SISTEM MANAJEMEN KEARSIPAN ARSIP DINAMIS AKTIF DAN INAKTIF
KANTOR KECAMATAN TENGARAN KABUPATEN SEMARANG
S K R I P S I
Disusun dan Diajukan untuk melengkapi syarat - syarat Guna memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan
Pada Program Studi Pendidikan Ekonomi
Oleh
Andri Purwantiningsih 162008028
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
KATA PENGANTAR
Apabila kamu bersyukur maka pasti akan Kutambah (nikmat-Ku)
(QS Ibrahim [14]: 7)
Segala puji bagi Allah yang memelihara apa yang ada di langit dan apa yang ada di bumi, Dialah yang Maha Bijaksana lagi Maha Mengetahui sehingga dapat menuntun Penulis untuk menyelesaikan penelitian dan penyusunan skripsi yang berjudul “Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif
Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten Semarang” dengan baik dan lancar. Penyusunan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Pendidikan di Program Studi Pendidikan Ekonomi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana. Selama melaksanakan penelitian dan penyusunan skripsi ini, penulis banyak menerima bantuan, bimbingan, masukan, kritik, saran, dan dukungan dari berbagai pihak yang sangat berarti bagi penulis. Maka pada kesempatan ini pula perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Segenap pimpinan Universitas Kristen Satya Wacana, yang telah memberikan pelayanan akademik terbaik untuk penulis.
2. Segenap pimpinan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana, yang telah memberikan pelayanan akademik terbaik untuk penulis.
4. Drs. Alex Ch D. Mira Kaho, M.Si. selaku dosen pembimbing skripsi yang banyak memberikan waktu, tenaga dan pengetahuannya kepada penulis dalam penyusunan skripsi dan menuntut ilmu di Pendidikan Ekonomi. 5. Arief Sadjiarto, SE, M.Pd selaku wali studi yang telah mendampingi dan
memberi arahan penulis selama kuliah di Pendidikan Ekonomi sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah tepat waktu, sekaligus sebagai penguji yang memberikan masukan dan koreksi yang sangat berharga memperbaiki skripsi penulis.
6. Bapak Ibu dosen Pendidikan Ekonomi, Pak Harbangan, Pak Boetje, Pak Kusjadi, Pak Alex, Pak Bambang, Pak Arief, Pak Giyarso, Ibu Entri, Ibu Sri Muryani, Ibu Santy yang memberikan pendidikan yang bermakna bagi penulis selama ada di Pendidikan Ekonomi.
7. Seluruh pegawai Kantor Kecamatan Tengaran yang telah membantu penulis dalam menyediakan data dan informasi yang dibutuhkan penulis sampai penyusunan skripsi dapat diselesaikan dengan baik.
8. Ayah tercinta yang telah bekerja keras dan selalu memberikan dukungan, motivasi, dan harapan besar sebagai semangat dan kekuatan penulis serta Ibu yang selalu berdoa dan memberikan kasih sayang yang tak ternilai harganya sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah di Pendidikan Ekonomi. ”I Love U Mom & I Heart U Dad”
10.Seluruh rekan-rekan seperjuangan Rina Purnomosari, Oki Wulan Maulida, Dwi Kristianto, Siti Nur Khomariah, dan Tri Anggraeny terima kasih untuk kerjasama, bantuan, kebersamaan, dan persahabatannya. Teman-teman angkatan 2008 khususnya konsentrasi perkantoran dan Teman-teman-Teman-teman PE 2008 pada umumnya yang telah memberikan motivasi dan dukungannya.
11.Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang turut memberikan dukungan selama penyusunan skripsi ini.
Penulis berharap semoga Tuhan memberikan berkat dan anugerah-Nya kepada pihak-pihak yang telah membantu penulis tersebut. Semoga skripsi ini dapat berguna untuk pihak-pihak yang membutuhkan bahan dan sumber informasi tentang sistem kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif.
Tak ada gading yang tak retak, begitu juga penulis menyadari bahwa masih belum sempurnanya skripsi ini. Maka dari itu penulis sangat mengharapkan adanya kritik dan saran yang membangun dari semua pihak dalam rangka penyempurnaan skripsi ini.
Salatiga, Agustus 2012
MOTTO
Ilmu menginginkan untuk diamalkan.
Apabila orang mengamalkannya, maka ilmu itu tetap ada.
Namun sebaliknya, jika tidak diamalkan, maka ilmu akan hilang dengan sendirinya. (Sufyan ats-Tsauri).
Akan kuberikan ilmu yang kumiliki kepada siapapun,
asal mereka mau memanfaatkan ilmu yang telah kuberikan itu (Imam Syafi’i)
Berusaha keras dan jangan pernah menyerah untuk menggapai mimpi, Serahkan kepada Tuhan setelah semua usaha telah kamu lakukan
PERSEMBAHAN
Skripsi ini memberikan pengalaman dan pengetahuan yang sangat berharga, Skripsi ini saya persembahkan bagi mereka yang berarti dalam hidup saya :
Bapak dan Ibu yang sangat aku cintai dan aku banggakan Kakak dan adikku yang aku sayangi
Motivator dan penyemangat hidupku
ABSTRAK
Arsip merupakan sumber informasi, pusat ingatan dan bukti autentik yang sangat penting bagi kelancaran kegiatan perkantoran. Manajemen kearsipan yang baik diperlukan oleh semua kantor untuk memperlancar kegiatan perkantoran. Penelitian ini dimulai pada tanggal 16 April 2012 dan berakhir pada 16 Juli 2012. Masalah penelitian ini adalah Bagaimanakah sistem manajemen kea rsipan arsip dinamis aktif dan inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten Semarang. Tujuan penelitan ini untuk mengetahui sistem manajemen kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten Semarang. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif. Sumber data penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data diperoleh dari pengamatan, wa wancara, dan dokumentasi. Penelitian ini menggunakan prosedur analisis model interaktif dari Miles dan Hubberman yang mencakup proses koleksi data, reduksi data, penyajian data dan pengambilan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan Sistem penyimpanan arsip adalah gabungan/ kombinasi antara sentralisa si dan desentralisasi. Arsip aktif dikelola secara desentralisasi oleh
masing – masing unit kerja dan a rsip inaktif dikelola secara sentralisasi oleh
seorang arsiparis. Penataan arsip dinamis aktif aktif dan inaktif belum sesuai dengan Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan tahun 2006 yang diterbitkan oleh Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang. Tidak ada pega wai khusus kearsipan, pega wai yang didaulat untuk menangani arsip adalah pegawa i dari seksi Tata Pemerintahan. Peralatan yang digunakan belum memadahi dan tidak digunakan dengan maksimal. Ruangan penyimpanan arsip menjadi satu dengan ruang kerja pegawai tanpa sekat apapun. Tidak ada pencatatan arsip keluar, sehingga penemuan kembali arsip sulit. Pemusnahan belum pernah dilakukan.
DAFTAR ISI
BAB I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah Penelitian 1
1.2. Permasalahan Penelitian 5
1.3. Tujuan Penelitian 6
1.4. Signifikansi Penelitian 6
1.5. Keterbatasan Penelitian 8
BAB II. LANDASAN TEORI
2.1. Arsip 9
2.1.1. Pengertian Arsip 9
2.1.2. Wujud Arsip 10
2.1.3. Penggolongan Arsip 10
2.1.4. Ruang Lingkup Kearsipan 11
2.1.5. Petugas Kearsipan 12
2.1.6. Peralatan Penyimpanan Arsip 13 2.1.7. Ruang Penyimpanan Arsip 15
2.2. Sistem 15
2.2.1. Sistem Kearsipan 17
2.2.2. Sistem Penyimpanan Arsip 19
2.3. Manajemen Kearsipan 20
2.3.3. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis 25 2.3.4. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip 29 2.3.5. Penemuan Kembali Arsip 32 2.3.6. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip 34 2.3.7. Manajemen Arsip Dinamis Elektronik 34 BAB III. METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Jenis dan Metode Penelitian 38 3.2. Tempat dan Waktu Penelitian 39
3.3. Sumber Data 39
3.4. Tekhnik Pengumpulan Data 40
3.5. Instrumen Penelitian 43
3.6. Metode Analisis Data 44
BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Hasil Penelitian 47
4.1.1.Visi dan Misi Kantor Kecamatan Tengaran 47 4.1.2.Tugas Pokok Pegawai Kecamatan Tengaran 48 4.1.3.Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Tengaran 48 4.1.4.Manajemen Kearsipan di Kantor Kecamatan
Tengaran 49
1. Sistem Penyimpanan Arsip di Kantor
Kecamatan Tengaran 49
2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip di Kantor
3. Penataan Arsip di Kantor Kecamatan Tengaran 54
4. Ruang Kusus Arsip 60
5. Peralataan dan Perlengkapan Yang digunakan
Dalam Pengelolaan Arsip 60 6. Perawatan Arsip di Kantor Kecamatan Tengaran 68 7. Penemuan Kembali Arsip di Kantor Kecamatan
Tengaran 68
8. Pemusnahaan dan Penyerahan Arsip 70
4.2. Pembahasan 72
4.2.1.Sistem Manajemen Kearsipan 72 4.2.2.Penciptaan dan Pengurusan Arsip 74 4.2.2.1. Pengurusan Naskah Dinas Penting 74 4.2.2.2. Pengurusan Naskah Dinas Biasa 77 4.2.2.3. Pengurusan Naskah Dinas Rahasia 79 4.2.3.Penataan Arsip di Kantor Kecamatan Tengaran 80 4.2.4.Ruang Penyimpanan Arsip 83 4.2.5.Peralatan dan Penyimpanan Arsip 83
4.2.6.Perawatan Arsip 84
4.2.7.Penemuan Kembali Arsip 84 4.2.8.Pemusnahan dan Penyerahan Arsip 86 BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan 87
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
Data Collection 91
Data Reduction 109
Data Display . 113
Keterangan Data Display 114
Conclution Drawing/ Verifying 115
Formulir Survey Arsip 116
Formulir Daftar Pertelaan Arsip Sementara 117 Formulir Daftar Pertelaan Arsip Yang Dimusnahkan/Diserahkan 118 Formulir Data Waktu Penyimpanan Arsip 119 Bagan Proses Naskah Dinas Masuk 116 Bagan Proses Naskah Dinas Penting Keluar 117 Bagan Proses Naskah Dinas Biasa Masuk 118 Bagan Proses Naskah Dinas Rahasia Masuk 119 Skema Penangan Arsip Daftar A (I) Sementara 125 Skema Penangan Arsip Daftar B (II) 126 Skema Penangan Arsip Daftar B (II) Dari Daftar A (I) 127
Foto – Foto 128
