INSTRUKSI KERJA
GROUP INFORMATION SYSTEM
Doc. No.
Section Page DAFTAR ISI
(Content)
Date 7 Juli 2014 Revision
Daftar Isi :
No Title Section Date
1 Halaman Muka 1 7 Juli 2014
2 Daftar Isi 2 7 Juli 2014
3 Revision Status 3 7 Juli 2014
4 Struktur Organisasi 4 7 Juli 2014
5 Tugas Pokok Dinas TI 5 7 Juli 2014
6 Prosedur Perawatan Server 6 7 Juli 2014
7 Prosedur Evaluasi 7 7 Juli 2014
8 Prosedur Evaluasi Online 8 7 Juli 2014
8 Prosedur Inspeksi 9 7 Juli 2014
9 Prosedur Backup 10 7 Juli 2014
10 Pengumpulan Data & Informasi 11 7 Juli 2014
11 User& Password Management 12 7 Juli 2014
12 Prosedur Tanggap Darurat Sistem 13 7 Juli 2014
Form :
Typical
Form Title Section
1 PERMINTAAN PERBAIKAN, PERUBAHAN, DAN PENGEMBANGAN
SISTEM IT 14
2 FORM SERAH TERIMA PEKERJAAN IT SELESAI 15
3 FORM INSPEKSI BERKALA DINAS TI 16
4 FORM LAPORAN BACKUP SERVER 17
5 DISTRIBUTION LIST 18
GROUP INFORMATION SYSTEM
Page
REVISION STATUS Date 7 Juli 2014 Revision
REVISION STATUS
Revision Date Purpose
00 27 – 05 – 2013 Original Issue
01 10 – 09 – 2013 3 Procedure added (Sec. 10, 11,12) 02 07 – 07 – 2014 2 Procedure added (Sec 6, 8)
3 Procedure Modified (Sec 7, 10, 12) 2 Typical Form Modified (Sec 14, 15)
PT. KHI Pipe Industries Group Information System
INSTRUKSI KERJA
GROUP INFORMATION SYSTEM
Doc. No.
Section Page STRUKTUR ORGANISASI
(Organization Structure)
Date 7 Juli 2014
Revision
General Manager
Finance 0
1 0
Sr. Officer/Officer Information System 0
2 0
Sr. Officer/Officer Management System
Development
0 2 0
Sr. Officer/Officer Finance Accounting
& Reporting
0 3 0
Manager
Accounting 0 1 0
Manager
Treasury 0 1 0
TUGAS POKOKGROUP IS (Duty ofISGROUP)
Date 7 Juli 2014 Revision
TUGAS POKOK DINAS GROUP INFORMATION SYSTEM
1. Melakukan perencanaan, perumusan dan pembangunan terhadap system informasi ERP yang disesuaikan dengan kebutuhan Perusahaan secara berkelanjutan.
2. Melakukan perbaikan maupun perubahan terhadap system informasi ERP yang dianggap perlu yang disesuaikan dengan perubahan kebijakan baik dari internal perusahaan (bisnis proses) maupun eksternal (regulasi pemerintah).
3. Melakukan pengawasan terhadap server, software, database dan jaringan yang ada untuk memastikan system informasi ERP berjalan dan dapat menunjang dan memperlancar proses bisnis perusahaan.
4. Mempelajari perkembangan teknologi informasi baik dari segi hardware, software, jaringan dan infrastruktur dengan biaya yang optimal dalam upaya peningkatan kelancaran proses produksi dan perkembangan bisnis perusahaan.
5. Melakukan pemetaan, pengadaan dan perawatan secara periodik baik hardware, software, database dan jaringan yang dimiliki oleh perusahaan dalam rangka pemenuhan kebutuhan dan optimalisasi penggunaan teknologi informasi dengan mengutamakan safety.
6. Mengidentifikasi dan melakukan pemecahan masalah yang berhubungan dengan sistem ERP, software, hardware maupun jaringan dan infrastruktur.
7. Melakukan kajian dan evaluasi terhadap efektifitas penggunaan teknologi informasi sebagai dasar perbaikan berkelanjutan.
8. Melakukan Backup baik Data maupun Sistem sebagai aset penting perusahaan secara mingguan, bulanan dan tahunan sesuai dengan standar teknologi informasi.
INSTRUKSI KERJA
GROUP INFORMATION SYSTEM
Doc. No.
Section Page PROSEDUR PERAWATAN SERVER
(Maintain Server Procedure)
Date 7 Juli 2014 Revision
PROSEDUR PERAWATAN SERVER
1. Perawatan server meliputi Hardware, Software, Infrastruktur, dan kelistrikan yang terdapat di dalam ruang Server (Data Center).
2. Perawatan server dilakukan secara berkala, yaitu :
Monthly: Kamis minggu terakhir, pukul 18.00 WIB.
3. Perawatan server meliputi beberapa pekerjaan, diantaranya :
a. Restart Server (clear cache, clear buffer, and refresh memory).
b. Hardware & Software health check.
c. Offline Backup Production Server.
d. UPS & Generator-Set testing.
4. Tim wajib memberikan informasi kepada user 1 hari, 2 jam, dan 30 menit sebelum pelaksanaan pekerjaan dimulai melalui beberapa media, yaitu :
a. E-Mail.
b. Popup Windows Message.
c. Messenger.
5. Estimasi pekerjaan dilakukan 2 jam apabila tidak terjadi gangguan yang signifikan. Apabila terjadi gangguan, maka Tim harus segera memberikan informasi kepada user atas kondisi yang terjadi.
6. Pada saat pekerjaan berlangsung, harap dipastikan koneksi internet berjalan normal.
7. Setelah pekerjaan selesai, agar segera memberikan informasi kepada seluruh user bahwa pekerjaan telah selesai dan sistem dapat digunakan kembali.
PROSEDUR EVALUASI (Evaluation Procedure)
Date 7 Juli 2014 Revision
PROSEDUR PERMINTAAN PENGEMBANGAN, PERUBAHAN, PERBAIKAN SISTEM
1. Permintaan dilakukan oleh user terkait pada divisi yang bersangkutan dengan mengisi Form Permintaan Perbaikan, Perubahan, dan Pengembangan Sistem (Doc. No. IK-IS-01Section 14) dengan lengkap dan diketahui Kadiv terkait. Khusus untuk permintaan mengenai SAP, harus diketahui juga oleh key user yang bersangkutan jika diperlukan.
2. Senior Officer akan menugaskan Officer ITuntuk mengevaluasi masalah yang ada.
3. Officer IT melakukan eksekusi permintaan dari user.
4. Officer IT mengisi Form Serah Terima Pekerjaan Selesai (Doc. No. IK-IS-01 Section 15) dan ditandatangani oleh Supervisoryang bersangkutan.
Mengisi Form
Permintaan IT Senior Officer
Laporan Tindakan Selesai user divisi
terkait
Kadiv Terkait
Eksekusi oleh Officer
INSTRUKSI KERJA
GROUP INFORMATION SYSTEM
Doc. No.
Section Page PROSEDUR EVALUASI ONLINE
(Online Evaluation Procedure)
Date 7 Juli 2014 Revision
PROSEDUR PERMINTAAN PENGEMBANGAN, PERUBAHAN, PERBAIKAN SISTEM SECARA ONLINE
1. Prosedur permintaan terkait pada Doc. No. IK-IS-01 Section 7 dapat dilakukan secara online untuk lebih mempermudah dan mempercepat komunikasi dengan Tim Officer IT.
2. Permintaan dilakukan oleh usersecara online melalui web dengan membuka alamat urlhttp://khifondation.khipipe.com/khisupport atau http://172.168.0.11/khisupport pada aplikasi web browser(Chrome, Firefox, IE, dll).
3. User dapat langsung melaporkan setiap kendala menggunakan menu “Open New Ticket”
dan mengisi detil problem beserta identitas user terkait.
4. Setelah user melakukan submit ticket, maka otomatis sistem akan mengirimkan notifikasi berupa email baik kepada Tim Officer IT dan user terkait perihal nomor tiket dan detil masalah.
5. Tim Officer IT akan segera melakukan tinjauan terhadap laporan email mengenai masalah yang ada.
6. Apabila laporan tersebut sudah ditangani, maka Tim Officer berkewajiban memberitahukan kepada user terkait hasil dari progress tersebut.
7. Apabila user ingin melihat status tiket yang sudah dilaporkan, dapat menggunakan menu
“Check Ticket Status” dengan mengisi identitas dan nomor tiket terkait.
8. Seluruh pelaporan secara online akan dicatat secara otomatis oleh server.
PROSEDUR INSPEKSI (Inspection Procedure)
Date 7 Juli 2014 Revision 02
PROSEDUR INSPEKSI BERKALA
1. Inspeksi dilakukan mencakup Hardware, Software, dan Networking secara keseluruhan guna menjaga kelancaran dan kestabilan sistem.
2. Inpeksi keseluruhan dilakukan oleh Officer IT dengan mendapat otorisasi penuh.
3. Inspeksi dilakukan secara berkala setiap 12 bulan sekali pada masa awal tahun pada bulan kedua.
4. Setiap melakukan inspeksi, masalah-masalah yang kemungkinan timbul akan dimasukkan ke dalam Form Inspeksi Berkala (Doc. No. IK-IS-01 Section 16) dan akan ditindaklanjuti kemudian.
5. Seluruh data user berhak di akses keseluruhan oleh Officer IT guna keamanan data dan menghindari serangan virus.
6. Officer IT berhak memberikan sanksi tegas jika terdapat gangguan-gangguan oleh user yang menyebabkan sistem berjalan tidak normal.
INSTRUKSI KERJA
GROUP INFORMATION SYSTEM
Doc. No.
Section Page PROSEDUR BACKUP
(Backup Procedure)
Date 7 Juli 2014 Revision
PROSEDUR BACKUP SISTEM
1. Sistem Backup ditujukan untuk mem-backup seluruh data server baik database dan aplikasi di PT. KHI termasuk data penunjang operasional dalam sistem ERP-SAP.
2. Backup menggunakan 3 tipe media, yaitu :
a. Disk (sebagai media awal backup dari database) b. Tape (merupakan duplikat backup dari disk)
c. Compact Disc/CD (sebagai media backup penunjang) 3. Online Backup dilakukan secara otomatis oleh serversecara periodik :
a. Harian (Daily) : Senin – Sabtu b. Mingguan (Weekly) : setiap hari Minggu
c. Bulanan (Monthly) : full backup setelah Perawatan Server (IK-IS-01 Section 06) d. Tahunan (Yearly) : full backup setiap hari ke-1 kerja.
4. Monitoring terhadap backup dilakukan sepenuhnya oleh Officersetiap hari.
5. Officer membuat laporan secara bulanan (monthly) dituangkan ke dalam Form Laporan backup Server (Doc. No. IK-IS-01 Section 17) dan disahkan oleh Senior Officer.
6. Media backup (Tape) yang sudah penuh dijadikan arsip (archive) dan disimpan di tempat terpisah yang telah ditentukan.
7. Seluruh kegiatan transaksi data ke server selama proses backup tetap dapat dilakukan secara normal.
8. Setiap akhir bulan tim IT KHI melakukan beberapa proses backup-restore terhadap server diantaranya :
a. Offline Backup semua server dan disimpan di tempat terpisah dengan Online Backup.
b. Hardware Maintenancedengan selalu memeriksa kondisi server agar dalam keadaan normal.
c. Restore Simulationagar hasil backup yang sudah selama ini dilakukan dapat digunakan ketika terjadi kondisi darurat atau data yang existing rusak.
d. Power Maintenance dengan memeriksa kondisi UPS, Genset, AC dan pendukung listrik lainnya agar server dalam keadaan normal.
PENGUMPULAN DATA & INFORMASI (Collecting Data & Information)
Date 7 Juli 2014 Revision
PENGUMPULAN DATA & INFORMASI
Data dan Informasi dikumpulkan ke dalam databasedan diinformasikan kepada seluruh pengguna melalui beberapa cara, yaitu:
1. Public Web (www.khipipe.com), yaitu web yang dapat diakses oleh siapapun melalui media internet dan berisikan informasi perusahaan beserta informasi produk yang ditawarkan oleh pelanggan atau konsumen.
a. Akses melalui browser dengan mengetikkan www.khipipe.com dengan kondisi perangkat terhubung ke internet.
b. Media pengumpulan data berada di dalam cloud google.com.
c. Sistem backup sudah dilakukan oleh pihak cloud itu sendiri tercantum dalam SLA d. Update content dilakukan oleh pihak Marketing KHI.
2. Local Web (http://khifondation.khipipe.com), yaitu web internal yang hanya dapat diakses oleh karyawan KHI dan berisikan data & informasi perusahaan yang bersifat rahasia.
a. Akses melalui browser dengan mengetikkan khifondation.khipipe.com atau http://172.168.0.11 dengan kondisi perangkat terhubung ke jaringan intranet KHI.
a. Media pengumpulan data dimasukkan ke dalam database Server.
b. Sistem backup dilakukan secara berkala mengikuti Prosedur tercantum pada Doc.
No. IK-IS-01 Section. 10
3. Social Media (Facebook & Twitter), Media untuk komunikasi secara up-to-date oleh pihakperusahaan kepada pelanggan dan menyediakan informasi tambahan yang tidak tercantum dalam Public web. Komunikasi dilakukan oleh pihak Sales dan Marketing perusahaan dengan memberikan tanya-jawab baik kepada pelanggan maupun pemasok.
Seluruh Informasi yang bersifat internal dan rahasia tidak dimasukkan ke dalam Public Web dan Social Mediadan hanya digunakan dalam lingkungan internal KHI. Selain itu, seluruh informasi yang akan dimasukkan ke dalam database internal harus diseleksi terlebih dahulu oleh Kadiv dan Tim IT untuk dapat disampaikan kepada semua user.
INSTRUKSI KERJA
GROUP INFORMATION SYSTEM
Doc. No.
Section Page
USER & PASSWORD MANAGEMENT Date 7 Juli 2014 Revision
USER & PASSWORD MANAGEMENT
1. Setiap user dalam setiap Sistem Informasi KHI adalah karyawan KHI aktif bekerja di lingkungan KHI.
2. Setiap karyawan yang akan menggunakan user KHI wajib melakukan pendaftaran (register) dengan cara sebagai berikut :
Email :
a. Dengan cara melapor kepada bagian IT KHI dengan menunjukkan badge karyawan dan surat permintaan sesuai Doc. No. IK-IS-01 Section 14.
b. Surat tersebut ditandatangi oleh user dan Kadiv yang bersangkutan.
c. Email dibuatkan dengan format standar user IT KHI dengan password sesuai keinginan user terkait.
khifondation :
a. Masuk ke dalam halaman daftar/register dengan mengisikan data-data yang diperlukan.
b. Notifikasi Email akan dikirimkan kepada admin (Tim Officer IT).
c. user dapat akses ke dalam semua menu khifondation setelah mendapatkan approval dari admin dan Kadiv terkait.
3. Password hanya digunakan oleh user yang bersangkutan dan tidak boleh diberitahukan orang lain kecuali dalam kondisi tertentu.
4. Apabila user lupa password, maka user diwajibkan segera melapor kepada tim IT untuk dilakukan reset password.
5. Audit dilakukan setiap tahun mengikuti jadwal & prosedur inspeksi berkala.
PROSEDUR TANGGAP DARURAT SISTEM (Emergency Response Procedure for System)
Date 7 Juli 2014 Revision
PROSEDUR TANGGAP DARURAT SISTEM
Apabila terjadi kondisi darurat (mati listrik, kebakaran, gempa, banjir, dll) yang dapat mengancam seluruh Sistem Informasi KHI, maka beberapa langkah yang harus dilakukan oleh tim :
1. Gunakan peralatan safety, tidak boleh panik dan tetap tenang dalam setiap menghadapi kondisi darurat.
2. Menyalakan sirine tanda bahaya apabila mungkin dan gunakan lampu darurat (Emergency Lamp) untuk membantu penglihatan.
3. Gunakan peralatan darurat untuk mengatasi kondisi bahaya (ex. APAR) apabila memungkinkan.
4. Apabila memungkinkan, cek kondisi server dan sistem utama agar dapat melakukan sistem backup dan shutdown secara normal.
5. Segera bawa tape backup yang berisi data terbaru ke tempat yang lebih aman apabila memungkinkan.
6. Pastikan selalu menutup rapat ruang server agar memperkecil resiko bahaya dari luar.
7. Juga selalu melakukan cek terhadap UPS dan Genset bekerja dengan normal agar server mendapat pasokan listrik.
8. Apabila kondisi sudah normal, cek kondisi hardware dan software server apakah masih bisa digunakan atau tidak.
9. Apabila kondisi server tidak normal, segera lakukan penggatian spare part server dan instalasi software dengan menggunakan sistem restore dari backup yang sudah diamankan sebelumnya.
a. DNS Restore
b. SQL Database Restore
c. ERP SAP System & Database Restore
INSTRUKSI KERJA
GROUP INFORMATION SYSTEM
Doc. No.
Section Page
TYPICAL FORM 1 Date 7 Juli 2014 Revision
FORM PERMINTAAN PERBAIKAN, PERUBAHAN, DAN PENGEMBANGAN SISTEM
To : Senior Officer
IDENTITAS PERSONAL DIISI OLEH OFFICER
NAMA LENGKAP NO SURAT KHI/IS/………..
DIVISI TANGGAL ……../………./20…….
JABATAN
PRIORITAS LOW
LOKASI MEDIUM
TELEPON/EMAIL HIGH
JENIS PERMINTAAN JENIS PERANGKAT REMARKS/CATATAN
PERBAIKAN HARDWARE
INSTALASI SOFTWARE
UPDATE/UPGRADE INFRASTRUCTURE SCAN/MONITORING ERP SAP
Cilegon ,___________________20_____
Menyetujui, KEY USER (SAP)* Yang bersangkutan,
(______________________________) (_____________________) (____________________________)
*) Ditandatangani oleh masing-masing key user SAP yang bersangkutan jika diperlukan.
INSTRUKSI KERJA
GROUP INFORMATION SYSTEM Section Page
TYPICAL FORM 2 Date 7 Juli 2014 Revision
FORM SERAH TERIMA PEKERJAAN SELESAI
IDENTIFIKASI MASALAH STATUS PEKERJAAN
HARDWARE DESKRIPSI PERSOALAN REF. NO SURAT KHI/IS/………
SOFTWARE TANGGAL
SELESAI ……../………./20…….
INFRASTRUCTURE WORK STATUS SELESAI
ERP-SAP ADVANCED*
LAINNYA : REMARKS/CATATAN :
SUKU CADANG SOLUSI PERMASALAHAN
jml.
Cilegon, ________________________20____
Diterima oleh Mengetahui, Diserahkan Oleh
(_________________________) (________________________) (______________________________)
*) Advanced dilakukan jika solusi diselesaikan oleh pihak lain (diluar KHI).
PT. KHI Pipe Industries Group Information System
FORM INSPEKSI BERKALA GROUP INFORMATION SYSTEM
!
" # $ % &
"' ( (" )"
Cilegon, ________20__
Mengetahui
( ) Senior Officer INSTRUKSI KERJA
GROUP INFORMATION SYSTEM
Doc. No.
Section Page
TYPICAL FORM 3 Date 7 Juli 2014
Revision
GROUP INFORMATION SYSTEM
Page
TYPICAL FORM 4 Date 7 Juli 2014 Revision
FORM LAPORAN BACKUP SERVER Periode : ___________ 20____
() *( + (" , ) *
(" & ' " " (
$ (( & )(
Cilegon, __________20__
Mengetahui
(____________________) Senior Officer
INSTRUKSI KERJA
GROUP INFORMATION SYSTEM
Doc. No.
Section Page
DISTRIBUTION LIST Date 7 Juli 2014 Revision
DISTRIBUTION LIST
Distribution
No. Name Of Holder Receipt Departement / Position
01 Sucipto General Manager Finance
02 Azan Fajri Senior Officer Information
System
03 Johan Wibisono Officer Information System
04 File QA
