ATA KEARSIPAN 2014 - Kumpulan data - OPEN DATA PROVINSI JAWA TENGAH

(1)

h a l | 4 3 6

4.1.24 URUSAN WAJIB KEARSIPAN

4.1.24.1 KONDISI UMUM

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Pasal 1 angka 2), Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Arsip tercipta secara alamiah ketika organisasi melaksanakan tugas dan fungsinya. Arsip juga sebagai sumber informasi pengambilan keputusan dan bukti prestasi instansi/ perorangan sehingga harus diurus, ditata, dipelihara, diselamatkan dan dilestarikan dengan baik.

Melalui arsip dapat tergambar perjalanan sejarah bangsa dari masa ke masa. Memori kolektif tersebut adalah juga identitas dan harkat sebuah bangsa. Kesadaran akademis yang dilandasi oleh beban moral untuk menyelamatkan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban nasional sekaligus sebagai warisan budaya bangsa, dapat menghindari hilangnya informasi sejarah perjalanan sebuah bangsa serta harkat sebagai bangsa yang berbudaya.

Pengelolaan dan penambahan khasanah arsip sangat penting sebagai kelengkapan penyajian data. Arsip juga merupakan sumber pengetahuan dan jendela informasi untuk menunjang wawasan intelektual segenap anak bangsa, dimana arus persaingan global dunia menuntut untuk meningkatkan potensi diri sehingga mampu menjawab kondisi tersebut. Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat / dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.

(2)

h a l | 4 3 7

4.1.24.2 KEBIJAKAN PROGRAM

Beberapa program/kegiatan yang dilaksanakan untuk mewujudkan kebijakan/ program Urusan Wajib Kearsipan adalah sebagai berikut :

1. Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan

Program ini diarahkan untuk menyediakan sistem administrasi kearsipan melalui: a. Pembangunan Data Base Informasi Kearsipan;

b. Pengklasifikasikan Data.

2. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen / Arsip Daerah

Program ini diarahkan untuk menunjang penyelamatan dan pelestarian dokumen arsip daerah melalui :

a. Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip; b. Pendataan dan Penataan Dokumen / Arsip Daerah;

c. Penduplikatan Dokumen / Arsip Daerah dalam Bentuk Informatika. 3. Program Pemeliharaan Rutin / Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan

Program ini diarahkan untuk meningkatkan pemeliharaan pelayanan administrasi perkantoran guna menunjang kearsipan melalui :

a. Pemeliharaan Rutin / Berkala Arsip Daerah. 4. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi

Program ini diarahkan untuk meningkatkan kualitas pelayanan informasi guna menunjang urusan kearsipan melalui :

a. Sosialisasi/Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah/ Swasta;

b. Supervisi, Pembinaan dan Stimulasi Kearsipan.

4.1.24.3 REALISASI PELAKSANAAN PROGRAM DAN KEGIATAN

4.1.24.3.1 Pendanaan

(3)

h a l | 4 3 8 Anggaran Program Pelaksana Urusan Kearsipan

1. Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan

Kegiatan yang dilaksanakan dalam program ini adalah sebagai berikut :

NO KEGIATAN ANGGARAN

(RP) REALISASI (RP) PERSEN TASE ( % ) SKPD : KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP

1 Pembangunan Data Base Informasi Kearsipan

80.000.000 79.338.750 99,17

2 Pengklasifikasikan Data 40.871.550 31.735.050 77,65

JUMLAH PROGRAM 120.871.550 111.073.800 91,89

2. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah

NO KEGIATAN ANGGARAN

1 Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip

46.127.400 42.952.900 93,12

2 Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip Daerah

38.812.700 36.796.350 94,80

3 Penduplikatan Dokumen/Arsip Daerah dalam Bentuk Informatika

40.321.000 35.102.475 87,06

JUMLAH PROGRAM 125.261.100 114.851.725 91,69

3. Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Saranadan Prasarana Kerasipan Kegiatan yang dilaksanakan dalam program ini adalah sebagai berikut :

NO KEGIATAN ANGGARAN

1 Pemeliharaan Rutin/Berkala Arsip Daerah 32.948.300 29.289.900 88,90

JUMLAH PROGRAM 32.948.300 29.289.900 88,90

4. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi

NO KEGIATAN ANGGARAN

(RP) REALISASI (RP) PERSEN TASE ( % ) SKPD : KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP

1 Sosialisasi/Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah/Swasta

94.818.250 86.738.250 91,48

2 Supervisi, Pembinaan dan Stimulasi Kearsipan

100.479.800 92.198.800 91,76

(4)

h a l | 4 3 9 4.1.24.3.2 HASIL YANG DICAPAI

Urusan Wajib Kearsipan yang dilaksanakan melalui beberapa Program dan kegiatan selama tahun 2014 memperoleh hasil sebagai berikut :

1. Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan

Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan bertujuan untuk meningkatkan kualitas administrasi penyelenggaraan Pemerintahan. Adapun indikator kinerja dan target yang dicapai adalah sebagai berikut :

INDIKATOR KINERJA SATUAN

TARGET TAHUN

2014

CAPAIA N TAHUN

2013

REALISASI TAHUN 2014

1 Jumlah arsip dengan system administrasi yang baik

% berkas

18,5% 12.900

11,8% 8.200

18,5% 8.657

Jumlahseluruharsip berkas 69.710 69.710 69.710

2 Persentase pengklasifikasian arsip % 5,7 % 2,2% 5,7%

3 Persentase jumlah arsip yang telah disusutkan

Berkas dos

4.300 1.420 4.300

4 Persentase SKPD yang sudah menerapkan Arsip secara Baku

% 91,1% 89,7% 91,1%

5 Jumlah SKPD yang dilibatkan dalam pendataan dan penataan dokumen/arsip daerah

SKPD 29 28 29

6 Jumlah Tenaga Fungsional Arsiparis

orang 1 1 1

Sumber Data : Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang Tahun 2014

a. Perbaikan sistem administrasi kearsipan dilaksanakan melalui penanganan/ pengelolaan arsip yang sesuai dengan aturan. Jumlah arsip dengan sistem administrasi yang baik pada tahun 2014 sejumlah 8.657 berkas, atau 18,5% apabila dibandingkan dengan jumlah seluruh arsip, yaitu 69.710 berkas. Jumlah tersebut meningkat dibandingkan tahun 2013, dimana arsip dengan sistem administrasi yang baik sebanyak 8.200 berkas, atau 11,8%.

(5)

h a l | 4 4 0

c. Adapun SKPD yang sudah menerapkan aturan pengelolaan arsip secara baku sebesar 91,1%. SKPD yang telah menerapkan aturan arsip secara baku dan telah melakukan penanganan dan pengolahan arsip secara secara efektif ditunjukkan melalui beberapa kriteria sebagai berikut:

1) Jadwal retensi dan jadwal penarikan terhadap arsip-arsip yang tercipta telah disusun dan dilaksanakan dengan baik.

2) Pelaksanaan pelatihan kearsipan minimal tingkat dasar;

3) Pengklasifikasian dan pendataan jumlah terhadap arsip-arsip yang tercipta berdasarkan jenis dan waktu;

4) Sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang sesuai standar;

2. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen / Arsip Daerah

Tujuan dari pelaksanaan program ini adalah peningkatan jumlah arsip yang dapat diselamatkan dan dilestarikan. Hal ini dapat dilihat dari indikator kinerja sebagai berikut :

INDIKATOR KINERJA TARGET

TAHUN 2014

CAPAIAN TAHUN 2013

1 Jumlah dokumen / arsip daerah yang diselamatkan / dipelihara

5.600 berkas 5.500 5.600

2 Jumlah dokumen yang berhasil di digitalisasi

16.105berkas 22.211 16.105

Tujuan utama program penyelamatan dokumen / arsip daerah adalah pelestarian jangka panjang. Salah satu kegiatan yang ditempuh adalah digitalisasi dokumen. Ketika pusat arsip memiliki koleksi media yang beragam, baik dalam bentuk digital maupun analog, maka kemungkinan akan hilangnya data arsip akan semakin kecil, dan tujuan pelestarian arsip akan semakin mudah tercapai. Akan tetapi, pekerjaan pelestarian ini memerlukan proses berkesinambungan dalam memindahkan konten dari media lama ke media baru.

Hal ini dapat dilihat dari jumlah Dokumen / arsip daerah yang diselamatkan / dipelihara selama tahun 2014 mencapai 5.600 berkas meningkat dari tahun 2013 sebanyak 5.500 berkas.

(6)

h a l | 4 4 1

berkurang 6.106 berkas dari tahun 2013 sebanyak 22.211 berkas. Penurunan ini disebabkan jumlah anggaran yang dialokasikan untuk digitalisasi menurun.

3. Program Pemeliharaan Rutin / Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan

Program ini dilaksanakan melalui kegiatan pemeliharaan arsip secara rutin dan berkala. Capaian kinerja Program Pemeliharaan Rutin / Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan sebagai berikut :

INDIKATOR KINERJA TARGET

TAHUN 2014

3 5 6 7

1 Prosentase arsip yang sudah dibersihkan dan ditata kembali dibanding dengan jumlah seluruh arsip

8% 5.600

7,9% 5.500

8% 5.600

2 Rasio ketersediaan sarana / prasarana penyimpanan arsip yang berfungsi dan terpelihara

94% 93% 95%

3 Keberadaan Depo Penyimpanan Arsip Ada Ada Ada

Pemerintah Kota Semarang saat ini telah memiliki Depo Penyimpanan Arsip di Jalan Prof Sudiarto Tembalang, sebagai sarana / prasarana utama penyimpanan arsip di lingkungan Pemerintah Kota Semarang. Adapun sarana / prasarana penyimpanan arsip yang masih berfungsi dan terpelihara dengan baik pada tahun 2014 jika dirasiokan sebesar 95%, meningkat dibandingkan tahun 2013 sebesar 93% dari total sarana / prasarana yang dimiliki oleh Pemerintah Kota Semarang.

4. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi

Dalam menunjang urusan wajib kearsipan, peningkatan kualitas pelayanan informasi dapat dilakukan melalui kegiatan Sosialisasi / Penyuluhan Kearsipan serta kegiatan supervisi, pembinaan dan stimulasi kearsipan.

Tujuan dari program ini adalah meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pengguna. Ketersediaan layanan informasi kearsipan di Pemerintah Kota Semarang pada tahun 2014 sebesar 50,2% meningkat 5,2% dari tahun 2013 sebesar 45%.

(7)

h a l | 4 4 2

Hasil capaian kinerja Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi dapat dilihat dalam tabel berikut :

INDIKATOR KINERJA TARGET

TAHUN 2014

Kondisi awal

Kondisi akhir

3 5 6 7

1 Aksesbilitas / ketersediaan layanan informasi kearsipan

50% 45% 50%

2 Sosialisasi / Pameran tentang Kearsipan yang di ikuti

3 x 2 x 3 x

4.1.24.3 PERMASALAHAN YANG DIHADAPI

Beberapa hambatan dalam pelaksanaan Urusan Wajib Kearsipan oleh Pemerintah Kota Semarang pada tahun 2014, mengakibatkan belum tercapainya hasil secara maksimal. Hambatan-hambatan tersebut antara lain:

1. Kurangnya kesadaran SKPD untuk menyerahkan dan mengumpulkan arsip, khususnya arsip in-aktif ke Kantor Perpustakaan dan Arsip sebagai instansi penyimpanan arsip;

2. Belum tersedianya pengelola arsip yang terampil.

4.1.24.4 RENCANA TINDAK LANJUT

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, rencana tindak lanjut yang akan ditempuh oleh Pemerintah Kota Semarang pada tahun anggaran 2015:

1. Pembuatan Jadwal Penyerahan Arsip SKPD dan mensosialisasikannya;