Pengertian Gaji dan Upah Definisi Menurut Para Ahli Unsur serta Sistem Pengawasan Intern
Pengertian Gaji dan Upah adalahApapun akan dilakukan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan, yaitu mendapatkan profit semaksimal mungkin. Oleh karena itu perusahaan harus melakukan cara yaitu dengan menggunakan Sumber Daya Manusia yang terampil dan cerdas di bidangnya masing-masing. Untuk itu pimpinan harus berusaha merangsang karyawannya agar dapat melakukan tugas dengan baik.
Salah satu cara untuk meningkatkan rangsangan kerja karyawan yaitu dengan memberikan imbalan dalam bentuk uang atau barang yang sesuai dengan kemampuan perusahaan. Balas jasa yang biasa diterima disebut sebagai gaji dan upah. Pembayaran gaji dan upah merupakan masalah yang dapat mempengaruhi hubungan antara tenaga kerja dengan perusahaan. Oleh karena itu jumlah gaji dan upah yang diberikan harus berdasarkan peraturan yang dapat diterima semua pegawai.
Di dalam masyarakat masih banyak yang belum bisa membedakan antara isilah gaji dan upah. Hal ini disebabkan karena kedua istilah ini merupakan bentuk jasa yang diberikan oleh atasan kepada tenaga kerja atas pekerjaannya. Berikut ini penulis akan mengemukakan beberapa pengertian gaji dan upah menurut para ahli:
Definisi Gaji dan Upah Menurut Para Ahli
Gaji merupakan sejumlah pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas
administratif dan manajemen yang biasanya ditetapkan secara bulanan. Sedangkan
upah merupakan imbalan yang diberikan kepada buruh yang melakukan pekerjaan
kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik, jumlah pembayaran upah
biasanya ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang
diselesaikan.G. Sugiyarso d an F. Winarni, Dasar-dasar Akuntansi Perkantoran, Yog
yakarta, 2005, pa ge 95
Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan PNS, anggota TNI dan POLRI dan anggota pemerintah yang dibayarkan secara bulanan. Sedangkan upah merupakan penerimaan sebagai imbalan dari pengusaha kepada tenaga kerja untuk suatu pekerjaan atau jasa yang telah dilakukan dan dinilai dalam bentuk uang sesuai dengan perjanjian kerja antara pengusaha dan pekerja termasuk tunjangan baik untuk pekerja sendiri maupun keluarganya.Achma d S. Ruky, Manajemen Penggajian dan Pengupahan Karyawan Perusahaan, Jakarta., 2001, pag e 8
Gaji pada umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manager, dan dibayarkan secara tetap per bulan. Sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan. Mulyad i, Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Jakarta., 2001, pag e 377
Dari kutipan di atas dapat disimpulkan bahwa gaji adalah balas jasa bagi karyawan tetap yang diberikan oleh perusahaan yang masa kerjanya lebih lebih panjang.
Sedangkan upah adalah balas jasa yang diberikan pada karyawan yang pembayarannya didasarkan oleh waktu atau hasil kerja.
Dalam praktek di perusahaan dan dalam buku-buku manajemen sumber daya manusia istilah upah dan gaji digunakan dalam konteks yang berbeda.
1. Upah digunakan untuk menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu pendek, misalnya per hari atau malahan per jam. Gaji menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu lebih panjang biasanya sebulan.
2. Untuk menggambarkan kaitan pekerja penerima upah dengan proses
produksi pada industri manufaktur. Upah (wage) dibayarkan kepada pekerja
yang terlibat langsung dalam proses produksi, baik terlibat langsung maupun
tidak langsung.
Unsur-unsur Gaji dan Upah.
Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai unsur dari biaya dan upah yang keseluruhannya disebut dengan biauya tenaga kerja. unsur-unsur gaji dan upah seperti terterah dibawah ini:
1. Gaji Pokok
Gaji pokok merupakan gaji yang telah ditetapkan perusahaan berdasarkan kontrak kerjanya.
2. Premi
Premi adalah upah tambahan yang diberikan kepada karyawan dikarenakan karyawan tersebut telah bekerja dengan baik melebihi standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Misalnya perusahaan telah menetapkan output standar yang harus diselesaikan sebanyak 20 unit/hari, maka bagi karyawan tersebut akan diberikan upah tambahan sebesar jumlah kelebihan standar.
3. Lembur
Lembur merupakan upah yang dibayarkan kepada karyawan yang melebihi jam kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Biasanya karyawan yang telah melakukan pekerjaan melebhi jam kerjanya maka akan ada tarif yang lebih tinggi dibandingkan tarif biasa.
4. Bonus
Bonus merupakan upah yang diberikan perusahaan pada suatu tahun fiskal memperoleh keuntungan yang ditetapkan setelah berkonsultsi dengan pemerintah dan serikat kerja.
5. Catu
Catu merupakan upah yang diberikan perusahaan kepada karyawan dalam
bentuk barang, misalnya minyak, gula dan sebagainya.
6. Perlengkapan dan sarana lain
Merupakan upah yang diterima karyawan secara tidak langsung, upah ini berupa bentuk jasa seperti: hiburan, pelayanan kesehatan, dan transportasi yang diterima tidak dalam bentuk uang. G. Sugiyarso d an F. Winarni, Dasar- dasar Akuntansi Perkantoran, Yog yakarta, 2005, pa ge 97
Unsur-unsur yang telah dijelaskan di atas tentunya mempunyai latar belakang yang mendasar untuk diadakan. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian dari strategi dan kebijakan perusahaan walaupun ada sebagian yang ditetapkan oleh pemerintah melalui peraturan perundangan misalnya cuti, izin, dana pensiun dan asuransi kecelakaan kerja.
Latar belakang mengenai unsur-unsur tersebut yaitu:
1. Perusahaan yang ingin mendorong prestasi kerja dan produktivitas karyawannya harus memperbesar jumlah unsur-unsur tersebut yang pemberiannya dikaitkan sepenuhnya dengan prestasi kerja individu, kinerja dan produktivitas perusahaan. Sebaliknya perusahaan harus memperkecil jumlah unsur-unsur tersebut kecuali yang sifatnya “normatif”.
2. Agar pimpinan perusahaan dan terutama pimpinan bagian sumber daya manusia mengetahui dengan pasti apa saja unsur-unsur yang telah dijelaskan di atas. Hal ini penting karena dalam perundingan pembuatan atau pembaharuan kesepakatan kerja bersama bisa saja pimpinan organisasi pekerja mengklaim bahwa tingkat upah atau gaji karyawan perusahaan tersebut kalah oleh perusahaan lain yang sejenis. Achma d S. Ruky, Manajemen Penggajian dan Pengupahan Karyawan Perusahaan, Jakarta., 2001, pag e 10
Dari uraian diatas jelas sekali bahwa pimpinan perusahaan harus mencermati
semua unsur tersebut selain gaji pokok. Unsur-unsur tersebut harus dikendalikan
dan setiap terjadi peningkatan dalam besarnya perusahaan seharusnya
mempertanyakan apa yang diperolehnya dari pihak karyawan.
Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantuk hal-hal yang berkaitan dengan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai pendukung pelaksanaan tugas yang harus dilaksakan.
Dokumen ini terdiri dari:
1. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat- surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lainnya.
2. Kartu Jam Hadir
Dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3. Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
4. Daftar Gaji dan Upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dukurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain-lain.
5. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang dibuat
berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
7. Amplop Gaji dan Upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah.
8. Bukti dan Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkann informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Mulyad i, Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Jakarta., 2001, pag e 389
Dokumen untuk pembayaran gaji dan upah :
1. Otorisasi dan Notifikasi
2. Menyiapkan gaji melalui kartu jam kerja, register penggajian dan cek pembayaran. Ge orgeH. Bodnar da n William S. Hop woo d, Sistem informasi akunt ansi, Jakarta., 2000, pag e 287
Penggajian dan pengupahan merupakan objek yang sangat mudah untuk diselewengkan.
Ada beberapa cara untuk melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah, antara lain:
1. Pegawai fiktif penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja lagi bagi perusahaan. Peristiwa ini sering sekali terjadi akibat dari keterlanjutan penerbitan cek setelah pegawai diberhentikan.
2. Menguangkan cek gaji dan upah pegawai yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan.
3. Menyiapkan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud untuk
mendapatkan pembayaran dua kali.
4. Membuat kesalahan-kesalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan upah yang diterima karyawan melebihi ataupun mengurangan jumlah yang semestinya dibayar.
5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain.
6. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji dan upah.
7. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran.
Setiap perusahaan mempunya prosedur pencatatan gaji dan upah. Prosedur pencatatan ini dilakukan untuk membedakan tugas yang dilakukan oleh satu bagian dari bagian lainnya. Agar masing-masing bagian dapat bekerja semaksimal mungkin.
Prosedur pencatatan penggajian adalah proses penggajian harus terpisah dari penyiapan data masukan untuk dasar pembayaran, laporan-laporan jam kerja dan data kepegawaian. Data kepegawaian diterima dari departemen kepegawaian.
Laporan-laporan yam kerja diterima dari pencatat jam kerja. Daftar gaji memuat rincian perhitungan gaji bersih (gaji kotor dikurangi potongan-potongan). Cek pembayaran dikirimkan ke departemen pengeluaran kas untuk ditandatangani, ditelaah dan didistribusikan rangkapan daftar gaji dikirim ke departemen utang uaha untuk dilakukan pencatatan penggajian. Ge orgeH. Bodnar da n William S. Hop woo d, Sistem informasi akunt ansi, Jakarta., 2000, pag e 286
DISTRIBUSI GAJI DAN UPAH
Pendistribusian gaji dan upah pada CV X kepada para pegawainya adalah setiap
tanggal 31-1 pada suatu periode. Pendistribusian gaji diberikan langsung kepada
para pegawainya pada tanggal tersebut. Jika perusahaan pada tanggal tersebut
belum mendapatkan keuntungan sesuai dengan target yang diinginkan maka
penyerahan gaji dilakukan hingga target telah tercapai. Pada bulan berikutnya, bila
gaji belum dibayar sepenuhnya maka akan dibayar pada bulan berikutnya.
Prosedur perhitungan gaji dan upah pada CV X dibayarkan pada setiap karyawan per tanggal 31-1 pada suatu periode. Gaji karyawan bulanan dibayar dalam jumlah yang tetap sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan perusahaan.
Total gaji bersih = gaji poko + komisi – potongan
Pada CV X dapat dilihat beberapa hal yang termasuk dalam perhitungan gaji dan upah, yaitu:
1. Hari Kerja
Para karyawan bekerja setiap hari dalam satu minggu, karena di perusahaan ini hanya terdapat karyawan yang beragama islam, maka pada saat hari besar keagamaan maka karyawan dinyatakan libur. Bagi golongan driver maka hari liburnya adalah pada saat driver tersebt kembali ke Medan setelah mengantarkan para penumpang ke tempat tujuan. Bagi karyawan yang berada di kantor maka hari libur ditentukan sesuai pembagian shift yang ditentukan oleh sekretaris perusahaan. Jam kerja di kantor yaitu selama 6 jam per shift.
2. Waktu Istirahat.
Waktu istirahat yang ditentukan perusahaan yaitu minimal 3 jam setelah masuk kerja. Misalnya pada shift pagi yang waktu masuknya adalah pukul 09.00 WIB maka waktu istirahatnya pada pukul 12.00 WIB. Waktu istirahat ini biasanya bisa dimajukan atau dimundurkan sesuai dengan kesediaan karyawan.
3. Lembur.
Pada perusahaan ini, tidak ada istirahat lembur. Apabila karyawan bekerja melebihi jam kerjanya maka hal tersebut hanya dianggap sebagai loyalitas.
Karena pekerjaan tersebut biasanya merupakan pekerjaan yang belum
selesai dikerjakan pada waktu shift. Pada hari besar keagamaan maka gaji
karyawan dihitung normal seperti hari biasa.
4. Cuti
Cuti yang diberikan kepada karyawan dari perusahaan sebagai berikut:
o
Cuti Tahunan, diberikan pada karyawan yang telah bekerja minimal satu tahun secara terus menerus. Masa cuti yang diberikan perusahaan selama dua minggu. Selama cuti, maka pembayaran gaji tetap berlangsung.
o
Cuti Khusus, dalam perusahaan ini cuti khusus yang diberikan hanya dua jenis yaitu cuti pada saat pernikahan dan pada saat melahirkan.
Pada saat pernikahan cuti yang diberikan selama satu minggu. Dan pada saat melahirkan cuti yang diberikan selama tiga minggu. Pada cuti khusus ini pembayaran gaji juga tetap berlangsung.
Adapun prosedur perhitungan gaji dan upah yang diterapkan pada CV X, yaitu:
Sistem Pengawasan Intern Gaji dan Upah.
Untuk mencapai tujuan pengawasan intern gaji dan upah agar dapat berfungsi
dengan baik maka diperlukan syarat-syarat tertentu yang merupakan pengawasan
itu sendiri. Apabila syarat-syarat tersebut telah terpenuhi maka tujuan perusahaan dapat tercapai dengan menggunakan fasilitas yang ada secara efektif dan efisien.
Pembentukan dan pemeliharaan suatu sistem pengawasan intern adalah kewajiban manajemen. Tanggung jawab dari manajemen memberikan keyakinan yang masuk akal kepada pemilik perusahaan bahwa kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik. Maka sistem pengawasan intern ini diperlukan untuk melaksanakan kewajiban tersebut. Berikut beberapa pengertian pengawasan intern menurut beberapa ahli:
Pengertian pengawasan intern meliputi organisasi serta metode ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta milik perusahaan, mencek kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah digariskan. Ikatan Akunt an Indonesia, Standar Akuntansi Keuangan, Jakarta., 2002, pag e 29.
Pengawasan intern adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya. S. Carl Warrens, James M. Reev, da n Philip E. Fess, Pengantar Akuntansi, Jakarta., 2005, pag e 229.
Pengawasan intern dalam pengawasan akuntansi (accounting control) dan pengawasan administrasi (administrative control).
1. Pengawasan Akuntansi (accounting control)
Meliputi rencana organisasi dan semua metode serta prosedur yang berkaitan terutama dengan data akuntansi dan berhubungan langsung dengan pengamanan terhadap kekayaan perusahaan dan keandalan catatan keuangan.
2. Pengawasan Administrasi (administrative control)
Meliputi rencana organisasi dan semua metode serta prosedur yang berkaitan
dengan efisiensi operasi dan ketaatan terhadap kebijakan manajemen. Indra
Bastian, Akuntansi Sektor Publik, Yog yakarta., 2001, p age 52.
Jenis pengawasan intern adalah:
1. Pengendalian yang berhubungan dengan transaksi atau aplikasinya, yaitu:
Pada tahapan masukan atau mempersiapkan data, meliputi pengecekan visual, sumber dokumen yang dirancang, register dokumen, tape yang terkendali dan kode rekening.
Pada tahapan pengolahan data, meliputi pemeriksaan, total batch dan rekonsiliasi.
Pada tahapan keluaran, meliputi evaluasi atau review dan daftar distribusi.
2. Pengendalian yang bersifat umum (general control) meliputi:
Pengendalian organisasi, yaitu pengendalian yang menekankan adanya pemisahan fungsi, wewenang dan tanggung jawab sehingga akan menumbuhkan kegiatan cek dan re-cek.
Pengendalian melalui akuntabilitas kekayaan. Kegiatan pengendalian ini meliputi pengamanan fisik atas kekayaan organisasi dan pencatatan akuntansi, secara benar atas nilai kekayaan dalam buku besar. Indra Bastian, Akuntansi Sektor Publik, Yog yakarta., 2001, p age 55.
Pengawasan administrasi atau biasa disebut feedback control mencapai tujuan ketaatan terhadap kebijakan pimpinan yang tidak langsung berhubungan dengan catatan keuangan (analisis statistik, praktek-praktek yang sehat, dan sebagainya).
Lima komponen pengawasan intern , antara lain:
1. Lingkungan Pengawasan menetapkan corak suatu organisasi memperngaruhi kesadaran pengawasan orang-orangnya. Lingkungan pengawasan merupakan dasar untuk semua komponen-komponen pengawasan intern, menyediakan disiplin dan struktur.
2. Penaksiran Risiko merupakan identifikasi dan entitas terhadap risiko yang
relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk
menentukan bagaimana risiko harus dikelola.
3. Aktivitas Pengawasan merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.
4. Informasi dan Komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.
5. Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengawasan intern sepanjang waktu. Ikatan Akunt an Indonesia, Standar Akuntansi Keuangan, Jakarta., 2002, 319.2
Adapun tujuan pengawasan intern adalah sebagai berikut:
1. Keandalan Informasi Keuangan
2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
3. Efektivitas dan efisiensi operasi Mulyad i, Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Jakarta., 2001, pag e 180
Sistem pengawasan intern ini dilakukan dengan tujuan untuk menghindari penyelewengan-penyelewengan yang mungkin terjadi sehingga membuat perusahaan mengalami kerugian.
Unsur pengawasan intern penggajian dan pengupahan adalah:
1. Organisasi 2. Sistem otorisasi 3. Prosedur pencatatan
4. Praktik yang sehat Mulyad i, Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Jakarta., 2001, pag e 387
1. Organisasi
o
Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan.
o
Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
2. Sistem Otorisasi.
o
Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah
harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan
perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.
o
Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.
o
Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
o
Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
o
Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
o
Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
o
Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3. Prosedur pencatatan
o
Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
o
Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
4. Praktik yang sehat.
o
Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
o
Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
o
Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntasi sebelum dilakukan pembayaran.
o
Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
o
