55 5.1. Kesimpulan
Berdasarkan pada hasil pembahasan mengenai permasalahan yang terjadi di lingkungan Apotek Febby, maka kesimpulan berdasarkan hasil kajian tersebut adalah sebagai berikut:
1. Apotek Febby mengalami hambatan dalam sistem penjualan karena disebabkan oleh berbagai faktor diantaranya: perangkapan fungsi yang dilakukan asisten apoteker. Saat ini, tenaga kerja yang dipekerjakan di Apotek Febby sebanyak 6 orang, dimana 1 orang apoteker, 4 orang sebagai asisten apoteker, 1 orang pengiriman, dengan penempatan sebagai berikut:
a. Asisten apoteker 2 = penerimaan order b. Asisten apoteker 2 = kasir dan gudang obat c. 1 orang karyawan = bagian pengiriman
Padahal fungsi penjualan yang berjalan di Apotek Febby meliputi fungsi:
penerimaan order, fungsi kasir, fungsi gudang (penyiapan obat), fungsi pembukuan, dan fungsi pengiriman (untuk penjualan obat yang memerlukan pengantaran).
Berdasarkan kondisi tersebut, maka terdapat ketimpangan antara jumlah karyawan yang ada dan fungsi operasional yang dibutuhkan, sehingga kondisi ini menganggu kelancaran penjualan di Apotek Febby. Secara teoritis, seharusnya tidak terdapat perangkapan fungsi yang dilakukan oleh setiap karyawan karena hal ini sangat rawan terhadap penyimpangan dan sangat menghambat kelancaran proses penjualan.
2. Jam kerja di Apotek Febby mulai jam 08.00 – 23.00, karyawan dibagi menjadi tiga shift sehingga setiap shif satu orang dan satu orang assisten apoteker lagi yang diperbantukan (terkadang masuk pagi, siang, atau malam). Kondisi ini tentunya sangat menghambat proses penjualan dimana ketika melayani satu orang pembeli, maka pembeli lain terpaksa harus antri untuk dilayani.
5.2. Rasionalisasi
Kecepatan proses dalam memberikan layanan menjadi pertimbangan tertentu bagi pembeli untuk memutusakan salah satu apotek. Penilaian atas kecepatan proses ini didasarkan pada beberapa tolok ukur, diantaranya adalah:
1. Kecepatan layanan dari apotek pesaing
Konsumen mempunyai kebebasan untuk memilih salah satu apotek yang diingini. Dalam proses memilih ini, maka konsumen akan mempertimbangkan semua faktor, dan diantaranya adalah kecepatan dalam pemberian layanan.
2. Urgensitas kebutuhan konsumen
Konsumen yang ingin mendapatkan obat dengan cepat, maka konsumen ini menginginkan layanan yang sangat cepat. Semakin mendesak kebutuhan konsumen, maka konsumen akan berusaha untuk memilih apotek yang mampu memberikan layanan tercepat.
Tolok ukur kecepatan sebuah layanan sangat tergantung pada beberapa faktor, dan diantaranya adalah kecukupan jumlah tenaga kerja berdasarkan pada banyaknya pekerjaan yang harus ditangani. Demikian halnya dengan Apotek Febby, maka terjadinya perangkapan fungsi dalam prosedur penjualan menyebabkan kecepatan layanan juga terhambat.
Pada saat ini, setiap shif hanya terdiri dari satu orang dan satu orang assisten apoteker lagi yang diperbantukan (terkadang masuk pagi, siang, atau malam), padahal fungsi yang harus dijalankan meliputi fungsi penerimaan order, fungsi kasir, dan fungsi penyediaan obat. Melalui penambahan dua asisten apoteker, maka kalkulasi waktu proses dari setiap transaksi dapat disajikan dalam tabel berikut:
Tabel 5.1. Kalkulasi Waktu Proses Penjualan Melalui Penambahan dua Orang Karyawan
Aktivitas Waktu
(menit)
Pemesanan obat 2
Pencarian obat di gudang obat 2
Pembayaran ke kasir 1
Input data oleh kasir 2
Total waktu 7
Sumber: hasil observasi
Melalui penambahan dua asisten apoteker, maka terjadi penghematan waktu proses sebesar 36% karena waktu yang dibutuhkan dari proses sebelumnya adalah 11 menit dan waktu keseluruhan yang dibutuhkan untuk satu kali transaksi adalah 7 menit. Bahkan untuk saat-saat antri, maka waktu 4 menit mempunyai peran besar untuk menekan kemungkinan antrian pembeli.
Konsekuensi dari penambahan dua orang asisten apoteker ini adalah penambahan gaji untuk asisten apoteker. Adapun perhitungan gaji untuk asisten apoteker ini adalah sebagai berikut:
Tabel 5.2. Kalkulasi Pengeluaran gaji Melalui Penambahan Dua Asisten Apoteker
Assisten Apoteker Gaji Bonus Total Pengeluaran Tahunan
tahunan Sebelum
penambahan Setelah penambahan Assisten apoteker 1 775,000 775,000 10,075,000 10,075,000 Assisten apoteker 2 700,000 700,000 9,100,000 9,100,000 Assisten apoteker 3 700,000 700,000 9,100,000 9,100,000 Assisten apoteker 4 700,000 700,000 9,100,000 9,100,000 Assisten apoteker 5 500,000 500,000 - 6,500,000 Assisten apoteker 6 500,000 500,000 - 6,500,000
Total Pengeluaran 37,375,000 50,375,000
Sumber: Proyeksi Penulis
Berdasarkan pada data di atas, diketahui bahwa penambahan dua orang assisten apoteker menambah pengeluaran tahunan sebesar Rp 13.000.000. Dilihat persentasenya berarti terjadi kenaikan persentase sebesar 35% (13.000.000 /37.375.000). jika dibandingkan, maka kenaikan biaya sebesar 35% lebih rendah dibandingkan terjadinya penurunan penjualan karena kecepatan layanan Apotek Febby yang semakin rendah yaitu sebesar 58.05% (tabel 4.6). Hal ini menunjukkan bahwa penambahan dua orang asisten apoteker lebih efektif karena lebih rendah dari persentase penurunan penjualan Apotek Febby.
5.3. Saran
Berdasarkan alternatif solusi masalah yang diajukan tersebut, maka saran yang diajukan adalah sebagai berikut:
1. Solusi yang diajukan sehubungan dengan perbaikan prosedur penjualan di Apotek Febby tersebut adalah sebagai berikut:
a. Alternatif satu:
Apotek Febby menambah jumlah karyawan sebanyak dua orang, sehingga setiap shif terdapat dua orang karyawan. Dalam hal ini memang masih terdapat perangkapan fungsi, namun jika terlalu banyak menarik karyawan baru, maka biaya operasional akan naik.
b. Alternatif dua:
Mengatur desain internal apotek dengan mendekatkan gudang obat, kasir, dan tempat pelayanan pembeli. Hal ini akan mampu mempercepat proses penjualan di Apotek Febby.
c. Alternatif tiga:
Prioritas pada penjualan dengan sistem pengiriman barang. Melalui sistem ini, maka bisa meningkatkan fungsi bagian pengiriman dan konsumen yang membeli obat merasa lebih nyaman karena obat dikirimkan.
Pengaturan shift kerja dengan sistem roling yaitu setiap minggu. Untuk setiap tujuh hari kerja, karyawan diberikan libur satu hari kerja, dimana libur kerja tersebut tidak boleh secara bersamaan. Adapun ilustrasi dari pengaturan libur kerja tersebut adalah sebagai berikut:
Tabel 5.3. Pengaturan Libur kerja Karyawan
Shift 1 Shift 2 Shift 3
Hari kerja/
karyawan Karyawan 1 Karyawan 2 Karyawan 3 Karyawan 4 Karyawan 5 Karyawan 6
Hari ke1 Libur - - - - -
Hari ke2 - Libur - - - -
Hari ke3 - - Libur - - -
Hari ke4 - - - Libur - -
Hari ke5 - - - - Libur -
Hari ke6 - - - - - Libur
Hari ke7 - - - - - -
Hari ke8 Libur - - - - -
Hari ke9 Libur - - - -
Hari ke10 - Libur - - -
Hari ke11 - - Libur - -
Hari ke12 - - - Libur -
Hari ke13 - - - - Libur
Keterangan:
Libur = jadwal libur asisten apoteker - = jadwal masuk kerja asisten apoteker
2. Apotek Febby sebaiknya mulai mengkonsentrasikan pada sistem pengiriman barang disamping melayani penjualan langsung untuk meningkatkan penjualan apotek. Untuk mendukung langkah ini, maka diperlukan kebijakan promosi, yaitu memberikan selebaran atau brosur- brosur untuk menunjukkan keberadaan Apotek Febby
3. Untuk mempercepat prosedur penjualan, maka penyederhanaan proses dari prosedur penjualan sebaiknya dilakukan. Penyederhanaan proses ini sebagaimana diilustrasikan dalam flowchart berikut:
Gambar 5.1. Penyederhanaan Prosedur penjualan
Sumber: usulan penulis
Prosedur kerja asisten apoteker tersebut berbeda dari proses sebelumnya, dimana proses sebelumnya (gambar 4.3), kerja kasir untuk input data harus menunggu hasil kerja dari bagian gudang obat. Jika proses disederhanakan dengan kerja asisten apoteker yang langsung memberikan dokumen pesanan obat kepada kasir dan bagian gudang obat memungkinkan proses kerja antara kasir dan gudang obat tidak harus saling menunggu.
Selain itu, proses pembayaran yang dilakukan konsumen langsung kepada kasir juga bisa menghemat waktu proses karena asisten apoteker bisa melayani konsumen lainnya. Melalui penyederhanaan prosedur penjualan ini akan mampu meningkatkan kecepatan proses dan akhirnya berpengaruh terhadap kecepatan transaksi penjualan di Apotek Febby.
