PEMBANGUNAN & PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT
SYSTEM PADA PT MULTIPOLAR TECHNOLOGY, TBK.
Ariwibawa, dan Jap Tji Beng
Laporan Teknis
Jakarta, 21Mei 2014
Menyetujui:
Pembimbing
1
PEMBANGUNAN & PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT
SYSTEM PADA PT MULTIPOLAR TECHNOLOGY, TBK.
Ariwibawa
1, Jap Tji Beng
2 1,2Program Pascasarjana MMSI, Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk Jakarta Jakarta Barat 11530, [email protected] [email protected]
ABSTRACT
Utilization of KM is needed to store and organize the knowledge that has been owned.
KMS provides a medium for the storage and retrieval of information, and to govern
knowledge. The formation of this KMS can help improve employee knowledge for the sake
of self and enterprise development. Another factor that is important is the creation of
culture of knowledge sharing between members whos use the KMS. The design and
implementation of KMS uses a systematic planning KM information system using the five
stages of the IRIS group. And also added stage literature review, prepartion of change, and
evaluation. Analysis to find the needs of knowledge is using model from McKinsey 7S and
5 KM component for KM initiatives. The resulting analysis was found that components of
KMS implementation is as a document storage area, as a center of information and
implementation of the operational activities of the organization, where members seek
information, as the media in implementing solution. The conclusions of this internship
project was found that the development and implementation of KMS on PT Multipolar
Technology, Tbk. has been able to support the creation of a culture of knowledge sharing.
2
ABSTRAK
Pemanfaatan KM diperlukan untuk menyimpan dan mengorganisasikan knowledge yg telah dimiliki. KMS menyediakan media buat penyimpanan dan pencarian informasi, serta pengelolahan knowledge. Pembentukan KMS ini dapat membantu meningkatkan pengetahuan karyawan demi pengembangan diri dan perusahaan. Faktor lain yang tidak kalah pentingnya adalah penciptaan budaya sharing knowledge antar anggota yang menggunakan KMS tersebut. Perancangan dan penerapan KMS ini menggunakan sistematika perencanaan sistem informasi KM dengan menggunakan lima tahapan dari grup IRIS. Ditambahkan tahap studi literatur, persiapan perubahan, dan evaluasi. Analisa untuk melihat kebutuhan knowledge menggunakan metode McKinsey 7S dan 5 komponen KM. Dari analisa menggunakan McKinsey 7S dan 5 komponen KM didapatkan bahwa penerapan KMS ini diperlukan sebagai tempat penyimpanan dokumen, sebagai pusat informasi dari kegiatan opersional dan pelaksanaan organisasi, tempat anggota mencari informasi, sebagai media dalam menuangkan solusi. Simpulan dari internship proyek ini didapatkan bahwa pembangunan & penerapan KMS pada PT Multipolar Technology, Tbk. sudah dapat mendukung terciptanya budaya sharing knowledge.
3
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan tidak terlepas oleh knowledge manusia yang terus berkembang. Knowledge tersebut bagi perusahaan adalah aset tak berwujud, yang bila dimanfaatkan dengan baik akan menambah daya saing bagi perusahaan itu sendiri. Hanya saja knowledge tersebut biasanya berada di individu-individu. Dan bila individu tersebut keluar akan menyebabkan daya saing perusahaan tersebut menjadi berkurang. Selain itu individu lain yang membutuhkan knowledge tersebut harus bergantung pada individu tersebut karena kurangnya dokumentasi knowledge yang baik.
Membangun knowledge management system tidak terlepas dari alat TI yang digunakan. Dari penelitian disimpulkan bahwa “alat berbasis TI yang cukup sederhana dapat mendukung proses belajar dalam sebuah organisasi yang memahami pengetahuan dan pembelajaran sebagai sesuatu yang melampaui transmisi fakta belaka kodifikasi” (Kautz & Thaysen, 2001, p. 356). Pada penelitian lain disebutkan bagaimana perusahaan kecil di Taiwan dapat bersaing dalam industri berteknologi tinggi (Ernst, 2000, p. 248). Menurut Ernst (2000) perusahaan kecil di Taiwan tersebut dapat berkompetensi dalam industri berteknologi tinggi dengan cara memanfaatkan knowledge dari luar untuk waktu tertentu. Dari hasil penelitian tersebut dapat disimpulkan bahwa knowledge dapat meningkatkan kompetensi perusahaan. Dan penerapan knowledge management system dengan menggunakan peralatan TI dapat di dukung.
PT Multipolar Technology, Tbk. Adalah perusahaan TI yang bergerak di bidang penyediaan layanan dalam bidang TI. Perusahaan ini terus berkembang dan saat ini memiliki sumber daya manusia kurang lebih 370 orang serta layanan dan produk TI yang beragam. Keberagaman dari layanan dan produk TI tersebutlah yang menyebabkan perusahaan ini membutuhkan suatu sistem knowledge management agar dapat terus bertahan dan menghadapi persaingan yang semakin tinggi.
Saat ini penyebaran knowledge tersebut masih dilakukan dengan sosialisasi dari individu ke individu lain atau melalui kelompok diskusi dan tidak terdokumentasi. Hal ini kurang efektif dalam sisi biaya dan waktu karena harus mengumpulkan individu-individu yang membutuhkan knowledge tersebut. Knowledge yang paling berharga pada organisasi yang berbasiskan pada proyek ini adalah lesson learned. Dimana pada setiap proyek yang dikerjakan pastilah ada pembelajaran yang didapat seperti knowledge terhadap teknologi produk yang digunakan, manajemen proyek, dan proses dari implementasi tersebut. Organisasi harus mampu mengelola pengetahuan tersebut agar dapat terus digunakan saat diperlukan.
Rumusan Masalah
Pada Internship Project ini akan mendesain sistem knowledge management dengan merumuskan masalah sebagai berikut:
1. Knowledge Management seperti apa yang sesuai dengan proses bisnis pada PT Multipolar Technology, Tbk.
2. Bagaimana cara menyimpan knowledge yang ada di dalam perusahaan?
3. Bagaimana sistem Knowledge Management ini dapat mendukung budaya sharing knowledge baik yang sudah ada maupun penciptaan budaya tersebut?
4
Tujuan
Adapun tujuan dari desain dan penerapan sistem knowledge management ini adalah: 1. Mendesain dan menerapkan sistem Knowledge Management pada perusahaan.
2. Menyediakan fitur-fitur pada aplikasi Knowledge Management yang dibutuhkan PT Multipolar Technology, Tbk. Untuk menyimpan dan mengorganisasikan knowledge yang dimiliki.
3. Memberikan media yang mendukung tercipta budaya sharing knowledge antar-karyawan melalui sistem knowledge management tersebut.
4. Melakukan evaluasi terhadap sistem knowledge management yang telah diterapkan.
Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang akan digunakan pada pembahasan tesis ini adalah mencakup semua divisi yang ada pada PT Multipolar Technology, Tbk. Dengan menitik beratkan pada divisi AM dan Pre-Sales sebagai pengguna awal KMS ini.
5
METODE PENELITIAN
Kerangka Pikir
Pada Gambar 3.2 ditampilkan detail kerangka pikir dari design knowledge management pada PT Multipolar Technology, Tbk.
Studi Literatur
Analisa Keadaan &
Kebutuhan Analisa Keadaan Sekarang People, Process, Technology, Culture, Context Identifikasi Knowledge Sasaran Knowledge Pengambilan Knowledge Explicit Knowledge Tacit Knowledge Mendefinisi‐ kan prosedur penarikan Pemetaan Knowledge Melakukan Desain Sistem KM Utilisasi Menentukan Teknologi yang akan digunakan Merancang Sistem KM Membuat Policy dan Prosedur Membuat Indikator tentang KMS Evaluasi Memetakan tujuan dan knowledge Mendatakan fitur unggul Mendefinisi‐ kan sumber knowledge Implementasi Pemeliharaan & Pengemba‐ ngan McKinsey 7S Persiapan Perubahan Membentuk Tim Mengembang‐ kan strategi perubahan Mengsosialisa‐ sikan strategi perubahan Mendorong orang untuk mencapai strategi tersebut Selalu Melakukan Perbaikan dan Perubahan Target jangka pendek Proses perubahan harus berkesinambung an Mulai Tahapan Legenda: Sub tahapan
Bagan 1 - Kerangka Pikir Proyek
Kerangka pikir pada Gambar 3.1 menggunakan metodelogi knowledge management dari grup IRIS (Chalmeta & Grangel, 2008) yang ada di Universitat Jaume I in Castelló (Spanyol). Untuk mencapai tujuan jangka panjang perusahaan maka di ditambahkan proses pengembangan strategis KM dari karya ilmiah Dehinbo (2012).
Sesuai dengan kerangka pikir diatas, dalam membangun suatu sistem Knowledge Management yang diharapkan bisa untuk meningkatkan daya saing pada PT Multipolar Technology,
6
Tbk. ini maka muncul beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan perancangan dan penerapan Knowledge Management System (KMS), yaitu:
1. Bagaimana kondisi sistem perusahaan saat ini, dalam hal ini menggunakan model seperti apa dalam menjalankan bisnisnya.
2. Apa yang dapat dilakukan untuk mendapatkan terobosan terbaru melalui pendekatan KM dalam perusahaan.
3. Bagaimana strategi yang digunakan untuk membangun KMS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan.
4. Sistem Knowledge Management seperti apa yang cocok untuk diterapkan pada PT Multipolar Technology, Tbk.
Metodologi
Perancangan dan implementasi KMS ini menggunakan sistematika perencanaan sistem informasi dengan menggunakan lima fase dari grop IRIS (Chalmeta & Grangel, 2008) yang ada di Universitat Jaume I in Castelló (Spanyol). Fase-fase ini terdiri dari analisa sistem yang ada sekarang, bagaimana cara mengambil (extraction) knowledge, menggambarkan knowledge yang dibutuhkan untuk di-capture, melakukan desain sistem KM, utilisasi KMS, dan terakhir melakukan evaluasi terhadap KMS.
Langkah awal dari internshipproject ini akan dilakukan studi literatur terhadap perusahaan lain yang memiliki bidang usaha yang sama dengan PT Multipolar Technology, Tbk. baik perusahaan yang ada di dalam negeri maupun di luar negeri. Studi literatur ini berguna untuk melihat efek dari penerapan KM terhadap perusahaan dengan layanan produk sejenis.
Tahap selanjutnya adalah melakukan analisa keadaan dan kebutuhan. Tahap awal dari analisa ini adalah melakukan identifikasi knowledge yang ada sebelum implementasi dan apa yang ada setelah tahap implementasi. Identifikasi knowledge ini dibagi berdasarkan tipe produk yang ditawarkan yaitu: hardware, software dan consultant. Analisa ini dibutuhkan untuk mengetahui knowledge apa yang ada di perusahaan ini dan darimana sumbernya.Analisa internal perusahaan dilakukan dengan menggunakan model McKinsey 7S yang dikembangkan oleh Waterman et al (1980) yang berguna untuk mengetahui situasi internal dalam perusahaan. Analisa komponen KM menggunakan pendekatan KM inisiatif dari Dehinbo (2012), yaitu: Proses, Teknologi, KM context, Orang, dan Isi.
Setelah analisa keadaan sekarang selesai maka dilakukan tahap pendataan perubahan-perubahan yang akan diterapkan dalam perusahaan, perubahan-perubahan ini perlu dilakukan karena implementasi KMS terdahulu yang tidak berhasil. Proses perubahan ini menggunakan teori delapan perubahan menurut Kotter dan Cohen (2006), yaitu:
1. Kebutuhan untuk menciptakan suatu perubahan 2. Membentuk tim
3. Membentuk dan mengembangkan visi perubahan dan strategi untuk mencapai visi tersebut. 4. Mensosialisasikan visi dan strategi perubahan
5. Mendorong orang lain untuk mencapai visi tersebut 6. Menentukan target jangka pendek
7. Selalu melakukan perbaikan dan melakukan perubahan
8. Proses perubahan yang dilakukan harus dilakukan secara berkesinambungan.
Setelah persiapan proses perubahan dilakukan, langkah selanjutnya adalah mendefinisikan sumber dan cara pengambilan knowledge dari sumber tacit atau explicit. Sumber tacitknowledge yang akan diambil adalah teknikal tacit yang berasal dari kecapakan dan ketrampilan, sedangkan sumber explicit knowledge yang akan diambil berupa data dan dokumen. Cara pengambilan knowledge adalah tahap selanjutnya dimana ditentukan bagaimana knowledge tersebut berasal darimana dan bagaimana memperoleh knowledge tersebut.
7
Lalu dilanjutkan dengan memetakan tujuan dan knowledge serta menentukan fitur knowledge management system apa yang ada di sistem tersebut. Organisasi perlu mengklasifikasikan dan mengidentifikasi knowledge yang ada. Hal ini berguna untuk menentukan kebutuhan apa yang diperlukan dalam mendukung knowledge tersebut (Chalmeta & Grangel, 2008). Pemetaan knowledge ini didapat dari pemetaan dan pengorganisasian knowledge inti dari tahap sebelumnya (Debowski, 2006). Menentukan fitur KMS adalah langkah selanjutnya dimana fitur dan tujuan dari pemilihan tersebut dijabarkan.
Setelah itu dilakukan desain terhadap KMS yang akan dibuat dan dilanjutkan dengan tahap utilisasi dimana dibuatkan kebijakan dan prosedur yang terkait dengan KMS tersebut dan harus diikuti oleh seluruh pengguna KMS. Pembuatan kebijakan didasari pada isi knowledge dan proses mendapatkannya. Sedangkan pembuatan prosedur didasari pada akses, keamanan, dan ketersediaan buku panduan.
Setelah proses analisa dan implementasi dilakukan maka langkah selanjutnya adalah melakukan evaluasi terhadap KMS yang diterapkan. Evaluasi ini akan melihat dari tiga komponen KM yaitu people, process, dan teknologi. Pengumpulan data evaluasi ini akan menggunakan kuesioner dan menggunakan skala likert 1-7 dimana 1 kurang baik dan 7 paling baik. Evaluasi dilakukan 3 kali yaitu pada tahap prototype KM, pada tahap pelatihan, dan melihat partisipasi anggota setelah 1 bulan pelatihan dan sosialisasi KMS.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisa Keadaan Sekarang
Pada tabel 1 diberikan detail analisa kondisi sekarang menurut McKinsey 7S dan 5 komponen KM inisiatif.
Tabel 1 - AnalisaKeadaan Sekarang
Aspek Analisa Usulan Solusi
McKinsey 7S
• Penyebaran knowledge
• Alat untuk mengelola knowledge
• Tempat penyimpanan informasi yang mudah diakses
• Pusat informasi SOP
• Membuat knowledge management system (KMS) yang dapat menampung informasi-informasi tersebut.
• KMS tersebut harus mudah diakses dari tempat kerja karyawan.
Proses
• Media untuk menampung/mencari solusi produk
• Menyatukan proses dokumentasi dalam satu tempat agar bisa diselesaikan bersama-sama
• Media untuk berdiskusi
• Membuat KMS yang dapat menyimpan dan menampilkan solusi
• Membuat sistem yang dapat menyimpan dan memproses dokumentasi
• Membuat sistem diskusi
Teknologi
• Terdapat infrastruktur yang dapat mendukung pencapaian knowledge
• Memberikan fitur-fitur yang dapat mendukung pencapaian tersebut KM Context
• Media untuk menampung sharing knowledge
• Media untuk berbagi knowledge (sharing knowledge)
• Membuat KMS yang dapat memberikan kesempatan kepada karyawan dalam melakukan sharing knowledge
8
Orang
• Kegagalan implementasi KMS pada masa lalu
• Pembentukan budaya baru tentang pentingnya implementasi KMS ini
Isi
• Tempat menampung dokumen SOP/proyek
• Kemudahan bagi karyawan dalam memperoleh informasi SOP yang berlaku
• Pembentukan, penyusunan,
pengorganisasian dokumen SOP dan proyek
Membentuk Tim
Tim perubahan akan diisi oleh karyawan-karyawan dari level direktur, manager, dan staff. Hal ini disebabkan karena perubahan tidak akan berhasil jika tidak didukung oleh tiap lapisan dari perusahaan tersebut. Dengan adanya karyawan dari level direktur sampai staff, maka diharapkan proses perubahan ini dapat berjalan dengan baik (Kotter & Cohen, 2006).
Persiapan Perubahan
Agar sistem knowledge management ini dapat berjalan dengan baik dan tidak seperti yang sudah pernah dikembangkan, maka dilakukan beberapa perubahan. Cakupan perubahan itu agar dapat berjalan lancar mencakup bidang people, process dan technology(Barnes, 2011). Pembentukan program baru dilakukan untuk mendukung perubahan people dan process. Berikut diberikan persiapan perubahan di bidang teknologi:
1. Membentuk suatu sistem dengan dukungan infrastruktur TI yang berfungsi sebagai media penyimpanan, penyebaran dan pencarian knowledge dan informasi serta dokumen/file penting perusahaan serta sebagai media sharing antar karyawan. Sistem yang akan dibentuk adalah Knowledge Management System (KMS) berbasis web dan rancangan arsitekturnya sebagai berikut:
KMS Portal KMS Repository
Data Doku
menDokumenDoku men
Diskusi
Kontributor
Pengguna
Bagan 2 - Arsitektur Knowledge Management System
2. Pembentukan wadah atau media bagi para staf berupa halaman wiki yang diharapkan bertujuan sebagai tempat pertukaran informasi, ide dan pengetahuan yang didalamnya dapat digunakan dan disimpan sebagai aset perusahaan. Wadah ini dapat diakses oleh setiap karyawan yang memiliki kepentingan.
3. Mempersiapkan rancangan desain layar dan pembagian menu. Berikut diberikan persiapan perubahan di bidang program:
1. Mempersiapkan materi pelatihan penggunaan dan pelatihan aplikasi umum yang akan sering digunakan oleh karyawan.
9
2. Mensosialisasikan tujuan pembuatan KMS, dengan mengadakan pelatihan.
3. Perlu dipilih knowledge leader di setiap divisi yang mewakili produk/solusi untuk memantau kegiatan knowledge sharing dan memberikan motivasi bagi karyawan lain. Knowledge leader dalam setiap divisi adalah supervisor atau manager dari produk/solusi tersebut.
4. Membentuk budaya baru bagi PT Multipolar Technology, Tbk. yang berisikan:
a. Mau menerima, menggunakan dan memanfaatkan knowledge baru (accept, adopt, utilize) (Ajmal & Koskinen, 2008).
b. Membina dan mendorong pembuatan, berbagi dan pemanfaatan knowledge (Ajmal & Koskinen, 2008; Ireson & Burel, 2010), merupakan poin penting dari keberhasilan implementasi KMS ini. Kemauan berbagi tersebut harus diberikan ke karyawan lain dalam bentuk penulisan ke dalam sistem knowledge management.
c. Kolaborasi (Ireson & Burel, 2010; Ajmal & Koskinen, 2008), kolaborasi antar karyawan diperlukan untuk menambah kualitas sebuah artikel.
5. Mengelompokkan menu dalam KMS untuk mempermudah penggunaan oleh karyawan. Pembagian menu tersebut diterapkan sesuai dengan requirement awal dengan pengguna, yaitu: a. KM Home, berisi news dan activities organisasi.
b. MarCom & PR, berisi tentang kegiatan divisi pemasaran dan komunikasi. c. Policies & Procedures, berisi tentang SOP yang berlaku di perusahaan.
d. Products & Services, berisi tentang produk dan solusi yang ditawarkan kepada pelanggan. e. Partner Mgt, berisi informasi tentang partner PT Multipolar Technology, Tbk.
f. Legal, berisi dokumen-dokumen perijinan dan sertifikat serta akta tentang perusahaan ataupun dokumen kontrak untuk keperluan proyek.
g. AM, sebagai tempat penyimpanan dokumen terpusat pada divisi AM. h. Internal Systems, berisi dokumentasi panduan penggunaan aplikasi intern. i. R & D, sebagai tempat penyimpanan hasil penelitian dan pengembangan.
Tabel 2 - Ringkasan Perubahan
Proses Perubahan Keterangan Kebutuhan Proses Kebutuhan Personil Persiapan pelatihan TI untuk pengguna KMS Pembuatan materi pelatihan TI untuk karyawan yang menggunakan KMS tersebut Pembuatan materi pelatihan TI Manager, supervisor dan staf Pembuatan indeks kinerja KMS Mensosialisasikan tujuan pembuatan KMS kepada seluruh karyawan Melakukan penilaian kinerja KMS dengan evaluasi secara bertahap Tim implementasi KMS Perubahan budaya pada perusahaan • Perubahan terhadap arah dan tujuan perusahaan • Perubahan terhadap cara bekerja • Pendorong serta komitmen untuk mau berbagi Pembentukan panutan Komitmen dan dukungan dari manajemen Persiapan infrastruktur TI Mempersiapkan infrastruktur • Mempersiapkan arsitektur Tim implementasi KMS
10
untuk KMS hardware dan
aplikasi untuk penerapan KMS aplikasi KMS • Mempersiapkan server • Mengembangkan aplikasi untuk KMS • Implementasi aplikasi KMS Penerapan KMS • Mendapatkan dan menyimpan informasi serta pengetahuan yang bernilai bagi perusahaan • Pengorganisasian informasi dan pengetahuan • Berbagi informasi dan pengetahuan • Pemeliharaan informasi dan pengetahuan • Penggunaan dari informasi dan pengetahuan • Pembentukan KMS dan infrastruktur pendukungnya • Pemberian pelatihan cara penggunaan sistem • Mendorong para manager untuk mendukung para staf agar selalu menggunakan KMS
• Mendorong para staf agar selalu menggunakan KMS
Manager, Supervisor, staf
Pengambilan Knowledge
Langkah selanjutnya adalah mendefinisikan cara pengambilan knowledge tersebut dari 2 sumber knowledge yaitu tacit dan explicit. Sumber tacit knowledge adalah sumber knowledge yang berasal dari pengalaman dan pembelajaran orang (Debowski, 2006, p. 18). Sumber explicit knowledge adalah sumber knowledge yang berasal dari dokumentasi dan ditransmisikan kepada yang lain sebagai informasi (Debowski, 2006, p. 17).
Tabel 3 - Sumber Knowledge
Tacit Knowledge Explicit Knowledge
Wawasan tentang produk/solusi Dokumentasi pengadaan proyek
Pengalaman dari
implementasi produk/solusi
Produk/solusi kapabilitas
Diskusi tentang produk/solusi Frequently Asked Question (FAQ)
Brosur
Katalog layanan dan harga Dokumen teknis
Pada tabel 4 disajikan prosedur penarikan knowledge yang akan dimasukkan ke dalam KMS.
Tabel 4 – Prosedur penarikan knowledge
11
Wawasan tentang produk/solusi • Permintaan pribadi dari atasan/individu
• Pertanyaan ke pemasok
• Mencari melalui mesin pencari internet Pengalaman dari implementasi
produk/solusi
• Permintaan pribadi dari atasan/individu
Explicit knowledge
Dokumentasi • Dokumentasi proyek softcopy dari internal
• Dokumentasi proyek softcopy dari pelanggan
• Dokumentasi softcopy untuk keperluan internal
Produk/Solusi kapabilitas • Pertanyaan ke pemasok
FAQ • Pertanyaan ke pemasok
• Pertanyaan ke forum komunitas
• Pertanyaan dari pelanggan Brosur produk/solusi • Pertanyaan ke pemasok Katalog layanan dan harga • Pertanyaan ke pemasok Dokumentasi teknis • Pertanyaan ke pemasok
• Mencari melalui mesin pencari internet
PemetaanKnowledge
Pemetaan knowledge ini dilihat dari 5 komponen KM inisiatif dan tujuan dari pemetaan tersebut.
Tabel 5 - Pemetaan knowledge
Teknikal tacit
Wawasan tentang produk/solusi • Permintaan pribadi dari atasan/individu
• Pertanyaan ke pemasok
• Mencari melalui mesin pencari internet Pengalaman dari implementasi
produk/solusi
• Permintaan pribadi dari atasan/individu
Explicit knowledge
Dokumentasi • Dokumentasi proyek softcopy dari internal
• Dokumentasi proyek softcopy dari pelanggan
• Dokumentasi softcopy untuk keperluan internal
Produk/Solusi kapabilitas • Pertanyaan ke pemasok
FAQ • Pertanyaan ke pemasok
• Pertanyaan ke forum komunitas
• Pertanyaan dari pelanggan Brosur produk/solusi • Pertanyaan ke pemasok Katalog layanan dan harga • Pertanyaan ke pemasok Dokumentasi teknis • Pertanyaan ke pemasok
• Mencari melalui mesin pencari internet Berikut disajikan fitur-fitur yang digunakan pada KMS serta tujuan dari fitur tersebut:
1. Wiki, pembuatanwiki mempunyai tujuan:
a. Sebagai tempat menampung lesson learned yang telah didapat selama implementasi produk/layanan.
12
b. Wiki memungkinkan karyawan lain berkontribusi, sehingga isi dari wiki tersebut semakin lengkap.
c. Wiki juga digunakan sebagai media pembelajaran bagi para karyawan baru dari mereka yang telah melakukan produk implementasi atau layanan.
d. Pembuatan wiki digunakan untuk karyawan yang ingin berbagi pengetahuan. 2. Penyimpanan dokumen (document repository), memiliki tujuan:
a. Menyimpan aturan dan kebijakan perusahaan (SOP). b. Penyimpanan dokumen pengadaan proyek.
c. Saling berbagi dokumen
3. Forum diskusi, fitur ini digunakan untuk berdiskusi antar karyawan melalui suatu ruang diskusi, sehingga dengan adanya ruang diskusi ini diharapkan pembahasan untuk isu yang muncul dapat terdokumentasi dengan baik.
4. Memasukkan, mengambil dan mengatur file, fitur ini memungkinkan pengorganisasian file menjadi lebih mudah.
5. Kolaborasi, fitur ini merupakan salah satu poin penting dari sistem ini karena artikel ataupun dokumen di knowledge management dapat dibuat dan direvisi oleh beberapa orang yang berbeda sekaligus.
6. Pencarian, yang berguna untuk memudahkan karyawan dalam mencari informasi dalam sistem KM ini.
Disain KMS
Teknologi yang akan digunakan dalam implementasi KMS ini adalah SharePoint 2013 Enterprise Edition. Adapun alasan pemilihan produk tersebut adalah:
1. Adanya kompetensi dalam teknologi tersebut yang perlu dikembangkan agar dapat memberi value kepada perusahaan (PT Multipolar Technology, Tbk., 2011).
2. Meningkatkan penerimaan & partisipasi pengguna dalam berkontribusi dalam KMS (Knowledge Compass, Inc., 2010). Adanya kemiripan dari SharePoint yang merupakan produk dari Microsoft dengan produk desktop mereka (keluarga dari MsOffice), dapat memudahkan pengguna dalam menggunakan teknologi tersebut.
3. Mudah dalam mengelola dan mengatur informasi dengan adanya fitur pembuatan content, taxanomy, web pages, documents, format, pengaturan metadata (Knowledge Compass, Inc., 2010).
4. SharePoint bekerja dengan teknologi yang digunakan di lingkungan kantor seperti Microsoft Office, Microsoft Exchange, dan windows (Knowledge Compass, Inc., 2010).
5. Mempunyai fitur pengaturan yang dibutuhkan dalam mengorganisasikan situs dan isi (content and structure) (Olst, 2011).
6. Mempunyai fitur kolaborasi dimana salah satu contoh penggunaannya adalah pengerjaan dokumen pengadaan proyek bersama-sama (PENNSTATE, 2014).
Pembagian menu yang telah diterapkan sebagai berikut:
• KM Home, menampilkan news dan activities yang telah atau akan dibuat oleh bagian PRM (Public Relation & Marketing).
• MarCom & PR, menampung dokumen serta artikel tentang kegiatan Public Relation & Marketing.
• Policies & Procedures, menampung prosedur dan kebijakan yang berlaku di Multipolar.
• Products & Services, menampung informasi dan dokumen tentang produk dan layanan. Dokumen yang dimasukkan ke dalam bagian ini adalah:
.
Brosur
.
Skema harga Materi presentasi Proposal teknologi
13
. . . Katalog layanan . Teknikal dokumentasi Informasi yang dimasukkan ke dalam bagian ini adalah:. Ikhtisar produk/layanan . Troubleshoot . Kapabilitas bisnis . Lesson learned . FAQ . Enablement . Manual
• Partner Mgt., menampung dokumentasi terkait vendor, principal, pemasok. Adapun jenis dokumen yang akan ditampung pada bagian ini adalah: dokumen perjanjian, dokumen penghargaan, sertifikasi, informasi rekan, promo & daftar harga.
• Legal & CorSec, menyimpan dan mengelola dokumen-dokumen legal berikut ini: akta perusahaan, ijin perusahaan, sertifikasi (untuk keperluan tender), laporan keuangan, pengerjaan dokumen kontrak tim legal.
• AM, menampung dokumentasi penjualan yaitu: Proposal teknikal & komersil, RFP, RKS, Surat-menyurat, bank garansi, Bond, Quotation, dan dokumen terkait yang berhubungan dengan pelanggan.
• Internal System, menampung informasi dan dokumentasi seputar aplikasi intern. Informasi yang terdapat pada menu ini adalah FAQ, langkah demi langkah petunjuk penggunaan aplikasi intern. Sedangkan dokumen yang dimasukkan ke sini adalah petunjuk untuk pengguna (user guide).
• R & D, pada menu ini diolah dan disimpan dokumentasi terkait hasil penelitian terhadap produk/layanan. Pada menu ini terdapat tempat berdiskusi untuk membahas hal-hal yang sedang diteliti/dikembangkan (bisa oleh divisi pengembangan bisnis ataupun divisi lain). Pada menu ini juga terdapat agendareseach &development.
Utilisasi
Pada tahap ini dibuatkan prosedur dan kebijakan yang dibuat untuk pemakaian KMS ini, yaitu:
Tabel 6 - prosedurdan kebijakan
Prosedur
1. Akses KMS dapat diakses melalui portal MLPT (Multipolar) baik dari intranet maupun internet
KMS juga dapat diakses melalui koneksi VPN ke jaringan MLPT
2. Keamanan Anggota yang mendapatkan akses ke KMS adalah karyawan MLPT baik yang kontrak ataupun tetap.
Akses ke KMS diberikan menggunakan akses ke domain multipolar.com.
Bagi karyawan sementara (outsource) dapat diberikan akses ke KMS dengan mengajukan ijin tertulis.
3. Buku Panduan Pada KMS dapat ditemukan panduan untuk penggunaan aplikasi CRM, Oracle Finance, EPM, KMS, e-Req.
14
1. Dokumentasi KMS digunakan sebagai dokumen penyimpanan untuk dokumen RFP, Proposal, Quotation, Bid & Bond, Rebate. Selain
dokumen-dokumen tersebut, anggota dapat menambahkan dokumen lain yang berkaitan dengan pelanggan.
Pengelompokkan dokumen pada KMS mengikuti format: [Nama pelanggan] > [Project ID] > [Kelompok dokumen] > {tempat dokumen}.
Produk dokumentasi diletakkan pada nama produk masing-masing
Pengelompokkan produk dokumentasi adalah produk/solusi kapabilitas, FAQ, brosur, katalog layanan dan harga, dokumen teknis.
2. Knowledge leader Knowledge leader yang ditunjuk pada setiap bagian berhak untuk menyetujui atau mengubah artikel yang dibuat oleh anggota.
Knowledge leader diharapkan menyetujui/mengubah artikel yang dibuat anggota paling lama 1 minggu, jika setelah 1 minggu belum dapat memutuskan diharuskan mengadakan rapat untuk membahas artikel tersebut.
3. Hasil
Pembelajaran (lesson learned)
Setiap anggota diharuskan menuliskan hasil pembelajaran positif dari implementasi setiap proyek minimal satu.
Setiap hasil pembelajaran positif yang sudah dibuat akan dimintakan persetujuan dengan knowledge leader sebelum bisa dilihat oleh anggota lain.
Review tahap prototype
Hasil dari penerapan KMS pada tahapan Prototype dapat dilihat pada tabel 7. Data evaluasi ini dikumpulkan dari hasil kuesioner dan pengamatan kepada para anggota tim implementasi KMS ini.
Tabel 7 - Review tahap prototype
Aspek Hasil Survey Skor Ideal
People
Knowledge Sharing Attitude
Setiap anggota tim implementasi sudah bersedia untuk menuliskan pengetahuan mereka pada KMS. Anggota tim sangat setuju Knowledge Sharing Activity
Anggota tim mengetahui cara penggunaan KMS ini.
Anggota tim sangat setuju Masalah dan solusi yang ditemukan oleh
anggota tim, tidak langsung dimasukkan ke dalam KMS tanpa diminta oleh supervisor.
Anggota tim Agak Setuju
Supervisor tidak aktif dalam mengecek dan membenahi informasi yang ada di KMS
Jumlah artikel yg diperbaiki oleh supervisor adalah tidak ada
Awareness Anggota tim belum sadar sepenuhnya untuk menulis knowledge yang mereka dapatkan ke KMS.
Anggota tim Agak Setuju
Process
K E d ro K co T A in U D prototype (usability) terendah y membuat Hasil ana P mengguna yang terd dimasukk Dengan m di mingg serta 2 pe 0.00 50.00 100.00% Knowledge Efficiency due to new outines Knowledge ontributor Technology Active nvolvement Usability
Dari hasil revi tersebut cuku ) dan efisiens yaitu Netral. anggota menc alisa pelatihan Pada tahap r akan KMS. D daftar, jumlah an dan jumlah menganalisa b gu awal pelunc elatihan per ba 0% 0% % 1 5 1 7 1 9 2 J
EVA
Jumlah Angg Jumlah topik diantaranya kembali. Anggota tim adanya KM menyimpan dapatkan ag Supervisor di KMS ini Supervisor salah seoran benar memb Anggota tim menemukan dialami, hal yang masih ew tersebut d up terpenuhi te si dalam rutin Hal tersebut cari informasi n KMS review ini ak Data diambil h melihat/men h pengguna ya Bagan 3 -bagan 3, maka curan tinggi p agian pada tan2 1 2 3 2 5 27 2 J A N U A R I
ALUASI
P
gota k yang terbuat15
a telah dikonfi m implementa MS ini, karena m n knowledge y gar dapat digu tidak menjadi mendapatkan ng anggota tim bantu tugas-tu m belum terbia n solusi dari is l ini dikarenak h sedikit. dapat diambil erutama dari b nitas baru (effi t dikarenakan di KMS. kan dilihat b dari sistem lo ngundah, jum ang membutuh Evaluasi partisi a dapat ditemu pada saat pela nggal 22 dan 2 2 9 3 1 2 4PARTISI
Terlibat Aktif Jumlah dokume rmasi kegunaa si terbantu den mereka dapat ang mereka unakan kembal i kontribusi uta pengakuan da m, bahwa KM ugasnya. asa untuk su yang sedan kan jumlah artkesimpulan b bagian knowled ficiency due to n KMS belum bagaimana pa og yang meny mlah topik ya hkan bantuan k ipasi anggota ukan bahwa p atihan yaitu pa 8 januari 6 8 1 0 F E B R U A R I
PASI
AN
Ju en annya karen 90% ngan li Angg netral menja pertan ama Kontr super tidak ari S ini Angg Setuj g tikel Angg Netra menja pertan bahwa objekti dge sharing A o new routine m memiliki cu artisipasi ang yimpan data t ang terbuat, j ke help desk. enggunaan KM ada tanggal 1 Ju 1 2 1 4NGGOTA
umlah melihat/d na jauh dari gota tim l dalam awab nyaan ini ribusi rvisor adalah adagota tim Agak u gota tim al dalam awab nyaan ini f dari KMS p Attitude. Nilai es) yang mem ukup artikel y ggota setelah tentang jumla jumlah dokum MS ini pada s 5 dan 16 janu umlah Anggota ownload pada tahap i kegunaan miliki nilai yang dapat 1 bulan ah anggota men yang saat uari
16
Hasil analisa pelatihan KMS
Untuk melihat apakah tujuan dari penulisan tesis ini tercapai, maka akan dilakukan evaluasi terhadap para peserta pelatihan. Adapun umpan balik yang ingin dilihat adalah pada sisi desain, fitur aplikasi KM, media untuk sharing knowledge. Hasil dari umpan balik ini dapat dilihat pada tabel 17 (jumlah responden 47).
Tabel 8 - Hasil analisa umpan balik pelatihan KMS
Komponen Pertanyaan Jumlah Responden yang Memilih
1 2 3 4 5 6 7 Subtotal Proses (Pertanyaan nomer 1 juga dapat menjawab komponen teknologi)
1. Susunan menu pada KMS memadai dan tidak membingungkan saya
2 3 6 28 8 270
2. Fitur yang disediakan memudahkan saya dalam mencari informasi
2 6 8 24 7 261
3. KMS ini memudahkan saya dalam berdiskusi dengan anggota lain
1 6 12 19 9 263
People 4. KMS ini dapat membantu saya dalam memecahkan masalah karena informasi yang terkandung didalamnya
1 2 6 12 18 8 256
5. Pusat informasi SOP di KMS akan dapat membantu saya dalam mencari informasi seputar prosedur dan cara operasional yang berlaku
1 5 8 23 10 271
6. Saya bersedia memasukkan dokumen/informasi ke dalam KMS ini agar dapat dipakai kembali jika suatu saat dibutuhkan oleh saya/perusahaan
1 4 3 24 15 283
KM context 7. Secara keseluruhan KMS ini dapat membantu saya dalam berbagi informasi dengan rekan sekerja saya
1 4 10 24 8 269
Isi 8. KMS ini dapat membantu saya dalam
menyimpan/menemukan dokumen
5 7 25 10 275
9. KMS ini dapat membantu saya dalam menemukan pemecahan masalah/isu
3 9 10 19 6 251
10. KMS ini dapat membantu saya dalam
menyimpan/menemukan informasi produk/solusi
2 7 9 17 12 265
Total 2664 Rata-rata nilai responden 56,68 Untuk melihat seberapa tepat tujuan tesis ini maka akan dihitung dahulu berapa skor maksimum dari nilai tersebut. Penulis menggunakan instrumen 10 pertanyaan, maka perhitungan skor maksimum adalah 10 x 7 = 70. Rata-rata nilai responden adalah 56,68 sehingga dapat disimpulkan bahwa Pembangunan & Penerapan Knowledge Management System pada PT Multipolar Technology, Tbk. sudah dapat memenuhi 80,97 % (didapat dari 56,68 / 70 = 80,97 %) dari tujuan dan manfaat proyek
SIMPULAN
Dari penulisan tesis mengenai Pembangunan & Penerapan Knowledge Management System pada PT Multipolar Technology, Tbk. ini, dapat disimpulkan bahwa:
1. Penerapan KMS ini mendukung terciptanya budaya sharing knowledge dibuktikan dengan diperolehnya nilai tertinggi pada pertanyaan “Saya bersedia memasukkan dokumen/informasi ke dalam KMS ini agar dapat dipakai kembali jika suatu saat dibutuhkan oleh saya/perusahaan”.
2. Implementasi KMS ini membantu anggota dalam menyimpan/menemukan dokumen. 3. Kemudahan dalam mencari informasi SOP pada KMS juga terbukti membantu para anggota.
17
4. Pengembangan dan penerapan KMS ini sudah dapat memenuhi 80,97% dari tujuan dan manfaat proyek berdasarkan hasil analisis kuisioner.
5. Namun KMS ini masih belum dapat membantu anggota dalam menemukan pemecahan atas masalah/isu yang sedang dihadapi. Hal ini disebabkan karena jumlah konten yang terdapat di KMS ini masih sedikit dan berguna pada unit tertentu saja.
Adapun saran yang dapat diberikan dari hasil perancangan dan penerapan KMS ini, yaitu:
1. Kesadaran dan partisipasi pengguna dalam memasukkan konten ke dalam KMS berguna untuk membantu anggota atas masalah/isu yang sedang dihadapi. Kesadaran dan partisipasi inilah yang harus lebih ditingkatkan kepada para pengguna.
2. Kontribusi pengguna dalam memasukkan konten ke dalam KMS berkaitan dengan pemilihan dan penggunaan teknologi. Sehingga sangat disarankan agar pihak implementasi melakukan percobaan dan penelitian terhadap teknologi yang akan digunakan.
18
DAFTAR PUSTAKA
Ajmal, M. M., & Koskinen, K. U. (2008). Knowledge Transfer in Project-Based Organizations: An Organizational Culture Perspective. Project Management Journal, 7-15.
Barnes, S. (2011). Aligning People, Process and Technology in Knowledge Management. Sydney: Ark Group.
Chalmeta, R., & Grangel, R. (2008). Methodology for the Implementation of Knowledge Management Systems. Journal of The American Society for Information Science and Technology, 742-755.
Debowski, S. (2006). Knowledge Management. Brisbane: John Wily & Sons Australia, Ltd.
Dehinbo, J. (2012). Theoritical Base for Developing a Holistic Knowledge Management Strategy for Effective Learning in Organizations. ICICKM (pp. 70-75). Colombia: aci (Academic Conferences International). Retrieved from http://academic-conferences.org/icickm/icickm2013/icickm12-proceedings.htm Ernst, D. (2000). Inter-organizational knowledge outsourcing: What permits small
Taiwanese firms to compete in the computer industry. Asia Pacific Journal of Management, 223-255.
Ireson, N., & Burel, G. (2010). Knowledge Sharing in eCollaboration. 9th IFIP WG 8.5 International Conference, EGOV 2010, Lausanne, Switzerland, August 29 - September 2, 2010 (pp. 351-362). UK: University of Sheffield.
Kautz, K., & Thaysen, K. (2001). Knowledge, learning and IT support in a small software company. Journal of Knowledge Management, 349-357.
Knowledge Compass, Inc. (2010, Desember 02). Knowledge Compass Customer SharePoint ECM Experiences. Diambil kembali dari KM Tools: http://knowledgecompass.wordpress.com/tag/km-tools/
Kotter, J. P., & Cohen, D. (2006). The Heart of Change. Pennsylvania: Soundview Executive Book Summaries.
Olst, M. v. (2011, Januari 12). SharePoint Enterprise Features Functionality. Retrieved
from Mirjam's thoughts on SharePoint:
http://www.sharepointchick.com/archive/2011/01/12/sharepoint-enterprise-features-functionality.aspx
PENNSTATE. (2014). Edit a Document in a SharePoint Document Library. Diambil kembali dari College of Agricultural Sciences: http://agsci.psu.edu/it/how-to/edit-document-in-sharepoint-document-library
PT Multipolar Technology, Tbk. (2013, September 1). Visio-MLPT Org - 1September 2013 Rev_20130830 1600. Karawaci, Banten, Indonesia.
Waterman, R. H., Peters, T. J., & Phillips, J. R. (1980, June). Structure is not Organization. Business Horizons, pp. 14-26.
