28
JURNAL INFORMATIKA &MULTIMEDIA, Vol. 05, No. 01, Tahun 2013ISSN: 2252 – 486X Kuswinda: Rancang Bangun Sistem Penggajian …
Rancang Bangun Sistem Penggajian
Pegawai Politeknik Kediri
Ari Kuswinda
1, Wahyuni Sofiana
2, Andika Kurnia Adi Pradana
3, Rudy Ariyanto
3Politeknik Kediri, Politeknik Kediri,Politeknik Kediri, Politeknik Negeri Malang
Jl.Mayor Bismo No.27 Kediri, Jl.Mayor Bismo No.27 Kediri, Jl.Mayor Bismo No.27 Kediri,Jl.Sukarno Hatta No.9 Malang
Email : [email protected], [email protected] , [email protected] ,
Abstrak— Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri dapat dipergunakan sebagai alat bantu dalam melakukan pengelolaan gaji pegawai dan membantu menyediakan informasi mengenai gaji pegawai dengan mudah dan cepat, karena Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri ini berbasis web. Aplikasi Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri ini dirancang dan dibuat dengan bahasa pemrograman PHP dan diakses menggunakan
web browser melalui jaringan internet. Setelah aplikasi ini dibuat kemudian dilakukan percobaan dan pengkajian melalui beberapa tahapan. Antara lain uji coba aplikasi melalui web browser
komputer. Dengan adanya Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri ini, akan menjadikan kinerja pegawai Politeknik Kediri lebih efisien. Baik pengelolaan data ataupun penyampaian laporan penggajian pegawai, karena dapat diakses melalui jaringan internet.
Kata Kunci— Sistem Penggajian, Web
I. PENDAHULUAN
Politeknik Kediri merupakan sebuah instansi pendidikan yang didalamnya banyak terdapat mahasiswa, dosen dan pegawai yang melakukan berbagai macam kegiatan. Salah satu unsur yang memiliki peran yang penting dalam kelangsungan kegiatan operasional di Politeknik Kediri adalah para pegawai. Setiap pegawai melaksanakan tugasnya masing-masing dan mendapat gaji sesuai jabatannya. Dalam hal ini dibutuhkan suatu sistem penggajian yang dapat mendukung kelancaran proses tersebut. Sistem pengajian pegawai ini mencakup informasi mengenai jumlah gaji yang diperoleh oleh masing-masing pegawai dan komponen-komponen lain yang mempengaruhi pendapatan gaji yang lain misalnya tunjangan, uang lembur, golongan ruang, pajak. Sebelumnya sistem penggajian itu dilakukan tanpa sistem yaitu menggunakan lembar sebar. Dilatarbelakangi oleh kondisi ini, maka penulis akan mencoba membuat suatu aplikasi yang berbasis web
dengan judul: “Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri”.
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah dalam pembuatan program aplikasi ini adalah sebagai berikut Bagaimana membuat sebuah aplikasi Sistem
Penggajian Pegawai Politeknik Kediri yang dapat
memudahkan pengelolaan gaji pegawai. Dan bagaimana membuat program aplikasi berbasis web yang dapat diakses oleh seluruh pengguna. Karena sistem penggajian pegawai yang digunakan di Politeknik Kediri masih berbasis desktop.
II. SISTEM PENGGAJIAN
Gaji adalah suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang diberikan secara teratur kepada seorang pegawai atas jasa dan hasil kerjanya. Gaji sering juga disebut sebagai upah,
dimana keduanya merupakan suatu bentuk kompensasi, yakni imbalan jasa yang diberikan secara teratur atas prestasi kerja yang diberikan kepada seorang pegawai. Pada dasarnya terdapat beberapa prinsip yang berhubungan dengan pemberian gaji kepada pegawai (Ahmad Najib : 2010), yaitu :
1) Tingkat bayaran bisa diberikan tinggi, rata-rata atau
rendah bergantung pada kondisi perusahaan. Artinya, tingkat pembayaran bergantung pada kemampuan perusahaan membayar jasa pegawainya.
2) Struktur Pembayaran
Struktur pembayaran berhubungan dengan rata-rata bayaran, tingkat pembayaran, dan klasifikasi jabatan di perusahaan.
3) Penentuan Bayaran Individu
Penentuan bayaran individu perlu didasarkan pada rata-rata tingkat bayaran, tingkat pendidikan, masa kerja, dan prestasi kerja pegawai
4) Metode Pembayaran
Ada dua metode pembayaran, yaitu metode pembayaran yang didasarkan pada waktu (per jam, per hari, per minggu, per bulan). Kedua metode pembayaran yang didasrkan pada pembagian hasil
5) Kontrol Pembayaran
Kontrol pembayaran merupakan pengendalian secara langsung dan tak langsung dari biaya kerja. Pengendalian biaya merupakan faktor utama dalam administrasi upah dan gaji.
Besar kecilnya gaji yang diterima seorang pegawai pada suatu instansi akan berbeda dengan pegawai yang lain. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor penentu besarnya gaji, antara lain :
1) Jenis profesi
Profesi berupakan tolak ukur dasar dalam penggajian, misalnya gaji seoerang direktur akan berbeda dengan seorang teknisi.
2) Posisi dalam instansi
Posisi ini juga bisa disebut dengan jabatan. Orang yang memiliki jabatan yang lebih tinggi biasanya mendapatkan porsi gaji dan fasilitas yang lebih karena keputusannya dianggap lebih mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan/instansi.
3) Jenis instansi/usaha
Setiap industri juga memiliki struktur penggajian yang berbeda. Setiap jenis usaha memiliki rentang gaji yang berbeda-beda. Hal ini akan sesuai dengan skala pekerjaannya, waktu yang diperlukan seseorang, tanggung jawabnya, dan besarnya pengaruh keputusan berdasarkan hasil kerjanya.
4) Lama kerja (pengalaman)
JURNAL INFORMATIKA &MULTIMEDIA, Vol. 05, No. 01, Tahun 2013
29
Kuswinda, Sofiana, Pradana, dan Ariyanto ISSN: 2252 – 486X
5) Lokasi bekerja
Bekerja di luar kantor seringkali terkesan bekerja fisik yang keras, dan sedikit memerlukan otak. Dimana akhirnya sering terlihat pekerja di luar kantor posisinya lebih rendah dari yang bekerja di dalam kantor. Dengan demikian pekerja kantor akan memiliki gaji lebih besar ketimbang pekerja di luar kantor. Namun dalam industri tertentu hal ini tidak berlaku, misalnya perusahaan migas justru yang bekerja di luar kantor seringkali mendapatkan fasilitas khusus sebagai pengganti kenyamanan bekerja di kantor. Mereka akan mendapatkan tunjangan tambahan.
6) Status pekerja
Status pekerjaan ini dapat dibagi menjadi pegawai tetap, pegawai tidak tetap. Tentu saja gaji yang didapat pegawai tetap lebih tinggi dari pegawai tidak tetap.
Sistem penggajian di Politeknik Kediri diatur dalam Keputusan Direktur Politeknik Kediri Nomor 02.1 Tahun 2011 tentang Penetapan Gaji Pimpinan dan Pegawai di Lingkungan Politeknik Kediri Tahun Anggaran 2011 yang disahkan pada tanggal 3 Januari 2011. Dalam Surat Keputusan tersebut berisi tentang aturan-aturan yang berhubungan dengan gaji pegawai dan karyawan sesuai dengan jabatannya.
Di Politeknik Kediri gaji diberikan setiap bulan kepada para pegawai. Setiap pegawai akan menerima slip gaji. Slip gaji ini dicetak pada kertas yang berisi data nama pegawai, jumlah gaji pokok, tunjangan dan lembur jika ada serta gaji total yang diperoleh.
Besarnya gaji pokok yang diberikan kepada seorang pegawai tergantung dari jabatan yang dipegangnya. Selain faktor jabatan, faktor lain yang mempengaruhi gaji adalah tunjangan (tunjangan struktural dan fungsional), uang lembur dan transport (hanya untuk dosen tidak tetap).
III.ANALISA DAN PERANCANGAN
A. Analisa Permasalahan
Aplikasi ini dibangun berdasarkan pengamatan yang kami lakukan mengenai sistem pengelolaan penggajian pegawai di Politeknik Kediri yang dilakukan dengan cara yang masih manual. Penyimpanan data yang belum terstruktur dan penggunaan program aplikasi lembar sebar serta belum digunakannya program database. Dari sini dapat kita lihat bahwa tingkat efektivitas waktu yang masih belum terpenuhi. Banyak waktu yang masih terbuang sia-sia karena pengelolaan manual yang membutuhkan waktu yang relatif banyak.
Dari permasalahan tersebut maka, penulis berencana membangun suatu program aplikasi pengelolaan penggajian pegawai berbasis web yang dapat digunakan untuk memberikan kemudahan pengelolaan yang berhubungan dengan gaji karywan dan pegawai di Politeknik Kediri. Sehingga kegiatan pengelolaan gaji pegawai dan karyawan dapat berjalan dengan efektif dan efisien, yang akhirnya dapat memperlancar seluruh kegiatan akademik di lingkungan Politeknik Kediri.
Untuk membangun aplikasi ini penulis menggunakan perangkat lunak pendukung yaitu PHP sebagai script yang digunakan. Desain web memakai Macromedia Dreamweaver
karena dapat memudahkan saat penulisan script dan perancangan tampilan web. MySQL sebagai penyimpanan data (database), karena berbagai kelebihannya yang telah penulis kemukakan pada bab sebelumnya serta Apache sebagai Web Server. Oleh karena itu, penulis menggunakan XAMPP yang sudah mencakup database MySQL dan Apache.
B. Perancangan Sistem
Teknik yang digunakan dalam penyusunan proses program aplikasi Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri ini salah satunya menggunakan DFD, dapat kita lihat pada Gambar 1 :
Gambar 1 Diagram Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri
Pada Gambar 1 di atas dapat kita lihat terdapat satu proses yaitu Absen, lembur dan penggajian serta terdapat empat entitas yaitu Pegawai, Admin Kasir dan Direktur, dalam hal ini Kasir adalah Bagian Keuangan di Politeknik Kediri. Pada diagram tersebut Kasir bertugas memasukkan data-data pegawai seperti gaji pokok, tunjangan, pajak, lembur, slip gaji dan cetak laporan slip gaji. Pegawai akan mendapatkan slip gaji. Kasir bertugas untuk mengatur data pegawai dan direktur, absen, lembur, jabatan dan peran. Sedangkan direktur akan mendapatkan laporan data-data pegawai dan gaji pegawai yang sudah terdaftar.
Dalam aplikasi Penggajian Pegawai Politeknik Kediri ini dibutuhkan suatu database yang berguna sebagai tempat penyimpanan seluruh data yang diperlukan dalam aplikasi yang dirancang. Data-data ini nantinya akan disimpan dalam MySQL. Perancangan sistem juga dilakukan dengan menggunakan pendekatan Entity Relational Diagram (ERD) maka akan dihasilkan rancangan seperti pada Gambar 2:
Pegawai
30
JURNAL INFORMATIKA &MULTIMEDIA, Vol. 05, No. 01, Tahun 2013ISSN: 2252 – 486X Kuswinda: Rancang Bangun Sistem Penggajian …
C. Perancangan Menu
Program aplikasi Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri ini dibuat berbasis web. Oleh karena itu, tampilan aplikasi ini berupa menu-menu yang menuju ke halaman yang ditunjukkan oleh menu tersebut.
Susunan Menu Halaman Index
Menu Halaman Admin
Menu Halaman User
Menu Halaman Direktur
Menu Halaman Kasir
IV.ANALISA DAN PERANCANGAN
A. Implementasi Antarmuka
1) Halaman Login: Halaman login merupakan halaman awal yang akan ditampilkan saat aplikasi pertama kali dibuka. Pada halaman ini pengguna diminta memasukkan username dan password ke dalam form login.
Gambar 3 Form Login
2) Halaman Data Pegawai: Halaman ini digunakan untuk menambahkan data pegawai baru. Pada halaman ini admin memasukkan data-data pegawai seperti pada Gambar 4.
Gambar 4 Form Data Pegawai
3) Halaman Data Direktur: Pada halaman ini, admin bisa memasukkan data baru yang nantinya mempunyai hak masuk sebagai direktur.
Gambar 5 Form Data Direktur
4) Halaman Slip Gaji: Pada halaman ini user bisa mencari data gaji tiap bulan.
Gambar 6 Form pencarian data gaji
Jika user menekan tombol cari maka akan ditampilkan data gaji yang didapatkan pada bulan dan tahun yang dipilih.
Gambar 7 Form data gaji pegawai
JURNAL INFORMATIKA &MULTIMEDIA, Vol. 05, No. 01, Tahun 2013
31
Kuswinda, Sofiana, Pradana, dan Ariyanto ISSN: 2252 – 486X
Gambar 8 Form cetak slip gaji direktur
B.
Evaluasi Sistem
Aplikasi Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri adalah aplikasi yang memfasilitasi Bagian Keuangan di Politeknik Kediri dalam melakukan pengelolaan gaji pegawai yang berbasis web. Selama ini pengelolaan yang dilakukan oleh Bagian Keuangan ini masih bersifat manual, yaitu menggunakan program lembar sebar sebagai alat bantunya, serta penyimpanan data yang belum terorganisir dalam satu sistem sehingga menyulitkan proses pencarian data dan laporan.
Adapun dalam sebuah pembangunan suatu sistem, terkadang tidak semua hal yang telah direncanakan, dianalisis dan dirancang dapat diimplementasikan dengan baik. Berikut akan dijelaskan beberapa hal baik yang berhasil diimplementasikan pada sistem (kelebihan sistem) maupun yang kurang berhasil diimplementasikan pada sistem (kekurangan sistem).
1) Kelebihan Sistem
Sistem keamanan lebih terjamin karena sudah
menggunakan authentifikasi username dan password sehingga hanya user yang mempunyai hak saja yang dapat mengakses aplikasi.
Metode akses yang lebih mudah karena aplikasi ini
berbasis web, sehingga dapat diakses dari tempat lain.
Sistem penyimpanan yang efektif karena didukung
dengan database MySQL.
Pembuatan laporan yang lebih mudah dan cepat.
2) Kekurangan Sistem
Format laporan akan berbeda jika digunakan pada web
browser yang berbeda.
Jika terdapat perubahan pada format laporan, maka
harus diubah dari source code.
V. KESIMPULAN
Dari hasil pembuatan dan implementasi program aplikasi Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa :
1) Sistem Penggajian Pegawai mampu membantu dalam
pengelolaan penggajian para pegawai di Politeknik Kediri
2) Para pegawai dan karyawan bisa melihat gaji yang
diperolehnya pada waktu tertentu.
3) Administrator yaitu Bagian Keuangan mampu
mengelola seluruh komponen Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri.
Kemudahan dalam pembuatan laporan dalam system Program aplikasi Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri yang kami buat ini masih tergolong sederhana. Masih ada kekurangan yang perlu diperbaiki. Banyak komponen dan fitur lainnya yang bisa dikembangkan dan ditambahkan ke dalam program aplikasi ini, misalnya :
1) Absen secara otomatis, karena dalam aplikasi ini
masih memasukkan secara manual.
2) Pembuatan tabel khusus untuk pegawai tertentu,
misalnya tabel gaji untuk PNS. Dalam aplikasi ini semua pegawai dan karyawan masih disimpan dalam satu tabel.
3) Fitur penyusunan format laporan.
Oleh karena itu, kesempatan dalam pengembangan dan perbaikan Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri ini masih terbuka lebar.
REFERENSI
[1] Ari, Rosihan. 2007. CSS Tutorial. http://www.rosihanari.net. Diakses pada tanggal 23 Juli 2011.
[2] Astamal, Rio. 2006. Mastering Kode HTML. www.rahasia-webmaster.com. Diakses pada tanggal 23 Juli 2011.
[3] Leman. 1998. Metodologi Pengembangan Sistem Informasi. PT. Elex Media Komputindo, Jakarta
[4] Madcoms. 2005. Membuat Aplikasi Database Karyawan Online Berbasis Web dengan PHP dan MySQL. Andi, Yogyakarta.
[5] Mei, Cheng. 2004. Perancangan dan Pembuatan Sistem Penggajian pada Perusahaan Jaya Logam. www.informasi-training.com/strategi-menciptakan-sistem-penggajian-yang-adil. Diakses pada tanggal 22 Maret 2011
[6] Najib, Ahmad. 2010. Analisa Sistem Penggajain Pegawai. http://20208018.blogspot.com/2010/02/analisa-sistem-penggajian-pegawai.html. Diakses pada tanggal 16 Maret 2011
[7] Peranginangin, Kasiman. 2006. Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL. Andi, Yogyakarta.
[8] Purwanto, Eko. 2003. Membangun Web Bisnis dengan Frontpage 2000. http://www.ilmukomputer.com. Diakses pada tanggal 24 Juni 2011. [9] Ridha, Muhammad. 2011. Pemrograman Web 2011. Sistem Informasi
UIN Suska Riau.
[10] Riyadi, Taufan. 2006. Struktur Dasar HTML. http://www.ilmukomputer.com. Diakses pada tanggal 18 Juli 2011. [11] Sidarta, Lani. 1995. Pengantar Sistem Informasi Bisnis. PT. Elex Media
Komputindo, Jakarta
[12] Sidik, Betha. 2006. Pemrograman Web dengan PHP. Informatika, Bandung.
[13] Sidik, Betha dan Husni I. Pohan. 2002. HTML dan XML. Informatika, Bandung.
[14] Simanjuntak, Gihon. 2009. Penyusunan Sistem Gaji. http://gihon.simanjuntak.or.id/?p=13. Diakses pada tanggal 22 Maret 2011
[15] Sulhan, Moh. 2007. Pembangunan Aplikasi Berbasis Web dengan PHP dan ASP. Gava Media, Yogyakarta.
