1 Tujuan : Melakukan pengendalian dan memastikan terlaksananya proses sertifikasi kompetensi sampai dengan pemberian sertifikasi kompetensi kepada peserta
2 Ruang lingkup : Meliputi prosedur permohonan uji kompetensi, evaluasi administrasi dan teknis, koordinasi rencana pelaksanaan uji kompetensi, pelaksanaan uji kompetensi, evaluasi dan keputusan uji kompetensi, sampai dengan pemberian sertifikat kompetensi.
3 Koordinator : Koordinator Bidang Sertifikasi Person dan Umum
4 Acuan : Manual Mutu LSP USER PLN
5 Prosedur : Pemberian Sertifikat Kompetensi
LANGKAH & PROSEDUR MEDIA & KELUARAN PENANGGUNG JAWAB 1. Menginformasikan prosedur pendaftaran uji
kompetensi kepada unit PLN Instruksi kerja :
Surat menginformasikan/ menawarkan skema sertifikasi kompetensi (FM.BST/01/03.00) dan dilampiri form pendaftaran (FM.BST/01/01.00) dan form pernyataan memegang kode etik profesi (FM.BST/01/02.00), dan form asesmen mandiri (FM.BST/01/08.00)
Form permohonan sertifikasi
kompetensi
(FM.BST/01/01.00)
Form pernyataan memegang kode etik profesi
(FM.BST/01/02.00)
Surat penawaran uji kompetensi
(FM.BST/01/03.00)
form asesmen mandiri
(FM.BST/01/08.00)
Koordinator Bidang Pelaksanaan Sertifikasi dan Umum
2. Menerima pendaftaran uji kompetensi dari unit PLN
Instruksi kerja :
Menerima permohonan uji kompetensi dari perusahaan / unit PLN
Mencatat identitas surat berupa nomor, tanggal, perihal, asal surat dll yang
Form pengendalian uji kompetensi (FM.BST/01/04.00)
Form evaluasi
Koordinator Bidang Pelaksanaan Sertifikasi dan Umum
dianggap perlu pada form pengendalian uji kompetensi (FM.BST/01/04.00)
Memeriksa kelengkapan persyaratan calon peserta uji kompetensi berupa form pendaftaran, form kode etik profesi , dan asesmen mandiri dengan menggunakan form evaluasi kelengkapan administrasi (FM.BST/01/05.00)
Memeriksa kelengkapan persyaratan permohonan uji kompetensi terhadap persyaratan skema sertifikasi kompetensi menggunakan form evaluasi kelengkapan administrasi (FM.BST/01/05.00)
administrasi (FM.BST/01/05.00)
3. Mengkoordinasikan rencana pelaksanaan uji kompetensi dengan Penguji dan pelaksana monitor & administrasi uji
Instruksi kerja :
Menetapkan tanggal pelaksanaan uji kompetensi, tempat pelaksanaan uji kompetensi dan merencanakan calon penguji dan pelaksana monitor &
administrasi uji kompetensi, dicatat pada form pengendalian uji kompetensi (FM.BST/01/04.00)
Berkoordinasi dengan calon penguji untuk memastikan kebisaannya menjadi penguji pada tanggal yang direncanakan
Berkoordinasi dengan calon pelaksana monitor & administrasi uji untuk memastikan kebisaannya menjadi pelaksana monitor & administrasi uji pada tanggal yang direncanakan
Form pengendalian uji kompetensi (FM.BST/01/04.00)
Koordinator Bidang Pelaksanaan Sertifikasi dan Umum
4. Menunjuk penguji dan pelaksana monitor &
administrasi uji untuk melaksanakan uji kompetensi dan administrasi pengujian Instruksi kerja :
Koordinator Bidang Pelaksanaan Sertifikasi dan Umum
mengirimkan surat penugasan sebagai penguji serta kode etik penguji
menggunakan form (FM.BST/01/06.00)
mengirimkan surat penugasan sebagai pelaksana monitor dan administrasi uji kompetensi dan kode etik pelaksana monitor dan administrasi uji menggunakan form (FM.BST/01/07.00)
Form surat
penugasan penguji dan kode etik penguji
(FM.BST/01/06.00)
Form surat penugasan
pelaksana monitor &
administrasi uji dan kode etik pelaksana monitor &
administrasi uji (FM.BST/01/07.00) 5. Mempersiapkan pelaksanaan uji dengan
mengundang peserta uji dan TUK untuk menyiapkan sarana dan prasarana uji kompetensi
Instruksi kerja :
Mengirimkan surat undangan untuk
mengikuti uji
kompetensi(FM.BST/01/12.00)
Menerbitkan surat ke tempat uji kompetensi (TUK) untuk mempersiapkan sarana dan prasarana pelaksanaan uji kompetensi (FM.BST/01/13.00)
surat undangan uji kompetensi
(FM.BST/01/12.00)
surat ke tempat uji kompetensi (TUK) untuk persiapan sarana prasarana (FM.BST/01/13.00)
Koordinator Bidang Pelaksanaan Sertifikasi Person dan Umum
6. Penguji melaksanakan kaji ulang permohonan semua calon peserta
Instruksi kerja :
Penguji menandatangani pernyataan untuk memegang rahasia (FM.BST/01/06.00)
Melakukan kaji ulang permohonan uji kompetensi beserta bukti pendukungnya yang meliputi memeriksa kesesuaian bukti pendukung dengan kompetensi yang akan diujikan dengan kriteria memenuhi Valid, Asli, Terkini, dan Memadai) dengan
Form surat
penugasan penguji dan kode etik penguji
(FM.BST/01/06.00)
Form permohonan sertifikasi kompetensi (FM.BST/01/01.00)
Penguji
menggunakan form (FM.BST/01/01.00)
Merekomendasikan hasil kaji ulang permohonan uji kompetensi calon peserta uji kompetensi untuk melanjutkan mengikuti uji kompetensi menggunakan form (FM.BST/01/01.00)
Melakukan evaluasi asesmen mandiri seluruh peserta uji kompetensi (FM.BST/01/08.00)
Merekomendasikan hasil evaluasi asesmen mandiri dengan menggunakan form (FM.BST/01/08.00)
form asesmen mandiri
(FM.BST/01/08.00)
7. Memberikan penjelasan tentang asesmen dan mengkonfirmasi tujuan asesmen kepada asesi Instruksi kerja :
menjelaskan proses dan hasil asesmen
menjelaskan tentang SKKNI / unit / standar kompetensi
mengkonfirmasi tujuan asesmen konsekuensinya kepada calon peserta menggunakan ceklist formulir konsultasi pra asesmen (FM.BST/01/09)
Formulir konsultasi pra asesmen (FM.BST/01/09)
Penguji
8. Menjelaskan dan mengkonfirmasi rencana asesmen kepada peserta uji
Instruksi kerja :
Penguji menjelaskan pendekatan asesmen
Penguji menyiapkan dan menjelaskan rencana asesmen meliputi bukti dan jenis bukti, metode asesmen, perangkat asesmen, sarana asesmen
Penguji mengindetifikasi dan menetapkan penyesuaian yang diperlukan (jika ada) baik karena karakteristik peserta maupun karena kebutuhan industri
Penguji melaksanakan pengkajian rencana asesmen meliputi prinsip-prinsip asesmen dan aturan-aturan bukti
Penguji mengorganisasikan rencana asesmen meliputi :
Penguji
- pengaturan sumber daya asesmen - pengaturan dukungan spesialis jika ada - pengaturan personil yang terlibat - Rekaman dan laporan
Penguji menjelaskan hal-hal yang terkait dengan asesmen seperti:
- tata tertib asesmen,
- Keselamatan kerja / K3 di tempat uji - uji kompetensi ulang
- pengajuan banding
- kerahasiaan data dan informasi
menggunakan form ceklist (FM.BST/01/09)
Penguji menyusun rencana asesmen menggunakan form (FM.BST/01/10.00) yang ditandatangani bersama oleh penguji dan peserta uji serta diverifikasi oleh perwakilan LSP ( Kepala LSP USER PLN atau yang ditunjuk)
Formulir konsultasi pra asesmen (FM.BST/01/09)
Formulir rencana asemen
(FM.BST/01/10.00) 9. Menyetujui rencana asesmen yang telah dibuat
Instruksi kerja :
Penguji menjelaskan cara pengisian formulir persetujuan asesmen
menggunakan form persetujuan asesmen (FM.BST/01/11.00)
Peserta uji menjawab pertanyaan-
pertanyaan di dalam formulir persetujuan asesmen dan membubuhkan tandatangan di kolom yang telah tersedia
Penguji membubuhkan tandatangan di kolom yang telah tersedia
Formulir persetujuan asesmen
(FM.BST/01/11.00)
Penguji dan peserta uji
10. Menyusun perangkat asesmen serta meninjau dan menguji alat asesmen
Instruksi kerja :
Penguji menyusun perangkat asesmen dengan menggunakan formulir
perangkat asesmen (FM.BST/01/14.00) dan disesuaikan dengan metode uji yang telah ditetapkan dalam masing- masing skema sertifikasi :
- Daftar cek verifikasi bukti portofolio
Formulir perangkat asesmen
(FM.BST/01/14.00) dan
Daftar cek verifikasi bukti portofolio (FM.BST/01/15.00)
Perangkat ceklist
Penguji
(FM.BST/01/15.00)
- Perangkat ceklist laporan pihak ketiga (FM.BST/01/16.00) - Ceklist observasi aktivitas riil di
tempat kerja / TUK (FM.BST/01/17.00)
- Perangkat asesmen observasi- demonstrasi (FM.BST/01/18.00) - Daftar cek keterampilan dan
pengetahuan persyaratan dasar dalam batasan variable/panduan penilaian (FM.BST/01/19.00) - Perangkat asesmen pertanyaan
tertulis untuk pengetahuan (FM.BST/01/20.00)
- Perangkat asesmen pertanyaan lisan untuk pengetahuan
(FM.BST/01/21.00)
- Perangkat asesmen proyek kegiatan (FM.BST/01/22.00)
Penguji yang lain (peer asesor) meninjau dan menguji perangkat asemen menggunakan formulir validasi perangkat asesmen (FM.BST/01/23.00)
laporan pihak ketiga (FM.BST/01/16.00)
Ceklist observasi aktivitas riil di tempat kerja / TUK (FM.BST/01/17.00)
Perangkat asesmen observasi-
demonstrasi (FM.BST/01/18.00)
Daftar cek
keterampilan dan pengetahuan persyaratan dasar dalam batasan variable/panduan penilaian
(FM.BST/01/19.00)
Perangkat asesmen pertanyaan tertulis untuk pengetahuan (FM.BST/01/20.00)
Perangkat asesmen pertanyaan lisan untuk pengetahuan (FM.BST/01/21.00)
Perangkat asesmen proyek kegiatan (FM.BST/01/22.00)
Formulir validasi perangkat asesmen (FM.BST/01/23.00) 11. Melaksanakan uji kompetensi
Instruksi kerja :
Pelaksana monitor dan administrasi uji memastikan kesesuaian jumlah dan kebenaran peserta uji dengan melakukan absensi kepada calon peserta uji (FM.BST/01/24.00)
Pelaksana monitor dan administrasi uji melakukan absensi kepada penguji
Formulir daftar hadir peserta uji (FM.BST/01/24.00)
Formulir daftar hadir penguji
(FM.BST/01/24.00)
Penguji dan Administrator LSPP-1 USER PLN
(FM.BST/01/24.00)
Pelaksana monitor dan administrasi uji menyiapkan dan mengumpulkan dokumen yang diperlukan selama pelaksanaan uji kompetensi
Penguji memastikan kelengkapan dan jumlah materi uji sudah sesuai dengan kebutuhan / jumlah peserta uji
Penguji melaksanakan asesmen kepada peserta uji dengan menggunakan panduan pelaksanaan asesmen dalam formulir ceklist pelaksanaan asesmen (FM.BST/01/25.00)
Penguji mengumpulkan bukti kompetensi peserta uji menggunakan
form perangkat asesmen
(FM.BST/01/14.00) dan disesuaikan dengan metode uji yang ditetapkan
Formulir pelaksanaan asesmen
(FM.BST/01/25.00)
Formulir perangkat asesmen
(FM.BST/01/14.00)
12. Merekomendasikan hasil pelaksanaan asesmen Instruksi kerja :
Penguji merekomendasikan hasil uji kompetensi peserta uji kompetensi menggunakan formulir pelaksanaan asesmen dan rekomendasi
(FM.BST/01/26.00) serta memberikan tanda tangan dalam formulir tersebut
Formulir pelaksanaan asesmen dan rekomendasi (FM.BST/01/26.00)
Penguji
13. Memberikan umpan balik dan catatan asesmen
Instruksi kerja :
Penguji dan peserta uji masing-masing memberikan umpan balik dan catatan pelaksanaan asesmen menggunakan formulir umpan balik dan catatan asesmen (FM.BST/01/27.00) yang ditandatangani oleh penguji serta
Formulir umpan balik dan catatan asesmen
(FM.BST/01/27.00)
Penguji
peserta uji
14. Melaksanakan kaji ulang asesmen Instruksi kerja :
Penguji melaksanakan kaji ulang asesmen menggunakan formulir kaji ulang asesmen (FM.BST/01/28.00) dan memberikan tanda tangan dalam formulir tersebut
Formulir pelaksanaan
asesmen dan rekomendasi
(FM.BST/01/28.00)
Penguji
15. Mencatat dan melaporkan hasil uji kompetensi (berita acara asesmen)
Instruksi kerja :
Penguji memberikan kepada LSP laporan pelaksanaan uji kompetensi dengan menandatangani berita acara pelaksanaan uji kompetensi dengan menggunakan formulir
(FM.BST/01/29.00) yang ditandatangani penguji dan perwakilan dari LSP
Penguji memberikan kepada LSP laporan rekomendasi hasil uji
kompetensi dengan menandatangani laporan asesmen menggunakan formulir (FM.BST/01/39.00)
Administrator memberikan kepada lsp laporan pelaksanaan uji kompetensi dengan menandatangani laporan administrator atas hasil pelaksanaan uji kepada lsp menggunakan formulir (FM.BST/01/37.00)
Formulir berita acara asesmen (FM.BST/01/29.00)
Formulir Laporan Asesmen
(FM.BST/01/39.00)
Formulir laporan administrator atas hasil pelaksanaan uji kepada lsp (FM.BST/01/37.00)
Penguji dan perwakilan LSP
16. Memverifikasi dokumen hasil pelaksanaan uji kompetensi berdasarkan standar / kriteria evaluasi
Instruksi kerja :
Menerima laporan hasil uji kompetensi dari administrator
Memeriksa kelengkapan berkas setiap
Cek list pelaksanaan uji
Koordinator Bidang Sertifikasi
tahapan prosedur pelaksanaan uji kompetensi dengan menggunakan cek list pelaksanaan uji kompetensi (FM.BST/01/30.00)
(FM.BST/01/30.00)
17. Memverifikasi dan Memvalidasi hasil uji kompetensi sesuai dengan manual mutu yang telah ditetapkan
Instruksi kerja :
Menerima SK dari Kepala LSP untuk melakukan evaluasi hasil uji kompetensi secara adil dan tidak berpihak,
Memeriksa kebenaran data, proses kesimpulan dan alasan yang mendasari keputusan hasil uji kompetensi
(FM.BST/01/31.00)
Memutuskan hasil uji kompetensi
menggunakan form Berita Acara Keputusan Hasil Uji Kompetensi (FM.BST/01/32.00)
Formulir Dasar Keputusan Hasil Uji Kompetensi
(FM.BST/01/31.00)
Formulir Berita Acara Keputusan Hasil Uji Kompetensi (FM.BST/01/32.00)
Tim Teknis
18. Menetapkan keputusan sertifikasi berdasarkan validasi hasil uji kompetensi
Instruksi kerja :
Memeriksa dokumen rekomendasi hasil uji dan dokumen validasi hasil uji
Memutuskan hasil uji / menyetujui penerbitan sertifikat kompetensi (FM.BST/01/33.00)
FM persetujuan dan penerbitan sertifikat (FM.BST/01/33.00)
Kepala LSPP-1 USER PLN
19. Mencetak sertifikat kompetensi berdasarkan keputusan hasil uji kompetensi
Instruksi kerja :
menyiapkan peralatan dan bahan untuk mencetak sertifikat
Sertiifikat dicetak sesuai dengan ketentuan form (FM.BST/01/34.00)
Form sertifikat (FM.BST/01/34.00)
Koordinator Bidang
Pengembangan dan
Pengendalian Mutu
Sertifikat ditandatangani oleh Kepala LSPP- 1 PLN
Sertifikat dicopy dan scan untuk arsip hard copy dan soft copy
Data sertifikat di update ke data base untuk keperluan monitoring
Sertifikat diserahkan ke Bidang Sertifikasi kompetensi personel untuk didistribusikan 20. Mengirimkan / memberikan sertifikat
kompetensi ke Perusahaan/Individu Pemohon Uji Kompetensi
Instruksi kerja :
Membuat surat pengantar penyampaian sertifikat
Melampirkan form tanda terima dalam surat penyampaian sertifikat dengan form (FM.BST/01/35.00)
Mengkonfirmasi kepastian diterimanya sertifikat oleh individu atau perusahaan
Form tanda terima sertifikat
(FM.BST/01/35.00)
Koordinator Bidang Pelaksanaan Sertifikasi dan Umum
