15 3.1. Tinjauan umum perusahaan
3.1.1. Sejarah berdirinya PT Karsa Usaha Sejahtera
PT Karsa Usaha Sejahtera merupakan salah satu sekian banyak perusahaan dagang supermarket didaerah jakarta, perusahaan ini beralamat di JL.
Moh kaffi I Ciganjur, Jakarta Selatan. Perusahaan ini berdiri pada tahun 2011 dengan Surya Diningrat sebagai Direktur Utama dan memiliki 100 karyawan.
Perusahaan ini untuk menyamakan tujuan dan cita-cita maka PT Karsa Usaha Sejahtera menetapkan Visi dan Misi perusahaan yang dijadikan acuan dalam bekerja sebagai berikut :
1. Visi
Mewujudkan Fortuna sebagai tempat belanja favorit untuk semua orang.
2. Misi
Menyediakan produk-produk berkualitas & terbaru dengan harga terjangkau, ditunjang dengan pelayanan yang tanggap serta fasilitas belanja yang aman dan nyaman.
3.1.2. Struktur dan Tata Kerja Perusahaan
Untuk mengorganisasikan kegiatan perusahaan yang baik, diperlukan adanya struktur organisasi yang baik, dimana dengan adanya struktur organisasi tersebut akan dapat dilihat hubungan-hubungan dan kerjasama dari orang-orang yang terlibat langsung di dalam usaha untuk mencapai tujuan perusahaan.
Sumber : PT Karsa Usaha Sejahtera
Gambar III.1
Struktur Organisasi PT Karsa Usaha Sejahtera
Berjalannya suatu perusahaan didukung oleh struktur organisasi yang baik.
Adapun Tanggung jawab dan tugas dari setiap divisi adalah sebagai berikut:
1. Manager
Tugas dan tanggung jawab manager sebagai berikut:
a. Mengkontrol manajeman
b. Mengkontrol kinerja perusahaan
MANAGER
KEPALA PERSONALIA
BAGIAN PEMBELIAN
BAGIAN PENJUALAN
BAGIAN
GUDANG
(PERSEDIAAN)
c. Menentukan kebijakan-kebijakan strategi d. Membuat perencanaan kegiatan
e. Membuat dan mendokumentasikan laporan kinerja keuangan f. Menerima laporan persediaan dari bagian gudang ( persediaan) 2. Kepala personalia
Tugas dan tanggung jawab kepala personalia sebagai berikut:
a. Rekruitmen karyawan
b. Menyelenggarakan pelatihan dan pengembangan karyawan c. Mengkontrol karyawan
3. Bagian pembelian
Tugas dan tanggung jawab bagian pembelian sebagai berikut:
a. Mengkontrol gudang
b. Mengkontrol penerimaan barang c. Mengkontrol order mingguan/bulanan d. Mengkontrol schedule supplier
e. Melakukan inventory setiap minggu atau bulanan 4. Bagian penjualan
Tugas dan tanggung jawab bagian penjualan sebagai berikut:
a. Mengontrol barang yang dijual b. Selalu berhubungan dengan konsumen c. Mengontrol pajangan barang
d. Mengontrol pendapatan penjualan e. Mengontrol barang berhadiah
5. Bagian gudang (persediaan)
Tugas dan tanggung jawab bagian gudang (persediaan) sebagai berikut:
a. Cek PO ( Purchase Order ) dan Faktur
b. Cek penerimaan barang yang memenuhi kualitas, kuantitas dan kadaluarsa
c. Memberi, menulis keterangan, tanggal terima, jumlah, harga pada karton.
d. Mengeluarkan barang ke toko jika barang di toko telah habis terjual atau persediaan sedikit
e. Mengontrol naik turun nya harga barang
f. Mengecek persediaan barang secara offline dan online
3.1.3. Kegiatan usaha
PT Karsa Usaha Sejahtera merupakan perusahaan ritel yang menjual berbagai macam barang dagangan untuk memenuhi kebutuhan semua orang.
Perusahaan ini tidak memproduksi sendiri barang dan jasanya, tetapi perusahaan ini mengelola sumber-sumber ekonomi untuk tujuan memperoleh laba. Fortuna swalayan atau PT Karsa Usaha Sejahtera buka pada jam 08.00 sampai jam 21.30 WIB. Dengan menghadapi tantangan di masa mendatang, PT Karsa Usaha Sejahtera akan memperkuat, memperluas pemasaran dan meningkatkan mutu pelayanan.
1. Produk yang dijual di Fortuna Swalayan
Pada Fortuna Swalayan tidak jauh beda dengan perusahaan ritel lainnya yaitu menjual berbagai macam kebutuhan pokok sehari-hari yang didistribusi dari berbagai macam perusahaan food dan non food.
2. Pengembangan Produk
Pengembangan produk yang diterapkan di Fortuna Swalayan memiliki ketentuan tersendiri. Produk akan dilihat dari sisi penjualan selama tiga bulan apabila produk tersebut nilai jualnya tidak sesuai dengan target penjualan, maka produk tersebut akan ditarik kembali (retur) . Fortuna Swalayan selalu menjadi media untuk pengeluaran produk-produk terbaru dari para distributornya. Tentunya hal ini demi menjaga tingkat kebutuhan pelanggan yang semakin hari semakin bervariasi.
1.2. Hasil Penelitian
3.2.1. Pelaksanaan Prosedur Persediaan Barang pada PT Karsa Usaha Sejahtera
Untuk memperlancar kegiatan persediaan barang pada PT Karsa Usaha Sejahtera maka membuat prosedur yang harus dilaksanakan dan dipatuhi antara lain:
1. Pengiriman dilakukan seminggu dua kali.
2. Pencatatan persediaan menggunakan metode First In First Out (FIFO) yaitu dimana barang yang pertama kali masuk dan barang itu pertama kali juga keluar.
3. Menentukan jenis dan jumlah barang yang harus dipesan untuk persediaan.
4. Selalu mencari informasi supplier atau pemasok jika barang pada supplier awal kosong bisa beralih pada supplier lain.
5. Selalu melakukan perhitungan fisik persediaan. Tujuan untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan.
6. Selalu melakukan Pengecekan persediaan secara berkala untuk mengetahui dan memisahkan barang yang rusak sehingga tidak mempengaruhi barang yang baik atau yang berguna serta dapat mengurangi ruang untuk barang yang tidak terpakai.
7. Menyediakan cukup banyak persediaan dalam periode kekurangan pasokan (musiman, siklus, atau pemogokan) dan dapat mengatisipasi perubahan harga.
8. Mengusahakan agar jumlah persediaan yang tidak terpakai, berlebih, atau yang rusak sekecil mungkin dapat dilaporkan secara cepat.
9. Mengecek barang yang kurang jalan dalam penjualannya.
10. Selalu update mengenai produk baru.
Suatu prosedur persediaan barang dalam suatu perusahaan harus direncanakan secara matang. Hal ini sangat penting mengingat bahwa perencanaan suatu kegiatan sangat berpengaruh terhadap perkembangan suatu perusahaan. Bagian yang terkait dalam prosedur persediaan barang pada PT Karsa Usaha Sejahtera, sebagai berikut:
1. Bagian Gudang (persediaan)
a. Adalah pegawai yang melakukan tugas mengecek barang datang.
b. Mengecek persediaan secara online.
c. Mencatat persediaan yang rusak
d. Membuat daftar persediaan barang rusak dan mengumpulkan barang yang rusak
2. Bagian pembelian.
a. Adalah pegawai yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian barang-barang.
b. Melakukan pemilihan barang-barang dengan menyelidiki faktor-faktor yang mempengaruhi produk perusahaan dan harga.
c. Menjaga hubungan dengan supplier yang baik.
d. Melakukan kerjasama dan koordinasi yang efektif dengan fungsi-fungsi lainnya dalam perusahaan.
e. Membuat bukti barang masuk 3. Supplier
a. Adalah seseorang atau perusahaan yang secara kontinu menjual barang kepada kita. Biasanya barang tersebut bukan untuk dijual kembali tetapi lebih kepada pendukung kegiatan usaha.
b. Bertugas Mengirim barang tepat waktu untuk memuaskan pelanggan.
c. Mengirim barang sesuai pesanan konsumen.
4. Manager
a. Menerima hasil laporan dari bagian pembelian b. Mengecek pekerjaan dari semua pegawai.
c. Menandatangani laporan persediaan
Dokumen yang digunakan dalam persediaan barang pada PT Karsa Usaha Sejahtera, sebagai berikut:
1. Daftar persediaan barang
Adalah lembaran yang berisi saldo di toko ataupun di gudang.
DAFTAR PERSEDIAAN BARANG
Supplier: TOO1 (TJONG PAULUS S\ TYF LUAR) Tabel III.1.
Daftar Persediaan Barang bulan Maret 2017 pada PT Karsa Usaha Sejahtera
NO NAMA BARANG ISI PLU SALDO BARANG
1 OBAT BATUK IBU & ANAK 75ML 1 290026 4 2 OBAT BATUK IBU & ANAK 150 ML 1 290028 18
3 NEUROBION 25X10 25 290036 73
4 ANTIMO 12 290065 53
5 BALSEM CINCAU BESAR 12 290077 19 6 BALSEM KAKI TIGA KNG 36GR 12 290083 18 7 M ANGIN CAP KAMPAK 28ML 12 290089 11
8 BIOGESIC 25 290090 11
9 BODREX 12 290092 43
10 BODREXIN 12 290093 2
11 BODREXIN SYRUP 1 290094 27
12 C D R 1 290098 13
Sumber : Bagian persediaan PT Karsa Usaha Sejahtera
Berdasarkan tabel III.1 dapat dianalisis bahwa persediaan untuk barang bodrexin banyak yang membutuhkan sehingga untuk persediaan diakhir maret menipis.
2. Daftar Pemesanan Barang
Lembaran yang berisi mengenai barang-barang yang akan di pesan perusahaan kepada suplier beserta jumlah barang.
Tabel III.2
Daftar Pesanan barang Januari-Maret 2017 PT Karsa Usaha Sejahtera
No Nama Barang Isi
Jumlah karton
Januari Februari Maret
1 OBAT BATUK IBU & ANAK 75ML 1
24 24 24
2 OBAT BATUK IBU & ANAK 150 ML 1 24 12 6
3 NEUROBION 25X10 25 2 2 2
4 ANTIMO 12 4 3 3
5 BALSEM CINCAU BESAR 12 1 1 1
6 BALSEM KAKI TIGA KNG 36GR 12 1 1 1
7 M ANGIN CAP KAMPAK 28ML 12 1 1 1
8 BIOGESIC 25 1 1 1
9 BODREX 12 5 5 5
10 BODREXIN 12 2 2 2
11 BODREXIN SYRUP 12 2 2 2
12 C D R 12 2 2 2
Sumber : PT Karsa Usaha Sejahtera
Berdasarkan tabel III.2 dapat dianalisis pada bulan januari pesanan barang lebih banyak dibandingkan bulan februari dan maret dikarenakan penjualan bulan januari lebih besar dibandingkan bulan februari dan maret.
Jika tidak melihat penjualan untuk melakukan pemesanan barang akan menjadikan persediaan barang terlalu banyak bahkan terjadi penumpukan dalam penyimpanan barang di toko.
3. Mutasi
Merupakan dokumen atau bukti barang keluar dari gudang (pertama kali barang datang ) ke toko.
Tabel III.3
Daftar Mutasi barang keluar
No Nama Barang Isi
Part No
Karton Harga
1 OBAT BATUK IBU & ANAK 75ML 1 290026 24 18000 2 OBAT BATUK IBU & ANAK 150 ML 1 290028 24 35000
3 NEUROBION 25X10 25 290036 2 10000
4 ANTIMO 12 290065 4 10000
5 BALSEM CINCAU BESAR 12 290077 1 22000 6 BALSEM KAKI TIGA KNG 36GR 12 290083 1 22000 7 M ANGIN CAP KAMPAK 28ML 12 290089 1 18000
8 BIOGESIC 25 290090 1 10000
9 BODREX 12 290092 5 12000
10 BODREXIN 12 290093 2 12000
11 BODREXIN SYRUP 12 290094 2 84.150
12 C D R 12 290098 2 55000
Berdasarkan tabel III.3 dapat dinalisis barang-barang diatas merupakan barang yang penjualannya banyak. Mutasi keluar merupakan bukti yang diberikan oleh bagian persediaan barang kepada pihak toko untuk di disamakan apakah barang dengan mutasi sama atau tidak.
4. Faktur
Merupakan dokumen yang diberikan supplier kepada bagian gudang setelah bagian pembeliaan mengirimkan Purchase Order atau surat pesanan.
Sumber: PT Karsa Usaha Sejahtera
Gambar III.2
Faktur Pesanan PT Karsa Usaha Sejahtera.
5. BBM ( bukti barang masuk )
Jenis Laporan yang sudah disesuaikan antara faktur dan pesanan serta laporan akan diserahkan kepada manager.
Sumber: PT Karsa Usaha Sejahtera
Gambar III.3
Hasil Bukti Barang Masuk.
Untuk menjelaskan prosedur persediaan barang diatas maka dibuatkan flowchart sebagai berikut:
Bag. Gudang ( Persediaan )
Bag Pembelian Supplier Manager
Tidak
Ya
Ya
tidak
4.
Tidak
Ya
Selesai Menentukan
supplier Cek persedian
obat
Membuat surat pesanan/ PO Stock
ada
Faktur
Cek pesanan Stok barang
Membuat laporan barang
masuk Mulai
pengiriman barang
Kondisi baik
Membuat daftar barang
Sumber: Bagian Persediaan PT Karsa Usaha Sejahtera Gambar III.4
Prosedur Persediaan barang pada PT Karsa Usaha
Sejahtera.
Retur
Surat pesanan
Mengecek pesanan
Pesanan ada ?
laporan
Berdasarkan gambar III.4 dapat dijabarkan prosedur persediaan barang pada PT Karsa Usaha Sejahtera sebagai berikut:
1. Proses ini diawali dari bagian gudang yang mengecek persediaan obat.
2. Apabila persediaan obat ada dan masih cukup maka tidak ada pemesan dan apabila persediaan obat tidak memadai atau habis maka pihak gudang akan membuat laporan untuk pemesanan barang
3. Setelah menerima laporan dari gudang, bagian pembeliaan akan membuatkan daftar pemesanan barang
4. Setelah itu menentukan supplier
5. Bagian pembeliaan akan membuat PO (purchase order) sesuai permintaan barang dari bagian gudang untuk dikirim ke supplier
6. Setelah PO (purchase order) atau surat pesanan diterima oleh supplier 7. Supplier akan mengecek persediaan barang digudangnya.
8. Apabila pesanan tidak tersedia maka kembali kepada bagian pembelian dan apabila pesanan tersedia suplier akan mengirimkan barang.
9. Supplier akan mengirimkan barang dan faktur serta surat pesanan yang diberikan oleh bagian pembelian di PT Karsa Usaha Sejahtera.
10. Bagian gudang akan memeriksa barang datang yang dilampirkan faktur dari supplier, jika pesanan sesuai PO (purchase order) atau surat pesanan dan faktur maka akan di buatkan bukti barang masuk oleh bagian pembelian, jika pesanan tidak sesuai maka akan diretur dan dikembalikan kepada supplier.
11. Bagian pembelian membuat bukti barang masuk dan dilaporkan kepada manager.
Dari hasil diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur persediaan dimulai dari bagian gudang untuk mengecek apabila barang tidak ada maka bagian persediaan akan memesan kepada bagian pembelian untuk dibuatkan surat pesanan untuk supplier. Supplier akan mengirimkan barang sesuai permintaan dan apabila barang kosong supplier akan mengkonfirmasi kepada bagian pembelian. Setelah barang datang akan di cek oleh bagian gudang dan pengecekan berdasarkan faktur dan surat pesanan. Jika sesuai maka akan dibuatkan bukti barang masuk oleh bagian pembelian dan akan dilaporkan kepada manager.
1.2.2. Kendala Persediaan Barang Pada PT Karsa Usaha Sejahtera
Dalam melaksanakan persediaan barang tentu akan mengalami Banyak Kendala. Adapun kendala yang dihadapi dalam persediaan barang pada PT Karsa Usaha Sejahtera antara lain:
1. Lokasi supplier yang jauh sehingga pengiriman sering kali terjadi keterlambatan.
2. Jumlah supplier yang banyak sehingga sulit untuk melakukan penilaian secara rinci terhadap supplier.
3. Ruangan penyimpanan yang tidak terlalu luas
4. Adanya perselisihan jika pertukaran barang (retur barang) yang membuat barang disimpan di gudang terlalu lama.
Berdasarkan kendala persediaan barang diatas dapat disimpulkan bahwa persediaan barang yang dilakukan pada PT Karsa Usaha Sejahtera (Fortuna Swalayan) Jakarta perlu adanya perubahan system yang lebih baik agar setiap permintaan barang direspon dan di proses dengan cepat sehingga persediaan
barang pada toko tidak sampai kosong, karena bisa mengecewakan pelanggan bila sampai mencari barang tidak ada dan berdampak juga pada hasil penjualan yang diperoleh.
1.2.3. Solusi Persediaan Barang Pada PT Karsa Usaha Sejahtera Adapun solusi untuk mengatasi kendala dalam persediaan barang yaitu:
1. Mencari supplier yang terjangkau dari perusahaan 2. Memilah milih supplier yang kurang baik.
3. Sebaiknya menambah lahan untuk penyimpanan.
4. Sebaiknya bagian persediaan lebih cepat mengkonfirmasi kepada supplier mengenai barang-barang yang sudah lama rusak dan disimpan di gudang retur.
Berdasarkan solusi diatas dapat disimpulkan bahwa semua itu membutuhkan kerjasama antar karyawan dan direktur untuk mencapai sebuah keberhasilan dalam kesejahteraan perusahaan.
