HALAMAN JUDUL
TESIS
PERENCANAAN ARSITEKTUR ENTERPRISE
DENGAN KERANGKA KERJA TOGAF (
THE
OPEN GROUP ARCHITECTURE FRAMEWORK
)
PADA PT PUMA LOGISTICS INDONESIA
Latjuba Sofyana STT NRP:9114205325 DOSEN PEMBIMBING Erma Suryani, ST,MT,Ph.D.
PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI
BIDANG KEAHLIAN MANAJEMEN TEKNOLOGI INFORMASI PROGRAM PASCA SARJANA
INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA
HALAMAN JUDUL
TESIS
ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING
WITH TOGAF FRAMEWORK (THE OPEN
GROUP ARCHITECTURE FRAMEWORK)IN
PT. PUMA LOGISTICS INDONESIA
Latjuba Sofyana STT NRP:9114205325 DOSEN PEMBIMBING Erma Suryani, ST,MT,Ph.D.
PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI
BIDANG KEAHLIAN MANAJEMEN TEKNOLOGI INFORMASI PROGRAM PASCA SARJANA
INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA
PERENCANAAN ARSITEKTUR ENTERPRISE DENGAN KERANGKA KERJA TOGAF (THE OPEN GROUP ARCHITECTURE FRAMEWORK)
PADA PT PUMA LOGISTICS INDONESIA
Nama : Latjuba Sofyana STT
NRP : 9114205325
Pembimbing : Erma Suryani, ST, MT, PhD
ABSTRAK
PT. Puma Logistics Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di
bidang jasa freight forwarder. Jasa yang ditawarkan terdiri dari ekspor, impor,
transportasi domestik dan pergudangan. Dalam menjalankan aktifitas bisnisnya perusahaan masih menggunakan cara manual yaitu, menggunakan aplikasi Microsoft office dalam kegiatan pembukuan dan pengarsipannya. Pengelolaan data yang masih manual memiliki banyak resiko, diantaranya mudah terjadi kesalahan dalam pencatatan atau input data, waktu yang dibutuhkan relatif lebih lama untuk mengakses dan mengolah informasi, dan kekurangan tersebut akan berpengaruh terhadap terlambatnya informasi yang diberikan kepada Kepala cabang maupun Direktur. Oleh karena itu, PT Puma Logistics Indonesia membutuhkan sistem dan teknologi informasi yang dapat menunjang dan mengelola kebutuhan bisnis perusahaan dengan baik.
Berdasarkan permasalahan di atas maka PT Puma Logistics Indonesia membutuhkan perencanaan arsitektur enterprise yang sesuai dengan visi dan misi perusahan serta perkembangan perusahaan. Perencanaan arsitektur enterprise pada penelitian ini menggunakan kerangka kerja TOGAF ADM yang fokus terhadap perencanaan arsitektur untuk menghasilkan langkah-langkah dalam pembuatan arsitektur bisnis, sistem informasi dan teknologi.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pada perencanaan arsitektur enterprise menggunakan TOGAF ADM dapat menghasilkan model arsitektur
panduan dalam pengadaan dan pengembangan SI/TI pada PT. Puma Logistics Indonesia, meliputi 13 fungsi bisnis yang telah disesuaikan dengan fungsi bisnis yang akan datang pada arsitektur proses bisnis, 27 entitas baru pada arsitektur data, 4 modul aplikasi pada arsitektur aplikasi dan pada arsitektur teknologi berupa pengadaan maupun upgrade perangkat keras dan perangkat lunak di PT. Puma Logistics Indonesia.
ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING WITH TOGAF FRAMEWORK (THE OPEN GROUP ARCHITECTURE FRAMEWORK)
IN PT. PUMA LOGISTICS INDONESIA
Nama : Latjuba Sofyana STT
NRP : 9114205325
Pembimbing : Erma Suryani, ST, MT, PhD
ABSTRACT
PT Puma Logistic Indonesia is a company which dwelled in freight forwarder services. Services provided include export, import, domestic transportation, and warehousing. In carrying out its business activities, the company still use manual processes, such as using Microsoft office applications for bookkeeping and archiving. Manual data management will present a lot of risks, including simple errors in recording or data input. Not to mention the time that it takes relatively longer to access and to process information, and the shortade will affect the late information provided to the Head of Branch as well as the Director. Therefore, PT Puma Logistics Indonesia requires need information technology and system that could support and manage the company’s business process well. Based on above problems, PT Puma Logistic Indonesia need enterprise architecture planning which is ideal for their company vision and mission and also the company’s future development. Enterprise architecture planning in this research use TOGAF ADM framework which focused on architecture planning which produce steps of business architecture, information and technology development.
applications and the technology architecture in the form of the provision and upgrading hardware and software in PT. Puma Logistics Indonesia.
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, atas segala rahmat dan karuniaNya, penulis dapat menyelesaikan proposal tesis dengan judul “PERENCANAAN ARSITEKTUR ENTERPRISE DENGAN KERANGKA
KERJA TOGAF (THE OPEN GROUP ARCHITECTURE FRAMEWORK) PADA
PT PUMA LOGISTICS INDONESIA”.
Selama mengerjakan tesis ini, penulis mendapat bantuan dan dukungan dari banyak pihak. Untuk itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Erma Suryani, ST, MT, PhD selaku dosen pembimbing yang telah bijaksana
dan sabar dalam membimbing dan menyalurkan ilmu kepada penulis serta semua waktu dan nasehat yang telah diberikan dalam proses penyelesaian proposal tesis ini.
2. Bapak Arief Tejo Sumartono, selaku pembimbing dari PT Puma Logistics
Indonesia yang telah memberikan banyak informasi yang dibutuhkan oleh penulis dan telah meluangkan waktunya untuk berdiskusi tentang banyak hal berkaitan dengan perusahaan.
3. Bapak, Ibu, adek dan suami penulis yang selalu memberikan doa, kasih sayang
dan motivasi baik moral maupun materi sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan dengan baik.
4. Teman-teman MTI yang selalu memotivasi, mengingatkan, memberi masukan,
menjadi teman untuk diskusi ketika penulis mengalami masa-masa sulit.
5. Dan semua pihak lain yang telah membantu terselesaikannnya proposal tesis ini
yang tidak bisa penulis sebutkan satu-persatu.
Akhir kata, penulis berharap semoga proposal tesis ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.
Surabaya, Desember 2016
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... iv
ABSTRACT ... vi
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR TABEL ... xv
BAB 1 ... 1
PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 4
1.3Batasan Masalah ... 5
1.4 Tujuan Penelitian ... 5
1.5 Manfaat Penelitian ... 5
1.6 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II ... 7
KAJIAN PUSTAKA DAN DASAR TEORI ... 7
2.1 Profil Perusahaan ... 7
2.2 Perusahan freight forwarder ... 10
2.3 Arsitektur Enterprise ... 23
2.3 Kerangka Kerja Arsitektur Enterprise ... 25
2.4 TOGAF ADM ... 27
2.5 BPMN ... 32
2.6 Unified Modeling Language (UML) ... 36
2.7.1 Tujuan Analisa Fit/Gap ... 38
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ... 40
3.1 Metodologi Penelitian ... 40
3.1.1 Studi Pustaka dan Perumusan Masalah ... 40
3.1.2 Pengumpulan Data ... 40
3.1.3 Analisa dan Perancangan Arsitektur Enterprise ... 42
3.1.4 Penulisan Laporan ... 50
3.2 Jadwal Rencana Kegiatan Penelitian ... 51
BAB IV ... 52
HASIL PEMBAHASAN DAN ANALISIS ... 52
4.1 Preliminary Phase ... 52
4.1.1 Penentuan lingkup perusahaan... 52
4.1.2 Menetapkan framework arsitektur ... 53
4.1.3 Konfirmasi pemerintah dan dukungan framework ... 54
4.1.4 Melaksanakan tools arsitektur ... 55
4.1.5 Menentukan prinsip-prinsip Arsitektur enterprise ... 55
4.2 Requirement Management ... 56
4.2.1 Melakukan identifikasi bisnis inti organisasi... 56
4.2.2 Melakukan identifikasi isu organisasi ... 56
4.3 Architecture Vision ... 58
4.3.1 Identifikasi Stakeholder yang terlibat ... 58
4.3.2 Mendefinisikan Proses bisnis saat ini ... 60
4.3.3 Analisis Value Chain ... 64
4.3.4 Solution Concept Diagram ... 66
4.4 Business Architecture ... 67
4.4.1 Mendefinisikan arsitektur bisnis saat ini ... 67
4.4.2 Mengembangkan arsitektur bisnis akan datang ... 74
4.4.3 Melakukan analisa gap ... 89
4.4.4 Menentukan Kandidat Roadmap ... 89
4.5 Information system Architecture ... 90
4.5.1 Data Architecture ... 90
4.5.2 Application Architecture ... 96
4.6 Technology Architecture ... 99
4.6.2 Melakukan analisa gap ... 102
4.6.3 Melakukan roadmap candidate ... 102
4.7 Opportunities And Solution ... 102
BAB V ... 106
KESIMPULAN DAN SARAN ... 106
5.1 Kesimpulan ... 106
5.2 Saran ... 106
(Halaman ini sengaja dikosongkan)
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Puma Logistics Indonesia (1) ... 8
Gambar 2. 2 Struktur Organisasi PT. Puma Logistics Indonesia (2) ... 9
Gambar 2 .3 Alur dari Less than container load (LCL) ... 14
Gambar 2 .4 Alur dari Full Container load (FCL) ... 15
Gambar 2 .5 Lapisan Perencanaan Arsitektur Enterprise (Surendro 2009) ... 24
Gambar 2 .6 Siklus TOGAF ADM (OpenGroup 2009) ... 29
Gambar 2 .7 Flow Object (Minoli,2008) ... 33
Gambar 2 .8 Collapsed Subprocess (Minoli,2008) ... 33
Gambar 2 .9 Expanded subprocess (Minoli,2008) ... 34
Gambar 2 .10 Task (Minoli,2008) ... 34
Gambar 2 .11Tipe Gateway Kontrol (Minoli,2008) ... 34
Gambar 2 .12 Sequence flow (Minoli,2008) ... 34
Gambar 2 .13 Message flow (Minoli,2008) ... 35
Gambar 2 .14 Association (Minoli,2008) ... 35
Gambar 2 .15 pool dan lane (Minoli,2008) ... 35
Gambar 2.16 Artifacts (Minoli,2008) ... 35
Gambar 2.17 Group (Minoli,2008) ... 36
Gambar 2.18 Annotation (Minoli,2008) ... 36
Gambar 2.19 Diagram proses bisnis BPMN (Owen & Jog Raj 2003). ... 36
Gambar 3.1 Metodologi Penelitan ... 41
Gambar 4.1 Lingkup Enterprise ... 65
Gambar 4.2 Solution Concept Diagram ... 67
Gambar 4.3 Proses bisnis saat ini gaji karyawan... 68
Gambar 4.4 Proses bisnis saat ini untuk transaksi keuangan pembelian material 68 Gambar 4.5 Proses bisnis saat ini untuk transaksi keuangan pembayaran paket . 69 Gambar 4.6 Proses bisnis saat ini untuk transaksi piutang ... 69
Gambar 4.7 Proses bisnis saat ini pelaporan keuangan ... 70
Gambar 4.8 Proses bisnis saat ini rekrutmen karyawan ... 70
Gambar 4.9 proses bisnis saat ini absensi karyawan ... 71
Gambar 4.10 Proses bisnis saat ini penilaian kinerja karyawan ... 71
Gambar 4.11 Proses bisnis saat ini pengadaan material ... 72
Gambar 4.12 Proses bisnis saat ini penerimaan paket ... 73
Gambar 4.13 Proses bisnis saat ini pengelolaan paket (operasional) ... 73
Gambar 4.14 Proses bisnis saat ini pendistribusian paket ... 74
Gambar 4.15 Proses bisnis gaji karyawan ... 74
Gambar 4.16 Proses bisnis transaksi keuangan untuk pembelian material ... 75
Gambar 4.17 Proses bisnis transaksi keuangan untuk pembayaran customer ... 75
Gambar 4.18 Proses bisnis transaksi keuangan untuk pembayaran piutang ... 76
Gambar 4.19 Proses bisnis rekrutmen karyawan... 76
Gambar 4.21 Proses bisnis penilaian kinerja karyawan ... 77
Gambar 4.22 Proses bisnis pengadaan material ... 78
Gambar 4.23 Proses bisnis penerimaan paket ... 79
Gambar 4.24 Proses bisnis pengelolaan paket (operasional) ... 79
Gambar 4.25 Proses bisnis pendistribusian paket ... 80
Gambar 4.26 Diagram Infrastruktur Jaringan ... 101
Tabel 1 1Perbandingan kerangka kerja arsitektur enterprise ... 3
Tabel 2 1Perbandingan kerangka kerja arsitektur enterprise……… ……26
Tabel 3 1 Deliverable tahap Preliminary ... 43
Tabel 3 2 Deliverable tahap Visi Arsitektur ... 45
Tabel 3 3 Delieverable tahap Business Architecture ... 46
Tabel 3 4 Deliverable tahap arsitektur data ... 47
Tabel 3 5 Deliverable tahap arsitektur aplikasi ... 48
Tabel 3 6 Deliverable tahap arsitektur teknologi ... 49
Tabel 3 7 Deliverable tahap peluang dan solusi ... 50
Tabel 3 8 Jadwal pengerjaan penelitian ... 51
Tabel 4.1 Pendefinisian Tim Arsitektur Enterprise ... 53
Tabel 4.2 Prinsip-prinsip arsitektur ... 55
Tabel 4.3 Identifikasi stakeholder yang terlibat ... 58
Tabel 4.4 Identifikasi kondisi saat ini ... 60
Tabel 4.5 Definisi Organisasi/Tujuan/Sasaran/Penggerak ... 80
Tabel 4.6 Function Catalog ... 81
Tabel 4.7 Hirarki Proses ... 83
Tabel 4.8 Menggambarkan interaksi antar organisasi dan fungsi bisnis ... 86
Tabel 4.9 Business Gap Analysis ... 89
Tabel 4.10 Roadmap Candidate ... 89
Tabel 4.11Katalog Entitas Data dan Komponennya ... 91
Tabel 4.12 Hubungan fungsi bisnis dengan entitas data ... 93
Tabel 4.13 Hubungan Aplikasi dengan entitas data ... 94
Tabel 4.14 Data dissemination ... 95
Tabel 4.15 Analisa Gap ... 95
Tabel 4.16 kandidat roadmap ... 96
Tabel 4.17 Deskripsi Hubungan layanan SI dengan komponen logis dan fisik .... 97
Tabel 4.18 Definisi hubungan antar aplikasi dalam komponen fisik ... 97
Tabel 4.19 Pemetaan fungsi layanan antara proses bisnis dengan aplikasi SI ... 98
Tabel 4.20 Analisis gap ... 98
Tabel 4.21 Daftar Urutan Prioritas perbaikan arsitektur aplikasi ... 99
Tabel 4.22 Software dan Hardware saat ini ... 99
Tabel 4.23 Technology Portofolio Catalog ... 100
Tabel 4.24 Analisa gap Arsitektur Teknologi ... 102
Tabel 4.25 Candidate Roadmap Arsitektur Teknologi ... 102
Tabel 4.26 Identifikasi Kendala dan Solusi Bisnis pada Arsitektur bisnis ... 103
Tabel 4.27 Identifikasi Kendala dan Solusi Bisnis pada Arsitektur data ... 104
Tabel 4.28 Identifikasi Kendala dan Solusi Bisnis pada Arsitektur aplikasi... 105
BAB 1
PENDAHULUAN
Pada bab ini menjelaskan tentang latar belakang penelitian, rumusan masalah,
batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian perencanaan arsitektur enterprise
di PT Puma Logistic Indonesia dengan kerangka kerja TOGAF dan Metode architecture Development Method
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi terjadi dengan sangat cepat, hal tersebut terbukti dengan semakin meningkat nya peranan teknologi dalam berbagai bidang kehidupan. Suatu perusahaan tanpa adanya Teknologi Informasi (TI) tidak mungkin dapat berjalan dengan efektif dan efisien, karena teknologi informasi merupakan salah satu faktor yang menentukan perusahaan dalam membuat kebijakan bisnis yang akan mencapai profit maksimal. Oleh karena itu, diperlukan suatu infrastruktur teknologi informasi yang ditata dengan baik. Infrastruktur teknologi informasi merupakan salah satu investasi teknologi informasi yang diperlukan oleh perusahaan dalam mengelola segala kebutuhan teknologi informasi.
PT. Puma Logistics Indonesia merupakan salah satu perusahaan yang bergerak
di bidang jasa freight forwarder. Didirikan sejak tahun 2005 oleh Bapak Arief Tejo
Sumartono dan Bapak Santoso Prayoga dengan modal awal Rp. 200.000.000 yang fokus melayani eksport, impor, pengiriman domestik dan pergudangan. PT. Puma Logistics Indonesia mempunyai visi “Puma logistics indonesia membentuk kemitraan yang kuat tak tertandingi oleh kompetitor, fokus pada pelanggan yang menjadi mitra dan siap bersaing di Era Global”.
Puma Logistics Indonesia melaksanakan sesuai standar operasional prosedur yang sudah dibuat oleh perusahaan. Sehingga alur yang dilakukan sudah cukup jelas dan dimengerti oleh para karyawan yang bekerja.
Untuk mengutamakan pelayanan pelanggan dan kemudahan para karyawan harus diimbangi dengan pengembangan sistem dan teknologi informasi di dalam internal PT. Puma Logistic Indonesia terutama, bagian administrasi perkantorannya. Pemanfaatan teknologi informasi PT. Puma Logistic Indonesia belum sepenuhnya mengikuti perkembangan teknologi informasi dan dalam
pelaksanaannya belum memiliki architecture dan menggunakan framework
tertentu, pemanfaatan teknologi informasi saat ini hanya untuk memenuhi suatu kebutuhan terhadap bagian atau divisi tertentu. Selain itu dalam menjalankan aktifitas bisnisnya perusahaan masih menggunakan cara manual yaitu, menggunakan aplikasi Microsoft office dalam kegiatan pembukuan dan buku untuk pencatatannya. Perencanaan arsitektur sistem informasi organisasi adalah sebuah proses yang kompleks, karena itu proses perencanaan harus dikelola berdasarkan suatu petunjuk yang jelas dengan tujuan menyelaraskan strategi bisnis organisasi dan strategi teknologi untuk memberikan hasil yang maksimal bagi organisasi.
Salah satu tujuan dari perencanaan arsitektur enterprise adalah untuk
menciptakan keselarasan antara bisnis dan teknologi informasi bagi kebutuhan
organisasi dan sebagai layanan bagi stakeholder. Perencanaan arsitektur enterprise
dinilai penting karena kemampuannya dalam menangkap kebutuhan informasi ketika terjadi perubahan lingkungan bisnis. Mengingat pentingnya pengembangan sistem informasi pada perusahaan, maka PT Puma Logistic Indonesia perlu
membuat perencanaan arsitektur enterprise. Untuk itu dalam penelitian ini
diusulkan sebuah perencanaan arsitektur enterprise menggunakan kerangka kerja
TOGAF. TOGAF dipilih karena memiliki kelebihan bersifat fokus pada siklus
implementasi Architecture Development Method (ADM), lebih detail, lengkap dan
open source.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian ini dimulai dari persiapan, pengelolaan kebutuhan bisnis, penggambaran arsitektur dan pembuatan arsitektur.
Hasil penelitian ini berupa rekomendasi perencanaan arsitektur enterprise antara
yang terdiri dari dokumen-dokumen seperti gambar, diagram, model, serta dokumen dalam bentuk teks yang akan menjelaskan seperti apa sistem informasi yang dibutuhkan oleh PT Puma Logistics Indonesia. Dengan hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai panduan dalam pengadaan dan pengembangan sistem informasi di PT Puma Logistics Indonesia dan dapat memperbaiki seluruh aktifitas bisnis perusahaan dan khususnya membaiknya aktifitas teknologi informasi di PT Puma Logistics Indonesia sehingga pada akhirnya akan tercipta kepuasan pelanggan terhadap layanan perusahaan.
Dalam jurnal Erwin Budi Setyawan berjudul “Pemilihan EA Framework” dianalisa beberapa kerangka kerja yang dapat digunakan dalam pengembangan atau
pengelolan produk arsitektur enterprise diantaranya Zachman framework, Federal
enterprise Architecture framework (FEAF) dan TOGAF. Hasil dari analisa
kerangka kerja diatas dapat dilihat pada tabel berikut.
Tabel 1.1Perbandingan kerangka kerja arsitektur enterprise
Zachman FEAF TOGAF
Definisi arsitektur dan pemahamannya
Parsial Ya Ya, pada tahap persiapan
Proses arsitektur yang detail
Ya Tidak Ya, ADM dengan 9 tahap
yang detail
Dukungan terhadap evolusi arsitektur
Tidak Ya Ya, ada perencanaan
migrasi
Standarisasi Tidak Tidak Ya, menyediakan techinal
reference model (TRM), informasi yang standar
Architecture knowledge
base
Tidak Ya Ya
Pendorong bisnis Parsial Ya Ya
Input teknologi Tidak Ya Ya
Desain transisional Tidak Ya Ya, hasil dari perencanaan migrasi
Sumber : setiawan, Budi (2009)
Kesimpulan yang didapat dari jurnal tersebut adalah bahwa pada prakteknya EA
Framework yanga ada tidak ada yang sempurna, masing-masing memiliki
kelebihan dan kekurangan framework di masing-masing enterprise bisa menjadi
berbeda. Hal ini tergantung dengan karakteristik dari enterprise itu sendiri, fokus
yang ingin dicapai dan lain-lain. Dari hasil pemetaan kriteria tersebut dapat ditarik
kesimpulan untuk studi kasus enterprise dimana masih belum terdapat EA dan
keperluan untuk pengembangan EA yang mudah dan jelas maka yang EA framework yang cocok adalah TOGAF.
Penelitian terkait dengan pemodelan arsitektur enterprise menggunakan
kerangka kerja TOGAF sudah ada namun memiliki kasus yang berbeda. Jurnal
yang terkait penelitian tersebut antara lain, (a) Perencanaan arsitektur enterprise di
bagian akademik STIKOM Surabaya, penelitian ini menggunakan Enterprise
Architecture Planning (EAP) sebagai metodologinya, (b) Perencanaan arsitektur teknologi informasi studi kasus: PT. perusahaan pelayaran nusantara panurjwan, penelitian ini menggunakan TOGAF dan digabung dengan ISO 27001:2005, (c)
Rancang bangun sistem informasi manajemen kepegawaian dengan metode the
open group architecture framework (TOGAF), penelitian ini menggunakan
TOGAF, (d) Pemanfaatan TOGAF ADM untuk perancangan model enterprise
architecture, dalam penelitian ini dipaparkan manfaat TOGAF ADM untuk
enterprise architecture, (e) Pemodelan proses bisnis b2b dengan BPMN (studi kasus pengadaan barang pada divisi logistik), penelitian ini memberikan contoh tentang fungsi tools BPMN untuk pemodelan proses bisnis.
Berdasarkan uraian latar belakang maka dapat dirumuskan permasalahannya
adalah bagaimana merencanakan arsitektur enterprise untuk meningkatkan kualitas
layanan di PT Puma Logistics Indonesia dengan TOGAF ADM?
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah dalam penelitian ini adalah
1. Kerangka kerja yang digunakan adalah kerangka kerja TOGAF 9
2. Penelitian berfokus pada perencanaan arsitektur enterprise di PT. Puma
Logistics Indonesia terutama pada semua aktivitas administrasi perkantoran.
1.4 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka tujuan penelitian ini adalah
menyusun rancangan arsitektur enterprise yang berisi rekomendasi-rekomendasi
(blue print) di PT Puma Logistic Indonesia menggunakan kerangka kerja TOGAF
1.5 Manfaat Penelitian
Penelitian ini dapat diharapkan dapat memberikan masukan sehingga memudahkan dalam proses pengembangan sistem informasi di PT Puma Logistic Indonesia sehingga dapat mendukung dan meningkatkan pengelolaan kebutuhan bisnis perusahaan sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan terhadap pelanggan.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dalam tesis ini sebagai berikut:
BAB I Pendahuluan
Menguraikan tentang dasar teori dan referensi yang mendasari
arsitektur enterprise dengan TOGAF ADM
BAB III Metode Penelitian
Bab ini menyajikan metode dan langkah-langkah yang dilakukan oleh penulis dalam melakukan penelitian ini
BAB IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini menyajikan mengenai pembahasan hasil penelitian yang telah dilakukan dan analisis hasil penelitian yang diperoleh.
BAB V Kesimpulan dan saran
BAB II
KAJIAN PUSTAKA DAN DASAR TEORI
Bab ini berisi kajian pustaka dan pembahasan tentang teori dasar yang
berhubungan dengan perencanaan arsitektur enterprise pada PT Puma Logistics
Indonesia dengan TOGAF ADM. Kajian pustaka membahas teori yang diperlukan untuk menyusun penelitian yang diusulkan.
2.1 Profil Perusahaan
PT. Puma Logistics Indonesia didirikan sejak tahun 2005. Perusahaan ini
bergerak di bidang freight forwarder. Didirikan oleh Arief Tejo Sumartono dan
Santoso Prayogo dengan modal awal Rp. 200.000.000. Saat ini Puma Logistic Indonesia mempunyai satu kantor pusat di surabaya dan 2 cabang pembantu di Denpasar dan Semarang. PT.Puma dapat menangani kebutuhan logistik yaitu pelayanan ekspor, impor, transportasi domestik dan pergudangan. PT Puma terus memastikan dalam pengiriman tepat waktu kargo pelanggan dengan pengoperasian kapal, truk, gudang, kontainer depot (terminal barang), dan pelabuhan yang terintegrasi dan lengkap dalam rantai logistik. Sebagai perusahaan yang beroperasi di Indonesia dengan kemitraan dengan perusahaan pelayaran global terkenal (PT.Puma Logistics Indonesia, 2008-2010).
PT Puma merupakan sebuah solusi baru yang berdedikasi untuk perusahaan transportasi. Mereka mempunyai visi “Puma logistics indonesia membentuk kemitraan yang kuat tak tertandingi oleh kompetitor, fokus pada pelanggan yang menjadi mitra dan siap bersaing di Era Global”.(PT.Puma Logisics Indonesia, 2008-2010).
Misi PT Puma Logistics Indonesia :
a. Pelanggan: membuat perbedaan dunia karena kita membuat pelanggan kami
tersenyum
b. Peluang: Berpikir positif. Optimis melihat kesempatan dalam kesulitan
c. Sukses: Sukses tidak datang kepada kami. Kamiyang mencari sukses. Saat kita
d. Teamwork: Mengumpulkan individu prestasi terhadap tujuan organisasi.
e. Venture: Kecuali kita memiliki keberanian untuk melupakan pantai, kita tidak
pernah bisa menemukan benua baru.
f. Layanan: Penjualan menghasilkan pelanggan. Kualitas layanan pelanggan
yang baik membawa pelanggan terus datang kembali kepada kami.
1.1.1 Struktur Organisasi PT. Puma Logistics Indonesia
PT. Puma Logistics Indonesia saat ini mempunyai satu kantor pusat di Surabaya dan 2 cabang lainnya di Bali dan Semarang. Masing- masing kantornya memiliki Struktur organisasi yang berbeda.
a. Struktur Organisasi
Struktur organisasi PT. Puma logistics Indonesia dibagi menjadi 2 bagan, yang pertama adalah Struktur organisasi secara global dapat dilihat pada gambar 2.1 dan yang kedua struktur organisasi secara rinci dapat dilihat pada gambar 2.2.
Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT. Puma Logistics Indonesia (1) Kantor Pusat
PT. Puma Logistics Indonesia (Surabaya)
Kantor Cabang Semarang
Struktur organisasi PT. Puma yang rinci (gambar 2.2) sama dengan
perusahaan- perusahaan freight forwarder lain.
Gambar 2. 2 Struktur Organisasi PT. Puma Logistics Indonesia (2)
1.1.2 Layanan PT Puma Logistik Indonesia
Layanan yang diberikan oleh PT. Puma Logistics Indonesia diantaranya adalah:
a. Pelayanan import
PT. Puma Logistics Indonesia melayani pengiriman barang di seluruh pelabuhan internasional di Indonesia seperti, Jakarta, Surabaya, Semarang,
Direktur Utama
Bagian
Bagian dokumen Export
Kepala Cabang Bali
Bagian
Full Container Load (FCL)
Less than Container Load (LCL)
Kepala Cabang Semarang
Bagian
Full Container Load (FCL)
Belawan dan sebagainya. Departemen impor kami bertanggung jawab mengelola kontainer dari seluruh dunia bahkan untuk broker lain.
b. Pelayanan eksport
PT. Puma Logistics Indonesia menyediakan berbagai tingkat layanan dan harga, apakah itu sebuah FCL, LCL, break bulk, kargo proyek, pengiriman
door to door dan kargo konsolidasi. Kami menerima, mengumpulkan,
pembayaran prabayar dan pembayaran langsung
c. Pergudangan
PT. Puma logistic mempunyai tempat penyimpanan yang luas yaitu 5000 m2.
Dengan fasilitas yaitu penyimpanan jangka pendek dan jangka panjang, mengambil barang yang mau di simpan, penyimpanan domestik/distribusi internasional, stuffing dan stripping
d. Transportasi
PT Puma Logistics Indonesia mempunyai tim profesional yang akan menyarankan metode yang sesuai dengan kebutuhan transportasi pelanggan. Tim puma akan memonitor setiap gerakan sehingga masalah dapat dideteksi lebih awal sehingga bisa dihindari.
2.2 Perusahan freight forwarder
Perusahan freight forwarder adalah perusahaan jasa pengurusan
transportasi yang mengkoordinasikan angkutan multimoda sehingga terselenggara
angkutan terpadu sejak dari door shiper sampai dengan door consignee
(Engkos,2007).
Peranan freight forwarder dalam ekspor-impor sangatlah besar, diantaranya
yaitu melaksanakan pengurusan prosedur dan formalitas dokumentasi yang dipersyaratkan oleh adanya peraturan-peraturan pemerintah negara ekspor, negara transit dan negara impor, melengkapi dokumen-dokumen yang berkaitan dengan Letter of Credit/Certificate of Receipt/Bill of Lading/Sea Waybill/Air
dengan biaya jasa pelayanan. Di Indonesia perusahaan yang khusus menangani freight forwarding disebut dengan nama Jasa Pengurusan Transportasi, yakni
berdasarkan SK Menteri Perhubungan No. KM 10 tahun 1998. Jasa freight
forwarding juga termasuk mengurus keperluan formalitas dalam kegiatan
transportasi tersebut dan membayar biaya yang muncul akibat transportasi maupun pengurusan dokumen. (Suyono,2007).
Tugas freight forwarder meliputi pengumpulan muatan di suatu gudang
tertentu, memantau pergerakan peti kemas selama dalam perjalanan kapal,
menyampaikan pemberitahuan kedatangan kapal kepada buyer, serta berperan
besar pada proses penagihan biaya tambang (ocean freight), bisa juga melakukan
pengepakan barang, menyelenggarakan fumigasi, dan lain-lain (Sasono, 2014). Dalam suatu pengiriman barang terdapat tiga pihak yang saling berhubungan hukum satu sama lain, yaitu (Engkos,2007):
a. Pengiriman barang (shipper)
Orang atau badan hukum yang mempunyai kapal untuk dikirim dari suatu pelabuhan tertentu (pelabuhan pemuatan) untuk diangkut ke pelabuhan tujuan.
b. Pengangkut barang (carrier)
Perusahaan pelayaran yang melaksanakan pengangkutan barang dari pelabuhan muat untuk diangkut/disampaikan ke pelabuhan tujuan dengan kapal.
c. Penerima barang (consignee)
Orang atau badan hukum kepada siapa barang kiriman ditujukan.
1.1.3 Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan freight forwarder
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan freight forwarder antara
lain:
1. Memilih rute perjalanan barang, moda transportasi dan pengangkutan yang
sesuai, kemudian memesan ruang muat.
2. Melaksanakan penerimaan barang, menyortir, mengepak, menimbang berat,
mengukur dimensi, kemudian menyimpan barang ke dalam gudang.
2. Mempelajari letter of credit barang, peraturan negara tujuan ekspor, negara
3. Melaksanakan transportasi barang ke pelabuhan, mengurus izin bea cukai, kemudian menyerahkan barang kepada pihak pengangkut.
4. Membayar biaya-biaya handling serta membayar freight.
5. Mendapatkan bill of lading atau waybill dari pihak pengangkut.
6. Mengurus asuransi transportasi barang dan membantu mengajukan klaim
kepada pihak asuransi bila terjadi kehilangan atau kerusakan atas barang.
7. Memonitor perjalanan barang sampai ke pihak penerima, berdasarkan info dari
pihak pengangkutan dan agen forwarding di negara transit atau tujuan.
8. Melaksanakan penerimaan barang dari pihak pengangkut.
9. Mengurus izin masuk pada bea cukai serta menyelesaikan bea masuk dan
biaya-biaya yang timbul di pelabuhan transit atau tujuan.
10.Melaksanakan transportasi barang dari pelabuhan ke tempat penyimpanan
barang di gudang.
11.Melaksanakan penyerahan barang kepada pihak consignee, dan melaksanakan
pendistribusian barang bila diminta.
2.2.2 Kewajiban dan tanggung jawab freight forwarder
Freight forwarder bertanggung jawab atas pengiriman internasional, mereka menjamin pengiriman dari dan sampai tujuan pengiriman terakhir oleh
karena itu mereka harus mempunyai pengetahuan yang luas. Freight forwarder
berperan untuk mempertimbangakan antara pelayanan yang paling sesuai yang disediakan angkutan kapal, tranportasi melalui darat, pengangkutan udara, container dengan kapasitas besar, dll (Sasono, 2014).
Dalam menjalankan kepegurusan transportasinya, freight forwarderi
mempunyai beberapa peran, yang meliputi( Suyono, 2007):
1. Peran freigt forwarder dalam konsolidasi muatan
Konsolidasi muatan adalah pengumpulan beberapa kiriman barang dari
beberapa eksportir di tempat asal yang akan dikirimkan untuk beberapa consignee
di tempat tujuan yang dikemas dalam satu unit paket muatan, kemudian muatan terkonsolidasi tersebut dikapalkan dan ditujukan kea gen konsolidator di tempat
Bentuk pengangkutan muatan yang ditawarkan oleh freight forwarder adalah:
a. Less than container load
Less than container load (LCL) adalah muatan yang dimasukkkan ke dalam peti kemas yang membongkarnya kembali. Biasanya dikerjakan
oleh perusahaab pelayaran atau cargo consolidation maupun EMKL dan
mereka yang bertanggung jawa untuk memuat dan membongkar isu dari peti kemas(Suyono,2007).
Muatan dari beberapa shipper dikonsolidasikan oleh freight
forwarder dalam petikemas LCL dan dikapalkan ke negara tujuan sebagai muatan peti kemas FCL yang ditujukan kepada agen konsolidator. Oleh agen konsolidator petikemas tersebut statusnya dijadikan sebagai petikemas LCL kembali dan kemudian muatan diserahkan kepada masing-masing consingnee Muatan dari beberapa shipper dikonsolidasikan oleh freight forwarder dalam petikemas FCL dan dikapalkan ke negara tujuan sebagai muatan peti kemas LCL yang ditujukan kepada agen konsolidator. Oleh agen konsolidator petikemas tersebut statusnya dijadikan sebagai petikemas LCL kembali dan kemudian muatan diserahkan kepada masing-masing consingnee
LCL memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1) Petikemas berisi muatan dari beberapa shipper dan ditujukan untuk
beberapa consingnee.
2) Muatan diterima dalam keadaan breakbulk dan diisi (stuffing) di
container freight station (CFS) oleh perusahaan pelayaran.
3) Di pelabuhan bongkar, petikemas di un-stuffing di CFS oleh
perusahaaan pelayaran dan diserahkan oleh beberapa consingnee
dalam keadaan breakbulk.
4) Perusahaan pelayaran bertangung jawab atas kerusakan dan kehilangan
Gambar 2 .3 Alur dari Less than container load (LCL)
Dengan konsolidasi muatan, keuntungan di dapat oleh semua pihak, yaitu :
1) Eksportir atau Shipper.
Mendapat keuntungan karena membayar freight rate lebih rendah.
2) Pengangkut.
3) Mendapat keuntungan karena tidak perlu menangani masingmasing kiriman
yang hanya memakan waktu dan tenaga. 4) Freight Forwarder.
Mendapat keuntungan dari biaya dan freight right sebagai muatan
terkonsolidasi menjadi lebih murah dibandingkan apabila mengapalkan masing-masing kiriman.
5) Untuk Ekonomi Nasional
Mendapat keuntungan karena penghamatan biaya ekspor menjadi lebih
kompotitif/bersaing. Konsolidasi muatan memberikan door to door serice
yang tidak dapat diberikan perusahaan pelayaran b. Full Container Load (FCL)
Full Container Load (FCL) adalah muatan dari satu shipper
dikonsolidasikan oleh freight forwarder dalam peti kemas FCL dan dikapalkan ke
negara tujuan. Pada FCL shipper dan consignee bertanggung jawab untuk mengisi
dan membongkar peti kemas.
Full Countainer Load (FCL), memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
2) Petikemas diisi (stuffing) oleh shipper (shipper load and count) dan petikemas
yang sudah diisi diserahkan di container yard (CY) pelabuhan muat.
3) Di pelabuhan bongkar, petikemas di ambil consignee di CY dan di un-staffing
oleh consignee.
4) Perusahaan pelayaran tidak bertanggung jawab atas kerusakan dan kehilangan
barang yang ada dalam petikemas.
Gambar 2 .4 Alur dari Full Container load (FCL)
2. Peran freight forwarder sebagai pengangkut
Freiht forwarder disini bertindak sebagai operator yang memiliki tanggung jawab dalam melaksanakan pengangkutan meskipun tidak memiliki kapal sendiri. Yang dimaksud dengan operator disini adalah Badan Hukum Indonesia yang melaksanakan kegiatan usaha pelayanan jasa terhadap kapal dan barang di pelabuhan dalam rangka menunjang kegiatan angkatan laut.
Selain itu freight forwarder, juga bertindak sebagai :
a. Vessel-operating Multimodal Transport Operator secara penuh yang
melaksanakan berbagai jenis pengangkutan dengan cara door-to-door dengan
satu dokumen intermodal yang biasanya berbentuk FBL.
b. Non-Vessel Operator (NVO) yaitu operator muatan yang mengurus
pengangkutan lewat laut dari pelabuhan ke pelabuhan dengan menggunakan satu house bill of lading.
3. Peran freight forwarder dalam dokumentasi
Belum adanya kekuatan konvensi internasional membuat operator multimodal
transport bebas untuk membuat kontrak maupun syarat kondisi yang dapat
diterima oleh para pelanggannya. Sebagian besar operator mengikuti ketentuan
yang disusun oleh gabungan International Chambere of Commerce (ICC) yang
dikenal Uniform Rules for CombinedTransport Document.
Berdasarkan ketentuan tersebut, dokumen-dokumen multimodal Transport
telah dikembangkan oleh BIMCO (BalticInternational Maritime Conference) dan
FIATA (The International Federation of Freight Forwarder Association).
Dokumen yang dikenal sebagai multimodal transport documents dapat diberikan
kekuatan hukum sesuai dengan kontrak yang dibuat. Jenis dokumen yang dipakai
adalah Fiata Combined TranspoirtBill of Lading (FBL) yang dimasukkan dalam
golongan freight forwarderdocuments. FBL adalah dokumen pengangkutan antar
moda yang dipakai oleh International Freight Forwarder yang bertindak sebagai
badan jasa angkutan bersambung atau Intermodal Transport Operator.
Dalam mengeluarkan FBL, forwarder bertanggung jawab tidak hanya dalam
memenuhi perjanjian pengangkutan dan penyerahan barang di tempat tujuan, tetapi juga harus betanggungjawab segala tindakan dan juga keteledoran dari pengangkut atau pihak ke-3 yang dikerjakan olehnya.
Secara teori dokumen yang diperlukan freight forwarding dalam aktivitas
ekspor adalah (Sasono, 2014) : a. Bill Of Lading
Bill of lading adalah dokumen pengapalan yang paling penting karena
mempunyai sifat jaminan. Fungsi bill of lading adalah sebagai tanda terima
(kuitansi) barang-barang sebagai bukti adanya perjanjian pengangkutan laut. b. Shipping Instruction
Shipping Instruction adalah dokumen yang dibuat oleh eksportir mengenai
pemesanan ruang kapal berikut container yang dapat pula menjadi dasar pembuatan
bill of lading. Shipping instruction antara lain memuat tentang : shipper, consignee, notify party, final destination, volume, delivery term, L/C No, date of stuffing,
c. Packing List
Packing list adalah dokumen ekspor yang memuat informasi mengenai
barang yang akan diekspor. Informasi tersebut berupa tulisan packing list beserta
nomor packing list, tanggal dibuatnya packing list, data lengkap nama eksportir dan
alamatnya, data lengkap nama importir dan alamatnya, data lain jika disyaratkan
dalam L/C, misalnya nomor purchase order, nomor L/C, description of goods
(nama barang), quantity (jumlah barang), gross weight dan nett weight (berat kotor
dan berat bersih), dan measurement (ukuran dimensi dalam volume atau cbm).
d. Invoice
Invoice merupakan dokumen ekspor yang memuat data dan informasi
barang yang akan diekspor serta nilai barangnya dalam mata uang asing. Invoice
berisi tentang tulisan invoice beserta nomor invoice, tanggal dibuatnya invoice, data
lengkap nama eksportir dan alamatnya, data lain jika disyaratkan dalam L/C, description of goods (nama barang) : quantity, unit price, total amount.
e. Certificate Of Origin
COO dikeluarkan oleh Desperindag yang mewakili pemerintah yang menyatakan bahwa barang yang diekspor benar-benar diproduksi di Indonesia. Surat ini menjelaskan keterangan-keterangan barang, pada transaksi dimana barang-barang tersebut dikaitkan, keterangan asal barang dan bahwa barang-barang tersebut benar hasil atau produksi dari negara eksportir
f. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
Dokumen yang dibuat eksportir dan harus mendapat persetujuan petugas bea cukai sebelum dilakukan pemuatan di kapal. PEB menyebutkan tentang jenis barang ekspor (umum, terkena pajak, ekspor, mendapat fasilitas pembebasan dan pengembalian bea masuk, dan barang ekspor lainnya), nama importir, NPWP, izin khusus, berat barang, negara tujuan, provinsi asal barang, cara penyerahan barang, merk kemasan dan lain sebagainya.
g. Dokumen Asuransi
h. Dokumen Fumigasi
Dokumen yang menunjukkan bahwa barang yang diekspor yang ada di dalam container aman dan telah difumigasi (penyemprotan barang yang akan dikirim agar tidak ada hama yang nantinya akan merusak barang biasanya untuk jenis barang kayu atau kayu olahan, karena dengan dilakukan fumigasi ini agar terhindar dari rayap-rayap yang akan memakan kayu-kayu yang akan dikirim).
4. Peran Freight Forwarder dalam Pembungkusan (packing)
Pengiriman maupun penerima barang selalu mengharapkan agar barang sampai kepada pihak yang dituju dengan memenuhi syarat 3 K, yaitu :
a. Keamanan. b. Keaslian. c. Kepuasan.
Syarat ini mengandung tuntutan bahwa barang yang dikirim dan diterima tidak mengalami perubahan bentuk, sifat maupun rupa dan tidak ada kekurangan dalam jumlahnya, tidak berkeringat, basah, dan lain-lain. Pada umumnya yang bertanggungjawab langsung terhadap keadaan barang adalah pengirim. Dengan demikian pengirim akan berusaha agar bungkusan barang bisa memenuhi tuntutan 3 K tersebut. Jenis bungkusan yang diperlukan untuk membungkus barang, yang dapat merupakan kesatuan atau dalam jumlah yang banyak akan tergantung dari :
a. Sifat dan jenis barang. b. Volume.
c. Berat.
d. Jumlah jenis barang. e. Cara mengirim. f. Tujuan.
Dalam bungkus juga harus diperhatikan letak dari merk barang dan segala
keterangan yang sesuai dengan shipping mark yang akan dicatat dalam dokumen.
Tujuan dari shipping mark adalah agar barang bisa lebih mudah dikenal. Oleh
karena itu freight forwarder dalam hal ini sangat kuat perannya, karena mereka
5. Peran Freight Forwarder dalam asuransi
Asuransi adalah suatu metode bagi pihak-pihak yang menginginkan perlindungan dari bentuk bahaya, dengan memberikan kontribusi pada suatu dana bersama yang diorganisasikan oleh perusahaan asuransi untuk memberikan pembayaran penggantian kerugian yang mungkin terjadi. Asuransi juga didefinisikan sebagai suatu hubungan yang terjadi berdasarkan kontrak, apabila suatu pihak (perusahaan asuransi) untuk tujuan mendapatkan premium, berjanji memberikan ganti rugi terhadap pihak lain (pembeli jasa asuransi) atas kerugian
yang nungkin terjadi untuk bidang-bidang tertentu. Dalam hal ini freight forwarder
bekerjasama dengan perusahaan asuransi untuk antisipasi dan perlindungan terhadap berbagai bentuk bahaya yang terjadi selama pengiriman barang.
Jenis Asuransi dalam dunia pelayaran ada dua jenis, yaitu :
a. Asuransi kerangka kapal (hull & machinery insurance)
Jenis asuransi ini untuk menutup kemungkinan kerugian atas kerangka kapal
dan mesin kapal disebabkan oleh kejadian bahaya dilaut (perils of the sea), seperti
pelanggaran atau tabrakan, kerusakan mesin, cuaca buruk, dan lain-lain. Asuransi ini ditutup oleh pemilik kapal.
b. Asuransi muatan (cargo muatan)
Asuransi muatan dibagi dua, yakni cargo marine insurance dan cargo liability
insurance.
1) Cargo Marine Insurance
Asuransi yang ditutup oleh pemilik barang atas kemungkinan kerugian yang disebabkan oleh kerusakan atau kehilangan barang selama dalam pelayaran.
2) Cargo liability insurance
Asuransi yang ditutup oleh pengangkut atas kemungkinan kerugian yang disebabkan oleh adanya tuntutan dari pemilik barang karena terjadi kerusakan atau
kehilangan barang. Untuk menutup cargo liability, pihak pengangkut pada
umumnya telah menjadi anggota P & I Club (asuransi bersama para pemilik /
operator kapal untuk menutup resiko yang tidak dapat diasuransikan pada perusahaan asuransi).
sebelumnya. Apabila klaim yang timbul pada tahun berjalan lebih kecil, maka besarnya premi pada tahun berikutnya akan turun dan begitu pula dalam hal sebaliknya. Badan atau perusahaan asuransi mempunyai kewajiban untuk membayar, perusahaan asuransi harus yakin dahulu bahwa yang diasuransikan telah melakukan segalanya, antara lain :
a) Telah melakukan segala upaya untuk melindungi barangnya.
b) Bila telah terjadi sesuatu yang tidak diinginkan, telah melakukan upaya agar
kerusakan yang lebih besar tidak akan terjadi.
c) Mempunyai cukup dana untuk dapat membangunnya kembali. bila telah
menerima dokumen yang diperlukan, perusahaan asuransi akan membayar jumlah klaim dalam tempo waktu satu bulan.
d) Akan membuat letter of subrogation dimana ia akan memindahkan haknya
untuk menuntut pelayaran kepada perusahaan. 2.2.3 Pihak-Pihak Yang Terkait Dengan Ekspor
Pihak-pihak yang terkait dengan kegiatan ekspor-impor (Sasono, 2014) :
1. Eksportir
Eksportir adalah para pihak yang menjual barang ke luar negeri atau sebagai pemasok.
2. Importir
Importir yaitu pihak yang membeli barang dari luar negeri.
3. Direktorat Jendral Bea dan Cukai
Bea Cukai sebagai pemberi izin untuk pelepasan dan pemuatan barang maupun pemeriksaan dokumen dan pajak ekspor impor. Dokumen yang diterbitkan oleh bea cukai antara lain PEB, PIB, Persetujuan muat.
4. Shipping Company
Shipping Company adalah perusahaan yang menerima barang dari shipper dan
mengatur pengangkutan yang sesuai serta menerbitkan B/L (Bill of Lading) atau
surat bukti muat barang dan D/O (Delivery Order).
5. EMKL
EMKL merupakan unit usaha yang melayani pengurusan jasa pabean di
pelabuhan dan transportasi container ke dan dari eksportir menuju CY
stuffing (pemuatan barang ke dalam petikemas) di gudang eksportir dan proses unstuffing (menurunkan muatan dari dalam petikemas).
6. Bank
Bank sebagai tempat biaya-biaya yang dibebankan perusahaan freight
forwarder kepada importer yang telah menggunakan jasanya. 7. Surveyor
Surveyor merupakan perusahaan yang melakukan pemeriksaan atas barang
yang akan diekspor mengenai kuantitas, kualitas, pengawasan muatan, dan lain-lain sebagai persyaratan pembeli dan menerbitkan sertifikat atas pemeriksaan yang telah dilakukan.
8. Perusahaan Asuransi
Perusahaan asuransi adalah pihak yang mengasuransikan barangbarang yang dikapalkan sesuai nilai yang disyaratkan, mengeluarkan sertifikat atau polis asuransi untuk menutup resiko yang dikehendaki dan menyelesaikan tagihan kerugian-kerugian bila ada.
9. Pelindo
Pelindo adalah perusahaan yang menangani kegiatan di pelabuhan dengan memberikan fasilitas dermaga, tambat, peralatan bongkar muat, dan lapangan penumpukan.
10.Dinas Perindustrian dan Perdagangan (DISPERINDAG)
DISPERINDAG berfungsi menerbitkan dokumen ekspor yang berisi pernyataan mengenai identitas Negara asal barang ekspor yang disebut dengan
Surat Keterangan Asal (SKA) atau Certificate Of Origin(COO).
11.Trucking Company
Trucking Company adalah pihak yang akan membawa container kosong ke
gudang eksportir untuk stuffing / pemuatan barang-barang yangakan di ekspor
ke dalam container. Kemudian container tersebut akan dibawa ke pelabuhan
untuk dibongkar dan kemudian dimuat ke kapal untuk dikirim ke importir.
2.2.4 Istilah-istilah Dalam Kegiatan Ekspor
1. Lift On
Mengangkat / menaikkan peti kemas dari chasis ke chasis lain atau dari
chasis ke tempat penumpukan atau dari tempat penumpukan ke chasis. 2. Lift Off
Menurunkan peti kemas dari chasis ke chasis lain atau dari chasis ke tempat
penumpukan atau dari tempat penumpukan ke chasis.
3. Trucking
Pengangkutan / penerimaan barang dari gudang ke gudang atau dari gudang ke pelabuhan atau dari pelabuhan ke gudang yang biasanya menggunakan alat transportasi seperti truk.
4. Stuffing
Kegiatan / usaha penyusunan peti kemas di dalam kapal maupun di terminal
peti kemas atau kegiatan memasukkan barang ke dalam container.
5. Unstuffing / Vanning Bongkar Barang. 6. Fumigasi
Penyemprotan barang yang akan dikirim agar tidak ada hama yang nantinya akan merusak barang biasanya untuk jenis barang kayu atau kayu olahan, karena dengan dilakukan fumigasi ini agar terhindar dari rayap-rayap yang akan memakan kayu-kayu yang akan dikirim.
7. Container Depo
Tempat penumpukan peti kemas kosong. 8. Container Leasing
Perusahaan yang menyewakan peti kemas. 9. Container Yard (CY)
Kawasan di daerah pelabuhan yang digunakan untuk menimbun petikemas
LCL, melaksanakan stuffing / unstuffing, dan untuk menimbun break-bulk
cargo yang akan di-stuffing ke petikemas atau di-unstuffing dari petikemas. 10.Container Freight Station (CFS)
11.Stripping
Pekerjaan membongkar barang dari peti kemas sampai disusun rapi di dalam gudang (CFS) untuk LCL, dan di gudang impor untuk FCL.
12.Handling Charges
Pengurusan pengirirman barang yang dilakukan oleh maskapai pelayaran atau pembenahan pengapalan yang dilakukan oleh eksportir sendiri atau dapat diserahkan kepada badan usaha jasa transportasi.
2.3 Arsitektur Enterprise
Arsitektur menurut Hilliard (2000) adalah pengorganisasian mendasar dari sistem yang terdiri dari beberapa komponen yang saling berhubungan dan prinsip-prinsip yang digunakan sebagai pedoman dalam merancang dan mengembangkan suatu sistem. Arsitektur juga merupakan suatu komponen yang penting dalam keberhasilan pengembangan dan evolusi dari suatu sistem perangkat lunak (Hilliard,2000).
Lebih ringkas, definisi arsitektur merupakan suatu rancangan dari obyek yang terdiri dari komponen-komponen yang saling berhubungan dalam bentuk cetak biru untuk dijadikan dasar dalam mewujudkan suatu hasil yang nyata. Arsitektur juga menyiratkan suatu perencanaan yang diwujudkan dengan model dan gambar dari komponen dari sesuatu dengan berbagai sudut pandang (Surendro,2009).
Enterpise adalah suatu informasi strategis berdasarkan aset yang
mendefinisikan misi, kebutuhan informasi untuk melakukan misi, dan proses peralihan untuk mengimplementasikan teknologi baru dalam merespon kebutuhan
perubahan misi. Arsitektur enterprise meliputi gambaran dasar arsitektur, arsitektur
target, dan rencana berkelanjutan (Rumapea, 2007). Definisi lain menyatakan
bahwa enterprise adalah setiap kumpulan organisasi yang memiliki seperangkat
tujuan. Sebagai contoh sebuah enterprise bisa merupakan lembaga pemerintahan,
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa arsitektur enterprise merupakan satu kesatuan yang koheren tentang prinsip-prinsip, metode dan model yang digunakan dalam desain dan realisasi dari struktur organisasi, proses bisnis, sistem informasi dan infrastruktrur sebuah organisasi (Lankhorst,2005). Sama seperti
arsitektur yang lain, hasil dari arsitektur enterprise ini terdiri dari
dokumen-dokumen seperti gambar, diagram, model, dokumen-dokumen dalam bentuk teks. Keseluruhan dokumen tersebut akan menjelaskan seperti apa sistem informasi yang akan dibutuhkan oleh suatu organisasi. Kemudian dalam mengembangkan sistem
informasi tersebut, arsitektur enterprise akan dijadikan suatu acuan atau pedoman
bagi pengembang sistem informasi.
Tujuan arsitektur enterprise adalah mengoptimalkan seluruh proses-proses
yang terjadi pada masing-masing bagian organisasi ke dalam lingkungan terpadu yang tanggap terhadap perubahan dan mendukung penyampaian startegi bisnis
(Open Group,2009). Pengelompokan arsitektur enterprise didalam mendukung
tujuan organisasi terdiri dari arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi. (Gambar 2.5)
Arsitektur bisnis dapat dipahami sebagai kumpulan aktivitas yang dapat
mendefinisikan business event dan pekerjaan yang dilakukan oleh sebuah sistem
untuk merubah input menjadi output yang bernilai tambah bagi pengguna. Model proses bisnis bisa digunakan sebagai dasar dalam mengidentifikasi kebutuhan pengguna yang merupakan bagian utama dalam pengembangan sistem informasi enterprise. Tujuannya adalah untuk menggambarkan organisasi dari berbagai sudut pandang seperti dari gambaran strategis organisasi, berdasarkan model proses bisnis dan berdasarkan gambaran organisasional. Arsitektur aplikasi dipandang sebagai pendefinisian jenis aplikasi utama yang akan digunakan dalam mengelola data yang telah dikumpulkan serta diperlukan juga dalam mendukung bisnis.
Arsitektur teknologi dipandang sebagai pendefinisian platform teknologi yang akan
digunakan untuk penyediaan lingkungan aplikasi dalam mengelola data dan sebagai alat dalam mendukung bisnis (Surendro,2009).
2.3 Kerangka Kerja Arsitektur Enterprise
Dalam mengembangkan suatu arsitektur enterprise, akan lebih baik apabila
kita menggunakan kerangka berpiikir tertentu, kerangka berpikir tersebut biasanya
dikenal dengan istila EA Framework. Menurut The Open Group (2009)
Architecture Framework adalah sebuah struktur dasar atau serangkaian struktur
yang berisi satu set tool (alat) dan penjelasan umum yang bisa digunakan untuk
mengembangkan cakupan luas dari arsitektur yang berbeda. Mendeskripsikan sebuah metode untuk mendesain suatu sistem informasi. Penggunaan EA Framework akan mempercepat dan menyederhanakan pengembangan arsitektur, memastikan cakupan komplit dari solusi desain dan memastikan arsitektur yang terpilih akan memungkinkan pengembangan di masa depan sebagai respon terhadap kebutuhan bisnis (Open Group,2009).
Pada saat ini enterprise architecture framework didominasi oleh 4 terbesar:
The Zachman Framework for Enterprise Architectures, The Open Group
perkembangan yang cepat penggunaan arsitektur perusahaan serta banyaknya perusahaan-perusahaan yang mengadopsi kerangka yang sudah ada menjadi arsitektur perusahaannya.
Dalam pemilihan sebuah kerangka kerja arsitektur enterprise terdapat beberapa
kriteria berbeda yang dapat dijadikan sebagai acuan, seperti (Setiawan, 2009):
a. Tujuan dari arsitektur enterprise dengan cara melihat bagaimana definisi
dari setiap arsitektur dan pemahamannya, proses arsitektur yang telah ditentukan sehingga mudah untuk diikuti, serta dukungan terhadap evolusi arsitektur.
b. Input untuk aktivitas arsitektur enterprise seperti pendorong bisnis dan
input teknologi.
c. Output dari aktivitas arsitektur enterprise seperti model bisnis dan desain
transisional untuk evolusi dan perubahan.
Berdasarkan kriteria-kriteria tersebut, maka kerangka kerja yang telah diuraikan di atas dapat dipetakan dan hasil pemetaan ditunjukkan pada Tabel 2.1 (Setiawan,2009).
Tabel 2.1 Perbandingan kerangka kerja arsitektur enterprise
Zachman FEAF TOGAF
Definisi arsitektur dan pemahamannya
Parsial Ya Ya, pada tahap persiapan
Proses arsitektur yang detail
Ya Tidak Ya, ADM dengan 9 tahap yang
detail Dukungan terhadap
evolusi arsitektur
Tidak Ya Ya, ada perencanaan migrasi
Standarisasi Tidak Tidak Ya, menyediakan techinal
reference model (TRM), informasi yang standar Architecture knowledge
base
Tidak Ya Ya
Input teknologi Tidak Ya Ya
Model bisnis Ya Ya Ya
Desain transisional Tidak Ya Ya, hasil dari perencanaan
migrasi
Dari hasil pemetaan kriteria tersebut disimpulkan bahwa untuk studi kasus
enterprise yang belum memiliki arsitektur enterprise dan memerlukan
pengembangan arsitektur enterprise yang mudah dan jelas, maka kerangka kerja
yang cocok digunakan adalah TOGAF. 2.4 TOGAF ADM
Enterprise architecture framework ini dibuat berdasarkan “The Technical Architecture Framework for Information Management (TAFIM)” yang dirancang
oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat. Kerangka kerja TOGAF diadopsi
oleh Open Group pada pertengahan 1990an. Spesifikasi pertama TOGAF
diperkenalkan pada tahun 1995, dan TOGAF 8( Enterprise Edition) dirilis pada
Tahun 2004. Pada saat ini sudah ada TOGAF 9 yang secara keseluruhan melengkapi versi sebelumnya(Surendro,2009). TOGAF adalah satu kerangka terperinci dan seperangkat alat pendukung untuk mengembangkan satu arsitektur
enterprise. Dipergunakan dengan bebas oleh apapun organisasi yang
mengembangkan untuk mendesain, evaluasi, dan membangun arsitektur enterprise.
TOGAF memberikan metode yang detil mengenai bagaimana membangun, mengelola, dan mengimplementasikan arsitektur enterprise dalam sistem informasi yang disebut dengan ADM(Surendro,2009) TOGAF adalah suatu metode yang paling banyak diterima untuk mengembangkan arsitektur perusahaan.TOGAF merupakan suatu kerangka kerja yang praktis, pasti dan dibuktikan dengan adanya tahapan-tahapan metode untuk mengembangkan dan mempertahankan arsitektur enterprise (Ugavina,2009).
1. Architecture Development Method (ADM). ADM merupakan bagian utama dari TOGAF yang menjelaskan bagaimana menentukan sebuah arsitektur enterprise secara khusus sesuai dengan kebutuhan.
2. Foundation Architecture (Enterprise Continuum). Foundation architecture menyajikan gambaran hubungan bagi pengumpulan arsitektur yang relevan dan menyediakan bantuan petunjuk pada waktu terjadi perpindahan
abstraksi level yang berbeda
3. Resource Base. Pada bagian ini memberikan informasi berupa guidelines, templates, checklist, latar belakang informasi dan detail material pendukung yang membantu arsitek dalam penggunaan ADM (Ugavina,2009).
Architecture Development Method (ADM) merupakan suatu teknologi lojik
yang terdiri dari delapan fase utama untuk pengembangan dan pemilihan technical
architecture dari organisasi. ADM membentuk sebuah siklus yang iteratif untuk keseluruhan proses, antar fase, dan dalam tiap fase di mana pada tiap-tiap iterasi keputusan baru harus diambil. Menurut Setiawan (2009) ADM merupakan metode yang umum sehingga jika diperlukan pada prakteknya ADM dapat disesuaikan
dengan kebutuhan spesifik tertentu, misalnya digabungkan dengan framework yang
lain sehingga ADM menghasilkan arsitektur yang spesifik terhadap organisasi (Setiawan,2009).
TOGAF ADM menyatakan visi dan prinsip yang jelas tentang bagaimana
melakukan pengembangan arsitektur enterprise. Prinsip tersebut digunakan sebagai
ukuran dalam menilai keberhasilan dari pengembangan arsitektur enterprise oleh
organisasi.
Setiap framework pasti mempunyai kelebihan dan kekurangan.Mutyarini dan
Sembiring menyebutkan bahwa kelebihan TOGAF adalah (Mutyarini, Kuswardani, dan Jaka Sembiring, 2006):
Fokus pada silkus implementasi (ADM) dan proses.
Terdapat banyak area teknis arsitektur, mempunyai tiga arsitektur yang
terpisah
Tidak terdapat templates standar untuk seluruh domain seperti dalam
membuat blok diagram tidak terdapat template yang baku.
Tidak terdapat artefak yang dapat digunakan ulang.
Gambar 2 .6 Siklus TOGAF ADM (OpenGroup 2009)
Tahap-tahap dalam TOGAF ADM adalah sebagai berikut (OpenGroup 2009)
a. Fase Preliminary
framework dan metodologi detil serta prinsip – prinsip yang akan digunakan pada pengembangan EA.
b. Visi Arsitektur (Architecture Vision)
Menciptakan keseragaman pandangan mengenai pentingnya arsitektur enterprise untuk mencapai tujuan organisasi yang dirumuskan dalam bentuk strategi serta menentukan lingkup dari arsitektur yang akan dikembangkan. Pada tahapan ini berisikan pertanyaan-pertanyaan yang diajukan untuk mendapatkan arsitektur yang ideal seperti profil organisasi, visi dan misi organisasi, tujuan organisasi, sasaran organisasi, proses bisnis organisasi, unit organisasi dan kondisi arsitektur saat ini.
c. Arsitektur Bisnis (Business Architecture)
Mendefinisikan kondisi awal arsitektur bisnis, menentukan model bisnis atau aktivitas bisnis yang diinginkan berdasarkan skenario bisnis. Pada
tahap ini tools dan metode umum untuk pemodelan seperti: BPM, Use-case
model dan Class Model bisa digunakan untuk membangun model yang diperlukan.
d. Information System Architecture
Pada tahapan ini lebih menekankan pada aktivitas bagaimana arsitektur sistem informasi dikembangkan. Pendefinisian arsitektur system informasi dalam tahapan ini meliputi arsitektur data dan arsitektur aplikasi yang akan digunakan oleh organisasi. Arsitektur data lebih menfokuskan pada
bagaimana data digunakan oleh digunakan dengan yaitu : ER-Diagram,
Class Diagram, dan Object Diagram. Pada arsitektur aplikasi lebih menekan pada bagaimana kebutuhan aplikasi yang akan dirancang. Teknik
yang bisa digunakan meliputi: Application Communication Diagram,
Application and User Location Diagram dan lainnya. e. Technology Architecture
Membangun arsitektur teknologi yang diinginkan, dimulai dari penentuan
jenis kandidat teknologi yang diperlukan dengan menggunakan Technology
Environment and Location Diagram, Network Computing Diagram, dan lainnya.
f. Peluang dan Solusi (Opportunities and Solution)
Pada tahapan ini lebih menekan pada manfaat yang diperoleh dari arsitektur enterprise yang meliputi arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi
dan arsitektur teknologi, sehingga menjadi dasar bagi stakeholder untuk
memilih dan menentukan arsitektur yang akan diimplementasikan. Untuk
memodelkan tahapan ini dalam rancangan bisa menggunakan teknik Project
Context Diagram dan Benefit Diagram. g. Migration Planning
Pada Tahapan ini akan dilakukan penilaian dalam menentukan rencana migrasi dari suatu sistem informasi. Biasanya pada tahapan ini untuk pemodelannya menggunakan matrik penilaian dan keputusan terhadap kebutuhan utama dan pendukung dalam organisasi terhadap implementasi sistem informasi.
h. Implementation Governance
Menyusun hasil untuk pelaksanaan tatakelola implementasi yang sudah dilakukan meliputi tata kelola organisasi, tata kelola teknologi informasi, dan tata kelola arsitektur. Pemetaan dari tahapan ini bisa juga dipadukan
dengan framework yang digunakan untuk tata kelola seperti COBITS dari
IT Governance Institute (ITGI).
i. Architecture Change Management
Menetapkan prosedur untuk mengelola perubahan ke arsitektur baru dengan tujuan memastikan bahwa siklus hidup arsitektur dipertahankan, memastikan bahwa tata kelola kerangka kerja arsitektur dijalankan dan memastikan kemampuan arsitektur perusahaan memenuhi persyaratan saat ini.
j. Requirentment Management
Bertujuan untuk menyediakan proses pengelolaan kebutuhan arsitektur
sepanjang fase pada siklus ADM, mengidentifikasi kebutuhan enterprise,
2.5 BPMN
Business Process Modelling Notation (BPMN) adalah suatu metodologi baru
yang dikembangkan oleh Business Process Modeling Initiative sebagai suatu
standart baru pada pemodelan proses bisnis dan juga sebagai alat desain pada sistem
yang kompleks seperti sistem e-business yang berbasis pesan (message-based)
(Rosmala,2007).
Tujuan utama dari BPMN adalah menyediakan notasi yang mudah digunakan dan bisa dimengerti oleh semua orang yang terlibat dalam bisnis, yang meliputi bisnis analis yang memodelkan proses bisnis, pengembang teknik yang membangun sistem yang melaksanakan bisnis, dan berbagai tingkatan manajemen yang harus dapat membaca dan memahami proses diagram dengan cepat sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan. BPMN mendefinisikan Diagram
Bisnis Proses (BPD), yang pada dasarnya merupakan teknik flowchart disesuaikan
untuk menciptakan model-model grafis dari operasi proses bisnis. Terdapat
beberapa kategori dari elemen-elemen dalam BPMN, yaitu Flow Object,
Connecting Object, Swimlanes, dan Artifacts. Berikut penjelasan masing-masing elemen BPMN (Minoli,2008).
1. Flow
2. Object, terdiri atas: a. Event
Direpresentasikan dalam bentuk lingkaran dan menjelaskan apa
yang terjadi saat itu. Ada tiga jenis event, yaitu start, intermediate,
dan end.
- Start(mulai) : Menunjukkan dimana proses tertentu akan
dimulai.
- Intermediete : Terjadi antara Start event dan End event,
mempengaruhi aliran proses tetapi tidak memulai atau langsung mengakhiri.
Gambar 2 .7 Flow Object (Minoli,2008) b. Activity
Merepresentasikan pekerjaan (task) yang harus diselesaikan. Suatu
Activity bisa atomic atau non atomic (gabungan). Ada empat macam activity, yaitu task, looping task, sub process, dan looping subprocess.
- Proses/Subproses :
Sebuah sub proses adalah aktivitas gabungan yang termasuk dalam sebuah proses. Ini adalah gabungan yang dapat dipecah menjadi tingkat yang yang lebih halus detail(sebuah proses)
melalui serangkaian Subactivties.
Collapesubprocess: merupakan rincian dari subproces yang tidak terlihat dalam diagram. Sebuah tanda “plus” di pusat lebih rendah bentuknya menunjukkan bahwa kegiatan tersebut merupakan subproses dan memiliki tingkat detail yang lebih rendah.
Gambar 2 .8 Collapsed Subprocess (Minoli,2008)
Expandedsubprocess: merupakan batas dari subproses yang telah diperluas dan rincian(sebuah proses) terlihat dalam
batasnya. Perhatikan bahwa Sequence flow tidak dapat
Gambar 2 .9 Expanded subprocess (Minoli,2008)
Task : Sebuah Task adalah atomic activities yang termasuk
dalam sebuah proses. Sebuah task digunakan ketika kerja dalam proses tidak terputus ke tingkat yang lebih halus detail Model Proses.
Gambar 2 .10 Task (Minoli,2008)
Gateway : Digunakan untuk mengontrol perbedaan dan
konvergensi sequence flow. Menentukan percabangan,
forking, penggabungan dan jalur penggabungan. Penanda internal menunjukkan jenis control perilaku.
Gambar 2 .11Tipe Gateway Kontrol (Minoli,2008)
3. Connecting Object,terdiri atas :
a. Sequence flow: Merepresentasikan pilihan default untuk
menjalankan proses
Gambar 2 .12 Sequence flow (Minoli,2008)
Gambar 2 .13 Message flow (Minoli,2008)
c. Association :Digunakan untuk menghubungkan elemen dengan
artifact
Gambar 2 .14 Association (Minoli,2008)
4. Swimlane : Elemen ini digunakan untuk mengkategorikan secara visual seluruh elemen dalam diagram.
a. Pool : Swimlane dan wadah grafis untuk partisi serangkaian kegiatan dari pool lain.
b. Lane : Sebuah subpartition dalam pool dan akan memperpanjang
seluruh panjang pool,baik secara vertical maupun horizontal. Lane
digunakan untuk mengatur dan mengkategorikan aktivitas.
Gambar 2 .15 pool dan lane (Minoli,2008)
5. Artifacts : Elemen ini digunakan untuk memberi penjelasan di diagram. Elemen ini terdiri atas tiga jenis, yaitu:
a. Data object: Digunakan untuk menjelaskan data apa yang
dibutuhkan dalam proses.
Gambar 2.16 Artifacts (Minoli,2008)
