BAB 2 Landasan Teori 2. a
2.1. Teori Umum
2.1.1. Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP menurut Motiwalla & Thompshon (2009, p.7), adalah generasi pertama dari enterprise system yang bertujuan untuk mengintegrasikan keseluruhan data lengkap dalam mendukung fungsi-fungsi utama di dalam organisasi.
Berdasarkan Satzinger, Jackson& Burd (2009,p.11) ERP merupakan proses di mana organisasi berkomitmen untuk menggunakan sekumpulan package software yang terintegrasi sebagai kunci dari sistem informasi.
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa ERP adalah sistem yang mengintegrasikan keseluruhan fungsional dari organisasi agar proses bisnis dapat berjalan secara optimal.
Motiwalla & Thompshon(2009, p. 9) memaparkan garis besar perkembangan ERP yaitu dimulai dari dikembangkanya Material Requirement Planning (MRP) pada pertengahan 1970-an dengan fungsi utama dalam perencaan produk terkait produksi. Kemudian pada tahun 1980-an dikembangan menjadi Manufacturing Resource Planning (MRP II) yang lebih menekankan pada pengoptimalan
keseluruhan proses manufacturing. Dengan meningkatnya
kompleksitas proses bisnis, maka pada tahun 1990-an muncul Enterprise Resource Planning (ERP) yang memberikan solusi terintegrasi untuk mempertahankan kompatibilitas perusahaan dalam menghadapi dinamikan yang mucul dalam lingkungan bisnis global. 2.1.1.1. Keuntungan ERP
Menurut Rainer Jr. & Cegielski(2011,p294) Sistem ERP dapat meningkatkan keuntungan bagi perusahaan secara signifikan. Secara garis besar, benefit ERP adalah sebagai berikut:
a. Kecepatan dan fleksibilitas dalam organisasi
Sistem ERP membantu untuk menyatukan fungsional atau divisi, sistem informasi dan sumber daya informasi yang ada di perusahaan. Dalam hal ini memungkinkan suatu
organisasi dapat lebih fleksibel, cepat dan adaptif. Organisasi tersebut dapat dengan cepat untuk merubah kondisi bisnis dan juga pembiayaan untuk peluang usaha baru.
b. Pendukung dalam pengambilan keputusan
Sistem ERP menyediakan informasi penting tentang kinerja antarfungsional, informasi ini dapat meningkatkan kecepatan manajer dalam mengambil keputusan.
c. Kualitas dan efisiensi
Sistem ERP mengintegrasikan dan meningkatkan bisnis
pada suatu organisasi, sehingga hal ini dapat
mempengaruhi kualitas dan efisiensi terhadap pelayanan, produksi dan distribusi kepada pelanggan.
d. Pemangkasan biaya
Sistem ERP dapat memangkas biaya transaksi, biaya software dan hardware. Selain itu, dengan adanya sistem ERP, jumlah anggota IT yang dibutuhkan pada sebuah organisasi lebih sedikit daripada suatu organisasi yang belum menerapkan sistem yang terintegrasi.
2.1.1.2. Tantangan dalam Implementasi ERP
Menurut AL-Ghamdi, Albeladi, & Alsolamy
(2013,p.101) dalam International Jurnal of Computer Trends and Technology (IJCTT), dalam proses implementasi ERP terdapat beberapa tantangan (challenges) yaitu:
• Lack of Clear Requirements
Apabila kebutuhan akan sistem ERP yang baru tidak ditentukan dengan jelas dan akurat, mengakibatkan tidak tersedianya fungsi tertentu yang penting.
• User Resistance to Change
Pengguna tidak menyadari keuntungan dari penerapan sistem ERP yang baru, sehingga memungkinkan timbulnya penolakan.
• Customization
Saat ini sebagian besar perusahaan mengerti bahwa melakukan customizing pada sistem ERP menambah waktu, biaya serta risiko di dalam proyek.
• Improper Testing
Tujuan utama dari proses testing bukan hanya sekadar memastikan bahwa sistem tersebut dapat berjalan, tetapi memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan bisnis dan hasilnya sesuai dengan yang diharapkan.
2.1.2. System Application and Product in Data Processing (SAP) 2.1.2.1. Pengertian SAP
Kongent Learning Solutions, Inc. (2011,p.1)
memaparkan SAP merupakan sebuah business software yang mengintegrasikan seluruh aplikasi yang berjalan di dalam sebuah organisasi. Aplikasi tersebut merepresentasikan berbagai modul dalam area bisnis dasar seperti keuangan, produksi dan perencanaan, penjualan dan distribusi, yang dijalankan bersama untuk memperoleh logika bisnis secara keseluruhan.
2.1.2.2. Sejarah Perkembangan SAP
Kongent Learning Solutions, Inc. (2011,p.4)
menjelaskan bahwa SAP merupakan terjemahan bahasa Jerman dari Systeme, Anwendungen,und Produkte in der Datenverarbeitung. Pada awalnya SAP memiliki visi untuk membuat aplikasi standar untuk menunjang proses bisnis secara realtime. SAP didirikan tahun 1972 oleh lima orang mantan pegawai IBM yaitu Dietmar Hopp, Hans Werner
Hektor, Hasso Plattner, Klaus Tschira, dan Claus
Wellenreuther.
Setahun kemudian, aplikasi untuk akutansi keuangan telah selesai dibuat. Aplikasi tersebut merupakan basis untuk melanjutkan pembuatan aplikasi selanjutnya yang dikenal sebagai sistem R/1. Huruf R dalam Sistem R/1 memiliki arti
pemrosesan data secara realtime dan angka 1 mewakili arsitektur single-tier. SAP memberikan efisiensi dan sinkronisasi komunikasi antara modul bisnis di dalam organisasi.
Pada tahun 1980 diperkenalkan SAP sistem R/2. SAP R/2 merupakan packaged software application untuk sebuah komputer mainframe yang menggunakan fitur time-sharing untuk mengintegrasikan fungsi atau area bisnis di dalam sebuah perusahaan seperti keuangan, proses produksi, rantai logistik dan pengelolaan sumber daya manusia (SDM). mengingat pengguna SAP berasal dari berbagai Negara, SAP R/2 juga dirancang untuk menangani berbagai bahasa dan mata uang,.
Tahun 1992 SAP R/3 yang berbasiskan model client-server diluncurkan, dimana versi ini kompatibel dengan berbagai platforms dan operating systems. SAP R/3 juga merupakan software yang dapat disesuaikan sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Sistem tersebut terdiri dari berbagai tabel yang digunakan untuk menjalankan berbagai jenis proses seperti membaca data dari tabel atau menyimpan data ke tabel. Data dikelola oleh dictionary sistem SAP R/3 yang disimpan dalam SAP database dan dapat diakses oleh seluruh aplikasi program SAP.
MySAP ERP muncul karena tuntutan untuk
menjalankan sistem menggunakan single database.
MySAPERP merupakan salah satu dari aplikasi yang ada dalam mySAP Business Suite. Versi terbaru dari mySAP ERP adalah SAP ERP Central Component (ECC6.0).
Menurut Ringling, Edinger, & McClurg (2009, pp. 196-197) pengembangan sistem SAP akhir-akhir in seperti e-recruiting, berdasar pada objek dari manajemen organisasi
berkaitan dengan integrasinya dengan ERP Central
2.1.2.3. Produk-Produk SAP
SAP AG (2006,p. 17) menjelaskan beberapa pilihan produk SAP yang bervariasi dengan ukuran yang berbeda– beda. SAP menyediakan produk–produk yang dapat diatur dengan jenis dan komposisi perusahaan yang berubah–ubah.
Gambar 2.1 Produk-Produk SAP Sumber: SAP01 Fundamental(2006, p. 17)
MySAP Business Suite merupakan aplikasi bisnis yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola value chain. Aplikasi bisnis ini menyediakan laporan yang konsisten bagi user yang meliputi keseluruhan aktivitas dalam jaringan perusahaan dan memberikan fleksibilitas guna menghadapi kebutuhan pasar yang dinamis. MySAP Business Suite merupakan solusi yang memiliki fleksibilitas bagi perusahaan yang mempunyai skala yang besar baik dalam jumlah pengguna atau pun proses lainya yang dinamis.
MySAP all in one merupakan aplikasi yang berbasis mySAP ERP yang ditujukan untuk perusahaan kecil dengan jumlah karyawan yang sedikit dan proses bisnis yang relatif stabil.
SAP Business One merupakan aplikasi ERP yang dibekali dengan user interface yang mirip dengan Microsoft Windows. SAP Business One menyediakan navigasi yang
sederhana dan pilihan drilldown, inovasi fungsi drag and relate, dan sudah terintegrasi dengan Microsoft Word dan Microsoft Excel.
2.1.2.4. Arsitektur SAP
SAP mengenal istilah client. Menurut Anderson, Nilson, dan Rhodes (2009, p.21) client adalah sebuah badan hukum atau “bisnis” di dalam sebuah organisasi, dimana para pengguna mengakses sistem dengan melakukan login menggunakan username dan password yang bersifat unik.
Pada umumnya SAP Solutions membutuhkan tiga sistem landscape yaitu development system, quality assurance/test system dan production system. Anderson, Nilson, dan Rhodes (2009, pp.49-50) menjelaskan konsep dari ketiga sistem tersebut yaitu:
• Development system, sistem ini dibuat dan dikelola untuk konfigurasi, kustomisasi, pemeliharaan, update dan perbaikan eror secara berkelanjutan.
• Quality assurance/test system, sistem ini dikelola untuk integrasi dan testing dari perubahan konfigurasi proses bisnis, sebelum akhirnya menerapkan perubahan tersebut pada production system.
• Production system, sistem mendukung kelompok bisnis dan menyediakan kebutuhan bisnis yang diberikan dari implementasi solusi SAP. Sistem inilah yang digunakan end users untuk mengerjakan aktivitas keseharianya setelah go-live, itulah yang menjadi alasan SAP diimplemetasikan sejak awal.
Kongent Learning Solutions, Inc. (2011,pp.8-14) memaparkan mengenai arsitektur SAP R/3 yang berbasiskan arsitektur three-tier dari model client-server.
Gambar 2.2 Arsitektur SAP R/3
Sumber: SAP ABAP Handbook (2011,p. 8) a. Kernel and Basis Service
Menyediakan runtime enivironment untuk keseluruhan aplikasi R/3, khususnya hardware, operating system atau database. Selain itu kernel and basis service juga bertugas untuk mengelola banyak user dan tugas administrative dalam sistem, mengakses database, memfasilitasi komunikasi dengan sistem SAP lain atau pun sistem selain SAP, serta memantau jalanya sistem.
b. ABAP Workbench Service
Memungkinkan untuk membuat program ABAP
menggunakan berbagai perangkat seperti ABAP
dictionary, ABAP editor, dan screen painter. c. Presentation Components Service
Membantu pengguna untuk berinteraksi dengan aplikasi SAP R/3 dalam hal penggunaankomponen presentasi (interfaces) dari aplikasi tersebut.
2.1.3. Integrasi
Menurut Motiwalla & Thompshon(2009,p.47) Integrasi sistem memiliki tujuan pokok untuk membantu perusahaan agar lebih efisien dan efektif dengan produk atau layanannya. Kemampuan untuk merespon pelanggan dengan cepat merupakan bagian yang penting dalam mempertahankan pelanggan dari kompetitor.
Integrasi sistem adalah membuat aplikasi sistem informasi yang memungkinkan perusahaan untuk berbagi data dengan stakeholders atau pihak–pihak yang terkait berdasarkan kebutuhan dan otorisasinya. Hal ini memiliki arti bahwa seseorang diijinkan mengakses sumber daya tertentu yang ada pada fungsional yang berbeda dalam organisasi. Sistem yang terintegrasi harus menyediakan hubungan antara sistem–sistem yang heterogen.
Untuk mengintegrasikan sistem, maka perusahaan perlu untuk mengubah struktural organisasi, proses bisnis dan peran dari karyawan. Business process reengineering sangat diperlukan dalam mengintegrasikan sistem yang sifatnya heterogen.
Motiwalla & Thompshon (2009,pp. 49-50) Kelebihan dalam integrasi sistem adalah:
a. Meningkatnya pendapatan dan pertumbuhan
Pada umumnya kelebihan terbesar dari integrasi sistem adalah mengurangi inventaris dan biaya untuk gaji karyawan.
b. Menyamakan dengan lingkungan yang kompetitif
Dengan adanya sistem yang terintegrasi, perusahaan kecil dapat bertindak seperti perusahaan besar, karena bantuan aplikasi yang terintegrasi antar business to business memungkinkan mendapatkan order dari retailer skala besar seperti Walmart, dan Target. Dikarenakan perusahaan-perusahaan tersebut juga menyediakan layanan yang setara dengan kelas perusahaan besar.
c. Meningkatkan tampilan informasi
Meningkatkan tampilan dalam penyajian informasi sehingga memungkinkan membuat keputusan tepat waktu.
Keuntungan lain dari integrasi adalah meningkatnya standar aturan baik hardware, software dan kebijakan IT organisasi. 2.1.4. Teknik Pengumpulan Data
Beberapa jenis teknik pengumpulan data antara lain: a. Studi Kepustakaan
Zikmund, Babin, Carr, & Griffin (2009,p.65) studi kepustakaan merupakan pencarian informasi dari buku-buku yang sudah dipublikasikan, mendiskusikan teori dan menyajikan data empiris yang berhubungan dengan topik terkait.
b. Observasi
Zikmund et al. (2009,p.239) menjelaskan bahwa observasi adalah proses merekam secara berurutan mengenai pola tingkah laku dari manusia, objek dan kejadia seperti yang terjadi. Pada observasi tidak dibutuhkan komunikasi dengan subjek yang diobservasi.
c. Wawancara
Menurut Zikmund et al. (2009,p.207) wawancara atau personal interviews merupakan salah satu bentuk komunikasi langsung di mana interviewer akan mengajukan pertanyaan kepada responden secara face to face. Dengan metode ini akan tercipta komunikasi dua arah diantara keduanya.
2.2. Teori Khusus 2.2.1. Human Capital
Menurut Dalkir (2005, p.134) Human Capital merujuk kepada pendidikan seseorang, kemampuan, dan latar belakang yang dibutuhkan untuk menjadi produktif di dalam organisasi dan profesi. 2.2.2. Human Capital Management
Human capital management, merupakan salah satu bentuk sistem informasi di dalam pengelolaan sumber daya manusia.
Menurut Dhamija (2012:33-39) Sistem informasi sumber daya manusia merupakan salah satu sistem informasi manajemen yang paling penting. Karena berkontribusi untuk kegiatan administrasi yang berhubungan dengan sumber daya.
Gambar 2.3 Elemen-Elemen modul Human Capital Management Sumber: SAP01 Fundamental (2006, p. 327)
Gambar diatas menunjukan elemen-elemen yang terdapat pada modul human capital management SAP, yang terdiri dari:
a. Organizational Management (OM)
Menurut Ringling, Edinger, & McClurg (2009, p. 27, p.195) Organizational management digunakan untuk pemetaan struktur organisasi dari perusahaan dan klasifikasi dari para pegawai. Organizational management digunakan juga untuk
menggambarkan dasar dari perencanaan personel,
pengembangan proses dan juga untuk memaksimalkan implementasi dari personnel administration dan personel controlling.
Menurut Ringling, Edinger, & McClurg (2009, pp.199-200) Organizational unit adalah object dari struktur yang belum memiliki spesifikasi, organizational unit dapat berupa area bisnis, tim, orang yang berwenang, pabrik atau pun departemen.
Jobs, merupakan blueprint atau template dari sebuah posisi yang menyediakan struktur untuk posisi yang dapat digunakan untuk tujuan pelaporan.
Posisi merupakan elemen di mana seorang pegawai dapat menempatinya, posisi juga bisa kosong yang berarti harus dicari orang yang menempati posisinya.
Gambar 2.4 Konsep Integrasi Struktur HR
Sumber: Mastering HR Management with SAP ERP HCM (2009, p. 119)
b. Applicant Data (Recruitment)
Menurut Dhamija, dalam jurnal Researchers World 3.3 Recruitment adalah proses pencarian calon untuk mengisi lowongan staf yang kosong di setiap organisasi. Proses Recruitment bertujuan untuk merekrut dan mengamankan layanan melalui personil yang kompeten dengan memanfaakan sumber daya manusia yang efektif dan optimal.
Selain bentuk recruitment tradisional, terdapat juga e-recruitment atau online e-recruitment. Proses perekrutan karyawan memanfaatkan teknologi berbasiskan web.
Menurut Dhamija (2012: 33-39), terdapat metode-metode dalam e-recruitment yaitu :
Merupakan bentuk paling umum di dalam online recruitment. Job Board berfungsi seperti iklan baris
pada koran. Dengan sifatnya yang global,
memungkinkan jangkauan yang lebih besar bagi para calon pekerja.
• Coorporate Website
Merupakan salah satu pendekatan berbasis web pertama dalam perekrutan. Sebagian besar dari website ini juga memberikan informasi yang berguna tentang suatu organisasi, dan mekanisme bagi pelamar kerja tersebut. Menurut SAP AG (2006, p.6-4) mySAP ERP HCM mendukung dalam pemilihan staf, iklan, mengelola dan memilih kandidat. Ketika merekrut karyawan, data pelamar pekerjaan dapat ditransfer ke data karyawan. Adanya fitur self service dapat memudahkan untuk melakukan pengecekan terhadap status lamarannya dengan menggunakan application status services.
c. Personnel Management
SAP AG (2006, p.6-6) menjelaskan bahwa integrasi antara rekrutmen dan personnel administration memungkinkan applicant data ditransfer ke employee data. Employee data disimpan di mySAP ERP HCM sebagai infotype records. Data dapat ditampilkan, dicopy, dikoreksi dan dihapus. Dari tampilan teknis, infotypes dan data struktur mencerminkan relasi antar baris data. Kita dapat mengelola infotypes dengan berbagai cara yaitu: single screen maintenance, personal actions, fast entry.
Dalam infotype ini, data karyawan di-assign ke dalam tiga bagian struktur, yaitu: enterprise structure, personnel structure, dan organizational plan. Beberapa contoh infotypes antara lain organizational assignment, personal data, dan sebagainya. d. Personnel Development
Berdasarkan SAP AG (2006, p.6-8), komponen Personnel Development, kita dapat merencanakan, menjalankan personnel development dan edukasi dan training untuk karyawan. Melalui
integrasi dengan training and event management. Segala informasi tentang persyaratan yang nantinya digunakan sebagai pembanding akan disimpan di dalam profiles. Kinerja karyawan dan tingkah laku dapat dinilai dan hasilnya dapat memberikan informasi untuk employee development planning.
e. Training and Event Management
Training and event management dijelaskan dalam SAP AG (2006, p.6-9) telah terintegrasi dengan komponen yang mendukung perencanaan, menjalankan dan mengelola training dan kegiatan–kegiatan bisnis. Berikut adalah empat proses utama dalam training and event management:
• Business event preparation meliputi semua data yang
dibutuhkan ketika membuat business event catalog, seperti lokasi di mana training dilaksanakan.
• Kemudian business event catalog dibuat, tanggal untuk event direncanakan dan dibuat di dalam sistem.
• Ketika tanggal tersedia, aktivitas day to day untuk pemesanan,
pemesanan ulang atau membatalkan kegiatan bisnis yang diikuti oleh pihak internal maupun eksternal.
• Proses utama yang keempatnya terdiri dari aktifitas perekrutan
yang sangat dekat dengan aktifitas day to day, setelah kursus dilaksanakan, partisipan dapat menuliskan penilaian.
Integrasi pada tingkat atas dengan komponen SAP yang lain berarti training dan event management merupakan perangkat yang sangat ideal untuk mengembangkan dan memperbarui pengetahuan karyawan.
f. Time Management
Menurut SAP AG (2006, p.6-11), komponen Time management menunjang dalam keseluruhan proses yang berhubungan dengan perencanaan, pencatatan, dan kehadiran karyawan dan waktu absen. Time management menawarkan pilihan yang fleksibel untuk menampilkan dan menyimpan data.
Ada beberapa pilihan untuk waktu penyimpanan data seperti waktu kerja, liburan, cuti kerja atau ganti hari, yaitu :
• Online melalui time administrator
• Menggunakan front end time recording system
• Menggunakan mySAP ERP Cross-Application Time Sheet
• Menggunakan Employee Self-Services application (ESS) g. Appraisal
Menurut SAP AG (2006, p.6-12) fungsi penilaian di personnel development adalah untuk membuat proses penilaian menjadi fleksibel. Proses penilaian tidak hanya dapat dilakukan secara tradisional, melainkan bisa dilakukan online atau survey pelanggan melalui internet atau ekstranet. Proses penilaian mencakup keseluruhan tahapan seperti planning, review, execution, dan juga evaluasi terhadap penilaian. Dalam appraisal catalog, kita dapat membuat template dari form penilaian yang dapat digunakan berulang–ulang. Template ini
kemudian digunakan untuk membuat employee–related
appraisal documents. h. Payroll
Secara umum, payroll menurut SAP AG (2006, p.6-13) berkaitan dengan kalkulasi masing–masing gaji untuk semua pekerjaan yang sudah dilakukan oleh masing–masing karyawan. Lebih khusus payroll meliputi banyak proses seperti membuat hasil dari payroll, laporan gaji, transfer bank, dan pembayaran dengan cek. Perhitungan gaji karyawan dibagi menjadi dua bagian, yaitu :
• Mengelompokkan elemen–elemen gaji, atau gaji gross.
• Hukum dan pemotongan sukarela, inimerupakan
perhitungan net, tergantung masing–masing negara
Gaji seorang karyawan dihitung dari seluruh penghasilan dan pemotongan dalam satu periode payroll. Penghasilan dan pemotongan dihitung berdasarkan jenis–jenis gaji.
Menurut Ringling, Edinger, & McClurg(2009, p. 27) Payroll terkait dengan perhitungan dari nilai gaji kotor dan gaji bersih, pembayaran, pelaporan ke pemerintah dan posting ke bagian keuangan.
i. Personnel Cost Planning
Menurut SAP AG (2006, p.6-14) perencanaan keuangan dan simulasi dapat melibatkan banyak database dan dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain. Personnel Cost Planning mendukung proses bisnis yang dapat menjangkau di luar batas divisi dan aplikasi. Informasi tentang pembayaran dapat berasal dari berbagai macam sumber untuk membuat Personnel Cost Plan. Sebagai contoh hasil dari payroll dapat digunakan sebagai sumber data untuk Personnel Cost Planning.
Data perencanaan pembayaran untuk posisi dan pekerjaan dalam perusahaan dapat juga menggunakan database. Sekali perencanaan dibuat dan dijalanan, manajer dapat melakukan penyesuaian ke dalam perencanaan tersebut. Mereka dapat melakukan penyesuaian dengan menggunakan web – based dan user interface yang ringkas.
Menurut Ringling, Edinger, & McClurg (2009, p.28) Perencanaan biaya berdasarkan master data biaya pokok, organizational management, hasil payroll dan simulasi payroll. 2.2.3. Fit Gap Analysis
Menurut Pol dan Patukar (2011,p2) dalam Infosys White Paper, Fit Gap Analysis merupakan sebuah metode dimana proses pada perusahaan dan fungsi sistem yang ada dibandingkan, dievaluasi,
dan didaftarkan, untuk menemukan kesesuaian (fit) dan
ketidaksesuaian (gaps). Tujuan dari penggunaan analisis fit gap di dalam proses implementasi adalah:
a. Untuk menyesuaikan proses lokal dengan best practice yang ada pada industri.
b. Untuk menilai persyaratan atau kebutuhan terkait hokum. c. Untuk mengidentifikasikan praktek lokal maupun global yang
Terdapat beberapa metode yang pada umumnya digunakan di dalam fit gap analysis yaitu :
a. Simulation based
Paket ERP dari SAP diinstal dan disimulasikan melalui sebuah pilot implementation. Setelah itu dilakukan pertemuan
bersama seluruh stakeholder untuk memahami dan
membandingkan fitur yang ditawarkan dengan kebutuhan yang ada pada perusahaan.
b. Brainstorming Discussion based
Metode dengan pertukaran pemikiran mengenai apa yang dapat diberikan sistem dan apa kebutuhan bisnis dari paket ERP SAP untuk didiskusikan dan dibandingkan.
c. Questionnaire based
Metode ini terutama didorong oleh proses sederhana dimana input-nya merupakan pertanyaan, dan ouput adalah jawaban yang dihasilkan dari pertanyaan yang diberikan. Jawaban tersebut akan disesuaikan dan dibandingkan dengan fitur sistem dalam rangka menemukan fit dan gaps sistem.
d. Hybrid Type
Merupakan gabungan dari ketiga metode sebelumnya. Diawali dengan workshop brainstorming, di mana simulasi sistem dan metode kuisioner juga diterapkan. (Pol & Paturkar, 2011)
2.2.4. Metodologi Accelerated SAP (ASAP)
Menurut Anderson, Nilson, & Rhodes (2009, p.39) metode dalam implementasi SAP merupakan hal yang penting dalam proses implementasi SAP. Pendekatan terstruktur dan berulang merupakan hal yang membuat SAP berbeda dengan sistem yang lain. SAP AG mengakui bahwa manfaat besar akan dirasakan oleh para pelanggan dengan adanya standar yang telah dibuat oleh SAP.
Metode ASAP awalnya ditujukan untuk implementasi yang lebih kecil, namun pendekatan ASAP ini terbukti behasil dalam
proyek implementasi yang lebih besar dan terus digunakan hingga saat ini untuk mengimplementasikan proyek SAP.
Gambar 2.5 Tahapan Metode Accelerated SAP
Sumber: SAP AG. (2009,p16), The new ASAP Methodology Overview of the new ASAP Methodology for Implementation 7.x and ASAP Business Add-Ons
Motiwalla dan Thompson (2012,pp.101-102) menjelaskan metode ASAP sebagai detil dari perencanaan proyek yang menggambarkan keseluruhan kegiatan implementasi. ASAP Roadmap memiliki lima tahapan yaitu:
a. Project Preparation
Perencanaan yang tepat dan penilaian terhadap kesiapan organisasi adalah komponen yang sangat penting. Dalam tahapan ini juga digunakan untuk menentukan objectives dari proyek yang sedang dijalankan, dan memastikan adanya dukungan penuh serta organisasi siap menerima perubahan.
b. Business Blueprint
Proses ini dilakukan untuk mendokumentasikan proses bisnis yang mencerminkan visi masa depan dari bisnis tersebut. Dengan adanya model visual berupa blueprint dapat memungkinkan tim proyek menentukan ruang lingkup dengan jelas dan berfokus pada proses-proses yang diperlukan dalam menjalankan bisnis.
c. Realization
Pada fase ini dilakukan proses konfigurasi sistem dengan dua langkah yaitu konfigurasi sistem dasar dan sistem diadaptasi agar dapat memenuhi kebutuhan proses bisnis.
d. Final Preparation
Melakukan penyesuaian untuk mempersiapkan sistem dan bisnis guna memulai produksi. Selain itu dilakukan juga testing dan training bagi pengguna sistem.
e. Go Live and Support
Fase ini mengembangkan prosedur dan pengukuran untuk dapat melihat manfaat dari investasi yang dilakukan secara berkelanjutan.
Menurut Musil & Hoeliner (2009,p.8) beberapa keuntungan menggunakan metodologi ASAP antara lain:
a. Mengurangi total biaya dari implementasi melalui efisiensi dan roadmap implementasi modular yang menyediakan konten akselelator yang banyak, template dan pedoman.
b. Standar industri yang juga selaras dengan proses dan pedoman project management.
c. Mencapai transparansi dari value yang diberikan melalui refleksi kasus bisnis yang konsisten.
d. Memberikan efisiensi dalam pengelolaan proyek dan
manajemen kualitas.
e. Mendorong gabungan proses bisnis dan pendekatan arsitektur IT f. Meliputi seluruh project life cycle
2.2.5. Testing
Proses pengujian (testing) merupakan salah satu bagian penting di dalam implementasi. Dengan dilakukanya testing dapat dipastikan bahwa sistem sudah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Menurut Black (2009,p.xxv) Testing merupakan suatu hal dalam mencari tahu apa yang salah dan kemudian mencobanya.
Menurut Black (2009,p.104) di dalam menentukan desain template test, ada 5 kategori yang dapat digunakan dalam membuat desain template, yaitu :
a. Behavioral test of functionality
Tes ini fokus pada apa yang dilakukan oleh sistem, menggunakan pendekatan penyelesaian masalah yang timbul pada pelaksanaan sehari–hari. Sebagai contoh adalah melakukan test terhadap keakuratan, akurasi, kesesuaian, interoperabilitas, keamanan dengan dengan standar yang berlaku dari elemen fungsional sistem.
b. Behavioral test of non functional elements
Tes ini berfokus pada bagaimana sistem ini melakukan apa yang seharusnya dilakukan. Tes tersebut memeriksa kegunaan, keandalan, penggunaan sumber daya, kinerja, pemeliharaan, dan portabilitas sistem.
c. Structural test
Tes yang didasarkan pada desain internal dan implementasi sistem. Tes tersebut melihat control flow, data flow, arsitektur, dan sejenisnya.
d. Experience based test
Tes ini berdasarkan pengalaman yang sama dan dimiliki oleh tester, dalam hal ini memiliki kemiripan teknologi yang sama, tipe test yang sama, domain yang mirip.
e. Defect based test
2.2.5.1. Unit Testing
Menurut Black (2009,p5) Unit testing berfokus pada bagian dari masing-masing code. Dalam bahasa prosedural seperti C unit testing melibatkan fungsi tunggal, sedangkan untuk yang berbasi objek seperti java, unit testing melibatkan class. Unit testing merupakan salah satu jenis white box (tes struktural) di mana programmer mengetahui struktur internal dari unit di dalam pengujian dan berfokus pada bagaimana pengujian tersebut berpengaruh pada pengoperasian internal. 2.2.5.2. Integration Testing
Black (2009,p6) mengemukakan bahwa integration atau product testing berfokus pada hubungan dan interface antara pasangan komponen dan kelompok komponen dalam sistem pada pengujian, dan seringkali secara bertahap.
2.2.6. Advanced Business Application Programming (ABAP) 2.2.6.1. ABAP Language
Kongent Learning Solutions, Inc. (2011,p.6-8) menjelaskan ABAP merupakan bahasa pemrograman generasi keempat yang pertama dikembangkan pada tahun 1980. ABAP
merupakan salah satu bahasa pemrograman yang
menggunakan konsep logical database untuk menghasilkan gambaran dari database pusat sistem SAP.
ABAP juga dapat digunakan untuk membuat aplikasi dalam sistem mySAP ERP atau pun reports dan interface selain dari yang sudah disediakan. Beberapa fitur yang disediakan oleh ABAP antara lain :
a. Data Sharing, memungkinkan penyimpanan data dalam memori pada lokasi terpusat. User dan program lain dapat mengakses data tanpa harus menyalinnya terlebih dahulu.
b. Exception handling, bantuan untuk menentukan control flow khusus untuk error dan memberikan informasi terkait error tersebut.
c. Data Persistency, memungkinkan untuk menyimpan data secara permanen dalam tabel relational database sistem SAP R/3.
d. Making enhancements, memungkinkan untuk meningkatkan fungsionalitas program, function module, dan global classes, tanpa mengganti code. 2.2.6.2. Background Job dan Variants
Program pada SAP yang dibuat menggunakan ABAP
dapat dijalankan melalui executable program atau
mengunakan background job. Menurut Moxon (2012,p.206) background job adalah pekerjaan yang dapat dijadwalkan untuk dijalankan pada malam hari, sehingga program tersebut tidak harus diawasi.
Dalam menjalankan background job terkadang diperlukan variants tertentu, Moxon (2012, pp.203-206) menjelaskan bahwa ketika pengguna mengisi selection screen dan menyimpan hasil inputan, disebut dengan variants.
Gambar 2.6 Tampilan saat menyimpan atribut dari Variants Sumber: Beginner’s Guide an Introduction to Programming SAP
Applications using ABAP(2012, p. 206)
Moxon (2012, p.206) menjabarkan berbagai atribut variants. Salah satu atribut dari variants adalah penentuan jenis variants, yaitu antara lain:
• Only for background processing, jika check box ini dicentang, maka variants tersebut hanya akan digunakan oleh background job.
• Protect Variants, pilihan untuk mencegah pengguna lain memilih variants tersebut dan menggunakanya dalam pembuatan laporan mereka.
• Only display in catalog, untuk membuat variants menjadi tidak aktif, akan tetap tersimpan, namun saat pengguna memilih menu variants¸ maka variants tersebut tidak dimunculkan.
Terdapat juga field attributes, untuk menentukan tipe-tipe field saat akan disimpan dalam variants. Contohnya pada gambar 2.5 field employee numbercheck box-nya dicentang pada bagian O yang berarti required field. Dapat juga sebuah field disetel sebagai protect field, sehingga nilai atau values dari field tersebut tidak dapat diubah.
2.2.6.3. ABAP Workbench
Kongent Learning Solutions, Inc. (2011,pp. 89-91)
menjelaskan bahwa ABAP workbench merupakan
programming environment grafis dalam sistem SAP R3 untuk mengembangkan aplikasi berbeda menggunakan bahasa pemrograman ABAP. Berikut adalah gambaran dari berbagai tools yang terdapat pada ABAP Workbench.
Gambar 2.7 ABAP Workbench Tools Sumber: SAP ABAP Handbook (2011,p91) 2.2.6.3.1.ABAP Dictionary
Menurut Kongent Learning Solutions, Inc. (2011,pp. 123-124), ABAP dictionary adalah salah satu perangkat dari ABAP workbench yang digunakan untuk menyimpan deskripsi dari data definitions. Dapat
digunakan juga untuk membuat dan mengelola objek database seperti tabel dan tampilanya. ABAP dictionary memastikan integritas data dan mengelola seluruh data definitions tanpa ada redudansi.
ABAP Dictionary memiliki beberapa repository object yaitu antara lain :
2.2.6.3.1.1. Domain
Kongent Learning Solutions, Inc. (2011,p. 125) menyatakan domain untuk mengambarkan atribut teknis dari sebuah field seperti tipe data dari field, atau interval nilai tetap yang dapat diterima sebuah field.
Domain dapat digunakan untuk beberapa field tergantung dengan kebutuhan saat pembuatan struktur dari sebuah tabel. 2.2.6.3.1.2. Data Element
Menurut Moxon (2012, p. 34) setiap field dalam sebuah tabel terdiri dari data element, di mana data element akan mendefinisikan secara rinci atribut dari masing-masing field.
2.2.6.3.1.3. Data Type
Kongent Learning Solutions, Inc. (2011,p. 138) data type digunakan untuk user membuat tipe data sendiri seperti elemen data, struktur dan tabel.
SAP sendiri sudah menyediakan
beberapa tipe data standard seperti numc, char dan lainnya, tetapi jika diperlukan tipe
data tambahan maka user dapat
menggunakan data type untuk
mendefinisikanya.
Berdasarkan Kongent Learning Solutions, Inc. (2011,p. 212) Search help merupakan bentuk lain dari repository object ABAP dictionary yang digunakan untuk menampilkan seluruh nilai dalam sebuah list, yang mungkin digunakan untuk sebuah field.
2.2.6.3.2.ABAP Editor
Kongent Learning Solutions, Inc. (2011,p.98) menjelaskan bahwa ABAP editor digunakan untuk membuat program ABAP dengan meniliskan code, membuat class methods, function modules, dan sebagainya untuk program ABAP.
Di dalam pemrograman ABAP menggunakan Internal Table. Dengan adanya internal table beban database server dapat diminimalkan, karena pemrosesan data dilakukan melalui komputer client.
Menurut Moxon (2012, p. 223) internal table hanya ada ketika program dijalankan, sehingga ketika menuliskan code, internal table harus disusun sedemikian rupa sehingga dapat dimanfaatkan dalam program.
2.2.6.3.3.Class Builder
Menurut Kongent Learning Solutions, Inc. (2011,p. 99), Class builder digunakan untuk membuat, merubah dan menguji ABAP class global dan interfaces. Seluruh classes dan interfaces disimpan dalam library pusat yang tersedia untuk seluruh objek dalam sistem SAP.
2.2.6.3.4.Function Builder
Kongent Learning Solutions, Inc. (2011,p.101) menjelaskan function builder merupakan perangkat yang digunakan untuk membuat function group dan function module. Di mana function group sebagai
container untuk mengelompokkan function module yang berkaitan.
2.2.6.3.5.Screen Painter
Menurut Kongent Learning Solutions, Inc.
(2011,p.102), screen painter digunakan untuk
merancang dan mengelola screens atau layar tampilan dan elemenya, juga memfasilitasi pengguna untuk membuat layar GUI dari sebuah transaksi.
2.2.6.3.6.Object Navigator
Menurut Kongent Learning Solutions, Inc. (2011,p.105) object navigator merupakan area pusat dari ABAP Workbench dimana pengguna dapat mengakses berbagai objek yang ada dalam sistem SAP.
Selain ABAP workbench tools diatas, terdapat juga beberapa testing tools yang digunakan, antara lain:
2.2.6.3.7.ABAP Debugger
Menurut Kongent Learning Solutions, Inc. (2011,p.114), ABAP Debugger memungkinkan untuk memproses source code pada ABAP program tahap demi tahap. Serta memungkinkan pengguna untuk mengecek pemrosesan logika di dalam ABAP program untuk setiap tahapan. Debug dapat dilakukan dengan cara menentukan breakpoint kemudian menjalankan ABAP program, yang secara otomatis akan dijalankan ke dalam mode debugging.
2.2.6.3.8.ABAP Runtime Analysis
Berdasar pada Kongent Learning Solutions, Inc. (2011,p.115), Runtime Analysis merupakan perangkat lain dari ABAP workbench yang digunakan untuk medeteksi durasi waktu dan performa dari source code ABAP.
Untuk aplikasi yang besar, pengguna dapat mengetahui waktu yang diperlukan untuk menjalankan
setiap statement. Hasil analisis dapat digunakan untuk meningkatkan performa dari program.
2.2.6.3.9.Performance Analysis
Berdasar pada Kongent Learning Solutions, Inc. (2011,p.116), performance analysis menjalankan berbagai fungsi yang digunakan untuk mengawasi dan memeriksa kinerja sistem saat mengakses basis data, melakukan pengamanan aktivitas, pemanggilan laporan dan transaksi dari jarak jauh.
2.3. Kerangka Pikir
Gambar 2.8 Kerangka Pikir Observasi, wawancara
& analisa sistem berjalan
Perumusan latar belakang, masalah dan
ruang lingkup Analisis Alternatif Solusi Pemilihan Alternatif Solusi Project Preparation Tahapan Blueprint Fit/Gap Analysis Data Conversion Tahapan Blueprint Develop Program Interface Internal Testing Background Job
