111 BAB 4
USULAN PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
4.1 Penyelarasan Strategi Bisnis dengan Strategi SI/TI
Strategi Bisnis Strategi SI/TI
Meningkatkan kualitas layanan, yaitu dalam hal program, tenaga pelatih, dan hubungan dengan pemasok dan pelanggan.
1. Mengembangkan SIMaP (Sistem Informasi Manajemen Perusahaan) yang mengintegrasikan seluruh bagian perusahaan agar pelayanan dan kinerja perusahaan menjadi lebih baik.
2. Mengembangkan sistem informasi yang dapat menjaga dan mengelola hubungan baik dengan pelanggan, yaitu dengan CRM (Customer
Relationship Management).
Menggapai pelanggan-pelanggan baik di Jakarta maupun yang berada di daerah atau kota besar selain Jakarta yang memiliki potensi pasar, secara lebih luas lagi.
Menerapkan sistem registrasi online yang dapat diakses melalui web, yang memungkinkan pelanggan untuk dapat mengakses pedaftaran mereka tanpa harus tatap muka di kantor AKLTG.
Terus melakukan riset terhadap pasar dan inovasi dalam mengembangkan program-program baru yang dapat menjawab kebutuhan pasar terkini.
Mengembangkan sistem informasi yang yang dapat membantu manajemen atas dalam pengambilan keputusan strategis, yaitu EIS (Executive Information
System).
Menjalin kerja sama dengan sekolah maupun organisasi untuk mengenalkan dan mempromosikan program-program mereka.
Tabel 4.1 Penyelarasan Strategi Bisnis dengan Strategi SI/TI
Pengembangan sistem yang diusulkan
dapat tetap unggul dan bersaing. Selain itu inovasi dan kemampuan membaca serta menjawab kebutuhan pasar pun menjadi kunci utama memenangkan persaingan, karena dengan demikian perusahaan dapat menjadi unggul, unik, inovatif, dan terdepan.
Oleh karena itu, AKLTG selaku perusahaan yang ingin terus meningkatkan kinerja dan melakukan inovasi memerlukan suatu perencanaan yang matang dalam hal perumusan dan perencanaan strategis pada bisnis (organisasi, manajemen, dan SDM) yang mereka jalankan, sehingga perusahaan dapat menjadi perusahaan yang unggul, unik, inovatif, dan terdepan.
Berdasarkan hasil analisis pada bab III, sistem informasi yang ada pada AKLTG saat ini belum optimal. Ini dikarenakan belum terintegrasinya sistem yang ada di masing-masing unit bisnis. Untuk itu SI yang ada sekarang harus dikembangkan lebih lanjut. Selain itu, SI yang bersifat strategis juga perlu dikembangkan dalam strategi bisnis perusahaan ke depan. Oleh karena itu kami mengusulkan sebuah Sistem Informasi Manajemen Perusahaan (SIMP) yang dapat memproses dan mengintegrasikan alur proses bisnis secara menyeluruh, yaitu dalam hal pemrosesan bisnis, pelayanan terhadap pelanggan (baik sebelum maupun sesudah program), pendukung keputusan, dan pelaporan, untuk memperoleh informasi yang akurat, tepat, dan cepat. Selain itu, kami juga mengusulkan Customer Relationship
Management (CRM) untuk merangkul pelanggan potensial yang ada dan menganalisa
sebagai media informasi umum terkait dengan perusahaan, terlepas dari deiusulkannya modul registrasi online pada SIMaP.
4.2 Strategi SI
Strategi ini akan menjelaskan bagaimana sistem informasi dapat dimanfaatkan sebagai pendukung kegiatan bisnis perusahaan, berkaitan dengan visi dan misi perusahaan serta disesuaikan dengan strategi bisnis yang dimiliki perusahaan.
Berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut mengenai IS/IT Strategy yang termasuk dalam kategori IS Strategy:
4.2.1 Sistem Informasi Manajemen Perusahaan (SIMaP) Modul:
1. Modul Pendaftaran dan Pembayaran
Modul ini mencatat data dan informasi yang terkait dengan pendaftaran pelanggan, transaksi yang dilakukannya, dan pengalokasian sumber daya manusia (pelatih) yang akan dilibatkan dalam program. Pendaftaran dan transaksi pelanggan dicatat oleh bagian administrasi, yang kemudian akan diolah menjadi rincian data pelanggan, program diikutinya, dan pembayaran. Untuk pendataan alokasi pelatih akan berupa penjadwalan, penetapan jumlah tenaga yang diperlukan, dan penempatan pelatih dengan program yang terkait.
terdekat dan melakukan pendaftaran dan pembayaran. Kedua, pelanggan melakukan pendaftaran melalui website. Kedua model pendaftaran ini sama-sama akan dikelola oleh modul pendaftaran yang sama.
Modul ini mencakup:
• Registrasi pelanggan/peserta program. • Mencatat transaksi pembayaran pelangan.
• Membuat detil laporan pembayaran, yang akan diteruskan ke bagian
keuangan untuk dibukukan. • Membuat laporan penjualan.
• Membuat jadwal pelatih yang akan ditugaskan pada program,
termasuk dengan penetapan jumlah dan alokasi penempatan program.
2. Modul Pemasaran
Modul ini mencatat pendaftaraan pelanggan dan pembayaran yang dilakukan pada saat pelaksanaan seminar. Pendataan dilakukan oleh sub bagian pemasaran yaitu bagian penjualan, yang akan diolah menjadi rincian data pelanggan, program yang diikuti, dan pembayaran, yang kemudian dilanjutkan ke bagian administrasi untuk diproses lebih lanjut. Selain itu, modul ini juga akan mendata informasi yang diberikan oleh pelanggan, misalnya berupa keluhan, kritik, saran, dan harapan ke depan. Modul ini mencakup :
• Registrasi pelanggan/peserta program.
• Mencatat dan mengelola umpan balik dari pelanggan.
3. Modul Keuangan
Modul ini berfungsi untuk mengolah semua transaksi yang berasal dari semua kegiatan yang terjadi di modul-modul yang lain. Nantinya akan dihasilkan laporan keuangan akhir yang akan digunakan oleh pihak manajemen untuk menganalisis kondisi keuangan perusahaan.
Modul ini mencakup: • Laporan laba rugi. • Laporan jurnal umum. • Laporan posisi keuangan. • Laporan arus kas.
• Pengaturan rencana anggaran perusahaan. • Pengaturan kode akun.
• Analisa rasio keuangan. • Laporan hutang dan piutang.
4. Modul Personalia
Modul ini mencakup: • Data pegawai.
• Informasi kenaikan gaji dan pangkat berkala. • Mendata perhitungan penggajian.
• Mendata karyawan baru. • Mengupdate data karyawan.
• Membuat laporan kinerja karyawan. • Membuat laporan penggajian karyawan.
• Membuat laporan mengenai absensi karyawan.
5. Modul Operasional
Modul ini berfungsi untuk membantu kegiatan operasional, seperti pendataan tempat pelaksanaan program (jadwal dan lokasi) dan pembayaran tempat, pendataan inventaris kantor, pendataan pemasok, dan pengelolaan laporan pembelian.
Modul ini mencakup:
• Mendata inventaris kantor. • Mendata pemasok.
• Mengelola laporan pembelian.
• Mendata informasi mengenai tempat pelaksanaan program.
• Mencatat transaksi pembayaran tempat, untuk selanjutnya diberikan
6. Modul Pelatih
Modul ini berfungsi untuk mengelola data dan informasi seputar tenaga kepelatihan, yaitu pengalokasian tenaga pelatih dengan jadwal program, pendataan hasil program yang diikuti peserta, dan permintaan pengembangan (pendidikan/pelatihan) bagi para pelatih itu sendiri.
• Mendata alokasi, jumlah dan jadwal pelatih ke dalam program. • Mendata program pelatihan/pendidikan tersendiri untuk pelatih.
• Mendata dan melakukan validasi data/informasi hasil program yang
diikuti oleh peserta.
7. Modul EIS (Executive Information System)
Modul ini berfungsi untuk menghasilkan laporan-laporan statistik, harian, bulanan, grafik, dan sebagainya.
Modul ini mencakup :
• Laporan kegiatan pelaksanaan program. • Laporan bulanan gaji karyawan.
• Laporan keuangan bulanan.
• Laporan kinerja karyawan secara keseluruhan. • Grafik keuangan perusahaan.
• Grafik perbandingan program pelatihan yang dilaksanankan. • Informasi SDM.
4.2.1.1 Manfaat SIMaP
4.2.1.1.1 Manfaat Operasional • Integrasi dan akurasi
Duplikasi data dan informasi pelanggan merupakan masalah yang sering terjadi di perusahaan akibat belum terintegrasinya sistem yang ada. Dengan adanya SIMaP, masalah duplikasi data dapat diminimalisasikan, bahkan dihilangkan. Sehingga, hasil yang akurat mengenai segala bentuk penilaian dan pelaporan dapat tercapai. Selain itu, juga dapat mengurangi beban kerja yang ada pada administrasi dan konsistensi data dapat terjaga dengan baik.
• Peningkatan kualitas dan kecepatan dalam pelayanan
Dengan adanya SIMaP, perusahaan dapat meningkatkan pelayanan mereka kepada pelanggan, baik sebelum layanan program maupun setelah program dilaksanakan. Misalnya, pencatatan dan pemrosesan data, informasi, dan transaksi pelanggan dapat dilakukan dengan lebih cepat. Dengan meningkatnya kecepatan, akan mempengaruhi peningkatan kualitas pula. Kinerja akan menjadi lebih baik.
• Kemudahan pembuatan laporan
4.2.1.1.2 Manfaat Manajerial
• Pengambilan keputusan
Dengan adanya SIMaP, pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajerial dapat menjadi lebih mudah. Semua dokumentasi yang dibutuhkan, dalam pengambilan keputusan, misalnya grafik peningkatan dan tabulasi, dapat disajikan dengan lebih akurat.
• Cepat dan tepat dalam merumuskan masalah
Dengan adanya SIMaP, akan didapat gambaran dari kinerja perusahaan. Dari gambaran kinerja tersebut, dapat dilakukan identifikasi terhadap hal-hal yang berpotensial menjadi suatu masalah, sehingga dapat segera dilakukan tindakan pencegahan.
4.2.1.1.3 Manfaat Organisasi
• Peningkatan kinerja dan produktvitas
• Pencapaian strategi bisnis perusahaan yang lebih baik
Dengan adanya SIMaP, perusahaan dapat melakukan perencanaan strategi bisnis yang tepat sasaran, disertai dengan pelaksanaannya yang semaksimal mungkin.
Sistem Informasi
Membeli Mengembangkan Sendiri Harga
Kelebihan Kekurangan Kelebihan Kekurangan SIMaP Sistem
keseluruha besar untuk akusisi.
Biaya yang dikeluarkan waktu yang sangat lama dalam pengebangan nya.
Total biaya untuk bernilai Rp 153.000.000, 00
Adanya garansi
dari pihak vendor lebih sesuai dengan keinginan pengguna.
Sistem yang dikembangka n masih belum teruji.
Sewaktu
Tabel 4.2 Perbadingan Pengembangan Aplikasi SIMaP
Dari perbandingan software di atas maka, direkomendasikan bagi perusahaan untuk mengembangkan sendiri SIMaP tersebut dengan tujuan agar dapat lebih sesuai dengan keperluan bisnis perusahaan yang sewaktu-waktu dapat dikembangkan lagi jika ada perubahan yang diinginkan.
4.2.1.2 System Requirement
9 Hardware/Sofware Specification
o Min. Intel Pentium Dual Core o Memory RAM min. 512MB o Internal Hard Drive 120GB o LAN Card : 100Mbps o Modem: 56 Kpbs o WiFi
o VB.NET 2005
tingkatkan/u pgrade jika ada
o Database Server : SQL Server 2005
o Operating System : Windows XP Professional
9 Personil IT yang dibutuhkan :
o 1 Staf Programmer/Application Support o 1 Staf System Analyst
o 1 Staf Database Administrator o 1 Staf Dukungan SI/TI
4.2.2 CRM
Customer Relationship Management (CRM) merupakan sebuah sistem
informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pasca penjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk didalamnya adalah call center, sales
force, pemasaran, technical support, dan layanan. CRM berfokus pada penanganan
hubungan yang baik dan erat antara perusahaan dengan pelanggannya dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan dimata pelanggannya melalui peningkatan kualitas pelayanan terhadap pelanggan.
• SMS Gateway
SMS Gateway digunakan oleh perusahaan, yaitu bagian pemasaran,
untuk mengelola pesan singkat elektronik yang dikirimkan dari perusahaan kepada pelanggan. Pesan yang dikirimkan berupa informasi mengenai beberapa hal, seperti pemberitahuan produk jasa yang baru, undangan seminar, dan info-info yang lain, yang berhubungan dengan perusahaan, yang dapat menjaga hubungan baik dengan pelanggan (baik sebelum maupun sesudah layanan program), dan bahkan dapat memperbanyak jaringan pelanggan.
Selain digunakan untuk menjaga hubungan dengan pelanggan, SMS
Gateway juga digunakan oleh internal perusahaan, misalnya pemberitahuan
meeting, memo, dan pengumuman lainnya, yang berhubungan dengan arus
informasi di dalam perusahaan. • E-mail Blast
E-mail Blast digunakan oleh perusahaan, yaitu bagian pemasaran, untuk
mengelola pesan elektronik yang dikirimkan dari perusahaan kepada pelanggan. Hampir sama dengan SMS Gateway, tool ini mengirimkan informasi kepada pelanggan sehubungan dengan agenda kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Namun, melalui E-mail Blast, informasi yang dikirimkan akan tersaji dengan lebih lengkap dan jelas.
• Call Center
Call Center merupakan pusat informasi perusahaan yang dapat diakses
melalui media telepon. Call Center digunakan oleh perusahaan untuk menjawab kebutuhan informasi yang ditanyakan oleh pelanggan melalui telepon. Hal yang disampaikan oleh pelanggan melalui Call Center dapat berupa pertanyaan mengenai produk, keluhan, kritik, saran ((baik sebelum maupun sesudah layanan program), dan harapan pelanggan terhadap perusahaan di masa mendatang.
• Web Account Pelanggan
Web Account Pelanggan merupakan layanan yang dibuat oleh
perusahaan untuk memberikan layanan kepada pelanggan secara tidak langsung. Pelanggan yang sudah terdaftar akan memiliki akun web untuk berinteraksi dengan perusahaan, sehubungan dengan penyajian informasi dari perusahaan seperti informasi program, jadwal pelaksanaan program, melihat update informasi pelanggan sehubungan dengan hasil program, bantuan untuk pertanyaan pelanggan, pengelolaan keluhan pelanggan, kritikan, saran, dan harapan dari pelanggan.
4.2.2.1 Manfaat CRM
• Meningkatkan kesetiaan pelanggan.
• Proses promosi yang dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. • Dapat merangkul pelanggan secara lebih luas lagi.
• Menghemat biaya dan waktu.
• Dapat memudahkan penyampaian informasi kepada pelanggan baik untuk
skala besar maupun kecil.
Sistem Informasi
Membeli Mengembangkan Sendiri Harga
Kelebihan Kekurangan Kelebihan Kekurangan CRM Aplikasi
sudah siap untuk besar untuk akusisi.
Biaya yang dikeluarkan waktu yang relatif lama dalam pengebangan nya.
Total biaya untuk
dari pihak vendor jika mengalam i kendala.
Aplikasi dapat lebih
sesuai dengan keinginan pengguna.
Sistem yang dikembangka n masih belum teruji.
Dapat
Tabel 4.3 Perbandingan Pengembangan Aplikasi CRM
Dari perbandingan software di atas maka, direkomendasikan bagi perusahaan untuk mengembangkan sendiri CRM tersebut.
4.2.2.2System Requirement
9 Hardware/Sofware Specification
o Min. Intel Pentium Dual Core o Memory RAM min. 512MB o Internal Hard Drive 120GB o LAN Card : 100Mbps o Modem: 56 Kpbs o WiFi
o Database Server : SQL Server 2005
9 Personil IT yang dibutuhkan :
o 1 Staf Programmer/Application Support o 1 Staf System Analyst
o 1 Staf Database Administrator o 1 Staf Dukungan SI/TI
4.2.3 Lisensi Program untuk Aplikasi
Karena aplikasi dikembangkan maka diperlukan pembelian lisensi software untuk pembuatan aplikasi. Pengembangan aplikasi akan dibuat menggunakan VB.Net, dimana lisensi ini masih perlu untuk dibeli. Berikut ini adalah rincian dari pembelian lisensi tersebut:
No Keterangan Harga Lisensi Jumlah Total keseluruhan 1 VB.Net 2005 Rp 8.000.000,00 1 Rp 8.000.000,00
Total Keseluruhan Rp 8.000.000,00
Tabel 4.4 Harga Lisensi VB.Net
4.3 Strategi Manajemen SI/TI
4.3.1 Rekomendasi Struktur Organisasi
Pengembangan aplikasi yang dilakukan sendiri oleh perusaan, maka penambahan personil akan dilakukan pada bagian TI, dimana terdapat penambahan personil serta pengembangan tanggung jawab dari personil yang sudah ada sebelumnya.
Gambar 4.1 Rekomendasi Struktur Organisasi
Direktur Utama
Manajer Umum
Pemasaran Operasion al
Administra si
Keuangan TI Pelatih Personalia
Program Anak
Program Keuangan Program Dewasa Penjualan
Design Program
Pengembang an/Pemelihar
Gambar 4.2 Struktur Divisi TI yang Baru
4.3.2 Rekomendasi Personil SI/TI
System Analyst
Bertugas dalam pengembangan dan penerapan SI dalam perusahaan, serta membuat dan menetapkan rancangan input dan output yang diinginkan oleh pemakai. System analyst bekerja sama dengan programmer, yang mana sistem yang dirancang dan dianalisis oleh system analyst akan dibuat menjadi program oleh programmer berdasarkan rancangan dan analisis tersebut.
System Analyst Requirement:
Pria / Wanita maksimal 35 tahun.
Lulusan S1 Ilmu Komputer dengan IPK minimal 2,75.
Memiliki kemampuan analisa sistem informasi yang kuat.
Mengerti arsitektur jaringan.
Menguasai berbagai bahasa pemograman seperti Java, VB.Net, PHP,
SQLServer.
Kepala Bagian
TI
System Analyst
Programmer/
Application
Support
Database
Administrator
Mempunyai pengalaman kerja sebagai system analyst minimal 2 tahun.
Programmer/Application Support
Bertugas dalam pembuatan program yang didasarkan pada hasil analisis dan perancangan dari sistem analyst (analisis dan perancangan dari sistem analyst mengacu pada permintaan user). Hasil dari programmer ini adalah berupa aplikasi sistem (program) yang dapat menjawab kebutuhan manajemen perusahaan dalam pelaksanaan bisnis yang baik. Di luar tugasnya sebagai pembuat program, bagian ini juga bertugas dalam pengelolaan aplikasi yang digunakan oleh perusahaan.
Programmer/Application Support Requirement:
Pria / Wanita maksimal 27 tahun.
Lulusan S1 Ilmu Komputer dengan IPK minimal 2,75.
Menguasai bahasa pemograman, diutamakan JAVA, VB NET , PHP, dan
SQL.
Memiliki pengalaman kerja sebagai programmer minimal 2 tahun.
Menguasai bahasa inggris pasif.
Mengenal tentang HTML, DHTML, JavaScript, CSS, RSS, XML dan
Database Administrator
Mengelola realisasi fisik dari aplikasi database, yang termasuk di dalamnya adalah rancangan dan implementasi fisik database, mengatur kendali keamanan dan intergritas, memonitor performa sistem, dan mengatur ulang
database ketika dibutuhkan.
Database Administrator Requirement:
Pria/Wanita maksimal 27 tahun.
Lulusan S1 Ilmu Komputer dengan IPK minimal 2,75.
Menguasai bahasa SQLServer 2005
Menguasai operasional database secara umum.
Berpengalaman bekerja dengan MySQL dan PHP.
Dukungan SI/TI
Berperan sebagai Network Administrator sekaligus Teknisi. Network
Administrator bertugas menjaga keamanan dari jaringan sistem yang
Dukungan SI/TI Requirement:
Pria/Wanita maksimal 27 tahun.
Lulusan S1 Ilmu Komputer dengan IPK minimal 2,75.
Berlatar belakang Ilmu Komputer.
Memiliki pengalaman sebagai Network Administrator minimal 2 tahun.
Menguasai bahasa inggris baik lisan maupun tulisan.
Mempunyai pengetahuan / keahlian hardware dan software.
4.4 Strategi TI
Strategi TI merupakan salah satu hasil akhir dari model perencanaan strategi SI/TI. Adapun strategi TI ini mencakup rekomendasi standar perangkat keras yang akan digunakan, infrastruktur jaringan, dan perihal lainnya yang terkait dengan penerapan ST/TI dalam perusahaan.
4.4.1 Rekomendasi hardware
4.4.1.1 Penambahan Unit Notebook
Karena ada penambahan karyawan di bagian TI sebanyak 3 orang, maka diperlukan penambahan unit notebook.
Jenis Keterangan Harga Jumla
h
Total Hardware Notebook
Toshiba Satellite L300
• Intel Pentium Dual T2390 (1.86 Ghz) Hard Drive 160GB • DVD
supermulti double layer • VGA Intel
Input Device Touch Pad, Mouse, Keyboard Output Device Printer,
• WiFi Connecting Device • Switch
• Access Point Security System • Firewall Application • Microsoft
Office 2007 • Kasperksky
Internet Security • Adobe
Reader • Email blast
System Operation System Software
• Windows XP
Professional
Total keseluruhan Rp
19.950.00 0
Tabel 4.5 Penambahan Notebook
4.4.1.2Upgrade Memory
Berdasarkan aplikasi SIMaP dan CRM yang dikembangkan, maka direkomendasikan untuk melakukan upgrade terhadap memory/RAM dari notebook yang ada di setiap bagian dan level manajerial, PC desktop pada meja receptionist, serta pada ketiga server.
Hardware CORSAIR 2GB 200-Pin DDR2 SO-DIMM DDR2 667Memory RAM 1 GB
Model VS2GSDS667D2
Type 200-Pin DDR2 SO-DIMM Tech
Spec Capacity 2GB
Tabel 4.6 Spesifikasi RAM untuk Notebook
Hardware V-GEN 1GB PC-4200 8ic Memory Type DDR2 800, 8 IC
Capacity 1GB
Tabel 4.7 Spesifikasi RAM untuk PC Meja Resepsionis dan Server
No Hardware Keterangan Harga Satuan Jumla h
Total Harga 1 CORSAIR 2GB
200-Pin DDR2 SO-DIMM DDR2 667 desktop Meja Resepsionis,
Total Keseluruhan Rp.10.790.000,00
Tabel 4.8 Perkiraan Anggaran Pembelian RAM
4.4.1.3 Penambahan router
Untuk menambah kecepatan akses di dalam jaringan (intranet, ekstranet, dan internet), maka dilakukan penambahan router.
Keterangan Harga Satuan Jumlah Total Harga
Hardware: D-Link DI-604 Port:
Ethernet ports
Rp 396.000,00 1 Rp 396.000,00 Protocol: Supported
IEEE 802.3 10Base-T Ethernet, IEEE 802.3u 100Base-TX Fast Ethernet, IEEE 802.3 NWay Auto-Negotiation
Dimensions (W x H x D): 4.3 inches x 1.2 inches x 5.6 inches
Weight: 44 pounds Power Source:
External power supply DC 5V, 2.4A
Features:
• Easily applied content filtering based on MAC address, IP Address, and/or Domain name
• Quickly and easily share an Internet connection with multiple computers • Setup wizard simplifies the
installation process • Advanced Firewall and
parental control
• Built-in 4-port switch
Total Keseluruhan Rp 396.000,00
4.4.2 Rekomendasi Arsitektur Jaringan
Printer Printer Printer Printer Printer
Administrasi
Pemasaran Keuangan TI Personalia
Manajer Umum
Gambar 4.3 Rekomendasi Arsitektur Jaringan
4.4.3 Rekomendasi Area Fungsi Bisnis
No Fungsi Area Fungsi Bisnis Proses Bisnis 1. Pemasaran oPelayanan
o Program
• Memberikan informasi tentang program-program jasa kepada pelanggan.
• Merencanakan kegiatan promosi untuk pengenalan produk program. • Merencanakan jadwal seminar
untuk promosi produk program. • Mengelola perihal pembuatan
media promosi seperti iklan, brosur, dan media lainnya.
• Berhubungan dengan pemasok untuk proses produksi iklan.
o Penjualan
o Layanan Keluhan Pelanggan*
• Melayani penjualan program jasa kepada pelanggan.
• Mendata pelanggan.
• Melayani pelanggan pasca program.*
• Mendata keluhan, saran, kiritk, permintaan serta harapan ke depan pelanggan.*
• Mengelola umpan balik pelanggan menjadi untuk evaluasi dan riset.* 2. Operasional o Pembelian • Menangani pembelian untuk
inventaris kantor.
• Mendata inventaris kantor. • Mendata pemasok.
• Mengelola laporan pembelian. 3. Administrasi oAdministrasi • Mendata transaksi pelanggan.
• Membuat laporan penjualan program.
• Mengelola transaksi pelanggan kepada proram terkait.
• Mengelola alokasi SDM untuk penyiapan sarana/prasarana untuk pelaksanaan program.
• Mengelola jadwal pelatih
4. Keuangan o Pengelolaan keuangan
oAkuntansi
• Mendata dan mengelola keuangan perusahaan.
• Membuat dan mengelola laporan keuangan.
• Mengelola data arus kas.
• Membuat rencana anggaran perusahaan.
• Membuat dan mengelola akuntansi perusahaan.
5. TI o Pengelolaan
database
o Pengelolaan jaringan
• Mengelola database perusahaan. • Mengintegrasikan database di
dalam perusahaan.*
• Mengelola dan
oPengembangan SI/TI*
oPengelolaan SI/TI*
perusahaan.
• Mengembangkan sistem aplikasi perusahaan.*
• Mengembangkan hardware perusahaan.*
• Mengembangkan tools yang mendukung pengembangan SI/TI.* • Mengalokasikan SDM untuk
pengembangan SI/TI.*
• Mendata hardware perusahaan.* • Mendata software perusahan.*
• Mengelola dan
mendokumentasikan pengembangan jaringan.
• Melakukan upgrade pada sistem
aplikasi, disesuaikan perubahan/kebutuhan proses
bisnis.*
• Mengelola penjadwalan dan melakukan perawatan rutin hardware perusahaan.*
• Mengelola penjadwalan dan melakukan perawatan rutin software, sistem aplikasi perusahaan.*
• Dukungan untuk masalah teknis SI/TI.*
• Membuat laporan/dokumentasi pengelolaan SI/TI.*
6. Pelatih oPelaksanaan Program
o Penjadwalan pelatih
o Pelatihan pelatih
• Menjalankan program pelatihan kepada pelanggan.
• Membuat laporan hasil pelatihan. • Menyesuaikan SDM pelatih
dengan jadwal pelatih yang sudah ditentukan.
• Merencanakan program pelatihan bagi pelatih itu sendiri (untuk peningkaan kemampuan).
mengikuti pelatihan. 7. Personalia o Perekrutan
karyawan
oPengelolaan karyawan o Penggajian
• Melakukan tes terhadap calon karyawan sesuai dengan kebutuhan perekrutan.
• Memilih calon karyawan yang memenuhi kriteria.
• Mendata calon karyawan yang telah lulus (terpilih).
• Pendataan absensi karyawan. • Mengupdate data karyawan.
• Pengelolaan perhitungan gaji karyawan.
• Mendata pengajjian karyawan.
Tabel 4.10 Rekomendasi Fungsi Area Bisnis
4.4.4 Subjek Data
No Departemen Subjek Data
1. Pemasaran Data Pemasaran
Data Pelanggan Keluhan Pelanggan* Data Karyawan Data Program Data Pemasok
2. Operasional Data Pembelian
Laporan Pembelian Data Inventaris Data Pemasok
3. Administrasi Data Pelanggan
Data Penjualan Laporan Penjualan Data Jadwal Pelatih Data Karyawan Data Program
4. Keuangan Laporan Penjualan
Data Pembelian Laporan Pembelian Data Pengelolaan SI/TI*
5. TI Data Pemasaran
Data Pelanggan Keluhan Pelanggan* Data Penjualan Laporan Penjualan Data Jadwal Pelatih Data Keuangan Laporan Keuangan Data Karyawan Data Absensi Data Gaji Data Program Laporan Program Data Pelatihan* Data Pembelian Laporan Pembelian Data Inventaris Data Pemasok Data Jaringan Data Software* Data Hardware*
Data Pengelolaan SI/TI*
6. Pelatih Data Pelanggan
Data Jadwal Pelatih Data Karyawan Data Program Laporan Program Data Pelatihan*
7. Personalia Data Karyawan
Data Absensi Data Gaji
4.4.5 Clustering Matriks Fungsi Bisnis Vs Subjek Data
Keterangan:
4.4.6 Portfolio Aplikasi Masa Depan
STRATEGIC HIGH POTENTIAL
Modul EIS (SIMaP) ** CRM **
(SIMaP)
• Modul Pendaftaran dan Pembayaran** • Modul Pemasaran**
• Modul Keuangan** • Modul Personalia** • Modul Operasional** • Modul Pelatih**
Website*
KEY OPERATIONAL SUPPORT
Tabel 4.16 Portfolio Aplikasi Masa Depan
* aplikasi yang telah ada sebelumnya yaitu website perusahaan. ** aplikasi yang diusulkan dan dikembangkan.
Sistem Informasi Personalia akan digantikan dengan sistem baru yang akan dikembangkan yaitu SIMaP. Dan untuk aplikasi email blast akan digabungkan ke dalam aplikasi CRM yang selain mengelola hubungan dengan pelanggan, akan juga turut digunakan untuk komunikasi internal perusahaan. Sedangkan untuk website akan tetap dipertahankan dengan mengupdate atau memperbaharui informasi yang ditampilkan.
4.4.7 Perencanaan biaya
Berikut ini adalah estimasi rencana biaya untuk pengembangan SI/TI, yaitu untuk software aplikasi maupun hardware.
No Keterangan Biaya
1. Pembelian Lisensi VB.Net 2005 Rp. 8.000.000,00 2. SIMaP (Sistem Informasi Manajemen
Perusahaan)
Rp. 153.000.000,00
3. CRM (Customer Relationship Management) Rp. 51.000.000,00
4. Router D-Link DI-604 Rp. 390.000,00
5. Penambahaan notebook Rp 19.950.000
6. Upgrade RAM Rp. 10.990.000,00
Total Biaya Rp. 243.330.000,00
4.4.8 Rencana Implementasi
Agar dalam pengembangan dan penerpannya dapat berjalan dengan baik, maka perlulah dibuat suatu rencana implementasi bagi perencanaan strategi SI/TI yang akan dilakukan. Tujuannya adalah agar seluruh rencana pengembangan dan implementasi dapat berjalan dengan baik, sesuai dengan rencana, dan tepat waktu.
