Faktor – Faktor yang Memiliki Peran Penting dalam Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor Factors that Have Important Role in Physical Condition of Office Spatial
Oleh
Yuni Ismawati Sepnadi (165211033)
Program Studi D3 Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung
E-mail: yuniismaws@gmail.com
Abstrak
Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis faktor – faktor yang memiliki peran penting dalam kondisi fisik tata ruang kantor. Metode penelitian yang digunakan adalah metode kajian pustaka. Salah satu penyebab keberhasilan kegiatan perkantoran atau tata usaha ditentukan oleh tata ruang kantor. Tujuan tata ruang kantor ini agar dapat menciptakan lingkungan kerja yang sehat, nyaman, aman, menyenangkan, sehingga dapat membuat karyawan betah bekerja di dalam kantor. Sebuah kantor harus memberikan kenyamanan dan keamanan bagi karyawan sehingga karyawan akan merasa nyaman di tempat kerja dan tentunya ini akan berakibat pada peningkatan kinerja para karyawan. Dalam penataan ruang kantor terdapat beberapa faktor penting dalam kondisi fisik tata ruang kantor yaitu faktor cahaya, warna, suara, suhu dan udara. Faktor – faktor tersebut berperan penting dalam mewujudkan tujuan dari perusahaaan. Jurnal ini akan membahas mengenai faktor
– faktor yang berperan penting dalam kondidi fisik tata ruang kantor. Kata Kunci : cahaya, warna, suara, suhu dan udara.
Abstract
The research is designed to analyze the factors that have important role in physical condition of office spatial. The research method in used is literature review method. One of the causes of successful office or administrative activities is determined by the office layout. The purpose of this office layout in order to create a healthy work environment, comfortable, safe, fun, so it can make employees feel at home working in the office. An office should provide comfort and secure condition for employees so that employees will feel comfortable in the workplace and of course it will improve the performance of the employees. In the arrangement of office space, there are several important factors in the physical conditions of office spatial, the factors of light, color, sound, temperature and air. These factors play an important role in realizing the goals of the company. This journal will discuss the factors that play an important role in the physical condition of office layout.
Pendahuluan
Dalam melaksanakan suatu kegiatan perkantoran atau biasa disebut tata usaha, merupakan faktor penentu berhasil atau tidaknya adalah tata ruang atau layout kantor. Tujuan akhir penataan layout kantor adalah agar dapat menciptakan lingkungan kerja yang sehat, nyaman, menyenangkan, sehingga dapat membuat karyawan betah bekerja di dalam kantor. Beberapa penelitian dalam bidang perkantoran telah membuktikan bahwa lingkungan fisik kantor dapat mempengaruhi tingkat kenyamanan dan produktivitas para pegawai di dalam kantor. Selain itu menurut Mulyati (2000) dan Kartini (2001) menyimpulkan bahwa
“lingkungan fisik suatu kantor mempengaruhi kenyamanan kinerja pegawai dan mempengaruhi produktivitas pegawai tersebut.”
Oleh karena itu permasalahan mengenai layout kantor ini perlu menjadi perhatian bagi seorang manajer kantor dan juga pengawas kantor karena layout adalah salah satu permasalahan yang penting demi mewujudkan tujuan atau visi dari perusahaan tersebut. Dalam layout kantor Penataan sebuah layout kantor tidak akan berjalan dengan baik bila tidak di dukung dengan faktor-faktor lingkungan fisik dapat berpengaruh pada kondisi kantor serta dapat mempengaruhi kinerja dari para pegawai.
Lingkungan fisik suatu kantor terdiri dari cahaya, warna, suara, udara, dan suhu. Keempat faktor ini memiliki peran yang penting dalam layout kantor. Pentingnya memperhitungkan faktor pendukung dalam layout kantor adalah agar membuat kenyamanan demi kepuasan para karyawan. Sehingga terciptanya karyawan yang produktif. Karena sebagian besar pegawai yang puas dan produktif adalah pegawai yang merasa benar-benar cocok dengan pekerjaan mereka, seperti yang telah dikemukakan oleh
Quible (2002) mengatakan “layout atau tata
ruang menjelaskan penggunaan ruang secara efektif dan dapat memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang baik untuk pegawai.”
Tentunya kecocokan dengan pekerjaan akan lebih sempurna jika ditunjang dengan faktor-faktor penting dalam layout. Karena seorang pegawai tentunya hampir menghabiskan setiap jam kerja nya di dalam ruangan, maka dari itu kualitas faktor-faktor dalam layout perlu diperhatikan sehingga dapat membuat kinerja para pegawai semakin baik.
Pencahayaan
Cahaya adalah salah satu faktor lingkungan fisik yang paling penting yang mampu memberikan pengaruh terhadap lingkungan kantor karena dengan pencahayaan yang baik dapat membuat kinerja karyawan menjadi lebih meningkat, baik dalam ketelitian, kecermatan hasil, mengurangi kelelahan mata dan dapat meminimalisir adanya kecelakaan dalam kerja. Selain itu pekerjaan kantor menjadi lebih efektif dan efisien.
Cahaya dapat memberikan penerangan terhadap suatu benda atau tempat. Cahaya yang cukup dan menerangi dengan tepat dapat membuat pekerjaan para pegawai menjadi lebih mudah dan efektif. Namun penerangan cahaya yang berlebihan maupun penerangan cahaya yang gelap atau redup tidak dianjurkan bagi ruang kerja karena dapat menimbulkan kelelahan pada mata sehingga kenyamanan pegawai tidak di dapatkan. Beberapa manfaat dapat kita peroleh dari pencahayaan yang baik dalam layout kantor yaitu dapat meminimalisir perpidahan pegawai dalam kantor tersebut karena dengan pencahayaan yang tepat maka kepuasan pegawai pun tercapai dan pegawai menjadi lebih semangat dalam mengerjakan tugas nya dalam kantor. Dalam buku
Peterson dan C.L. Littlefield bahwa penerangan yang baik dapat memperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:
1. Meningkatnya Produktivitas
Hasil pekerjaan dapat dipengaruhi oleh kondisi penerangan, jika kondisi penerangan tersebut kurang maka hasil kinerja pegawai menjadi tidak maksimal, sedangkan jika kondisi penerangan itu baik maka hasil kinerja pegawai semakin meningkat. Menurut data-data percobaan, penelitian dalam laboratorium mengenai penerangan serta pengalaman-pengalaman dari ribuan perusahaan di Amerika Serikat dengan produktivitas setelah modernisasi penarangan dapat meyakinkan kita dengan membuktikan bahwa penerangan sangat berhubungan dengan produktivitas kinerja para pegawai.
2. Meningkatkan kualitas pekerjaan
Memberikan penerangan yang cukup dapat mempengaruhi kerapihan dan ketelitian pekerjaan kantor. banyaknya kesalahan yang terjadi dalam pekerjaan kantor diakibatkan oleh tidak terpenuhinya kebutuhan penglihatan para karyawan, mungkin karena ketidakmampuan melihat dengan baik dan benar serta terjadinya ketegangan dan kelelahan pada mata yang dapat mengganggu kemampuan melihat secara normal.
3. Meminimalisir ketegangan mata dan kelelahan rokhaniah
Ketegangan mata dan kerusakan penglihatan mata dapat disebabkan karena melakukan pekerjaan perkantoran atau tata usaha dalam jangka waktu yang lama tetapi penerangan yang digunakan pada ruangan tersebut kurang baik. Selain itu tenaga yang dikeluarkan akan menjadi lebih banyak sehingga mengakibatkan bertambahnya kelelahan.
4. Meningkatkan semangat kerja para pegawai
Seorang manajemen (pimpinan) perlu memberikan perhatian terhadap keadaan para pegawainya, terutama memperhatikan dalam suasana bekerja yang membuat nyaman. penerangan yang baik dapat menyebabkan suasana menjadi nyaman dan menyenangkan, sehingga semangat para pegawai akan lebih baik lagi. Semangat para pegawai ini perlu diperhatikan dengan baik, karena hasil kinerja pegawai berbanding lurus dengan semangat yang dirasakana oleh para pegawai.
5. Meningkatkan prestise untuk perusahaan Memberikan cahaya yang cukup dapat membuat tamu perusahaan memberikan penilaian yang baik. Hal ini dapat pula untuk meningkatkan reputasi atau nama baik perusahaan demi terciptanya kemajuan dan efisiensi pelaksanaan pekerjaan kantor.
pada waktu-waktu tertentu. Oleh karena itu cahaya buatan tetap dibutuhan karena memiliki fungsi untuk menjadi pendukung suatu kantor.
Cahaya Buatan dapat dibagi menjadi 4 bagian, yaitu cahaya langsung, cahaya setengah langsung, cahaya setengah tak langsung dan cahaya tak langsung.
Cahaya langsung adalah cahaya yang langsung memancar dari sumbernya ke objek. Cahaya ini memiliki sifat ketajam yang tinggi dan menimbulkan ketegasan pada bayangan, sehingga dapat menimbulkan kelelahan pada penglihatan pegawai, terutama jika cahaya langsung ini diletakkan pada sudut 45 derajat dari penglihatan, maka akan berakibat menyilaukan mata. Misalnya permukaan meja, ke computer, ke kertas dan lain sebagainya. Jadi cahaya langsung ini sebenarnya kurang cocok di pakai di Indonesia karena berdampak buruk bagi pekerja. Cahaya setengah langsung yaitu cahaya yang memancar melalui perantara yang terbuat dari gelas dengan warna putih tulang pada tudung lampu. Cahaya ini menyebar ke seluruh penjuru sehingga tidak menimbulkan bayangan yang terlalu tajam. Tetapi, kebanyakan cahaya ini tetap saja jatuh ke permukaan meja secara langsung dan memantul kembali ke arah penglihatan. Sehingga cahaya tersebut dirasa kurang cocok untuk digunakan walaupun cahaya ini sudah lebih baik dibandingkan dengan cahaya langsung.
Cahaya setengah tak langsung yaitu cahaya yang sebagian pancarannya memancar tak langsung menuju objek (meja kerja dll) melalui perantara langit-langit, tudung lampu, dinding dan sebagainya. Jika dibandingkan dengan cahaya setengah langsung, cahaya ini sudah lebih baik, karena sumber cahaya datang dari langit-langit ruangan. Selain itu, dapat menciptakan sifat bayangan dan cahaya menjadi tidak terlalu tajam, sehingga tidak terlalu menimbulkan kelelahan pada mata pekerja
Sedangkan cahaya tak langsung yaitu cahaya yang dirancang. Cahaya ini merupakan cahaya yang terbaik. Sebuah ruangan yang gelap atau ruangan biasa digunakan ketika malam hari sebaiknya menggunakan cahaya tak langsung ini. Tetapi ada satu kekurangan dalam cahaya ini yaitu membutuhkan lampu yang lebih besar.
Indikator pencahayaan yang baik adalah memiliki sinar yang cukup dan disesuaikan dengan kebutuhan dalam pekerjaan kantor, cahaya yang ditimbulkan tidak mengakibatkan silau pada penglihatan, tidak adanya kontras yang tajam, tidak terpancarnya bayangan karena memancar secara keseluruhan, serta tidak menimbulkan adanya getaran atau bisa disebut juga gelombang cahaya. Selain itu ada hal lain yang juga sama pentingnya yaitu seberapa banyaknya cahaya penerangan itu. Untuk menentukan berapa intensitas dan jumlah penerangan yang baik untuk suatu kondisi tertentu dan membuat beberapa perbandingan yang akurat, maka ukuran penerangan dibutuhkan. Banyaknya penerangan dapat diukur menggunakan akat
satuan hitung yang biasa disebut “food
-caddle”.
penerangan juga tergantung kepada distribusi sumber-sumber penerangan.
Dewasa ini pengukuran cahaya lebih mudah ditentukan berdasarkan ukuran daya pancar lampu listrik dalam watt. Berikut ini adalah tabel rekomendasi mengenai cahaya yang dibutuhkan pada ruang kerja.
Area Kerja Cahaya yg diperlukan (foot-caddle)
Daya Pancar Lampu Listrik dalam Watt
Penglihatan Sederhana - ruang lobbies - ruang koridor - toilet, tangga, dan lorong
10 – 20 5 – 10
Penglihatan agak tajam
- Ruang pustaka - Ruang
Konference - Ruang filling
20 – 50 40 – 50
Penglihatan lebih tajam
- Ruang tulis - Ruang
gambar - Ruang surat
menyurat
50 – 100 50 – 70
Kualitas cahaya tidak hanya tergantung pada berapa banyaknya penerangan, tetapi mutu penerangan juga perlu diperhatikan karena keduanya memiliki peran yang sama penting, yang menjadi pertimbangan dalam mutu penerangan adalah pemancaran, kejernihan, dan kesilauan. Ketiga mutu ini saling berhubungan satu sama lain. Kejernihan atau biasa disebut kecerahan merupakan mutu yang ditentukan
oleh jumlah cahaya yang dipantulkan dari suatu benda. Penerangan yang baik untuk penglihatan bukan langsung berasal dari sumbernya melainkan berasal dari cahaya yang dipantulkan. Apabila benda yang akan dilihat memantulkan sedikit cahaya, maka besar kemungkinan benda itu akan sulit dilihat karena memiliki daya pantul yang rendah. Kecerahan merupakan mutu penerangan yang juga penting karena dapat mempengaruhi penglihatan. Ketika semua lingkungan dalam bidang penglihatan seperti meja dan yang lainnya memiliki penerangan yang sama maka mata manusia dapat melihat dengan baik. Penglihatan yang paling baik biasanya diperoleh ketika latar belakang sangat bertentangan dengan tulisan.
Pemancaran penerangan (cahaya) dapat memperjelas dan mempermudah penglihatan setiap benda dalam kedudukan ruang. Cahaya lunak adalah cahaya yang dipancarkan dengan baik, pemancaran ini diperoleh dengan jumlah cahaya yang berlainan datang dari beberapa sumber cahaya yang cukup. Kurang baiknya mutu penerangan dibandingkan dengan kurang banyaknya jumlah penerangan yang saat ini dirasakan oleh pegawai, sehingga mengakibatkan adanya keluhan-keluhan mengenai penerangan khusunya karena cacat mutunya, bukan cacat jumlahnya. Karena ketika jumlah penerangan yang banyak tetapi tidak menghasilkan mutu yang baik dalam penerangan, hal ini hanya akan menjadi sia-sia. Seharusnya jumlah penerangan diimbangi juga dengan mutu penerangannya. Secara umum mutu penerangan yang baik tidak menimbulkan silau pada mata dan dapat memancarkan cahaya secara merata. Kejernihan penerangannya pun secara relatif adalah sama. Pelunya meminimalisir adanya bayangan, meskipun tidak memungkinkan untuk menghilangkannya sama sekali.
1. Ambient lighting, yaitu menyeluruhnya pencahayaan pada suatu ruangan dan biasanya di pasang pada langit-langit ruang kantor. Sistem pencahayaan ini biasa digunakan ketika pekerjaan yang dilakukan di ruangan tersebut tidak terlalu membutuhkan tingkat penerangan yang tinggi.
2. Task lighting, yaitu memberikan cahaya untuk area kerja seorang pegawai. misalnya meja kerja. Jenis pencahayaan ini tidak biasanya digunakan pada kantor-kantor karena ketidakpraktisannya. Akan tetapi jenis sistem pencahayaan ini biasa digunakan ketika pekerjaan yang dibutuhkan tingkat ketelitian yang tinggi. Pada masa yang akan datang, penggunaan jenis pencahayaan ini akan semakin meningkat. Maka diperlukannya beberapa hal yang harus perusahaan lakukan sebelum menetapkan untuk menggunakan sistem ini, berikut adalah beberapa tips sebelum perusahaan menetapkan untuk menggunakan sistem pencahayaan ini yaitu:
a. Beban pekerjaan yang diberikan kepada pegawai.
b. Ukuran pekerjaan yang dibebankan kepada pegawai.
c. Tingkat Kecepatan, ketepatan, dan kepentingan yang diinginkan oleh perusahaan dari pekerjaan tersebut. d. Waktu dalam penyelesaian pekerjaan e. Jenis dan jumlah pekerjaan
f. Menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan karakteristik pegawai. misalnya usia pegawai. Pegawai yang memiliki usia sekitar 60-an membutuhkan penerangan 2,5 kali lebih banyak dibandingkan dengan pegawai yang berusia 25-an .
g. Karakteristik lingkungan dan fisik kerja. misalnya lokasi kantor terdapat pohon yang rindang atau dikelilingi oleh gedung-gedung tinggi yang lain.
3. Accent lighting, yaitu memberikan penerangan pada area yang ingin dituju. Pada umumnya cahaya ini ditempatkan pada sebuah lorong kantor atau pada lokasi yang memerlukan penerangan agar pegawai dan tamu mengalami kemudahan.
4. Natural lighting, yaitu cahaya yang diperoleh melalui jendela, pintu kaca, serta cahaya langit/sinar matahari.
Pemilihan pencahayaan dalam layout kantor harus sesuai supaya tidak ada gangguan dalam proses kerja para pegawai. Pemilihan pencahayaan juga harus berdasarkan parameter efektivitas pencahayaan pada kantor, yaitu:
1. Image, yaitu dengan memodifikasi pencahayaan dapat menimbulkan kesan yang berbeda bagi para pegawai.
2. Visibility, yaitu penglihatan harus nyaman dan jelas saat pegawai melihat suatu objek. 3. Focus, yaitu membuat pencahayaan untuk
pegawai agar dapat memusatkan perhatiannya dalam melaksanakan tugas dengan membuat penerangan yang sesuai dengan area kerja utama pegawai.
Sistem penerangan dalam kantor memiliki beberapa karakteristik yang harus dipenuhi, yaitu:
1. Visual comfort probability (VCP), yaitu rasio tingkat penerangan secara langsung yang melebihi dari 0.70. Nilai VCP 0.80 yang artinya bahwa 80% pegawai yang duduk pada situasi tidak nyaman tidak merasa terganggu atau silau dengan sistem pencahayaan.
3. Equivalent spherical Illumination (ESI), yaitu pengukuran tingkatan efisiensi pada sistem penerangan, misalnya tingkat pemantulan dan silau maksimal 60 minimal 40.
Adapun beberapa jenis akat penerangan dari listrik yang sering digunakan di dalam kantor, diantaranya:
1. Lampu Pijar
Keuntungan menggunakan lampu pijar ini antara lain yaitu biaya yang murah dibandingkan dengan lampu lainnya, kualitas penerangannya pun cukup baik.
2. Lampu Neon
Pada umumnya kantor biasanya menggunakan lampu neon, sistem penerangannya banyak disukai oleh perusahaan karena memiliki tingkat efisiensi yang tinggi serta kejernihan dalam cahayanya pun baik.
3. Lampu Mercury
Lampu mercury ini kurang cocok ketika digunakan didalam ruang kerja karena sinarnya agak kebiru-biruan. Lampu ini pada umumnya digunakan dalam ruang kerja yang sangat luas atau ditempatkan di halaman perusahaan.
Beberapa cara untuk meminimalisir cahaya yang menyilaukan mata pada ruang kerja adalah dengan cara menggunakan cahaya yang dipantulkan oleh benda sehingga cahaya tidak langsung terlihat oleh mata, usahakan pantulan cahaya tersebut tidak berhimpitan dengan garis penglihatan, selain itu posisi duduk pegawai dalam ruang kerja tersebut tidak boleh segaris dengan pantulan cahaya, dan kurangilah menggunakan perakatan yang berkilau.
Warna
Selain cahaya, warna merupakan salah satu peran penting dalam kondisi lingkungan fisik layout kantor. Warna merupakan unsur terciptanya mood atau suasana hati dalam suatu ruangan. (Nurul Wulansari: 2007). Pemilihan warna dapat mempengaruhi kondisi dalam proses perhatian, perasaan, dan pikiran kerja para karyawan. Warna dalam layout kantor biasanya memiliki pengaruh yang penting terhadap tekanan darah dan ketegangan syaraf. Pengaruh warna dapat menjadikan perasaan dan pikiran yang baik, tetapi dapat juga memberikan dampak perasaan dan pikiran yang kurang baik bagi para karyawan. Beberapa warna juga dapat memberikan perasaan yang menekankan, begitu pun sebaliknya. Adapun kecenderungan beberapa warna yang mempercepat tindakan mental, dan beberapa warna lainnya cenderung memperlambat tindakan mental, sehingga warna dapat meningkatkan produktivitas kerja para karyawan.
Maka dari itu faktor warna sangatlah penting dalam layout kantor, sehingga dalam menata warna dalam sebuah ruang kerja perlu berhati-hati karena dapat mempengaruhi tingkah laku dan emosi pegawai. Hal yang harus dilakukan adalah merencanakan dengan baik. Meskipun pada realisasinya penataan dekorasi saling berkaitan dengan tata warna.
Pengaruh psikologis warna terhadap perasaan dalam segi jarak, suhu, dan kejiwaan dapat terlihat pada tabel di bawah ini.
Warna Efek Jarak
Efek Suhu
Efek Kejiwaan
Hijau Jauh Netral, Dingin
Sangat Menenangkan Oranye Sangat
Dekat
Sangat Panas
Semangat
Coklat Sangat Dekat
Netral Tenang, semangat
Abu-abu
Sangat Dekat
Dingin Melesukan
Kuning Dekat Sangat Panas
Semangat
Merah Dekat Panas Sangat Mengusik
Jika dilihat dari tabel tersebut, maka saat kita memiliki ruangan yang sempit kita harus memilih warna yang memiliki efek jarak yang jauh agar terkesan ruangan tersebut luas. Misalnya dengan mengecat dinding dengan warna biru langit atau warna hijau muda. Selain itu kita juga dapat memilih warna yang memiliki efek suhu yang dingin jika kita menginginkan sebuah ruangan yang memiliki kesan yang sejuk dan tenang. Misalnya dengan mengecat dinding dengan warna hijau ataupun biru. Tetapi jika kita menginginkan ruangan yang menimbulkan semangat dalam bekerja, kita dapat menggunakan warna-warna yang cerah seperti warna oranye atau kuning. Penggunaan warna cerah tidak diharuskan secara total namun dapat dipadu padankan dengan sentuhan warna lainnya.
Adapun beberapa jenis-jenis warna antara lain sebagai berikut:
1. Warna menyala, misalnya warna merah atau kuning, ketegangan mata dapat disebabkan karena warna nyala yang dominan. Warna nyala tidak dianjurkan untuk penggunaan pada ruang yang memiliki luas yang besar. Warna ini digunakan untuk benda yang kecil untuk menonjolkan, atau memang jika ingin menggunakan warna nyala ini sebaiknya kombinasikan dengan warna yang lainnya, agar tidak menyebabkan ketegangan pada mata para pegawai.
2. Warna Kontras, misalnya perpaduan dari warna oranye dan hijau atau perpaduan warna kuning dan hitam. Walaupun warna kontras dapat digunakan dalam satu ruangan, tetapi sebaiknya jangan terlalu
banyak warna dalam perpaduan tersebut, usahakan maksimal 3 warna sehingga tidak menimbulkan kesan ramai.
3. Warna Tua, warna tua ini biasanya dihindari dalam penataan ruang kantor, karena dapat menyebabkan perasaan yang tertekan dan dapat menimbulkan kesan cenderung kotor.
4. Warna Pastel, warna pastel memiliki sifat yang cerah, ceria, dan menimbulkan kesan bersih. Warna pastel ini paling banyak digunakan pada layout kantor.
Menurut Kaina dalam buku “Colour Therapy”, Pengaruh Warna bagi Psikologi
Manusia, emosi serta tindakan manusia. Diantaranya:
1. Akat bantu komunikasi secara non verbal untuk mengungkapkan pesan secara cepat dan sederhana memahami maknanya. 2. Dapat terciptanya daya tarik manusia
untuk semakin menyukai suatu hal. 3. Penggunaan warna yang sesuai dapat
membangkitkan semangat sehingga seorang dapat menjalani kegiatannya dengan baik.
4. Dapat mempengaruhi emosi seseorang. 5. Penggunaan warna yang tepat dapat
memberikan konsentrasi, ketenangan, kesan gembira.
Oleh karena itu, warna adalah faktor penting yang perlu diperhatikan oleh seorang manajer. Walaupun terlihat faktor yang sederhana atau kecil, namun tanpa kita sadari faktor ini dapat mempengaruhi produktivitas kinerja para pegawai. Selain cahaya dan warna, faktor penting lainnya dalam kondisi lingkungan fisik layout kantor adalah suara.
Suara
dan efisiensinya pelayanan pekerjaan kantor, karena kebisingan dapat menganggu ketenangan dalam bekerja, merusak pendengaran, dan adanya miss communication, serta merusak konsentrasi orang dalam berfikir sehingga dapat berpengaruh besar pada hasil kerjanya. Sumber-sumber suara dalam kantor antara lain percakapan seseorang atau beberapa orang, geseran barang pada lantai (kursi) dan suara-suara mesin kantor.
Kebisingan dapat dinyatakan dalam ukuran desibel (db). Kebisingan dapat mengakibatkan terhambatnya konsentrasi kerja, menimbulkan kelelahan, dan menyebabkan gangguan pada anggota tubuh seperti mata, telinga, syaraf, otot, dan lain-lain. Selain itu suara dapat menyebabkan perubahan pada pikiran dan peredahan darah. Ketidaksadaran mengenai akibat yang diperoleh dari suara yang gaduh sering dialami oleh manusia, tetapi saat suara gaduh tersebut terdengar lama. Maka manusia akan menyadari.
Berikut adalah pengaruh suara yang gaduh menurut para dokter, diantaranya:
a. Adanya gangguan saraf dan mental. b. Sulitnya berkonsentrasi, mengurangi hasil
kinerja seseorang, memperbanyak kemungkinan kesalahan dalam bekerja, sulitnya menggunakan telepon karena suara tidak terlalu terdengar, dan menyebabkan lebih banyak ketidakhadiran.
c. Menurunkan daya tahan tubuh.
d. Menjadi cepat lelah dan lebih emosional. e. Melemahkan daya pikir, daya hitung,
maupun daya tangkap.
f. Mengurangi semangat kerja para pegawai.
Menurut penelitian yang dilakukan oleh beberapa ahli yaitu Ayr, Cirillo, Fato, dan Martellotta (2003) mengenai beberapa sumber kebisingan yaitu:
Area Sumber Kebisingan
Orang
*HVAC systems yaitu heating, ventilating, and air conditioning system
Pada umumnya cara mengontrol suara-suara yang gaduh adalah dengan cara:
a. Perakatan dan mesin – mesin yang menyebabkan suara yang bising harus dijauhi dari ruangan yang membutuhkan tingkat konsentrasi yang tinggi, dengan cara meletakkannya di dekat jendela dan memberi penyekat ruang yang berguna untuk meredam suaranya.
b. Menggunakan bahan dan design langit-langit yang bisa meminimalisir suara, misalnya: dinding dan langit-langit berbahan kayu atau partisi, dan karpet. c. Menggunakan perakatan berbahan kedap
suara, misalnya: kayu atau bubuk kayu yang dikeraskan, kain dan lainnya.
Terdapat beberapa sumber suara dalam kantor, seperti, geseran, percakapan benda-benda pada lantai, dan perakatan mesin-mesin kantor. Tetapi sumber suara yang berasal dari luar kantor yang merupakan sumber suara yang penting.
gelombang-gelombong suara, sehingga tidak menyebabkan gema. Maka dari itu perlunya persyaratan dalam membangun bangunan gedung yang modern dengan menggunakan bahan-bahan gedung yang keras.
Adapun beberapa cara meminimalisir kegaduhan pada ruang kantor menurut Quible (2001) yaitu:
1. Akat peredam suara
Untuk mengontrol suara yang ada di kantor, kita dapat menggunakan akat peredam suara. Akat peredam suara dapat diletakkan pada beberapa mesin di kantor yang dapat mengeluarkan suara, misalnya mesin ketik atau printer. Selain itu, dapat menggunakan penutup perakatan yang dapat meminimalisir suara seperti, kain tebal atau karpet lalu diletakkan di mesin tersebut.
2. Kontruksi yang tepat
Penggunaan teknik kontruksi bangunan yang efektif dapat meminimalisir jumlah suara bising pada kantor. Ada 2 jenis suara yang dapat nerambat di udara, yaitu merambat melalui udara (suara udara) atau melalui struktur bangunan (suara struktural). Misalnya percakapan seseorang atau beberapa orang dan suara yang dihasilkan oleh beberapa perakatan seperti mesin adalah salah satu contoh dari suara yang merambat melalui udara. Sedangkan contoh suara struktural adalah getaran perakatan. Sebelum suara merambat ke udara, getarannya akan merambat melalui perantara perakatan pada area kerja. berikut ini adalah rekomendasi beberapa teknik kontruksi untuk meminimalisir kegaduhan yang tidak diharapkan, yaitu :
- Berkurangnya getaran suara dapat dipengaruhi oleh penggunaan material konstruksi yang tepat, misalnya jika ingin menggunakan material yang lebih empuk kita dapat menggunakan kayu
atau alumunium pada jendela daripada baja dan lainnya.
- Memiliki seal pada jendela dan pintu yang terbuat dari karet dan penggunaan yang rapat, Sehingga suara gaduh bisa diminimalisir dan tidak susah keluar dari ruangan.
- Memasang jaringan dengan jaringan utama dari sistem HVAC yang dapat terhubung.
- Untuk meminimalisir banyaknya rambatan suara dari satu ruangan ke ruangan lain beberapa dtruktur bangunan dengan menempatkan ruang berongga perlunya dibangun udara diam sehingga tidak menimbulkan suara gaduh.
3. Material peredam suara
Dewasa ini, tipe-tipe material peredam suara banyak tersedia dan biasanya berupa penutup untuk jendela, tembok, atap, dan lantai. Selain itu peredam suara juga nilai estika. Dari beberapa material peredam suara yang tersedia, karpet menjadi material yang sering dipakai. Bahkan penggunaan panel dinding untuk meredam suara pada sebagian perusahaan sudah secara permanen, dan biasa digunakan ketika membutuhkan ruangan privasi, contohnya kantor pengacara yaitu ruang konsultasi hukum. Namun apabila penutup dinding dan atap sudah cukup dan dapat meredam suara yang ada, maka penutup dinding khusus tidak diperlukan. Tetapi pada sebuah kantor yang sangat bising, material atap, dinding, dan lantai khusus sangat diperlukan. karpet adalah penutup lantai yang paling efektif untuk meminimalisir suara.
Ada tiga kriteria yang dapat diterapkan dalam memutuskan material yang dapat meredam suara yang optimal, antara lain yaitu:
tersebut. isolasi suara dapat dipengaruhi oleh beberapa hal, misalnya berat suara dan kepadatan yang ditimbulkan, serta seberapa banyak penggunaan ketebalan material untuk meredam suara.
Peredaman, yaitu tingkat suara yang dapat diredam oleh material tersebut. Noise Reduction Coeeficient adalah akat ukur tingkat peredaman.
Pemantulan, yaitu tingkat pemantulan oleh material, yakni suara yang dipantulkan dan tidak diserap kembali ke udara.
Pemantulan dan penyerapan suara pada ruang kantor harus memiliki keseimbangan yang sesuai, karena dapat meminimalisir adanya
silent voice pada lokasi kerja. material dengan struktur keras seperti besi, gelas, maupun plastik dapat memantul lebih besar dibandingkan dengan penggunaan material yang berstruktur lebih lembut seperti spon dan kayu.
4. Masking
Masking atau biasa disebut white noise adalah cara untuk penggabungan suara kantor dengan suara rendah yang tidak menggangu. Saat suara melewati lorong atau saluran masking hampir sama dengan suara yang terdengar. Suara untuk publik misalnya, loudspeaker pada seluruh ruangan yang biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi dalam bentuk suara ke seluruh bagian kantor biasa digunakan untuk menyampaikan suara masking ke seluruh area kerja, seperti musik yang lembut.
Pada jenis layout kantor yang terbuka, tentunya memberikan tantangan yang lebih untuk mengontrol kebisingan dibandingkan dengan jenis landscape dan tertutup. Jenis layout terbuka ini menghilangkan tembok permanen, sehingga ruangan membutuhkan banyak material peredam suara. Jika ruang kerja masih tetap bising setelah menggunakan akat peredam
suara, maka akat masking suara pun dapat dipergunakan. Pertimbangan mengenai jarak ideal antar pegawai atau antar bagian sehingga dapat membatasi tingkat privasi pembicaraan.
Udara dan Suhu
Faktor penting lainnya adalah faktor udara dan suhu, udara yang bersih dan baik tentunya dapat berpengaruh positif untuk meningkatkan produktivitas, semangat kerja, kesehatan, dan kualitas kerja. Selain itu udara dapat menimbulkan kesan yang baik bagi tamu, khusunya tamu didalam kantor. Pada umumnya, karyawan pasti menginginkan kerja yang aman dan sehat yang ditimbulkan dari lingkungan kantor. Keselamatan dan perlindungan kerja merujuk pada kondisi fisik dan mental para pekerja dalam lingkungan kantor yang ada di perusahaan. Sehingga udara sangat berperan penting bagi kesehatan dan produktivitas kerja para pegawai. Adapun beberapa penyebab umum menurunnya kualitas udara adalah polusi dan pencemaran. Sumber- sumber pencemaran udara pada umumnya bersumber dari asap kendaraan, debu, rokok, dan perakatan mesin-mesin pabrik atau dapat juga berasal dari bau busuk limbah pabrik. Komposisi udara disekitar manusia, terdiri dari 21 persen oksigen, 78 persen nitrogen, 0,03 persen karbondioksida, dan 0,97 persen gas campuran. Oksigen merupakan gas utama yang dibutuhkan makhluk hidup. Jika dalam udara kadar oksigen telah menyusut atau bercampur dengan polusi gas yang memiliki bau tidak baik untuk kesehatan tubuh maka udara dapat dinyatakan kotor, biasanya hal ini ditandai dengan timbulnya sesak pada pernafasan.
pegawai menyelesaikan 90 persen jam kerjanya yaitu sekitar 2.500 jam selama setahun di dalam ruangannya, tentulah itu bukan waktu yang sebentar. Pada saat ini bangunan perkantoran sebagian besar lebih banyak mengandung udara yang memiliki zat biologi dan kimia dibandingkan di luar ruangan. Hal ini disebabkan karena kurangnya pemeliharaan dan perencanaan sistem HVAC (sistem pemanas, ventilasi, dan AC) sehingga menyebabkan berkurangnya pergantian udara, konstaminasi udara disebabkan oleh off-gas
(bahan kimia yang dihasilkan oleh penuaan gedung atau beberapa perakatan yang jarang dibersihkan seperti furniture atau penutup lantai. Hal ini yang menjadi penyebab timbulnya Sick Building Snydrome (sindrom gedung sakit) dan jika udara dihirup dengan waktu yang relatif lama dapat menyebabkan para pegawai mengalami kepusingan permanen.
Temperatur, kelembaban, ventilasi, dan kebersihan udara merupakan faktor yang perlu diperhatikan dalam meningkatkan kualitas udara didalam kantor. Dewasa ini, penyebab utama polusi udara yang sering ditemukan pada suatu ruangan dalam kantor adalah memiliki tingkat kelembaban yang tinggi, kurangnya ventilasi, dan asap rokok. Jika bangunan kantor berada pada lokasi yang memiliki cuaca yang bervariasi maka sebaiknya membangun sistem pengaturan udara terintegrasi untuk setiap musim, agar situasi udara di ruangan stabil setiap harinya.
Manfaat pemasangan sistem sebanding dengan biaya yang harus dikeluarkan, karena dengan adanya sistem pengaturan udara maka dapat menjaga kondisi udara dengan baik dan stabil. Meningkatkan produktivitas dan memaksimalkan efisiensi dapat dilakukan dengan cara meningkatkan kenyamanan para pegawai. Selain itu sebagian kasus kesehatan pada pegawai dapat memulih, sehingga dapat
meminimalisir biaya pengeluaran kesehatan yang dikeluarkan perusahaan dan mengurangi tingkat ketidakhadiran para pegawai.
Temperatur udara yang ideal untuk pegawai yang biasa digunakan di dalam ruang kantor adalah ±3-4ºC. Namu ketika temperatur di luar kantor sedang panas yaitu sekitar 30ºC, maka temperatur di dalam kantor sebaiknya diatur menjadi 26ºC, dan ketika temperatur di luar mencapai 14ºC, maka temperatur sebaiknya diatur menjadi 18ºC. Di masa depan energi matahari akan menjadi sumber pemanas utama dalam bangunan perkantoran di beberapa bagian dunia. Namun semua ini tergantung pada letak geografi bangunan, mungkin energi matahari dapat memenuhi semua pemanasan yang dibutuhkan. Adapula dua jenis unit pendingin yang tersedia diantaranya yaitu
central unit dan self-contained unit.
Central unit adalah unit pendingin yang biasanya ada pada gedung perkantoran yang baru. Sedangkan self-contained unit
adalah unit pendingin yang menggunakan dinding permanen sebagai penyekat antar bagian, sehingga biasanya ada pada gedung yang tidak dibangun untuk mengakomodasi sistem sentral. Salah satu cara untuk menentukan apakah perlu memasang sistem pendingin udara yaitu dengan cara menentukan terlebih dahulu dampak bagi kinerja pegawai.
Smart Office
kantor, pengontrolan lingkungan, keamanan, serta sistem pelindung kebakaran. Menurut Burton (2000) ada beberapa fitur yang dapat kita peroleh dari smart office, yaitu :
1. Small-zone areas, yaitu kantor akan menghidupkan sistem pada area terbatas yang digunakan oleh pegawai saat meraka sedang bekerja di hari libur seperti hari minggu, lembur, libur lainnya.
2. Smart wired telecommunication systems, adalah penggunakan telepon yang memiliki beberapa fungsi, misalnya komunikasi suara dan data, e-mail, manajemen energi, atau perlindungan kebakaran.
Green Office Management
Saat ini banyaknya perusahaan tertarik untuk merealisasikan green office management untuk mengelola kantornya. Menurut Rowh (2004) “meskipun hal ini baru dimulai dengan me-recyle kertas, namun beberapa kantor sudah menggunakan cahya alam guna menerangi kantor maunpun udara bebas untuk kantornya. Karena sebagian komponen kantor adalah non-biodegradable sehinngga perlu tindakan lainnya untuk mengimplementasikan green office management adalah dengan me-recyle cartridge atau toner printer, sehingga tidak akan mengakibatkan polusi tanah jika dibuang langsung ke TPA.
Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa:
1. Lingkungan fisik suatu kantor terdiri dari cahaya, warna, suara, udara, dan suhu. Keempat faktor ini memiliki peran yang penting dalam layout kantor.
2. Cahaya adalah salah satu faktor lingkungan fisik yang paling penting yang mampu memberikan pengaruh terhadap
lingkungan kantor karena dengan pencahayaan yang baik dapat membuat kinerja karyawan menjadi lebih meningkat, baik dalam ketelitian, kecermatan hasil, mengurangi kelelahan mata dan dapat meminimalisir adanya kecelakaan dalam kerja. Selain
3. warna merupakan salah satu peran penting dalam kondisi lingkungan fisik layout kantor. Warna merupakan unsur terciptanya mood atau suasana hati dalam suatu ruangan. (Nurul Wulansari: 2007). Pemilihan warna dapat mempengaruhi kondisi dalam proses perhatian, perasaan, dan pikiran kerja para karyawan.
4. Penataan suara adalah salah satu faktor penting yang perlu diperhatikan. Kebisingan atau suara-suara gaduh dapat menyebabkan ketidak efektifan dan efisiensinya pelayanan pekerjaan kantor, karena kebisingan dapat menganggu ketenangan dalam bekerja, merusak pendengaran, dan adanya miss communication, serta merusak konsentrasi orang dalam berfikir sehingga dapat berpengaruh besar pada hasil kerjanya. Sumber-sumber suara dalam kantor antara lain percakapan seseorang atau beberapa orang, geseran barang pada lantai (kursi) dan suara-suara mesin kantor.
Adapun beberapa penyebab umum menurunnya kualitas udara adalah polusi dan pencemaran. Sumber- sumber pencemaran udara pada umumnya bersumber dari asap kendaraan, debu, rokok, dan perakatan mesin-mesin pabrik atau dapat juga berasal dari bau busuk limbah pabrik.
SARAN
Sebaiknya manajemen perusahaan atau kantor mulai mempertimbangkan ha-hal yang berkaitan erat dengan lingkungan fisik serta penataan ruang kantor, seperti cahaya, warna, suara, suhu dan udara karena hal tersebut turut andil dalam meningkatkan kinerja pegawai. Apabila kinerja pegawai meningkat tentunya perusahaan dapat mencapai tujuan dari perusahaan dengan tepat waktu, hal ini secara otomatis mampu meningkatkan kredibilitas perusahaan yang bersangkutan.
DAFTAR PUSTAKA
Gie, The Liang. 2006. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta. Liberty.
Priansa, Doni J, Garnida Agus & Muhtarudin. 2015. Manajemen Perkantoran. Bandung. Alfa Beta.
Timpe, Dale. 1989. Manajemen Sumber Daya Manusia (Produktivitas). Jakarta. PT Elex Media Komputindo
Sukoco, Badri M. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya. Erlangga.
Sedarmayanti. 2009. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Bandung. APU
Moekijat. 2008. Administrasi Perkantoran. Bandung. Mandar Maju.
Maryati, M.C. 2008. Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta. UPP STIM YKPN.
Harsono. 2004. Administrasi Perkantoran. Jatinangor. Alqaprint.
Laksmi, Fuad Gani, & Budiarto. 2008. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta. Penaku.
Priansa, Donni J & Damayanti, Fenny. 2015. Administrasi dan Operasional Perkantoran. Bandung. Alfabeta.
Rahmawati. 2014. Manajemen Perkantoran. Yogyakarta. Graha Ilmu.
Chaniago, Harmon. Manajemen Kantor Kontemporer.
Bangun, Wilson. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta. Erlangga.
Quible, Zane K. 1996. Administrative Office Management. Prentice-Hall, Inc. N.J
Moekijat. 2002. Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran. Bandung. Mandar Maju.
Amalia, Sholihati & Sutisna, Ma’mun. 2004.
Pengaruh Tata Ruang Kantor Pada
Produktivitas Kerja. Bandung. Jurnal Tata Niaga Polban, 49 – 61
Chaniago, Harmon. 2003. Teknik Penentuan
