BAB III SISTEM ORGANISASI DALAM MANAJEMEN PROYEK

BAB III

SISTEM ORGANISASI DALAM MANAJEMEN PROYEK

Dalam suatu pekerjaan proyek membutuhkan suatu sistem untuk mengatur, mengontrol

kegiatan proyek tersebut agar berjalan denan lancar. Manajemen Proyek adalah salah

satu cabang dalam menajemen yang secara umum bertujuan untuk merencanakan,

mengendalikan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengelola sumber daya yang

ada ( tenaga kerja, dana, bahan material, metode pelaksanaan dan alat-alat) pada

suatu proyek secara efektif dan efesien, untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu

tertentu dengan sumberdaya tertentu, sehingga diperoleh hasil yang sesuai dengan

spesifikasi biaya dan waktu yang direncanakan. Salah satu bagian dari manajemen

proyek yang memegang peranan cukup penting adalah organisasi proyek. Setiap proyek

dibentuk dengan fungsi dan tanggung jawab masing-masing pihak yang terlibat di

dalamnya. Oleh karena itu, struktur pembagian tugas dan tanggung jawab, yang

tercermin dari struktur organisasi yang diadopsi sangat menentukan dan sangat

berpengaruh pada proyek yang dijalankan.

Struktur Organisasi yang baik, hendaknya mendukung dan sesuai dengan tipe proyek yang dilaksanakan. Memberikan kejelasan fungsi proyek, memudahkan pencapaian tujuan proyek, tetapi juga dapat memaksimalkan peran-masing-masing individu yang terlibat sesuai denngan fungsi, kapabilitas, dan kompetensi spesifiknya masing-masing.

Pertimbangan pemanfaatan sumber daya yang dimiliki, tipe proyek dan rencana pencapaian tujuan proyek harus menjadi faktor dominan dalam menentukan struktur organisasi yang dipilih sebagai kendaraan menuju proyek yang sukses.

3.1 Pihak –Pihak yang terkait

Secara garis besar unsur-unsur yang terlibat dalam pelaksana pembangunan proyek meliputi pemberi tugas / pemilik proyek (Owner), konsultan perencana, kontraktor utama dan konsultan pengawas. Keempat unsur pengelola proyek tersebut mempunyai wewenang dan tanggung jawab sesuai kedudukan dan fungsinya, hubungan kerja dalam proyek Aeropolis Tower Lucent adalah sebagai berikut:

- Pemilik proyek : PT. Intiland

- Perencana Struktur : PT. Hadi & Assosiates - Perencana Arsitektur : PT. Image Creator

- Perencana MEP : PT. Mitra Perdana Engineering

- Konsultan Pengawas : PT. Tetragra Adyatama, dan

- Kontraktor Utama : PT. Abadi Prima Intikarya

Pada pelaksanaan proyek pembangunan Aeropolis Tower Lucent, tahapan kegiatan tersebut terbagi menjadi 4 bagian, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating) dan pengawasan (controlling).

Kegiatan perencanaan diaplikasikan dengan menentukan metode pelaksanaan yang

tepat sehingga pekerjaan yang sudah direncanakan dapat diselesaikan dengan

2. Pengorganisasian (organizing)

Kegiatan organizing berupa kegiatan mengatur dan menyusun organisasi yang akan melaksnaan pembangunan, termasuk mengatur hubungan kerja diantara unsur-unsur organisasi.

Penyusunan organisasi akan melibatkan unsur-unsur pelaksana pembangunan yang terdiri dari :

- Pemberi tugas (owner)

- Konsultan (designer, supervisor) - Pelaksana (contractor)

Masing masing mempunyai tugas, kewajiban, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peraturan/ketentuan yang telah ditetapkan.

3. Pelaksanaan (Actuating)

Kegiatan pelaksanaan meliputi kegiatan pelaksanaan pekerjaan di lapangan dalam

rangka mewujudkan bangunan yang akan dibangun. Dalam kegiatan pelaksaan ini

diatur sehingga masing-masing unsur dapat bekerja sesuai dengan bidangnya dan

selaku tunduk serta taat kepada peraturan dan ketentuan yang telah disepakati

bersama. Penyimpangan yang terjadi akibat tindakan dari salah satu unsur akan

menimbulkan hambatan dalam pelaksanaan.

4. Pengendalian (Controlling)

Kegiatan pengendalian dilaksanakan dengan tujuan agar hasil pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan spesifikasi biaya & waktu yang telah di tentukan dan di tetapkan. Untuk keperluan ini tugas konsultan sebagi pengawas sangat penting,terutama dalam membimbing dan mengarahkan pelaksanaan pekerjaan.

3.2 Tahapan Proyek

3.2.1 Tahap Pelaksanaan

melakukan pemilihan terhadap pihak – pihak yang terlibat dan saling bekerjasama satu dengan yang lainnya dalam rangka pelaksanaan pembangunan proyek. Sistem pemilihan tersebut dilakukan dengan cara pelelangan umum, pelelangan umum tersebut merupakan jenis pelelangan yang sifatnya terbuka untuk seluruh pihak dalam mengakukan penawaran sesuai ketentuan yang berlaku. Sistem pelelangan ini diumumkan langsung ke pelaksana proyek dengan cara eliminasi melalui media cetak atau media elektronika.

3.2.2 Tahap Kontrak

Kontrak adalah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak pemberi tugas

(owner) dengan kontraktor. Kontrak ini dibuat setelah pemberi tugas (owner)

menetapkan / menunjuk pemenang pelelangan. Penetapan pemenang pelelangan dilaksanakan dengan cara mengeluarkan surat pelulusan pekerjaan / surat perintah kerja (gunning). Tahap ini merupakan tahap kesepakatan antara

owner dengan kontraktor. Kesepakatan tersebut diikat oleh surat perjanjian

yang diatur dalam dokumen kontrak beserta dan bersifat menyeluruh /

lumpsum. Perjanjian yang terdapat dalam dokumen kontrak beserta dengan

lampirannya merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Adapun dokumen kontrak tersebut terdiri atas :

- Surat perjanjian (kontrak)

- Surat keputusan penunjukan pemenang lelang - Surat keputusan penetapan pemenang lelang - Surat penawaran

gambar-gambar

- Syarat-syarat umum kontrak - Syarat-syarat khusus kontrak

- Jaminan pelaksanaan dan lain-lain yang dipersyaratkan

Jenis kontrak pada proyek Aeropolis Tower Lucent ini menggunakan jenis kontrak lump sum fixed price. Dalam kontrak ini mencakup Semua pekerjaan tercantum dalam dokumen kontrak dan dilaksanakan oleh Kontraktor dengan jumlah imbalan tetap. Tetapi jika pemilik yang menyebabkan perubahan maka dipertimbangkan dalam pekerjaan tambah kurang.

3.3 Struktur Organisasi Pelaksana Proyek

3.4 Pengawasan dan Pengendalian Logistik

Pengawasan dan pengendalian logistik meliputi penyediaan material sesuai sepesifikasi dan pengadaan peralatan memadai tepat waktu. Hal ini sangat

penting untuk menunjang kelancaran proses dan hasil optimal serta efisien. Dalam hal ini bidang logistik harus bekerja sama dengan bidang kualitas kontrol (quality control) kontraktor dan konsultan. Perusahaan pembangunan sangat memerlukan pengontrolan yang teratur dan teliti supaya bisa diketahui, masih ada atau tidaknya stok alat dan bahan bangunan di gudang dan di tempat penyimpanan barang. Alat dan bahan yang masuk atau keluar harus dicatat secara teliti berikut ukuran, merek, dan jumlah atau volumenya. Catatan barang - barang diperlukan untuk pengontrolan stok dan untuk kalkulasi. Untuk pengendalian material menggunakan material schedule, schedule pengiriman barang dan equipment schedule.

- Material schedule adalah rencana pemakaian bahan / material untuk suatu pekerjaan mencakup jumlah sesuai dengan pekerjaan yang dilaksanakan.

- Equipment schedule adalah rencana pemakaian peralatan sesuai dengan kebutuhan serta waktu pemakaiannya.

- Schedule pengiriman barang adalah rencana pengiriman barang oleh supplier. Sebelum dilakukan pembelian material untuk digunakan dalam proses kontruksi, terlebih dahulu dilakukan pemilihan pemasok (supplier) material konstruksi.

Langkah awal dalam pemilihan pemasok adalah menyiapkan daftar calon pemasok material yang telah dipilih dan dianggap pantas.

3.5 Sistem Pengupahan

Pada Proyek Aeropolis Tower Lucenr, sistem pengupahan dilakukan setiap 2 minggu sekali, berdasarkan dari hasil progress (kemajuan pekerjaan), dibayarkan kepada masing – masing mandor, dan mandor membagikannya kepada masing – masing pekerja sesuai dengan pekerjaan yang mereka kerjakan.

3.6 Pengendalian Jadwal Proyek

Penyusunan jadwal merupakan kegiatan penting dalam perencanaan suatu proyek. Jadwal yang telah disusun pada perencanaan proyek ini dapat dimanfaatkan untuk mengendalikan dan mengawasi waktu pelaksanaan proyek. Dalam hal ini jadwal yang telah dibuat menjadi pedoman progress report proyek tersebut. Dengan adanya jadwal kerja, diharapkan setiap kegiatan dapat dipersiapkan dan diawasi dengan baik. Fungsi pengendalian dapat dilihat pada kurva S. Jadwal kerja yang dipergunakan antara lain:

a. Persiapan penjadwalan konstruksi (preliminiary construction schedule) Pihak kontraktor membuat bagan persiapan (preliminiary horizontal barchart) yang menggambarkan jadwal pelaksanaan secara umum.

b. Penjadwalan harga satuan (unit price schedule)

Dipersiapkan sesuai waktu yang disepakati dalam kontrak, dimana isinya memuat:

- Jenis pekerjaan

- Sub kontraktor yang bertanggung jawab - Harga material per unit

c. Jadwal pemeriksaan dan tes (schedule of inspection and test)

Memuat identifikasi peraturan dan metode tes serta lokasi laboratorium tes. Untuk mengoptimalkan pelaksanaan proyek, maka diusahakan penggunaan waktu yang efektif dan efisien mungkin, sehingga perlu dilaksanakan pengawasan dan pengendalian waktu. Penjadwalan yang baik dan sesuai dengan tujuannya adalah sebagai sarana mengontrol sebagai salah satu fungsi konsultan, dimana keterlambatan- keterlambatan pekerjaan dapat disadari dan

diatasi, kemudian dapat mengambil langkah-langkah alternatif. Untuk penerapannya dilapangan antara kurva S yang berisi perencanaan awal dengan penerapannya dilapangan sesuai. Pekerjaan cepat atau tidaknya itu sesuai dengan permintaan owner.

3.7 Pengawasan Pelaksanaan Pekerjaan

Pengawas ini dilakukan untuk setiap pekerjaan yang dilakukan.baik oleh kontraktor maupun pihak manajemen kontraktor. Pengawasan dilakukan dengan membandingkan kualitas pekerjaan yang dilaksanakan dengan spesifikasi mutu pekerjaan yang direncanakan. Bila terjadi kesalahan dalam pelaksanaan atau mutu pekerjaan tidak sesuai dengan spesifikasi, maka diberikan teguran secara lisan dan tertulis kepada kontraktor. Pengawasan pelaksanaan meliputi pengawasan terhadap semua pekerjaan di lapangan.

3.8 Penerapan K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja)

Sebagai kontraktor, PT. Abadi Prima Intikarya juga menyadari bahwa keberlangsungan Proyek Aeropolis Tower Lucent, memiliki kondisi kerja yang berisiko tinggi yang dikarenakan proses kerja yang berlangsung sangat rumit dan menggunakan berbagai macam teknologi yang sangat rawan terhadap kecelakaan. Oleh karena itu pelaksanaan kesehatan dan keselamatan kerja (K3) sangat penting untuk dilaksanakan. Diharapkan pelaksanaan K3 dapat mengembangkan suatu system kerja yang disiplin, aman, bersih, sehat, demi keselamatan dan kesehatan seluruh tenaga kerja. K3 perlu diperhatikan secara seksama mengingat besarnya kerugian yang dapat terjadi akibat suatu kecelakaan. Kecelakaan dapat menimpa

semua orang yang ada di proyek tersebut, tanpa kecuali. Selain itu timbul kerugian yang harus ditangani yaitu:

a. Kerugian material, meliputi:

- Biaya pengobatan dan perawatan korban kecelakaan kerja.

- Biaya kompensasi atau uang duka terhadap keluarga pekerja yang meninggal dunia.

- Biaya reparasi alat yang rusak.

- Biaya ekstra bila terjadi keterlambatan proyek. b. Kerugian non-material, meliputi:

- Citra proyek atau perusahaan menjadi kurang baik.

- Menyita waktu dan konsentrasi kerja untuk menyelesaikan masalah dengan pihak yang berwajib.

- Menurunkan motivasi kerja dan rasa aman pekerja lain bila sering terjadi kecelakaan.

- Ditinjau dan sisi kemanusiaan. Tujuan K3 adalah untuk mengurangi rasa sakit dan tidak nyaman yang terjadi sewaktu sedang melaksanakan pekerjan. Namun dengan dilakukannya program K3 secara disiplin oleh setiap tenaga kerja, maka bukanlah suatu hal yang mustahil untuk tercapainya prestasi zero accident yaitu tingkat kecelakaan yang tidak ada sama sekali.

3.8.1 Filosofi dan tujuan pelaksanaan K3

PT. Abadi Prima Intikarya selaku kontraktor mempunyai filosofi yang akan dicapai dalam melaksanakan K3 yaitu accident target zero.

- Menjamin agar pada pelaksanaan proyek tidak terjadi kecelakaan dan penyakit akibat kerja.

- Menjamin produktivitas tidak terganggu.

3.8.2 Pihak penyelenggara K3

Pada prinsipnya penyelenggaraan K3 dibebankan pada pihak kontraktor, namun hal ini tidak berarti bahwa K3 manjadi tanggung jawab satu pihak saja. Kontraktor bertanggung jawab dalam penyediaan peralatan pengaman kerja dan mengusahakan kebersihan kerja, akan tetapi setiap orang yang terlibat dalam pelaksanaan proyek wajib memiliki kesadaran dan tanggung jawab untuk melaksanakan K3. Pada Proyek Aeropolis Tower Lucent, tugas menjalankan dan mengevaluasi K3 menjadi tanggung jawab tim safety yang dipimpin oleh manajernya. Manajer safety bertanggung jawab langsung kepada project manager. Pelaksanaan harian K3 dilapangan ditangani oleh tim safety dan bukan oleh tim security meskipun mempunyai tugas sendiri yaitu menjaga keamanam pekerja dan barang-barang dan ancaman fisik, bahaya kebakaran, pencurian gangguan dari orang lain di dalam maupun di luar proyek.

3.8.3 Pelaksanaan K3

Pada proyek Aeropolis Tower Lucent, persiapan kontraktor meliputi : 1. Memenuhi kelengkapan administrasi K3.

Kegiatan untuk memenuhi kelengkapan administrasi K3 ini antara lain: - Pendaftaran proyek ke kementrian tenaga kerja setempat

- Sebelum melakukan aktivitas pekerjaan di lapangan, pihak proyek wajib melapor dan mendaftar ke kementrian tenaga kerja setempat, karena kementrian tenaga kerja adalah instansi pemerintah yang berwenang dan bertanggung jawab menangani masalah K3.

- Pendaftaran dan pembayaran BPJS

- Pendaftaran dan pembayaran asuransi lainnya, misal CAR

(construction all risks), PA (personal accident)

- Keterangan lain dipakai untuk alat berat atau ringan dan alat-alat yang dimaksud adalah seperti mobil bus/truk, tower crane dan sebagainya. - Pemberitahuan kepada pemerintah / lingkungan setempat pemerintah

yang dimaksud terdiri dan unsur departemen dalam negeri (lurah/camat/bupati/walikota), kepolisian (polsek/polres/ polwil /polda), dan TNI (babinsa/binamas/koramil/kodim).

2. Penyusunan safety plan untuk proyek

Tujuan safety plan adalah agar proyek dalam pelaksanaannya nanti aman dari kecelakaan dan penyakit sehingga menghasilkan produktivitas kerja tinggi. Safety plan berisi antara lain:

- Pembukaan. - Gambaran proyek.

- Pokok perhatian untuk kegiatan K3. - Resiko kecelakaan dan pencegahannya. - Tata cara pengoperasian peralatan. - Alamat instansi terkait.

- Polisi. - Depnaker.

- Pemadam kebakaran.

3.8.4 Penginformasian dan pengenalan K3

Pelaksanaan K3 pada Aeropolis Tower Lucent yang dapat dilihat langsung adalah pemasangan tulisan ”Safety First” ”Area wajib helm“ dan spanduk bertulisan lain. Hal ini merupakan daya dan upaya lain untuk selalu mengingatkan para pekerja untuk menjaga keselamatannya. Namun seringkali tulisan ini tidak dibaca karena sudah dianggap biasa saja. Oleh karena ini kontraktor mengadakan program pengenalan K3 bagi tenaga kerja dan karyawannya. Program pengenalan K3 dan house keeping dilaksanakan pada saat seseorang baru masuk menjadi karyawan atau pada waktu tertentu. Program ini dilaksanakan oleh manajer safety setiap bulan dengan safety talk untuk seluruh pekerja dan karyawan. Selain itu juga dilakukan program safety

talk untuk para pekerja oleh safety manager.

Safety manager adalah petugas yang ditunjuk oleh project manager yang

secara terus menerus mengadakan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan dilihat dari segi K3. Safety manager berwenang menegur dan memberikan instruksi langsung kepada site manager, bila ada pelaksanaan yang mengandung bahaya terhadap keselamatan kerja. Pada proyek ini untuk pengawasan pelaksanaan K3 diadakan safety patrol yaitu suatu tim K3 yang melaksanakan patroli setiap hari. Dalam patroli masing-masing anggota

safety patrol mencatat hal-hal yang tidak sesuai ketentuan/yang memiliki

risiko kecelakaan. Selain itu juga diadakan safety meeting yaitu rapat dalam proyek yang membahas hasil/laporan dan safety meeting adalah perbaikan atas pelaksanaan kerja yang tidak sesuai dengan ketentuan K3 dan perbaikan system kerja untuk mencegah penyimpanan tidak terulang kembali. Untuk program pendekatan K3 bagi orang baru di proyek (termasuk pekerja dan karyawan) dinamakan safety induction. Dan juga diadakan tool box meeting yaitu pengarahan tentang K3 yang ditujukan kepada para pekerja dan karyawan yang akan berada di wilayah kerja. Selain itu diantara jam kerja pada setiap jamnya petugas safety selalu mengingatkan tentang keselamatan dan kesehatan pada pekerja. Selain keselamatan dan kesehatan kerja, traffic

management pun merupakan tanggung jawab manajer safety.

3.8.5 Alat-alat dan sarana keselamatan kerja

Sarana peralatan K3 yang harus disediakan oleh pihak kontraktor terdiri dari: 1. Yang melekat pada orang, yaitu:

a. Helm, helm pengaman wajib dikenakan oleh semua orang tanpa kecuali yang berada di lokasi proyek. Helm harus berjumlah sama dengan jumlah pekerja ditambah beberapa cadangan untuk tamu-tamu dan orang-orang yang datang sesekali.

b. Safety shoes, harus dipakai oleh semua orang yang berada di lokasi proyek seperti helm. Jumlah harus sesuai dengan jumalah pekerja yang ada.

las, tukang listrik, dan lain-lain.

d. Sabuk pengaman (body harnes), digunakan untuk pekeja di tempat tinggi.

e. Kacamata las, wajib digunakan oleh tukang las pada pekerjaan baja dan pembesian.

f. Masker, wajib digunakan oleh tukang 1, tukang cat, penyemprot anti rayap dan lain-lain.

g. Kotak P3K, berguna untuk pertolongan pertama. Diletakan di tempat-tempat yang mudah terlihat dan terjangkau.

2. Sarana peralatan lingkungan, yaitu:

a. Tabung pemadam kebakaran , digunakan apabila terjadi kecelakaan dan kecerobohan kerja yang menimbulkan nyala api. Tabung ini harus diletakan ditempat yang mudah terlihat dan terjangkau, seperti di pos satpam.

b. Pagar pengaman , dipasang disekeliling area proyek dan pada daerah-daerah dimana terjadi perbedaan kontur tanah yang tinggi akibat pekerjaan galian. Bentuk pagar yang digunakan adalah batang-batang besi dipasang berdiri dan dihubungkan dengan tali tambang berwarna kuning. Pagar ini diperlukan untuk lokasi antara lain lubang di lantai, lubang di sumur galian tanah, tepi bangunan tinggi.

c. Pemeliharaan jalan kerja dan jembatan kerja, jaringan pengaman pada bangunan tinggi.

3. Rambu-rambu peringatan, fungsi rambu-rambu peringatan antara lain untuk :

a. Peringatan bahaya dari atas.

b. Peringatan bahaya benturan kepala. c. Peringatan bahaya longsoran. d. Peringatan bahaya api / kebakaran. e. Peringatan tersengat listrik.

f. Peringatan untuk memakai alat pengaman kerja.

Selain itu K3 juga mencakup program house keeping yaitu penataan lingkungan yang meliputi perencanaan tata letak fasilitas - fasilitas untuk melaksanakan pekerjaan dan pengelolaan kebersihan linigkungan kerja di proyek antara lain adalah :

1. Perencanaan tata letak (Lay out planning), perencanaan tata letak harus diatur sedemikian rupa sehingga orang dan alat yang berkerja tidak saling terganggu, tetapi justru saling mendukung, agar pelaksanaan kerja dengan produktivitas tinggi dan aman dapat dicapai.

2. House keeping, kebersihan dan kerapihan tempat kerja merupakan syarat K3. Sarana keberhasilan dan kerapihan untuk program K3 adalah:

- Penyediaan air bersih yang cukup. - Penyediaan toilet/WC yang bersih.

- Penyediaan musholla yang besih dan terawat. - Penyediaan toilet / WC untuk pekerja proyek