1. Tujuan
Prosedur ini memberikan pedoman dalam pelaksanaan, penetapan, penyediaan, pemeliharaan, infrastruktur atau barang inventaris kekayaan negara yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian pelayanan.
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku bagi seluruh prasarana (barang inventaris) di lingkungan Politeknik Negeri Semarang.
3. Uraian Umum
3.1. Tujuan formal inventarisasi dengan batasannya adalah untuk memberikan kesempurnaan pengurusan dan pengawasan tata usaha keuangan Negara, dan tercapainya pengawasan yang efektif terhadap keuangan/kekayaan negara.
3.2. Target pencapaian tujuan dari kegiatan inventarisasi untuk menunjang pencapaian sasaran organisasi/ lembaga yang memerlukan pemahaman dari pada hakikat keberadaan alat/ sarana secara kwantitatif dan kwalitatif, maka diperlukan bahan-bahan antara lain : tersusunnya daftar inventaris yang tertib dan memenuhi syarat untuk pertanggungjawaban penguasaan dan pengelolaan barang milik/ kekayaan Negara, dari daftar inventaris tersebut dapat dimanfaatkan/ difungsionalkan untuk menunjang pelaksanaan tugas Kementerian.
3.3. Fungsi inventarisasi adalah mencatat dan menghimpun data asset negara yang dikuasai Kementerian, menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan asset Negara, menyiapkan informasi mengenai asset yang dikuasai Kementerian sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan perlengkapan Kementerian, serta menyediakan informasi tentang asset yang dikuasai Kementerian untuk menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas Kementerian.
3.4. Sasaran inventarisasi adalah semua barang milik/ kekayaan negara yaitu semua barang baik barang bergerak maupun tidak bergerak yang dibeli, didapat, dihasilkan baik secara sebagian maupun secara keseluruhan melalui APBN maupun di luar APBN sesuai peraturan perundangan yang berlaku. Pada dasarnya barang inventaris adalah barang-barang yang umur pakai/ teknisnya lebih dari satu tahun. Barang- barang tersebut meliputi barang bergerak (seperti kendaraan, peralatan besar, peralatan laboratorium, peralatan kantor, dll), barang tidak bergerak (seperti tanah, bangunan, gedung, dll), serta barang persediaan dalam gudang dan tempat penyimpanan lainnya.
3.5.1. Undang-Undang Perbendaharaan Indonesia (Indische Compabiliteits Wet/ ICW) Stb. 125 No. 448 tentang Cara Pengurusan dan Pertanggungjawaban Keuangan Negara. Terakhir diubah dengan Undang-Undang No. 9 tahun 1968.
3.5.2. Instruksi Presiden No. 3 tahun 1971 tanggal 30 Maret 1971 tentang Inventarisasi Barang-Barang Milik/ Kekayaan Negara.
3.5.3. Keputusan Menteri Keuangan Nomor KEP-225/MK/V/4/1971 tanggal 13 April 1971 tentang Pedoman Pelaksanaan Tentang Inventarisasi BM/KN.
3.5.4. Keputusan Presiden Nomor 17 tahun 2000. 3.6. Pengertian istilah dalam inventarisasi
3.6.1. PEBIN : Pembina Barang Inventaris adalah Menteri Pendidikan Nasional. 3.6.2. Kuasa PEBIN adalah Sekretaris Jendreral Kementerian Pendidikan Nasional.
3.6.3. Pelaksana PEBIN adalah Kepala Biro Perlengkapan Kementerian Pendidikan Nasional. 3.6.4. Penguasa Barang Inventaris (PBI) adalah pejabat tertinggi di lembaga yang bertanggung
jawab atas penguasaan barang dan pembinaan barang yang berada di bawah penguasaannya dalam hal ini Direktur Politeknik Negeri Semarang.
3.6.5. Pembantu Penguasa Barang Inventaris (PPBI) adalah pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang dari PBI untuk bertanggung jawab mengenai pengelolaan BM/KN yang berkaitan dengan kewenangan pengelolaan anggaran. Kode terdiri dari 10 digit mengikuti aturan Kepmenkeu No. 10/KMK/018 tentang Klasifikasi dan Kodefikasi barang inventaris milik kekayaan negara.
1. 01. 01. 04. 002 Sub-Sub Kelompok Sub Kelompok Kelompok Bidang Golongan
3.6.6. Pelaksana PPBI adalah pejabat eselon III yang relevan dengan penatausahaan BM/KN. 3.6.7. Kuasa PBI adalah pejabat yang diberi kuasa secara fungsional oleh PBI untuk
penatausahaan BM/KN
3.6.8. Unit Pengurus Barang (UPB) adalah unit kerja/ jurusan yang memakai/ menggunakan barang inventaris BM/KN.
3.6.9. PPI : Penanggung jawab Pelaksana Inventaris.
3.6.10. Pembantu PPI adalah pejabat yang diberi wewenang oleh PPBI untuk menguasai dan mengkoordinasikan pelaksanaan laporan inventarisasi.
3.6.11. PI adalah pejabat yang melaksanakan pengelolaan barang inventaris secara fisik.
3.6.12. Inventarisasi Barang adalah kegiatan untuk melakukan pencatatan dan pendaftaran barang milik/ kekayaan negara (perlengkapan pemerintah pada suatu saat tertentu). 3.6.13. Laporan Inventaris Barang adalah suatu daftar yang menunjukkan catatan sejumlah
BM/KN baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak.
3.6.14. Barang Milik/ Kekayaan Negara (BM/KN) adalah semua barang milik Negara yang berasal/ dibeli dengan dana yang bersumber untuk seluruh atau sebagian dari APBN, dan dari dana masyarakat.
3.6.15. Barang adalah bagian dari kekayaan Negara yang terdiri dari satuan-satuan tertentu yang dapat dihitung/ diukur/ ditimbang dan dinilai kecuali uang.
3.6.16. Barang tidak bergerak/ barang tetap adalah barang yang menurut sifatnya dan penggunaannya tidak dapat dipindahkan atau menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku ditetapkan sebagai barang tidak bergerak, tanah, bangunan dan kapasitas diatas 150 ton.
3.6.17. Barang bergerak adalah barang yang merupakan bagian dari kekayaan negara yang menurut sifat dan penggunaannya dapat dipindahkan misalnya : alat kantor, alat pengangkutan, dsb.
3.6.18. Barang habis pakai adalah barang yang merupakan bagian dari kekayaan negara yang menurut sifatnya dipakai habis untuk keperluan dinas atau jangka waktu pemakaiannya kurang dari satu tahun.
3.6.19. Barang persediaan adalah barang yang merupakan bagian dari kekayaan negara yang masih disimpan dalam ruang penyimpanan/ gudang dan belum digunakan dalam proses kegiatan dinas.
3.6.20. Barang Inventaris adalah barang yang merupakan bagian dari kekayaan negara baik merupakan barang bergerak maupun barang tidak bergerak yang berada dalam penguasaan dan pengurusan Departemen dan jangka waktu pemakaianya lebih dari satu tahun.
3.6.21. Pengurusan Barang adalah pejabat yang oleh negara diserahi tanggung jawab mengurus, mengatur dan membina administrasi maupun fisik barang milik Negara di luar kewenangan Bendaharawan Barang.
3.6.22. Bendaharawan Barang adalah pejabat yang oleh Negara diserahi untuk menerima, menyimpan, memelihara, dan mengeluarkan serta mempertanggungjawabkan barang dalam gudang secara tertib dan teratur.
3.6.23. Gudang adalah suatu ruangan/ tempat penyimpanan baik yang tertutup ataupun yang khusus dipakai untuk tempat penyimpanan barang persediaan dan tempat tersebut bukan untuk umum.
3.6.24. Pusat Pembukuan Barang Inventaris Negara adalah barang yang dikuasakan Menteri Keuangan bertanggung jawab atas pembukuan barang inventaris dari seluruh Kementerian dan Lembaga.
3.6.25. Laporan Mutasi, Lembar Mutasi dan buku Mutasi adalah dokumen yang terdiri atas satu atau beberapa lembaran yang digunakan untuk mencatat semua pertambahan, pengurangan dan perubahan status barang.
3.6.26. Buku Induk Inventaris/ Lembar Inventaris adalah dokumen yang mencatat jumlah dan nilai seluruh barang inventaris yang berada di bawah penguasaan tanggung jawab PBI. 3.6.27. Kartu Inventaris Barang/ KIB adalah kartu yang digunakan untuk mencatat data asal
inventaris, riwayat selama penggunaan, mutasi dan sebagainya khusus bagi barang-barang tertentu seperti tanah, bangunan, gedung, alat angkutan dan senjata api.
3.6.28. Daftar Inventaris Ruangan (DIR) adalah daftar yang memuat catatan barang inventaris yang berada pada setiap ruangan kerja, ruang aula, ruang wisma, ruang sekolah, ruang rumah sakit, ruangan laboratorium, dsb.
3.6.29. Daftar Inventaris Lainnya (DIL) adalah daftar yang memuat barang-barang yang tidak tertampung dalam DIR dan KIB.
3.6.30. Buku Catatan Non Inventaris adalah buku tempat mencatat seluruh barang non inventaris atau barang yang belum jelas status hukumnya yang dimiliki atau di bawah tanggung jawab PBI (Direktur).
4. Prosedur
PROSEDUR INVENTARISASI
4.1. Kepala Urusan Kerumahtanggaan dan Perlengkapan
Menerima dokumen pengadaan dari Panitia Pengadaan Barang. Mendisposisi ke Koordinator Urusan Perlengkapan untuk ditindaklanjuti. 4.2. Koordinator Urusan Perlengkapan
Menerima dokumen pengadaan.
Membukukan ke Buku Induk Inventaris Barang, dengan memperhatikan barang, jumlah, dan lokasinya.
Melakukan pengecekan secara fisik kedatangan barang sesuai dokumen pengadaan ke gudang/lokasi penempatan barang.
Melakukan koordinasi dengan pelaksana gudang di lokasi sesuai penempatan barang.
Jika ada ketidaksesuaian barang dengan dokumen pengadaan, maka memberikan masukan sebagai informasi pada Panitia Pengadaan dan Penerima.
Memberikan nomor inventarisasi sesuai klasifikasi dan kodefikasi pada barang yang baru sesuai yang telah tercatat dalam Buku Induk Inventaris Barang.
Memberikan instruksi pada pelaksana inventarisasi untuk melaksanakan proses pengecapan/penyablonan - penomoran pada fisik barang.
Membuat lembar mutasi untuk barang yang harus didistribusikan ke beberapa lokasi unit kerja pengguna barang sesuai dengan dokumen pengadaan.
4.3. Pelaksana Inventarisasi
4.3.1. Melakukan pengecapan/penyablonan – penomoran.
4.3.2. Melakukan pendistribusian sesuai dengan permintaan unit kerja.
4.3.3. Menyampaikan lembar mutasi ke unit kerja pemakai barang dan memasang DIR di lokasi. 4.4. Kepala Unit Pengguna Barang
Menerima lembar mutasi, berikut barang pesanan dan menandatangani lembar mutasi. Menempatkan barang yang telah diterima pada lokasi sesuai dokumen pengadaan.
Jika tidak diuraikan dalam dokumen pengadaan maka memberikan informasi lokasi peletakan barang kepada Koordinator Urusan Perlengkapan.
4.5. Koordinator Urusan Perlengkapan
Mencatat barang yang masuk sesuai lokasi aktual pada Kartu Inventaris Barang. Merevisi DIR dengan adanya penambahan barang baru.
Membuat laporan triwulan 1, 2, 3 berdasarkan barang masuk. 4.6. PBI/ Direktur
Menyetujui laporan akhir tahun ke Biro Perlengkapan Kemendiknas selambat-lambatnya 42 hari setelah triwulan berakhir.
PROSEDUR PENGHAPUSAN
Koordinator Sub Urusan Perlengkapan
1. Membuat pengelompokan barang inventaris dengan kondisi rusak berat (RB) dalam suatu formulir (PM/L ...)
2. Melakukan konfirmasi dan koordinasi ke Unit Pemakai Barang dan Pembantu Pelaksananya yang ada di gedung/ ruang untuk mengumpulkan barang inventaris dengan kondisi rusak berat (RB) pada gudang unit pemakai barabg atau lokasi yang disepakati.
3. Mengambil barang inventaris dengan kondisi rusak berat untuk dikumpulkan di gudang pusat. 4. Membuat usulan draft penghapusan barang inventaris ke Kepala Urusan Kerumahtanggan dan
Perlengkapan.
Koordinator Urusan Kerumahtanggaan dan Perlengkapan sebagai PPI
Mengecheck laporan akhir tahun.
Menindaklanjuti/ dilaporkan kepada PBI/ Direktur.
PBI/ Direktur
Menyetujui laporan akhir tahun ke biro perlengkapan Kemendiknas selambat-lambatnya 42 hari setelah tahun anggaran berakhir.
PROSEDUR OPNAME FISIK
4.7. Kepala Urusan Kerumahtanggaan dan Perlengkapan Menerima disposisi untuk aktivitas opname fisik.
Mendisposisi pelaksana opname fisik kepada Koordinator Urusan Perlengkapan. 4.8. Koordinator Urusan Perlengkapan
Mengkoordinasikan pelaksanaan opname fisik berdasarkan KIB, laporan rekap unit pemakaian barang.
Mengkonfirmasi dan meminta klarifikasi ketidaksesuaian ke unit pemakai barang. Membuat laporan tahunan berdasarkan hasil opname fisik ke PPB I.
Membuat laporan ketidaksesuaian barang inventaris ke PPBI. Laporan Tahunan.
Menghitung asset Politeknik Negeri Semarang Wajib menghitung posisi.
Kepala Unit
1. Pelaksana Inventarisasi 2. UPB Unit Pemakai Barang Unit Kerja Pemakai Barang
1. Setiap bulan Nopember menghitung posisi, jumlah, kondisi, seluruh barang yang ada di unit kerjanya/ bengkel/ laboratorium.
2. Melaporkan hasil, kondisi, jumlah, dan posisi ke Ketua Jurusan. Kondisi : B : Baik
RR : Rusak Ringan RB : Rusak Berat
Ketua Jurusan
1. Merekapitulasi hasil perhitungan.
2. Melaporkan hasil rekapitulasi pada PD II selaku PPBI (Pembantu Penguasa Barang Inventaris).
PPBI
1. Mendisposisi Kepala Urusan Kerumahtangaan dan Perlengkapan untuk melakukan opname fisik dengan melampirkan rekapitulasi barang inventaris.
5. Lampiran
PM.6.3.07/L1 Daftar Inventaris Ruangan
PM.6.3.07/L2 Data Inventarisasi Barang Milik/ Kekayaan Negara PM.6.3.07/L3 Hasil Reinventarisasi Tahunan
PM.6.3.07/L4 Lembar Mutasi Barang Triwulan PM.6.3.07/L5 Lembar Laporan Akhir Tahun 2002
