BUKU PEDOMAN DEPARTEMEN GENERAL AFFAIR

(1)

Buku Pedoman - Departemen General Affair (GA) Page 11

BUKU PEDOMAN

DEPARTEMEN GENERAL AFFAIR

Mengutamakan pelayanan jasa transportasi darat oleh sumber daya manusia professional,guna kepuasaan pelanggan secara

berkesinambungan dengan prinsip 3 TER: TERBESAR, TERLENGKAP,

TERBAIK,

(2)

KATA PENGANTAR

Buku panduan departemen merupakan buku acuan yang digunakan pada masing – masing departemen dalam melakukan proses aktivitas kerja yang tercatat pada sebuah buku yang dinamakan “BUKU PEDOMAN DEPARTEMEN”. Pembuatan buku panduan departemen diharapkan mampu menjadikan pedoman pada masing – masing departemen dan memberikan kemudahan bagi karyawan dalam melakukan aktifitas kerjanya.

Di dalam Buku Pedoman Departemen ini berisikan tentang proses alur kerja (flowchart), Aturan dan kebijakan dalam sebuah proses kerja, uraian kerja (Job Desc) pada masing – masing bagian di dalam departemen dari level tertinggi sampai level yang paling bawah serta pengukuran indeks prestasi keberhasilan dari setiap prosedur kerja yang tertuang didalam SOP sebagai indikator keberhasilan suatu prosedur didepartemennya terhadap proses yang terkait di dalam departemen. Setiap subjek tersebut diatas akan dilakukan evaluasi guna memberikan sebuah Buku Pedoman Departemen yang benar – benar sesuai dengan situasi departemen itu sendiri.

Buku Pedoman Departemen ini dibuat sebagai salah satu tujuan perusahaan dalam memberikan pengarahan kepada semua bagian yang ada didalam perusahaan PT. SIBA SURYA agar lebih mengerti tentang sebuah proses yang ada pada departemen. Mari bersama kita wujudkan PT. SIBA SURYA menjadi sebuah perusahaan transportasi jasa yang handal sesuai dengan visinya menjadi sebuah trasnportasi jasa yang TERBESAR, TERBAIK DAN TERLENGKAP

Semarang , 1 Januari 2016 Manajemen PT. SIBA SURYA

Gert Van Helden Direktur Pengelola

(3)

SEJARAH PERUSAHAAN

PT. SIBA SURYA merupakan perusahaan transportasi yang telah teruji dalam jasa pengiriman cargo untuk semua tujuan di pulau jawa. PT. SIBA SURYA tidak hanya sebagai perusahaan transportasi terbesar tetapi sebagai salah satu perusahaan transportasi di indonesia yang terpercaya dan memberikan pelayanan prima kepada para pelanggan demi terciptanya kepuasaan pelanggan kepada PT. SIBA SURYA.

PT. SIBA SURYA telah memberikan pelayanan jasa transportasi kepada para pelanggan sejak tahun 1951 dengan nama perusahaan CHUNG HWA yang didirikan oleh Bapak Wujud Setiawan. Kemudian pada tahun 1958 CHUNG HWA merubaha nama menjadi CV. SILIWANGI KOMBINASI dan ditahun 1964 nama perusahaan resmi berubah menjadi CV. SILIWANGI BANGKIT yang berkantor di semarang, jawa tengah.

Dalam rangka menjadikan perusahaan yang professional untuk kebutuhan jangka panjang, pada tanggal 24 Desember 1991 Manajemen memutuskan untuk mengganti nama menjadi PT. SIBA SURYA. Demi tercapainya kepuasaan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan perusahaan, PT. SIBA SURYA menerapkan system ISO 9001;2008 pada tahun 2010. Sampai dengan sekarang PT. SIBA SURYA sudah mempunya beberapa cabang yang tersebar di berbagai kota seperti Cilegon, Jakarta, Cirebon, Semarang, Tuban, Surabaya, Banyuwangi, Probolonggo, Jember, Kediri, Madiun, Cilacap dan Jabodetabek.

Saat ini PT. SIBA SURYA mengoperasikan armada lebih dari 1.500 Unit dengan beberapa type armada dan type bed untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sesuai dengan segmentasi kargo dengan kapasitas 15 sampai dengan 60 Ton. Unit armada dilengkapi dengan online system dan fasilitas GPS yang merupakan keunggulan PT.

SIBA SURYA dalam memberikan pelayanan terbaik kepada Pelanggan. Jaminan keselamatan, ketapatan waktu penyampaian cargo dan kepuasaan pelanggan merupakan visi yang selalu dipegang teguh dalam menjalan roda perusahaan.

(4)

VISI & MISI PERUSAHAAN

VISI

Untuk menjadi perusahaan transportasi yang terpadu dengan tujuan melayani kebutuhan logistic pelanggan kami dan menyediakan pelayanan terbaik untuk para pelanggan

MISI :

1. Untuk mengatasi masalah logistik pelanggan kami

2. Untuk mempertahankan posisi kami sebagai pimpinan pasar di industry transportasi

3. Untuk menjadi perusahaan yang memiliki reputasi baik dan terkenal 4. Untuk memperkaya pengalaman kami di dunia transportasi

5. Untuk menjadi perusahaan publik

(5)

DAFTAR ISI

SAMPUL BUKU PEDOMAN 1

KATA PENGANTAR 2

SEJARAH PERUSAHAAN 3

VISI & MISI PERUSAHAAN 4

DAFTAR ISI 5

PENDAHULUAN 12

BAB I : SILSILAH DEPARTEMEN 13

1. Departemen General Affair 13

2. Struktur Organisasi PT. SIBA SURYA 14 3. Struktur organisasi departemen General Affair 15

BAB II : JOB DESCRIPTION DEPARTEMEN 15

1. Direktur Umum 15

1.1 Tujuan Jabatan 15

1.2 Tugas dan Tanggung Jawab 15

1.3 Kewenangan 18

2. Manager GA 18

2.3 Kewenangan 19

3. Kepala Bagian Umum & Rumah Tangga 20

3.3 Kewenangan 21

4. Staff GA 22

4.1 Staff Dinas Luar 22

4.1.1 Tujuan Jabatan 22

4.1.2 Tugas dan Tanggung Jawab 22

4.1.3 Kewenangan 23

(6)

4.2 Staff Receptionist 23

4.2.3 Kewenangan 24

4.3 Staff Teknisi 24

4.3.3 Kewenangan 25

4.4 Office Boy 26

4.4.3 Kewenangan 27

5. Security 28

5.1 Koordinator Security 28

5.1.3 Kewenangan 28

5.2 Komandan Regu (Danru) Security 29

5.2.3 Kewenangan 29

5.3 Anggota Security 30

5.3.3 Kewenangan 30

BAB III : PROSEDUR KERJA 31

A. Prosedur Operasional 31

1. Kendaraan Inventaris 31

1.1 Peminjaman kendaraan 31

(7)

1.2 Pengembalian kendaraan 32

1.3 Perawatan / perbaikan kendaraan 32

1.4 Peminjaman BPKB kendaraan 33

1.5 Pengembalian BPKB kendaraan 35 2. Permintaan Barang Non Logistik 36 2.1 Permintaan barang non perangkat IT 36 2.2 Permintaan barang perangkat IT 37 3. Pemeliharaan, Perawatan & Kebersihan Kantor 39

4. Monitoring Tamu Perusahaan 42

5. Ijin Masuk Area 43

6. Inventarisasi Barang Perusahaan 44

7. Perawatan Instalasi Listrik 45

8. Maintenance AC 46

9. Security 47

9.1 Komandan Regu 47

9.2 Patroli harian 47

9.3 Penjagaan pos security 48

9.4 Sikap security selama bertugas 49 9.5 Penanganan pelanggaran hokum dan ketertiban

umum 50

9.6 Penanganan kebakaran 51

10. Maintenance Gedung Perusahaan 51 11. Pengaturan Parkir / Arus Kendaraan 52

B. Flowchart 54

1.1 Peminjaman kendaraan 54

1.2 Pengembalian kendaraan 55

1.3 Perawatan / perbaikan kendaraan 56

1.4 Peminjaman BPKB kendaraan 57

1.5 Pengembalian BPKB kendaraan 58

(8)

2. Permintaan Barang Non Logistik 59 2.1 Permintaan barang non perangkat IT 59 2.2 Permintaan barang perangkat IT 60

5. Inventarisasi Barang Perusahaan 63

8. Maintenance Gedung Perusahaan 66

BAB IV : PERATURAN DEPARTEMEN DAN KETENTUAN PROSEDUR

A. PERATURAN DEPARTEMEN 67

B. KETENTUAN PROSEDUR 68

1. Kendaraan Inventaris 68

1.1 Tujuan 68

1.2 Ruang Lingkup 68

1.3 Definisi / Istilah dalam Prosedur 69

1.4 Ketentuan Khusus 70

1.5 Indikator Prestasi 73

2. Permintaan Barang Non Logistik 73

2.1 Tujuan 73

2.3 Definisi / Istilah dalam prosedur 73

2.5 Indikator Prestasi 78

3. Pemeliharaan, Perawatan & Kebersihan Kantor 78

3.1 Tujuan 78

(9)

3.5 Indikator prestasi 81

4. Monitoring Tamu Perusahaan 81

4.1 Tujuan 81

5. Ijin Masuk Area 85

5.1 Tujuan 85

6. Inventarisasi Barang Perusahaan 88

6.1 Tujuan 88

7. Perawatan Instalasi Listrik 93

7.1 Tujuan 93

8. Maintenance AC 94

8.1 Tujuan 94

(10)

9. Security 96

9.1 Tujuan 96

10. Maintenance Gedung Perusahaan 99

10.1 Tujuan 99

11. Pengaturan Parkir & Arus Kendaraan 101

11.1 Tujuan 101

BAB V : DOKUMEN PENUNJANG PROSEDUR 103

2. Pembelian Barang Non Logistik 103

3. Pemeliharaan, Perawatan & Kebersihan Kantor 103

8. Maintenance Gedung Perusahaan 104

(11)

BAB VI : INSTRUKSI KERJA 105

1. Alat Pemadam Api Ringan 105

2. Penanggulangan Huru – Hara 106

3. Penanggulangan Keadaan Darurat Diluar Jam Kerja 108

4. Penanggulangan Kebakaran 108

5. Pengelolaan Sampah 109

6. Penginputan barang masuk pembelian non stok 111

BAB VII : PENUTUP 114

(12)

PENDAHULUAN

PT. SIBA SURYA adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa angkutan (Transportasi Darat) yang berpusat di kota semarang. Dalam bidang ini perusahaan PT. SIBA SURYA mendapat banyak tantangan yaitu dengan bertambah banyaknya para competitor (perusahaan transportasi sejenis) dengan kelebihan – kelebihan yang dimiliki oleh competitor. Hal tersebut tidak lepas dari resiko bisnis bagi para perusahaan. Perusahaan telah menyadari akan hal tersebut dan perusahaan harus melakukan strategi dengan baik yaitu dengan memberikan pelayanan yang terbaik kepada para pelanggan dengan cara memberikan harga pengiriman atau ongkos muatan yang kompetitif dengan para pesaingnya , memberikan kecepatan perjalanan dalam pengiriman muatan sampai ditempat tujuan serta memberikan keamanan akan muatan pelanggan sampai di tempat tujuan dengan baik dan utuh tanpa adanya kerusakan pada muatan.

(13)

BAB I

SILSILAH DEPARTEMEN

1. Departemen General Affair

General Affair atau bagian umum merupakan bagian dari suatu perusahaan yang bertugas untuk mendukung perusahaan dalam menjalankan operasionalnya. Dalam hal ini General Affair PT. SIBA SURYA mempunyai tugas & ruang lingkup yang mencakup :

1.1 Building Management, Asset Management

1.2 Pelaksanaan Keamanan Security dan ketertiban serta kebersihan 1.3 Pengurusan kendaraan perusahaan dan fasilitas lainnya

1.4 Pengelolaan Cleaning Service & Office Boy

1.5 Receptionist & operator telpon serta keluar masuknya tamu 1.6 Persediaan Alat Tulis Kantor (ATK)

1.7 Penanganan Listrik, Air, AC, dll

Dengan demikian General Affair (GA) merupakan bagian yang terpenting dalam suatu perusahaan, karena fungsi dari General Affair (GA) sendiri mendukung seluruh aktifitas perusahaan agar tetap berjalan dengan baik dan sesuai dengan harapan dari perusahaan PT. SIBA SURYA.

.

(14)

2. Struktur Organisasi PT. SIBA SURYA

PRESIDEN DIREKTUR

DIREKTUR PENGELOLA

DIREKTUR PEMASARAN &

OPERASIONAL

DIREKTUR TEKNIK & LOGISTIK

DIREKTUR KEUANGAN Internal Auditor

Secretary Wakil Manajemen

Safety Officer Coporate Secretary

Corporate Legal

DIREKTUR UMUM

GENERAL MANAGER TEKNIK

MANAGER BAGIAN

GENERAL MANAGER PEMASARAN

MANAGER BAGIAN

MANAGER

BAGIAN MANAGER

REGION BAGIAN GENERAL

MANAGER NIAGA

SUPERVISOR BAGIAN

MANAGER BAGIAN

SUPERVISOR

BAGIAN SUPERVISOR

BAGIAN KEPALA KANTOR

BAGIAN

STAFF BAGIAN

STAFF

BAGIAN STAFF

BAGIAN

STAFF BAGIAN SENIOR MANAGER

KEUANGAN

STAFF BAGIAN

(15)

3. Struktur Departemen General Affair (GA)

(16)

BAB II

JOB DESCRIPTION DEPARTEMEN

1. Direktur Umum

1.1. Tujuan Jabatan

Mengarahkan dan mengevaluasi Strategi dan model Litbang, Human Resource, General Affair dan information & communication Management di lingkungan SIBA SURYA untuk memastikan ketersediaan SDM, infrastruktur, perlengkapan kantor, fasilitias komunikasi dan informasi serta SOP baku perusahaan.

1.2. Tugas dan Tanggung Jawab 1.2.1 Struktur Organisasi

Mengarahkan, mengembangkan dan mengevaluasi struktur organisasi untuk mendukung implementasi strategi perusahaan dan tata kelola organisasi yang efektif dan efisien.

1.2.2 Perencanaan SDM

Mengarahkan dan memonitor proses perencanaan SDM (penambahan, rotasi, promosi, demosi, pelatihan SDM dan PHK) untuk memastikan ketersediaan SDM dalam mencapai tujuan organisasi.

1.2.3 Produktifitas Kerja

Memastikan pelaksanaan pemenuhan dan pengembangan SDM yang sesuai dengan standar model kompetensi dan nilai budaya perusahaan untuk meningkatkan produktivitas karyawan.

1.2.4 Manajemen Kompetensi Sumber Daya

Mengarahkan dan memutuskan model kompetensi sebagai dasar aktivitas Human Capital Management (competency matrix, rekrutmen, penempatan, promosi, penggajian dll.

(17)

1.2.5 Pengembangan Talent

Mengarahkan dan mengevaluasi pengelolaan dan pengembangan talent agar terpenuhi penyediaan dan kualitas SDM untuk kepentingan pengembangan organisasi dan usaha.

1.2.6 Strategi Gaji & Fasilitas

Menetapkan dan mengevaluasi sistem penggajian dan fasilitas karyawan untuk mendukung pelaksanaan Talent Management yang efektif

1.2.7 Teknologi Informasi & Komunikasi Strategi

Merencanakan dan menyusun strategi teknologi informasi &

komunikasi yang inline dengan visi SIBA SURYA untuk mendukung pencapaian sasaran strategis perusahaan.

1.2.8 Perbaikan SIBA SYSTEM yang berkelanjutan / terus – menerus Mengarahkan dan mengevaluasi pengembangan SIBA System secara terus – menerus agar ICT menjadi salah satu nilai kompetitif bagi perusahaan.

1.2.9 Kelancaran sarana & prasarana umum

Merencanakan dan mengevaluasi semua kebijakan yang terkait dengan General Affair agar terwujud standarisasi dalam penggunaan sarana dan prasarana umum secara efektif dan efisien.

1.2.10 Renovasi & pengadaan gedung

Mengarahkan dan mengelola strategi dan kebijakan penggunaan gedung dan fasilitas infrastruktur lainnya untuk mendukung pelaksanaan strategis dan operasional perusahaan

1.2.11 Standar Operasional Prosedur (SOP)

Merencanakan pembuatan dan evaluasi efektivitas SOP untuk menciptakan tata kelola perusahaan yang baik, terpercaya dan tidak melanggar hukum dan prinsip organisasi lainnya

(18)

1.3. Kewenangan

1.3.1 Menyetujui atau menolak promosi, transfer dan demosi karyawan secara umum .

1.3.2 Menentukan sistem aplikasi yang bersifat mandiri/ independence application system.

1.3.3 Menyetujui atau menolak proposal spesifikasi hardware yang disampaikan oleh user.

1.3.4 Memutuskan vendor berdasarkan kompetensi dan dukungan yang dapat diberikan

1.3.5 Menentukan budget tahunan.

1.3.6 Menetapkan strategi dan kebijkan HR, GA dan Informasi Teknologi &

komunikasi.

1.3.7 Menetapkan kebutuhan SDM, strategi pemenuhannya (rekrutmen, seleksi, pelatihan, rotasi / promosi)

1.3.8 Menetapkan struktur organisasi dan job description bersama Managing Director.

2. Manager General Affair (GA) 2.1 Tujuan Jabatan

Merencanakan, mengembangkan dan mengontrol system pengelolaan fasilitas umum perusahaan untuk menjamin ketersediaan infrastruktur fasilitas umum (listrik, air, gedung, ATK, cetakan, seragam, mebel, kendaraan operasional, dsb) yang mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

2.2 Tugas dan tanggung jawab 2.2.1 Inventarisasi Aset

Mengembangkan dan mengontrol sistem pendataan untuk mendapatkan data asset fasilitas umum yang efektif

(19)

2.2.2 Sistem permintaan dan pengadaan barang yang efektif

Merencanakan, mengembangkan SOP permintaan dan pengadaan barang dan membangun hubungan dengan vendor untuk memastikan ketersediaan barang secara cepat, benar dan akurat.

2.2.3 Kelancaran sarana & prasarana umum

Merencanakan, mengevaluasi dan mengembangkan semua prosedur General Affair agar terwujud standarisasi dalam penggunaan sarana dan prasarana umum secara efektif dan efisien.

2.2.4 Kendaraan Operasional

Mengawasi dan mengevaluasi perawatan dan legalitas kendaraan operasional pusat dan cabang dan menjadwal pemakaian kendaraan operasional pusat untuk mendukung operasional perusahaan

2.2.5 Keamanan

Merancang dan mengembangkan sistem keamanan perusahaan untuk melindungi aset fasilitas umum

2.2.6 Komunikasi Organisasi

Merancang dan mengembangkan sistem komunikasi perusahaan untuk menjamin efektivitas dan efisiensi komunikasi

2.2.7 Pembangunan SDM General Affair

Merencanakan, memonitor, mengarahkan, mengembangkan dan mengevaluasi Kinerja Bawahan untuk memastikan kompetensi Bawahan sesuai dengan standarnya atau bahkan lebih

2.2.8 Efektifitas Budget departemen

Merencanakan, mengarahkan, mengotorisasi, mengevaluasi dan mengontrol Budget untuk memastikan pemakaian budget secara efektif dan efisien untuk pencapaian tujuan Departemen

2.3 Kewenangan

2.3.1 Pengajuan budget tahunan kepada Direktur Umum

2.3.2 Menyetujui atau menolak vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan pada General Affair.

(20)

2.3.3 Menyetujui atau menolak permintaan barang, sarana dan prasarana yang tidak sesuai dengan standar perusahaan.

2.3.4 Memberikan penilaian kepada karyawan di departemen GA

2.3.5 Membina karyawan yang melanggar peraturan perusahaan (PP) dan atau kebijakan perusahaan lainnya yang telah diatur.

2.3.6 Mengusulkan promosi, mutasi, demosi, kenaikan gaji bawahan 2.3.7 Mengajukan training untuk pengembangan bawahan.

3. Kepala Bagian Umum & Rumah Tangga 3.1 Tujuan Jabatan

Melaksanakan pengadaan dan pengecekan (ATK, cetakan, sarana dan prasaran) serta melakukan pemeliharaan dan pembersihan area perusahaan untuk memastikan terpenuhinya sarana dan prasaranan serta kebersihan area perusahaan.

3.2 Tugas & tanggung jawab

3.2.1 Ketersediaan barang ATK & cetakan

Berkoordinasi dengan masing-masing departemen untuk mendapatkan order, melaksanakan order ke percetakan, serta input dan posting pembelian cetakan untuk memastikan ketersediaan barang, alat tulis kantor, dan cetakan

3.2.2 Pemenuhan & pemeliharaan sarana prasarana kantor

Melakukan pembelian sarana dan prasarana, serta mengkoordinir OB untuk melakukan perbaikan ringan sarana dan prasarana (meja, kursi, alamari, dll) untuk memastikan terpenuhi dan terpeliharanya sarana dan prasarana kantor

3.2.3 Ketersediaan air

Melakukan kontrol terhadap kondisi air sumur artetis, mengkoordinir OB untuk memperbaiki saluran pipa air ataupun kran/stop kran, dan melakukan perpanjangan ijin air bawah tanah untuk memastikan ketersediaan air

(21)

3.2.4 Ketersediaan kebutuhan barang perangkat IT

Berkoordinasi dengan departemen IT terkait dengan permintaan pembelian barang perangkat IT dan melakukan order barang sesuai spesifikasi dari IT.

3.2.5 Kondisi AC & suplai listrik

Melakukan penjadwalan dan pengontrolan perawatan, perbaikan, dan pemasangan AC serta mengontrol pengecekan instalasi listrik dan panel untuk menjamin AC dapat berfungsi dengan baik dan listrik tetap menyala dengan baik

3.2.6 Data inventaris kantor

Pengecekan barang inventaris, input dan posting pembelian barang baru, serta koordinir OB untuk melakukan perbaikan barang inventaris yang rusak untuk memastikan keakuratan data inventaris kantor

3.2.7 Kebersihan area perusahaan

Membuat jadwal kerja office boy dan tenaga kebersihan serabutan, menyediakan alat-alat kebersihan dan obat-obatannya serta melakukan pengecekan kebersihan area perusahaan untuk memastikan kebersihan area perusahaan

3.2.8 Ruangan siap pakai

Berkoordinasi dengan departemen yang membutuhkan perpindahan tata letak ruang dan barang serta mengontrol dan mengkoordinir pelaksanaannya untuk memastikan ketepatan waktu ketersediaan ruangan yang siap pakai

3.2.9 Pengembangan SDM

Mengarahkan dan mengevaluasi kinerja bawahan untuk memastikan kompetensi bawahan sesuai dengan standarnya atau bahkan lebih.

3.3 Kewenangan

3.3.1 Pengadaan barang inventaris 3.3.2 Pengadaan ATK dan cetakan

3.3.3 Menyetujui permintaan ATK dan cetakan

(22)

4. Staff General Affair (GA) 4.1 Staff dinas luar

4.1.1 Tujuan Jabatan

Melakukan pendataan, pengecekan dan mengontrol segala aktivitas perawatan dan pemeliharaan mobil inventaris perusahaan serta memberikan pelayanan antar jemput tamu, karyawan dan direksi untuk memastikan ketersediaan mobil inventaris yang siap dan layak pakai serta mendukung kelancaran mobilitas perusahaan

.

4.1.2 Tugas & tanggung jawab

4.1.2.1 Mobil inventaris yang terawat

Melakukan pengecekan jadwal servis, kemudian membawa mobil yang telah tiba waktu servis ke bengkel terkait untuk memastikan kendaraan inventaris terawat dan siap pakai 4.1.2.2 Kelancaran peminjaman mobil inventaris

Melakukan pendataan, mengontrol serta mengatur peminjaman maupun pengembalian mobil inventaris perusahaan untuk memastikan ketersediaan mobil inventaris yang siap pakai

4.1.2.3 Ketepatan waktu pengumpulan berkas & persyaratan perpanjangan STNK & Keur

Melakukan pengecekan data masa berlaku STNK & KEUR, mengingatkan masa berlaku STNK & KEUR kepada pengguna mobil inventaris dan stooring, mengumpulkan berkas persyaratan perpanjangan STNK & KEUR

4.1.2.4 Antar jemput tamu perusahaan

Menerima informasi terkait tamu yang akan dijemput (Nama, tempat, waktu) kemudian menuju ke lokasi penjemputan sebelum waktu yang ditentukan untuk memastikan penjemputan yang tepat waktu

(23)

4.1.2.5 Kelancaran mobilitas karyawan & direksi

Mempersiapkan kendaraan yang akan digunakan, mengantarkan direksi dan karyawan ke tempat tujuan dan memastikan sampai di tujuan tepat waktu

4.1.2.6 Ketepatan penyampaian dokumen

Menerima dokumen dari Sekretaris Direksi, memastikan kelengkapan dokumen dan menyerahkan dokumen ke user untuk memastikan dokumen sampai di tujuan tepat waktu

4.1.3 Kewenangan

3.3.4 Mengusulkan jenis pergantian sparepart yang akan digunakan pada kendaraan inventaris

3.3.5 Memberikan rekomendasi jenis mobil yang akan dipinjam 3.3.6 Menolak pengembalian mobil inventaris jika masih dalam

keadaan kotor.

4.2 Staff Receptionist 4.2.1 Tujuan Jabatan

Menerima serta mengarahkan telepon masuk serta tamu yang dating untuk memastikan kelancaraan proses komunikasi di lingkungan internal dengan eksternal perusahaan serta penanganan tamu dalam meningkatkan citra perusahaan.

4.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab

4.2.2.1 Komunikasi telepon yang efektif

Menerima dan mengarahkan telepon yang masuk maupun keluar kepada pihak yang dituju baik internal mapun eksternal untuk memastikan komunikasi berjalan lancar

4.2.2.2 Ketepatan pengiriman dokumen perusahaan

Melakukan pendataan surat keluar dan mengirim dokumen ke cabang maupun ke luar perusahaan untuk memastikan kelancaran pengiriman dokumen perusahaan

(24)

4.2.2.3 Ketepatan pendistribusian dokumen perusahaan

Menerima dokumen / paket dari kurir baik dari cabang maupun dari pihak luar perusahaan, melakukan pencatatan per tanggal berisi informasi asal dokumen / paket beserta tujuan, mendistribusikan dan meminta tanda tangan penerima dokumen / paket sesuai tujuan untuk memastikan kelancaran pendistribusian dokumen perusahaan

4.2.2.4 Pelayanan tamu perusahaan

Menanyakan informasi tentang tamu yang datang ke perusahaan berupa nama, instansi, kepentingan, menginformasikan atau mengkonfirmasikan kepada pihak yang akan ditemui, kemudian mengarahkan tamu sesuai dengan kepentingannya (tamu psikotes, tamu direksi, vendor dsb) untuk menjamin pelayanan yang memuaskan kepada tamu perusahaan serta memastikan gedung perusahaan steril dari orang asing

4.2.3.1 Menolak surat yang tidak jelas penerimanya

4.2.3.2 Menolak telepon masuk yang tidak jelas tujuannya 4.2.3.3 Menolak tamu yang tidak jelas tujuannya

4.2.3.4 Menerima dokumen / paket masuk dari kurir

4.3 Staff Teknisi

Menyusun jadwal pemeliharaan AC maupun genset serta melakukan servis secara berkala dan perbaikan instalasi listrik serta sarana prasarana untuk memastikan kondisi AC, genset, instalasi listrik, dan sarana prasarana perusahaan terpelihara dengan baik

(25)

4.3.2 Tugas dan Tanggung Jawab

4.3.2.1 Kondisi AC dalam keadaan baik

Mempersiapkan peralatan servis, melakukan servis AC secara rutin serta perbaikan ringan, untuk memastikan unit AC terpelihara dengan baik

4.3.2.2 Kondisi instalasi listrik dalam kondisi baik

Melakukan pengecekan dan mengontrol kondisi instalasi listrik bangunan serta lampu untuk memastikan instalasi listrik dan lampu tidak ada yang rusak

4.3.2.3 Pemeliharaan Genetik

Mengontrol ketersediaan solar dan kondisi accu, melakukan pemanasan genset setiap seminggu sekali, mencatat masa pemakaian genset, lalu berkoordinasi dengan departemen Teknik terkait pengerjaan servis genset secara rutin untuk memastikan pemeliharaan unit genset agar tidak bermasalah.

4.3.2.4 Kondisi panel pompa air, panel pintu alarm keadaan baik Melakukan pengecekan dan perbaikan panel pompa air dan panel pintu alarm untuk memastikan panel dapat berfungsi dengan baik

4.3.2.5 Kondisi saranan & prasarana dalam keadaan baik

Melakukan pengecekan dan perbaikan ringan sarana dan prasarana untuk memastikan sarana dan prasarana tidak ada yang rusak.

4.3.3.1 Mengajukan usulan kepada manager GA untuk pengadaan alat – alat kerja, alat – alat listrik dan komonen AC

(26)

4.4 Office Boy

Melakukan pemeliharaan kebersihan sarana dan prasarana di dalam perusahaan serta memberikan pelayanan yang memuaskan terhadap karyawan untuk menjamin kebersihan sarana dan prasarana perusahaan dan mendukung kelancaran dan kenyamanan kerja karyawan.

4.4.2 Tugas dan tanggung jawab

4.4.2.1 Kebersihan ruangan kantor

Menyapu, mengepel, memoles dan membersihkan debu di setiap ruang kerja serta sarana umum seperti toilet, aula, ruang tunggu, ruang meeting, dan dapur sesuai jadwal untuk memastikan kebersihan seluruh bangunan perusahaan

4.4.2.2 Pelayanan yang memuaskan

Mencuci peralatan minum karyawan, kemudian menyediakan air minum karyawan di meja kerja untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada karyawan

4.4.2.3 Pelayanan ekstra yang memuaskan

Melakukan tugas tambahan terkait kebutuhan karyawan yang berupa pelayanan sesuai dengan permintaan karyawan untuk memastikan kesesuaian permintaan dengan hasilnya 4.4.2.4 Ketepatan waktu perpindahan tata letak ruang & barang

Melakukan perpindahan tata letak ruang dan barang sesuai permintaan untuk memastikan ruangan yang siap pakai

4.4.2.5 Kelancaran pelayanan fotocopy

Mengoperasikan mesin fotocopy melalui pelayanan baik kepada karyawan maupun pengemudi, mencatat pembayaran yang diterima dari pengemudi serta melakukan perawatan mesin fotocopy untuk memastikan kelancaran pelayanan fotocopy beserta administrasinya

(27)

4.4.2.6 Ketersediaan air minum

Mengecek stok air minum (galon dan air cup), melakukan order ke vendor, melakukan pendataan stok masuk dan keluar, serta mendistribusikan air galon sesuai permintaan untuk memastikan ketersediaan air minum di perusahaan.

4.4.2.7 Ketepatan pendistribusian surat menyurat dan pengiriman File / dokumen

Mensortir dokumen / paket yang masuk per departemen kemudian mendistribusikan dokumen / paket sesuai dengan tujuannya untuk memastikan dokumen / paket disampaikan sesuai tujuannya

4.4.2.8 Kesesuaian administrasi penjualan seragam sopir &

handphone

Melakukan pendataan barang (seragam dan hp) masuk, mengambilkan stok barang (seragam dan hp) sesuai dengan bukti kas masuk dari kasir untuk memastikan kesesuaian antara data dengan stok yang ada

4.4.2.9 Ketepatan pengurusan dokumen & instansi

Mendatangi instansi terkait, mengambil nomor antrian, memasukkan berkas – berkas administrasi yang dibutuhkan, melakukan pembayaran dan mengambil kembali dokumen yang telah diproses untuk memastikan ketepatan pengurusan dokumen

4.4.3.1 Menutup akses toilet / jalan umum di dalam perusahaan apabila sedang dibersihkan

4.4.3.2 Membuka kunci pintu ruangan

4.4.3.3 Mematikan dan menghidupkan lampu serta ac ruangan

(28)

5. Security

5.1 Koordinator Security 5.1.1 Tujuan Jabatan

Melaksanakan, mengontrol, dan mengevaluasi sistem keamanan dan ketertiban perusahaan untuk memastikan keamanan aset perusahaan serta kelancaran lalu lintas armada di area perusahaan.

5.1.2 Tanggung Jawab Utama

5.1.2.1 Keamanan area perusahaan

Merencanakan strategi pengamanan melalui pembuatan jadwal jaga, mengontrol patroli keliling anggota, melakukan sidak secara berkala, serta menegakkan aturan yang berlaku di perusahaan dan memastikan keamanan aset perusahaan

.

5.1.2.2 Kelancaran keluar masuk armada

Mengontrol serta mengevalusi sistem pengaturan keluar masuknya armada dan berkoordinasi dengan Komandan Regu serta departemen terkait untuk menjamin kelancaran keluar masuknya armada di area perusahaan.

5.1.2.3 Ketertiban aturan perusahaan

Mengontrol sistem pemantauan ketertiban karyawan dan mitra kerja di area perusahaan sesuai peraturan yang berlaku untuk memastikan dipatuhinya peraturan perusahaan yang berlaku.

5.1.2.4 Anggota security yang kompeten

Memberikan arahan dan bimbingan kepada seluruh anggota melalui kegiatan briefing pagi dan mengevaluasi kinerja anggota untuk memastikan peningkatan kompetensi seluruh anggota.

5.1.3 Kewenangan

5.1.3.1 Menyetujui atau menolak tamu yang masuk area perusahaan

(29)

5.1.3.2 Menyetujui jadwal kerja Komandan regu dan anggota security

5.1.3.3 Memberikan arahan kepada tamu dan mitra kerja (pengemudi) yang menyalahi tata tertib perusahaan.

5.1.3.4 Mengusulkan pelatihan bagi para komandan regu dan anggota security.

5.2 Komandan regu (Danru) Security 5.2.1 Tujuan Jabatan

Melakukan kontrol area perusahaan, kinerja anggota satpam, serta ketertiban karyawan dan mitra kerja untuk memastikan keamanan aset perusahaan serta kelancaran lalu lintas armada di area perusahaan.

5.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab

Mengontrol dan melakukan patroli di seluruh area perusahaan secara berkala, serta berkoordinasi dengan seluruh anggota terkait penjagaan, pengawasan terhadap keamanan area perusahaan untuk memastikan keamanan aset perusahaan

5.2.2.2 Kelancaran keluar masuk armada di area perusahaan

Mengontrol serta melakukan pengaturan keluar masuk armada dan berkoordinasi dengan anggota serta departemen terkait untuk menjamin kelancaran keluar masuk armada

Melakukan pengawasan serta penegakan ketertiban karyawan dan mitra kerja di area perusahaan sesuai peraturan yang berlaku untuk memastikan dipatuhinya peraturan perusahaan yang berlaku

(30)

5.2.3.1 Menyetuju atau menolak tamu yang masuk ke area perusahaan.

5.2.3.2 Memberikan arahan kepada tamu dan mitra kerja yang menyalahi tata tertib perusahaan

5.2.3.3 Mengusulkan pelatihan bagi anggota security

5.3 Anggota Security

5.3.1 Tujuan Jabatan

Melakukan penjagaan dan pengaturan keluar masuk armada untuk memastikan keamanan aset perusahaan serta kelancaran keluar masuk armada di area perusahaan

5.3.2 Tugas dan Tanggung Jawab

Menjaga dan memantau area penjagaan secara berkala untuk memastikan keamanan area perusahaan

5.3.2.2 Kelancaran keluar masuk armada di area perusahaan

Mengatur dan mengarahkan parkir kendaraan karyawan serta unit armada, baik di jalur masuk maupun keluar perusahaan maupun di dalam area perusahaan untuk memastikan kelancaran lalu keluar masuk armada di area perusahaan

Melakukan pengawasan serta penegakan ketertiban karyawan dan mitra kerja di area perusahaan sesuai peraturan yang berlaku untuk memastikan dipatuhinya peraturan perusahaan yang berlaku

5.3.2.4 Pelayanan tamu yang memuaskan

Menerima, mendata identitas dan kepentingan tamu serta mengarahkan tamu menuju ke receptionist untuk memastikan jalannya SOP pelayanan tamu

(31)

5.3.3.1 Menyetujui atau menolak tamu yang masuk ke area perusahaan

5.3.3.2 Memberikan arahan kepada tamu dan mitra kerja yang menyalahi tata tertib perusahaan

(32)

BAB III

PROSEDUR KERJA

A. PROSEDUR OPERASIONAL 1. Kendaraan Inventaris

1. 1 Peminjaman Kendaraan Inventaris

1.1.1 Manager GA membuat daftar kendaraan inventaris perusahaan (F.DU.GA.01.01)

1.1.2 Karyawan melakukan peminjaman kendaraan inventaris kantor ke departemen GA dengan menggunakan surat pengajuan yang sudah divalidasi oleh pimpinan departemen

1.1.3 Manager GA terima surat pengajuan kendaraan inventaris &

melakukan pengecekan untuk tujuan peminjaman kendaraan inventaris perusahaan

1.1.4 Manager GA memberikan otorisasi untuk meminjamkan kendaraan inventaris ke user dan menentukan jenis, type, dan nopol kendaraan

1.1.5 Karyawan menuju security dan menunjukkan surat pengajuan yang sudah disetujui (otorisasi) oleh Manager GA

1.1.6 Security melakukan pencatatan ke dalam buku peminjaman kendaraan inventaris yang diajukan oleh pemohon (Manual) ,melakukan checklist fisik armada, dan membuat form serah terima.

1.1.7 Security meminta tanda tangan kepada pemohon yang mengajukan peminjaman kendaraan inventaris (checklist fisik, serah terima dan buku peminjaman)

1.1.8 Karyawan memberikan tanda tangan peminjaman kendaraan inventaris pada buku peminjaman kendaraan inventaris

1.1.9 Security memberikan kunci kendaraan kepada user sesuai dengan otorisasi yang telah disetujui oleh Manager GA (jenis, type, dan nopol kendaraan)

(33)

1.1.10 Karyawan menerima kunci kendaraan inventaris perusahaan dan melakukan kegiatan operasional

1. 2 Pengembalian Kendaraan Inventaris

1.2.1 Karyawan memberikan laporan kepada security setelah selesai penggunan kendaraan inventaris dan mengembalikan kunci kendaraan kepada security

1.2.2 Security melakukan pengecekan fisik kendaraan berdasarkan checklist dan check KM serta BBM dari pemakaian serta melakukan pencatatan untuk KM kendaraan dan Bensin kedalam buku inventaris kendaraan dan meminta validasi ulang kepada Pemohon (user) dan membuat serah terima pengembalian kendaraan.

1.2.3 Karyawan memberikan tanda tangan untuk pengembalian kendaraan inventaris yang telah digunakan

1.2.4 Security pengarsipan dokumen dan menyimpan kembali kunci kendaraan pada tempat yang sudah ditentukan.

1. 3 Perawatan / Perbaikan Kendaraan Inventaris

1.3.1 Manager GA membuat program perawatan kendaraan inventarsi perusahaan (F.DU.GA.01.02)

1.3.2 Karyawan (User) melakukan pengajuan untuk maintenance / service kendaraan ke departemen GA dengan membawa surat pengajuan untuk maintenance / service dan sudah divalidasi pemimpin departemen

1.3.3 Staff GA melakukan pengecekan atas laporan keluhan / masalah yang ada pada kendaraan inventaris yang diajukan oleh karyawan (User)

1.3.4 Staff Ga (dinas luar) membuat catatan untuk estimasi biaya maintenance / service kendaraan dan meminta approval persetujuan kepada Manager GA

(34)

1.3.5 Manager GA melakukan pengecekan untuk biaya maintenance / service dan memberikan otorisasi persetujuan untuk dilakukan maintenance / service kendaraan

1.3.6 Staff GA (dinas luar) mengajukan permintaan kas bon ke departemen Accounting dengan otorisasi Manager GA sesuai dengan estimasi biaya dalam pengajuan maintenance / service kendaraan inventaris

1.3.7 Staff GA (dinas luar) menuju kasir dan menukarkan kasbon dengan uang tunai dan membawa kendaraan ke bengkel (dealer resmi) untuk maintenance / service

1.3.8 Staff GA (dinas luar) memberikan kendaraan inventaris yang sudah dilakukan maintenance / service kepada Karyawan (user) 1.3.9 Staff GA (dinas luar) menuju departemen Finance untuk

pembuatan BPK dengan melampirkan nota maintenance / service kendaraan untuk realisasi biaya perbaikan / perawatan kendaraan dan pengajuan Manager GA untuk persetujuan BPK.

1.3.10 Manager GA memberikan otorisasi biaya maintenance / service kendaraan pada BPK dan menyerahkan kembali BPK kepada Staff GA (dinas luar).

1.3.11 Staff GA (dinas luar) menuju kasir dan memberikan voucher BPK untuk menutup (closed) kas bon biaya perbaikan

1.3.12 Staff GA (dinas luar) melakukan penginputan manual (excel) terkait biaya maintenance / service kendaraan inventaris DAN melakukan filling / pengarsipan copy dari nota-nota biaya maintenance / service kendaraan inventaris

1. 4 Peminjaman BPKB Kendaraan

1.4.1 Karyawan Dept. GA (dinas luar) yang mengelola kenderaan inventaris mengajukan peminjaman BPKB dengan mengisi surat peminjaman BPKB (F.MGT.03.02) rangkap 2 (dua) dan memberikan tanda tangan pada kolom peminjam.

(35)

Buku Pedoman - Departemen General Affair (GA) Page 3535 1.4.2 Karyawan Dept. GA (dinas luar) meminta persetujuan kepada

Manager GA untuk peminjaman BPKB dengan menyertakan surat. peminjaman BPKB (F.MGT.03.02) rangkap 2 (dua) kepada Manager GA.

1.4.3 Manager GA terima Surat peminjaman BPKB (F.MGT.03.03), melakukan pengecekan tujuan dari peminjaman BPKB dan memberikan persetujuan terkait dengan peminjaman BPKB yang dilakukan oleh karyawan dibawahnya dengan memberikan tanda tangan pada kolom menyetujui.

1.4.4 Setelah disetujui oleh pimpinan departemen, Karyawan Dept.

GA (dinas luar) yang mengajukan peminjaman BPKB menuju Sekdir dengan menyertakan surat peminjaman BPKB (F.MGT.03.02) yang telah disetujui rangkap 2 (dua).

1.4.5 Sekdir menerima pengajuan peminjaman BPKB kendaraan inventaris dan pengecekan surat peminjaman BPKB (F.MGT.03.02) rangkap 2 untuk tanda tangan persetujuan dari pimpinan departemen PP-Umum.

1.4.6 Jika persetujuan pada surat peminjaman BPKB (F.MGT.03.02) telah sesuai, Sekdir menuju Direktur umum (atasan dari Sekdir) untuk meminta tanda tangan pada kolom mengetahui.

1.4.7 Setelah ditandatangani oleh Direktur Umum, sekdir pengambilan BPKB berdasarkan dengan nopol kendaraan inventaris yang tertera pada Surat Peminjaman BPKB (F.MGT.03.02) dan memberikan tanda tangan di kolom menyerahkan pada surat peminjaman BPKB (F.MGT.03.01) rangkap 2 (dua).

1.4.8 Penerima sementara BPKB pada saat serah terima BPKB dengan Sekdir memberikan tanda tangan pada kolom penerima sementara pada surat peminjaman BPKB (F.MGT.03.01) rangkap 2 (dua).

(36)

1.4.9 Sekdir melakukan serah terima BPKB kepada Karyawan Dept.

GA / PIC yang ditugaskan (penerima sementara) dan lakukan pencatatan pada rekapan peminjaman BPKB (F.MGT.03.03) 1.4.10 Jika peminjaman dilakukan oleh Karyawan Dept. GA yang

mengelola kendaraan iventaris, maka langsung memberikan tanda tangan di kolom yang menerima BPKB pada surat peminjaman BPKB (F.MGT.03.01)

1.4.11 Jika PIC yang ditugaskan (penerima sementara) , maka lakukan serah terima kepada karyawan Dept. GA yang mengelola kendaraan, meminta tanda tangan di kolom yang menerima pada surat peminjaman BPKB (F.MGT.03.01) rangkap 2 (dua).

1.4.12 Menyerahkan kembali surat peminjaman BPKB (F.MGT.03.01) kepada Sekdir untuk rangkap yang ke-2 (rangkap pertama di arsip sementara karyawan Dept. GA bagian kendaraan inventaris).

1.4.13 Sekdir terima surat peminjaman BPKB yang sudah ditanda tangani pihak yang menerima, melakukan pencatatan secara manual pada rekapan peminjaman BPKB (F.MGT.03.03) dan pengarsipan sementara surat peminjaman BPKB (F.MGT.03.01)

1. 5 Pengembalian BPKB

1.5.1 Karyawan Dept. GA / Dept. PP-Umum selaku pihak yang mengajukan peminjaman BPKB memberikan tanda tangan pada F.MGT.03.01 ( Dept. PP-Umum) dan F.MGT.03.02 (Dept. GA) pada kolom mengembalikan Rangkap 2.

1.5.2 Karyawan Dept. GA / Dept. PP-Umum menuju Sekdir untuk Pengembalian BPKB dengan melampirkan Surat Peminjaman BPKB (Print- out system Surat peminjaman BPKB / F.MGT.03.01 dari Dept. PP-Umum dan Form. Surat Peminjaman BPKB / F.MGT.03.02 dari Dept. GA)

(37)

1.5.3 Jika pengembalian dilakukan oleh PIC yang ditunjuk (Penerima sementara) maka memberikan tanda tangan pada Surat Peminjaman BPKB (F.MGT.03.01 dari Dept. PP-Umum dan F.MGT.03.02 dari Dept. GA) kolom penerima sementara untuk kategori pengembalian rangkap 2.

1.5.4 Sekdir terima BPKB dan surat peminjaman BPKB (Print- out system Surat peminjaman BPKB / F.MGT.03.01 dari Dept. PP- Umum dan Form. Surat Peminjaman BPKB / F.MGT.03.02 dari Dept. GA),

1.5.5 Sekdir pengecekan terhadap kesesuaian BPKB dengan surat peminjaman BPKB berdasarkan dokumen rangkap 2 (dua) yang dijadikan arsip sementara.

1.5.6 Jika sudah sesuai Sekdir memberikan tanda tangan pada kolom yang menerima untuk kategori pengembalian BPKB dan melakukan pengarsipan dokumen Surat peminjaman BPKB / F.MGT.03.01 dari Dept. PP-Umum dan Form. Surat Peminjaman BPKB / F.MGT.03.02 dari Dept. GA.

2. Permintaan Barang Non Logistik

2.1 Permintaan barang non perangkat IT

2.1.1 PIC departemen / karyawan melakukan pengajuan permintaan barang ke departemen GA dengan melampirkan dokumen Surat Permintaan Barang (F.DU.GA02.02) yang sudah divalidasi oleh pimpinan departemen

2.1.2 Kabag Rumah Tangga (RT) melakukan penyortiran daftar permintaan barang dari jumlah barang yang diminta, serta kroscek dengan stock persediaan di gudang

2.1.3 Manager GA memberikan validasi pada Form. SPB/ surat pengajuan/ email permintaan barang yang sudah disortir oleh Kabag Rumah Tangga (RT)

(38)

2.1.4 Kabag Rumah Tangga (RT) membuat daftar rekapan pembelian dari permintaan departemen yang sudah di otorisasi dan melakukan estimasi biaya dari daftar rekap pembelian dan mengajukan permintaan validasi kepada Manager GA

2.1.5 Kabag Rumah Tangga (RT) mengajukan penawaran ke beberapa supplier dan mengajukan kepada Manager GA untuk persetujuan pemilihan supplier.

2.1.6 Kabag Rumah Tangga (RT) Pembuatan PO dan melakukan pemesan barang ke supplier yang telah dipilih serta melakukan verifikasi kebenaran dari barang yang dikirim oleh supplier dan barang yang dipesan oleh perusahaan berdasarkan invoice supplier dan PO.

2.1.7 Kabag Rumah Tangga (RT) melakukan penginputan barang yang diterima ke dalam system Lognew scr. 423 Pembelian ATK / Sinven scr. 211 (Inventaris barang).

2.1.8 Staff departemen GA melakukan pendistribusian / pembagian pesanan barang per departemen sesuai dengan SPB dan melakukan serah terima ke departemen yang bersangkutan dengan memberikan fisik barang yang dipesan dan bukti SPB yang digunakan untuk kroscek barang yang dipesan dan diterima.

2.1.9 PIC departemen menerima barang dan memberikan validasi pada SPB atau TT

2.1.10 Kabag Rumah Tangga (RT) melakukan pengarsipan dokumen - dokumen pembelian tembusan invoice, PO, SPB dan TT

2.2 Permintaan barang perangkat IT

2.2.1 PIC departemen / karyawan mengajukan permintaan perangkat IT dengan melampirkan surat pengajuan yang sudah divalidasi oleh pimpinan departemen kepada Departemen GA.

2.2.2 Manager GA Konfirmasi kepada IT (Melalui Manager IT) dengan memberikan surat pengajuan permintaan barang perangkat IT.

(39)

2.2.3 Manager IT menginstruksikan kepada staff IT untuk melakukan pengecekan harga barang kepada supplier terkait dengan permintaan barang perangkat IT.

2.2.4 Staff IT melakukan pengecekan harga ke supplier (Minimal 2 supplier untuk perbandingan) dan konfirmasi kepada Manager IT.

2.2.5 Manager IT memberikan rekomendasi detail spesifikasi barang (catatan/ copy) kepada Manager GA terkait dengan barang yang dibutuhkan.

2.2.6 Manager GA terima rekomendasi detail spesifikasi barang yang akan dilakukan pembelian dan konfirmasi kepada Staff / Spv untuk pengajuan kasbon

2.2.7 Staff GA / Kabag Rumah Tangga (RT) pengajuan kasbon dan meminta validasi kepada Manager GA untuk persetujuan kasbon pembelian barang perangkat IT, jika diatas 5 juta otorisasi diperlukan sampai dengan level Direktur.

2.2.8 Jika pembelian dilakukan menggunakan system transfer maka pihak yang akan melakukan transfer pembelian ke supplier dari pihak keuangan dengan menyerahkan bukti pembayaran kepada pihak GA (melalui GA).

2.2.9 Staff / Kabag Rumah Tangga (RT) Dept. GA melakukan pembelian barang perangkat IT yang dibutuhkan, dan konfirmasi Staff IT untuk dilakukan pengecekan terkait dengan pembelian, 2.2.10 Staff / Kabag Rumah Tangga (RT) Dept. GA Pembuatan tanda

terima barang dan meminta tanda tangan kepada supplier serta kepada Staff IT untuk bukti serah terima penyerahan barang.

2.2.11 Staff IT melakukan instalasi, labelling (Untuk kategori inventaris) dan konfirmasi kepada Manager GA jika barang siap untuk diserahterimakan kepada PIC departemen / karyawan yang mengajukan.

(40)

2.2.12 Kabag RT lakukan penginputan Sinven scr. 211 untuk inventaris barang yang telah dilakukan pembelian dan labeling terkait posisi barang.

2.2.13 Jika barang dititipkan / menggunakan expedisi maka harus dilampirkan dengan Tanda terima dan tanda terima barang dikirimkan kembali kepada pihak Dept. GA.

2.2.14 Staff / Kabag RT menyerahkan dokumen invoice, bukti pembayaran serta tanda terima terkait dengan pembelian barang kepada Manager GA.

2.2.15 Pengarsipan dokumen oleh Manager GA terkait dengan permintaan sampai dengan pendistribusian khusus untuk perangkat IT.

3. Pemeliharaan , Perawatan & Kebersihan Kantor

3.1 Setiap karyawan dan orang yang berada dilingkungan PT. SIBA SURYA wajib menjaga dan memelihara kebersihan lingkungan.

3.2 Pihak yang mengelola kebersihan di lingkungan perusahaan PT. SIBA SURYA baik yang ada didalam gedung maupun diluar gedung area perusahaan adalah Departemen GA.

3.3 Staff GA (Office Boy) sebagai pelaksanaan harian kebersihan sedangkan Pihak Luar yang melakukan kerja sama dalam memelihara dan penataan taman di area lingkungan PT. SIBA SURYA

3.4 Area kebersihan dan penataan lingkungan di area Perusahaan adalah sbb : 3.4.1 Gedung lantai 1 dan 2 (kantor)

3.4.2 Area luar bangunan (luar kantor / area sekitar kantor) 3.4.3 Mushola

3.5 Jenis aktifitas yang dilakukan dalam melaksanakan kebersihan dan keasrian adalah menyapu, mengepel, mengelap, mencuci dan kegiatan lainnya yang diperlukan untuk dapat menciptakan kebersihan dan keasrian.

3.6 Obyek yang dikenakan pembersihan diantaranya adalah lantai, dinding, langit- langit, kaca jendela, pintu, APAR, kotak panel listrik, tangga, dan yang lainnya.

(41)

3.7 Jenis alat yang digunakan untuk membersihkan adalah sapu, sikat, kemoceng, vacum cleaner, kain dan alat pembersih dan pemeliharaan lainnya.

3.8 Intensitas waktu untuk melakukan kebersihan ditentukan berdasarkan tingkat kepentingan lokasi.

3.9 Type pekerjaan Tentang pemeliharaan, perawatan dan kebersihan kantor PT.

SIBA SURYA

3.9.1 Harian Office Boy

3.9.2 Pekerjaan Berkala Office Boy

No Tugas dan Pekerjaan Periode Keterangan Kegiatan

1 Membuka kunci ruangan, menghidupkan

lampu dan AC Harian Dikerjakan pada pagi hari sesuai dengan tanggungjawab pada masing – masing area 2

Membersihkan dan merapikan meja, kursi serta mempersiapkan perlengkapan yang dibutuhkan

Harian Dikerjakan setiap pagi sebelum operasional jam kantor

3

Membersihkan kamar mandi, meliputi menyikat / mengepel, langit – langit, dinding kamar mandi, wastafel, cermin, closet dan perlengkapan lainnya

Harian

Dikerjakan pada pagi hari (sebelum jam operasional kantor) dan pada siang hari (setelah jam istirahat)

4 Membersihkan lantai (menyapu dan

mengepel) Harian Dikerjakan setiap hari pada pagi, siang dan

sore hari 5 Membuang sampah yang ada di ruang kerja,

kamar mandi, dan area tanggungjawabnya Harian Dikerjakan pada sore hari setengah jam sebelum closed jam operasional kantor 6

Menyediakan minuman, mengambil dan membereskan gelas minum dan perlengkapan makan / minum Karyawan

Harian Dikerjakan pada pagi hari sebelum jam operasional kantor

7 Distribusi makan siang pesanan Karyawan Harian Request permintaan karyawan yang dikerjakan pada siang hari (istirahat kerja) 8 Pendistribusian air galon / air minum Harian Kegiatan penyaluran air minum /air galon

pada kantor pusat , PM dan Logistik 9 Menyiapkan ruangan Meeting dan Diklat Harian

Dikerjakan setiap hari dan memastikan selalu dalam kondisi siap untuk digunakan / pakai

10 Melayani tamu perusahaan / rekanan Harian Pekerjaan dengan melayani tamu dan kebutuhan tamu

11 Mengirim / mengambil / mendistribusikan

dokumen antar departemen / bagian Harian

Dikerjakan pada pagi, siang dan sore hari jika ada permintaan untuk pengiriman/

pengambilan / pendistribusian dokumen 12 Melayani permintaan fotocopy / faksimili Harian Dikerjakan pada pagi, siang dan sore dengan

melayani karyawan / pengemudi

1 Memoles lantai (lantai kayu, vinil, keramik) Mingguan Pekerjaan setiap 2 Minggu Sekali 2 Vacuum (lantai karpet, sela – sela jendela, dll) Mingguan Pekerjaan setiap 2 Minggu Sekali 3 Pembersihan kaca + list indoor outdoor Mingguan Pekerjaan setiap 1 Minggu Sekali

(42)

3.9.3 Pekerjaan Insidentil Office Boy

3.9.4 Pekerjaan Tenaga Kerja Honorer

3.10 Tempat sampah disediakan ditempat - tempat strategis dengan perlu adanya pemisahan antara sampah kering dan sampah basah serta diberi kode nomor sehingga mudah untuk diidentifikasi.

3.11 Untuk bagian luar gedung harus selalu dijaga kebersihannya diantaranya saluran pembuangan/got harus bersih dari sampah dan akumulasi lumpur / pasir sehingga drainase air buangan tetap baik.

4 Pembersihan langit – langit, tempat sampah Mingguan Pekerjaan setiap 1 Minggu Sekali 5 Pembersihan telepon, computer, printer dan

meja Mingguan Pekerjaan setiap 1 Minggu Sekali

1 Menyiapkan makanan dan minuman pada saat meeting / acara perusahaan

Waktu Tertentu

Pekerjaan jika ada acara perusahaan / meeting

2 Melayani keperluan rapat / meeting perusahaan

Waktu Tertentu

Pekerjaan dengan memberikan pelayanan terhadap keperluan dalam rapat / meeting 3 Pemindahan meja , kursi maupun perangkat

lainnya

Waktu Tertentu

Pekerjaan sesuai dengan perintah GA dan Atasan Dept. (Mutasi)

4

Melaksanakan tugas tertentu sesuai permintaan Karyawan Departemen yang dilayani (dengan ijin Spv GA)

Waktu Tertentu

Pekerjaan sesuai dengan persetujuan dari Spv. GA

5 Pengiriman surat menyurat / kirim dokumen dari cabang – cabang dan umum

Waktu Tertentu

Pekerjaan yang dilakukan dengan persetujuan Spv. GA

6 Penjualan seragam pengemudi Waktu Tertentu

7 Penjualan HP Waktu

Tertentu

8 Pengangkutan file – file ke gudang Waktu Tertentu

Pekerjaan yang dilakukan atas permintaan dari Dept./ karyawan

9 Pengurusan dokumen – dokumen di pelabuhan / Bank

Waktu Tertentu

1 Membersihkan / menyapu di lingkungan

perusahaan Harian Pekerjaan yang dilakukan setiap hari dengan

pembagian tugas dari Spv Ga 2 Pemotongan rumput dan pohon di lingkungan

perusahaan Harian Pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan

area yang telah ditetapkan oleh Spv. GA 3 Perawatan Tanaman lingkungan perusahaan Mingguan Pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan

jadwal yang telah ditentukan

(43)

3.12 Untuk menjaga keasrian lingkungan akan dilakukan tindakan yang dianggap perlu seperti memotong, menanam, memupuk rumput dan tanamanan berdasarkan schedule yang telah ditentukan.

3.13 Perusahaan menyediakan tempat pembuangan sampah sementara yang ada di masing – masing departemen dan tempat – tempat strategis untuk pembuangan sampah.

3.14 Untuk pembuangan akhir limbah industri, perusahaan menunjuk pihak ke 3 untuk melakukan pembuangan dan pengelolaannya dengan mengacu pada Peraturan Perundang-Undangan yang berlaku.

4. Monitoring Tamu Perusahaan

4.1 Security memandu tamu saat memarkirkan kendaraan pada area perusahaan, dan melakukan identifikasi maksud dan tujuan kedatangan tamu.

4.2 Security Melakukan konfirmasi kepada receptionis / langsung ke user untuk kedatangan tamu.

4.3 Security meminta kartu identitas tamu dan lakukan pencatatan pada buku tamu perusahaan secara detail ( nama, tanggal, kedatangan , tujuan / keperluan tamu, user yang akan ditemui) dan meminta tanda tangan tamu perusahaan pada buku tamu.

4.4 Tamu memberikan tanda tangan ke dalam buku tamu.

4.5 Security membuat surat pengantar tamu perusahaan dengan keterangan yang tercatat pada buku tamu dan melakukan validasi dilengkapi dengan stempel security pada surat pengantar.

4.6 Security menyerahkan surat pengantar dan ID card tamu sesuai dengan kategory ID card (kuning, merah , hijau).

4.7 Tamu terima surat pengantar, ID card dan menuju Receptionist untuk memberikan surat pengantar tamu.

4.8 Receptionist terima surat pengantar tamu, mempersilahkan duduk, konfirmasi kedatangan tamu kepada user (PIC) dan melakukan pencatatan Manual List tamu perusahaan.

(44)

4.9 Receptionist melakukan konfirmasi kepada Tamu jika user (PIC) tidak bisa ditemui serta mengarahkan untuk mengembalikan ID card dan surat pengantar ke pos Security.

4.10 User (PIC) menemui tamu dan menuju ruangan yang telah ditentukan setelah selesai kunjungan ke user (PIC), tamu meminta tanda tangan pada surat pengantar kepada user (PIC) yang ditemui.

4.11 User (PIC) memberikan validasi disertai dengan nama terang pada surat pengantar tamu.

4.12 Tamu menuju pos Security dan menyerahkan surat pengantar beserta ID card kepada security yang berjaga.

4.13 Security menerima surat pengantar dan ID card tamu perusahaan ,meletakkan ID card pada tempat yang ditentukan dan menyerahkan kartu identitas kepada tamu.

4.14 Tamu terima kartu identitas dan meninggalkan area perusahaan

4.15 Security melakukan pengarsipan untuk surat pengantar tamu pada file arsip.

5. Ijin Masuk Area

5.1 Karyawan yang mempunyai kepentingan mengajukan permohonan pembuatan surat ijin masuk area pada Departemen GA

5.2 Manager GA menanyakan tujuan masuk area kepada Karyawan Dept. / Yang Berkepentingan , untuk pengambilan spare part kanibal harus disertakan dengan SPBK (surat permintaan barang kanibal) dan harus sudah divalidasi oleh manager terkait

5.3 Manager GA melakukan penginputan pada sistem lognew Scr. 663 , print-out surat ijin masuk (pass masuk) ,memberikan validasi pada surat ijin masuk (pass masuk) area steril dan menyerahkan kepada Karyawan Dept. / Yang Berkepentingan

5.4 Karyawan Dept. / Yang Berkepentingan meminta validasi kepada atasan terkait untuk memberikan persetujuan surat ijin masuk area

5.5 Atasan terkait (Manager) terima surat ijin masuk area dan memberikan validasi pada surat ijin masuk area