BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.5 Surat Dosen
Merupakan surat-surat yang hanya diperuntukkan bagi dosen saja. Baik itu surat perintah maupun surat kunjungan ke pihak luar untuk menghadapi seminar atau yang lainnya.
2.5.1 Surat Perintah Dosen Wali
Dalam perkuliahan mahasiswa perlu adanya seorang dosen wali sebagai dasar pertimbangan dalam kuliah yang ditempuh oleh mahasiswa. Jika dalam hal kuliah mahasiswa ingin konsultasi mengenai kuliah maka dapat bertanya kepada dosen wali yang sudah diberikan. Biasanya satu dosen dapat mendapat perwalian lebih dari satu mahasiswa dan lebih dari satu jurusan dan juga seorang dosen wali menjadi wali mahasiswa selama mahasiswa tersebut masih kuliah.
Surat perintah dosen wali diberikan dan dibuat oleh pegawai Tata Usaha FTI UPN dengan sebelumnya sudah mendapat persetujuan dari dekan Fakultas kepada
dosen yang bersangkutan. Dan surat tersebut berlaku selama mahasiswa tersebut statusnya masih menjadi mahasiswa FTI UPN. Surat perintah dosen wali berisi dasar dan pertimbangan adanya surat perintah dan juga terdapat lampiran yang terdapat nama mahasiswa yang menjadi perwalian dari dosen tersebut. Surat ini dibuat ketika ada pergantian tahun ajaran atau ada mahasiswa baru.
2.5.2 Surat Perintah Mengajar
Tiap adanya tahun ajaran baru dalam perkuliahan maka mahasiswa dalam FTI akan semakin bertambah. Juga perkuliahan akan berganti tiap semester dengan kuliah yang baru dan mungkin tenaga pengajar atau dosen baru. Surat perintah mengajar bagi dosen akan dibuat setelah adanya pergantian semester dengan dasar-dasar yang ada. Salah satu diantaranya adalah keputusan dari Ketua Umum YKPBS No : Skep/10/VII/2002/YKPBS tanggal 01 Agustus 2002 tentang peraturan Kepegawaian Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jatim. Gambar dibawah ini merupakan bentuk dari surat perintah mengajar yang isinya menerangkan perintah untuk mengajar matakuliah tertentu dengan jumlah SKS tiap matakuliah. Bentuk surat perintah mengajar seperti pada Gambar 2.2 berikut ini.
Gambar 2.2 Surat Perintah Mengajar
Setelah dibuat dan disetujui oleh dekan Fakultas maka surat diberikan pada tiap dosen yang bersangkutan dan berlaku hanya satu semester. Dosen juga diberikan kuasa penuh untuk memberikan nilai pada mahasiswa yang mengikuti perkuliahan selama tiap semester. Surat perintah mengajar ini diberikan pada dosen untuk mengajar mata kuliah sesuai dengan bidang dan keahlian dari dosen yang bersangkutan. Dan diharapkan untuk melaksanakan perintah ini dengan seksama dan penuh rasa tanggung jawab tentunya.
2.5.3 Surat Perintah Penguji Ujian Komprehensif (Lisan)
Ujian lisan adalah sebagai ujian terakhir bagi mahasiswa tingkat akhir yang sedang mengerjakan skripsi atau Tugas Akhir. Ujian lisan terjadi biasanya tiap dua bulan sekali tiap semester atau tergantung keputusan dan kebijakan dari pihak Fakultas. Sidang ujian lisan ini dilaksanakan serentak oleh semua jurusan dalam FTI dengan dosen dan ruang yang berbeda tiap jurusan. Dosen penguji dari ujian lisan ini terdiri dari dosen yang memiliki sarat untuk menjadi penguji yang dipilih dan ditetapkan oleh dekan FTI.
Surat perintah penguji ujian lisan memiliki dasar yaitu Program kegiatan Akademik Fakultas Teknologi Industri UPN “Veteran” Jatim Tahun Akademik 200_/200_ tergantung tahun pelaksanaan ujian lisan. Sebelum dibuat, biasanya dosen terlebih dahulu akan diberi tahu bahwa akan menjadi penguji ujian lisan. Selanjutnya surat dibuat dan disetujui sebelumnya oleh dekan fakultas dan surat diberikan kepada dosen yang bersangkutan dengan hari dan tanggal pelaksanaan ujian lisan. Surat ini berisi isi pada halaman pertama berupa dasar, pertimbangan dan diperintahkan kepada. Pada isi surat berikutnya yaitu lampiran yang berisi nama dosen penguji ujian lisan dengan nama mahasiswa yang diujinya dan ruangan untuk ujian lisan.
2.5.4 Surat Panitia Seminar
Seminar pada umumnya merupakan sebuah bentuk pengajaran akademis, baik disebuah universitas maupun diberikan oleh suatu organisasi komersial atau professional. Sebuah seminar biasanya memiliki fokus pada suatu topik yang khusus, dimana mereka yang hadir dapat berpartisipasi secara aktif. Seminar sering kali
dilaksanakan dalam bentuk yang lebih formal. Biasanya, para peserta bukanlah seorang pemula dalam topik yang didiskusikan (di universitas, kelas-kelas seminar biasanya disediakan untuk mahasiswa yang telah mencapai tingkatan atas). Sistem seminar memiliki gagasan untuk lebih mendekatkan mahasiswa ke topik yang dibicarakan. Di beberapa seminar dilakukan juga pertanyaan dan debat. Seminar memiliki sifat lebih informal dibandingkan sistem kuliah di kelas dalam sebuah pengajaran akademis.
Sebelum mengadakan sebuah seminar dalam FTI, harus terlebih dahulu membuat sebuah susunan panitia dengan lengkap bagian dan anggotanya. Setelah itu maka membuat proposal persetujuan kepada dekan Fakultas Teknologi Industri. Setelah itu dibuatkan surat oleh pegawai Tata Usaha FTI UPN yang isinya memerintahkan kepada nama-nama yang tertera dalam lampiaran isi surat untuk melaksanakan sebuah seminar dengan tema yang sudah ditentukan sebelumnya. Dan setelah mengadakan kegiatan seminar maka harus melaporkan pelaksanaannya kepada dekan.
2.5.5 Surat Peserta Seminar
Suatu seminar tidak hanya diadakan dalam universitas saja, tapi seminar juga bisa diadakan diluar universitas. Surat ini merupakan salah satu surat penugasan atau surat perintah. Surat peserta seminar dibuat untuk menugaskan salah satu dosen yang ditunjuk untuk mengikuti sebuah seminar yang diadakan oleh pihak luar atau universitas luar dengan dasar unutk peningkatan mutu dosen. Sebelum adanya surat peserta seminar ini, pihak unversitas dalam hal ini Fakultas Teknologi Industri
mendapat undangan dari pihak luar untuk menghadiri suatu seminar yang diadakan oleh pihak luar atau universitas lain. Penugasan suatu dosen dapat diberikan sesuai dengan tema dari seminar tersebut.
Setelah mendapat surat undangan untuk mengikuti seminar dari pihak luar atau universitas luar maka pihak FTI akan menunjuk salah satu dosen yang berkompeten di bidangnya sesuai dengan tema. Dengan isi surat yang akan menerangkan kapan dan dimana akan dilaksanakannya seminar tersebut. Setelah selesai mengikuti seminar, dosen tersebut harus melaporkan pelaksanaannya kepada dekan fakultas.
2.5.6 Surat Perintah Pengawas UTS dan UAS
Dalam perkuliahan selama satu semester, akan ada waktunya UTS dan UAS. UTS dan UAS bertujuan agar para mahasiswa mengetahui sejauh mana mengerti dan memahami materi kuliah yang diberikan oleh dosen. UTS atau Ujian Tengah Semester merupakan ujian yang diadakan sebelum UAS, atau tiga bulan sebelum UAS diadakan. Sedangkan UAS atau Ujian Akhir Semester sesuai dengan kepanjangannya adalah ujian yang dilaksanakan pada akhir semester. UTS dan UAS sebenarnya hampir tidak jauh berbeda. Dalam universitas UPN “Veteran” Jatim, pelaksanaan UTS dan UAS dilakukan hampir bersamaan. Mungkin ada fakultas yang tidak sama tergantung kebijakan dari fakultas tersebut. Untuk kelancaran dari pelaksanaan ujian UTS dan UAS agar berjalan dengan baik, maka perlu adanya pengawas. Pengawas bertugas agar para mahasiswa dapat mengerjakan dan menyelesaian ujian dengan lancar dan baik.
Ketika akan di laksanakannya ujian UTS UAS, maka akan segera dibentuk panitia dan pengawas dari UTS dan UAS. Surat untuk panitia dan pengawas biasanya di jadikan satu. Hampir dari seluruh dosen menjadi panitia dan pengawas UTS dan UAS. Setelah susunan panitia dibentuk, maka segera dibuatkan surat panitia dan pengawas UTS dan UAS yang di setujui oleh dekan fakultas dalam hal ini sebagai penanggung jawab untuk susunan panitianya. Selanjutnya surat akan di distribusikan kepada dosen di tiap-tiap jurusan yang ada dalam FTI UPN “Veteran” Jatim yang isinya diantara lain nama-nama dosen dan jabatan dalam panitia.
2.5.7 Surat Tugas Pembimbing TA (Tugas Akhir)
Dalam mengerjakan dan menyelesaikan Tugas Akhir, seorang mahasiswa pasti akan membutuhkan bimbingan karena pasti akan mengalami kesulitan dalam proses pengerjaannya. Untuk itu dibutuhkan dosen yang akan membantu dan membimbing mahasiswa dalam mengerjakan dan menyelesaikan suatu Tugas Akhir.
Surat ini dapat dikategorikan surat untuk dosen, karena penerima surat adalah seorang dosen. Surat pembimbing TA ini dapat dibuat setelah mahasiswa mengajukan judul Tugas Akhir dan disetujui oleh PIA jurusan setelah sebelumnya harus konfirmasi terlebih dahulu pada dosen yang bersangkutan untuk menjadi dosen pembimbing. Surat tugas pembimbing Tugas Akhir ini bisa dibuat setelah mendapatkan tanda tangan atau persetujuan dari dekan fakultas. Selanjutnya mahasiswa dapat mengerjakan Tugas Akhir dengan bimbingan dari dosen yang sudah diberikan.
Gambar 2.3. Contoh Surat Tugas Pembimbing TA (Tugas Akhir)
2.5.8 Surat Tugas Pembimbing PKL (Praktek Kerja Lapang)
Surat tugas pembimbing PKL diberikan kepada dosen dengan tujuan untuk membimbing mahasiswa agar dapat menyelesaikan tugas yang diberikan dalam PKL dengan baik dan benar. Dosen pembimbing sangat penting bagi mahasiswa dalam mengerjakan PKL, karena PKL merupakan latihan sebelum mahasiswa mengerjakan Tugas Akhir. PKL tidak jauh berbeda dengan TA, tetapi dalam PKL dosen pembimbing yang diberikan hanya satu. Sedangkan Tugas Akhir memiliki dua orang dosen pembimbing yang membantu mahasiswa.
Prosedur dalam pembuatan surat tugas ini tidak jauh berbeda dengan Tugas Akhir. Setelah mahasiswa sudah mendapat persetujuan dari instansi atau perusahaan maka mahasiswa dapat mengerjakan tugas yang diberikan selama PKL. Untuk penyempurnaan penyelesaian tugas tersebut maka dibutuhkan seorang pembimbing. Surat yang sudah dibuat oleh pegawai Tata Usaha FTI UPN maka sudah bisa diberikan kepada dosen yang bersangkutan dan dapat langsung mengerjakan dan menyelesaikan tugas yang diberikan oleh perusahaan atau instansi dengan baik.