LAPORAN HASIL
KAJIAN COST AND BENEFIT RETAIN SAMPLE OBAT DAN MAKANAN
Sri Murhandini
PUSAT RISET DAN KAJIAN OBAT DAN MAKANAN
28 DESEMBER 2021
OUTLINE
Latar Belakang, Tujuan,
Dan Manfaat Kajian Dasar Hukum Kajian Landasan Teori Kerangka Alur Kajian
Metode Pengumpulan Data Dan Analisis Data
Hasil Analisis Komponen Biaya Dan Potensi Risiko
Hasil Analisis Analytical Hierarchy Process (Ahp)
Keputusan Terhadap Retain Sample Obat Dan
Makanan
LATAR BELAKANG, TUJUAN, DAN MANFAAT KAJIAN
LATAR BELAKANG
Sehubungan dengan adanya issue pemanfaatan sisa sampel/retain sampel di salah satu UPTD BPOM, PRKOM diminta untuk melakukan kajian komprehensif Cost and Benefit untuk Pemanfaatan Retain Sampel Obat dan Makanan dengan melibatkan lintas unit.
TUJUAN
a. Untuk mengetahui perkiraan biaya yang dikeluarkan jika retain sample dimusnahkan dan kebutuhan biaya jika sampel dimanfaatkan oleh pihak lain.
b. Untuk mengetahui perbandingan rasio biaya (cost) dengan pemanfaatan (benefit).
c. Untuk mengetahui potensi resiko jika retain sample dimanfaatkan oleh pihak lain dan dampak yang akan timbul baik secara ekonomis dan sosial serta reputasi Badan POM.
MANFAAT
a. Tersedianya kajian cost and benefit retain sample.
b. Teridentifikasinya biaya jika retain sample dimusnahkan dan biaya pemanfaatan retain sample serta potensi resiko jika dimanfaatkan.
c. Sebagai rekomendasi untuk pengambilan kebijakan pemanfaatan retain sample
DASAR HUKUM KAJIAN
No Peraturan/Standar Pasal/Ayat dan Isinya Keterkaitan dengan Retain
Sample
1 Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Republik Indonesia No.
P.23/MENLHK/SETJEN/KUM.1/10.2020 tentang Laboratorium Lingkungan
Sisa contoh uji termasuk contoh uji arsip (retain sample) yang telah kedaluarsa atau deteriorasi, dikumpulkan, dipisahkan, disimpan dan dimusnahkan berdasarkan klasifikasi dan karakteristiknya sehingga sesuai dengan peraturan perundang undangan;
pemusnahan sisa contoh uji termasuk contoh uji arsip berkaitan dengan penegakan hukum lingkungan harus disertakan berita acara pemusnahan
Retain sampel dapat dikumpulkan, dipisahkan, disimpan dan dimusnahkan, tetapi hanya berlaku untuk arsip yang kadaluwarsa, sedangkan untuk retain sampel yang memenuhi syarat (MS) tidak dijelaskan pada peraturan ini.
2 Peraturan Kepala BPOM No. 12 tahun 2017 tentang Kebijakan Akuntansi
Dikecualikan sebagai Persediaan berupa Arsip Sampel di Lingkungan Badan POM karena merupakan item yang diperoleh atau dibeli dalam satu rangkaian pengujian suatu produk yang sebagian item disimpan untuk keperluan dokumentasi (retain sample). Oleh karena Arsip Sampel
tersebut bukan merupakan barang atau perlengkapan yang memiliki nilai ekonomis untuk digunakan/dikonsumsi dalam rangka kegiatan
operasional entitas atau untuk dijual/diserahkan ke masyarakat, maka Arsip Sampel tidak memenuhi kriteria pengakuan sebagai Persediaan dan dicatat sebagai Beban pada saat perolehannya. Namun untuk menjaga tata kelola yang baik, maka Arsip Sampel agar dibukukan ulang dalam catatan manual sebagai bentuk pertanggungjawaban secara manajerial
Retain sampel tidak termasuk sebagai persediaan dan tidak termasuk BMN.
Untuk kajian regulasi retain sampel, tidak perlu mempertimbangkan
ketentuan/regulasi terkait BMN.
3 Peraturan Kepala BPOM No. 5 tahun 2019 tentang Pedoman Penatausahaan Barang Milik Negara di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan
DASAR HUKUM KAJIAN
No Peraturan/Standar Pasal/Ayat dan Isinya Keterkaitan dengan Retain
Sample
4 Surat Edaran Sestama BPOM Nomor HK.06.2.21.0817.4161 tentang Pengelolaan Retain Sampel
Retain sample dengan hasil uji yang memenuhi syarat (MS) dimusnahkan paling lama 3 (tiga) bulan setelah penerbitan laporan hasil uji (LHU) Retain sample dengan hasil uji yang tidak memenuhi syarat (TMS)
disimpan selama 12 (dua belas) bulan setelah penerbitan laporan hasil uji (LHU) untuk kemudian dimusnahkan
Pemusnahan retain sample dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku
Retain sampel yang sudah tidak digunakan maka dimusnahkan
5 ISO 9001:2015 Quality Management System Organisasi harus merencanakan, melaksanakan dan menyediakan dan mengendalikan proses-proses yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan dari penyediaan produk dan layanan dan untuk mengimplentasikan tidakan yang ditentukan
Selama masa simpan, sampel uji harus disimpan dan didokumentasikan sejauh diperlukan untuk memastikan proses yang dilakukan telah sesuai
6 ISO 17025:2015 Environmental Labels and Declaration
Laboratorium harus memiliki prosedur untuk pengangkutan, penerimaan, penanganan, perlindungan, penyimpanan, dan pembuangan atau
pengembalian bahan uji atau kalibrasi, termasuk semua persyaratan yang diperlukan untuk melindungi integritas dari bahan uji atau kalibrasi, dan untuk melindungi kepentingan laboratorium dan pelanggan.
Mewajibkan laboratorium untuk
membuat sistem yang mengatur terkait sampel hasil uji. Hal ini terkait dengan hasil pengujian yang tidak jelas atau ada kemungkinan diragukan, maka sisa bahan uji harus disimpan sementara.
Laboratorium membuat batas waktu sebelum kemudian bahan uji
dimusnahkan
• Sampel yang dikumpulkan sebagai bagian dari proses pengambilan sampel asli dan dicadangkan untuk pengujian di masa mendatang - WHO (2005)
• Sampel yang dikemas lengkap dari sekumpulan produk jadi yang disimpan untuk tujuan identifikasi - European Commission (2005)
RETAIN SAMPLE
LANDASAN TEORI
• Proses perbandingan biaya yang diperkirakan dengan manfaat yang berkaitan erat dengan pembuatan keputusan yang bertujuan untuk menentukan apakah keputusan yang dibuat dari sudut pandang bisnis tersebut make sense
• Salah satu teknik penilaian risiko yang membantu penggunanya untuk memilih atau memutuskan tindakan mana yang perlu diambil untuk suatu risiko.
COST AND BENEFIT ANALYSIS
LANGKAH PENERAPAN COST AND BENEFIT ANALYSIS
Penyusunan Kerangka Analisis
Identifikasi Biaya dan Manfaat
Menentukan Nilai dari Biaya dan Manfaat Menghitung dan
Membandingkan Total Nilai dari Biaya dan
Manfaat
Penanganan Sampel di Balai Besar/Balai POM Penanganan Sampel di P3OMN
PENANGANAN SAMPEL DI P3OMN dan BALAI
Penerimaan sampel
Penyimpanan sampel
Pengujian sampel Pemusnahan
sampel
Pengadaan sampel
Distribusi sampel dan SPU
Pembuatan SPK oleh Kabid/Kasi
Pembuatan SPP oleh Penyelia Pelaksanaan
pengujian sesuai prosedur/metode
analisis Pelaporan hasil
pengujian
• Arsip sampel MS dimusnahkan max. 3 bulan setelah hasil uji dilaporkan.
• Arsip sampel TMS disimpan min. 1 tahun sejak hasil uji dilaporkan atau sampai dengan ada tindak lanjut.
• Arsip sampel yang sudah sampai batas waktu penyimpanan dimusnahkan.
KERANGKA ALUR KAJIAN
Studi Literatur
(Kajian-kajian sebelumnya yang relevan atau mirip)
Kajian Kebijakan/Regulasi Pendalaman Konteks
(Proses bisnis dan SOP)
Identifikasi praktek-praktek yang ada dan potensi pemanfaaatan lain
(kemungkinan benefit)
Identifikasi para pihak (termasuk calon) pemanfaat
Identifikasi Risiko yang mungkin ada (kemungkinan cost)
Identifikasi para pihak yang terdampak/berisiko
FGD dengan para pemanfaat/dan pihak terdampak risiko Kualifikasi atau kuantifikasi potensi
manfaat dan risikonya Analisis dan Rekomendasi Pembahasan
dengan pakar
STEP 1
STEP 2
STEP 3 STEP 4
METODE PENGUMPULAN DATA
Focus Group Discussion (FGD)
FGD dengan Unit Pusat dan Balai Besar/Balai POM
FGD membahas peraturan perundangan terkait dan pengelolaan sampel di unit
teknis terkait
Kuesioner Komponen Biaya dan Potensi Risiko
Kuesioner disebarkan pada 5 Balai Besar POM, 2 Balai
POM, dan P3OMN (Total = 8 kuesioner)
Kuesioner berisi tentang perkiraan biaya pengelolaan sampel dan potensi risiko jika
retain sampel dimanfaatkan
Kuesioner Analytical Hierarchy Process (AHP)
Kuesioner disebarkan kepada Unit Pusat terkait, dan seluruh Balai Besar/Balai
POM
(Total = 25 kuesioner)
Kuesioner berisi pengukuran aspek cost dan benefit terkait
dampak positif dan negatif pemusnahan atau
pemanfaatan retain sampel
METODE ANALISIS DATA
• Melihat gambaran nilai ekonomi dan penggunaan retain sample, (Memenuhi Syarat atau Tidak Memenuhi Syarat) dan lain-lain Analisis Deskriptif
• Perkiraan biaya dan manfaat jika retain sample dilakukan pemusnahan atau pemanfaatan
Estimasi Biaya dan Manfaat Pemusnahan dan Pemanfaatan Retain Sample
• Membandingkan antara biaya dan manfaat retain sample apakah memiliki perbedaan signifikan atau tidak
Analisis Rasio Biaya dan Manfaat Retain Sample
• Analisis dampak positif dan dampak negatif dari segi ekonomi dan sosial
Analisis Kualitatif Dampak Ekonomi dan Sosial
• Analisis rasio biaya memiliki hasil yang tidak signifikan sehingga perlu dilakukan analisis lain dengan AHP yang mempertimbangkan aspek selain biaya/ekonomi yang tidak bisa dikuantifikasi, yaitu aspek sosial dan reputasi
• AHP menganalisis manfaat (benefit) dan biaya (cost) dari aspek ekonomi, sosial, dan reputasi
Analytical Hierarchy Process (AHP) untuk Analisis Manfaat dan Biaya Retain
Sample
ANALYTICAL HIERARCHY PROCESS (AHP)
Level Hierarki
Level 1 Untuk hierarki Benefit: Manfaat/Segi Positif; untuk hierarki Cost: Biaya/Segi Negatif Level 2 Kriteria/hierarki manfaat dan kriteria/hierarki biaya
Level 3 Kebijakan atau tindakan yang berkaitan dengan kriteria di atas
Level 4 Alternatif tindakan yang akan diambil → dimusnahkan (status quo karena retain sample memiliki regulasi untuk dimusnahkan) atau dimanfaatkan/diutilisasi
• Analisis benefit dan cost dengan AHP agar optimal menggunakan dua hierarki yang terpisah antara hierarki untuk benefit analysis dan hierarki untuk cost analysis. Hierarki manfaat dan biaya tersebut dapat dibentuk sesuai dengan penggunaannya, tetapi biasanya disusun dengan level dari hierarki yang menjelaskan aspek manfaat dan juga aspek biaya secara terpisah
• Hasil akhir dari analisis benefit dan cost dengan AHP adalah bobot prioritas global dari alternatif-alternatif tindakan yang akan diambil baik yang berasal dari hierarki manfaat maupun biaya.
• Tindakan yang mempunyai rasio manfaat dan biaya yang makin besar menunjukkan tindakan tersebut makin layak
(dimusnahkan atau dimanfaatkan)
A. DAMPAK POSITIF B. DAMPAK NEGATIF
Level 1 : Level 1:
a. Ekonomi a. Ekonomi
b. Sosial b. Sosial
c. Reputasi Positif c. Reputasi Positif
Level 2 : Level 2 :
a. Ekonomi a. Ekonomi
- Menguntungkan Masyarakat - Biaya Pengadaan
- Menguntungkan Lembaga BPOM - Biaya Pemusnahan dan Pengolahan Limbah - Menguntungkan Pegawai BPOM - Biaya Koordinasi, Pengemasan & Distribusi
b. Sosial b. Sosial
- Mempunyai jiwa sosial dan kepedulian - Tidak mempunyai jiwa sosial dan kepedulian - Menghargai Obat dan Makanan - Tidak menghargai Obat dan Makanan
- Bertanggung jawab terhadap kesehatan masyarakat - Tidak bertanggung jawab terhadap kesehatan masyarakat
c. Reputasi Positif c. Reputasi Negatif
- Citra Positif Lembaga BPOM - Citra Negatif Lembaga BPOM
- Citra Positif Pegawai BPOM - Citra Negatif Pegawai BPOM - Citra Positif bagi Negara - Citra Negatif bagi Negara
Level 3 : Level 3 :
• Memusnahkan • Memusnahkan
• Memanfaatkan • Memanfaatkan
HASIL ANALISIS
KOMPONEN BIAYA DAN POTENSI RISIKO
RETAIN SAMPLE OBAT DAN MAKANAN
No Uraian Kegiatan
Jumlah Biaya (Rp) pada Tahun 2019
P3OMN BBPOM di
Jakarta
BBPOM di Surabaya
BBPOM di Yogyakarta
Balai POM di Jambi
Balai POM di Palu 1 Biaya pemusnahan (dengan alat
Insinerator/manual) - - 100.000 1.020.000 - 250.000
2 Biaya pengolahan/ pembuangan limbah retain
sampel - 600.000 3.000.000 14.946.800 157.000 -
Total - 600.000 3.100.000 15.966.800 157.000 250.000
No Uraian Kegiatan
Jumlah Biaya (Rp) pada Tahun 2020
P3OMN BBPOM di
Jakarta
BBPOM di Surabaya
BBPOM di Yogyakarta
Balai POM di Jambi
Balai POM di Palu 1 Biaya pemusnahan (dengan alat
Insinerator/manual) - - 100.000 1.140.000 - 250.000
2 Biaya pengolahan/ pembuangan limbah retain
sampel - 600.000 2.500.000 4.286.700 197.000 -
Total - 600.000 2.600.000 5.426.700 197.000 250.000
KOMPONEN BIAYA PEMUSNAHAN
Biaya Pemusnahan (Biaya yang timbul jika melakukan pemusnahan retain sample Obat dan Makanan)
Biaya pemusnahan dengan alat insinerator/manual Biaya pengolahan/pembuangan limbah
No Uraian Kegiatan
Jumlah Biaya (Rp) pada Tahun 2019 P3OMN BBPOM di Jakarta BBPOM di
Surabaya
BBPOM di Yogyakarta
Balai POM di
Jambi Balai POM di Palu 1 Biaya prosedural/koordinasi dengan calon pemanfaat
- 600.000 - 100.000 - 100.000
2 Biaya transportasi pengiriman (apabila akan
dihibahkan/ disumbangkan) - 500.000 - 400.000 - 350.000
3 Biaya pengemasan sampel - 500.000 500.000 200.000 5.101.000 200.000
4 Biaya penyortiran sampel dengan kondisi baik - - 300.000 - - -
Total - 1.600.000 800.000 700.000 5.101.000 650.000
No Uraian Kegiatan
Jumlah Biaya (Rp) pada Tahun 2020 P3OMN BBPOM di Jakarta BBPOM di
Surabaya
BBPOM di Yogyakarta
Balai POM di
Jambi Balai POM di Palu 1 Biaya prosedural/koordinasi dengan calon pemanfaat
- 600.000 - 100.000 - 100.000
2 Biaya transportasi pengiriman (apabila akan
dihibahkan/ disumbangkan) - 500.000 1.500.000 400.000 - 350.000
3 Biaya pengemasan sampel - 500.000 500.000 200.000 2.806.700 200.000
4 Biaya penyortiran sampel dengan kondisi baik - - 300.000 - 900.000 -
Total - 1.600.000 2.300.000 700.000 3.706.700 650.000
KOMPONEN BIAYA PEMANFAATAN
Biaya Pemanfaatan (Biaya yang timbul jika melakukan pemanfaatan retain sample Obat dan Makanan)
Biaya prosedural/koordinasi dengan calon
pemanfaat Biaya transportasi pengiriman retain sampel Biaya pengemasan retain sampel Biaya penyortiran retain sampel dengan kondisi baik
PERBANDINGAN BIAYA PEMUSNAHAN DAN PEMANFAATAN
Jenis Cost (Biaya) Tahun
Jumlah Biaya (Rp)
P3OMN BBPOM di
Jakarta
BBPOM di Surabaya
BBPOM di Yogyakarta
Balai POM di Jambi
Balai POM di Palu
Total Biaya Pemusnahan
2019 - 600.000 3.100.000 15.966.800 157.000 250.000
2020 - 600.000 2.600.000 5.426.700 197.000 250.000
Total - 1.200.000 5.700.000 21.393.500 354.000 500.000
Total Biaya Pemanfaatan
2019 - 1.600.000 800.000 700.000 5.101.000 650.000
2020 - 1.600.000 2.300.000 700.000 3.706.700 650.000
Total - 3.200.000 3.100.000 1.400.000 8.807.700 1.300.000
Rasio Biaya Pemanfaatan/
Pemusnahan
2019 - 2,667 0,258 0,044 23,490 2,600
2020 - 2,667 0,885 0,129 18,816 2,600
Total - 2,667 0,544 0,065 24,881 2,600
Simpulan - Dimusnahkan Dimanfaatkan Dimanfaatkan Dimusnahkan Dimusnahkan
• Dari rasio tersebut dapat dijelaskan bahwa antara biaya pemusnahan dan pemanfaatan retain sample tidak berbeda signifikan, sehingga retain sample dapat dimusnahkan dan dapat juga dimanfaatkan oleh pihak lain.
• Analisis dengan teknik lain dibutuhkan untuk mempertimbangkan aspek selain aspek biaya atau aspek ekonomi.
KOMPONEN PEMANFAATAN
No Uraian Kegiatan
Pemanfaatan P3OMN BBPOM di
Jakarta
BBPOM di Surabaya
BBPOM di Yogyakarta
BBPOM di
Banjarmasin BPOM di Jambi BPOM di Palu 1 Komoditi
Obat x v v x v v v
Obat Tradisional x x v x v v v
Suplemen Kesehatan x x v x v v v
Kosmetik x x v x v v v
Makanan x v v x v v v
Minuman x v v x v v v
2 Jalur Pemanfaatan
Lembaga Pendidikan v x v x - - v
Lembaga Sosial x x v x - v v
Kemanusiaan x v v x - - v
Kebutuhan Instansi BPOM (misal
lomba/pameran/display,dll) v v v x v v v
3 Dukungan Peraturan/Regulasi yang diperlukan sebagai payung hukum
Peraturan BPOM v v v v - v v
Pedoman Pemanfaatan Retain Sampel v v v v v v v
Revisi Peraturan BPOM v v v v - - v
Revisi SE Sestama v v v v v x v
Peraturan kedisplinan pegawai dalam
pemanfaatan sisa sampel dan retain sampel v v v v - x v
Keterangan v Setuju/Perlu
x Tidak Setuju/Tidak perlu