Sistem Informasi Manajemen Guna Mendukung Keputusan

Halaman i

Halamanii

Sistem Informasi Manajemen Guna Mendukung Keputusan

Penulis:

Tundung Subali Patma Mohammad Maskan Alifiulahtin Utaminingsih

Penerbit:

Polinema Press

Halaman iii

Sistem Informasi Manajemen Guna Mendukung Keputusan

Hak Cipta ©Tundung Subali Patma Hak Cipta ©Mohammad Maskan Hak Cipta ©Alifiulahtin Utaminingsih Hak Terbit pada POLINEMA PRESS

Penerbit POLINEMA PRESS, Politeknik Negeri Malang Jl. Soekarno-Hatta no.09 PO BOX 04 Malang 65141 Telp. (0341) 404424, 404425

Fax. (0341) 404420

UPT. Percetakan dan Penerbitan Gedung AU ground floor

polinemapress@gmail.com www.polinemapress.org press.polinema.ac.id

Anggota APPTI (Asosiasi Penerbit Perguruan Tinggi Indonesia) no.

207/KTA/2016

Anggota IKAPI (Ikatan Penerbit Indonesia) no. 177/JTI/2017 Cetakan Pertama, Mei 2018

ISBN :

ix; 60 hlm.; 15,5 x 23 cm

Setting & Layout : Fanda Nuriansyah Cover Design : S. Hariyanto

Penyunting : Prof. Dr. Endang Siti Astuti, M.Si

Hak cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memperbanyak karya tulis ini dalam bentuk dan dengan cara apapun, termasuk fotokopi, tanpa izin tertulis dari penerbit. Pengutipan harap menyebutkan sumber.

Halamaniv

Sanksi Pelanggaran Pasal 113 Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2014

Tentang Hak Cipta

1) Setiap Orang yang dengan tanpa hak melakukan pelanggaran hak ekonomi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf i untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp100.000.000 (seratus juta rupiah).

2) Setiap Orang yang dengan tanpa hak dan/atau tanpa izin Pencipta atau pemegang Hak Cipta melakukan pelanggaran hak ekonomi Pencipta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf c, huruf d, huruf f, dan/atau huruf h untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).

3) Setiap Orang yang dengan tanpa hak dan/atau tanpa izin Pencipta atau pemegang Hak Cipta melakukan pelanggaran hak ekonomi Pencipta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf a, huruf b, huruf e, dan/atau huruf g untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 4 (empat) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp1.000.000.000,00 (satu miliar rupiah).

4) Setiap Orang yang memenuhi unsur sebagaimana dimaksud pada ayat (3) yang dilakukan dalam bentuk pembajakan, dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp4.000.000.000,00 (empat miliar rupiah).

Halaman v PRAKATA

Dengan mengucapkan janji syukur kehadirat Allah SWT, penyusun telah berhasil menyelesaikan buku ajar yang untuk pedoman, yang berjudul

“Sistem Informasi Manajemen Guna Mendukung Keputusan”

Buku ajar ini ditujukan untuk melengkapi bahan perkuliahan SistemInformasiManajemen, ditujukan bagi mahasiswa Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang.

Penulisan ini dilakukan sebaik mungkin, namun dengan terbatasanya waktu maka buku ajar ini masih jauh dari sempurna. Dengan demikian, maka kami menerima saran dan kritik yang mendukung sempurnanya buku ajar ini.

Harapan penyusun semoga buku ajar ini bermanfaat bagi mahasiswa khususnya, maupun pihak-pihak yang menggunakan sebagai sumber wacana yang bernilai.

MalangApril 2018 Penyusun

Halamanvi

PENGANTAR

Prof. Dr. Endang Siti Astuti, M.Si

Keberadaan buku ini sangat penting bagi para mahasiswa sebab buku ini memberikan panduan bagi pamahsiswa bagaimana mem[pelajari Sistem Innformasi Manajemen. Dari belajar secara manual, mahasiswa ditingkatnya caranya memjadi pembelajaran yang bermakna dengan kehadiran buku ringkas dan sederhana ini. Tentu saja para mahasiswa akan merasa sangat terbantu karena dapat belajar ilmu ini langsung dari dosen yang merancang buku ini.

Keberadaan buku amat sangat membatu para mahasiswa karena sSangat berguna bagi mahasiswa untuk memberikan wawasan lebih dalam tentang Hubungan SIM dengan Pengambilan Keputusan .

Sebagai buku bahan ajar, buku ini tentu saja telah disesuaikan dengan kurikulum politeknik dan disesuaikan dengan Satuan Acara Perkualiahan yang dimaksudkan. Namun demikian, ada beberap hal yang perlu ditambahkan di dalam buku ini guna guna menambah azaz akademik dan intelektualitinya sehingga pada terbitan mendatang buku ini jauh lebih baik tampilan dan isi yang dipaparkannya. Tentu saja buku ini Sudah baik, akan tetapi perlu ditingkatkan misalnya pada bab IV kerangka umum sistem informasi pendukung keputusan, dss sebaiknya di buat bab tersendiri. Perlu ditambah beberapa materi yang sudah diberikan Note pada soft file buku ini agar lebih komprehensif (perlu ditambah dengan contoh soal/studi kasus untuk memperkaya buku ajar) dan setiap bab perlu diberi tujuan instruksional di awal bab. Buku ini memiliki nilai jual tinggi karena pasarnya adalah mahasiswa. Sudah sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia Yang Baik dan Benar, akan tetapi perlu diperhatikan penulisan kata asing, kata baku, kesalahan ketik dan konsistensi teknik penulisan kutipan. Perlu juga dilampirkan hasil plagiasi untuk menentukan orisinalitas dari buku ini. Cukup baik hanya

Halaman vii perlu pendalaman materi dengan menambah sumber rujukan dan Pengambilan Keputusan argumen asli dari penulis

Ada beberapa notes yang penulis perlu perhatikan didalam membuat tampilan buku ini lebih baik, antara lain perlunya ditambahi indeks dan glosarium, perlu adanya beberapa contoh real pada beberapa poin pembahasan, perlu dielaborasi lagi beberapa poin isi buku agar pemaparan semakin komprehensif, perlu menambahkan daftar tabel, gambar/bagan, Korelasi antar bab perlu diperhatikan, perlu diperhatikan penulisan kata asing, kata baku, kesalahan ketik dan konsistensi teknik penulisan kutipan, dan referensi pada buku ini berkisar 1980-2002 (perlu diupdate 10 tahun terakhir).

Namun demikian buku ini tetap sangat perlu dan bermanfaat bagai para mahasiswa khususnya mahasiswa Pendidikan tinggi seperti Politeknik memiliki buku ini sebagai bahan ajar yang perlu dimengerti dan dimiliki.

Terima kasih.

Malang, 27 Juli 2018

Halamanviii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL... i

PRAKATA ... v

PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

BAB I.PENDAHULUAN ... 1

1.1.Latar belakang ... 2

1.2.Pengertian SIM ... 2

1.3.Kegunaan SIM ... 3

1.4.Tujuan SIM ... 3

1.5.Fungsi Global SIM dalam Organisasi ... 4

1.6.Struktur SIM ... 5

BAB II SISTEM INFORMASI ... 7

2.1 Pengertian Sistem Informasi ... 8

2.2. Unsur Pembentuk SI ... 9

2.3. Karakteristik SI ... 10

2.4. Efektifitas dan Kualitas SI ... 11

2.5. Strategi Memenangkan Pasar dengan SI ... 12

2.6. Faktor Kesuksesan SI... 13

2.7. Implementasi SI dalam Perusahaan ... 13

2.8. Bentuk SI Berdasarkan Fungsi Bisnis ... 15

2.9. Membangun Sistem Informasi ... 16

BAB III. DATA DAN INFORMASI ... 21

3.1. Pengertian Data danInformasi ... 22

3.2. Struktur dan Bentuk Database... 23

3.3. Komponen Database ... 25

3.4. Elemen Pemakai Database ... 25

3.5. Fungsi Database ... 26

3.6. Menciptakan Database ... 26

3.7. Database Management System (DBA) ... 29

3.8. keuntungan System Database... 32

3.9. Database Administrator ... 33

BAB IV. KERANGKA UMUM SISTEM INFORMASI PENDUKUNG KEPUTUSAN ... 37

Halaman ix

4.1. Keberadaan SIM dalam Organisasi ... 38

4.2. Karakteristik Informasi ... 40

4.3. Konsep Pengambilan Keputusan... 42

4.4. Analisa Keputusan ... 48

4.5. Management Information System (MIS) dan Decision Support System (DSS) ... 53

4.6.Hubungan Sistem Informasi pada Perencanaan dan Pengendalian ... 56

DAFTAR PUSTAKA ... 60

Halaman 1

BAB

Dr. Tundung Subali Patma, MT Dr. Mohammad Maskan, M.Si.

Dr. Alifiulahtin Utaminingsih, MSi

1

Halaman2 1.1 LATAR BELAKANG

Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem informasi untuk menghasilkan informasi yang berkualitas guna membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Untuk menghasilkan informasi yang berkualitas dibutuhkan suatu sistem informasi yang berkualitas pula (dengan karakteristik tertentu). Informasi adalah data yang sudah diolah/dimanipulasi sehingga bermanfaat bagi penerima/pengguna/user.

Data yang diorganisir secara terpusat, dimekanisasi dan diformulasikan serta digunakan bersama oleh beberapa pengguna dalam suatu organisasi disebut database. DBA (Database Administrator) adalah orang yang bertanggung jawab terhadap perolehan, pemrosesan, serta pendistribusian database kepada user yang berhak meneerima. Selanjutnya informasi yang berkualitas tersebut digunakan oleh manajemen untuk mengambil keputusan terhadap berbagai permasalahan yang timbul dalam organisasi/perusahaan secara cepat dan tepat, dengan menggunakan aplikasi system informasi yang paling sesuai dengan kebutuhan

1.2 PENGERTIAN SIM

System Informasi Manajemen (SIM) adalah suatu alat (berupa system informasi) untuk menghasilkan informasi (yang berkualitas) guna mendukung manajemen dalam proses pengambilan keputusan.

Dari pengertian diatas, ada hal-hal pokok yang perlu dikaju, yaitu:

system informasi, data dan database, informasi, serta proses pengambilan keputusan oleh manajemen dalam mengelola suatu organisasi/perusahaan.

Halaman 3 1.3 KEGUNAAN SIM

Di era globalisasi, tantangan manajemen semakin kompleks dalam mengelola bisnis internasional antara lain: pertumbuhan system informasi internasional, mengorganisasi system informasi internasional, mengelola system global, persoalan teknologi dan peluang/kesempatan serta tantangan yang muncul, dengan senantiasa memertimbangkan kekuatan dan kelemahan yang ada.

Dengan adanya SIM diharapkan memberikan beberapa kegunaan, yaitu:

• Pengambilan keputusan yang cepat, tepat, praktis dan rasional

• Pelaksanaan keputusan yang efisien

• Pengawasan yang efektif

• Feed-back yang cepat

• Penilaian yang obyektif

1.4 TUJUAN SIM

Tujuan utama dari system informasi manajemen adalah:

“The primary objective of a management information system is thus to all the manager in making timely and information decisions”.

(tujuan utama dari SIM adalah membantu manajer membuat keputusan secara cepat dan tepat).

Halaman4

1.5 FUNGSI GLOBAL SIM

Sekarang ini SIM sudah dipusatkan pada tingkat perusahaan dibawah Direktur Pelaayanan Informasi Perusahaan. Tetapi disamping penempatan organisasi SIM pada organisasi pengendalian akuntansi/keuangan, atau pada organisasi perencanaan perusahaan.

Langkah yang paling dikehendaki adalah fungsi SIM bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama sehingga dapat menyampaikan informasi tanpa distorsi (gangguan), sehingga dapat berfungsi sebagai berikut:

➢ SIM menunjang pengambilan keputusan pada lingkungan permasalahan terstruktur maupun yang tidak terstruktur.

➢ SIM menunjang pengambilan keputusan pada semua tingkat organisasi

➢ SIM dimaksudkan untuk kepentingan organisasi yang bukan sesuatu yang berdiri sendiri.

➢ SIM menunjang semua aspek pada proses pengambilan keputusan.

Efek Intern

Bandingkan dengan standart

Efek Ekstern

Tindakan koreksi Ambil

keputusan Sumber

Informasi intern

Sumber Informasi ekstern

Informasi Berkualitas

Halaman 5

» SIM terdiri dari orang, computer, prosedur, database, fasilitas yang interaktif dan sebagainya. Semua dimaksudkan agar evolusioner/adiktif dan mudah bagi orang yang menggunakannya.

System informasi manajemen juga harus mampu mengadaptasi tanggapan atas umpan balik dari kinerjanya. Oleh karenanya harus dirancang agar mudah memodifikasi, misalnya: apabila diperlukan berbagai informasi karena lingkungan yang berubah atau apabila organisasi melakukan kegiatan baru.

Fungsi Global SIM dalam Organisasi

1.6 STRUKTUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Struktur SIM didasarkan pada dua pendekatan yaitu:

A. Pendekatan pada kegiatan manajemen:

Terdapat tiga kategori kegiatan manajemen meliputi perencanaan dan pengendalian operasional, perencanaan taktis dan pengendalian manajemen serta perencanaan strategis.

B. Pendekatan berdasarkan fungsi organisasi:

Fungsi tersebut memberikan penekanan pada setiap subsistem agar mempunyai kemudahan untuk pengolahan data.

Bank Data

Data TPS

Formula Data SIM

Bank Data

Laporan Insidental Laporan Periodik

MANAJER

Halaman6

Halaman 7

BAB

Dr. Tundung Subali Patma, MT Dr. Mohammad Maskan, M.Si.

Dr. Alifiulahtin Utaminingsih, MSi

2

Halaman8

2.1 PENGERTIAN SISTEM INFORMASI MENURUT BEBERAPA AHLI :

a. Robert A Leith dan K.R. Davis

Sistem informasi adalah : “Sistem informasi dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung operasi yang bersifat manajerial serta kegiatan strategi guna menyediakan pihak luar dengan laporan yang dibutuhkan atau diperlukan”.

b. Kertahadi

Sistem informasi dapat diartikan “Sistem informasi merupakan suatu alat untuk menyajikan innformasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya.”

c. Gordon B. Davis

“Sistem informasi adalah system manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi (bersifat computerized)”

d. George M.Scoot

“Sistem informasi merupakan kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen”.

Jadi Sistem Informasi (SI) adalah kesatuan elemen yang saling berinteraksi secara sistematis untuk mengintegrasikan data, memproses data, menyimpan data, serta mendistribusikan informasi guna mendukung pembuatan keputusan dan melakukan control terhadap jalannya suatu organisasi.

Halaman 9 2.2 UNSUR PEMBENTUK SISTEM INFORMASI (SI)

Sistem informasi mempunyai lima elemen yaitu : 1. brainware,

2. software, 3. hardware, 4. prosedur dan

5. data/database, yang akan menghasilkan informasi.

Sedangkan Information System Building Block (Unsur Pembentuk Sistem Informasi/UPSI) meliputi:

a. Input : Input terdiri dari data (kata, angka, serta fakta yang dimasukkan ke system informasi beserta metode dan cara memasukkan input tersebut dalam system informasi.

b. Model : Model terdiri dari gabungan model prosedur, matric, logika dan model matematika yang berfungsi untuk mengolah input dan menyimpannya dalam berbagai bentuk dan kemudian menghasilkan output yang diinginkan.

c. Output : Unsur output sangat menentukan unsur-unsur output yang lain karena ternyata unsur output ini tidak memenuhi kebutuhan pemakai sehingga unsur-unsur yang lain menjadi tidak berguna. Kualitas output tergantung pada ketelitiannya, ketepatan dan relevansinya.

d. Teknologi :

Teknologi terdiri dari tiga komponen, yaitu :

- Teknisi : orang yang mengetahui teknologi dan menggunakannya.

Halaman10

- Perangkat lunak : program yang dapat membuat perangkat keras bekerja.

- Perangkat keras : berbagai alat, misalnya : VDU,CPU, printer dan lainnya.

e. Database :

f. Pengendalian/pengontrolan :

Data harus dilindungi dari bermacam-macam bahaya. Perlindungan ini dapat berupa catatan, pengendalian akuntansi, persiapan tindakan darurat, tindakan pengamanan terhadap personal dan sebagainya.

2.3 KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI

Transformasi SI dalam perusahaan, pada mulanya SI diposisikan hanya sebagai alat bantu untuk mengintegrasikan data dan meningkatkan kualitas informasi, tetapi sekarang telah menjadi strategi bisnis yang sangat hebat untuk menjawab tekanan terhadap perusahaan guna memperoleh SCA (Sustainable of Competitive Advantage).

SI yang baik memenuhi criteria sebagai berikut :

• Memiliki sistematika yang jelas, ringkas, dan sederhana

• Menciptakan aliran data yang lebih efisien

• Mempunyai model penyajian yang informatif dan standar (mudah dipahami oleh user)

• Mendistribusikan informasi secara efektif (kepada yang berhak menerima informasi)

Halaman 11 Sedangkan menurut Martin et.al karakteristik kualitas system informasi meliputi :

• Acurate (akurasi output/informasi yang dihasilkan)

• Auditable (dapat diperiksa hasil/output)

• Secure (keamanan sistem terjaga dari pengguna yang tidak berhak)

• Reliable (dapat dipercaya kehandalannya)

• Robust (kekuatan sistem terjamin)

• Flexible (dapat digunakan dengan berbagai program aplikasi)

• Changeable (dapat diubah bila ada kesalahan)

• Efficient (biaya sistem terjangkau)

• User-friendly (kemudahan pengoperasian oleh user)

• Well-document (dokumentasi yang baik)

• Interfaced with related system (dapat dihubungkan dengan sistem lain yang saling terintegrasi)

2.4 EFEKTIFITAS DAN KUALITAS SI a. Efektifitas SI

Sistem informasi akan berhasil guna dalam arti mampu menghasilkan informasi yang berkualitas guna membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan secara cepat dan tepat jika didukung oleh :

• Manajemen data yang efektif (data diolah, dieksplorasi secara optimal, aman dan terpercaya)

• Teknologi informasi yang canggih

Halaman12

• Sistem informasi tersebut mempunyai suatu keunggulan kompetitif (prosedur singkat, kecepatan respon, kemudahan transaksi dan model penyajian yang efektif).

b. Kualitas SI

Manfaat yang diperoleh dari SI yang berkualitas adalah:

• Integrasi data dan informasi

• Data yang terorganisir

• Meningkatkan Kecepatan dan Keakuratan Penyusunan Laporan Manajerial

• Meningkatkan Kualitas Produk dan Kecepatan Layanan Konsumen

• Meningkatkan Citra Perusahaan

Efektifitas dan citra perusahaan ibarat dua sisi mata uang yang saling melengkapi dalam kesuksesan perusahaan.

2.5 STRATEGI MEMENANGKAN PASAR DENGAN SI

Strategi Memenangkan Pasar dengan SI yang berkualitas, dengan cara:

• Kepemimpinan Biaya

• Diferensisi

• Fokus

• Bertumbuh

• Aliansi

• Inovasi

• Strategi Efisiensi Internal

Halaman 13

• Orientasi Konsumen

• Strategi Teknologi Informasi

2.6 FAKTOR KESUKSESAN SI

Tujuh Faktor yang Mempengaruhi Kesuksesan SI, yaitu:

a. Sikap pengguna pada CBIS, kemauan dan komitmen pengguna untuk mencapai tujuan organisasi.

b. Kejelasan hasil informasi c. Kejelasan instruksi

d. Dukungan dari kualitas hardware dan software e. Produktifitas yang tinggi bagi kinerja user f. Efisiensi system

g. Efektifitas system

2.7 IMPLEMENTASI DALAM PERUSAHAAN

Implementasi SI dalam Organisasi/Perusahaan dalam kenyataannya dapat bersifat manual dan komputerisasi yang disebut dengan sistem informasi berbasis komputer (Computer Based Information System/CBIS). CBIS meliputi empat area tingkatan aplikasi, yaitu :

• TPS (Transaction Processing System)

Sistem Informasi yang menggunakan komputerasi untuk membentuk dan mencatat transaksi penting harian yang bersifat rutin, untuk kepentingan pelaksanaan bisnis. Sistem ini adalah sistem bisnis dasar yang melayani level operasional organisasi. Contoh catatan tentang

Halaman14

penjualan, system reservasi hotel, daftar gaji, catatan karyawan dan shifting.

• SIM (Sistem Informasi Manajemen)

Merupakan sistem informasi yang mengolah data menjadi informasi dalam bentuk laporan guna membantu proses pengambilan keputusan, dan meningkatkan kualitas manajerial.

Karakteristik SIM adalah mendukung keputusan yang terstruktur dari level operasi dan kontrol manajemen, orientasi pada pelaporan dan pengendalian, menyajikan data perusahaan dan aliran data, memiliki kapasitas analisis yang rendah, membantu penggunaan pembuatan keputusan masa lalu dna data sekarang, relatif tidak fleksibel, orientasinya lebih ke internal dari pada ke eksternal.

• SPK (Sistem Pendukung Keputusan)

Merupakan peningkatan dari SIM dengan penyediaan prosedur- prosedur khusus, dan pemodelan yang unik yang akan membantu manajer dalam memperoleh alternatif-alternatif keputusan.

Sistem pendukung keputusan membantu pembuatan keputusan manajemen dengan mengkombinasikan data, alat-alat dan model-model analitis yang canggih, dan software (program) yang mudah dijalankan oleh pemakai ke dalam sebuah system yang sangat bermanfaat yang dapat

Mendukung pembuatan keputusan yang semi terstruktur maupun tidak terstruktur.

Misalnya : DSS (Decision Support System), GDSS, GIS, EES, AI, OAS (aplikasi OA: surat elektronik, voice mail, kalender elektronik,

Halaman 15 konferensi audio, konferensi video, konferensi komputer, transmisi faksimil, vidiotex, desktop publishing, dan sebagainya).

Karakteristik SPK antara lain: fleksibel, adaptif dan memiliki respon yang cepat bagi user, pengoperasiannya mudah bagi user serta menggunakan analisis data yang canggih.

• Sistem Informasi e-Bussiness

Sistem informasi yang dibangun untuk menjawab tantangan pengintegrasian data dan informasi dari proses bisnis berbasis internet.

Merupakan sistem informasi gabungan dari komputerisasi dengan telekomunikasi yang dikenal dengan teknologi komunikasi data (internet), yaitu pengintegrasian antara aliran informasi trans departemental, regional, dan enterprise internasional.

2.8 BENTUK SI BERDASARKAN FUNGSI BISNIS

Adapun bentuk SI secara organisasional berdasarkan fungsi bisnis, meliputi:

• Sistem Informasi Eksekutif (EIS/Executive Information System) Merupakan suatu system yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan

• Sistem Informasi Pemasaran

Merupakan suatu system yang berkaitan dengan fungsi pemasaran suatu perusahaan. Misal: Sistem tentang peramalan penjualan (sales forecast), sistem informasi akuntansi, sistem penelitian pemasaran.

• Sistem Informasi Manufaktur

Merupakan semua aplikasi komputer dalam area manufaktur sebagai sistem konseptual. Meliputi subsistem MRP (Material Reqruitment

Halaman16

Planning), subsistem Industrial Enginering (IE), subsistem pengendali mutu, subsistem Biaya.

• Sistem Informasi Keuangan

Merupakan semua aplikasi komputer yang memberikan inforamsi yang rinci mengena segala sesuatu yang bersifat keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Meliputi : SIA, laporan anggaran, dan lainnya.

• Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS/Human Resource Information System)

Merupakan sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berhubungan dengan personal perusahaan, yang mencakup aktivitas recruiting and hiring, pendidikan dan pelatihan, manajemen data, serta penghentian dan administrasi tunjangan. Meliputi : sub sistem penelitian SDM, sub sistem Intelijen SDM, Data base HRIS, Lokasi Data base HRIS.

2.9 MEMBANGUN SISTEM INFORMASI

Membangun sistem informasi mencakup memperbaiki sistem informasi yang sudah ada (meningkatkan efisiensi dan efektifitas SI) maupun membentuk SI yang baru (dari manual ke komputerisasi) sebagai salah satu bentuk perubahan perencanaan organisasi. Karena SI merupakan lingkungan yang bersifat sosioteknis, suatu perubahan dalam SI akan terdiri dari perubahan dalam pekerjaan, manajemen dan organisasi.

Empat tingkat perubahan yang dapat dihasilkan dari diperkenalkannya TI antara lain: 1) otomatisasi, 2) rasionalisasi prosedur, 3) rekayasa ulang proses bisnis dan 4) pergeseran paradigma. Dimana

Halaman 17 rekayasa kembali bisnis berpotensi secara otomatis memperbaiki produktifitas dengan cara merampingkan aliran kerja dan pengurangan proses.

Manfaat penggunaan TI, antara lain:

• Kemampuan transaksi (TI dapat mentransformasikan proses yang tidak terstruktur menjadi transaksi yang rutin)

• Kemampuan geografis (TI dengan cepat danmudah melewati jarak yang jauh, menembus batas dan waktu)

• Otomatisasi (TI dapat mengurangi tenaga kerja dalam proses produksi)

• Kemampuan analisis (TI melakukan metode analisis yang kompleks dalam suatu proses)

• Kemampuan internasional (TI dapat menyediakan informasi secara detail, cepat dan akurat dalam volume yang besar ke dalam sebuah proses)

• Kemampuan sequensial (TI dapat merubah urutan tanggung jawab/kewajiban yang harus diselesaikan secara bersamaan

• Manajemen pengetahuan (TI menggabungkan pengetahuan dan keahlian untuk memperbaiki proses)

• Pelacakan (TI secara detail dapat melacak status pekerjaan, input dan output)

• Tanpa perantara (TI dapat digunakan untuk menghubungkan dua aktivitas dalam suatu proses, dimana disatu sisi harus dikomunikasikan melalui suatu perantara (internal/eksternal)

Halaman18

Disamping manfaat yang telah disebutkan diatas, SI dapat memberi kontribusi terhadap TQM, dengan cara memperbaiki proses bisnis. Perbaikan tersebut meliputi : penyederhanaan produk & proses produksi, menentukan standarisasi produk, memperbaiki pelayanan pada nasabah, mengurangi waktu siklus produksi dan memperbaiki kualitas serta ketepatan design dan produksi guna meningkatkan produktifitas.

TQM seringkali menekankan pada pembuatan suatu seri perbaikan yang berkelanjutan sementara rekayasa ulang bisnis menekankan pada perubahan yang otomatis.

2.9.1 Adapun aktivitas utama dalam proses pengembangan sistem adalah sebagai berikut :

• Analisis sistem, terdiri kegiatan sebagai berikut:

- Identifikasi masalah dan peluang pemecahan - Menemukan pemecahan yang spesifik - Mengembangkan informasi yang dibutuhkan

• Desain sistem

- Menciptakan spesifikasi desain yang logis - Menciptakan spesifikasi secara phisik - Mengelola realisasi system secara teknis

• Pemrograman, yaitu menerjemahkan spesifikasi desain kedalam kode program

• Testing, terdiri atas kegiatan sebagai berikut:

- Tes unit - Tes sistem

Halaman 19 - Tes ketepatan

• Konversi/perubahan - Konversi rencana - Menyiapkan dokumen - Pelatihan user dan staff teknis

• Pelaksanaan & Pemeliharaan - Pengoperasian system - Pengevaluasian system - Pemodifikasian system

2.9.2 Alat Penilaian Alternatif Pengembangan Sistem Informasi Alat alternatif pengembangan system informasi meliputi : system daur hidup tradisional, prototype, paket aplikasi software, pengembangan end user dan outsourcing. Sistem Daur Hidup adalah suatu metode pengembangan system dalam pengembangan system informasi dan masih digunakan sampai sekarang dalam membangun SI dalam proyek-proyek yang mempunyai system dengan kompleksitas menengah/besar. Tahap- tahap yang dilalui adalah: 1) pendefinisian proyek, 2) studi system, 3) desain, 4) programming, 5) penginstalan dan 6) implementasi akhir.

Semua tahapan harus dilakukan secara berurutan dan mempunyai output tertentu, dan setiap tahapan memerlukan pendekatan formal sebelum tahap berikutnya dilakukan. Daur hidup system masih digunakan untuk membangun system pemrosesan transaksi dan SIM dimana memerlukan susunan yang lebih tinggi dan definisi yang lebih baik. Namun Pendekatan system daur hidup relatif mahal, membutuhkan waktu dan

Halaman20

tidak fleksibel sehingga sulit untuk diaplikasikan, sehingga system ini cocok untuk system yang secara teknis lebih kompleks, karena beberapa penerapan memerlukan analisa yang mendalam dan formal, spesifikasi yang ditentukan sebelumnya dan pengawasan yang ketat terhadap proses pembangunan sistem informasi.

2.9.3 Menilai Kelayakan Pengembangan System

Ada lima faktor kelayakan proyek system yang perlu dipertimbangkan, yaitu :

Technical feasibility, economic feasibility, opertional feasibility dan schedule fasibility.

Halaman 21

BAB

Dr. Tundung Subali Patma, MT Dr. Mohammad Maskan, M.Si.

Dr. Alifiulahtin Utaminingsih, MSi

3

Halaman22

3.1 PENGERTIAN DATA DAN INFORMASI a. Pengertian data :

Data adalah fakta baik berupa angka, tulisan dokumen, gambar, bagan, suara, yang mewakili diskripsi verbal atau kode (fakta yang tidak sedang digunakan pada proses keputusan biasanya dicatat atau diarsipkan)

Definisi data menurut beberapa ahli

*The Liang Gie

Data adalah hal/peristiwa/kenyataan lainnya apapun yang mengandung sesuatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan.

*Gordon .B.Darvis

Data adalah bahan mentah bagi informasi yang dirumuskan sebagai kelompok lambang-lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah tindakan hal-hal dan sebagian data dibentuk dari lambang grafis ini dapat di-alfabetis, numerik atau berupa lambang-lambang khusus seperti :*,$,and ~. Data-data disusun untuk mengolah tujuan-tujuan untuk menjadi susunan data, susunan kearsipan, dan pusat data atau landasan data.

*Drs. S.Pamuji, M.P.A. (Teori Sistem dan Penerapannya Dalam Managemen)

Fakta-fakta yang dipergunakan sebagai suatu data untuk penghitungan dan pengolahan meliputi serangkaian tindakan-tindakan atau operasi secara pasti mengarah pada suatu alur.

Halaman 23

*Dr.S.P.Siagian

Bahan baku yang harus diolah sedemikian rupa sehingga berubah sifatnya menjadi informasi.

b. Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang sudah diolah/dimanipulasi ke dalam bentuk tertentu sehingga mempunyai arti, dan berguna bagi manajemen untuk membantu proses pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas bercirikan: akurat, valid, lengkap relevan dan tepat waktu dibutuhkan oleh user.

Informasi bersifat informatif apabila berguna untuk membantu pimpinan/manajer dalam pembuatan keputusan, dapat mengurangi ketidakpastian (mempunyai nilai prediktif) dan menambah pengetahuan terhadap obyek.

3.2 STRUKTUR DAN BENTUK DATABASE

Struktur data berupa hubungan-hubungan fisik dan logis antara berbagai record. Tiga jenis data utama :

a. Hierarchical Database

Berkenaan dengan struktur pohon (tree structure). Dasarnya adalah berusaha untuk menggambarkan realita dalam sebuah organisasi kebentuk data-data komputer.

Hirearkhi Data:

 Elemen data adalah unit terkecil, tidak dapat lagi dibagi.

Halaman24

 Catatan (record) terdiri dari semua elemen data yang berhubungan dengan suatu objek atau kegiatan tertentu.

 File adalah tingkat tertinggi, yaitu kumpulan data record yang berhubungan suatu subjek tertentu.

b. Network Database

Network database sering memiliki struktur file yang sama, meski tidak harus, sehingga file yang satu dapat mengetahui/mendapatkan informasi file yang lain dengan benar.

Contoh database perbankan.

c. Relational Database

Merupakan bentuk database yang paling fleksibel dan paling terbuka. Sulit digunakan untuk jarak jauh. Biasanya digunakan pada lokal saja. Relational database dibuat dari sebuah flat file yang dipecah-pecah sesuai dengan hubungan pada masing-masing menurut tekhnik normalisasi. Pemecahan hubungan tersebut relational data dengan master data. Jadi untuk mendapat data yang kecil, tidak perlu membuka file besar.

Halaman 25 3.3 KOMPONEN DATABASE

Terdiri atas : 1. File database

File ini memiliki elemen-elemen data yang disimpan dalam format organisasi file database

2. DBMS

Kelompok program software yang mengelola database, mengontrol/akses database, pengamanan database dan tugas lain.

3. Sistem antarmuka bahasa induk 4. Program aplikasi.

5. Sistem antarmuka bahasa alami 6. Data dictionary

Berisi informasi lokasi database pada file database, aturan mengakses data, pengaman data serta kondisi informasi data.

7. Online access dan update terminal.

8. The output system, or report generator.

3.4 ELEMEN DATABASE

Ditinjau dari elemen pemakai : 1. Operator

2. Programmer 3. DBA.

Halaman26

Gambar 4. (Pemakai, Alat yang diperlukan, Isi data dan Tempat Penyimpanan Data)

3.5 FUNGSI DATABASE

1. Menghindari kerangkapan data dan inkonsistensi data.

2. Menghindari kesulitan dalam pengaksesan data.

3. Menghindari isolasi data untuk terjadinya standarisasi data.

4. Dapat digunakan bersama-sama/multiple user.

5. Terjadi keamanan data.

6. Terjadi Integritas data.

3.6 MENCIPTAKAN DATABASE Mencakup 2 langkah utama :

3.6.1 MENENTUKAN KEBUTUHAN DATA Ada 2 pendekatan dasar :

Operator Programmer Administrator

Paket Program

Bahan Pemrograman

Data Dicrionary

DBMS

Isi Data

Tempat Penyimpanan

Halaman 27 3.6.1.1 Pendekatan Berorientasi Masalah

Mendefinisikan Masalah

Mengindetifikasikan Keputusan yang diperlukan

Menjelaskan kebutuhan informasi

Menentukan pemrosesan yang diperlukan

Menentukan kebutuhan data

Spesifikasi data

Gambar 5

Kebutuhan Data didefinisikan dengan pendekatan berorientasi

masalah

Halaman28

3.6.1.2 Pendekatan Model Perusahaan

Kebutuhan data didefinisikan dengan menciptakan model data perusahaan.

Perencanaan Strategis Sumber Daya Informasi

Menciptakan Model data perusahaan

Model Data Perusahaan

Mengembangkan Database

Database

Halaman 29 3.6.2 MENJELASKAN DATA

3.7 DATABASE MANAGEMENT SYSTEM (DBMS) 3.7.1 KONSEP SYSTEM DATABASE

 James F Courtney dan David B Paradise (Sutanta, 1996 : 7), adalah Sekumpulan database dengan para pemakai yang menggunakan database secara bersama-sama, personal-personal yang merancang dan mengelola database, serta sistem komputer untuk mendukungnya.

 Elemen DBMS 1. DBA 2. Software 3. Hardware 4. Brainware

Kamus Data

Memasukkan Data kamus

Data Description

Language (DDL) Skema

Gambar 6 Menjelaskan database

Halaman30

 Tujuan DBMS :

1. Mempermudah penciptaan struktur data

2. Membebaskan pemogram dari masalah penyusunan file yang kacau.

 Dalam memilih DBMS perlu beberapa pertimbangan : 1. The query language

2. Security consideration 3. Overhead proceesing cost 4. Suitability for type of application 3.7.2 PERISTIWA DBMS

Halaman 31 Langkah-langkah :

1. DML (Data Manipulation language) menentukan bagi DMS data yang diperlukan.

2. DBMS meneruskan skema dan subskema untuk menguji bahwa data ada dalam database dan program aplikasi berhak menggunakan.

3. DBMS meneruskan pemerintahan data konsisten operasi.

4. Mengambil data, dimaksudkan dalam area penyimpangan buffer.

5. Data ditransfer ke area input program aplikasi 6. Program aplikasi menggunakan data

3.7.3 MODEL DBMS

Gambar 8. Suatu model DBMS Manager Database

Query language

Data Manipulation Language (DML) Data Description

Language Proccesor

skema

Skema

Performance statistics Processor

Statika Kinerja

Program Aplikasi

Log Transaksi

Modul Backup / Recovery informasi

Permintaan informasi

skema

Halaman32 3.7.4. FUNGSI DBMS (EVEREST)

1. Mendefinisikan data.

2. Database creation.

3. Retrieval data ( Guery dan Reporting ).

4. Up date changing database.

5. Memprogram fasilitas untuk pengguna 6. Merevisi data dan menstruktur.

7. Mengontrol integritas database 8. Memonitor kerja

3.8. KEUNTUNGAN SISTEM DATABASE Suatu system database memiliki keunggulan :

1. Adanya pemisahan definisi tentang data dari program-program pengakses data.

2. DBMS mengakses file.

3. Memperbaiki record (baik model tunggal / kelompok ) 4. Memperbaiki data sesuai dengan yang diinginkan.

5. Mampu menambah dan menghapus record.

6. Mengorganisasi kembali database.

7. Memiliki pengaman data.

8. Memberi jaminan. Bila database rusak, dapat direkonstruksikan kembali dengan tepat dan cepat.

Halaman 33 3.8.1. Dampak Database Pada Proses Manajemen

Dampak menyeluruh daripada database adalah : 1. Kemampuan pengintegrasian system informasi.

2. Mengubah proses manajemen dengan meningkatkan aksesibilitas.

3. Mentransformasi manajer kedalam program yang lebih realtime.

4. Membatu manajer menberi keputusan dengan cepat dan tepat didasari informasi yang lengkap.

3.9. DATABASE ADMINISTRATOR (DBA) 3.9.1. Pengertian Data Base Administrator

Adalah orang yang bertanggung jawab atas database dan DBMS.

Posisinya biasanya menyatu dalam departemen EDP, sehingga DBA kurang berpengaruh dalam organisasi. Karenannya, posisi yang wajar adalah sebagai seorang yang melapor langsung kepada wakil dirut bidang informasi, sehingga posisinya menjadi setaraf manajer system computer.

3.9.2. Tugas DBA

Tugas Database Administrator meliputi empat area utama, yaitu : 1. Perencanaan database

Meliputi kerjasama dengan manajer untuk mendefinisikan skema perusahaan, dan dengan pemakai mendefinisikan sub skema, juga memilih DBMS.

2. Penerapan database

Halaman34

Menciptakan database yang sesuai dengan spesifikasi DBMS yang dipilih, menetapkan kebijakan prosedur penggunaan database.

3. Operasi database

Menawarkan program-program pendidikan bagi pemakai database, dan menyediakan bantuan saat diperlukan.

4. Keamanan database

Meliputi pemantauan kegiatan database dengan menggunakan statistic yang disediakan DBMS, memastikan database tetap aman.

3.9.3. Fungsi DBA ( Oleh EVEREST )

❖ Mengidentifikasikan kebutuhan data organisasi.

❖ Memperbaruhi data, menghasilkan laporan dan menentukan control akses data.

❖ Mengelola dan memanajemeni database.

❖ Pemeliharaan integritas data dengan perlindungan terhadap keberadaan data, kualitas data dan privacy data.

❖ Memonitor operasi untuk efisiensi dan kinerja organisasi.

3.10. MANAJEMEN DATABASE

Database dengan organisasi harus dikelola dengan baik agar menghasilkan informasi yang berkualitas secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan oleh user.

Halaman 35 Oleh sebab itu manajemen pusat data/bank data/ pangkalan data/database harus terkontrol secara terpusat (yang bertanggung jawab DBA) dengan memperhatikan beberapa aspek keamanan (security) dan aspek – aspek auditing, sehingga integritas database terjaga, SI dapat efisien dan efektif serta asset perusahaan terlindungi. Disamping itu harus memperhatikan tiga hal pokok, yaitu :

• Kesiapan ( mempersiapkan sumber dana dan SDM )

• Butuhan ( menyesuaikan dengan kebutuhan user dan manajemen dalam organisasi )

• Kapasitas ( kemampuan perusahaan yang diukur dari : personal, hardware, aplikasi system, waktu, dan pengawasan intern maupun ekstern )

DBA (Database Administrator) adalah spesialis informasi yang bertanggung jawab terhadap operasional dan pengawasan database.

Sedangkan tugas dari DBA mencakup empat sektor, yaitu : perencanaan, implementasi, operasionalisasi bahasa pemrograman dan keamanan database.

Data base adalah kumpulan data yang saling berkorelasi ( saling berhubungan) secara logis, dimekanisasi (komputerisasi/CBIS), dimanfaatkan bersama oleh user, diformulasi (ada yang bertanggung jawab yaitu DBA, dan dikendalikan secara sentral atau terpusat dalam suatu lingkup organisasi.

Pertimbangan diterapkannya data base, adalah :

• Kebutuhan aplikasi pengolahan data senantiasa berubah cepat

Halaman36

• Kebanyakan suatu organisasi mempergunakan data yang pada dasarnya sama untuk menunjang keputusan

• Mengurangi banyak waktu untuk pemrograman dan biaya pemrograman

• Konsistensi data dan keamanan data

Keunggulan dari Database adalah untuk mengantisipasi hal-hal sebagai berikut:

• Data redundancy ( kerangkapan data )

• Data inconsistency ( data yang tidak konsisten dengan fakta yang ada )

• Data terisolasi ( data yang tidak/sulit diakses olehyang berhak )

• Security problem ( masalah keamanan data )

• Integrity problem ( masalah yang menyangkut integritas data ; meliputi ketersediaan data, kualitas dan privasi data )

Adapun kelemahan data base adalah :

• Apabila meralat data harus teliti dan menyeluruh, karena menyangkut semua bagian dalam organisasi secara keseluruhan.

• Perlu diperhatikan masalah keamanan system, karena akses data bisa dari semua bagian system.

DBMS adalah software yang menstruktur database, mengelola database, mengontrol akses terhadap database, menjaga keamanan database dan terjadinya integrasi database.

Integrasi database ( Database Integrity) meliputi

• Protecting Existence (isolation data, back-up dan recovery data )

• Maintaining quality (conformance to definition data dan validation data)

• Ensuring Privacy (isolation data, access control, encryption techniques and monitoring data)

Halaman 37

BAB

Dr. Tundung Subali Patma, MT Dr. Mohammad Maskan, M.Si.

Dr. Alifiulahtin Utaminingsih, MSi

4

Halaman38

4.1 Keberadaan SIM dalam organisasi :

Menyediakan informasi yang berkualitas bagi pimpinan dalam proses pengambilan keputusan yang akan diambil. Pembuatan keputusan merupakan suatu proses dan melalui tahapan-tahapan tertentu, dimana dalam membuat keputusan dilihat dari situasinnya ada dua macam yaitu : 1. Keputusan tidak terprogram :

Tidak dapat langsung di laksanakan, tetapi perlu analisis dan telaah berbagai data yang dijadikan alternative solusi pemecahannya, guna mengambil solusi yang terbaik.

2. Keputusan terprogram :

Sering diambil dan langsung bisa dilaksanakan tidak perlu dilakukan lagi analisis dan telaah dari data-data yang ada secara mendalam, dikarenakan sudah tersedia solusi pemecahannya yang rutin dilakukan.

Karakteristik data :

a. Hard data : Data yang relative tidak berubah untuk kurun waktu tertentu. Biasanya ada dalam sutu organisasi ( intern )

b. Soft Data : Data yang sering berubah dalam kurun waktu tertentu dan berasal dari luar ( ekstern ) organisasi.

HARD DATA mencakup :

1. Format : Hampir selalu di tentukan sebelumnnya.

2. Kekuratan : Selalu diartikan pada asumsi tertentu.

3. Pengertian : Mudah untuk di mengerti jelas dan terkadang sederhana.

Halaman 39 4. Keamanan : di dasarkan pada aturan yang telah di tentukan

sebelumnnya.

5. Sumber data : bisa berasal dari dalam/intern organisasi dan bisa juga dari luar organisasi ekstern

organisasi.

6. Jangka hidup : Relatif lama.

7. Jenis keputusan : Untuk keputusan terstruktur.

SOFT DATA mencakup :

1. Format : Jarang di temukan dalam bentuk yang mudah dimengerti.

2. Keakhuratan : Sangat di tentukan oleh sumber data.

3. Pengertian : Sering tidak jelas dan banyak memerlukan feed back untuk mengartikan

4. Keamanan : sangat di tentukan oleh pertimbangan individu.

5. Sumber Data : berasal dari luar / ekstern organisasi.

6. Jangak Hidup : Relatif pendek

7. Jenis Keputusan : Untuk keputusan tidak terstruktur.

Model dalam pengembangan keputusan:

1. Preskriptif :

Open secision model atau Rational economic Man.

2. Deskriptif :

Closed decision model atau behavior model.

Halaman40 Proses Pengembangan Keputusan :

- Intelejensi : Menganalisa data - Desain : Menetapkan alternative

- Pilihan : memilih dari alternative yang ada.

Dari Proses Ini Muncul Hasil Keputusan : a. Certainly : mengandung kepastian.

b. Uncertainty :

- Uncertainty : mengandung ke tidak pastian - Under risk : penuh resiko

- Competition : persaingan

Gambar 1: Macam Masalah, Keputusan dan Jenjang Manajemen Top Management Tak Terstruktur, ketidakpastian besar, jarang Middle Management Terstruktur dan Tidak terstruktur Lower Management Terstruktur dan Pasti, sering

4.2 Karakteristik informasi

Informasi dapat dibedakan karakteristiknya informasi dalam berbagai cara. Beberapa bentuk informasi kemungkinannya lebih sesuai untuk suatu permasalahan yang berkaitan dengan keputusan, dibandingkan dengan yang lainnya.

Hubungan antara karakteristik informasi dengan penggunaan informasi dalam menemukan dan memecahkan masalah telah dapat dikorelasikan menurut Anthony (1965) secara detail dan sistematis.

Secara garis besar, karakteristik informasi dikelompokkan dalam :

Halaman 41

• Kerangka waktu, yang meliputi histories dan prediksi

• Harapan, yang meliputi diantisipasi dan surprise

• Sumber informasi, yang terdiri dari internal dan eksternal

• Frekuensi, yang terdiri dari tinggi dan rendah

• Pengorganisasian, yang dibedakan dalam kondisi terpisah/terlepas dan terstruktur

• Ketepatan informasi, yang dibedakan dalam tinggi dan rendahnya.

Halaman42

4.3 KONSEP PENGAMBILAN KEPUTUSAN Hakekat Pengambilan Keputusan adalah

Pemilihan diantara beberapa alternative pemecahan masalah Definisi :

Terry → pengambilan keputusan adalah pemilihan alternative perilaku dari dua alternative atau lebih

Siagian → Pengambilan Keputusan adalah suatu pendekatan sistematis terhadap hakekat suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang matang dari alternative yang dihadapi dan pengambilan tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat.

Jadi pengambilan keputusan adalah :

Suatu tindakan untuk memecahkan masalah yang dihadapi dengan melalui pemilihan satu diantara alternative – alternative yang dimungkinkan.

Keputusan diambil dengan sengaja, tidak secara kebetulan dengan pemikiran dan analisis secara matang.

Tujuan Pengambilan Keputusan

a. Bersifat tunggal ( single objectives )

Bahwa sekali diputuskan, tidak akan ada kaitannya dengan masalah lain.

b. Bersifat ganda ( multiple objectives )

Halaman 43 Bahwa suatu keputusan ynag diambil sekaligus memecahkan dua masalah atau lebih.

Proses pengambilan keputusan semakin kompleks karena :

1. Informasi yang harus diperhitungkan semakin besar volumennya 2. Aparat pelaksanaan keputusan semakin besar jumlahnya.

3. Kepentingan pelaksana makin berbeda – beda

4. Tekhnik – tekhnik pengambilan keputusan “ sophisticated “ 5. Perubahan – perubahan lingkungan yang sangat cepat

6. Pengetahuan tentang pengambilan keputusan makin mendalam.

Komponen pengambilan keputusan menurut Martin Starr mencakup hal- hal sebagai berikut :

1. Tujuan :

Tujuan harus ditegaskan dalam pengambilan keputusan.

2. Identifikasi Alternatif :

Untuk mencapai tujuan, perlu dibuatkan beberapa alternative yang harus dipilih salah satu yang dianggap paling tepat.

3. Factor yang tidak dapat diketahui sebelumnya :

Keberhasilan pemilihan alternatif baru dapat diketahui setelah putusan itu dilaksanakan.

Waktu mendatang tidak dapat diketahui dengan pasti (uncontrollable events). Oleh sebab itu kemampuan untuk memprakirakan sangat menentukan berhasil tidaknya keputusan yang dipilih.

4. Dibutuhkan sarana untuk mengukur hasil yang dicapai :

Halaman44

Masing-masing alternatif perlu disertai akibat positif dan negarifnya, termasuk sudah diperhitungkan di dalamnya uncontrollable event- nya.

Pada hakekatnya terdapat 3 unsur penting dalam pembuatan keputusan, yaitu :

1. Data

2. Model keputusan atau prosedur keputusan 3. Proses Pengambilan Pembuat keputusan

Gambar 2: BAGAN RUANG LINGKUP DALAM PROSES KEPUTUSAN

Proses : - Intelegensi - Desain - Pilihan

Hasil Keputusan

Certanty uncertainty

Situasi :

- Keputusan terprogram - Keputusan tak terprogram

Jenis keputusan Taktis Strategis operasional

Karakteristik Informasi : - Hard Data - Soft Data

Model - Preskriptif - Deskriptif

Halaman 45 Keterangan :

1. Mengetahui keputusan yang akan diambil melalui situasi - Sering dijumpai dan berulang kali.

Contoh : ujian semester

- Kadang bentuknya serupa pada peristiwa situasi semacam ini dapat di atasi secara efektif dengan mengetahui kaidan dan pola keprilakuan yang telah di mantapkan berdasarkan pengalaman sebelumnnya. Keputusan berstruktur baik.

2. Adapula sebagian situasi yang serupa dengan yang pernah kita jumpai sebelumnnya namun mungkin terdapat masalah yang baru timbul yang berbeda pada aspek penting.

3. Jarang atau tidak pernah dan ada pula situasi yang semata-mata dan unik dalam segala aspeknya sehingga di perlukan analisis untuk setiap situasi dan kejadian.

Model Yang Kita Lakukan Bila Keputusan Berstruktur Jelek : Disarankan bagi decision maker untuk menggunakan pendekatan Model normative atau perskriptif yaitu model pengembangan tulisan yang di dalam prosesnya decision maker harus mengikuti suatu norma yang lebig menguntungkan dan lebih baik.

Situasi yang menguntungkan inilah yang akan memberikan arah sehingga pemilihan pemutusan terbaik untuk situasi yang sering kita jumpai atau terstruktur baik. Dalam pengembangan keputusan bisa mengambil model pendekatan diskriptif yaitu semua model yang menguraikan si pengembangan keputusan mengikuti perilaku yang

Halaman46

sebenarnya dalam menghadapi masalah dan keputusan yang akan diambil.

Hasil Keputusan : 1. Certainty ( kepastian )

Bila mana setiap alternative yang harus di pilih hanya mempunyai satu konsekuensi atau satu hasil saja dengan kata lain :

Bila semua alternative penanganan dan bila hanya tiap satu konsekuensi atau hasil yang tunggal sebagai akibat cara penanganan yang di pilih.

2. Uncentainty :

Apabila kemungkinan yang terjadi tidak dapat diketahui atau di perhitungkan, atau bila dalam pengembangan keputusan tidak mengetahui kemungkinan konsekuensinya serta tidak pula diketahui tingkat kemantapan timbulnya konsekuensi atau hasil yang diperoleh atau dihasilkan.

3. Under Risk :

Bilamana suatu alternative yang harus dipikih mengandung lebih daru suatu hasil/keluaran atau dengan kata lain bila lebih dari satu konsekuensi atau hasil masing-masing alternative dan bila pengembangan keputusan di anggap mengetahui tingkat kemantapan atau probabilitas timbulnya masing-masing konsekuensi atau hasil tersebut.

4. Pesaing atau Kompetisi :

Halaman 47 Bila terdapat pihak pesaing yang nyata bagi pengambil keputusan dan pesaing yang mempunyai tujuan, maksud fan pilihan yang secara langsung berlawanan dengan tujuan, maksud pengembangan keputusan.

Halaman48 4.4 ANALISA KEPUTUSAN

Membicarakan tentang analisa keputusan, hal ini akan menemukan hubungan antara harapan dan kenyataan, dan supaya harapan ini terwujud dalam keputusan yang dipilih. Sedangkan yang akan diwujudkan dalam bentuk hasil yang diperoleh.

BAGAN ANALISA KEPUTUSAN

Tahap-tahap dalam mengkaji masalah pengembangan keputusan secara sistematis adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana situasi dan kondisi lingkungan yang melengkapi persoalan pengembangan keputusan yang dihadapi oleh pengambil keputusan.

2. Bagaimana kemampuan kita untuk menyelesaikan persoalan tersebut.

Harapan Kenyataan

Keputusan yang dipilih

Hasil yang diperoleh

Dalam lingkup Pengendalian Decision Maker

Diluar wewenang Decision Maker

Halaman 49 3. Kita meninjau proses pengembangan keputusan yang umum

dilakukan

4. Bagaimana kita menilai suatu keputusan

Ad. 1 :

Sifat Lingkungan : - Tidak pasti - Kompleks - Dinamis - Terbatas

- Penuh persaingan

Ad. 2 :

Dibantu dengan alat yang digunakan untuk memahami dan menyusun berbagai tindakan

Meliputi :

1. Kecerdasan : punya kemampuan untuk memilih, sehingga muncul berbagai macam pilihan

2. Persepsi : cara pandangan kita terhadap suatu obyek yang kemudian di proses dalam keyakinan kita sehingga muncul informasi yang berdasarkan pengalaman.

3. Falsafah : pandangan dan sikap yang merupakan keyakinan kita sehingga mampu berbuat dengan suatu preferensi terhadap berbagai hasil yang diharapkan berbagai hasil yang diharapkan dapat diperoleh dari keputusan kita.

Halaman50

Preferensi adalah masalah yang secara sadar mencerminkan kecenderungan kita dalam menghadapi suatu hasil dimana hasil tersebut merupakan pencerminan nilai dan pandangan hidup kita.

Yang Perlu Di Perhatikan Persepsi Adalah :

- Nilai : tergantung pandangan orang perorang - Waktu : ada yang menghargai, ada yang tidak - Resiko : ada yng bisa menanggung, ada yang tidak

Ad. 3 :

Proses Pengembangan Keputusan : 1. Berdasarkan logika ( logic )

Diperhitungkan untung ruginya, biasannya kelompok 2. Berdasarkan intuisi ( feeling )

Berdasarkan feeling dalam pengembangan keputusan Kelemahan : tidak dapat di kaji ulang atau difeedback.

Proses ini menghasilkan keputusan untuk bertindak, yang menghisalkan hasil keputusan :

a. Senang : sesuai harapan b. Sedih : tidak sesuai harapan

Ad.4 :

Menilai Keputusan :

Bukan hanya dilihat dari namun bagaimana proses keputusan itu sendiri. Mengetahui keputusan baik atau tidak dengan cara mengajukan pertanyaan sebagai berikut :

1. Apakah seluruh informasi telah dimanfaatkan secara optimal

Halaman 51 2. Apakah dasar rasionalitas telah diikuti dengan baik.

3. Apakah proses perpindahan dari satu ke tahap yang lain telah berjalan dengan konsisten.

Jika jawabannya “ya” berarrti keputusan terbaik kita peroleh.

LANGKAH-LANGKAH PENGAMBILAN KEPUTUSAN Menurut Herbert A. SIMON :

1. Intelegensi : melihat kondisi lingkungan

2. Desain : mencari dan mengumpulkan data atau di analisis 3. Pemilihan : tindakan memilih berbagai alternative

Proses Pengembangan Keputusan : 1. Identifikasi dan diagnose masalah.

Contoh : menentukan judul makalah.

Mempengaruhi kegiatan berikutnya.

2. Pengumpulan analisa data 3. Pengembangan alternative

4. Penentuan keuntungan alternative-alternatif yang tersedia 5. Implementasi satu alternative terbaik

6. Evaluasi setelah implementasi Bila telah memperoleh hasil

Faktor Yang Mempengaruhi Keputusan :

1. Kekuatan Dinamika Individu Dalam Organisasi.

Ukuran :

- Kemampuan : semakin mampu maka proses pengambilan keputusan semakin lama, tapi hasilnya semakin baik.

- Kemampuan : dituntutkan oleh keyakinan.

Halaman52 2. Dinamika Kelompok

- Kerja sama.

- Konflik : orang yang kemampuannya tinggi dalam kerjasama maka sering atau banyak terjadi konflik.

3. Dinamika Lingkungan

Sifatnya relative tergantung out put nya, dan ikut mempengaruhi keputusan.

4. Kendala yang harus dipahami

a. Authority atau wewenang : bila mempunyai wewenang bisa mengambil keputusan

b. Biologi atau fisik timbul karena ke terbatasa unsure manusia Missal : cacat fisik mempengaruhi keputusan.

c. Fisik :mencakup factor geologi iklim, RD fisik dan ciri-ciri benda buatan manusia.

d. Teknologi : menyangkut tingkat kemajuan dalam bidang teknologi yang relevan

e. Ekonomi : sumber dana dan sumber daya yang tersedia.

Tergantung pada individu-individu.

Halaman 53 4.5 MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (MIS) DAN

DECISION SUPPORT SYSTEM (DSS)

Pengertian dari Sistem Informasi Manajemen (Management Information System/MIS)

SIM adalah sistem yang didukung oleh sumberdaya manusia dan mesin guna menghasilkan informasi yang berkualitas untuk membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan secara efisien dan efektif.

Pengetian dari Sistem Pendukung Keputusan ( Decision Support System/DSS)

• DSS merupakan spenerapan sistem informasi yang membantu aktifitas manajemen dalam proses pengambilan keputusan

• DSS cenderung digunakan dalam bidang perencanaan untuk menganalisis alternative-alternatif dan pencarian pemecahan masalah

• DSS mencakup aneka model-model keputusan

Perbedaan antara MIS dan DSS menurut beberapa ahli dijelaskan dalam table dibawah ini :

a. Robert G. Murdick

M.I.S. D.S.S.

1. Mengarahkan pada gambar suatu rencana penggambar keputusan secara umum.

2. Mencoabmengajakan sistim total

3. Lebih aktif berperan sarana yang menyiapkan keputusan.

1. Membatasi pada penghitung alternative 2. Memfokuskan pada sub

sistem ( bagian tertentu ) 3. Membatasi pada saran si

pembuat keputusan

Halaman54 b. James A. Stoner

M.I.S. D.S.S.

1. Menunjang pengambilan keputusan yang

terstruktur

2. Menunjang pengambilan keputusan pada semua tingkat organisasi 3. Terdiri orang, fasilitas,

peralatan, prosedur, database, dsb

1. Menunjang

pengambilan keputusan yang tidak terstruktur 2. Menunjang

pengambilan keputusan yang langsung dapat diambil oleh level ybs 3. Terdiri dari alternative

pengambilan keputusan yang langsung dapat dioperasikan.

c. Dr Kuntoro dan Listiarni

M.I.S. D.S.S.

Merupakan penyusun informasi secara sistematik dan teratur yang mengikuti struktur organisasi dan di pergunakan untuk mendukung proses pengambilan keputusan management.

Memaparkan alternative pilihan pada pengambil keputusan hanya memilih saja dari alternative yang telah ada.

Ciri-ciri dan keuntungan prnggunaan DSS adalah sebagai berikut : 1. Dapat menyelesaikan problem yang kompleks

2. Sistem dapat berinteraksi dengan pemakai ( what-if-analysis)

Halaman 55 3. Lebih cepat dan memberikan hasil yang lebih baik dibandingkan dengan pengambilan keputusan yang bersifat intuisi (mengandalkan perasaan) terutama untunk lingkungan yang cepat berubah.

4. Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi bagi manajer yang kurang berpengalaman atau sedikit pengalaman.

5. Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberi keputusan dengan lebih efektif, meskipun tidak selalu lebih efisien.

6. Fasilitas untuk mengambil data dapat memberikan beberapa manajer dapat berkomunikasi dengan baik.

7. Meningkatkan produktifitas dan control dari manajer

Halaman56

4.6 HUBUNGAN SISTEM INFORMASI PADA PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN

Suatu rencana merupakan suatu arah tindakan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Rencana organisasi mencerminkan harapan lingkungan, harapan ini mengenai kemampuan organisasi dan keputusan yang di buat . sasaran klasifikasi dan penggunaan harapan tersebut di sesuaikan dengan keputusan dibuat.

Langkah – langkah : 1. Merumuskan tujuan

2. Menilai atau kondisi yang dihadapi dimasa yang akan datang 3. Menyusun berbagai alternative tindakan

4. Menentukan tindakan yang hendak dilakukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud.

Agar di dalam pencapaian tujuan sesuai dengan harapan, diperlukan suatu tindakan yang dikenal dengan pengendalian atau control.

Pengendalian secara umum merupakan kegiatan yang menilai penyimpangan dari prestasi yang di rencanakan dan mengambil prakarsa tindakan perbaikan. Dapat dilakukan setelah hasil diperoleh dengan feed back atau umpan balik, bisa juga pengendalian saat proses kegiatan dilaksanakan tanpa hasil yang diperoleh (feed reward atau forcacting )

Merumuskan tujuan

Menetapkan tujuan dipengaruhi oleh perencanaan juga permasalahn biasanya juga proses sudah berjalan.

Halaman 57 Contoh :

- Historical model : membandingkan realita dengan pengalaman pribadi

- Other people : membandingkan pengalaman kita dengan orang lain

- Other organization model : membandingkan organisasi dengan organisasi orang lain.

Bagan Hubungan System Informasi, perencanaan dan Pengendalian

Misi atau nilai Top Manajemen

Tujuan

Menilai Kekuatan

Menilai Lingkungan

Diagnosa Keadaan

Sistem Informasi

Tindakan Pelaksanaan

Program Kegiatan

Pengendalian

Standart

Out Put

Feed Back Proses

Input

Feed Forward

Halaman58

PENGENDALIAN DALAM SISTEM INFORMASI

Pengendalian dalam sistem informasi mencakup aspek sebagai berikut : 1. Struktur

Mendekteksi penyimpanan dari atau tujuan sehingga memungkinkan tindakan perbaikan diambil yang berkaitan dengan penataan organisasi, pembagian wewenang berkaitan dengaaan penataan orgaaannnisasi, pembagia wewenang dan tanggung jawab serta konsepsi informasi yang kesemuannya di rancang untuk memastikan bahwa orang dapat bekerja secara efektif untuk mencapai tujuan. Orientasi pengendalian struktur terletak pada wadah atau sarana.

2. Proses

1. Dalam pengendalian ini orientasi terletak pada : a. Motivasi

- Aspirasi

- MBO ( management by Objective ) - Job Enrichment ( rotasi pekerjaan ) - Zero Base Budgeting ( ANggaran Nol ) b. Power

c. Leadership d. Komunikasi

Dalam pengendalian maka yang dikendalikan adalah kemauan dan kemampuannya.

2. Kegiatan meliputi :

a. Kegiatan sederhana melalui : - Intuisi