Implementasi e-procurement Pada Satuan Kerja Pemerintah/ Pemerintah Daerah

Implementasi

e-Procurement

Pada Satuan Kerja Pemerintah/

Pemerintah Daerah

Disampaikan oleh:

Yanuar E. Restianto, SE, M.Acc, Ak Ketua LPSE Unsoed

UNSOED

Pendahuluan

• Korupsi merupakan extraordinary crime dan crime against humanity • 43,8% kasus di KPK adalah masalah pengadaan barang/jasa

5

Efisiensi PBJ dengan e-Procurement

• Rerata efisiensi PBJ selama 5 tahun terakhir adalah 11,51% • Khusus tahun 2011 efisiensi sebesar 11,72% atau Rp 4,4 Triliun

• Belanja barang dan modal pemerintah pusat

melalui proses pengadaan tahun 2011 lebih dari

Rp 200 triliun

(



16% dari total belanja APBN)

• Belanja modal pada Pemda mencapai lebih dari

Rp 70 triliun (

20% dari total nilai transfer ke

daerah)

• Angka tersebut belum termasuk pengadaan yang

bersumber dari komponen APBD lain dan

Permasalahan Utama

• BPK: “...penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa salah

satunya karena rendahnya kapasitas manajemen pemerintah

atau tidak memadainya pengetahuan para pegawai dan

pejabat pemerintah dalam proses pengadaan barang/jasa”

• Agus Raharjo: “...solusi untuk mengatasi penyimpangan

pengadaan adalah dengan memahami Perpres 54/2010

dengan baik, kemudian mengembangkan LPSE”

• Busyro Muqodass: “...aturan yang ketat harus diikuti dengan

perbaikan SDM, karena percuma saja sistem dan aturannya

ketat jika kapasitas, mental dan integritas SDM rendah”

Fakta Pengadaan Konvensional

• Dari 86 perkara yang sudah ditangani oleh KPK,

penyimpangan yang dilakukan antara lain adalah

adanya PENGADAAN (PENUNJUKAN) LANGSUNG

yang merugikan hingga 94 persen atau Rp 647 miliar,

dan enam persennya (Rp 41,3 miliar) adalah

penggelembungan (mark-up) harga atas harga per

satuan proyek.

• Formula yang dikenal dalam Penujukkan Langsung:

Penyimpangan Dalam Pengadaan Konvensional

• Pengadaan secara arisan dan adanya kick-back selama proses pengadaan;

• Melakukan suap untuk memenangkan pengadaan; • Proses pengadaan yang tidak transparan;

• Satker tidak mengumumkan rencana pengadaan;

• Pemasok mematok harga yang lebih tinggi (mark-up);

• Memenangkan perusahaan saudara, kerabat, atau kelompok tertentu;

• Tidak membuka akses bagi peserta dari daerah sekitarnya;

• Membuat spesifikasi teknis yang hanya dapat dipasok oleh satu pelaku usaha tertentu;

• Adanya pemasok yang tidak memenuhi kelengkapan administrasi namun tetap dapat ikut pengadaan dan bahkan menang;

• Menggunakan metoda penunjukan langsung untuk pengadaan yang seharusnya dilelang secara terbuka

• Pemecahan paket pengadaan yang tidak sesuai ketentuan

Kelemahan Pengadaan Konvensional (Manual)

• Transparansi

– Pengadaan konvensional dinilai tidak memberi informasi

tentang seluruh pemasok potensial kepada unit

pengadaan

– Akibatnya, persaingan menjadi terbatas, dampak terhadap

pertumbuhan ekonomi menjadi melemah, terjadi eksklusi

terhadap pemasok potensial dan pemberian hak khusus

terhadap pemasok tertentu

– Pengadaan konvensional juga dinilai tidak menyediakan

mekanisme pengawasan kepada publik

– Fakta: 4,2 juta perusahaan di Indonesia yang bergerak

dalam sektor pengadaan barang/jasa pemerintah, hanya

3,5 persen (150.000) yang terlibat

Kelemahan Pengadaan Konvensional (Manual)

• Kurang Efisien

– Waktu pengiriman (delivery time) menjadi lebih lama

dan biaya menjadi lebih mahal, baik bagi pemerintah

maupun penyedia

– Harga barang/jasa yang diperlukan menjadi lebih

tinggi

Critical Point PBJ

• Korupsi, Kolusi dan Nepotisme dapat terjadi pada seluruh tahap PBJ

Perencanaan Pengadaan

– Penggelembungan anggaran (gejala penggelembungan terlihat dari unit

price yang tidak realistis)

– Spesifikasi teknis dengan kriteria yang diarahkan

– Tidak mengumumkan secara terbuka rencana PBJ pada awal tahun anggaran

– Pemaketan pekerjaan yang direkayasa (memecah/ menggabungkan paket tidak realistis)

– Penyusunan jadwal yang tidak realistis

– Pemilihan metode pengadaan, metode dokumen, metode kualifikasi dan metode evaluasi yang tidak tepat

– Kegiatan yang seharusnya swakelola diganti menjadi kontraktual – Anggaran untuk proses pengadaan tidak tersedia

Manual = eProc

Pembentukan Pokja ULP

– Anggota Pokja tidak memenuhi kualifikasi/persyaratan – Integritas Pokja

– Independensi Pokja

– Rangkap jabatan Pokja dengan PPK/LPSE/Bendahara/Verifikator Tagihan/Validator SPM/Internal Auditor/Tim Pemeriksa atau

Penerima BJ

Penyusunan HPS

– HPS tidak ada

– Mark-up

– Mengarah pada merk produk tertentu – Harga dasar tidak standar

– Penentuan estimasi tidak handal – Referensi harga tidak memadai

– Penambahan item biaya yang tidak relevan

Manual

=

eProc

Manual

=

eProc

13

Penyusunan Dokumen Pemilihan

– Persyaratan teknis tidak realistis dan menambahkan persyaratan yang tidak perlu

– Kriteria kelulusan evaluasi tidak jelas

– Dokumen tidak standar (tidak sesuai SDP) – Dokumen tidak lengkap

Pengumuman Pengadaan

– Tidak melalui LPSE

– Menghindari menggunakan e-procurement

– Jangka waktu pengumuman tidak sesuai aturan

– Syarat kualifikasi dalam pengumuman tidak lengkap

Manual

=

eProc

Manual

>

eProc

Prakualifikasi/Pascakualifikasi

– Dokumen tidak memenuhi syarat tetapi lolos – Evaluasi tidak sesuai kriteria

– Dokumen administrasi bersifat “aspal” (Manual)

– Dokumen kualifikasi tidak didukung data otentik (Manual) – Dokumen disusulkan (Manual)

Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen pemilihan

– Hampir tidak ada titik kritis dalam fase ini jika menggunakan e-proc – Kemungkinan terjadi pengaturan kapasitas up/down bandwith, namun

tidak bisa oleh panitia tetapi panitia berkolusi dengan LPSE (auditor dapat memperoleh bukti dengan melakukan Forensic IT Audit)

– Dokumen lelang yang diserahkan tidak sama (Manual) – Lokasi pengambilan dokumen sulit dicari (Manual)

– Menyatakan pendaftaran dan pengambilan dokumen tidak boleh diwakilkan/harus membawa dokumen asli (Manual), dll

Manual

>

eProc

Manual > eProc 15

Penjelasan/aanwijzing

– Perubahan penting atas dokumen pemilihan penyedia

tidak dituangkan dalam adendum dokumen pemilihan penyedia – Penjelasan yang kontroversial

– Pre bid meeting (Manual)

– Tidak membuat BA penjelasan/tidak disebarluaskan (Manual) – Tidak ada partisipasi masyarakat (Manual)

Pembukaan penawaran

– Ketidaklengkapan dokumen penawaran

– Perubahan jadwal pembukaan dokumen penawaran tidak disertai alasan yang logis

– Relokasi tempat penyerahan dokumen penawaran (Manual)

– Penyimpanan dokumen penawaran tidak pada kotak terkunci (Manual) – Penerimaan dokumen penawaran yang terlambat (Manual)

– Pembukaan dokumen penawaran dilakukan pada hari libur (Manual)

Manual > eProc

Evaluasi Penawaran

– Kriteria evaluasi tidak memadai

– Pemilihan tempat evaluasi yang tersembunyi (Manual)

– Peserta lelang terpola atau peserta lelang menurunkan secara mencolok (Manual)

– Penggantian dokumen penawaran (Manual)

Pengumuman Pemenang

– Perubahan jadwal pengumuman pemenang tanpa alasan jelas

– Tidak ada pengumuman pemenang (Manual) – Pengumuman pemenang tidak diberitahukan

kepada seluruh pesertalelang (Manual)

– Pengumuman tidak mengindahkan aspek publik atau dilakukan tersembunyi (Manual)

– Pengumuman tidak sesuai kaidah (Manual)

Manual

>

eProc

Sanggahan

– Substansi sanggahan tidak ditanggapi

– Surat sanggahan tidak ditanggapi (Manual) – Jawaban sanggahan ditunda-tunda (Manual)

– Sanggahan proforma untuk menghindari tuduhan tender diatur (Manual) – Tidak seluruh sanggahan ditanggapi (Manual)

Penunjukkan Pemenang

– Surat penunjukkan yang tidak lengkap – Surat penunjukkan dibuat terburu-buru

– Surat penunjukkan yang sengaja ditunda pengeluarannya (Manual) – Tanggal surat penunjukkan dibuat lebih belakangan dibandingkan

tanggal kontrak (Manual)

Manual

>

eProc

Penandatangan Kontrak

– Adanya kejanggalan dalam kontrak

– Penandatangan kontrak yang ditunda-tunda

– Tidak dilengkapi surat jaminan pelaksanaan dari bank (untuk nilai tertentu) – Tanggal surat jaminan pelaksanaan lebih belakangan dibandingkantanggal

kontrak

Pelaksanaan/Penyerahan BJ

– Kualitas/kuantitas tidak sesuai spesifikasi – Jaminan pasca jual palsu

– Keterlambatan penyerahan BJ

– Kriteria penerimaan BJ bias/tidak jelas

Manual

=

eProc

Pembayaran dan Pelaporan

– Pembayaran yang tidak sesuai kemajuan fisik

– Pembayaran fiktif (khusus di Unsoed kecil kemungkinan terjadi) – Kekurangan pemungutan dan penyetoran pajak

– Tidak dibuat berita acara pembayaran

– Pelaporan tidak lengkap/tidak sesuai aturan

Potensi Penyimpangan Pemanfaatan

– Kualitas/Kuantitas BJ yang diterima tidak sesuai kebutuhan – Penyerahan BJ di lokasi yang tidak tepat

– Barang/jasa yang belum/tidak dapat dimanfaatkan

Manual

=

e-Procurement?

• e-Procurement adalah proses pengadaan

barang/jasa pemerintah yang pelaksanaannya

dilakukan secara elektronik yang berbasis

web/internet dengan memanfaatkan fasilitas

teknologi komunikasi dan informasi melalui

pelelangan umum secara elektronik

• Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik

dilakukan dengan cara tendering atau

e-purchasing

Dasar Hukum

• _{UU No. 11 Tahun 2008, tentang Informasi dan Transaksi Elektronik}

(ITE)

• _{Perpres No. 54 Tahun 2010, tentang Pedoman Pelaksanaan}

Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah;

• _{Inpres No. 5 Tahun 2004, tentang Percepatan Pemberantasan}

Korupsi;

• Inpres No. 1 Tahun 2010, tentang Percepatan Pelaksanaan

Prioritas Pembangunan Nasional;

• Inpres No. 17 Tahun 2011, tentang Aksi Pencegahan dan

Meningkatkan transparansi dan

akuntabilitas

Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat Memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan Mendukung proses monitoring dan audit Memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time

Tujuan E-Procurement

Adil & Non-diskriminatif

Transparansi

Terbuka & Persaingan Sehat

Efektifitas

Efisiensi

Akuntabilitas

Interoperabilitas

Jaminan Keamanan Data

No. Tahapan Manual Elektronik

1. Pengumuman Melalui koran Melalui koran dan

website

2. Pendaftaran & Pengambilan Dokumen Datang langsung (tatap muka)

Online dan unduh

dokumen di website 3. Penjelasan Dokumen & Perubahan

Dokumen

Datang langsung (tatap muka) 1. Komunikasi online 2. Berita acara tertuang dalam rekaman komunikasi online 3. Perubahan dokumen diunduh di website 4. Dokumen Penawaran & Pembukaan

Dokumen Penawaran

Bentuk hardcopy dengan sampul tersegel disampaikan secara langsung ke panitia dan dibuka secara manual

Berbentuk dokumen elektronik yang disandikan (encrypt) dikirim (upload) melalui

website dan dibuka (decrypt) secara

elektronik.

Pengadaan Manual VS e-Procurement #1

No. Tahapan Manual Elektronik

5. Evaluasi Penawaran Sama Sama

6. Evaluasi Kualifikasi Sama Sama

7. Usulan calon pemenang Sama Sama

8. Penetapan Pemenang Sama Sama

9. Pengumuman Pemenang Datang lihat langsung

Diumumkan di

website dan

dikirimkan melalui

e-mail

10. Sanggah Hasil Lelang Datang langsung (tatap muka) atau surat menyurat

Komunikasi online

11. Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa Sama Sama 12. Penandatanganan Kontrak Sama Sama

Pihak Yang Terlibat Dalam e-Procurement

• Agency (Instansi)

• Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

• ULP/Panitia Pengadaan/Pejabat Pengadaan

• Penyedia Barang/Jasa

• LPSE

Proses e-Procurement

1. Pengumuman lelang oleh Panitia

2. Upload dokumen lelang oleh Panitia

3. Download dokumen lelang oleh Penyedia

4. Penjelasan lelang

5. Pemasukan dokumen penawaran oleh Penyedia

6. Pembukaan dokumen penawaran oleh Panitia

7. Pengumuman pemenang lelang

Mengapa Panitia Pengadaan

Memerlukan e-Proc?

• Mendapatkan penawaran yang lebih banyak

• Mempermudah proses administrasi

• Mempermudah PPK/Panitia Pengadaan dalam

mempertanggung jawabkan proses pengadaan

Mengapa Penyedia Barang/Jasa

Memerlukan e-Proc?

• Menciptakan persaingan usaha yang sehat

• Memperluas peluang usaha

• Membuka kesempatan pelaku usaha mengikuti

lelang

• Mengurangi biaya transportasi untuk mengikuti

lelang

Jenis e-Procurement

 e-Tendering

 e-Catalog

 e-Reverse Auction

• Tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa

yang dilakukan secara terbuka dan dapat

diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa

yang terdaftar pada sistem pengadaan

secara elektronik dengan cara

menyampaikan 1 (satu) kali penawaran

dalam waktu yang telah ditentukan

•Tata cara pembelian

Barang/Jasa melalui sistem

katalog elektronik

E-Purchasing merupakan:

Huruf “e” dalam procurement

Pertukaran Dokumen  Penyampulan & otentikasi

Urutan & Proses Kerja

Compliance  Perpres 54 dan UU no 11 ITE

• Transparan • Virtual

• Aman (digital signature

& encryption)

• Efisien

• Tak berbatas Compliance  Perpres 54

Panitia Penerimaan Dokumen

Penyedia

Sirkulasi Dokumen (Physical



sequential)

e_ Procurement server Internet Terminal Penyedia Panitia

• Keaslian (cross check)

• Kemudahan audit • Transparan

Encryption

Decryption

Password

Password

Keamanan Transaksi Data

Manual E-Procurement

• Merupakan rezim baru dalam khasanah peraturan perundang-undangan yang menganut azas jurisdiksi ekstrateritorial dan mengakui alat bukti elektronik sebagaimana alat bukti lainnya yang diatur dalam KUHAP serta tanda tangan elektronik memiliki kekuatan

hukum yang sama dengan tanda tangan konvensional • BAB I – Ketentuan Umum, Pasal 1 ayat 12

• Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi

• BAB III – Informasi, Dokumen, dan Tanda Tangan Elektronik, Pasal 5 ayat 1 dan 5 • Informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dan/atau hasil cetakkannya

merupakan alat bukti yang sah

• Ketentuan mengenai informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik yang dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku untuk:

– Surat yang menurut undang undang harus dibuat dalam bentuk tertulis dan – Surat beserta dokumennya yang menurut undang-undang harus dibuat dalam

bentuk akta notarial atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta

Website LPSE Unsoed

41

Contoh tampilan e-proc untuk panitia (membuat paket lelang)

43

Contoh tampilan e-proc untuk panitia (mengisikan jadwal lelang)

Terima kasih atas perhatiannya

Kami tunggu kunjungannya ke:

http://lpse.unsoed.ac.id