Proses bisnis penjualan
Penjualan merupakan kunci penting perusahaan. Tanpa ada penjualan perusahaan akan berhenti beroperasi dan ditutup. Siklus sales order atau siklus penjualan merupakan siklus yang penting dalam perusahaan.
Proses bisnis untuk penjualan adalah
1. Sales order - draft
Staf sales menginput data order penjualan.
Pada saat input ini ada juga pilihan untuk mengkaitkan dengan consign request tertentu.
2. Sales order - execute
Manajer sales mengesahkan order penjualan
3. Down payment - draft
Bagian finance menginput down payment
4. Down payment - execute
Manajer finance mengesahkan pembayaran awal.
Pada tahap ini akan mengupdate cash (debit) dan advanced sales (credit)
5. Send order - draft
Staf gudang akan membuat pengiriman / send order sesuai dengan sales order
6. Send order - execute dan invoice customer
Kepala gudang akan mengesahkan send order dan secara otomatis akan membuat invoice customer.
Pada tahap ini akan mengupdate account receivable (debit), sales (credit), hpp (debit), inventory(credit)
7. Send to customer
Barang dan invoice kemudian dikirimkan ke pelanggan/customer dan pelanggan melakukan pembayaran sesuai invoice yang diterima
8. Payment receipt batch - draft
Bagian finance merinci pembayaran apa saja yang diterima hari ini dan diinput ke dalam payment receipt bacth
9. Payment receipt batch -execute
Manajer finance mengesahkan payment receipt batch.
Proses bisnis return order
Dalam mengirimkan barang kepada pelanggan, ada kemungkinan barang rusak dan pelanggan mengembalikan barang tersebut dan tidak jadi beli. Untuk kasus ini kita juga harus
mengurangkan account receivable untuk pelanggan tersebut. Proses bisnis return order dapat dilihat seperti gambar berikut ini:
1. Return order - draft
Bagian gudang menginput return order untuk barang yang dikembalikan pelanggan
2. Return order - execute
Kepala gudang mengesahkan return order.
Pada proses ini kuantitas barang akan naik, price_unit terupdate
3. Invoice yang semula sah langsung berubah menjadi draft
4. Update invoice - execute
Kepala bagian finance mengesahkan invoice yang sudah ada pengurangan nilai karena barang dikembalikan.
Pada proses ini akan mengupdate data akuntansi: - sales (debit)
- account receivable (credit) - inventory (debit)
Proses bisnis replacement
Dalam mengirimkan barang sebagai bagian dari aktivitas penjualan, ada kemungkinan barang yang kita kirimkan rusak atau ada cacat yang baru dikertahui saat sampai kepada pelanggan. Pelanggan kemudian mengembalikan barang untuk mendapat penggantian. Dalam kasus ini maka akan ada transaksi penggantian. Bisnis proses dari penggantian barang atau replacement adalah seperti digambarkan pada gambar berikut ini:
1. Replacement replace - draft
Bagian gudang menginput barang yang diterima untuk diganti dengan barang yang lain
2. Replacement - Execute
Kepala gudang mengesahkan replacement receive.
Pada proses ini jumlah barang di gudang akan bertambah.
3. Replacement sent - Draft
4. Replacement send - execute
Bagian gudang akan mengesahkan barang yang akan dikirimkan kembali kepada pelanggan.
Pada tahap ini stock akan berkurang
Proses bisnis consign order (konsinyasi)
Consign order atau konsinyasi adalah menitipkan barang dagangan di tempat pihak lain. Pihak lain ini bisa dealer atau toko-toko rekanan. Proses bisnis consign order (konsinyasi) adalah sebagai berikut:
1. Consign request - draft
Staf sales membuat permintaan konsinyasi.
2. Consign request - execute
Manager sales memeriksa permintaan konsinyasi dan kemudian mengesahkan
3. Consign order - draft
Staf gudang membuat consign order
4. Consign order - execute
Kepala gudang mengesahkan cosign order.
Pada tahap ini stock di kantor berkurang sedangkan stock di dealer/toko rekanan bertambah.
Barang yang kita konsinyasikan kepada dealer atau toko parner ada kemungkinan tidak terjual. Barang tersebut kemudian dikembalikan kepada perusahaan kita. Dalam hal inilah kita membuat consign order atau retur konsinyasi.
Proses bisnis consign retur atau retur konsinyasi adalah seperti gambar berikut ini:
1. Consign retur - draft
Staf gudang akan membuat consign retur 2. Consign retur - execute
Kepala gudang akan mengesahkan consign retur
Proses bisnis purchase order
Proses bisnis untuk purchase order adalah sebagai berikut:
1. Purchase Order - Draft
Pada proses ini staf purchasing akan memasukkan informasi purchase order 2. Purchase Order - Execute
Kepala bagian pembelian akan mengesahkan purchase order 3. Cetak Purchase Order
Staf administrasi pembelian akan mencetak purchase order dan memfax ke vendor 4. Down payment - draft
Seorang staf bagian keuangan/finance akan melakukan input down payment yang akan dilakukan. 5. Transfer
Bagian kasir akan melakukan pembayaran 6. Down payment - Execute
Setelah dilakukan pembayaran maka down payment tadi disahkan oleh kepala kasir. Pada transaksi ini akan mengupdate advance purchase(debit) dan kas(kredit) 7. Receive order - Draft
Bagian gudang kemudian menerima barang dan memasukkan datanya ke dalam aplikasi. Bagian gudang harus mencocokkan barang yang diterima dengan purchase order
8. Receive order - Execute
Kepala gudang akan mengesahkan receive order yang telah dibuat. Pada proses ini kuantitas barang akan bertambah, price_unit juga terupdate 9. Menerima invoice dari vendor
Bagian finance kemudian menerima invoice dari vendor, mencocokkan dengan purchase order dan receive order.
Jika sudah sesuai kemudian memasukkannya ke dalam aplikasi 10. Pengesahan invoice dari vendor
Invoice tersebut kemudian disahkan.
Pada tahap ini akan mengupdate akun inventory(debit) dan account payable (credit) 11. Batch payment - draft
Bagian finance akan memilih invoice mana yang akan dibayar kemudian memasukkannya ke dalam batch payment.
12. Transfer
Bagian kasir kemudian melakukan pembayaran 13. Batch payment - execute
Kepala kasir kemudian mengesahkan batch payment.
STRUKTUR ORGANISASI
Job description
1. General
1. Merencanakan strategi implementasi atas kebijakan perusahaan secara menyeluruh
agar dapat dijalankan secara optimal
2. Memonitor pelaksanaan kebijakan dan strategi perusahaan serta memastikan
kelancaran pelaksanaannya agar dapat berjalan secara maksimal dan tepat
3. Mengontrol dan mengevaluasi implementasi strategi agar memperoleh masukan
strategis sebagai usulan untuk kebijakan tahun berikutnya.
4. Mengevaluasi dan menganalisa hasil implementasi strategi perusahaan serta
mencari usulan atas pemecahan masalah yang timbul.
2. Director
1. Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif
2. Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi (biasanya bekerjasama dengan MD atau CEO)
3. Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan tata-tertib; keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat;
menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda;
mengarahkan diskusi ke arah konsensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan
4. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar
5. Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan sub-komite, sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas
6. Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan, dalam meeting-meeting BOD.
7. Menjalankan tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standar etika dan hukum, sebagai referensi dalam … (apapun standar dokumen kebijakan direktur yang mungkin Anda gunakan).
3. Counselor
Konsultan (istilah alternatif: pakar runding) adalah seorang tenaga profesional yang menyediakan jasa kepenasihatan (consultancy service) dalam bidang keahlian tertentu, misalnya akuntansi, pajak, lingkungan, biologi, hukum, dan lain-lain. Perbedaan antara seorang konsultan dengan ahli biasa adalah sang konsultan bukan merupakan pegawai perusahaan sang penggunalayan (client), melainkan seseorang yang menjalankan usahanya sendiri atau bekerja di sebuah perusahaan kepenasihatan, serta berurusan dengan berbagai penggunalayan dalam satu waktu
4. Wakil director
Membantu direktur dalam menjalankan amanah tertinggi roda organisasi dan peningkatan anggota dan kader ikhwan/akhwat.
Mengkoordinasi Manajer-manajer bidang dalam menjalankan fungsinya.
Membantu Direktur dalam menjalankan tugas-tugasnya.
Menjadi teladan yang baik bagi pengurus.
Memotivasi pengurus yang lain.
Mengontrol menajer pengkaderan dalam pe-ningkatan SDM
Memberikan masukan bersifat konstruktif ke-pada Direktur dan pengurus
Tanggungjawab:
Peningkatan SDM anggota khusunya ikhwan/ akhwat.
5. Sekretaris
adalah membantu pimpinannya dalam melakukan tugas-tugas harian, baik yang rutin maupun yang khusus. Tugas rutin merupakan tugas sehari-hari yang biasa dikerjakan oleh seorang sekretaris tanpa perlu perintah dari pimpinan. Sedangkan tugas khusus adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan agar sekretaris dapat menyelesaikan suatu permasalahan dengan menggunakan pengalaman dan ilmunya sebagai seorang sekretaris.
Seorang sekretaris merupakan fungsi pekerjaan yang memiliki multi tugas. Tugas seorang sekretaris sangat bervariasi dan bermacam-macam. Berikut ini uraian tugas sekretaris :
Memfilter informasi dan sebagai sumber informasi bagi pimpinan dan menjalankan tugas, fungsi dan tanggungjawabnya.
Mengatur aktivitas perusahaan, mulai dari administrasi hingga human relations (HR).
Menjadi perantara pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
Menjadi mediator pimpinan dengan bawahan.
Memberikan ide-ide sebagai alternatif pemikiran pimpinan.
Pemegang rahasia penting pimpinan yang berkaitan dengan perusahaan.
Banyaknya tugas seorang sekretaris, berikut ini kami klasifikan dalam beberapa macam :
Tugas Rutin : Tugas rutin misalnya, surat menyurat, pengetikan, filling, menerima tamu, telepon, telegram, menyimpan arsip-arsip penting.
Tugas Intruksi : Tugas intruksi misalnya, membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya, persiapan dan penyelenggaraan rapat.
Tugas Kreatif: Tugas kreatif misalnya, dokumentasi, mengatur ruang pimpinan, mempersiapkan pidato dan presentasi, mengirim ucapan pada relasi maupun klien.
6. Manager Produksi
a. Bekerja sama dengan kepala bagian PPC dalam penyusunan rencana dan jadwal produksi.
b. Mengkoordinir dan mengawasi serta memberikan pengarahan kerja kepada setiap seksi di bawahnya untuk menjamin terlaksananya kesinambungan dalam proses produksi.
c. Memonitor pelaksanaan rencana produksi agar dapat dicapai hasil produksi sesuai jadwal, volume, dan mutu yang ditetapkan.
d. Bertanggung jawab atas pengendalian bahan baku dan efisiensi penggunaan tenaga kerja, mesin, dan peralatan.
e. Selalu menjaga agar fasilitas produksi berfungsi sebagaimana mestinya.
f. Selalu berusaha untuk meningkatkan keterampilan setiap penanggung jawab dan karyawan di bawah tanggung jawabnya dengan memanfaatkan tenaga ahli yang didatangkan oleh perusahaan.
g. Membantu supervisor listrik, bengkel, mekanik dalam pemeliharaan semua instalasi yang ada di pabrik.
h. Membuat laporan harian dan berkala mengenai kegiatan di bagiannya sesuai dengan sistem pelaporan yang berlaku.
j. Menjaga disiplin kerja dan menilai prestasi kerja bawahannya secara berkala.
k. Melakukan penilaian terhadap prestasi kerja bawahannya secara berkala.
l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh manager produksi.
7. Managemen Pengadaan
Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi. Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang “didukungnya”.
Tahapan Manajemen Pengadaan
a) Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan
Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus
dilakukan oleh distributor kelak.
8. Investor/Warehouse
Membuat laporan mengenai pergudangan dan logistik
Membuat anggaran tahunan
Memastikan kesesuaian data pada komputer dengan keadaan langsung stock barang pada gudang
Bertanggung jawab pada proyek
Melakukan survei kinerja SDM
Menyiapkan perencanaan training sesuai kebutuhan
Melakukan pelatihan dalam rangka pengembangan SDM
Melakukan pemenuhan kebutuhan gudang beserta infrastuktur dan SDM nya
Membuat Standar Operasional Perusahaan yang berhubungan dengan gudang
Membuat memo internal yang berhubungan dengan pergudangan
9. Perencanaan Produksi
Perencanaan produksi berdasarkan permintaan pasar perencanaan untuk
perusahaan yang menghasilkan produk untuk memenuhi kebutuhan pasar, pada umumnya macam produknya standar, usia produk panjang dan jumlah permintaan banyak. Perencanaan didahului dengan membuat forecasting permintaan,
kemudian diikuti dengan rencana persediaan barang jadi dan rencana jumlah produksi. Selanjutnya dibuat rencana kebutuhan bahan baku,bahan pembantu, sumberdaya manusia, kebutuhan mesin dan sebagainya. Dari rencana kebutuhan bahan baku dapat dilanjutkan dengan rencana pembelian dan rencana
penyimpanan barang.
10. Quality Control
Tanggung jawab utama dari QC Inspector adalah sebagai berikut:
tugas QC untuk memantau perkembangan semua produk yang diproduksi oleh perusahaan.
QC bertanggung jawab untuk memperoleh kualitas dalam produk dan jasa perusahaannya.
Tugas utama dari QC tetap sama di semua industri Namun, metode untuk menentukan kualitas suatu produk bervariasi dari perusahaan ke perusahaan. Dalam kasus beberapa produk bahan, QC harus memverifikasi kualitas produk dengan bantuan parameter seperti berat badan, tekstur dan sifat fisik lainnya dari perusahaan. Dalam industri mekanik, inspektur QC menjamin kualitas setiap bagian secara individual. Demikian juga, untuk setiap industri metode ini bervariasi dari produk ke produk.
QC memonitor setiap proses yang terlibat dalam produksi suatu produk.
Hal ini juga merupakan tanggung jawab QC untuk memastikan kualitas barang yang dibeli serta barang jadi.
Dia harus merekomendasikan pengolahan ulang produk-produk berkualitas rendah.
Ia juga bertanggung jawab untuk dokumentasi inspeksi dan tes yang dilakukan pada produk dari sebuah perusahaan.
Dia harus menjaga checklist proses inspeksi dan protokol yang digunakan dalam suatu perusahaan.
QC juga bertanggung jawab untuk mengidentifikasi masalah dan isu-isu
mengenai kualitas produk dan juga telah membuat rekomendasi kepada otoritas yang lebih tinggi.
Dia harus membuat analisis dari catatan sejarah perangkat dan dokumentasi sebelumnya produk untuk referensi di masa mendatang.
11. Manager Oprasional
a. Mengelola seluruh kegiatan operasional pabrik dan managemen pasokan
b. Bertanggung jawab untuk membuat perencanaan produksi, pengembangan tenaga kerja, proses perbaikan, pengiriman/distribusi, dan kualitas produk hasil produski
c. Menganalisis permasalahan pada kegiatan operasi
d. Merekomendasikan program atau menyusun SOP baru dalam rangka meningkatkan produktivitas, efisiensi dan hasil produksi
e. Mengkoordinasikan kegiatan pemeliharaan mesin
f. Melakukan pelatihan OJT dalam rangka meningkatkan keterampilan pada semua aspek Meningkatkan standar keamanan kegiatan produksi
g. Memastikan suasana kerja yang positif untuk mendorong kinerja tim dan semangat kerja untuk mengembangkan karir karyawan di masa depan
h. Turut serta dalam penyusunan sasaran dan anggaran perusahaan
i. Memantau dan menjaga pengeluaran biaya sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan
j. Menetapkan prioritas dan tujuan kerja sesuai dengan ketentuan
k. Turut serta dalam proses persiapan, pengkoordinasian dan perencanaan kegiatan produksi perusahaan
12. Personalia
karyawan dan masyarakat menjadi maksimal. MSDM didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia bukan mesin dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Kajian MSDM menggabungkan beberapa bidang ilmu seperti psikologi, sosiologi, dll. Unsur MSDM adalah manusia.
Manajemen sumber daya manusia juga menyangkut desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan dan hubungan
ketenagakerjaan yang baik. Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua keputusan dan praktik manajemen yang memengaruhi secara langsung sumber daya manusianya.
13. Pengembangan
a. Merencanakan anggaran-anggaran pelatihan fungsional / per departemen, biaya-biaya peramalan (forecast) dan angka-angka peserta training seperti yang diperlukan oleh sistem perencanaan dan anggaran organisasi.
b. Mengukur kebutuhan training yang relevan untuk karyawan baik untuk level individu atau level organisasi, berkonsultasi dengan kepala-kepala tiap departemen, termasuk metoda-metoda penilaian dan sistem pengukuran diperlukan.
c. Selalu mengetahui informasi terkini tentang keterampilan-keterampilan dan level kualifikasi yang relevan yang diperlukan oleh karyawan untuk tetap mempunyai kinerja yang efektif dan menginformasikan ke setiap orang setiap tentang persyaratan dan informasi yang terkait dengan hal tersebut ke organisasi secara tepat.
d. Membuat strategi dan rencana-rencana organisatoris untuk memenuhi kebutuhan pelatihan dan pengembangan, dan mengatur pelaksanaan pelatihan, pengukuran dan tindak lanjut yang diperlukan.
e. Mendisain program training dan kursus-kursus dan kurikulum yang di perlukan untuk memenuhi kebutuhan pelatihan atau mengatur terlaksanakan kegiatan ini dengan melibatkan penyedia jasa dari luar perusahaan.
g. Mengorganisir tempat pelaksanaan pelatihan, logistik, pengangkutan,
pemondokan seperti yang diperlukan untuk mencapai pengadaan dan pelaksanaan pelatihan secara efisien.
h. Merencanakan dan melaksanakan kursus latihan secara pribadi sebagai supplement (tambahan) dari training yang disediakan secara external maupun internal oleh pihak lain.
i. Menyusun untuk pemeliharaan segala perlengkapan dan material yang berhubungan dengan pelaksanaan dan pengukuran training.
j. Merekrut, mengatur dan mengembangkan staf langsung (yang melakukan direct report kepadanya), jika ada.
k. Memastikan setiap aktivitas dan bahan-bahan pelatihan mempunyai benang merah kebijakan-kebijakan organisatoris dan sesuai dengan undang-undang, termasuk kesehatan dan keselamatan, hukum ketenaga-kerjaan dan persamaan derajat / kesempatan (equal laws).
l. Memonitor dan melaporkan tentang aktivitas, biaya-biaya, kinerja, dll, seperti diperlukan.
m. Secara konsisten dan terus menerus mengembangkanlah diri sendiri, dan memelihara pengetahuan di dalam bidang-bidang yang terkait.
14. Pemasaran
a. Menjaga dan meningkatkan volume penjualan
b. - Menyiapkan prospek klien baru
c. - Menganalisa data keuangan klien dengan tujuan penaksiran investasi klien
d. - Merekomendasikan strategi investasi yang sesuai dan menguntungkan untik klien
e. - Menjalin komunikasi yang baik dengan pelanggan
f. - Memiliki keterampilan secara kuantitatif yang baik
g. - Mempertahankan pelanggan yang telah ada
h. - Memastikan pencapaian target penjualan
j. - Melaporkan aktivitas penjualan perusahaan kepada atasan
15. Keuangan
Berikut ini tugas utama manajer keuangan :
a. Manajer Keuangan bekerja sama dengan manajer lain, bertugas merencanakan dan meramalkan beberapa aspek dalam perusahaan termasuk perpencanaan umum keuangan perusahaan
b. Manajer keuangan bertugas mengambil keputusan penting investasi dan berbagai pembiayaan serta semua hal yang terkait dengan keputusan tersebut
c. Manajer keuangan bertugas dalam menjalankan dan mengoperasikan roda kehidupan perusahaan seefisien mungkin dengan menjalin kerja sama dengan manajer lainnya
d. Manajer keuangan bertugas sebagai penghubung antara perusahaan dengan pasar keuangan sehingga bisa mendapatkan dana dan memperdagangkan surat berharga perusahaan
Berikut ini tanggung jawab seorang manajer keuangan :
a. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan investasi
b. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan pembelanjaan
c. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan deviden
d. Merencanakan, mengatur dan mengontrol perencaaan, laporan dan pembiayaan perusahaan
e. Merencanakan, mengatur dan mengontrol arus kas perusahaan
f. Merencanakan, mengatur dan mengontrol anggaran perusahaan
g. Merencanakan, mengatur dan mengontrol pengembangan sistem dan prosedur keuangan perusahaan
h. Merencanakan, mengatur dan mengontrol analisis keuangan
Spesifikasi
Produk Perusahaan PT. Harapan Baru
Nama Mobl : Homy'
Jenis Mobil : City Car
Gambar Desain Eksterior (Kiri) dan Interior (Kanan) City Car 'Homy' Tabel 1 Spesifikasi City Car 'Homy'
Spesifikasi
Mesin
Mesin : Twincam EEEI (Economic Environment Electric Injection) 1,3 L DOHC
Sistem Bahan Bakar
: Injeksi EEEI (Bensin tanpa timbal)
Body
Body : Carbon, Semi-Alumunium
Fitur
Safety : 4 Air Bag system, automatic seatbelt
Jok : Leather, Semi-Leather
Dashboard : Plastic Fiber Anti Panas
Harga
