 8. Diagram Aplikasi Memuaskan... 35

Gambar 9. Diagram Kekurangan Aplikasi... 35

Gambar 10. Diagram Langkah Rumit... 36

Gambar 11. Diagram Proses Bercampur... 37

Gambar 12. Diagram Aplikasi Mudah... 38

Gambar 13. Diagram Simbol Dikenal... 39

Gambar 14. Diagram Simbol Mempermudah... 40

Gambar 15. Diagram Kenyamanan Warning & Error Message... 41

Gambar 16. Diagram Warning & Error Message Mempermudah... 42

Gambar 17. Diagram Keyboard Mempersingkat Pekerjaan... 43

Gambar 18. Tampilan Sederhana... 45

Gambar 19. Salah Satu Tampilan Aplikasi... 46

Gambar 20. Tampilan yang dibuat sesuai kebutuhan... 48

Gambar 21. Tampilan dalam pengisian Order... 50

Gambar 22. Tampilan Simbol-Simbol... 53

Gambar 23. Icon... 53

Gambar 24. Gambar simbol Tombol 1... 54

(5)

x

DAFTAR LAMPIRAN

(6)

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pemanfaatan IT dalam dunia industri saat ini sangatlah penting. IT

memberi peluang dan dapat meningkatkan produktifitas bisnis. CV

SRIWIJAYA merupakan perusahaan yang bergerak di bidang

pendistribusian tepung terigu di kota Bandung yang melayani

pembelian tepung terigu dalam skala besar dan juga skala kecil.

Peningkatan kebutuhan dari para pelanggan terhadap tuntutan kinerja

perusahaan yang lebih baik semakin lama semakin tinggi. Dari satu

sisi, tidak hanya melalui hasil (output) berupa produk atau jasa

semata, tetapi dewasa ini juga telah mencakup proses yang

berhubungan dengan pelanggan. CV SRIWIJAYA ini sudah

menggunakan proses bisnis yang terkomputerisasi dalam kegiatan di

dalam perusahaannya, seperti proses pemesanan barang,

penyimpanan data barang maupun proses pengiriman barang yang

berhubungan dengan pelanggan.

Apabila perusahaan tidak dapat mengelola informasi dengan baik,

maka pelanggan akan dengan mudah berpindah-pindah menuju

perusahaan lain. Dengan adanya aplikasi maka kelancaran jalannya

proses bisnis tersebut sangat penting, aplikasi yang mudah bagi

pengguna dan dukungan yang diberikan oleh perusahaan dalam

penggunaan aplikasi menjadi faktor yang penting untuk kelangsungan

(7)

2

Universitas Kristen Maranatha Maka dari itu dalam analisis ini akan dibahas bagaimana dengan

adanya aplikasi yang dipakai oleh perusahaan dapat memberikan

kemudahan bagi pengguna, serta apa sajakah dukungan yang

diberikan oleh perusahaan untuk kelancaran sistem informasi pada

CV SRIWIJAYA.

1.2 Rumusan Masalah

Pada sistem informasi di CV SRIWIJAYA, akan dilakukan penelitian

dalam hal sebagai berikut:

1. Apakah sistem informasi yang ada di CV SRIWIJAYA sudah

dapat memberikan kemudahan bagi user?

2. Apa saja dukungan perusahaan terhadap sistem informasi

yang digunakan saat ini?

1.3 Tujuan Pembahasan

Tujuan penelitian sistem informasi di CV SRIWIJAYA yang dilakukan

yaitu sebagai berikut:

1. Mengetahui sejauh mana sistem informasi di CV SRIWIJAYA

dapat memberikan kemudahan bagi user.

2. Mengetahui apa saja dukungan dari perusahaan terhadap

sistem informasi yang digunakan.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Penelitian yang dilakukan akan dibatasi pada hal hal sebagai berikut:

 Analisis terhadap sistem yang digunakan di CV SRIWIJAYA.

 Penelitian berfokus pada kemudahan bagi pengguna

(karyawan) di CV SRIWIJAYA, yaitu:

1. Simple

2. Aesthetic

3. Customizable

(8)

3

Universitas Kristen Maranatha 5. Flat UI Hierarchy

6. Standart UI

7. Familiar Domain Features

8. Friendly Feedback

9. Keyboard Optimized

 Serta berfokus pula pada dukungan CV SRIWIJAYA yang

diberikan kepada karyawan, yaitu:

1. Meningkatkan prestasi karyawan

2. Fasilitas

3. Respon terhadap karyawan yang menghadapi masalah

4. Pelatihan

5. Sikap perusahaan terhadap ide-ide karyawan

1.5 Sumber Data

Sumber data yang digunakan pada penelitian ini adalah data atau

informasi yang digunakan secara langsung dari responden atau objek

yang diteliti. Cara pencarian sumber data dilakukan dengan cara

wawancara, buku, internet, kuisioner dan survey langsung pada

perusahaan yang diteliti.

1.6 Sistematika Penyajian

BAB I PENDAHULUAN

membahas mengenai pendahuluan yang terdiri dari latar

belakang masalah, rumusan masalah, tujuan

pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data, dan

(9)

4

BAB II KAJIAN TEORI

membahas mengenai dasar teori-teori yang digunakan

untuk melakukan penelitian sistem informasi, meliputi

aspek kemudahan dalam sistem informasi dan dukungan

perusahaan bagi user.

BAB III ANALISIS

membahas mengenai analisa dan sistem informasi yang

dilakukan di perusahaan. Mengetahui sistem informasi

yang ada di CV SRIWIJAYA untuk dapat memberikan

kemudahan bagi user dan dukungan perusahaan

terhadap sistem informasi yang digunakan saat ini.

BAB IV SIMPULAN & SARAN

membahas mengenai kesimpulan dan saran yang

(10)

67

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan hasil analisis yang telah dilakukan

mengenai Analisis Kemudahan Dan Dukungan Atas Informasi Pada

CV. SRIWIJAYA, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. CV SRIWIJAYA dapat memberikan kemudahan bagi user dengan

cara:

1. Dengan adanya kesederhanaan dalam aplikasi

penginputan data, urutan pengisian pun sudah berurutan

sehingga mempermudah bagi karyawan yang

menggunakan aplikasi.

2. Tata letak aplikasi ini sudah teratur dengan baik. Kontras

dari warna yang dipakai juga cukup baik, tidak membuat

silau pada penglihatan, serta tata letak yang sudah tertata

rapih.

3. Sampai saat ini aplikasi yang digunakan perusahaan sudah

memenuhi kebutuhan karyawan, karena aplikasi ini juga di

request dari perusahaan sesuai kebutuhan kerja kepada

vendor. Namun masih ada saja kekurangan yang terdapat

dalam aplikasi, seperti contoh aplikasi yang ada belum bisa

berfungsi seluruhnya.

4. Respon waktu yang dilalui saat melakukan suatu

penginputan data dan penyelesaian suatu transaksi pun

cukup cepat, kurang lebih 5 menit dalam sekali

(11)

68

Universitas Kristen Maranatha yang dilakukan saat pengoperasian aplikasi tidaklah rumit

karena kesederhanaan aplikasi.

5. Karyawan yang menggunakan apliksi pun cukup nyaman

menggunakannya karena tampilan yang cukup sederhana

dan praktis dalam penggunaan. Tampilan yang ada pun

tepat langsung kepada kebutuhan yang akan dikerjakan,

tidak bercampur dengan proses lainnya.

6. Tampilan aplikasi pun memiliki simbol-simbol yang

berfungsi memudahkan dalam pengoperasian.

Simbol-simbol tersebut sangat membantu dalam mempersingkat

waktu kerja untuk setiap proses yang akan dikerjakan

karena karyawan bisa langsung memilih simbol yang

dibutuhkan tanpa harus kesulitan mencari pilihan tulisan.

7. Simbol yang digunakan juga dapat memudahkan dalam

pengoperasian data sehingga dapat menghemat waktu dan

membuat pandangan karyawan dalam penyelesaian

pekerjaan dan membuat karyawan merasa nyaman.

8. Aplikasi sudah sesuai dengan range check dan Validity

check. Yaitu untuk pengendalian untuk memastikan bahwa

field tidak melewati batasan minimum dan maksimum dan

memastikan bahwa data yang dimasukan telah ada di

master file dan meyakinkan data yang telah diisi benar.

9. Dengan menggunaan tombol pada keyboard ini pekerjaaan

yang dilakukan karyawan menjadi lebih singkat dan praktis

dijalankan karena hanya tinggal menekan tombol tanpa

(12)

69

Universitas Kristen Maranatha 2. Dukungan yang diberikan perusahaan kepada karyawan berupa:

1. Prestasi kerja yang dicapai karyawan merupakan suatu hal

yang sangat penting dalam menjamin kelangsungan hidup

organisasi. Prestasi yang dcapai karyawan pun bisa

memotivasi karyawan lain agar dapat bekerja dengan lebih

baik lagi.

2. Fasilitas yang diberikan oleh perusahaan sangat

mendukung bagi kelangsungan kerja karyawan, karena

dengan adanya fasilitas yang memadai dapat memudahkan

karyawan dalam bekerja dan memenuhi kebutuhan dalam

kerja.

3. Dukungan perusahaan juga dipengaruhi oleh respon

terhadap karyawan yang menghadapi masalah.

Perusahaan akan menanggapi apabila karyawan

menghadapi suatu masalah dan perusahaan akan

memberikan solusi atau masukan yang dapat

menyelesaikan masalah agar kelangsungan kerja dapat

berjalan dengan lebih baik.

4. Pelatihan di CV SRIWIJAYA dilakukan kepada karyawan

baru selama satu minggu oleh kepala divisi, setelah

pelatihan, karyawan akan di tes terlebih dahulu untuk

meyakinkan apabila karyawan tersebut telah benar-benar

menguasai sistem aplikasi di perusahaan.

5. Perusahaan memberikan dukungan kepada karyawan yang

memberikan ide-ide untuk kemajuan perusahaan yang

(13)

70

4.2 Saran

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan masalah, maka

penulis memberikan saran yaitu sebagai berikut :

1. Agar analisis ini dapat dikembangkan kembali dengan

menggunakan Model kemudahan dan dukungan perusahaan.

2. Acuan atau ukuran teori yang digunakan sebagai patokan bisa

lebih dikembangkan lagi.

3. Bisa dilakukan penelitian dengan cara membagikan kuisioner

lain kepada para karyawan yang menggunakan aplikasi di

(14)

71

Daftar Pustaka

Allen, Moynihan & Brady, Rylander., 1997, Total Quality Management,

Organizational Commitment, Perceived Organizational Support, and

intraorganizational Communication, Management Communication Quarterly.

Eisenberger, et. al; Shannock, Rhoades & Eisenberger, 2002

Eisenberger, Huntington, Hutchison dan Sowa, 1986:500

Gondodiyoto, Sanyoto. (2007). Audit sistem informasi + Pendekatan CobIt. Mitra Wacana Media. Jakarta

Gondodiyoto, Sanyoto; Hendarti, Henny. (2006). Audit Sistem Informasi Lanjutan. Mitra Wacana Media. Jakarta.

Gondodiyoto, Sanyoto; Hendarti, Henny; Ariefah. (2007). Pengelolaan fungsi Audit Sistem Informasi. Mitra Wacana Media. Jakarta

George M.Scott,2001;4

Jogyanto, 2005. Analisis dan desain Sistem Informasi

Kadir, A. (2003). Pengenalan sistem informasi. Yogyakarta: Andi.

Poerwadarminta, W.J.S, 1986, Kamus Umum Bahasa Indonesia, Balai Pustaka, Jakarta.

Rhoades, L., Eisenberger, R., & Armelli, S., (2001), Affective Commitment to the Organization : The Contribution of Perceived Organizational Support, Journal of Applied Psychology, 86 (5): 825-836.

Torres, R.J, User Interface Design and Development.

Weber, Ron, Information System Control And Audit.