AUDIT TI SMK TERATAI PUTIH GLOBAL 4 MENGGUNAKAN
FRAMEWORK. ITIL V.3
Kusariwati Pauntu1)Pungkas Budiyono2) 1) 2) Program Pascasarjana Magister Ilmu Komputer
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Nusa Mandiri (STMIK Nusa Mandiri) Jl. Salemba Raya No. 5 Jakarta Pusat
email :[email protected], [email protected]
ABSTRACT
Information Technology (IT) A strong school can help organizations to improve understanding of IT, making business decisions better in higher quality and more information on time, aligning the business needs of the school, preventing the loss of resources and possible violations of the system. Measurements of IT services by using the maturity level domain service operation, using qualitative methods (questionnaire), performed as a step to see the level of maturity of IT service school. By knowing the levels / these levels and the gap analysis it will be easier to determine the next process for the IT service improvement strategy. Measurement focused on the domain service operation in the process of the process that is event management, insident management, problem management, request fulfiment and access management. IT service improvement strategies as main objective to assist schools in conducting documentation management and IT support services at SMK Teratai Putih Global 4 Bekasi.
Keywords
ITIL,Service Operation,Gap Analisis, Maturity Level
1. Pendahuluan
SMK Teratai Putih Global 4 Bekasi merupakan salah satu dari beberapa sekolah kejuruan di kota Bekasi, yang merupakan sekolah kejuruan berbasis komputer (memiliki program keahlian Rekayasa Perangkat Lunak, serta program keahlian Multimedia), dimana ada beberapa sekolah kejuruan lain yang mempunyai program keahlian yang sama berada di wilayah kota Bekasi dan sekitarnya. Oleh karena itu SMK Teratai Putih Global 4 Bekasi berusaha semaksimal mungkin untuk dapat menampilkan ciri khas dari lulusan yang nantinya akan dihasilkannya
Dalam rangka meningkatkan daya saing dan mempersiapkan sumber daya lulusan yang berkualitas pada sekolah ini, maka diperlukan sebuah perencanaan strategismengatakan untuk mendukung strategi bisnis sebuah perusahaan diperlukan suatu strategi Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI) [1]. Oleh karena itu diperlukan sebuah analisa untuk
mempersiapkan kebutuhan SI/TI tersebut yang diselaraskan dengan visi, misi dan tujuan dari lembaga.
Penelitian dilakukan di SMK Teratai Putih Global 4 Bekasi untuk mengaudit teknologi informasi dengan framework IT Infrastructure Library (ITIL V.3) dengan Domain Service Operation. Analisis menggunakan analisis kesenjangan. Data-data analisis berdasarkan wawancara dengan Kepala SMK Teratai Putih Global 4 Bekasi, dan hasil kuesioner beberapa guru dan karyawan sekolah.
Masalah infrastruktur TI yang kurang memadai dan handal. Kejadian wifi/hospot sekolah yang terkadang tidak bisa diakses dikarenakan adanya gangguan pada server menunjukkan bahwa sistemnya belum stabil. Hal ini akan berpengaruh terhadap kualitas TI SMK Teratai Putih Global 4 kepada stakeholder-nya maupun kegiatan belajar mengajar.
Tujuannya untuk mengetahui kondisi penerapan teknologi informasi yang berjalan di SMK Teratai Putih Global 4 Bekasi dan mengukur permasalahan dalam bentuk penilaian Maturity Level pada pelaksanaan kegiatanTI khususnya pada domain service operation pada prosesnya yaitu event management,insident management, problem management, request fulfiment dan access management.
2. Landasan Teori
2.1. Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Dalam bukunya Strategic Planning For Information Systems, perencanaan strategis adalah Proses mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memutuskan strategi yang dapat disebut formulasi strategi. Proses penetapan cara untuk mencapai strategi tersebut dilakukan dengan merencanakan sejumlah aksi yang diperlukan dan mengembangkan sumber daya secara efektif[2] .
2.2. Audit Sistem Informasi
Audit SI/TI sebagai aktivitas pengumpulan dan pengevaluasian bukti untuk penentuan apakah proses TI yang berlangsung dalam perusahaaan telah dikelola sesuai dengan standar dan dilengkapi dengan objektif
kontrol untuk mengawasi penggunaa nnya serta apakah telah memenuhi tujuan bisnis secara efektif [3].
Audit SI/TI dapat menekankan pada penggunaan keterpaduan antara uji kepatutan maupun uji secara substantif yang komposisi atau banyaknya digunakan secara seimbang sesuai dengan kondisi proses yang di audit. Hakekatnya audit sistem informasi juga perlu dilakukan untuk memeriksa tingkat kematangan atau kesiapan organisasi dalam melakukan pengelolaan TI.
Audit ialah proses atau aktivitas yang sistematik, independen dan terdokumentasi untuk menemukan suatu bukti audit (evidence) dan mengevaluasi secara objektif untuk menentukan apakah telah memenuhi kriteria pemeriksaan (audit) yang ditetapkan. “Tujuan dari audit adalah untuk memberikan gambaran kondisi tertentu yang berlangsung di perusahaan dan pelaporan mengenai pemenuhan terhadap sekumpulan standar yang terdefinisi” [4].
2.3.ITIL (IT Infrastructure L ibrary)
“The IT Infrastructure Library (ITIL) is simply a set of practices that people just like you have documented because they work well. ITIL is not prespective in that it does not document how to do things. It simply documents what can and should be done”. ITIL merupakan kerangka kerja tata kelola layanan TI yang berisi best practice (praktik yang baik/berhasil) dalam mengelola manajemen layanan TI. ITIL berfokus pada pengukuran yang dilakukan secara terus menerus untuk memgembangkan, meningkatkan dan memperbaiki kualitas layanan TI baik dari sudut pandang bisnis dan pelanggan[5].
2.4. ITIL V 3
“ITIL digunakan oleh organisasi di seluruh dunia untuk membangun dan meningkatkan kemampuan di Service Management.”[6]. ITIL menyediakan kerangka kerja bagi tata kelola TI dan berfokus pada pengukuran terus – menerus dan perbaikan kualitas layanan TI yang diberikan baik dari sisi bisnis dan perspektif pelanggan. ITIL V3 terdiri dari 5 siklus hidup layanan, yaitu:
a. Service Strategy b. Service Design c. Service Transition d. Service Operation
e. Continual Service Improvement
Secara lifecycle ITIL V3 dapat digambarkan seperti gambar 1 di bawah ini:
Gambar 1. Framework ITIL V3
2.5. Analisis Kesenjangan
Analisis kesenjangan adalah alat bisnis dan metode penilaian yang berfokus pada kesenjangan antara kinerja perusahaan saat ini dan kinerja yang diinginkan[7]. Analisis kesenjangan mengevaluasi kinerja aktual saat ini dan upaya perbaikan yang diperlukan untuk menutup kesenjangan kinerja masa depan yang diinginkan. Manfaat dari analisis kesenjangan ini adalah membantu perusahaan yang kinerjanya kurang baik karena tidak efisiennya penggunaan sumber daya atau kegagalan untuk berinvestasi dengan benar dan meningkatkan produksi serta kinerja.
2.6.. Skala Guttman
Skala Guttman disebut skala scalogram yang sangat baik untuk meyakinkan peneliti tentang kesatuan dimensi dan sikap atau sifat yang diteliti, yang sering disebut dengan atribut universal. Skala Guttman merupakan skala yang digunakan untuk jawaban yang bersifat jelas dan konsisten, yaitu benar-salah, pernah-tidak pernah, dan ya-pernah-tidak. Untuk jawaban positif seperti benar, ya, tinggi, baik, dan semacamnya diberi skor 1; sedangkan untuk jawaban negatif seperti salah, tidak, rendah, buruk, dan semacamnya diberi skor 0. Skala ini dapat dibuat dengan bentuk centang maupun pilihan ganda.
2.7. Maturity Level
Tingkat kematangan/kemapaman atau maturity level sangat diperlukan untuk mengetahui sudah sampai dimana tingkat operasional dari suatu organisasi. Semakin tinggi maturity level akan semakin baik proses pengelolaan teknologi informasi yang secara tidak langsung berarti semakin reliable dukungan teknologi informasi dalam proses pencapaian tujuan organisasi [8].Berdasarkan hasil yang didapat dari maturity level, kita akan mengetahui sejauh mana layanan IT manajemen sekolah dan hal-hal apa saja yang akan diperbaiki dengan melihat pada area proses yang menjadi konsentrasi untuk perbaikan/improvement. Gambaran tingkatan maturity level dapat dilihat pada gambar 2 di berikut ini:
Gambar .2 :Tingkatan Maturity Level
3. METODE PENELITIAN
Penelitian ini dilaksanakan dengan melakukan pengumpulan data melalui kuisioner dan wawancara terkait dengan komunikasi dan arah TI di SMK Teratai
Putih Global 4 Bekasi. Tahapan-tahapan yang dilaksanakan yang berkaitan dengan jalannya penelitian adalah :
Gambar .3 : Metode Penelitian
4. Hasil Penelitian
4.1..Pada saat wawancara secara langsung kepada pimpinan sekolah mengharapkan target dari maturity levelnya 3 untuk Teknologi Informasi,dimana pada Level 3 (Defined Process) adalah :
a. Pentingnya menerapkan layanan teknologi informasi yang baik telah dipahami dan diterima.
b. Aktifitas teknologi informasi dilaksanakan mengacu pada prosedur yang baku, tertulis secara jelas dan didokumentasikan.
c. Pihak manajemen telah mengkomunikasikan standarisasi prosedur yang telah dibakukan. d. Pembagian tugas dilakukan dengan jelas,
tertulis dan didokumentasikan
Dengan menggunakan Indeks Skala Nilai Perhitungan Maturity Level dari Tabel 1 dibawah ini :
Tabel. 1. Skala Perhitungan Maturity Level No Indeks Skala Tingkat Maturity Level 1 4,51 - 5,00 5 – Optimized
2 3,51 - 4,50 4 - Managed and Measurable 3 2,51 - 3,50 3 - Defined Process
4 1,51 - 2,50 2 - Repeatable but Intuitive 5 0,51 - 1,50 1 - Initial / Ad Hoc
6 0,00 - 0,50 0 – Non Existent
Model Perhitungan Tingkat Kematangan (Maturity Level) memiliki 2 tahap, pada tahap pertama dilakukan perhitungan mean (nilai rata-rata) dari framework yang telah dilakukan pada sub domain, rumus tersebut adalah:
∑ (Hasil jawaban x Bobot) N = ∑ Jumlah Responden
Nilai akhir tingkat kematangan (Maturity Level) pada setiap indeks pada sub domain pada framework dilakukan dengan menggunakan perhitungan rumus sebagai berikut :
∑ Total Nilai Sub Domain Maturity Level = ∑ Jumlah Pertanyaan
4.2..Hasil Implementasi dan Analisis Tingkat Kematangan (Maturity Level) dan Gap Analisis
Hasil perhitungan kuesioner yang menjelaskan bahwa pada domain Service Operation.4.1 pada proses Event Management, domain Service Operation.4.2 pada proses Incident Management, domain Service Operation.4.4 pada proses Problem Management, domain Service Operation.4.3 pada proses Request Fulfilment, domain Service Operation.4.5 pada proses Access Management memiliki rata-rata skala pada maturirity level 1 (Initial/Ad-Hoc) dengan hasil rata-rata perprosesnya adalah 1 bahwa masih rendahnya level dan domain berdasarkan indikatomya, bisa dilihat pada tabel 2 sampai tabel 6.
a.Event Management
Tabel 2. Perhitungan Maturity Level Event Management
b.Incident Management
Tabel 3. Perhitungan Maturity Level Incident Management
c.Problem Management StudiPustaka ITIL V.3
Observasi
Perancangan kuesioner berdasarkan ITIL V.3
berdasarkan b Wawancara
Penghitungan data kuesioner dengan menganalisis tingkat kematangan saat ini
Menganalisis tingkat kematangan yang diharapkan Perbaikan TI Sekolah Kuesioner Analisis Kesenjangan Kesimpulan Mula i Selesai
Tabel 4. Perhitungan Maturity Level Problem Management
d.Request Fulfilment
Tabel 5. Perhitungan Maturity Level Request Fulfilment
e.Access Management
Tabel 6. Perhitungan Maturity Level Access Management
Dari hasil tabel-tabel Maturity level diatas, maka akan dibuat tabel 7 untuk menjelaskan Nilai Maturity Level dan Gap Analisis antara Tingkat Kematangan (Maturity Level) saat ini (as is) dengan Tingkat kematangan yang diharapkan oleh Manajemen Sekolah (to be), dimana Tingkat kematangan yang diharapkan telah didapatkan dari hasil wawancara dengan pimpinan sekolah dan mengharapkan Level 3 (Defined Process), sebagai berikut tabel perhitungan gapnya :
Tabel 7. Nilai Maturity Level dan Gap Analisis
Proses IT Maturity Level
Saat ini Diharapkan GapAnalisis
Event Management SO. 4.1 1 3 2 Incident Management SO. 4.2 1 3 2 Problem Management SO.4.4 1 3 2 Request Fulfilment SO.4.3 1 3 2 Access Management SO.4.5 1 3 2 Rata-rata 1 2
Selanjutnya dilakukan analisis kesenjangan pada target tingkat pelayanan sekolah yaitu pada level 3 atau Defined Process dengan indeks penilaian 2,51 - 3,50. Analisis yang dilakukan dapat memberikan kemudahan pada TI sekolah dalam service operation dengan cara melakukan pemetaan (mapping) pada area kerja di berbasis ITIL tersebut. Dapat dijelaskan bahwa pada domain yang telah dilakukan pemetaan terdapat jarak pada 2 pada kondisi saat ini.
Adanya perbedaan kondisi kesenjangan TI tersebut, dapat dilihat pada gambar 4 di bawah ini :
Gambar 4. Grafik Kondisi Kesenjangan TI Sekolah Domain Service Operation
5. Pembahasan
Setelah didapatkan kondisi kesenjangan TI tersebut, maka dapat dilakukan rencana untuk perbaikan TI disekolah ,berasarkan pertanyaan pada kuesioner pada setiap proses pada domain Service Operation
No Kondisi TI Saat ini TI yang diharapkan Perbaikan TI 1 Manajemen Sekolah jarang
memonitor secara berkala mengenai pengunaan TI di sekolah dalam hal kegiatan belajar mengajar
Manajemen Sekolah harus memonitor secara berkala dalam penggunaan TI di sekolah terutama pada saat kegiatan belajar mengajar
Dibuat jadwal untuk memonitor penggunaan TI dalam kegiatan mengajar dan harus terdokumentasikan
2 Manajemen sekolah dalam hal penggunaan TI sekolah tidak mengikuti perkembangan TI yang ada.
Manajemen sekolah mengikuti perkembangan TI yang ada
Manajemen sekolah membuat jadwal agar teknisi TI segera menginstal atau mengganti periperal yang tidak sesuai kondisi saat ini 3 Tenaga teknisi TI tidak aktif
dalam melaksanakan perbaikan bila ada masalah TI di sekolah
Tenaga teknisi harus segera melaksanakan perbaikan bila ada masalah
Manajemen sekolah harus merekrut tenaga teknisi baru yang siap di sekolah
4 Pelaksanaan TI di sekolah kurang baik
Pelaksanaan TI harus Diperbaiki dengan cara menambah jaringan Wifi/server
Perbaiki tahap demi tahap oleh teknisi TI dan staffnya.
5 Manajemen sekolah tidak mengatur dengan baik akan kebutuhan TI di seluruh lingkungan sekolah
Manajemen sekolah menyiapkan seluruh kebutuhan TI di seluruh lingkungan sekolah
Manajemen sekolah menyiapkan anggaran untuk memenuhi kebutuhan TI di seluruh lingkungan sekolah
6 Pemecahan terhadap
permasalahan TI yang terjadi tidak selalu ada masukan untuk menyelesaikannya
Manajemen sekolah harus bisa memecahkan permasalahan TI dan tanggap menerima setiap masukan untuk cepat diselesaikan
Dicatat setiap permasalahan TI dan dicoba untuk diselesaikan sesegera mungkin
7 Sistem informasi di sekolah belum dilengkapi dengan pendeteksi otomatis dan mekanisme peringatan yang secra terus menerus ditelusuri dan dievaluasi oleh manajemen sekolah
Sistem informasi di sekolah sudah harus dilengkapi dengan pendeteksi otomatis dan mekanisme peringatan yang secara terus menerus ditelusuri dan dievaluasi oleh manajemen sekolah
Menyiapkan anggaran untuk membeli alat pendeteksian otomatis
8 Metode dan prosedur penggunaan TI di sekolah belum dikomunikasikan kesemua level di sekolah
Harus segera dikomunikasikan keseluruh level di sekolah dalam metode dan prosedur penggunaan TI
Menjadwalkan Workshop atau Meeting dengan guru-guru dan karyawan
9 Proses perubahan manajemen TI tidak efisien dan efektif
Proses perubahan Manajemen TI efisien dan efektif untuk kepentingan seluruh level sekolah
Harus bertahap dan dicacat setia pada perubahan manajemen TI
10 Manajemen sekolah tidak melakukan pengendalian terhadap perubahan TI yang terjadi
Manajemen sekolah harus melakukan pengendalian terhadap perubahan TI yang terjadi agar bermanfaat bagi kegiatan belajar mengajar
Manajemen sekolah mencatat tahapan dalam pengendalian perubahan TI dan diadakan meeting kepada guru dan karyawan setia pada perubahan
11 Manajemen perubahanTI belum terstruktur
Manajemen perubahan TI harus terstruktur dan terdokumentasi
Tahapan dalam perubahan dicatat secara terstruktur
12 Pengukuran keamananTI di sekolah tidak dilakukan secara berkala dan konsisten oleh manajemen sekolah
Pengukuran keamananTI di sekolah harus dilakukan secara berkala dan konsisten oleh manajemen sekolah
Dimulai dengan mencatat setiap minggu tentang hal-hal yang berkaitan dengan keamanan TI
13 Tolls dan teknik keamanan TI tidak terintegrasi di seluruh level sekolah
Tolls dan teknik KeamananTI harus selalu terintegrasi di seluruh level sekolah
Diadakan pertemuan/Meeting setiap bulan untuk trainning / memberitahukan tools dan teknik keamanan TI untuk setiap level sekolah
14 Manajemen sekolah belum mempromosikan kesadaran keamananTI kepada seluruh karyawan, guru dan siswa
Manajemen sekolah harus ada waktu untuk mempromosikan kesadaran keamananTI kepada seluruh karyawan,guru dan siswa
Dibuat jadwal meeting atau pertemuan untuk membahas kesadaran keamanan TI
15 Laporan keamananTI belum berhubungan dengan tujuan bisnis manajemen sekolah
Laporan keamananTI diusahakan berhubungan dengan tujuan bisnis manajemen sekolah
Diadakan perbaikan keamananTI oleh manajemen sekolah secara bertahap
6. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Dengan dilakukannya pengukuran service operation pada area kerja SMK Teratai Putih Global 4 Bekasi, dengan framework ITILV.3 dapat diketahui tingkat kematangan (maturity level) berada pada Indeks rata-rata maturity level 1atau berada pada posisi Initial/Ad Hoc dan target yang diharapkan dapat ditingkatkan pada level 3 Defined Process sehingga menghasilkan suatu kerangka kerja yang baik.
2. Framework ITIL Versi 3.0 area domain Service Operation membantu membuat rencana perbaikan teknologi informasi sekolah sesuai tujuan teknologi informasi yang diharapkan.
REFERENSI
[1] John Ward and Joe Peppard. (2002). Strategic Planning For Information System England: John Wiley & sons. [2] Ward, J., Peppard, J., (2003), Strategic Planning For
Information Systems, John Wiley & Son, West Sussex. [3] Sarno, Riyanarto. (2009). Audit Sistem & Teknologi
Informasi. Surabaya: ITS Press. [4] ISACA. (2006). CISA Review Manual
[5] Brady Orand, (2011). Foundation of IT Service Management with ITIL 2011. USA: ITIL Foundations Course in a Book
[6] ITIL® glossary and abbreviations English (2011), This glossary may be freely downloaded.See www.itil-officialsite.com/InternationalActivities/Translated Glossaries.aspx for details of licence terms.
[7] Thornton,S. (1999). About Gap Analysis.
http://www.ehow.com/about_5218948_gap-analysis.html.
[8] Suryani, A. A. (2009). Pengembangan IT Governance Pada Organisasi
Kusariwati Pauntu, memperoleh gelar M.Kom dari Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Nusa Mandiri (STMIK Nusa Mandiri) Jakarta tahun 2016. Saat ini sebagai Staf Pengajar program studi Rekayasa Perangkat Lunak dan Multimedia SMK Teratai Putih Global 4 Bekasi
Pungkas Budiyono, memperoleh gelar M.Kom dari Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Nusa Mandiri (STMIK Nusa Mandiri) Jakarta tahun 2016. Bekerja di PT. Media Egov sebagai Konsultan IT.
