BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI. 3.1 Riwayat Perusahaan dan Struktur Organisasi

(1)

22

ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI

3.1 Riwayat Perusahaan dan Struktur Organisasi

PT. Tritunggal Arthamakmur berdiri berdasarkan akta notaris Ny. M.L Indriani Soepojo S.H. No. 32 Tanggal 9 November 1993. Perusahaan menjalankan aktifitasnya secara penuh sekitar tahun 1994. PT. Tritunggal Arthamakmur dipimpin oleh Bapak Ir. Temi Hendri dan beralamat di Kompleks Graha Kencana Blok AB, Jl. Raya Pejuangan No. 88, Kebun Jeruk – Jakarta 11530.

PT. Tritunggal Arthamakmur bergerak di bidang distribusi bahan kimia. Produk dibagi menjadi dua bagian besar yaitu bahan kimia untuk kosmetik, farmasi, makanan dan bahan kimia untuk industri. Pemasok produk perusahaan sebagian besar berasal dari perusahaan luar negeri.

Sejak didirikan pada tahun 1994, PT. Tritunggal Arthamakmur telah berkembang pesat. Saat ini perusahaan sudah memiliki pelanggan tetap, tingkat penjualan, turn over,

dan pangsa pasar yang cukup baik. Seluruhnya dicapai dengan profesionalisme staf dan pimpinan perusahaan yang selalu berusaha untuk menjadi yang terbaik dalam bisnis. Kepuasan pelanggan merupakan kunci sukses bagi perusahaan.

Di masa depan, perusahaan bertujuan untuk memelihara kinerja pertumbuhan perusahaan, meningkatkan pangsa pasar dan jaringan distribusi. Hal ini dilakukan untuk memenuhi pertumbuhan permintaan pelanggan di seluruh Indonesia.

(2)

3.2 Struktur Organisasi PT. Tritunggal Arthamakmur

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Tritunggal Arthamakmur

3.3 Visi dan Misi

Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan distributor bahan kimia terdepan dan terbesar di Indonesia.

Misi perusahaan adalah mengembangkan kemampuan tidak hanya dalam distribusi dan penjualan bahan kimia saja, melainkan juga kemampuan untuk mengembangkan, memodifikasi dan mengkostumisasi bahan kimia untuk memenuhi kebutuhan pasar di Indonesia.

Direktur Bagian Akunting Bagian Keuangan Bagian Penjualan dan Pemasaran Bagian Impor Komisaris Bagian Logistik Bagian EDP Bagian Gudang

(3)

3.4 Tugas dan Wewenang 1. Komisaris

• Bertanggung jawab atas kelangsungan hidup perusahaan. • Menentukan perencanaan strategis perusahaan.

• Mengawasi dan mengontrol kinerja perusahaan secara umum. • Mengambil dan menentukan keputusan akhir.

• Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi kebijakan-kebijakan umum perusahaan.

2. Direktur

• Bertanggung jawab atas operasional perusahaan.

• Mengontrol dan mengawasi bagian-bagian yang ada dalam perusahaan. • Mengambil dan menentukan keputusan yang berkaitan dengan

operasional perusahaan. 3. Bagian Akunting

• Melakukan pembukuan terhadap transaksi-transaksi yang berlangsung dalam perusahaan.

• Menyiapkan data yang diperlukan untuk diolah menjadi laporan keuangan.

4. Bagian Keuangan

• Bertanggung jawab atas kebijakan keuangan perusahaan. • Menganalisa data-data dari Bagian Akunting.

• Menyiapkan laporan keuangan berdasarkan data dari Bagian Akunting untuk diserahkan kepada Direktur.

(4)

• Menangani masalah-masalah yang berhubungan dengan keuangan perusahaan.

5. Bagian Penjualan dan Pemasaran

• Memasarkan dan menawarkan barang pada pelanggan dan calon pelanggan.

• Menangani transaksi penjualan perusahaan. • Mencari informasi mengenai pasar dan pesaing.

• Membina dan mempertahankan hubungan yang baik dengan pelanggan. 6. Bagian Impor

• Bertanggung jawab atas transaksi impor perusahaan, seperti pembuatan PIB (Pemberitahuan Impor Barang).

• Menangani masalah-masalah yang berkaitan dengan pemasok (importir). 7. Bagian Logistik

• Bertanggung jawab atas pembelian atau pengadaan barang.

• Menangani barang masuk dari pemasok dan barang keluar ke pelanggan. • Melakukan kontrol stok barang untuk menjaga tingkat persediaan barang. 8. Bagian EDP (Electronic Data Processing)

• Bertanggung jawab dalam pendistribusian data ke masing-masing Departemen dalam perusahaan.

(5)

3.5 Analisis Sistem Informasi yang Sedang Berjalan.

Secara umum, prosedur sistem yang berjalan pada PT. Tritunggal Arthamakmur dari barang dibeli sampai barang dijual adalah sebagai berikut:

1. Bagian Logistik akan membuat PO (Purchase Order) bila ada persediaan barang yang habis atau mulai menipis. PO dibuat rangkap dua dimana PO asli akan diserahkan ke Bagian Impor bila barang tersebut pembeliannya harus impor, bila tidak maka Bagian Logistik yang akan menanganinya. Rangkap pertama akan diserahkan ke Bagian Keuangan dan rangkap kedua diserahkan ke Bagian Akunting.

2. Bagian Impor akan menghubungi pemasok dan mengirim PO tersebut melalui faksmili. Karena barang yang dipesan bersifat impor, maka barang tidak langsung dikirim ke gudang perusahaan, melainkan ditahan terlebih dahulu di Dinas Bea Cukai. Bagian Impor lalu akan membuat PIB (Pemberitahuan Impor Barang) untuk keperluan pengeluaran barang dan pembayaran pajak. Setelah tiba di gudang, Bagian Logistik mencocokkan Packing List dari pemasok dengan PO dan fisik barang. Bila sudah cocok maka akan dibuat Bukti Penerimaan Barang. 3. Pembayaran ke pemasok dilakukan melalui transfer bank atau bilyet giro, Bagian

Keuangan akan terlebih dahulu melakukan verifikasi berdasarkan PO dan faktur dari pemasok. Setelah cocok maka Bagian Keuangan akan membuat Bukti Pengeluaran Pembayaran rangkap dua. Bukti asli dikirim ke pemasok, rangkap pertama diserahkan ke Bagian Akunting untuk proses penjurnalan dan rangkap kedua diarsip.

4. Untuk proses penjualan, bila ada pesanan dari pelanggan maka Bagian Penjualan dan Pemasaran akan membuat SO (Sales Order) rangkap dua. SO asli akan

(6)

diarsip, rangkap pertama akan diserahkan ke Bagian Logistik untuk dibuatkan Surat Jalan dan rangkap kedua diserahkan ke Bagian Akunting. Barang akan dikirim ke pelanggan bersama Surat Jalan. Surat Jalan asli diambil oleh pelanggan, sedangkan rangkapnya diarsip untuk perusahaan. Rangkap Surat Jalan tersebut bersama SO dan PO dari pelanggan menjadi dasar pembuatan faktur oleh Bagian Akunting. Faktur dibuat rangkap tiga. Faktur asli akan diserahkan ke pelanggan, rangkap kesatu diserahkan ke Bagian Keuangan untuk proses penagihan kepada pelanggan, rangkap kedua untuk Bagian Akunting dan rangkap ketiga untuk diarsip. Jangka waktu pembayaran adalah 90 hari dari tanggal faktur.

5. Pelanggan biasanya membayar melalui giro, cek atau transfer ke rekening perusahaan dimana pembayaran dianggap lunas bila giro atau cek sudah masuk ke dalam rekening perusahaan. Selanjutnya Bagian Keuangan akan membuat Tanda Terima Pembayaran dan dikirim ke pelanggan. Rangkap Tanda Terima tersebut akan digunakan oleh Bagian Akunting untuk penjurnalan.

(7)

3.5.1 Flowchart Sistem Informasi yang Berjalan Alur Dokumen Pembelian

(8)

Alur Dokumen Penerimaan Barang Dari Pemasok P.O 2 Membuat Bukti Penerimaan Barang Barang Bagian Logistik Packing List Bukti Penerimaan 1 Barang 2 N Update Stok

Buku besar stok

(9)

Alur Dokumen Penjualan S.O 1 2 Pesanan Pelanggan Membuat Sales Order (SO) 3 1 N 2 Bagian Penjualan dan

Pemasaran Bagian Logistik

1 S.O 2 Membuat Surat Jalan Surat Jalan 1 2 N Bagian Akunting 2

P.O 3 Surat Jalan 3

Menyiapkan Faktur Penjualan Faktur 1 Penjualan 2 3 Pelanggan N 4 Bagian Keuangan 4 Faktur 2 Penjualan Verifikasi dan membuat Tanda Terima Pembayaran 3 Pelanggan 3 3 Dari Pelanggan Pembayaran Tanda Terima 1 Pembayaran 2 3 Pelanggan 6 N 6 Tanda Terima 2 Pembayaran Verifikasi, Mencatat transaksi dan update buku besar Buku besar piutang Jurnal Transaksi 4 5 5 Faktur 3 Penjualan

(10)

3.5.2 Diagram Konteks (Level Nol)

SI Penjualan dan Pemasaran PT. Tritunggal

Arthamakmur

Pelanggan Logistik

Eksekutif Penjualan dan

Pemasaran P .O retur bukti_retur surat_jalan_valid faktur konfirmasi_order surat_jalan pengajuan_promosi persetujuan_promosi la p_promos i la p_ret ur lap_penjualan S.O rencana_promosi persetujuan_promosi

(11)

3.5.3 Diagram Nol (Level 1)

(12)

3.5.4 Basis Data Yang Digunakan

Basis Data yang digunakan oleh PT Tritunggal yaitu: a. Tabel Pelanggan

Primary Key: Kd_Pel

Tabel 3.1 Master Pelanggan

No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan

1. Kd_Pel Text 10 Kode Pelanggan

2. Nm_Pelanggan Text 30 Nama Pelanggan

3. Alamat Text 50 Alamat Pelanggan

4. Kd_Wil Text 10 Kode Wilayah

5. Telepon Number Double Telepon Pelanggan

b. Tabel Produk

Primary Key: Kd_Produk

Tabel 3.2 Master Produk

1. Kd_Produk Text 10 Kode Produk

2. Kd_Supplier Text 10 Kode Supplier

3. Nm_Produk Text 20 Nama Produk

4. Kd_Kat Text 30 Kode Kategori

5. Hrg_Produk Number Long Integer Harga Produk 6. Stok_brg Number Long Stok Barang

(13)

c. Tabel Kategori Produk

Primary Key: Kd_Kat

Tabel 3.3 Master Kategori Produk

1. Kd_Kat Text 10 Kode Kategori

2. Nm_kat Text 20 Nama Kategori

d. Tabel Header Penjualan

Primary Key: No_Faktur

Foreign Key: Kd_Pel

Tabel 3.4 Master Header Penjualan

1. No_Faktur Text 10 Nomor Faktur

2. Tgl_Faktur Date/time Date/time Tanggal Faktur

4. No_SO Text 10 Nomor SO

5. Kd_Sp Text 10 Kode Sales Person

(14)

e. Tabel Penjualan Detail

Primary Key: No_Faktur + Kd_Produk

Tabel 3.5 Master Penjualan Detail

3. Qty Number Double Kuantitas Barang 4. Hrg_Jual Number Long Integer Harga Jual

5. Disc Text 10 Potongan Harga

6. Tax Text 10 Pajak

7. Subtotal Number Long Integer Subtotal

f. Tabel Header Retur

Primary Key: No_Retur

Foreign Key: No_Faktur

Tabel 3.6 Master Header Retur

1. No_Retur Text 10 Nomor Retur

3. Tgl_Retur Date/time Date/time Tanggal Retur 4. Jml_Retur Number Double Jumlah Retur

(15)

g. Tabel Retur Detail

Primary Key: No_Retur + Kd_Produk

Tabel 3.7 Master Retur Detail

1. No_Retur Text 10 Nomor Retur

3. Ket_Retur Text 100 Keterangan Retur

h. Tabel Header Surat Jalan

Primary Key: No_Srt_jln

Foreign Key: No_Faktur, Kd_Pel

Tabel 3.8 Master Header Surat Jalan

No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan 1. No_Srt_jln Text 10 Nomor Surat Jalan

4. Tgl_Kirim Date/time Date/time Tanggal Kirim

i. Tabel Surat Jalan Detail

Primary Key: No_Srt_jln + Kd_Produk

Tabel 3.9 Master Surat Jalan Detail

(16)

Detail

2. No_Srt_jln Text 10 Nomor Surat Jalan

4. Qty Number Double Kuantitas Barang

j. Tabel Promosi

Primary Key: Kd_Promosi

Tabel 3.10 Master Promosi

No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan 1. Kd_Promosi Text 10 Kode Promosi 2. Jns_Promosi Text 30 Jenis Promosi

k. Tabel Transaksi Promosi

Primary Key: Kd_Promosi + Tgl_Promosi

Tabel 3.11 Transaksi Promosi

No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan 1. Kd_Promosi Text 10 Kode Promosi 2. Tgl_Promosi Date/time Date/time Tanggal Promosi 3. Budget Number Long Integer Budget yang tersedia 4. Actual Number Long Integer Dana yang keluar

(17)

l. Tabel Header Sales Order

Primary Key: No_SO

Foreign Key: Kd_Pel

Tabel 3.12 Master Header Sales Order

No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan 1. No_SO Text 10 Nomor Sales Order

3. Tgl_SO Date/time Date/time Tanggal Sales Order

m. Tabel Sales Order Detail

Primary Key: No_SO + Kd_Produk

Tabel 3.13 Master Sales Order Detail

No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan 1. No_SO Text 10 Nomor Sales Order

3. Qty Number Double Kuantitas Barang

n. Tabel Wilayah

Primary Key: Kd_Wil

Tabel 3.14 Master Wilayah

(18)

2. Nm_Wil Text 30 Nama Wilayah o. Tabel Sales Person

Primary Key: Kd_Sp

Tabel 3.15 Master Sales Person

1. Kd_Sp Text 10 Kode Sales Person

2. Nm_Sp Text 30 Nama Sales Person

3. No_Hp Text 20 Nomor Hp

p. Tabel Supplier

Primary Key: Kd_Supplier

Tabel 3.16 Master Supplier

No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan 1. Kd_Supplier Text 10 Kode Supplier 2. Kd_Kategori Text 10 Kode Kategori 3. Nm_Supplier Text 20 Nama Supplier

(19)

3.5.5 Entity Relationship Diagram (ERD) Header Retur PK : No_Retur FK : No_Faktur Supplier PK: Kd_Supplier Retur Detail PK : No_Retur, Kd_Produk Kategori Produk PK : Kd_Kat Header Penjualan PK : No_Faktur FK : Kd_Pel

Header Surat Jalan

PK : No_Srt_Jln FK : No_Faktur, Kd_Pel

Surat Jalan Detail

PK : No_Srt_Jln_det, Kd_Produk Transaksi Promosi PK : Kd_Promosi, Tgl_Promosi

Header Sales Order

PK : No_SO FK : Kd_Pel

Wilayah

PK : Kd_Wil

Sales Order Detail

PK : No_SO, Kd_Produk Salesperson PK: Kd_Sp Penjualan Detail PK : No_Faktur, Kd_Produk Pelanggan PK: Kd_Pel Produk PK: Kd_Produk Promosi PK: Kd_Promosi

(20)

3.6 Analisis SWOT

3.6.1 SWOT (Strength,Weakness,Opportunity,Threat) Tabel 3.17 Tabel Rating SWOT

Strength Bobot Rating Nilai

1. Kualitas produk yang bermutu tinggi 0,4 4 1,6

2. Jenis produk yang lengkap 0,3 3 0,9

3. Reputasi bisnis yang baik 0,3 3 0,9

Total 3,4

Weakness

1. Promosi yang terbatas 0,6 4 2,4

2. Cakupan distribusi belum cukup luas 0,4 2 0,8

Total 3,2

Opportunities

1. Pangsa pasar yang luas 0,4 4 1,6

2. Permintaan terhadap produk relatif stabil 0,3 2 0,6 3. Mengembangkan produk yang sudah ada untuk memenuhi

kebutuhan pasar yang semakin beragam

0,3 3 0,9

Total 3,1

Threat

1. Produk sejenis dari pesaing 0,4 3 1,2

2. Promosi perusahaan lain 0,4 3 1,2

3. Inflasi dan kondisi ekonomi sangat berpengaruh terhadap harga pembelian produk

0,2 2 0,4

(21)

Berdasarkan analisa perusahaan, PT. Tritunggal Arthamakmur berada pada posisi SO (Strategic Opportunities) dalam matriks SWOT seperti pada gambar berikut.

O 0,3

W S

0,2

T

(22)

3.6.2 Analisis Matriks SWOT

Tabel 3.18 Analisis Matriks SWOT

Kekuatan / Strength

• Kualitas produk yang bermutu tinggi

• Jenis produk yang lengkap • Pengiriman produk ke

pelanggan tepat waktu

Kelemahan / Weakness

• Promosi yang terbatas

• Cakupan distribusi belum cukup luas.

Peluang / Opportunities

• Pangsa pasar yang luas • Permintaan terhadap produk

stabil

• Mengembangkan produk yang sudah ada untuk memenuhi kebutuhan pasar yang semakin beragam

Strategi SO

• Membuka cabang dan memperluas jalur distribusi. • Menambah jenis produk,

memperluas pangsa pasar dan mengembangkan produk baru Strategi WO • Meningkatkan promosi perusahaan Ancaman / Threat

• Produk sejenis dari pesaing • Promosi perusahaan lain

yang lebih gencar

• Inflasi dan resesi ekonomi sangat berpengaruh terhadap pembelian produk

Strategi ST

• Menjaga kualitas produk karena banyak perusahaan pesaing yang muncul

Strategi WT • Meningkatkan

pelayanan kepada costumer.

(23)

3.6.3 Informasi Yang Dibutuhkan Berdasarkan SWOT

Informasi yang dibutuhkan berdasarkan Analisis SWOT dalam menunjang strategi perusahaan adalah :

• Informasi mengenai harga dan produk pesaing. • Informasi mengenai penjualan.

• Informasi mengenai media dan biaya promosi.

3.7 Analisis Critical Success Factor (CSF) 3.7.1 Critical Success Factor (CSF)

Faktor-faktor penentu keberhasilan pada PT. Tritunggal Arthamakmur adalah sebagai berikut:

• Pelayanan kepada pelanggan yang baik. • Pengontrolan tingkat persediaan barang. • Promosi melalui media cetak atau elektronik.

Tabel 3.19 CSF dan KPI

CSF (Critical Success Factor) KPI (Key Performance Indicator) 1. Pelayanan kepada pelanggan yang

baik.

2. Pengontrolan tingkat persediaan barang.

3. Promosi melalui media cetak atau elektronik.

1. Tingkat retur penjualan dibawah 1% per bulan.

[(Total Retur : Total Penjualan per Bulan) x 100%]

2. Memenuhi 90% dari Sales Order.

[(Total Penjualan : Total Sales Order) x 100%]

3. Peningkatan penjualan sebesar 1-2% selama 1 tahun.

(Selisih Penjualan Tahun Berjalan dan Penjualan Tahun Sebelumnya : 100%)

(24)

3.7.2 Informasi Yang Dibutuhkan Berdasarkan CSF

Informasi yang dibutuhkan berdasarkan analisis CSF adalah sebagai berikut:

• Informasi mengenai analisa penjualan. • Informasi mengenai retur penjualan.

• Informasi mengenai biaya dan media promosi.

3.8 Analisis Kebutuhan Informasi Eksekutif 3.8.1 Permasalahan Yang Dihadapi

Dalam Sistem Informasi Pemasaran PT. Tritunggal Arthamakmur terdapat beberapa masalah yang menjadi kendala bagi eksekutif dalam membuat perencanaan strategis dan pengambilan keputusan. Masalah tersebut adalah : 1. Informasi yang disajikan kepada eksekutif bersifat global, apabila ingin

mengetahui informasi secara detail memakan waktu lama.

2. Laporan yang disajikan masih dalam bentuk print-out sehingga memakan waktu untuk memeriksa, menyortir, menganalisa dan mengevaluasi laporan tersebut.

3. Belum tersedianya informasi eksternal mengenai pesaing dan pasar sehingga eksekutif menjadi kesulitan dalam menganalisa situasi pesaing dan pasar yang ada.

(25)

3.8.2 Usulan Pemecahan Masalah

Dari permasalahan yang ada, kami mengusulkan untuk merancang suatu Sistem Informasi Eksekutif yang memiliki kemampuan sebagai berikut:

1. Menyediakan laporan ringkas dalam bentuk tabel dan grafik yang dilengkapi dengan fasilitas Drill Down, Drill Across dan Exceptional Report.

2. Menyediakan informasi yang bersifat internal dan eksternal, yang dapat membantu eksekutif dalam merencanakan dan memonitor kinerja perusahaan.

3.8.3 Informasi Yang Dibutuhkan Eksekutif

Kebutuhan informasi yang diperlukan oleh Eksekutif adalah sebagai berikut: 1. Kebutuhan Informasi Internal :

• Analisa Penjualan

• Analisa Target Penjualan • Evaluasi Penjualan • Analisa Promosi

• Analisa Retur Penjualan • Analisa Peramalan Penjualan 2. Kebutuhan Informasi Eksternal :

• Analisa Penjualan Produk Pesaing • Analisa Pangsa Pasar