TUGAS INDIVIDU MATA KULIAH
SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN DAN INFORMASI
EKSEKUTIF
DRAF
DECISION SUPPORT SYSTEM (DSS) UNTUK MENENTUKAN VENDOR PROYEK
Disusun oleh:
Bayu Indrayana P056120052.41E
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN ... 1 Latar Belakang ... 1 Rumusan Masalah ... 1 Tujuan Penelitian ... 1 Manfaat Penelitian ... 2 2. TINJAUAN PUSTAKA ... 3 Kinerja Proyek ... 3
Pelaku Proyek Konstruksi ... 4
Analisis Diskriminan ... 5
Model Analisis diskriminan ... 6
3. METODE PENELITIAN ... 7
Pengumpulan Data ... 7
Variabel dan Cara Penilaian Variabel ... 7
Metode Analisis Data ... 7
Perancangan Database ... 8
Pengembangan DSS ... 8
Pembuatan Model Base ... 9
Pengambilan Keputusan ... 11
Perhitungan INTV ... 12
Output DSS ... 12
Penggunaan DSS ... 13
1. PENDAHULUAN Latar Belakang
Keberhasilan suatu proyek ditentukan oleh banyak faktor, setiap individu kelompok memiliki peran penting dalam keberhasilan proyek. Dalam bidang konstruksi ketepatan schedule pekerjaan sangat penting, diimbangi kwalitas pekerjaan yang baik sesuai standart yang sudah berlaku nasional maupin internasional. Pemilihan vendor (supplayer dan subvendor) merupakan proses yang sangat penting untuk dilakukan demi keberhasilan suatu proyek. Proses ini dapat disebut prakualifikasi dimana dalamnya terdapat kriteria-kriteria yang dibutuhkan untuk keberhasilan dalam penyelesaian proyek. Prakualifikasi pemilihan vendor bertujuan untuk mengetahui kemampuan secara teknik dari setiap vendor. Pengambilan keputusan pada prakualifikasi vendor dilakukan berdasarkan kriteria-kriteria evaluasi yang sudah ditentukan. Penilaiannya lebih bersifat kualitatif dan subjektif, sehingga Subjective
Judgment yang didasarkan pengalaman sangatlah menentukan.
Salah satu penyebab kesalahan pemilihan vendor adalah minimnya informasi mengenai kemampuan vendor yang selama ini sudah ada. Oleh karena itu, dalam melakukan evaluasi terhadap vendor dibutuhkan pengetahuan mendalam dan pengalaman yang cukup untuk dapat memastikan bahwa vendor terpilih mempunyai kemampuan dari segi teknik, pengalaman, keuangan, serta manajemen dan organisasi, untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang ditentukan oleh pemilik proyek tersebut.
Masalah prakualifikasi vendor ini lebih bersifat semiterstruktur, dilakukan saat ada kebutuhan unuk mengerjakan suatu proyek. Untuk membantu menyelesaikan masalah-masalah semiterstruktur, diperlukan suatu sistem pendukung keputusan atau Decision
Support System (DSS). DSS dibuat untuk meningkatkan proses dan kualitas hasil
pengambilan keputusan. DSS memadukan data dan pengetahuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam proses pengambilan suatu keputusan. DSS sudah banyak digunakan dalam berbagai penelitian dalam kasus prakualifikasi, atau pengelompokan dan berbagai metode rancang bangun. DSS diharapkan dapat menghasilkan pilihan untuk suatu keputusan sesuai kenyataan yang ada.
Rumusan Masalah
Untuk mengatasi permasalahan pemilihan vendor yang bersifat subyektif maka dikembangkan rumusan masalah yaitu bagaimana proses prakualifikasi pemilihan vendor untuk melaksanakan proyek pekerjaan dengan obyektif, cepat dan sistematik dengan memanfaatkan data dan informasi yang relevan dan kritis dalam proses tersebut.
Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk mencari vendor yang paling tepat untuk melaksanakan pekerjaan proyek dengan mencari hubungan antara kualitas dari kriteria-kriteria terhadap kinerja yang dihasilkan (kinerja waktu, kinerja biaya, dan kinerja kualitas)
Manfaat Penelitian
Selain mempunyai tujuan penelitian ini diharapkan mempunyai manfaat untuk penulis mendapat wawasan dan pengembangan dari model DSS, dan untuk perusahaan dapat menentukan vendor yang cepat, tepat, akurat untuk menyelesaikan proyek yang ada.
2. TINJAUAN PUSTAKA Kinerja Proyek
Kinerja Proyek merupakan bagaimana cara kerja proyek tersebut dengan membandingkan hasil kerja nyata dengan perkiraan cara kerja pada kontrak kerja yang disepakati oleh pihak owner dan kontraktor pelaksana. Soeharto mengemukakan suatu contoh dimana dapat terjadi bahwa dalam laporan suatu kegiatan dalam proyek berlangsung lebih cepat dari jadwal sebagaimana yang diharapkan. Akan tetapi ternyata biaya yang dikeluarkan melebihi anggaran. Bila tidak segera dilakukan tindakan pengendalian, maka dapat berakibat proyek tidak dapat diselesaikan secara keseluruhan karena kekurangan dana.
Setiap kegiatan proyek dalam mencapai tujuan serta sasaran mempunyai beberapa faktor yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek. Faktor yang patut dipertimbangkan adalah faktor ekonomi, teknik dan manusia, dimana ketiga faktor tersebut saling berpengaruh dan terkait. (Soeharto,I., 1995)
Sasaran proyek yang dimaksud dalam pernyataan diatas adalah unsur anggaran atau biaya (cost), mutu (quality) dan waktu (time) atau yang biasa dikenal dengan TQC. Ketiga sasaran proyek tersebut merupakan tiga kendala (Triple Constraint) sebagai berikut: (Soeharto,I., 1995)
1. Anggaran (Cost)
Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. Untuk proyek-proyek yang melibatkan dana dalam jumlah yang besar dan jadwal bertahun-tahun, anggaran bukan hanya ditentukan untuk total proyek atau per periode tertentu (misalnya per kwartal) yang jumlahnya disesuaikan dengan keperluan. Dengan demikian penyelesaian bagian-bagian proyek pun harus memenuhi sasaran anggaran per periode.
2. Mutu (Quality)
Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan. Sebagai contoh, bila hasil kegiatan proyek tersebut berupa instalasi pabrik, maka kriteria yang harus dipenuhi adalah pabrik harus mampu beroperasi secara memuaskan dalam kurun waktu yang telah ditentukan. Jadi, memenuhi persyaratan mutu berarti mampu memenuhi tugas yang dimaksudkan atau sering disebut sebagai fit for the intended use.
3. Waktu (Time)
Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. Bila hasil akhir adalah produk baru, maka penyerahannya tidak boleh melewati batas waktu yang telah ditentukan. Walaupun secara teoritis pelaksanaan proyek harus tepat waktu, namun sering terjadi pada waktu pelaksanaannya tidak berjalan sebagaimana yang diharapkan. (Soeharto,I. 1995)
Pelaku Proyek Konstruksi
Dalam pelaksanaan proyek konstruksi terdapat pelaku dalam proyek tersebut, (Dipohusodo,1996) yaitu :
a. Pemilik Proyek atau Pemberi Tugas
Pemilik proyek adalah orang atau badan usaha yang memprakarsai, mendanai, dan mempunyai bangunan yang akan dilaksanakan dalam proses kegiatan suatu proyek konstruksi.
b. Kontraktor Pemborong
Kontraktor adalah seseorang atau badan usaha yang ditugasi oleh pemilik proyek atau lembaga tertentu yang diberi wewenang secara profesional untuk bertanggung jawab dalam pelaksanaan proyek sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan syarat-syarat yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah disepakati.
c. Vendor / Sub Kontraktor
Pihak ketiga yang ditugasi oleh kontraktor utama yang diberi wewenang secara profesional untuk bertanggung jawab dalam pelaksanaan proyek sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan syarat-syarat yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah disepakati.
Decision Support System (DSS)
Decision Support System (DSS) mulai dikenal pada akhir tahun 1960-an dengan
time sharing komputer. Namun, istilah DSS sendiri baru diperkenalkan pada 1971 oleh G. Anthony Gorry dan Michael S. Scott Morton, keduanya merupakan profesor MIT, yang merasakan perlunya suatu kerangka kerja untuk mengarahkan aplikasi komputer kepada pengambilan keputusan manajemen (McLeod 1995; Power 2002; Turban et al. 2006; Stair & Reynolds 2010).
Istilah DSS didefinisikan sebagai konsep spesifik yang menghubungkan sistem komputerisasi informasi dengan para pengambil keputusan sebagai pemakainya (Eriyatno 1999). Karakteristik pokok yang melandasi teknik DSS adalah sebagai berikut:
1. Interaksi langsung antara komputer dengan pengambil keputusan
2. Dukungan menyeluruh (holistik) dari keputusan bertahap ganda
3. Suatu sintesa dari konsep yang diambil dari berbagai bidang, antara lain ilmu komputer, psikologi, intelegensia buatan, ilmu sistem dan ilmu manajemen
4. Mempunyai kemampuan adaptif terhadap perubahan kondisi dan kemampuan berevolusi menuju sistem yang lebih bermanfaat.
Keen dan Morton di dalam McLeod (1995) mendefinisikan tujuan yang harus dicapai DSS sebagai berikut:
1. Membantu pengambil keputusan membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi-struktur.
2. Mendukung penilaian pengambil keputusan bukan mencoba menggantikannya
3. Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan
Dalam aplikasinya, DSS baru bermanfaat apabila terdapat kondisi sebagai berikut : (1) Eksistensi dari basis data yang sangat besar sehingga sulit mendayagunakannya, (2) Kepentingan adanya transformasi dan komputasi pada proses mencapai keputusan, (3) Adanya keterbatasan waktu, baik dalam penentuan hasil maupun dalam prosesnya, (4) Kepentingan akan penilaian atas pertimbangan akal sehat untuk menentukan dan mengetahui pokok permasalahan serta mengembangkan alternatif dan pemilihan solusi.
Model konsepsional dari DSS merupakan gambaran hubungan abstrak antara tiga komponen utama penunjang keputusan yaitu: para pengambil keputusan/pihak pengguna, model, dan data (Eriyatno 1999). Dari ketiga komponen tersebut, model merupakan inti dalam rancang bangun DSS, karena model harus dapat menghasilkan keputusan yang efektif bagi pengguna. Menurut Mulyono (1991) model adalah abstraksi atau penyederhanaan realitas sistem yang kompleks dimana hanya komponen-komponen yang relevan atau faktor-faktor yang dominan dari masalah yang dianalisis diikutsertakan. Model diperlukan untuk menemukan variabel-variabel apa yang penting atau menonjol.
Analisis Diskriminan
Analisis Diskriminan adalah salah satu tehnik analisa Statistika dependensi yang memiliki kegunaan untuk mengklasifikasikan objek beberapa kelompok. Pengelompokan dengan analisis diskriminan ini terjadi karena ada pengaruh satu atau lebih variabel lain yang merupakan variabel independen. Kombinasi linier dari variabel-variabel ini akan membentuk suatu fungsi diskriminan (Tatham et. al.,1998).
Analisis diskriminan adalah teknik multivariate yang termasuk dependence method, yakni adanya variabel dependen dan variabel independen. Dengan demikian ada variabel yang hasilnya tergantung dari data variabel independen. Analisis diskriminan mirip regresi linier berganda (multivariable regression). Perbedaannya analisis diskriminan digunakan apabila variabel dependennya kategoris (maksudnya kalau menggunakan skala ordinal maupun nominal) dan variabel independennya menggunakan skala metric (interval dan rasio). Sedangkan dalam regresi berganda variabel dependennya harus metric dan jika variabelnya independen, bias metric maupun nonmetrik.
Sama seperti regresi berganda, dalam analisis diskriminan variabel dependen hanya satu, sedangkan variabel independen banyak (multiple). Misalnya varibel dependen adalah pilihan merek mobil : Kijang, Kuda dan Panther. Variabel independennya adalah rating setiap merek pada sejumlah atribut yang memakai skala 1 sampai 7.
Analisis diskriminan merupakan tehnik yang akurat untuk memprediksi seseorang termasuk dalam kategori apa, dengan catatan data-data yang dilibatkan terjamin akurasinya
Model Analisis diskriminan
Model dasar analisis diskriminan mirip regresi berganda. Perbedaannya adalah kalau variabel dependen regresi berganda dilambangkan dengan Y, maka dalam analisis diskriminan dilambangkan dengan Z.
Model analisis diskriminan adalah sebuah persamaan yang menunjukkan suatu kombinasi linier dari berbagai variabel independen yaitu :
Z = c + aX1 + bX2 + cX3 +...
Dengan :
Z = skor diskriminan
c = koefisien diskriminasi atau bobot X = prediktor atau variabel independent
Yang diestimasi adalah koefisien ‘c’, sehingga nilai ‘Z’ setiap grup sedapat mungkin berbeda. Ini terjadi pada saat rasio jumlah kuadrat antargrup (between-group sum of square) terhadap jumlah kuadrat dalam grup (within-group sum of square) untuk skor diskriminan mencapai maksimum. Berdasarkan nilai D itulah keanggotaan sesorang diprediksi
3. METODE PENELITIAN Kerangka Pemikiran
Untuk dapat membuat DSS yang dapat memenuhi kebutuhan sesuai dengan tujuan pembuatan DSS tersebut, pengembangan sistem aplikasinya dilakukan dengan menggunakan metode Critical Succes Factor (CSF). Prinsip dari metode ini adalah bahwa informasi yang dibutuhkan dalam prakualifikasi vendor ditentukan oleh beberapa faktor strategis yang menentukan. Dengan mengetahui faktor-faktor yang menentukan tersebut dan mengetahui besarnya pengaruh dari faktor-faktor tersebut terhadap keberhasilan vendor dalam melaksanakan pekerjaan maka kinerja vendor dapat diprediksi.
Pengumpulan Data
Sebagai objek penelitian adalah hubungan antara kualitas dari kriteria evaluasi dalam prakualifikasi terhadap kinerja proyek dari segi waktu, biaya dan kualitas. Penelitian dilakukan terhadap proyekproyek dengan nilai dibawah 10 milyar yang sudah selesai dilaksanakan. Sedangkan sebagai responden adalah manajer proyek/pimpro. Pengumpulan data dilakukan dengan mengisi kuesioner
Variabel dan Cara Penilaian Variabel
Sebagai variabel bebas dalam kuesioner adalah kualitas dari kriteria evaluasi dalam prakualifikasi. Variabel bebas terdiri dari 32 kriteria penilaian meliputi kriteria keuangan, pengalaman, kinerja masa lampau dan kriteria manajeman dan organisasi. Variabel terikat adalah kinerja waktu, biaya dan kualitas proyek. untuk variabel bebas, penilaian dilakukan dengan skala penilaian 1-5. Nilai 1 untuk kualitas penilaian sangat rendah/ sangat kurang, 2 untuk rendah/kurang, 3 untuk sedang/cukup, 4 untuk tinggi/baik dan nilai 5 untuk kualitas penilaian sangat tinggi/ baik sekali. Untuk penilaian variabel terikat dilakukan dengan kategorial, yaitu 0 untuk kinerja proyek berhasil dan 1 untuk kinerja proyek gagal. Kinerja waktu berhasil jika waktu yang dibutuhkan tidak lebih besar dari waktu rencana dan gagal jika melebihi waktu rencana, kinerja biaya berhasil jika biaya yang dikeluarkan tidak melebihi anggaran rencana dan gagal jika lebih besar, serta kinerja kualitas berhasil jika hasil akhir proyek sesuai dengan spesifikasi yang disyaratkan.
Metode Analisis Data
Analisis data dimaksudkan untuk pembuatan model base. Analisis data dilakukan secara statistik dengan menggunakan analisis diskriminan. Pemilihan penggunaan analisis diskriminan didasarkan pada tujuan output yang dihasilkan dalam analisis ini. Persamaan diskriminan tersebut adalah:
Z = c + aX1 + bX2 + cX3 +... (1)
Persamaan diskriminan tersebut terdiri dari variabel-variabel pembeda yang mempunyai pengaruh kuat dalam memprediksi kinerja vendor. Sebagai ambang batas untuk membedakan kinerja proyek di tentukanlah suatu nilai cut-off.
Perancangan Database
Gambar 1 Diagram Analisis Entitas Database
Terdapat dua tabel yaitu Tabel Vendor dan Tabel Proyek, Tabel Vendor berisikan data Vendor dari nama, alamat, pekerjaan, telp, tahun gabung, serta 32 pertanyaan yang akan diajukan untuk quisioner. Terdapat pula Tabel Proyek yang berisi NIP, NamaProyek, Owner, LokasiProyek, NilaiProyek, Status perkerjaan.
Pengembangan DSS
Konsep yang dipergunakan dalam pengembangan DSS adalah meliputi input, proses dan output (Gambar 1).
Gambar 2 Konsep Decision Support system VENDOR
NIV
nama alamat Telp
thGabung pekerjaan
PROYEK NIP
namaProyek owner nilaiProyek
status LokasiProyek X1 Mengerjakan X2 X3 X4 X32 X...
Input:
Pada bagian input terdiri dari data base dan model base. Data base, berisi on post
data, yaitu kualitas penilaian dari kriteria-kriteria evaluasi yang dipergunakan serta model base, yaitu model yang akan dipergunakan dalam DSS. Model base yang
dihasilkan dari analisis statistik dengan metode analisis diskriminan, yang terdiri dari Z score adalah fungsi diskriminan dan cut-off, yaitu nilai skor diskriminan yang dipergunakan untuk membagi kelompok menjadi dua bagian berhasil dan gagal.
Proses:
Dalam proses ada dua kegiatan, yaitu pengumpulan dan pengorganisasian data yaitu data penilaian dari setiap vendor dan perhitungan dan analisis yang terdiri dari perhitungan kinerja berdasarkan fungsi diskriminan serta cut-off point, dan perhitungan nilai indek untuk menunjukan peringkat vendor.
Output:
Output yang dihasilkan dari proses yang akan dipergunakan dalam DSS adalah kondisi kinerja waktu, biaya dan kualitas, serta indeks nilai vendor (INTV) yang akan dipergunakan untuk menetukan peringkat dari vendor.
Feed back dimaksudkan dengan adanya umpan balik tesebut, kesinambungan DSS yang
dihasilkan akan selalu dapat dipenuhi.
Pembuatan Model Base
Dalam pembuatan model untuk pembuatan DSS, dilakukan pendekatan terhadap fenomena-fenomena yang terjadi dalam prakualifikasi vendor. Model penelitian ditentukan dengan mengidentifikasi kriteria-kriteria evaluasi yang menjadi pembeda antara vendor yang berhasil dan yang gagal. Pembuatan model base dilakukan berdasarkan hasil dari analisis diskriminan terhadap kinerja biaya, waktu dan kualitas.
Perhitungan kinerja biaya:
Z biaya = c + aX1 + bX2 + cX3 +... (2)
X20 = Variabel kemampuan dalam pengadaan peralatan kerja
X25 = Variabel kelengkapan struktur organisasi vendor
Cut-off
Zcu biaya = y
Perhitungan kinerja waktu:
Z waktu = - c + aX1 + bX2 + cX3 +... (3)
X25 = variabel kelengkapan struktur organisasi vendor
Cut-off
Zcu waktu = y
Perhitungan kinerja kualitas:
Z waktu = c + aX1 + bX2 + cX3 +... (4)
X15 = variabel tingkat pendidikan informal personel inti di lapangan dari vendor
X20 = variabel kemampuan dalam pengadaan peralatan kerja
Cut-off
Diagram Alur DSS
Gambar 3 Diagram Alur Pengembangan DSS
Dalam penggunaan awal dari DSS, yang pertama harus diisi adalah pengisian data, meliputi nama vendor, kualitas penilaian kriteria evaluasi dan nilai cut-off. Dari data yang dimasukan maka akan dilakukan analisis berdasarkan model base yang ada, yaitu dicari nilai Z dan kemudian dibandingkan dengan nilai ambang yang dipergunakan
(cut-off) sehingga kinerja vendor tersebut dapat diprediksi keberhasilannya. Setelah
didapatkan kinerja, maka selanjutnya akan dihitung nilai INTV untuk menentukan peringkat dari vendor tersebut.
Pengambilan Keputusan
Dalam DSS ini pengambilan keputusan dilakukan dengan cara membandingkan antara nilai Z dari vendor dengan nilai Cut-off (Zcu). Cara pengambilan keputusanya
sebagai berikut :
Jika Z lebih besar atau sama dengan Zcu maka kinerjanya dimasukan dalam kelompok berhasil.
Jika Z lebih kecil dari Zcu maka kinerjanya dimasukan dalam kelompok gagal.
Perhitungan INTV
Indek Total Nilai Vendor (INTV) adalah suatu acuan yang dipergunakan untuk menentukan peringkat dari vendor tersebut. Semakin besar nilai INTV maka vendor tersebut semakin baik. Dalam pembuatannya dilakukan sebagai berikut:
Penentuan Bobot Kinerja, adalah bobot dari kinerja biaya, waktu dan kualitas. Bobot ini ditentukan oleh user sesuai dengan kebutuhan.
Kinerja Biaya = A % Kinerja Waktu = B % Kinerja Kualitas = C % Total ( A + B + C ) = 100 % Zscore : - Zbiaya : ZbA - Zwaktu : ZwA - Zkualitas : ZkC
Indek Nilai Total Vendornya adalah :
INTV = ( ZbA x A ) + ( ZwA x B ) + ( ZkC x C ) (5)
Output DSS
Tampilan output dari DSS ini sebagai berikut:
1. Prediksi kinerja vendor, yaitu :
Jika pengambilan keputusan menyatakan bahwa prediksi kinerja tersebut berhasil maka akan ditampilkan prediksi kinerja “berhasil“.
Jika pengambilan keputusan menyatakan bahwa prediksi kinerja tersebut gagal maka akan ditampilkan prediksi kinerja “gagal“.
Penggunaan DSS
DSS ini dimaksudkan untuk menyediakan informasi yang berhubungan dengan prediksi kinerja vendor dari segi kinerja biaya, kinerja waktu dan kinerja kualitas pada prakualifikasi vendor. Dengan menggunakan DSS ini, kesalahan owner dalam pelaksanaan prakualifikasi vendor dapat dikurangi. Dengan mengetahui prediksi kinerja tersebut owner dapat menyiapkan langkah-langkah, sehingga kesalahan dalam pengambilan keputusan dapat dikurangi. Jadi pengguna dapat menentukan persyaratan-persyaratan tertentu sesuai dengan masukan yang didapat dalam menentukan kelulusan dalam prakualifikasi.
4. DAFTAR PUSTAKA
Dipohusodo,(1996), Manajemen proyek konstruksi, Jakarta. Jilid 2
Eriyatno. 1999. Ilmu Sistem: Meningkatkan Mutu dan Efektivitas Manajemen. IPB Press. Bogor.
Mc. Leod RE Jr. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Terjemahan dari Management Information Sistem. Oleh: Hendra Teguh. Prenhallindo, Jakarta.
Suharto, Iman (1995). Manajemen Proyek (dari Konseptual sampai operasional). Edisi Pertama. Erlangga, Jakarta.
Suprapto, Heri and Wulandari. Decision Support System (DSS) Dalam Prakulifikasi Kontraktor. International Civil Engginer Conference, Surabaya August 25-26, 2006
Turban, E., Decision Support System and Expert System Management Support Systems, Prentice-Hall International, inc, 1995.
