A. PROFIL SINGKAT
Bagian Administrasi Akademik (BAA) adalah sebagai unsur pembantu Pimpinan Universitas Muhammadiyah Kotabumi yang tugas utamanya memberikan pelayanan administrasi di bidang Akademik. BAA dalam melaksanakan tugas dan fungsinya langsung di bawah perintah dan wewenang Wakil Rektor I. BAA dipimpin oleh seorang Kepala Bagian.
Adapun visi, misi, dan tujuan dari BAA Universitas Muhammadiyah Kotabumi adalah: Visi Misi Tujuan : : :
Mewujudkan layanan administrasi dan informasi akademik yang cepat, akurat, tertib, dan ramah.
Mengedepankan profesionalisme, akuntabilitas pelaporan pengelolaan akademik.
Membantu Rektor melalui Wakil Rektor I dalam bidang administrasi akademik di Universitas Muhammadiyah Kotabumi.
B. STRUKTUR ORGANISASI
STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH KOTABUMI
BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KOTABUMI
C. TUGAS POKOK
NO. NAMA JABATAN URAIAN TUGAS
1 Darwanto, S.Pd., M.Pd
Kepala BAA Tugas Kepala Bagian Administrasi Akademik secara umum meliputi:
a) Merencanaan, melaksanakan, dan mengevaluasi program/kegiatan bidang akademik baik yang bersifat teknis administrasi maupun yang bersifat
pengembangan guna mendukung proses belajar mengajar, sehingga
memungkinkan terbentuknya academic Atmosfer yang lebih baik.
b) Mempertanggungjawabkan dan
berkonsultasi secara langsung kepada Wakil Rektor I dalam urursan akademik. c) Membantu Wakil Rektor I untuk secara
periodik melakukan koordinasi dengan para Dekan dan Ketua Program Studi untuk membahas berbagai persoalan yang terkait dengan persoalan
administrasi akademik.
d) Melakukan koordinasi dengan unit-unit kerja yang lain guna mendukung kelancaran tugas di BAA.
e) Mewakili Wakil Rektor I jika berhalangan dan atau ditugaskan untuk tugas keluar, seperti menyelesaikan tugas-tugas dalam kaitannya dengan LLDikti Wilayah II ataupun Instansi lainnya.
f) Mengusulkan pengadaan dan perbaikan Prasarana dan sarana akademik.
g) Membina, mengawasi, dan memberi penilaian kinerja terhadap Pegawai pada bagian bawahannya.
2 Andriyadi, S.Pd. Kepala Subbagian Pelayanan Akademik
Tugas Kepala Subbagian Pelayanan Akademik secara umum meliputi:
a) Menyusun rencana program dan kegiatan lingkup administrasi dan layanan akademik.
- Inventarisir program dan kegiatan akademik dan layanan.
- Menginventarisir SDM/Staf sesuai Tupoksi masing-masing.
- Berkoordinasi dengan atasan langsung guna penyusunan dokumen rencana program dan kegiatan administrasi dan layanan akademik.
pengelolaan administrasi akademik. - Pelaksanaan pengelolaan Registrasi
mahasiswa baru.
- Pelaksanaan pengelolaan Registrasi Mahasiswa Lama.
- Pelaksanaan pengelolaan ujian akhir semester.
- Pelaksanaan pengelolaan wisuda mulai pendaftaran sampai dengan pelaksanaan.
- Memproses transkrip, ijazah, Surat Keterangan Lulus, Statistik Lulusan, Biodata lulusan, dan berkas bebas lab.
c) Melaksanakan pengelolaan layanan akademik
- Memproses layanan persuratan masuk dan keluar bidang akademik. - Melakukan pelaksanaan layanan
Fakultas. Hermansyah, S.Pd. Staf Pelayanan Akademik
Tugas staf pelayanan administrasi akademik meliputi:
Dra. Haryanti Staf
Pelayanan Akademik
Tugas staf pelayanan administrasi akademik meliputi: 3 Candra Sujaka, A.Md. Kepala Subbagian Pelapora Akademik
Tugas Kepala Subbagian Peaporan akademik meliputi: Idrus Mustofa, S.Pd. Staf Pelaporan Akademik 4
Tugas staf pelayanan administrasi akademik meliputi:
a) Memproses Transkrip nilai mahasiswa
b) Memproses Ijazah mahasiswa c) Memproses Biodata Sarjana dan
Surat Keterangan Lulus ( SKL ) d) Menyiapkan Statistik Lulusan e) Menyiapkan berkas-berkas bebas
Lab./perpustakaan
6. Memproses persyaratan mahasiswa yang maju skripsi
7. Pengisian Biodata sarjana ke system
9. Validasi ijazah dengan biodata sebelum tanda tangan Dekan
10. Memproses Transkip dan Ijazah berbahasa Indonesia dan Inggris (S2) 11. Memproses Biodata Sarjana dan Surat Keterangan Lulus ( SKL ) (S2)
12. Menyiapkan Statistik Lulusan (S2)
13. Menyiapkan berkas-berkas bebas Lab. (S2)
14. Memproses persyaratan mahasiswa yang maju ujian proposal, seminar hasil, dan ujian Tesis (S2) 15. Pengisian Biodata sarjana ke system (S2)
16. Menyiapkan bahan Evaluasi dan Identifikasi mahasiswa yang akan terkena evaluasi studi
17. Memberikan pengarahan mahasiswa calon terevaluasi studi 18. Pengajuan, Pengarsipan dan pendistribusian SK DO
19. Membantu menyusun program dan laporan pelaksanaan program kerja Sub.Bagian Akd
20. Mempersiapkan bahan yang diperlukan untuk audit internal dan external
21. Memproses data isian sesuai dengan permintaan DIKTI maupun Rektorat ( Data EPSBED, Borang dll ) 22. Mengkoordinir Pelaksanaan Registrasi Fakultas dengan Ka.BAAK 23. Mengiventarisasi perlengkapan Registrasi S1 24. Mengiventarisasi perlengkapan Registrasi S2 25. Menyiapkan Registrasi S1 26. Menyiapkan Registrasi S2 27. Pengambilan berkas registrasi Prog. S1
28. Pengambilan dan
Pengembalian berkas registrasi dan KTM Prog. S2
29. Pengembalian berkas registrasi dan Hotstamp KTM Prog. S1 MABA dan MALA
30. Pendampingan KRS Online 31. Pendampingan KRS Online S2 32. Proses Data Statistika Mahasiswa Registrasi Prog. S1
33. Proses Data Statistika Mahasiswa Registrasi Prog. S2
34. Pelaporan Hasil registrasi Prog. S1
35. Mempersiapkan Perkuliahan 36. Mengkoordinir Draft dan mendistribusikan Jadual Kuliah dan Kapasitas Ruang Program S1
37. Mengkoordinir Draft dan mendistribusikan Jadual Kuliah dan Kapasitas Ruang Program S2
38. Mencetak & Mempersiapkan presensi kuliah Program S1
39. Mencetak & Mempersiapkan presensi kuliah Program S2
40. Mempersiapkan dan
melaksanakan Ujian Akhir Semester 41. Mengkoordinir Draft dan mendistribusikan Jadual Ujian dan Kapasitas Ruang Program S1
42. Membuat dan mendistribusikan Jadual Kuliah dan Kapasitas Ruang Program S2
43. Membuat pengajuan HR dosen pembimbing dan penguji
44. Membuat rekapitulasi kehadiran dosen dan pengajuan HR dosen tiap bulan
45. Memproses pendaftaran beasiswa unggulan dan beasiswa BPPS
46. Memproses pendaftaran mahasiswa baru program pascasarjana FMIPA
47. Membuat jadwal pre entry training tes mahasiswa baru dan jadwal matrikulasi
48. Memproses presensi kuliah mahasiswa dan dosen dan presensi (80%) untuk Matakuliah Umum (MKU) 49. Mengiventarisasi perlengkapan UAS S1
50. Mengiventarisasi perlengkapan UAS S2
51. Pengetikan / Proses Soal dan Pengadministrasian Program S1 52. Pengetikan / Proses Soal dan Pengadministrasian Program S2 53. Penggandaan Soal Ujian 54. Pendistribusian Hasil Ujian S1
56. Penagihan, Menerima Nilai,
Pengecekan terkena
presensi,identifikasi nilai terlambat 57. Mencetak Nilai per matakuliah dan distribusi ke jurusan untuk divalidasi
58. Mencetak Nilai S2
59. Penanganan masalah ujian, Ujian Susulan dan Pelaporan
60. Surat Menyurat :
C.1. KEPALA BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK
C.2. KEPALA SUBBAGIAN PELAPORAN AKADEMIK
Tugas Kepala Subbagian Pelaporan Akademik secara umum meliputi: a) Hfhf
b) Hdh c) Hfh
1) Staf Pelaporan PDPT 2) Staf Pelaporan ...
C.3. KEPALA SUBBAGIAN PELAYANAN AKADEMIK
Tugas Kepala Subbagian Pelayanan Akademik secara umum meliputi:
d) Menyusun rencana program dan kegiatan lingkup administrasi dan layanan akademik.
- Inventarisir program dan kegiatan akademik dan layanan. - Menginventarisir SDM/Staf sesuai Tupoksi masing-masing.
- Berkoordinasi dengan atasan langsung guna penyusunan dokumen rencana program dan kegiatan administrasi dan layanan akademik.
e) Mengkoordinasikan dan Melaksanakan pengelolaan administrasi akademik. - Pelaksanaan pengelolaan Registrasi mahasiswa baru.
- Pelaksanaan pengelolaan Registrasi Mahasiswa Lama. - Pelaksanaan pengelolaan ujian akhir semester.
- Pelaksanaan pengelolaan wisuda mulai pendaftaran sampai dengan pelaksanaan.
- Memproses transkrip, ijazah, Surat Keterangan Lulus, Statistik Lulusan, Biodata lulusan, dan berkas bebas lab.
f) Melaksanakan pengelolaan layanan akademik
- Memproses layanan persuratan masuk dan keluar bidang akademik. - Melakukan pelaksanaan layanan Fakultas.
1) Staf Pelayanan Administrasi Akademik
Tugas staf pelayanan administrasi akademik meliputi: f) Memproses Transkrip nilai mahasiswa
g) Memproses Ijazah mahasiswa
i) Menyiapkan Statistik Lulusan
j) Menyiapkan berkas-berkas bebas Lab./perpustakaan 6. Memproses persyaratan mahasiswa yang maju skripsi 7. Pengisian Biodata sarjana ke system
8. Memproses Ijazah S1 dan S2
9. Validasi ijazah dengan biodata sebelum tanda tangan Dekan
10. Memproses Transkip dan Ijazah berbahasa Indonesia dan Inggris (S2) 11. Memproses Biodata Sarjana dan Surat Keterangan Lulus ( SKL ) (S2) 12. Menyiapkan Statistik Lulusan (S2)
13. Menyiapkan berkas-berkas bebas Lab. (S2)
14. Memproses persyaratan mahasiswa yang maju ujian proposal, seminar hasil, dan ujian Tesis (S2)
15. Pengisian Biodata sarjana ke system (S2)
16. Menyiapkan bahan Evaluasi dan Identifikasi mahasiswa yang akan terkena evaluasi studi
17. Memberikan pengarahan mahasiswa calon terevaluasi studi 18. Pengajuan, Pengarsipan dan pendistribusian SK DO
19. Membantu menyusun program dan laporan pelaksanaan program kerja Sub.Bagian Akd
20. Mempersiapkan bahan yang diperlukan untuk audit internal dan external 21. Memproses data isian sesuai dengan permintaan DIKTI maupun Rektorat ( Data EPSBED, Borang dll )
22. Mengkoordinir Pelaksanaan Registrasi Fakultas dengan Ka.BAAK 23. Mengiventarisasi perlengkapan Registrasi S1
24. Mengiventarisasi perlengkapan Registrasi S2 25. Menyiapkan Registrasi S1
26. Menyiapkan Registrasi S2
27. Pengambilan berkas registrasi Prog. S1
28. Pengambilan dan Pengembalian berkas registrasi dan KTM Prog. S2
29. Pengembalian berkas registrasi dan Hotstamp KTM Prog. S1 MABA dan MALA
30. Pendampingan KRS Online 31. Pendampingan KRS Online S2
32. Proses Data Statistika Mahasiswa Registrasi Prog. S1 33. Proses Data Statistika Mahasiswa Registrasi Prog. S2 34. Pelaporan Hasil registrasi Prog. S1
35. Mempersiapkan Perkuliahan
36. Mengkoordinir Draft dan mendistribusikan Jadual Kuliah dan Kapasitas Ruang Program S1
37. Mengkoordinir Draft dan mendistribusikan Jadual Kuliah dan Kapasitas Ruang Program S2
38. Mencetak & Mempersiapkan presensi kuliah Program S1 39. Mencetak & Mempersiapkan presensi kuliah Program S2 40. Mempersiapkan dan melaksanakan Ujian Akhir Semester
41. Mengkoordinir Draft dan mendistribusikan Jadual Ujian dan Kapasitas Ruang Program S1
42. Membuat dan mendistribusikan Jadual Kuliah dan Kapasitas Ruang Program S2
43. Membuat pengajuan HR dosen pembimbing dan penguji
44. Membuat rekapitulasi kehadiran dosen dan pengajuan HR dosen tiap bulan 45. Memproses pendaftaran beasiswa unggulan dan beasiswa BPPS
46. Memproses pendaftaran mahasiswa baru program pascasarjana FMIPA 47. Membuat jadwal pre entry training tes mahasiswa baru dan jadwal matrikulasi
48. Memproses presensi kuliah mahasiswa dan dosen dan presensi (80%) untuk Matakuliah Umum (MKU)
49. Mengiventarisasi perlengkapan UAS S1 50. Mengiventarisasi perlengkapan UAS S2
51. Pengetikan / Proses Soal dan Pengadministrasian Program S1 52. Pengetikan / Proses Soal dan Pengadministrasian Program S2 53. Penggandaan Soal Ujian
54. Pendistribusian Hasil Ujian S1
55. Pendistribusian Hasil Ujian S2
56. Penagihan, Menerima Nilai, Pengecekan terkena presensi,identifikasi nilai terlambat
57. Mencetak Nilai per matakuliah dan distribusi ke jurusan untuk divalidasi 58. Mencetak Nilai S2
59. Penanganan masalah ujian, Ujian Susulan dan Pelaporan 60. Surat Menyurat :
2) Staf Pelayanan Administrasi Umum
