NASIONAL ”VETERAN” JATIM
SKRIPSI
Oleh :
MUHAMMAD MA’RUF
0434010395
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
JAWA TIMUR
NASIONAL ”VETERAN” JATIM
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagai Persyaratan
Dalam Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Jurusan Teknik Informatika
Disusun oleh :
MUHAMMAD MA’RUF
NPM. 0434010395
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR
SURABAYA
SISTEM LAYANAN ADMINISTRASI SURAT MENYURAT
TERPADU PADA FTI UNIVERSITAS PEMBANGUNAN
NASIONAL ”VETERAN” JATIM
Disusun Oleh :
MUHAMMAD MA’RUF
0434010395
Telah disetujui untuk mengikuti Ujian Negara Lisan Gelombang V Tahun Akademik 2009/2010
Pembimbing Utama Pembimbing Pendamping
Hj. Asti Dwi Irfianti, S.Kom, M.Kom Nur Cahyo Wibowo, S.Kom, M.Kom
NPT. 373 020 602 14 NPT. 379 030 401 97
Mengetahui,
Ketua Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri UPN ”Veteran” Jawa Timur
Basuki Rachmat, S.Si, MT NIP. 369 070 602 13
NASIONAL ”VETERAN” JATIM
Disusun Oleh :
MUHAMMAD MA’RUF
NPM. 0434010395
Telah dipertahankan di hadapan dan diterima oleh Tim Penguji Skripsi Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur Pada Tanggal 23 Juni 2010
Pembimbing : Tim Penguji :
Dekan Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
KETERANGAN REVISI
Kami yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa mahasiswa berikut: Nama : Muhammad Ma’ruf
NPM : 0434010395 Jurusan : Teknik Informatika
Telah mengerjakan revisi/ tidak ada revisi*) pra rencana (design)/ skripsi ujian lisan gelombang II, TA 2009/2010 dengan judul:
”SISTEM LAYANAN ADMINISTRASI SURAT MENYURAT TERPADU PADA FTI UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL ”VETERAN” JATIM”
Surabaya, 23 Juni 2010
i
ABSTRAK
Administrasi surat menyurat di lingkup pemerintahan maupun di instansi swasta bukan hal yang mudah untuk di kelola dengan baik. Sistem yang berbelit membuat surat harus melalui prosedur panjang. Setiap yang sudah diterima oleh setiap unit kerja biasanya harus direkap secara manual yaitu dengan cara copy atau scan untuk arsip surat.
Layanan administrasi surat merupakan layanan surat menyurat yang menyangkut bagi mahasiswa, dosen maupun dekan yang berfungsi sebagai pemberitahuan bagi dosen dan penyelenggaraan perkuliahaan bagi mahasiswa. Saat ini pengelolaan surat menyurat di lingkungan FTI UPN “Veteran” Jatim masih menggunakan metode berkas, surat yang sudah dicetak akan di copy sebagai arsip surat. Hal ini sangat rentan dengan masalah kehilangan arsip surat tersebut.
Permasalahan di atas dapat berkurang dengan diiplementasikannya sistem layanan administrasi surat menyurat yang dapat menangani surat dengan baik sehingga pengelolaan surat masuk dan keluar yang tidak membutuhkan waktu lama dan prosedurnya tidak susah. Setiap surat yang sudah dicetak berupa file yang nantinya memudahkan dalam arsip surat maupun pencarian surat dan juga dapat memberikan laporan surat keluar.
i
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... viii
i
Gambar 2.1 Bentuk Surat Keluar ... 14
Gambar 2.2 Surat Perintah Mengajar ... 18
Gambar 2.3 Contoh Surat Tugas Pembimbing TA ... 23
Gambar 3.1 Struktur Sistem Administrasi Pelayanan Surat ... 32
Gambar 3.2 Bentuk Inputan Surat ... 34
Gambar 4.5 Form Penugasan asisten Laboratorium ... 57
i
Gambar 5.30 Uji Coba Set Konfigurasi Sistem ... 101
Gambar 5.31 Uji LAporan Surat Dekan ... 102
Gambar 5.32 Uji Pemberitahuan Surat Keluar Dekan ... 103
Gambar 5.33 Uji Coba Pencarian Surat Dekan ... 104
Gambar 5.34 Uji Pemberitahuan Surat Masuk Dekan ... 104
i
Tabel 3.2 Tabel Surat Kategori ... 42
Tabel 3.3 Tabel Permohonan ... 42
Tabel 3.4 Tabel Surat ... 43
1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Balakang
Pada era informasi ini, salah satu permasalahan utama adalah bagaimana mengolah data sedemikian rupa untuk menghasilkan informasi yang berguna, dan mudah digunakan oleh pengguna informasi. Sistem surat menyurat di lingkup pemerintahan maupun instansi swasta bukan hal yang mudah mengaturnya dengan baik. Birokrasi yang berbelit membuat surat harus melalui prosedur yang panjang. Aturan yang berlaku, surat yang masuk akan melalui sejumlah meja atau unit kerja tertentu. Akibatnya pencarian keberadaan sebuah surat tidak bisa diketahui seketika, harus melacaknya terlebih dahulu dari satu meja ke meja yang lain.
Selain itu, masalah lain yang muncul menyangkut surat adalah arsip atau penyimpanan. Saat ini pengelolaan surat dan arsip di lingkungan FTI UPN masih menggunakan metode berkas. Setiap surat yang diterima oleh setiap unit kerja, biasanya harus direkap secara manual untuk arsip. Surat yang akan keluar terlebih dahulu dibuat salinan dengan cara di copy atau scan, selanjutnya diatur dalam sebuah rak. Hal ini sangat rentan dengan masalah kehilangan arsip surat dan akan menghambat usaha untuk pencarian data. Kesulitan yang lain muncul ketika surat yang sudah lama dikeluarkan dalam beberapa tahun yang lalu dengan jenis surat yang ada sehingga ketika akan melakukan pencarian data juga akan terhambat. Dengan banyaknya macam surat dan waktu dikeluarkannya
Universitas Teknologi Industri ”Veteran” Jawa Timur. Sistem ini digunakan untuk mengelola surat supaya informasi terkandung didalamya dapat dipergunakan lebih baik di lingkungan Tata Usaha FTI UPN ”Veteran” Jatim.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, terdapat beberapa permasalahan, diantaranya sebagai berikut :
a. Bagaimana membuat suatu sistem administrasi surat menyurat. b. Bagaimana mencegah duplikasi surat keluar.
c. Bagaimana membuat laporan surat keluar.
d. Bagaimana membuat pengarsipan surat menyurat pada Fakultas Teknologi Industri Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jatim.
1.3. Batasan Masalah
Batasan masalah yang digunakan meliputi:
a. Pengguna dari sistem ini adalah pegawai Tata Usaha Fakultas dan pimpinan dalam hal ini adalah dekan Fakultas.
b. Ruang lingkup yang digunakan hanya mengenai layanan administrasi surat dalam hal cetak yang ada di Fakultas Teknologi Industri UPN “Veteran” Jatim.
c. Lampiran-lampiran surat dibuat diluar sistem dan dibuat secara manual. d. Surat bagi mahasiswa membahas : Surat TA, PKL, surat asisten laboratorium. e. Surat untuk dosen dan pegawai : Surat perintah mengajar, surat perintah
peserta seminar, surat perintah panitia ujian lisan, surat perintah pengawas UTS dan UAS, surat tugas pembimbing TA, pembimbing PKL, surat keterangan masih kuliah, surat keterangan tanggung jawab keluarga untuk minta tunjangan.
1.4. Tujuan
Tujuan dibuatnya sistem ini adalah merancang dan membuat sistem administrasi surat menyurat dalam Tata Usaha Fakultas Teknologi Industri UPN “Veteran” Jatim. Dan dengan adanya sistem layanan surat ini diharapkan dapat memudahkan para pengguna dalam mengurus surat yang ada di Fakultas.
1.5. Manfaat
Manfaat yang diperoleh dari pembuatan sistem ini adalah diantaranya mengoptimalkan ruang kerja yang terbatas dalam Tata Usaha FTI, mempermudah pegawai dikjar dalam pendataan surat, mempermudah penyampaian informasi data surat terhadap pihak-pihak yang bersangkutan, dan juga agar semua data surat yang diperoleh menjadi lebih akurat.
1.6. Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian yang digunakan dalam mengerjakan tugas akhir ini antara lain adalah :
a. Studi Literatur
mempelajari dan membaca buku-buku yang ada kaitannya dengan permasalahan yang dihadapi.
b. Analisa Perancangan dan Implementasi.
1. Melakukan analisa terhadap data-data yang telah dikumpulkan dan disesuaikan dengan sistem yang akan dibuat.
2. Melakukan perancangan terhadap aplikasi yang di buat, meliputi :
• Pembuatan Use Case, untuk memberikan gambaran tentang cara kerja sistem
yang akan dibuat.
• Perancangan Software
Perancang software pendukung Sistem Pelayanan Administrasi Surat Menyurat.
• Pembuatan Software
Pembuatan software untuk realisasi dari perancangan sistem yang telah dibuat sebelumnya.
• Uji Coba dan Evaluasi Sistem.
Merupakan langkah-langkah untuk menguji sistem yang telah dibuat. Langkah-langkah pengujian ini dilakukan berulang-ulang hingga dicapai suatu sistem sesuai kebutuhan yang diharapkan.
• Penulisan Tugas Akhir.
1.7 Sistematika Penulisan
Sistematika pembahasan penulisan skripsi nantinya tersusun atas :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam BAB I ini menerangkan tentang latar belakang, tujuan, batasan masalah, dan metodologi yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir.
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
Semua teori dasar yang diperlukan untuk penulisan tugas akhir terdapat pada bab ini. Bab ini menerangkan dan menjelaskan antara lain: dasar-dasar software, dasar-dasar sistem yang mendukung layanan administrasi surat antara lain seperti PHP, mysql, prosedur-prosedur surat, dasar-dasar dari layanan administrasi surat itu sendiri dan pokok-pokok modul berdasarkan kegiatan keluar masuknya surat di Tata Usaha FTI UPN “Veteran” Jatim.
BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Dalam bab ini dijelaskan analisa dan perancangan sistem yang akan digunakan dalam pembuatan sistem administrasi layanan surat menyurat dalam Tata Usaha Fakultas Teknologi Industri UPN “Veteran” Jatim dan diaplikasikan dalam bahasa pemrograman PHP berbasis windows XP SP2.
BAB IV : IMPLEMENTASI SISTEM
Bab ini dilakukan proses pembuatan dan implementasi software untuk realisasi dari analisa dan perancangan sistem yang telah dibuat sebelumnya.
BAB V. UJI COBA DAN ANALISA APLIKASI
Dalam bab ini dilakukan percobaan, pengamatan dan analisa dari yang sudah dirancang.
BAB VI. PENUTUP
Kesimpulan dan saran dari hasil Tugas Akhir ini terdapat pada bab ini.
DAFTRA PUSTAKA
7
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sejarah Perkembangan FTI
Fakultas Teknologi Industri merupakan salah satu Fakultas Teknik di lingkungan UPN “Veteran” Jawa Timur. Fakultas Teknologi Industri pada awalnya bernama Fakultas Teknik Kimia, didirikan pada tanggal 17 Mei 1968, berdasarkan Surat Keputusan Kementrian Transmigrasi, Urusan Veteran dan Demobilisasi Nomor 062/Kpts/MENTRANVED/68. Pada tahun 1989, Fakultas Teknik Kimia berubah menjadi Fakultas Teknologi Industri dengan dua Program Studi, yaitu Program Studi Teknik Kimia dan Program Studi Teknik Manajemen Industri.
Seiring dengan kebutuhan tenaga ahli di bidang industri pangan dan teknologi informatika, maka pada tahun 1993 Fakultas Teknologi Industri membuka Program Studi Teknologi Pangan dan tahun 2002 membuka Program Studi Teknik Informatika.
2.2 Administrasi Surat
Administrasi adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam pengertian yang luas bahwa administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapan-tahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dalam implementasinya, administrasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai fungsi administrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Harold Koontz, diantaranya adalah fungsi perencanaan, pengorganisasian dampai dengan fungsi pengawasan. Sedangkan dalam pengertian sempit administrasi adalah suatu kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Dalam komunikasi, manusia saling memberikan informasi. Pemberian informasi oleh manusia dilakukan dengan dua cara, yaitu secara lisan maupu tulisan. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi saling berhadapan baik langsung maupun tidak langsung. Proses komunikasi tersebut dapat dilakukan dengan berbicara melalui telepon, radio, televisi, dan sebagainya. Namun jika tidak dapat berhadapan komunikasi dapat dilakukan melalui surat.
Sedangkan surat sendiri adalah media komunikasi tulisan antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau dengan lembaga lainnya. Selain itu surat juga mempunyai hal-hal khusus yang dimiliki yaitu :
2. Penggunaan model atau bentuk. 3. Penggunaan kode dan notasi. 4. Pemakaian bahasa yang khas.
5. Pencantuman tanda tangan dan stempel organisasi.
Dengan demikian arti dari administrasi surat adalah kegiatan yang dilakukan oleh suatu badan atau organisasi dalam memanajemen suatu surat yang bersifat ketatausahaan.
2.3 Jenis-Jenis Surat
Jenis-jenis dari surat dibedakan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas dan surat resmi.
2.3.1Surat Pribadi
Merupakan surat yang dibuat atas nama pribadi atau perorangan yang berisi kepentingan pribadi. Umumnya surat pribadi menggunakan bahasa yang tidak formal dan tidak baku. Bentuk surat pribadi lebih bebas dengan gaya bahasa yang dibuat sendiri karena menggunakan bahasa yang tidak baku. Surat pribadi biasanya berupa perkenalan, permintaan maaf, ucapan terima kasih ataupun berita keluarga. Dalam surat pribadi terdapat unsure-unsur didalamnya diantaranya adalah :
a. Tempat dan tanggal b. Alamat surat c. Salam pembuka
f. Nama pengirim surat beserta tanda tangan
2.3.2 Surat Dinas
Macam surat yang lain adalah surat dinas yang merupakan surat yang berisi hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan kedinasan. Umumnya menggunakan bahasa yang formal dan baku dan pada umumnya dikeluarkan oleh lembaga pemerintah atau swasta. Diantara contoh dari surat dinas adalah surat undangan untuk dinas, surat pemberitahuan, surat permohonan, surat perjanjian, surat tugas, ataupun surat lamaran pekerjaan. Dalam hal ini surat-surat yang ada dalam sistem ini dapat dikategorikan dalam surat dinas. Unsur-unsur yang terdapat dalam surat dinas biasanya adalah :
a. Menggunakan kop atau kepala surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan.
b. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal.
c. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku atau resmi, seperti : dengan hormat, hormat kami.
d. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi.
e. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat.
2.3.3 Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi, baik yang ditulis dari perseorangan, instansi, lembaga, maupun organisasi. Contoh dari surat resmi adalah : Surat undangan, surat pemberitahuan, dan surat edaran.
Ciri-ciri surat resmi, seperti berikut :
a. Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah lembaga atau organisasi.
b. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal.
c. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi. d. Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku
e. Menggunakan cap/stempel jika berasal dari sebuah organisasi atau lembaga resmi. f. Penulisan surat mengikuti format surat tertentu (tidak bebas).
2.4 Surat Mahasiswa
Dalam hal ini, maksud dari surat mahasiswa adalah surat yang diperuntukkan untuk mahasiswa saja. Surat bagi mahasiswa diantaranya adalah surat PKL (Praktek Kerja Lapang), surat TA (Tugas Akhir), dan surat asisten laboratorium.
2.4.1 Surat PKL (Praktek Kerja Lapang)
SKS kira-kira 110 SKS. Biasanya PKL dilakukan dalam perusahaan atau instansi milik pemerintah maupun swasta dengan menyelesaiakan tugas-tugas yang diberikan oleh pihak perusahaan dengan mempresentasikan tugas yang diberikan tersebut kepada dosen penguji yang telah ditentukan. Seperti dengan TA, mahasiswa juga akan diberikan dosen pembimbing untuk membantu dalam mengerjakan tugas yang diberikan oleh perusahaan atau instansi tersebut.
Dalam menempuh PKL mahasiswa dapat melakukan perorangan atau secara berkelompok tergantung mahasiswa tersebut mengajukan dan tergantung dari pihak perusahaan. Prosedur untuk mengurus PKL dapat mengajukan permohonan surat ke Tata Usaha FTI UPN dengan mengisi surat tempat alamat perusahaan atau instansi, dengan mengisi nama mahaiswa dan NPM yang nantinya akan dibuatkan permohonan surat dan proposal pleh pegawai Tata Usaha FTI ke perusahaan atau instansi yang akan dijadikan tempat PKL. Kemudian pihak perusahaan atau instansi tersebut akan memberikan balasan apakah mahasiswa tersebut dapat diterima atau di tolak dengan alasan tertentu tergantung dari kebijakan perusahaan atau instansi tersebut.
2.4.2 Surat TA (Tugas Akhir)
Tugas Akhir adalah tahap yang harus ditempuh oleh mahasiswa tingkat akhir sebelum mahasiswa akan diwisuda. Tugas Akhir juga merupakan termasuk dalam kuliah yang bobot SKS adalah 4 SKS. Selain halnya dengan PKL, Tugas Akhir juga bisa dapat dikerjakan dengan secara berkelompok atau perorangan tapi, bobot dari TA lebih berat dibandingkan dengan PKL dalam pengerjaannya. Dalam pengerjaannya, TA dikerjakan dalam berbagai tahap yaitu ketika mahasiswa sudah dapat menyelesaikan laporan TA pada BAB I, II & III dan sudah siap maka mahasiswa dapat mempresentasikan TA pada dosen yang sudah ditentukan yang kemudian pada BAB IV dan V maka mahasiswa juga akan mempresentasikan lagi TA yang dikerjakan. Setelah itu mahasiswa dapat mengikuti ujian lisan yang nantinya merupakan tahap mahasiswa tersebut akan di wisuda.
Gambar 2.1. Bentuk Surat Keluar
bersangkutan supaya diperbolehkan mengambil data atau meminta keterangan tentang TA yang sedang dikerjakan agar membantu dalam pengerjaannya.
2.4.3 Surat Asisten Laboratorium
Dalam setiap kuliah yang ditempuh dalam Fakultas Teknologi Industri pasti akan menemui dan mengambil mata kuliah praktikum. Dalam tiap jurusan dalam FTI UPN mahasiswa juga akan mengalami kuliah praktikum, baik itu jurusan Teknik Industri, Teknologi Pangan, Teknik Kimia maupun Teknik Informatika, Sistem Informasi maupun Ilmu Komputer. Dalam membantu dalam perkuliahan praktikum, maka akan dibantu oleh asisten dosen yang biasanya terdiri dari mahasiswa yang sudah mengambil kuliah praktikum yang biasanya mendapatkan nilai yang memuaskan. Asisten dosen biasanya akan diseleksi dan dipilih oleh dosen yang bersangkutan.
Dalam praktikum, mahasiswa diharapkan dapat memahami dan menguasai praktikum yang diberikan dalam perkuliahan karena tidak hanya teori saja yang diberikan tetapi juga langsung praktek pada permasalahan. Diharapkan juga mahasiswa dapat menguasai permasalahan yang ada dalam dunia pekerjaan nantinya.
Surat asisten dosen diberikan dan dibuat oleh pegawai Tata Usaha FTI dengan persetujuan dari dekan Fakultas dengan masa tugas dan berakhirnya. Surat untuk asisten dosen berupa halaman pertama dengan adanya dasar dan pertimbangan, sedangkan selanjutnya ada bentuk surat lampiran yang berisi nama mahasiswa yang menjadi asisten dosen dengan mata kuliah atau praktikum yang sedang diambil oleh mahasiswa. Bisa saja seorang asisten dosen menangani lebih dari satu praktikum. Biasanya surat asisten dosen diberikan tiap semester dengan kuliah praktikum dan masa tugas asisten dosen selama satu semester.
2.5 Surat Dosen
Merupakan surat-surat yang hanya diperuntukkan bagi dosen saja. Baik itu surat perintah maupun surat kunjungan ke pihak luar untuk menghadapi seminar atau yang lainnya.
2.5.1 Surat Perintah Dosen Wali
Dalam perkuliahan mahasiswa perlu adanya seorang dosen wali sebagai dasar pertimbangan dalam kuliah yang ditempuh oleh mahasiswa. Jika dalam hal kuliah mahasiswa ingin konsultasi mengenai kuliah maka dapat bertanya kepada dosen wali yang sudah diberikan. Biasanya satu dosen dapat mendapat perwalian lebih dari satu mahasiswa dan lebih dari satu jurusan dan juga seorang dosen wali menjadi wali mahasiswa selama mahasiswa tersebut masih kuliah.
dosen yang bersangkutan. Dan surat tersebut berlaku selama mahasiswa tersebut statusnya masih menjadi mahasiswa FTI UPN. Surat perintah dosen wali berisi dasar dan pertimbangan adanya surat perintah dan juga terdapat lampiran yang terdapat nama mahasiswa yang menjadi perwalian dari dosen tersebut. Surat ini dibuat ketika ada pergantian tahun ajaran atau ada mahasiswa baru.
2.5.2 Surat Perintah Mengajar
Gambar 2.2 Surat Perintah Mengajar
2.5.3 Surat Perintah Penguji Ujian Komprehensif (Lisan)
Ujian lisan adalah sebagai ujian terakhir bagi mahasiswa tingkat akhir yang sedang mengerjakan skripsi atau Tugas Akhir. Ujian lisan terjadi biasanya tiap dua bulan sekali tiap semester atau tergantung keputusan dan kebijakan dari pihak Fakultas. Sidang ujian lisan ini dilaksanakan serentak oleh semua jurusan dalam FTI dengan dosen dan ruang yang berbeda tiap jurusan. Dosen penguji dari ujian lisan ini terdiri dari dosen yang memiliki sarat untuk menjadi penguji yang dipilih dan ditetapkan oleh dekan FTI.
Surat perintah penguji ujian lisan memiliki dasar yaitu Program kegiatan Akademik Fakultas Teknologi Industri UPN “Veteran” Jatim Tahun Akademik 200_/200_ tergantung tahun pelaksanaan ujian lisan. Sebelum dibuat, biasanya dosen terlebih dahulu akan diberi tahu bahwa akan menjadi penguji ujian lisan. Selanjutnya surat dibuat dan disetujui sebelumnya oleh dekan fakultas dan surat diberikan kepada dosen yang bersangkutan dengan hari dan tanggal pelaksanaan ujian lisan. Surat ini berisi isi pada halaman pertama berupa dasar, pertimbangan dan diperintahkan kepada. Pada isi surat berikutnya yaitu lampiran yang berisi nama dosen penguji ujian lisan dengan nama mahasiswa yang diujinya dan ruangan untuk ujian lisan.
2.5.4 Surat Panitia Seminar
dilaksanakan dalam bentuk yang lebih formal. Biasanya, para peserta bukanlah seorang pemula dalam topik yang didiskusikan (di universitas, kelas-kelas seminar biasanya disediakan untuk mahasiswa yang telah mencapai tingkatan atas). Sistem seminar memiliki gagasan untuk lebih mendekatkan mahasiswa ke topik yang dibicarakan. Di beberapa seminar dilakukan juga pertanyaan dan debat. Seminar memiliki sifat lebih informal dibandingkan sistem kuliah di kelas dalam sebuah pengajaran akademis.
Sebelum mengadakan sebuah seminar dalam FTI, harus terlebih dahulu membuat sebuah susunan panitia dengan lengkap bagian dan anggotanya. Setelah itu maka membuat proposal persetujuan kepada dekan Fakultas Teknologi Industri. Setelah itu dibuatkan surat oleh pegawai Tata Usaha FTI UPN yang isinya memerintahkan kepada nama-nama yang tertera dalam lampiaran isi surat untuk melaksanakan sebuah seminar dengan tema yang sudah ditentukan sebelumnya. Dan setelah mengadakan kegiatan seminar maka harus melaporkan pelaksanaannya kepada dekan.
2.5.5 Surat Peserta Seminar
mendapat undangan dari pihak luar untuk menghadiri suatu seminar yang diadakan oleh pihak luar atau universitas lain. Penugasan suatu dosen dapat diberikan sesuai dengan tema dari seminar tersebut.
Setelah mendapat surat undangan untuk mengikuti seminar dari pihak luar atau universitas luar maka pihak FTI akan menunjuk salah satu dosen yang berkompeten di bidangnya sesuai dengan tema. Dengan isi surat yang akan menerangkan kapan dan dimana akan dilaksanakannya seminar tersebut. Setelah selesai mengikuti seminar, dosen tersebut harus melaporkan pelaksanaannya kepada dekan fakultas.
2.5.6 Surat Perintah Pengawas UTS dan UAS
Ketika akan di laksanakannya ujian UTS UAS, maka akan segera dibentuk panitia dan pengawas dari UTS dan UAS. Surat untuk panitia dan pengawas biasanya di jadikan satu. Hampir dari seluruh dosen menjadi panitia dan pengawas UTS dan UAS. Setelah susunan panitia dibentuk, maka segera dibuatkan surat panitia dan pengawas UTS dan UAS yang di setujui oleh dekan fakultas dalam hal ini sebagai penanggung jawab untuk susunan panitianya. Selanjutnya surat akan di distribusikan kepada dosen di tiap-tiap jurusan yang ada dalam FTI UPN “Veteran” Jatim yang isinya diantara lain nama-nama dosen dan jabatan dalam panitia.
2.5.7 Surat Tugas Pembimbing TA (Tugas Akhir)
Dalam mengerjakan dan menyelesaikan Tugas Akhir, seorang mahasiswa pasti akan membutuhkan bimbingan karena pasti akan mengalami kesulitan dalam proses pengerjaannya. Untuk itu dibutuhkan dosen yang akan membantu dan membimbing mahasiswa dalam mengerjakan dan menyelesaikan suatu Tugas Akhir.
Gambar 2.3. Contoh Surat Tugas Pembimbing TA (Tugas Akhir)
2.5.8 Surat Tugas Pembimbing PKL (Praktek Kerja Lapang)
Prosedur dalam pembuatan surat tugas ini tidak jauh berbeda dengan Tugas Akhir. Setelah mahasiswa sudah mendapat persetujuan dari instansi atau perusahaan maka mahasiswa dapat mengerjakan tugas yang diberikan selama PKL. Untuk penyempurnaan penyelesaian tugas tersebut maka dibutuhkan seorang pembimbing. Surat yang sudah dibuat oleh pegawai Tata Usaha FTI UPN maka sudah bisa diberikan kepada dosen yang bersangkutan dan dapat langsung mengerjakan dan menyelesaikan tugas yang diberikan oleh perusahaan atau instansi dengan baik.
2.6 PHP (HyperText Preprocessor)
PHP dapat digunakan bersama dengan HTML sehingga memudahkan dalam membangun aplikasi web. PHP juga dapat digunakan untuk melakukan perubahan
database, menciptakan database dan mengerjakan perhitungan matematika. Kode
program PHP dapat ditulis menyatu dengan tag HTML dalam file. Kode PHP diawali dengan tag <? atau <?php dan ditutup dengan tag ?>. Tag tersebut disisipkan diantara tag <body> dengan tag </body> dalam tag HTML. Isi dari tag PHP merupakan script dari PHP yang akan diproses. Web server akan menjalankan PHP untuk menerjemahkan bagian halaman tersebut. Dengan kata lain PHP mengolah data, MySQL adalah pusat data, dan HTML menampilkan data. PHP memiliki kelebihan antara lain :
a. Bahasa pemrograman PHP adalah sebuah bahasa script yang tidak melakukan sebuah kompilasi dalam penggunaannya.
b. Web server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana-mana dari mulai IIS sampai dengan apache, dengan konfigurasi yang relatif mudah.
c. Dalam sisi pemahaman, PHP adalah bahasa scripting yang mirip dengan C++. d. Merupakan open source, artinya anda bisa mendapatkannya tanpa harus
membayarnya.
e. Aman, pengguna tidak melihat kode PHP, karena kode yang ditampilkan pada browser adalah kode HTML.
2.7 MySQL
sebenarnya produk yang berjalan pada platform Linux. Karena sifatnya yang open source, MySQL dapat dijalankan pada semua platform baik Windows maupun Linux.
MySQL termasuk jenis RDBMS (Relational Database Management System). Selain itu, MySQL juga merupakan program pengakses database yang bersifat jaringan sehingga dapat digunakan untuk aplikasi multi user (banyak pengguna). Saat
ini database MySQL telah digunakan hampir oleh semua programmer database,
apalagi dalam pemrograman web. Kelebihan lain dari MySQL adalah dapat menggunakan bahasa Query standar yang dimiliki SQL. Perangkat Lunak tersebut dikembangkan oleh perusahaan di Swedia yaitu MySQL AB. MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public Lisence (GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL.
Terdapat beberapa API Aplication Programming Interface tersedia yang memungkinkan aplikasi-aplikasi computer yang ditulis dalam berbagai bahasa pemrograman untuk dapat mengakses basis data MySQL antara lain : bahasa pemrograman C, C++, C#, bahasa pemrograman Eiffel, smaltak, java, Lisp, PHP. Sebuah antarmuka ODBC memanggil MyODBC yang memungkinkaan setiap bahasa pemrograman yang mendukung ODBC untuk berkomunikasi dengan basis data MySQL. Kebanyakan kode sumber MySQL dalam ANSI C.
tersedia query untuk membuat fungsi search, jumlah, update, ataupun edit data dari database, namun pada script PHP dapat langsung ditulis melalui script query Mysql
dengan code select, insert, delete, update, dan sintax-sintax lainnya. Dengan kata lain MySQL adalah sebuah sistem manajemen database. Database adalah merupakan sekumpulan data yang terstruktur untuk menambah, mengakses, dan memproses data yang tersimpan dalam database komputer, dibutuhkan sebuah sistem database manajemen seperti MySQL. Sejak komputer menjadi alat yang sangat bagus untuk menangani sejumlah besar data, sebagai utility yang stand-alone atau sebagai bagian dari suatu aplikasi. Selain itu MySQL juga memiliki beberapa keistimewaan, antara lain :
a. Portability
MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga, dan masih banyak lagi.
b. Open Source
MySQL didistribusikan secara open source (gratis), dibawah lisensi GPL sehingga dapat digunakan secara cuma-cuma.
c. Multiuser
MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik.
d. Performance tuning
e. Column types
MySQL memiliki tipe kolom yang sangat kompleks, seperti signed / unsigned integer, float, double, char, text, date, timestamp, dan lain-lain.
f. Command dan functions
MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah dan Where dalam query.
g. Security
MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level subnetmask, nama host, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta password terenkripsi.
h. Scalability dan limits
MySQL mampu menangani database dalam skala besar, dengan jumlah records lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.
i. Connectivity
MySQL dapat melakukan koneksi dengan client menggunakan protokol TCP/IP, Unix soket (UNIX), atau Named Pipes (NT).
j. Localisation
k. Interface
MySQL memiliki interface (antar muka) terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API (Application Programming Interface).
l. Clients dan tools
MySQL dilengkapi dengan berbagai tool yang dapat digunakan untuk administrasi database, dan pada setiap tool yang ada disertakan petunjuk online. m. Struktur tabel
30 3.1. Analisa Sistem
Sistem ini berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP. Sistem ini menyediakan ini mengatur surat keluar untuk mahasiswa dan pegawai di lingkungan FTI yang dikelola oleh bagian Tata Usaha dimana sistem yang sebelumnya menggunakan teknologi scan atau copy untuk berkas surat yang sudah dicetak dan diatur dalam sebuah rak. Sistem ini nantinya akan memberikan layanan kepada pengguna sistem dalam hal administrasi surat menyurat yang ada di lingkungnan FTI khususnya dalam hal cetak atau print surat dan arsip surat. Surat yang sudah dicetak akan secara otomatis tersimpan dalam database agar mempermudah dalam hal arsip data. Dalam sistem ini tersedia fasilitas lihat untuk surat bagi dekan yang berfungsi untuk menge-cek surat-surat yang baru ditanda tangani oleh dekan. Data surat yang sudah di cetak nantinya akan langsung masuk dan disimpan dalam database sebagai arsip data.
3.2. Perancangan Sistem
Pada perancangan sistem berisikan penjelasan mengenai cara kerja secara umum, kebutuhan pengguna baik itu pegawai Tata Usaha maupun dekan. Untuk fungsionalitas sistem, maka perlu adanya penjabaran mengenai proses dan alurnya. Rancangan use case diagram, activity diagram, sequence diagram
dimodelkan dengan software Rational Rose 2000 Enterprise Edition, hingga dibuat antarmuka dari aplikasi. Diharapkan dapat memperjelas dan memberi petunjuk pada aplikasi yang dibangun dan dikembangkan.
3.2.1. Deskripsi Umum Sistem
Secara umum, proses bisnis yang terjadi dalam sistem ini dapat dijelaskan melalui gambar berikut ini (Gambar 3.1). Sistem ini hanya membutuhkan PC atau
laptop untuk mengakses dan menggunakan sistem ini nantinya dalam penggunaannya akan dihubungkan dalam data yang ada dalam Fakultas Teknologi Industri UPN “Veteran” Jatim. Deskripsi sistem terdiri dari antarmuka pengguna dengan laptop atau PC untuk akses sistem. Modul administrator yang terdapat
Gambar 3.1 Struktur Sistem Administrasi Pelayanan Surat
Proses yang terjadi dari gambar diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :
Suatu administrator atau pegawai TU memanipulasi, input surat yang telah dirancang dalam file-file PHP yang ada pada sistem administrasi pelayanan surat dan yang terkait dengannya. Modul administrator web mengirim informasi ini ke antarmuka pengguna. Pengguna mem-browse informasi surat yang diperoleh melalui web browser dan umpan balik data ke server web dan menyimpan data tersebut di dalam sistem database MySql melalui komponen yang disediakan oleh
Apache server dan konektor database yang dirancang. Di dalam databaseMySql,
semua data dihubungkan dengan Fakultas Teknologi Industri UPN “Veteran” Jatim dan disimpan pada tabel yang berbeda.
1. Basis Data
Elemen ini merupakan tempat menyimpan kumpulan data yang nantinya dibutuhkan sistem.
2. Program Aplikasi
Elemen ini merupakan program yang digunakan untuk mengolah sejumlah data berupa variabel-variabel yang dibutuhkan dalam membuat suatu surat yang nantinya menghasilkan output sesuai yang diinginkan pengguna. Dalam aplikasi ini juga terdapat antarmuka untuk masukan data-data yang berkaitan dengan output yang nantinya dihasilkan oleh sistem.
3.2.2. Analisa Input dan Output
Dalam analisa masukan dan keluaran ini, admin pegawai Tata Usaha memberikan dua masukan yaitu masukan surat mahasiswa dan masukan surat pegawai FTI.
Inputan surat mahasiswa terdiri dari : a. Surat TA (Tugas Akhir)
b. Surat PKL (Praktek Kerja Lapang) c. Surat asisten laboratorium
Inputan surat pegawai FTI terdiri dari : a. Surat perintah mengajar
b. Surat perintah dosen wali
c. Surat perintah penguji ujian lisan d. Surat panitia seminar
f. Surat perintah panitia ujian lisan
g. Surat perintah pengawas UTS dan UAS
h. Surat DP3 (Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan) i. Surat tugas pembimbing TA dan PKL
Berikut juga dijelaskan dalam bentuk gambar (gambar 3.3) input berupa isi dari surat dengan memasukkan variabel-variabel yang dibutuhkan, antara lain no surat, NPM, lampiran, jenis surat, dan hal.
Gambar 3.2 Bentuk Inputan Surat
Sistem dengan tampilan web ini memberikan output yaitu berupa data surat-surat tugas maupun surat perintah, hasil pencarian data surat yang sudah dibuat dan di print. Berikut adalah bentuk gambar dari output surat.
3.2.3 Spesifikasi Kebutuhan Sistem
Spesifikasi kebutuhan sistem menjelaskan mengenai pengguna sistem dan hak aksesnya. Sistem administrasi pelayanan surat ini hanya berorientasi pada internet. Dengan demikian kebutuhan sistem hanya seperangkat PC atau laptop yang terhubung dengan jaringan internet.
3.2.3.1 Pengguna dan Hak Akses
Pengguna sistem ini terdiri dari atas Pegawai Tata Usaha, dan dekan FTI. 1. Pegawai Tata Usaha
Pegawai Tata Usaha dapat menggunakan sejumlah layanan administrasi surat yang disediakan oleh sistem melalui internet. Layanan tersebut antara lain : Tentang petunjuk penggunaan layanan administrasi surat meliputi login
pengguna, membuat, menambah, menghapus, meng-edit surat, meng-edit
informasi, dan cetak surat. Untuk bisa masuk dalam administrasi surat, sebelumnya harus login terlebih dahulu dengan username dan password yang berbeda sesuai dengan hak akses pengguna.
2. Dekan
Dekan dalam hal ini juga sebagai pimpinan, karena semua surat harus mendapat persetujuan dari dekan. Sebelum menggunakan sistem, dekan harus
1.2.4. Perancangan Proses
Perancangan proses digunakan untuk menggambarkan sejumlah proses terstruktur dalam sistem, berorientasi pada aliran proses yang terjadi.
3.2.4.1. Use Case Diagram
Use Case diagram menggambarkan interaksi antara actor dengan proses atau sistem yang dibuat. Diagram ini menunjukkan fungsionalitas suatu sistem atau kelas dan bagaimana sistem berinteraksi dengan dunia luar. Pada fase desain dalam pengembangan aplikasi atau sistem yang dibuat didasarkan pada kebutuhan sistem serta permasalahan yang telah didapatkan pada tahap analisa. Gambar berikut menunjukkan bentuk dari use case diagram untuk sistem pelayanan administrasi surat menyurat pada FTI UPN “Veteran” Jatim.
Input Data
Gambar 3.4 Use Case Diagram Sistem Layanan Surat
a. Akses Aplikasi
Actor atau pengguna menggunakan sistem administrasi pelayanan surat menyurat dapat mengakses aplikasi untuk memulai dan menggunakan sistem aplikasi.
b. Cek Data
Actor pegawai TU salah satu proses yang dilakukan adalah cek data. Maksud dari aktivitas ini adalah untuk melihat ataupun menge-cek data surat yang ada melalui sistem dan juga dapat melihat dalam database yang ada.
c. Ubah Data
Selain cek data, pengguna dalam hal ini adalah pegawai TU dapat juga melakukan ubah data. Tujuan dari ubah data untuk merubah isi dari surat-surat ketika akan melakukan cetak surat-surat.
d. Input Data
Input data aktivitasnya dilakukan oleh pegawai TU. Agar sistem dapat untuk cetak data atau surat, maka sebelumnya actor pegawai TU mengisikan format dari surat yang akan di cetak.
3.2.4.2 Activity Diagram
Sub bagian ini merupakan activity diagram untuk use case yang sebelumnya telah dijelaskan. Dalam hal ini activity diagram menjelaskan actor
atau pengguna pegawai TU dan Dekan sebagai pimpinan. Activity diagram
bagaimana masing-masing alur berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir.
3.2.4.2.1 Activity Diagram Berdasarkan Pegawai TU
Actor pegawai TU sebagai administrator yang dapat merubah, meng- input-kan, dan menghapus data. Actor pegawai TU dapat dijelaskan dalam activity diagram berikut :
Activity diagram diatas menjelaskan tentang salah satu proses yaitu untuk cetak surat dengan actor pegawai TU. Sistem dimulai dengan login terlebih dahulu dengan memasukkan username dan password. Setelah login pengguna dapat melakukan proses-proses yang ada misalkan edit, delete, dan update surat. Dalam activity diagram hanya menjelaskan proses surat cetak surat. Proses cetak surat dilakukan dengan memasukkan data yang diperlukan dalam kelengkapan isi surat. Setiap surat yang sudah di cetak akan langsung masuk dalam database yang ada yang nantinya akan menjadi acuan dalam membuat laporan surat.
3.2.4.2.2 Activity Diagram Berdasarkan Dekan
Dekan dalam hal ini sebagai pemimpin sekaligus pengguna. Karena surat harus mendapat persetujuan dari dekan, maka dekan dapat mengetahui surat-surat yang sudah ditanda tanganinya berdasarkan kurun waktu tertentu. Berikut adalah activity diagram untuk dekan.
Dalam menggunakan sistem aplikasi ini dekan terlebih dahulu login
dengan memasukkan username dan password.
3.2.4.3 Sequence Diagram
Sequence diagram menunjukkan bagaimana objek-objek berinteraksi untuk menyajikan kronologis sebuah use case. Penjelasan alur pada sequence diagram hampir sama dengan activity diagram. Interaksi dalam sequence diagram
terdiri dari actor pegawai TU, tampilan sistem, sistem, database, dan pegawai TU. Bentuk dari sequence diagram seperti gambar berikut :
Gambar 3.7 Sequence Diagram Sistem
Secara global actor (pegawai TU) memasukkan data berpupa username
atau bentuk contoh surat dalam sistem surat. Pegawai TU juga nantinya akan cek data ke database dan nantinya akan membuat laporan surat yang sudah di cetak kepada pimpinan dalam hal ini dekan.
3.2.5 Perancangan Data
Pada perancangan data ini menjelaskan tentang rancangan data dari sistem aplikasi yang akan dibuat dengan menggunakan class diagram. Untuk lebih jelasnya akan dijelaskan berikut ini :
3.2.5.1 Class Diagram
Class diagram menggambarkan interaksi antas class serta atribut-atribut yang melekat pada class tersebut. Class diagram pada sistem ini merepresentasikan rancangan basis data yang nantinya akan digunakan oleh sistem ini.
3.2.6 Perancangan Tabel
Dari perancangan data dengan class diagram tersebut didapatkan rancangan tabel dari sistem. Berikut adalah tabel-tabel tersebut :
1. Tabel Admin
Tabel ini untuk menyimpan data dari Admin petugas TU.
Tabel 3.1 Tabel Admin
No. Nama Fields Type Panjang Not Null
Keterangan
2. Tabel Kategori
Tabel ini untuk menyimpan data dari kategori surat.
Tabel 3.2. Tabel Surat Kategori
No. Nama Fields Type Panjang Not Null
Keterangan
3. Tabel Permohonan
Merupakan tabel yang berisi data dari permohonan suatu surat. Baik surat mahasiswa maupun surat untuk dosen. Berikut tabel permohonan.
Tabel 3.3. Tabel Permohonan
No. Nama Fields Type Panjang Not Null
4. Tabel Surat
Tabel ini berisi data dari surat dalam Tata Usaha FTI UPN “Veteran” Jatim.
Tabel 3.4. Tabel Surat
No. Nama Fields Type Panjang Not Null
Keterangan
5. Tabel Config
Tabel config terdapat seperti dibawah ini.
Tabel 3.5. Tabel Config
No. Nama Fields Type Panjang Not Null
Keterangan
3.2.7 Perancangan Antarmuka
dekan sebagai pimpinan. Karena dalam aplikasi ini hanya pegawai dan dekan yang berinteraksi langsung dengan sistem.
3.2.7.1 Antarmuka Untuk Pegawai TU
Perancangan antarmuka untuk pegawai TU terdiri dari beberapa bagian yaitu antarmuka untuk login, menu untuk cetak surat, edit surat, hapus data surat, rubah atau update surat maupun bentuk laporan surat.
Login
Username
Password
OK Cancel
Gambar 3.9 Form Login
Form login merupakan tahap awal yang harus dilalui oleh pengguna sebelum menggunakan sistem administrasi pelayanan surat menyurat ini dengan memasukkan username dan password. Login ini dibedakan dalam hak aksesnya yaitu untuk pegawai Tata Usaha dan dekan Fakultas Teknologi Industri. Untuk
password dan username juga berbeda antara admin pegawai Tata Usaha dan dekan FTI. Gambar 3.9 berikut merupakan bentuk perancangan dari form login
Cetak Surat
Isi surat
Print Cancel
Gambar 3.10 Menu Cetak Surat
Form menu cetak surat adalah tahapan untuk cetak surat. Form ini terdiri dari button print dan cancel. Dengan sebelumnya memasukkan beberapa variabel yang diperlukan dalam setiap surat yaitu untuk, tujuan, no surat.
Bentuk isi surat Insert Cancel No. Surat
Kepada Untuk
Gambar 3.11 Menu Input Surat
Berikut adalah gambar untuk menu update surat. Menu ini untuk merubah isi dari suatu surat misalnya untuk surat perintah mengajar maka yang harus di
update adalah nama matakuliah dan tahun ajaran. Dan juga digunakan untuk merubah nama dari dekan, tahun akademik, dan semester. Setelah proses pengisian semua selesai, maka admin dapat memilih tombol update surat. Dengan demikian maka semua isi dari surat yaitu nama dekan, tahun akademik, semester akan otomatis berubah.
Bentuk isi surat
Update Cancel
Gambar 3.12 Menu Update Surat
yang sama dengan nomor surat yang sama pula. Berikut merupakan bentuk perancangan dari menu hapus surat yang ditampilkan dengan Gambar 3.13.
DELETE
Sprin
Gambar 3.13 Menu Hapus Surat
Untuk form penambahan admin pengguna merupakan menu yang digunakan untuk menambah pengguna dari sistem ini baik itu admin maupun dekan FTI. Sebelum melakukan penambahan pengguna, terlebih dahulu harus mengisikan data-data yang diperlukan untuk dilengkapi sebagai informasi dari pengguna sistem. Berikut adalah perancangan dari bentuk penambahan pengguna. Apabila para pegawai ingin menggunakan sistem ini tanpa harus memasukkan
Daftar Pengguna Baru
Level Akses User :
Gambar 3.14 Menu Daftar Admin
PENCARIAN SURAT
Gambar 3.15 Menu Pencarian Surat
3.2.7.2. Antarmuka Untuk Dekan
Dekan dalam hal ini adalah pengguna dan sebagai pimpinan. Semua surat menyurat yang ada dalam FTI disetujui dan ditandatangani oleh dekan. Dekan hanya dapat melihat bentuk laporan dari surat-surat yang telah ditanda tangani dan di cetak. Untuk itu dekan dapat menggunakan sistem ini. Tampilan antarmuka untuk dekan berupa form login dan menu untuk melihat laporan surat.
Login
Username Password
OK Cancel
Gambar 3.16 Form Login Untuk Dekan
MEI
Gambar 3.17 Contoh Bentuk Laporan
50
Pada bab ini akan membahas mengenai implementasi dari rancangan sisem yang telah dibuat pada bab III. Bagian implementasi sistem kali ini meliputi : lingkungan implementasi, implementasi proses, dan implementasi antarmuka.
4.1. Lingkungan Implementasi
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang digunakan pada implementasi sistem ini.
Perangkat keras :
a. Komputer atau CPU Pentium IV atau yang lebih tinggi. b. Memory RAM 512 MB
c. HDD dengan kapasitas 40 GB
d. Yang lain seperti monitor, keyboard, mouse
Perangkat Lunak
a. Sistem Operasi Windows XP Profesional Service Pack 2.
b. Macromedia Dreamweaver versi 8 sebagai editor bahasa pemrograman. c. PHP versi 5.0.2 sebagai bahasa pemrograman server side.
d. Browser versi 7.
4.2. Implementasi Data
Pada tahapan implementasi data ini akan membahas mengenai perancangan data yang telah dibahas sebelumnya. Hasil hasil generate database
didapat script untuk membuat tabel-tabel dalam database yang akan dibuat. Juga disertakan script yang dibuat dari tabel-tabel semua surat. Dan juga disertakan pula tabel-tabel yang menyertai dari databae administrasi surat. Berikut script
untuk membuat tabel yang dibutuhkan :
/*
SQLyog Enterprise - MySQL GUI v6.16 RC2
MySQL - 5.2.3-falcon-alpha-community-nt : Database - adminsurat ****************************************************************** ***
*/
/*!40101 SET NAMES utf8 */; /*!40101 SET SQL_MODE=''*/;
create database if not exists `adminsurat`; USE `adminsurat`;
/*!40014 SET @OLD_FOREIGN_KEY_CHECKS=@@FOREIGN_KEY_CHECKS, FOREIGN_KEY_CHECKS=0 */;
/*!40101 SET @OLD_SQL_MODE=@@SQL_MODE, SQL_MODE='NO_AUTO_VALUE_ON_ZERO' */; /*Table structure for table `admin` */ DROP TABLE IF EXISTS `admin`;
CREATE TABLE `admin` (
`id_admin` varchar(50) NOT NULL DEFAULT '', `nama_admin` varchar(30) NOT NULL DEFAULT '', `password_admin` varchar(33) NOT NULL DEFAULT '', `alamat_admin` longtext NOT NULL,
`level_admin` enum('tu','dekan') NOT NULL, PRIMARY KEY (`id_admin`)
) ENGINE=MyISAM DEFAULT CHARSET=utf8; /*Data for the table `admin` */
insert into
evel_admin`) values
('admin','Fahruddin','21232f297a57a5a743894a0e4a801fc3','Sidoarjo ','tu'),('dekan','Ir Sutiyono
MT','21232f297a57a5a743894a0e4a801fc3','Gunung Anyar','dekan'); /*Table structure for table `config` */
DROP TABLE IF EXISTS `config`; CREATE TABLE `config` (
`nama_dekan` varchar(50) NOT NULL, `nip_dekan` varchar(20) NOT NULL, `thn_akademik` varchar(20) NOT NULL, `semester` varchar(20) NOT NULL,
`status_nip_dekan` varchar(20) NOT NULL ) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1; /*Data for the table `config` */
insert into
`config`(`nama_dekan`,`nip_dekan`,`thn_akademik`,`semester`,`statu s_nip_dekan`) values ('geenunk, S.Kom,
M.TI','0434010351','2010/2011','Genap','NIP'); /*Table structure for table `kategori` */ DROP TABLE IF EXISTS `kategori`;
CREATE TABLE `kategori` (
`id_kategori` int(5) unsigned zerofill NOT NULL AUTO_INCREMENT, `nama_kategori` varchar(50) NOT NULL,
PRIMARY KEY (`id_kategori`)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1; /*Data for the table `kategori` */
insert into `kategori`(`id_kategori`,`nama_kategori`) values (00001,'Penugasan Asisten Lab.'),(00002,'Panitia
UTS/UAS'),(00003,'Literatur PKL'),(00004,'Pembimbing PKL'),(00005,'Literatur TA'),(00006,'Pembimbing TA'),(00007,'Panitia Seminar'),(00008,'Panitia Ujian Lisan'),(00009,'Penguji Lisan');
/*Table structure for table `permohonan` */ DROP TABLE IF EXISTS `permohonan`;
CREATE TABLE `permohonan` (
`id_surat` int(5) unsigned zerofill NOT NULL, `npm` varchar(10) NOT NULL
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1; /*Data for the table `permohonan` */ /*Table structure for table `surat` */ DROP TABLE IF EXISTS `surat`;
`id_surat` int(5) unsigned zerofill NOT NULL AUTO_INCREMENT, `id_kategori` int(5) unsigned zerofill NOT NULL,
`nomor_surat` varchar(50) NOT NULL, `tgl_surat` date NOT NULL,
`file_surat` varchar(100) NOT NULL,
`nobalasan_surat` varchar(50) DEFAULT NULL, `tglbalasan_surat` date DEFAULT NULL,
`filebalasan_surat` varbinary(100) DEFAULT NULL, PRIMARY KEY (`id_surat`)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1; /*Data for the table `surat` */
/*!40101 SET SQL_MODE=@OLD_SQL_MODE */;
/*!40014 SET FOREIGN_KEY_CHECKS=@OLD_FOREIGN_KEY_CHECKS */;
Setelah script tersebut dibuat kemudian dipindah ke DBMS Mysql. Maka akan didapatkan bentuk database dari administrasi surat beserta tabel-tabel yang didapatkan. Hasil tampilan setelah tabel tersebut dipindah ke DBMS MySQL seperti pada Gambar 4.1 berikut ini :
Gambar 4.1 Tampilan Tabel Dari Database Surat
4.3 Implementasi Antarmuka
Pada tahapan ini akan dijabarkan tentang implementasi interface
telah dibahas pada bab III. Sistem ini berfungsi untuk membantu pegawai Tata Usaha dalam hal administrasi, pengarsipan dan manajemen surat menyurat, baik itu surat keluar dan surat yang masuk dalam Fakultas Teknologi Industri Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur. Pada sistem ini terdapat beberapa form untuk admin atau pegawai Tata Usaha dan juga form untuk dekan Fakultas Teknologi Industri.
4.3.1 Antarmuka Admin
Pada antarmuka admin petugas yang memiliki hak akses selaku admin akan diberikan menu form yang dipergunakan untuk melakukan mulai dari pembuatan surat-surat, konfigurasi meliputi perubahan untuk tahun akademik, laporan surat-surat, pemberitahuan surat masuk, pemberitahuan surat keluar, simpan surat balasan. Dalam bab ini hanya di tampilkan form untuk pembuatan surat-surat hanya sebagian saja. Untuk surat ditujukan pada dosen 3 surat yaitu surat penguji lisan, surat pembimbing Tugas Akhir, surat panitia seminar dan yang ditujukan untuk mahasiswa 3 surat surat literatur TA, surat literatur PKL dan surat penugasan asisten laboratorium. Menu utama dalam antarmuka admin ini juga terdapat link untuk website UPN “Veteran” Jatim, FTI UPN, sistem akademik UPN “Veteran” Jatim, download blanko yang merupakan form untuk men-download blanko untuk mahasiswa yang akan melakukan PKL, dan juga
Gambar 4.2. Antarmuka Halaman Admin
4.3.1.1 Form Login
Form ini merupakan bentuk tampilan yang digunakan agar dapat mengakses menu pada form untuk sesuai dengan hak akses yang dimiliki yaitu hak akses admin atau petugas TU dan hak akses Dekan.
4.3.1.2 Form Literatur PKL (Praktek Kerja Lapang)
Form ini merupakan form diperuntukkan untuk mahasiswa yang digunakan untuk mencari literatur atau bahan dalam menyelesaikan Praktek Kerja Lapang. Form ini berisi menu yang diisi untuk keperluan mencari literatur, diantaranya nomor surat, klasifikasi, lampiran, tujuan atau kepada, nama-nama mahasiswa beserta NPM mahasiswa. Isian tersebut akan dimasukkan sebagai data dari surat literatur Praktek Kerja Lapang yang sudah dibuat.
4.3.1.3 Form Penugasan Asisten Laboratorium
Pada formini merupakan form yang digunakan mahasiswa sebagai asisten laboratorium pada perkuliahan praktikum. Form juga berisi isian untuk melengkapi pembuatan surat dan setelah proses cetak akan langsung disimpan dalam database yang ada. Proses pembuatan surat ini dilakukan oleh petugas TU dalam hal ini sebagai admin. Berikut adalah form dari penugasan asisten laboratorium.
Gambar 4.5 Form Penugasan Asisten Laboratorium
4.3.1.4 Form Literatur TA (Tugas Akhir)
nomor surat, tujuan atau kepada, klasifikasi, dan lainnya sama seperti form literatur Praktek Kerja Lapang. Surat ini diisi dan dibuat oleh admin petugas TU dan setelah selesai dicetak akan di setujui atau di tanda tangani oleh dekan Fakultas Teknologi Industri. Berikut adalah formliteratur Tugas Akhir.
Gambar 4.6 Form Literatur Tugas Akhir
4.3.1.5 Form Penguji Lisan
admin dengan memasukkan variabel-variabel yang dibutuhkan dalam membuat surat ini yaitu tahun akademik, periode lisan. Bentuk form ini akan mendapatkan hasil berupa surat penguji lisan yang akan ditujukan kepada dosen untuk ditugaskan sebagai penguji lisan. Berikut adalah bentuk dari formpenguji lisan.
Gambar 4.7 Form Penguji Lisan
4.3.1.6 Form Pembimbing Tugas Akhir
dan disetujui dan di tanda tangani oleh dekan Fakultas Teknologi Industri. Berikut adalah bentuk dari formpembimbing Tugas Akhir.
Gambar 4.8 Form Pembimbing Tugas Akhir
4.3.1.7 Form Panitia Seminar
Gambar 4.9 Form Panitia Seminar
4.3.1.8 Form Pencarian Surat
Gambar 4.10 Form Pencarian Surat
4.3.1.9 Form User Management
Form ini merupakan menu untuk melakukan penambahan user atau pengguna baru. Formini juga memberikan menu untuk melihat user yang ada atau terdaftar. Jika ingin menambah admin lagi maka harus memasukkan nama,
Gambar 4.11 Form User Management
4.3.1.10 Form Laporan Surat
Gambar 4.12 Form Laporan Surat
4.3.1.11 Form Set Konfigurasi
Form ini merupakan form untuk merubah atau meng-update bentuk dari surat-surat yang ada dalam aplikasi. Bentuk yang dirubah hanya beberapa saja karena tiap waktu akan berganti seperti tahun akademik, nama dekan, semester, NIP/NPT dari dekan. Berikut adalah bentuk dari formset konfigurasi.
4.3.1.12 Form Pemberitahuan Surat Keluar
Form ini merupakan form untuk menunjukkan surat yang ditujukan kepada pihak luar fakultas atau surat-surat yang sudah di cetak. Dalam form ini akan diketahui surat-surat apa saja yang sudah di cetak sesuai dengan tanggal cetak surat. Berikut adalah bentuk antarmuka form dari pemberitahuan surat keluar.
Gambar 4.14 Form Pemberitahuan Surat Keluar
4.3.1.13 Form Pemberitahuan Surat Masuk
Gambar 4.15 Form Pemberitahuan Surat Masuk
4.3.1.14 Form Simpan Surat Balasan
Pada form ini merupakan form yang digunakan untuk menyimpan surat-surat balasan untuk pihak luar Fakultas Teknologi Industri. Dengan formini akan diketahui surat-surat apa saja yang masuk dan mendapat surat balasan dari FTI. Untuk mengetahui isi atau bentuk surat dari luar fakultas maka terlebih dahulu surat harus bentuk file PDF atau file gambar.
4.3.2 Antarmuka Dekan
Pada form ini merupakan form yang digunakan oleh dekan Fakultas Teknologi Industri salah satunya untuk mengetahui surat-surat yang sudah disetujui atau yang telah di tanda tangani. Formini juga sama pada tampilan form untuk admin dalam pencarian surat, simpan surat balasan, pencarian surat, pemberitahuan surat masuk dan keluar. Untuk dapat masuk dalam menu formini maka harus login dulu sebagai dekan. Bentuk antarmuka menu dekan dapat dilihat pada Gambar 4.17 berikut ini.
Gambar 4.17 Antarmuka Dekan
4.3.2.1 Form Laporan Surat
formini maka dekan akan lebih mudah untuk mengetahui laporan surat-surat yang sudah dibuat. Berikut adalah bentuk formuntuk laporan surat.
Gambar 4.18 Form Laporan Surat Dekan
4.3.2.2 Form Pemberitahuan Surat Masuk
Gambar 4.19 Form Surat Masuk Dekan
4.3.2.3 Form Pemberitahuan Surat Keluar Dekan
Form ini sama dengan form yang ada pada antarmuka admin. Fungsinya juga sama pada form pemberitahuan surat keluar pada admin. Berikut adalah antarmuka pemberitahuan surat keluar dekan.
4.3.2.4 Form Pencarian Surat
Pada form ini pengguna dekan dapat melakukan pencarian surat yang sudah ditanda tangani. Untuk menggunakan form ini dekan dapat melakukan pencarian surat berdasarkan NPM, Surat FTI, maupun berdasarkan surat balasan. Berikut adalah antarmuka formpencarian surat dekan.
Gambar 4.21 Form Pencarian Surat Dekan
4.3.2.5 Form Simpan Surat Balasan
72
UJI COBA DAN ANALISA APLIKASI
Pada bab ini akan dibahas mengenai uji coba terhadap aplikasi yang telah dibuat dan selanjutnya akan dibuat evaluasi dari hasil uji coba tersebut. Uji coba dilaksanakan untuk mengetahui apakah aplikasi dapat berjalan dengan baik sesuai perancangan yang dibuat. Evaluasi dilakukan untuk menentukan tingkat keberhasilan dari aplikasi yang dibuat.
5.1 Lingkungan Uji Coba
Pada uji coba kali ini digunakan sebuah komputer untuk menggunakan sistem administrasi surat menyurat ini dengan spesifikasi sebagai berikut :
1. Sistem Operasi : Windows XP Service Pack 2
2. Server Database : MySql versi 6.16
3. Web Server : Apache 2.2
4. Server Side Programming : PHP versi 5.0.2
5. Processor : Intel Dual Core 1.73 Ghz
5.2 Pelaksanaan Uji Coba
Pelaksanaan uji coba ini akan melakukan implementasi sistem yang telah dibuat. Uji coba ini melingkupi cetak surat dan manajemen surat masuk dan keluar.
5.3 Uji Coba Sistem
Uji coba sistem merupakan uji coba terhadap fitur-fitur yang ada pada sistem administrasi surat menyurat, uji coba pada sistem dibedakan menjadi dua yaitu uji coba pada level admin dan uji coba sistem dengan level petugas
5.3.1 Uji Coba Login
Uji coba login ini digunakan agar dapat mengakses menu-menu utama. Dalam sistem ini terdapat dua hak akses untuk mengakses menu utama yaitu login
sebagai admin petugas dan login sebagai dekan. Gambar 5.1 berikut akan menjelaskan jika petugas salah memasukkan username atau password.
Dan Gambar 5.2 berikut akan menjelaskan jika login berhasil sebagai admin petugas.
Gambar 5.2 Uji Coba Login Admin Berhasil
Gambar 5.3 Uji Coba Login Dekan Berhasil
5.3.2 Sistem Level Admin
Uji coba pada sistem ini dengan level admin dilakukan untuk mengetahui menu-menu yang ada pada level admin dapat berfungsi sebagai mana mestinya.
5.3.2.1 Uji Coba Cetak Surat Penugasan Asisten Lab.
Proses pembutan atau cetak surat ini untuk menugaskan mahasiswa untuk menjadi asisten praktikum pada laboratorium di masing-masing jurusan. Pada cetak surat ini terdapat form-form untuk melengkapi isi dari surat ini yang akan di-inputkan oleh admin. Form-form tersebut diantaranya nomor surat, jangka waktu penugasan surat. Dalam cetak surat ini juga terdapat menu untuk lampiran surat, tetapi lampiran surat dibuat sendiri diluar sistem ini. Setelah proses insert
Gambar 5.4 Uji Coba Penugasan Asisten Laboratorium
Gambar 5.5 Uji Coba Cetak Berhasil
Untuk file lampiran surat dibuat dengan dibuat secara manual dan proses insert
juga secara manual kemudian disimpan dalam bentuk file. Nomor surat dari lampiran surat ini harus sama dengan nomor surat dari penugasan asisten laboratorium.
5.3.2.2 Uji Coba Panitia UTS dan UAS
memilih tombol cetak. Dan akan membuka halaman baru dengan format PDF. Uji coba panitia UTS dan UAS seperti pada Gambar 5.6 berikut ini.
Gambar 5.6 Uji Coba Panitia UTS dan UAS
Gambar 5.7 Bentuk Surat Panitia UTS Dan UAS
Untuk file lampiran surat dibuat secara manual yaitu dengan proses insert diluar sistem ini dan nomor surat dari lampiran surat ini harus sama dengan nomor surat panitia UTS dan UAS.
5.3.2.3 Uji Coba Literatur PKL (Praktek Kerja Lapang)
Gambar 5.8 Uji Coba Literatur PKL
Gambar 5.9 Bentuk Cetak Literatur PKL
5.3.2.4 Uji Coba Dosen Pembimbing PKL
Setelah form sudah terisi semua, admin dapat memilih tombol cetak untuk proses cetak surat.
Gambar 5.10 Uji Coba Dosen Pembimbing PKL
Gambar 5.11 Bentuk Cetak Dosen Pembimbing PKL
5.3.2.5 Uji Coba Literatur TA (Tugas Akhir)
Gambar 5.12 Uji Coba Literatur TA
Gambar 5.13 Bentuk Cetak Literatur TA
5.3.2.6 Uji Coba Dosen Pembimbing TA (Tugas Akhir)
Gambar 5.14 Uji Coba Dosen Pembimbing TA
Gambar 5.15 Bentuk Cetak Dosen Pembimbing TA
5.3.2.7 Uji Coba Panitia Seminar
Gambar 5.16 Uji Coba Panitia Seminar
Gambar 5.17 Bentuk Cetak Panitia Seminar
5.3.2.8 Uji Coba Panitia Ujian Lisan
dibuat secara manual dengan nomor surat harus sama dengan nomor surat dari surat panitia seminar dan pembuatan lampiran surat diluar dari sistem ini. Berikut adalah hasil uji coba dari panitia ujian lisan sepert pada Gambar 5.18 berikut ini.
Gambar 5.19 Bentuk Cetak Panitia Ujian Lisan
5.3.2.9 Uji Coba Penguji Lisan
lampiran surat harus sama dengan nomor surat yang ada pada surat penguji lisan. Berikut adalah bentuk dari uji coba penguji lisan.
Gambar 5.20 Uji Coba Penguji Lisan
Gambar 5.21 Bentuk Cetak Penguji Lisan
5.3.2.10 Uji Coba Laporan Surat
banyak surat yang sudah dicetak. Laporan surat juga bisa dibuatkan dalam versi cetak. Bentuk dari laporan surat akan seperti pada Gambar 5.22 berikut ini.
Gambar 5.22 Bentuk Laporan Surat
5.3.2.11 Uji Coba Pemberitahuan Surat Keluar
Pada uji coba pemberitahuan surat keluar akan dapat diketahui semua surat-surat apa saja yang sudah di buat atau cetak. Uji coba ini akan menghasilkan informasi nomor surat, lampiran, tanggal surat, kategori surat yang sudah dibuat. Dengan pemberitahuan surat keluar ini, admin dapat mengetahui informasi atau data tentang surat-surat yang sudah dibuat berdasarkan tanggal yang diinginkan.
Gambar 5.24 Uji Coba Pemberitahuan Surat Keluar
5.3.2.12 Uji Coba Pemberitahuan Surat Masuk
berdasarkan surat yang masuk juga. Berikut adalah bentuk dari uji coba pemberitahuan surat keluar seperti Gambar 5.25.
Gambar 5.25 Uji Coba Pemberitahuan Surat Masuk
5.3.2.13 Uji Coba Pencarian Surat
Gambar 5.26 Uji Coba Pencarian Surat
5.3.2.14 Uji Coba Simpan Surat Balasan
Pada proses uji coba simpan surat balasan dengan cara memasukkan nomor surat FTI yang dibalas, nomor balasan. Nomor surat FTI yang dibalas merupakan nomor surat yang ditujukan kepada pihak luar fakultas dan nomor surat FTI yang dibalas merupakan nomor surat dari pihak luar Fakultas Teknologi Industri. Untuk membalas surat dari pihak luar fakultas, admin hanya memasukkan pada formnomor surat balasan.
