MP-P-GA-004
Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
Mochammad Furqon Dodi Hilman dr. Thomas Tabalujan, Msc Koordinator GA Manager HR dan GA President Director
Sejarah Perubahan
No. Revisi Tanggal Uraian Perubahan Halaman
DAFTAR ISI
Halaman
SEJARAH PERUBAHAN 2 DAFTAR ISI 3 TUJUAN 4 RUANG LINGKUP 4 REFERENSI 4 PENANGGUNG JAWAB 4 DETAIL PROSEDUR 5
FORMULIR YANG DIGUNAKAN 7
1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk mengatur pelayanan transportasi dan pengelolaan kendaraan operasional yang menjadi kebutuhan Karyawan dalam menjalankan tugas dengan tujuan,
a. Mobilitas Karyawan untuk melaksanakan tugas sehari - hari dapat terpenuhi
tanpa hambatan/berjalan efektif.
b. Biaya transportasi terkendali dan mobilitas Karyawan dapat dilakukan dengan
c. Penggunaan kendaraan operasional kantor dapat dilakukan secara
terkoordinasi dan optimal sesuai prioritas/kepentingan Perusahaan,
d. Kendaraan perusahaan terjaga kondisinya sehingga dapat dipergunakan saat
diperlukan dan terhindar dari gangguan atau kecelakaan dalam perjalanan serta terhindar kerusakan akibat kurang perawatan.
e. Kendaraan selalu laik jalan, termasuk terpenuhinya persyaratan yang
ditentukan pemerintah atas kendaraan (STNK, dsbnya).
2. RUANG LINGKUP
a. Pengelolaan layanan transportasi untuk memenuhi kebutuhan kerja Karyawan,
b. Pengelolaan operasional kendaraan Perusaahaan, khususnya yang menjadi
wewenang Bagian GA (diluar mobil ambulance yang pengelolaannya dilakukan oleh bagian operasional),
c. Pemeliharaan fisik kendaraan Perusahaan,
d. Pengaturan penyediaan dan pengisian bahan bakar kendaraan,
e. Perizinan dan asuransi kendaraan,
f. Perawatan berkala dan perbaikan kendaraan yang rusak, termasuk perbaikan
mobil ambulance jika rusak.
3. REFERENSI
3.1. Pedoman Mutu PT. Kartika Bina Medikatama 3.2. Persyaratan ISO 9001:2008 Klausul 6.3.
3.3. Persyaratan OHSAS 18001:2007 4. PENANGGUNG JAWAB 4.1. Manager HR & GA 4.2. Koordinator GA 4.3. Staff GA 5. DETAIL PROSEDUR
5.1. Pelayanan Permintaan Layanan Transportasi
5.1.1. Karyawan atau bagian yang membutuhkan layanan transportasi menyampaikan permintaan ke Bagian GA sehari sebelumnya.
5.1.2. Kebutuhan transportasi untuk staff Marketing ditangani langsung oleh sBagian Marketing dengan kendaaraan operasional Marketing yang khusus disediakan. Staff Marketing dapat mengajukan ke GA jika kendaraan operasional Marketing lagi dipergunakan saat diperlukan.
5.1.3. GA menerima permintaan pelayanan transportasi dari Karyawan atau departemen yang bersangkutan dengan menggunakan email atau melalui formulir permintaan layanan transportasi.
5.1.4. GA melakukan pemeriksaan jadwal rencana penggunaan kendaraan opersaional (umum) dan membicarakan dengan supir,
5.1.5. Apabila kendaraan tersedia maka GA akan menyiapkan kendaraan dan Supir sesuai dengan permohonan Karyawan.
5.1.6. Apabila jadwal rencana penggunaan kendaraan operasional umum sudah terisi pada waktu yang dibutuhkan, maka
a. GA mencek mana kebutuhan yang lebih prioritas (dari segi
kepentingan dan kemendesakan). Kebutuhan yang lebih penting dan mendesak lebih diprioritaskan, dan diatur kembali jadwal peng-gunaan.
b. Cek jadwal penggunaan kendaraan operasional Marketing. Jika
masih kosong pada waktu yang diperlukan, staff GA mengkoordinasikan peminjaman kendaraan operasional Marketing untuk melayani kebutuhan Karyawan bukan Marketing
c. Jika semua kendaraan sudah terjadwal pada waktu diperlukan, maka ditawarkan penggunaan taksi (taxi voucher).
5.2. Penggunaan Kendaraan Operasional Umum/ Marketing
5.2.1. Staff GA mencatat/ memperbarui jadwal rencana penggunaan kendaraan operasional dan menyampaikan ke supir.
5.2.2. melakukan pemeriksaan kondisi dan kesiapan kendaraan melalui supir,
5.2.3. Melakukan pengaturan tugas Supir dan membuat Surat Jalan/surat tugas untuk perjalanan luar kota,
5.2.4. Supir mengantar Karyawan ke tempat tujuan,
5.2.5. Supir mencatatkan dan merekap bon parkir serta penggunaan BBM.
5.3. Perawatan Kendaraan Secara Berkala (Rutin), termasuk Ambulance
5.3.1. Perusahaan menetapkan ketentuan/ kebijakan tentang per-awatan kendaraan yang berkala harus dilakukan, termasuk penggan-tian oli, air radiator, pengganpenggan-tian suku cadang tertentu (kanvas rem, kopling), service besar (tune up) dan penggantian ban, dan sebagainya sesuai pedoman pabrik atau dealer mobil.
5.3.2. GA membuat dan memelihara buku perawatan untuk masing – masing kendaraan yang disimpan di Bagian GA, dan catatan per-awatan kendaraan berupa kartu diletakan di dalam kendaraan.
5.3.3. Secara berkala setiap bulan, Supir melaporkan kepada Koordin-ator GA perawatan yang harus dilakukan sesuai data/ catatan yang di kartu perawatan dan Koordinator GA mencek ke buku perawatan kendaraan,
5.3.4. Supir mengajukan permintaan perawatan kendaraan sesuai waktunya.
5.3.5. Koordinator GA akan melakukan verifikasi permintaan perawatan kendaraan.
5.3.6. GA mengkonfirmasi kepada bengkel rekanan/yang ditunjuk.
5.3.7. Pihak bengkel akan menerbitkan perincian estimasi harga, dan oleh GA dilaporkan ke Manager HR & GA. Untuk perkiraan biaya diatas satu juta, dimintakan persetujuan direksi.
5.3.8. Apabila perkiraan biaya perawatan disetujui, GA membuat SPK atau Surat Perintah Kerja (SPK) ke bengkel yang ditunjuk serta mengajukan permintaan biaya ke Bagian Keuangan.
5.3.9. Bengkel melaksanakan perawatan sesuai permintaan Perusa-haan, dan invoice diterima GA untuk diproses pembayaran oleh Bagian Keuangan dengan cara ditransfer ke rekening bank milik bengkel.
5.4. Perbaikan Kendaraan yang Mengalami Kerusakan
5.4.1. Supir melaporkan ke GA jika ada kerusakan atas kendaraan dan mengajukan permintaan perbaikan kendaraan,
5.4.2. Koordinator GA melakukan verifikasi atas kerusakan yang terjadi pada kendaraan dan melaporkan kepada HR & GA Manager dan Manajemen
5.4.3. GA mengkonfirmasi kepada bengkel rekanan/yang ditunjuk.
5.4.4. Pihak bengkel akan menerbitkan perincian estimasi ongkos perbaikan, dan oleh GA dilaporkan ke Manager HR & GA dan dimin-takan persetujuan direksi.
5.4.5. Apabila perkiraan ongkos perbaikan disetujui, GA membuat SPK atau Surat Kerja ke bengkel yang ditunjuk
5.4.6. Bengkel melaksanakan perbaikan sesuai permintaan Perusa-haan, dan setelah selesai invoice diterima GA untuk diproses pemba-yaran oleh Bagian Keuangan dengan cara ditransfer ke rekening bank milik bengkel.
6. FORMULIR YANG DIGUNAKAN
6.1. FM-GA-004-01 Form Peminjaman Kendaraan Perusahaan 6.2. FM-GA-004-02 Form Permintaan dan Pemakaian Voucher Taksi 6.3. FM-GA-001-04 Form permintaan perbaikan
Departemen lain Mengajukan permintaan kepada GA untuk peminjaman kendaraan
DIAGRAM ALIR PERMINTAAN PEMINJAMAN KENDARAAN Form Peminjaman kendaraan perusahaan Verifikasi kendaraan ? Staff GA Menginformasikan kepada pemohon dan
menyarankan menggunakan voucher taxi Form Voucher taxi Staff GA
Menyiapkan kendaraan dan Driver
Form Peminjaman kendaraan perusahaan Tidak ada Ada Driver Mengantarkan user ketempat tujuan Surat jalan
Driver Menginformasikan perawatan kepada staff GA
DIAGRAM ALIR PERAWATAN KENDARAAN
Hasil service bulan lalu
Staff GA
Melakukan verifikasipermintaan
Hasil service bulan lalu Staff GA Mengkonfirmasi kepada bengkel / rekanan Bengkel Memberikan rincian estimasi harga Estrimasi harga Bengkel Melakukan perbaikan Setuju ? Tidak Ya
Cari bengkel yang lain Staff GA Mengajukan permintaan uang buat pembayaran ke Bengkel FPPU
