B A B IV
ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Kebijakan Organisasi Perusahaan
Dalam menjalankan aktivitasnya perusahaan menentukan kebijakan yang telah dibuat dan disepakati oleh para pimpinan perusahaan. Kebijakan yang akan dijalankan dengan pencapaian pengendalian secara optimal. Kebijakan perusahaan tersebut yaitu :
1. Pembelian persediaan bahan baku dilakukan berdasarkan purchase order yang telah diotorisasi.
2. Pembelian dilakukan secara kredit (temporal) dan tunai (cash).
3. Persediaan dicatat dengan perpetual inventory method.
4. Pengeluaran persediaan dari gudang berdasarkan FIFO.
Selain itu, dalam pemenuhan kebutuhan bahan baku perusahaan telah memiliki pemasok dalam negeri, hal ini dimaksudkan agar kebutuhan persediaan dapat dipenuhi dengan baik dan tepat waktu serta meminimalkan biaya-biaya yang berhubungan dengan pemenuhan bahan baku tersebut tentunya dengan
negeri saja tetapi pemasok dari luar negeri pun ada, hal ini untuk memenuhi bahan baku yang tidak tersedia di pemasok dalam negeri.
B. Pemahaman Atas Pengendalian Internal Prosedur Persediaan Bahan Baku
Pengendalian internal persediaan bahn baku menitikberatkan pada prosedur persediaan bahan baku yang bertujuan untuk mengungkapkan berbagai masalah yang berkenaan dengan operasi perusahaan yang berguna untuk mengadakan evaluasi terhadap prosedur kegiatan tersebut. Persediaan merupakan elemen penting dalam menciptakan suatu system pengendalian yang baik demi kelangsungan perusahaan.
Kegiatan pengendalian pada hakekatnya adalah untuk dapat mengidentifikasi hambatan-hambatan atas masalah-masalah yang ada, apakah prosedur yang ada telah memenuhi syarat pengendalian internal yang baik.
Penggunaan prosedur yang ada pada perusahaan diharapkan dapat mengurangi bahkan mencegah terjadinya kehilangan persediaan yang dimiliki perusahaan.
1. Prosedur Persediaan Bahan Baku
Berikut prosedur persediaan pada perusahaan yang menjadi objek penelitian penulis :
a. Prosedur permintaan barang
1) Pembelian persediaan diawali oleh bagian gudang yang menilai bahwa persediaan bahan baku sudah menipis. Bagian gudang mengajukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian dengan membuat Surat Permintaan Pembelian yang dibuat rangkap tiga. Surat tersebut masing-masing didistribusikan kepada :
Lembar 1 : Bagian pembelian
Lembar 2 : Bagian akuntansi
Lembar 3 : Bagian Gudang
2) Berdasarkan Surat Permintaan Pembelian tersebut bagian pembelian menentukan pemasok yang telah ditentukan untuk mengetahui harga yang ditawarkan melalui telepon. Apabila harga tidak mengalami perubahan yang signifikan maka bagian pembelian segera membuat
Purchase Order (PO). Biasanya bagian pembelian (purchasing)
transaksi dengan perusahaan (langganan), tetapi tidak menutup kemungkinan untuk memilih pemasok yang baru.
3) Setelah memutuskan pemasok yang dipilih maka bagian pembelian membuat Purchase Order (PO) dan mengimkan fax kepada pemasok tersebut yang dibuat 3 rangkap dan masing-masing didistribusikan sebagai berikut :
Lembar 1 : Bagian pembelian
Lembar 2 : Bagian akuntansi
Lembar 3 : Bagian Gudang
Dalam hal otorisasi Purchase order (PO) disini hanya Bagian pembelian saja yang melakukan otorisasi dengan kata lain masih dalam satu bagian, sehingga dapat menimbulkan kecurangan didalam pemesanan barang tersebut bahkan dapat memanipulasi harga barang yang akan di pesan.
b. Prosedur penerimaan barang
1) Penerimaan barang dilakukan oleh bagian gudang dengan mencocokkan Purchase Order lembar 3 dan surat jalan dari pemasok saat barang tersebut datang. Bagian gudang melakukan pemeriksaan atas jenis, kualitas maupun kuantitas barang yang diterima.
2) Jika barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan, maka bagian gudang akan membuat laporan penerimaan barang yang dibuat 3 rangkap, yaitu :
Lembar 1 : Bagian pembelian
Lembar 2 : Bagian akuntansi
Lembar 3 : Bagian Gudang
3) Setelah dibuat laporan penerimaan barang, bagian gudang mencatatnya pada kartu persediaan yang menjelaskan barang yang tersedia di gudang.
Dalam penerimaan barang petugas yang menerima barang masih pada bagian yang sama yaitu bagian gudang. Hal ini juga dapat menimbulkan manipulasi dalam penerimaan barang tersebut, karena bisa jadi barang yang diterima tidak sesuai dengan PO baik dari segi kuantitas maupun kualitasnya.
c. Prosedur penyimpanan barang
1) Barang yang telah diterima kemudian disimpan digudang dengan baik dan rapi sesuai dengan jenis dan ukuran barang.
2) Barang yang diterima dawasi penggunaannya oleh bagian gudang. Peletakan barang digudang ditentukan dari barang yang akan lebih dulu digunakan atau sesuai dengan kebutuhan berang tersebut.
2. Contoh Prosedur Persediaan Bahan Baku
a. Prosedur permintaan bahan baku
Berikut ini merupakan permintaan bahan baku berupa komponen
electrical yang dilakukan oleh perusahaan :
1) Bagian gudang menilai bahwa persediaan komponen sudah hampir habis, kemudian bagian gudang membuat surat permintaan pembelian kepada bagian pembelian.
2) Bagian pembelian melakukan penawaran harga kepada pemasok.
3) Setelah disetujui maka bagian pembelian membuat Purchase Order berdasarkan kebutuhan yaitu 100 Pcs MCB yang terdiri dari :
MCB 1P 32A C60A sebanyak 50 Pcs
MCB 1P 6A C60A sebanyak 50 Pcs
4) Pruchase Order tersebut didistribusikan kepada pemasok.
5) Pemasok akan memberikan konfirmasi pengiriman MCB yang dipesan.
b. Prosedur penerimaan bahan baku
1) MCB yang dikirim oleh pemasok diterima oleh bagian gudang, kemudian bagian gudang mencocokan Purchase Order dengan surat jalan dari pemasok. Setelah itu dilakukan pengecekan secara fisik yaitu memeriksa kuantitas, kualitas dan ukuran MCB yang diterima. Bagian gudang membuat laporan penerimaan barang dan didistribusikan kepada bagian yang membutuhkan.
2) Bagian gudang mencatat barang yang diterima dalam kartu persediaan.
c. Prosedur penyimpanan barang
1) MCB yang diterima oleh bagain gudang, disimpan dengan baik dan rapi.
2) Penyimpanan MCB diawasi oleh bagian gudang. MCB yang diterima dari pemasok disimpan digudang sesuai dengan penggunaan.
3. Tes Bukti Transaksi
a. Surat permintaan pembelian dibuat 3 rangkap untuk bagian yang membutuhkan yaitu pembelian, akuntansi, dan arsip gudang.
b. Purchase Order diajukan kepada pemasok yang telah diotorisasi oleh bagian pembelian. Terdapat nomor urut PO, hal ini agar memudahkan
dalam pencarian dokumen dikemudian hari. Barang yang dipesan telah tertera dengan jelas baik ukuran, jenis dan kuantitas.
c. Barang yang datang diterima dan dicocokan berdasarkan Purchase Order dengan surat jalan. Surat jalan yang diterima dari pemasok diotorisasi oleh bagian gudang sebagai tanda bukti bahwa barang yang dipesan telah diterima. Terdapat nomor urut surat tersebut.
d. Dibuat laporan penerimaan atas barang yang telah diterima berdasarkan tanggal terima. Dalam laporan ini dibuatkan nomor urut dan nama pemasok, serta tertera nomor urut surat jalan. Pencantuman nomor urut ini untuk memudahkan dalam pencocokan antara barang yang diterima dengan catatan yang dibuat.
4. Bentuk Pengendalian
a. Pembelian bahan baku
Pembelian yang dilakukan perusahaan berdasarkan perkiraan kebutuhan persediaan. Hal ini dilakukan untuk menghindari kelebihan bahan baku yang tersimpan digudang yang berakibat pada kerusahan bahan yang pada akhirnya akan merugikan perusahaan.
Guna menghindari harga yang tinggi, dilakukan proses tawar menawar harga. Untuk mendapatkan harga yang sesuai maka perusahaan
melakukan perbandingan harga dengan pemasok yang telah dimiliki perusahaan. Pada setiap dokumen yang dibuat berupa surat maupun laporan diberikan nomor urut, hal ini untuk memudahkan keterkaitan antara dokumen yang satu dengan yang lain. Kelebihan lain dalam penggunaan nomor urut yaitu untuk memudahkan dalam pencarian dokumen dikemudian hari.
b. Penerimaan barang
Dalam proses penerimaan barang dipisahkan dari fungsi pembelian. Bagian gudang menerima barang dengan mencocokan antara surat jalan yang diterima dari pemasok dengan Purchase Order, apakah jenis, kuantitas dan kualitas barang yang diterima telah sesuai dengan yang dipesan. Barang yang telah diterima dicatat dalam kartu pesediaan untuk memudahkan bagian gudang dalam melakukan perhitungan dan
stock opname.
c. Penyimpanan bahan baku
Dalam hal penyimpanan persediaan dilakukan dengan menggunakan metode First In First Out (FIFO). Penyusunan secara sistematis ini dilakukan untuk :
2) Memudahkan identifikasi antara barang yang sesuai kualitasnya dengan barang cacat.
3) Memudahkan dalam perhitungan fisik.
Penyimpanan barang dawasi oleh bagian gudang hal ini bertujuan untuk memudahkan dalam peletakan penyimpanan bahan baku. Barang yang disimpan diawasi baik masuknya barang yang dibeli sebagai persediaan dan keluarnya persediaan yang akan digunakan oleh bagian produksi.
5. Analisis pengendalian atas persediaan
Pengendalian yang dilakukan oleh perusahaan memiliki tujuan, yaitu :
a. Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga dapat mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi. Untuk mencapai tujuan ini, perusahaan melakukan pengecekan ketersediaan bahan baku digudang sehingga ketika bahan baku dibutuhkan untuk proses produksi maka akan selalu terpenuhi. Namun perusahaan belum memiliki persediaan pengaman.
b. Perusahaan berusaha agar setiap pembelian bahan baku yang dilakukan tidak terlalu besar dan juga terlalu kecil, hal ini dilakukan untuk meminimalkan biaya-biaya yang berhubungan
dengan pemesanan dan pembelian bahan baku ke pemasok. Namun hal ini belum bias maksimal dilakukan perusahaan karena perusahaan tidak memiliki perhitungan secara pasti agar setiap pemesanan dan pembelian dilakukan secara tepat. Perusahaan hanya melakukan perkiraan pemakaian bahan baku berdasarkan pesanan dari pelanggan.
c. Perusahaan berusaha untuk memenuhi pesanan pelanggan tepat waktu. Salah satu cara yang dilakukan agar tujuan ini tercapai yaitu dengan melakukan pemesanan bahan baku kepada pemasok tetap. Perusahaan memilih pemasok di sekitar Jabodetabek agar bahan baku yang dipesan tidak terlambat datang tentunya dengan kualitas yang sesuai dengan yang diinginkan perusahaan.
Berikut ini perbandingan pengendalian persediaan yang efektif dan efisien pada PT.Sekawan panca Abadi :
Persamaan :
a. Penyimpanan yang dilakukan perusahaan sudah cukup baik. Gudang dijaga dengan baik, dan tidak dimasuki oleh orang yang tidak berkepentingan.
b. Perusahaan melakukan pembelian dengan cara tunai (cash) dan kredit
(temporal). Dilakukan untuk mengurangi penanaman modal atau investasi
bahan yang berlebihan.
c. Bagian gudang melakukan pencocokan antara surat jalan dari pemasok dan purchase Order. Untuk melengkapi ketelitian, dilakukan pengecekan secara fisik pada barang yang diterima apakah barang tersebut sudah sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan baik jenis, ukuran, kuantitas dan kualitas berang tersebut. Pengendalian ini dilakukan untuk menjamin barang yang diterima dari pemasok telah sesuai dengan barang yang dipesan.
d. Dilakukan pencatatan persediaan yang menunjukkan penerimaan, pengeluaran dan penggunaan. Pengendalian ini dilakukan oleh perusahaan agar stock opname dapat dilakukandengan mudah. Pencatatan persediaan juga merupakan salah satu pengendalian agar persediaan dilindungi dari kecurangan.
Perbedaan :
a. Pengendalian terhadap pencurian, kerusakan dan kemerosotan mutu belum dilakukan sepenuhnya dengan baik oleh perusahaan. Terlihat pada kapasitas gudang yang mengakibatkan barang yang disimpan terlalu
padat, kondisi ini berdampak pada kerusakan dan kemerosotan mutu barang yang disimpan.
b. Perkiraan pemakaian bahan yang dilakukan oleh perusahaan hanya sebatas perkiraan terhadap waktu pesanan dari pelanggan saja. Perusahaan belum memiliki perhitungan perkiraan pemakaian secara pasti. Hal ini dapat berakibat terganggunya ketersediaan bahan yang akan digunakan pada produksi.
c. Kelemahan dari pejabat yang otorisasi PO dan penerimaan barang masih pada bagian yang sama, hal ini dapat memanipulasi harga barang maupun dari segi kualitas dan kuantitas barang tersebut.
