HCGA
Ketentuan Unggah Data dan
Pembayaran Insentif Bagi Karyawan
Keluar
Definisi
1. PIC Data
Adalah PIC dari masing-masing Bagian (yang mengelola insentif) atau PIC Remuneration (yang mengelola kewajiban), dimana PIC tersebut akan melakukan unggah data-data terkait insentif atau kewajiban karyawan pada sistem Ad1SAP Portal menu INSENTIF_1 dan INSENTIF_2.
Adalah menu pada Ad1SAP Portal yang digunakan oleh PIC Data untuk melakukan proses unggah Memo Internal (MI)/Ketetapan Sementara (KS)/Proposal Persetujuan (PPSJ) terkait insentif atau kewajiban karyawan. 2. INSENTIF_1
Adalah menu pada Ad1SAP Portal yang digunakan oleh PIC Data untuk melakukan proses unggah data insentif atau kewajiban yang akan diterima oleh karyawan
3. INSENTIF_2
Pembayaran insentif karyawan keluar adalah pembayaran insentif untuk karyawan keluar yang insentifnya belum dibayarkan melalui penggajian.
Ketentuan Standarisasi Pemberian dan
Persetujuan Unggah Data
1. Unggah Data Insentif dan Kewajiban Karyawan melalui Ad1SAP Portal
Proses unggah data insentif dan kewajiban karyawan melalui Ad1SAP Portal dilakukan dengan 2 tahap yaitu :
a. Tahap I
1) HCGA qq Personnel akan menginformasikan batas waktu untuk
mengunggah data-data insentif dan kewajiban karyawan pada Ad1SAP Portal kepada PIC Data melalui email.
2) PIC Data wajib melakukan submit data MI/KS/PPSJ terkait insentif atau kewajiban karyawan dalam Format Zip pada menu INSENTIF_1 di Ad1SAP Portal.
Nama File harus menggunakan format “Nama Data Insentif dan Kewajiban Karyawan - Kode Data Unggah”. Contoh : Collection-8A03.
PIC Personnel akan menginformasikan kode data unggah kepada PIC Data melalui email
3) Apabila PIC Data lebih dari 1 orang (maks. 2 Orang) dalam 1 pengajuan data unggah, maka nama dan NIK PIC Data harus dituliskan pada kolom “notes”. PIC Personnel melakukan ceklist (centang) PIC Data yang bisa melakukan proses unggah data. 4) PIC Data harus memperhatikan masa berlaku MI/KS/PPSJ terkait
insentif dan kewajiban karyawan tersebut, dengan ketentuan sebagai berikut :
• Masa berlaku MI terhitung dari tanggal berlaku yang tertera pada MI tersebut.
• Masa berlaku KS adalah sesuai dengan periode yang tertera pada KS tersebut.
• Masa berlaku PPSJ adalah selama 1 bulan dan atau hanya digunakan 1 kali
Apabila masa berlaku MI/KS/PPSJ sudah berakhir, maka tidak akan bisa melakukan proses unggah data pada menu INSENTIF_2. Untuk MI yang sudah digunakan selama 3 tahun berturut-turut pada menu INSENTIF_1 tetapi masih berlaku, maka data MI tersebut harus diuggah ulang terhadap MI pada menu INSENTIF_1.
5) MI/KS/PPSJ terkait insentif dan kewajiban karyawan yang diunggah adalah yang masih berlaku (aktif) dan sudah disetujui oleh Bagian terkait dan harus ada persetujuan dari Head of HCGA.
6) Data MI/KS/PPSJ terkait insentif dan kewajiban karyawan yang sudah di unggah oleh PIC Data di menu INSENTIF_1 akan dilakukan verifikasi oleh PIC Personnel..
7) Apabila data yang diunggah sudah sesuai, maka PIC Personnel akan melakukan persetujuan pada menu INSENTIF_1, agar PIC Data dapat melanjutkan ke Tahap II yaitu Proses unggah data pada menu
INSENTIF_2
b. Tahap II
1) PIC Data menyiapkan data insentif atau kewajiban dengan menggunakan format yang telah ditentukan sesuai pada Lampiran 1
MI_009_HCMC_HCGA_VI_2020_Rincian Data 1 Yang Diajukan untuk Diunggah melalui Ad1SAP Portal dan Lampiran 2 MI_009_HCMC_HCGA_VI_2020_Rekap Data 1 Untuk Diunggah Melalui Ad1SAP Portal
2) PIC Data mengunggah data Lampiran 1 dan 2 tersebut (data sudah dalam format text (tab delimeted)) pada menu INSENTIF_2 di Ad1SAP Portal sesuai dengan kode data yang sudah diberikan (kode data sama dengan kode data yang dimasukkan pada menu INSENTIF_1)
3) Apabila data insentif yang diunggah merupakan insentif performance karyawan, maka PIC data wajib memberikan tanda checklist (V) pada kolom “Dipotong SP”, sehingga data tersebut akan otomatis dipotong SP sesuai besaran pemotongan SP yang dikenakan sebagai sanksi karyawan tersebut. Apabila bukan insentif performance karyawan maka tidak perlu dichecklist.
Ketentuan Standarisasi Pemberian dan
Persetujuan Unggah Data
4) Jika PIC Data ingin melakukan pengecekan ulang atas data insentif atau kewajiban yang sudah diunggah tersebut, maka PIC Data dapat memilih tombol “ export to excel”.
5) PIC Data juga wajib memberikan tanda checklist (V) pada kalimat
pernyataan “Data Insentif yang di unggah sesuai dengan MI/KS/PPSJ”. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa data yang diunggah sudah sesuai dengan ketentuan yang tertera pada MI/KS/PPSJ insentif dankewajiban karyawan. Jika data sudah sesuai, maka PIC Data melakukan submit.
6) Data tersebut harus mendapat persetujuan dari atasan langsung min. Level manager dan Head of Level 1 dari PIC Data. Jika persetujuan oleh atasan langsung min. Level manager dan Head of Level 1 dari PIC Data dilakukan setelah tgl cut off, maka secara otomatis Data Unggah tersebut akan diproses pada payroll bulan berikutnya
7) Data Unggah yang sudah disetujui oleh atasan langsung min. Level Manager dan Head of Level 1 terkait akan dilanjutkan proses approval sesuai dengan ketentuan alur approval.
8) PIC Data mengirimkan softcopy (format ecxel) Rekap Data Unggah (Lampiran 1 dan Lampiran 2) kepada PIC Personnel setelah melakukan proses Unggah data. Apabila softcopy tidak diberikan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan seperti pada poin 1 tahap 1.a) di atas, maka data unggah tidak akan diproses.
9) Data yang dikirim ke HCGA qq Personnel di-cc ke atasan terkait harus diberi password dengan format “uploadMMYY” untuk menjaga
kerahasiaan data. Jika dikemudian hari terjadi kebocoran data, maka hal tersebut menjadi tanggung jawab PIC Data.
Contoh: Data unggah bulan Maret 2020, maka passwordnya adalah upload0320.
Ketentuan Standarisasi Pemberian dan
Persetujuan Unggah Data
10) Nama File softcopy data unggah yang dikirim, harus menggunakan format “bulan-tahun-Data Upload, nama data unggah-Kode Unggah-nama PIC-Nama Divisi”
11) Selanjutnya proses persetujuan Data Unggah pada Ad1SAP Portal adalah sebagai berikut :
No Deskripsi Aktifitas, Tugas dan Tanggungjawab
1. PIC Data 1.1 Sebagai pihak yang mengajukan Data Unggah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
1.2 WAJIB memastikan Data yang diunggah sudah sesuai dengan MI/KS/PPSJ yang berlaku.
1.3 Memonitor alur proses workflow dan melakukan follow up.
2. PIC Approval (Min.Level
Manager & Head of Level 1 dari PIC data)
2.1 Sebagai pihak yang melakukan pemeriksaan terhadap pengajuan Data Unggah.
2.2 WAJIB melakukan pemeriksaan yang meliputi Data karyawan dan nominal yang diunggah. 3. PIC proses 1
(PIC Personnel HO)
3.1 Melakukan pemeriksaan terhadap kode unggah dan jumlah nominal setiap pengajuan Data Unggah terhadap rekap data unggah.
3.2 Dapat melakukan revise terhadap Data Unggah yang masuk di to do list (bila diperlukan).
4. PIC Approval HRR WAJIB memeriksa SP karyawan dan besaran Potongan SP
5. PIC Proses 2 (Head of Personnel)
Melakukan approval setelah memastikan hasil pemeriksaan yang dilakukan oleh PIC Proses 1. 6. PIC Inisiator
(Menunggu Data Final)
Apabila Pengajuan Data Unggah sudah masuk ke SAP R3, maka rekap paid Data Unggah dapat dilihat pada menu monitoring dengan memasukkan periode payroll.
Ketentuan Standarisasi Pemberian dan
Persetujuan Unggah Data
Pengecekan Laporan Hasil Unggah Data
Melalui Ad1SAP Portal
1. PIC Data dapat melakukan 2 kali proses penarikan Laporan Data yang berhasil diunggah, yaitu:
a. Setelah data unggah lengkap disetujui dan masuk dalam proses payroll.
b. Setelah proses payroll final (payday), PIC data dapat melakukan pengecekan serta menarik Report Data Paid. Report Data Paid berisi keterangan apakah data berhasil atau tidak terunggah di SAP R3, sehingga PIC Personnel tidak perlu membuat dan mengirimkan report secara manual lagi.
Report Data Paid dapat ditarik di menu INSENTIF_2 pada sub menu Monitoring, PIC Data dapat memasukkan periode Data Paid yang akan dicek.
2. Pada Report Data Paid terdapat kolom Status Paid dengan keterangan sebagai berikut :
a. Pay adalah data unggah sukses masuk ke sistem SAP R3 dan terbayarkan ke karyawan.
b. Not Pay adalah data yang diunggah tidak masuk ke sistem SAP R3 dan tidak terbayarkan ke karyawan
Pembayaran Insentif Karyawan Keluar
I. Ketentuan Pembayaran Insentif Karyawan Keluar
1. Pembayaran insentif karyawan keluar akan dilakukan berdasarkan data insentif dari PIC Personnel yaitu insentif yang ditolak pada saat dilakukan unggah data ke penggajian dan dilakukan analisa berdasarkan Kategori alasan resign.
2. Pembayaran insentif karyawan keluar diajukan berdasarkan kategori alasan resign sebagai berikut :
a. Kategori A : Pembayaran Insentif Otomatis /Tanpa Proposal Persetujuan (PPSJ) b. Kategori B : Pembayaran Insentif dengan Proposal Persetujuan (PPSJ)
c. Kategori C : Tidak ada pembayaran Insentif
No. Kategori A Kategori B Kategori C
1. Passed Away (Sick) Contract Failed Court Order 2. Passed Away (Accident) Reguler – Unperformed Fraud
3. Retirement Unperformed Awol ( mangkir )
4. Back to School Training Failed Fatal Violations
5. Family Reason Prob Failed Criminal Matters
6. Internal Marriage Disstfy w/Coy Reg Member Of Contradictory Organization
7. Start Business Indication Of Fraud
8. Better Job & Benefit 9. Reguler – Health Problem 10. End Of Training 11. End Of Contract 12. End Of Probation 13. Health Problem 14. Reorganization 15. Competitor 16. Re-employeed
Pembayaran Insentif Karyawan Keluar
3. PIC Personnel akan mengeluarkan Data Tolakan Insentif kepada PIC Data, yang berisikan data insentif yang tidak berhasil di unggah pada penggajian (payroll) karena karyawan yang bersangkutan sudah diterminasi di SAP R3 berdasarkan alasan resign sesuai dengan poin Pembayaran Insentif
Karyawan Keluar Poin.I no.2, selambat-lambatnya 7 hari kerja setelah tanggal penggajian.
II. Mekanisme Pembayaran Insentif Karyawan Keluar
1. Pembayaran insentif karyawan keluar Kategori A (Pembayaran insentif otomatis/ tanpa Proposal Persetujuan)
a. Berdasarkan data tolakan insentif pada poin Pembayaran Insentif Karyawan Keluar poin.I.no 3 di atas, maka sebelum PIC Personnel mengajukan permohonan pembayaran tolakan insentif melalui payroll bulan berikutnya, PIC Personnel akan melakukan pengecekan sebagai berikut :
• Kopkara Konfirmasi ke kopkara apakah karyawan tersebut masih mempunyai kewajiban pinjaman dana.
• Remuneration Konfirmasi ke remuneration apakah karyawan tersebut mempunyai kewajiban seperti Penempatan, MOP, Loan, Ekses Klaim, Premi BPJS Kesehatan yang terbayarkan. Jika
kewajiban tersebut masih ada, maka akan diperhitungkan dari insentif yang belum terbayarkan tersebut
b. PIC Personnel akan menginformasikan data yang akan dicairkan insentifnya beserta informasi tentang data kewajibannya (jika ada) kepada ke PIC Data, Regional HCGA Officer dan HCGA Head, dimana jika karyawan tersebut masih mempunyai kewajiban terhadap perusahaan, maka dana insentifnya akan digunakan untuk pelunasan atau pembayaran sebagian dari kewajiban tersebut.
c. Pembayaran tolakan insentif akan dibayarkan melalui payroll pada bulan berikutnya dan akan langsung ditransfer ke rekening
karyawan sesuai dengan data nomor rekening yang tertera di SAP R3 .
Pembayaran Insentif Karyawan Keluar
d. PIC Personnel akan menginformasikan pencairan dana insentif
tersebut melalui email ke Regional HCGA Officer, HCGA Head dan PIC Data.
e. Pembayaran insentif tolakan karyawan keluar kategori A maksimal 6 (enam) bulan sejak tanggal karyawan keluar.
2. Pembayaran insentif karyawan keluar kategori B (Pembayaran insentif dengan Proposal Persetujuan)
a. Berdasarkan data tolakan insentif pada butir D.I.3 di atas, Personnel menginformasikan melalui email kepada Regional HCGA Officer dan PIC Data untuk dibuatkan proposal persetujuan (PPSJ Manual) yang sudah disetujui oleh PIC Data dan Head of Level 1 dari PIC Data, apabila insentif tersebut akan dicairkan.
b.Mekanisme pengajuan PPSJ Manual sebagai berikut : • Alur Pengajuan
Lokasi PIC Initiator PIC Persetujuan
Branch/Regional Atasan Terkait (minimal Section Head)
Min. Level Manager & Head of Level 1 Kantor Pusat Atasan Terkait
(minimal Manager)
Head of Level 1
• PPSJ yang sudah disetujui oleh Regional HCGA Manager kemudian dikirimkan ke PIC Data untuk dilakukan :
➢Pencatatan tanggal PPSJ diterima dari Branch/Regional ke PIC Data ➢Pengecekan data karyawan
➢Catatan nominal yang disetujui
Pembayaran Insentif Karyawan Keluar
c. Selanjutnya PIC Data mengirimkan PPSJ yang sudah lengkap disetujui kepada PIC Personnel.
d. Penerimaan PPSJ manual dari PIC Data ke PIC Personnel dilakukan sebagai berikut :
• PPSJ yang diterima di PIC Personnel dari tanggal 28 bulan berjalan sampai dengan tanggal 12 bulan berikutnya, akan diajukan
pembayaran melalui payroll pada bulan berjalan.
• PPSJ yang diterima di PIC Personnel dari tanggal 13 bulan berjalan sampai dengan tanggal 27 bulan berjalan, akan diajukan pembayaran melalui payroll pada bulan berikutnya
PIC Personnel Dari tanggal 28 – 12 Setiap tanggal
PPSJ
diterima
PIC Personnel Dari tanggal 13 – 27 Setiap tanggal
PPSJ
diterima
e. Batas waktu penerimaan PPSJ Insentif karyawan keluar di PIC Personnel maksimal 3 (tiga) bulan sejak tanggal karyawan keluar.
Contoh:
Karyawan A keluar efektif per tanggal 01 Maret 2020, maka PPSJ yang diajukan oleh Branch/Regional maksimal diterima oleh PIC Insentif Bagian terkait, paling lambat tanggal 31 Mei 2020. Apabila lewat dari batas
Pembayaran Insentif Karyawan Keluar
f. Sebelum mengajukan permohonan pembayaran melalui payroll, PIC Personnel akan melakukan pengecekan sebagai berikut
• Kopkara
Konfirmasi ke kopkara apakah karyawan tersebut masih mempunyai kewajiban pinjaman dana.
• Remuneration
Konfirmasi ke remuneration apakah karyawan tersebut mempunyai kewajiban seperti Penempatan, MOP, Loan, Ekses Klaim, Premi BPJS Kesehatan yang terbayarkan. Jika kewajiban tersebut masih ada, maka akan diperhitungkan dari insentif yang belum terbayarkan tersebut. lnsentif karyawan keluar dengan alasan resign sesuai kategori B akan dibayarkan melalui payroll dan akan langsung ditransfer ke rekening karyawan sesuai dengan data nomor rekening yang tertera di SAP R3
g. PIC Personnel akan menginformasikan pencairan dana insentif tersebut melalui email ke Regional HCGA Officer, HCGA Head dan PIC Data.
3. Tidak ada pembayaran insentif untuk karyawan keluar yang alasan resignya masuk dalam kategori C
Ketentuan Tambahan
1. Yang dimaksud dengan data unggah lain-lain adalah data unggah yang tidak diproses melalui Ad1Sap Portal
2. Mekanisme pengolahan dan pengecekan data lain-lain yaitu sebagai berikut:
a. PIC Data mengirimkan data kepada PIC Personnel melalui email. Data yang dimaksud dapat berupa Lampiran 1, Lampiran 2 atau Lampiran 3.pada MI_009_HCMC_HCGA_VI_2020_Ketentuan Unggah Data dan Pembayaran Insentif Bagi Karyawan Keluar
b. PIC Personnel akan melakukan pengecekan dan memasukan data tersebut dalam format text (tab delimeted).
c. PIC Personnel melakukan unggah data melalui SAP R3.
d. HCGA qq Head of Personnel memberikan persetujuan terhadap data yang sudah diunggah.
e. PIC Personnel akan memberikan laporan hasil unggah data lain-lain kepada PIC Data melalui email.
