ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Gambaran Perusahaan 3.1.1. Sejarah Perusahaan
Sejarah awal berdirinya Laboratorium Kesehatan Daerah Provinsi DKI Jakarta adalah sebagai Laboratorium Pemeriksaan Doping Provinsi DKI Jakarta(LDJ) yang diresmikan pada tanggal 30 Agustus 1996 yang didukung dengan Keputusan Gubernur nomor 685 Tahun 1997 tanggal 7 Mei 1997 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Laboratorium Doping Daerah Khusus Ibukota Jakarta ;Keputusan Gubernur nomor 2162 Tahun 1997 tanggal 30 Desember 1997 tentang Peraturan Kepegawaian Laboratorium Doping Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
Selanjutnya pada Tahun 2002,organisasi dan tata kerja Laboratorium Kesehatan Daerah Provinsi DKI Jakarta diatur kembali sebagai Unit Pelaksana Teknis melalui Surat Keputusan Gubernur Provinsi DKI Jakarta nomor 106 Tahun 2002 tanggal 6 Agustus 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakarta.Pada Tahun 2006 diatur kembali sebagai BLUD melalui Peraturan Gubernur nomor 29 tahun 2006 tanggal 24 Maret 2006 dalam Bab IX ketentuan Peralihan pasal 39 mengenai penerapan Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah(PPK BLUD).
Laboratorium Kesehatan Daerah Provinsi DKI Jakarta menyediakan pelayanan pemeriksaan Laboratorium kesehatan dan sistem rujukan laboratorium
kesehatan masyarakat bagi masyarakat Provinsi DKI Jakarta dengan memperhatikan kemajuan teknologi dan kemampuan masyarakat.
Dalam rangka meningkatkan kinerja dan akuntabilitas pelayanan baik kepada masyarakat pengguna jasa layanan laboratorium maupun seluruh instansi stake holder,Laboratorium Kesehatan Daerah Provinsi DKI Jakarta telah menerapkan standar internasional untuk Sistem Manajemen Mutu(ISO 17025-2008),dan meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusianya.
Laboratorium Kesehatan Daerah Provinsi DKI Jakarta telah melaksanakan kerja sama dengan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia(LIPI) dan institusi-institusi pelatihan dalam bentuk pendidikan dan pelatihan.
3.1.2. Tugas dan Fungsi Laboratorium Kesehatan Daerah Provinsi DKI Jakarta Laboratorium Kesehatan Daerah Provinsi DKI Jakarta mempunyai tugas melaksanakan pemeriksaan doping ,mutu obat,makanan,air,dan toksilogi serta kesehatan masyarakat secara laboratoris.
Untuk melaksanakan tugas tersebut maka Laboratorium Kesehatan Daerah Provinsi DKI Jakarta mempunyai fungsi antara lain :
1. Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran(RKA) dan Dokumen Pelaksana Anggaran(DPA).
2. Pelaksanaan Dokumen Pelaksana Anggaran(DPA) 3. Penyusunan rencana strategis
4. Penyusunan Standar dan prosedur pelayanan Laboratorium 5. Pelaksanaan pemeriksaan doping dan lain-lain
6. Pemeriksaan mutu obat ,makanan/minuman,air(air bersih,air minum dan air limbah) dan toksilogi
7. Pemeriksaan NAPZA,mikrobiologi ,kimia klinik serta pemeriksaan penunjang penyakit epidomologi
8. Pelaksanaan pemeliharaan dan perawatan peralatan teknis laboratorium prasarana dan sarana
9. Pemeriksaan sampel yang berasal dari masyarakat umum,instansi dan lain-lain
10. Pelaksanaan publikasi kegiatan dan pengaturan acara 11. Pemungutan penerimaan pelayanan laboratorium kesehatan
12. Pelaksanaan koordinasi ,kemitraan dan kerjasama pelayanan laboratorium dengan sarana pelayanan kesehatan milik Daerah ,milik pemerintah /BUMN/swasta/masyarakat
13. Pelaksanaan fasilitasi kegiatan pendidikan ,pelatihan ,penelitian dan pengembangan
14. Pengelolaan teknologi informasi laboratorium kesehatan 15. Pengelolaan kepegawaian,keuangan,dan barang
16. Pelaksanaan kegiatan ketatausahaan dan rumah tangga
17. Penyusunan bahan pelaporan Dinas Kesehatan yang terkait dengan tugas dan fungsi Laboratorium Kesehatan Daerah Provinsi DKI Jakarta.
18. Pelaporan dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas dan fungsi Laboratorium Kesehatan Daerah .
3.1.3. Visi dan Misi 3.1.3.1. Visi
“Laboratorium terpercaya dengan pelayanan terbaik dan mampu bersaing secara Nasional dan Internasional”
3.1.3.2. Misi
1. Melaksanakan pemeriksaan doping , mutu obat dan makanan,air,toksikologi,NAPZA,serta menunjang pemeriksaan penyakit epidemologi dengan hasil yang akurat terpercaya ,dapat dipertanggung jawabankan serta tidak dipengaruhi pihak lain.
2. Menjadi laboratorium rujukan dengan kemampuan teknologi tinggi dan sumber daya manusia yang handal.
3. Meningkatkan mutu pengujian ,sumber daya manusia dan sarana prasarana penunjang secara terus menerus sejalan dengan pengembangan IPTEK. 4. Menjalin kemitraan dengan institusi terkait dan masyarakat lainnya.
3.1.4. Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas Laboratorium Kesehatan Daerah
1. Kepala Laboratorium Kesehatan Daerah Provinsi DKI Jakarta. Tugas Kepala meliputi :
1. Kepala Laboratorium Kesehatan Daerah Provinsi DKI Jakarta mempunyai tugas memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi Laboratorium Kesehatan Daerah Provinsi DKI Jakarta.
2. Kepala Laboratorium Kesehatan Daerah Provinsi DKI Jakarta mempunyai tugas mengkoordinasikan pelaksanaan tugas Subbagian dan Seksi.
3. Kepala Laboratorium Kesehatan Daerah Provinsi DKI Jakarta mempunyai tugas melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah ,Unit Kerja Perangkat Daerah dan/atau pihak terkait
4. Kepala Laboratorium Kesehatan Daerah Provinsi DKI Jakarta melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsi Laboratorium Kesehatan Daerah.
2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Melakukan pelaksanaan administrasi Laboratorium Kesehatan Daerah Provinsi DKI Jakarta
Tugasnya meliputi :
1. Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran(RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran(DPA) Laboratorium Kesehatan Daerah Provinsi DKI Jakarta sesuai dengan lingkup tugasnya
2. Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Laboratorium Kesehatan Daerah Provinsi DKI Jakarta sesuai dengan lingkup tugasnya
3. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan Dokumen Pelaksanaan Anggaran(DPA) Laboratorium Kesehatan Daerah Provinsi DKI Jakarta
4. Mengkoordinasikan rencana strategis Laboratorium Kesehatan Daerah Provinsi DKI Jakarta
5. Melaksanakan pengelolaan kepegawaian ,keuangan dan barang
6. Melaksanakan kegiatan pemasaran pelayanan Laboratorium Kesehatan Daerah
7. Melaksanakan pengelolaan teknologi informasi Laboratorium Kesehatan Daerah
8. Melaksanakan kegiatan kerumahtanggan,surat menyurat dan kerarsipan
9. Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan prasarana dan sarana kerja 10. Memelihara keamanan ,ketertiban,keindahan,dan kebersihan kantor 11. Melaksanakan kegiatan koordinasi ,kemitraan dan kerja sama
pelayanan laboratorium dengan sarana pelayanan kesehatan milik Daerah,milik pemerintah/BUMN/swasta/masyarakat
12. Melaksanakan publikasi kegiatan dan pengaturan acara Laboratorium Kesehatan Daerah
13. Mengkoordinasikan penyusunan Laporan(keuangan ,kinerja,kegiatan dan akuntabilitas) Laboratorium Kesehatan Daerah
14. Menyiapkan bahan laporan Laboratorium Kesehatan Daerah yang terkait dengan tugas Sub Bagian Tata Usaha
15. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan Tugas Sub Bagian Tata Usaha
3. Kepala Seksi Pemeriksaan Kimia Doping
Melaksanakan pengelolaan pemeriksaan sampel-sampel doping dan kimia dan kegiatan yang berhubungan laboratorium pemeriksaan doping dan kimia.
Tugasnya meliputi :
1. Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Laboratorium Kesehatan Daerah sesuai lingkup tugasnya
2. Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Laboratorium Kesehatan Daerah sesuai dengan lingkup tugasnya.
3. Menyusun standar dan prosedur pelayanan pemeriksaan doping dan kimia.
4. Melaksanakan pemeriksaan senyawa steroid/beta blocker,stimulan,diuretik,narkotik dan senyawa doping didalam cuplikan urin,darah atau lainnya
5. Melaksanakan pemeriksaan mutu obat ,makanan,minuman dan senyawa lainnya
6. Melaksanakan pemeriksaan skrining dan konfirmasi NAPZA dan alkohol
8. Merencanakan dan melaksanakan pemeriksaan laboratorium untuk kegiatan penelitian
9. Menyusun dan melaksanakan pengembangan metode dan teknik pemeriksaan laboratorium
10. Melaksanakan kegiatan pemantapan mutu internal dan eksternal 11. Melakukan penyiapan alat media dan reagensia yang diperlukan
12. Menyusun rencana kebutuhan penyediaan ,pemeliharaan dan perawatan peralatan laboratorium
13. Melaksanakan monitoring dan evaluasi kelaiyakan peralatan laboratorium
14. Melaksanakan pemeliharaan perawatan peralatan laboratorium 15. Mengelola limbah laboratorium kesehatan
16. Melaksanakan K3(Kesehatan ,Keamanan,dan Keselamatan kerja) di Laboratorium Kesehatan Daerah
17. Melaksanakan kegiatan pelayanan fasilitasi ,pendidikan ,pelatihan,penelitian,dan pengembangan dalam lingkup tugas dan fungsi Laboratorium Kesehatan Daerah
18. Melaksanakan pelaporan dan evaluasi hasil pelayanan pemeriksaan 19. Menyiapkan bahan laporan Laboratorium Kesehatan Daerah yang
terkait dengan tugas Seksi Pemeriksaan Doping dan Kimia
20. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas Seksi Pemeriksaan Doping dan Kimia.
4. Kepala Seksi Pemeriksaan Kesehatan Masyarakat
Melaksanakan pelayanan pemeriksaan Laboratorium Kesehatan Masyarakat. Tugasnya meliputi :
1. Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Laboratorium Kesehatan Daerah sesuai lingkup tugasnya
2. Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Laboratorium Kesehatan Daerah sesuai dengan lingkup tugasnya.
3. Menyusun standar dan prosedur pelayanan pemeriksaan kesehatan masyarakat
4. Melaksanakan pemeriksaan mutu air(kimia dan mikrobiologi)
5. Melaksanakan pemeriksaan penunjang penyakit epidemiologi (serelogi,imunologis,virologis,bakteriologis,dan lainnya)
6. Melaksanakan pemeriksaan di bidang patologi klinik (hematologi,kimia klinik,mikrobiologi,imunologi,parasitologi dan lainnya)
7. Melaksanakan pemeriksaan pencemaran kesehatan lingkungan
8. Merencanakan dan melaksanakan pemeriksaaan laboratorium untuk kegiatan penelitian
9. Menyusun dan melaksanakan pengembangan metode dan teknik pemeriksaan laboratorium
10. Melaksanakan kegiatan pemantapan mutu internal dan eksternal 11. Melakukan penyiapan alat media dan reagensia yang diperlukan 12. Melaksanakan pemeliharaan perawatan peralatan laboratorium
13. Mengelola limbah laboratorium kesehatan
14. Melaksanakan K3(Kesehatan ,Keamanan,dan Keselamatan kerja) di Laboratorium Kesehatan Daerah
15. Melaksanakan pemeriksaan laboratorium untuk kegiatan KLB (Kejadian Luar Biasa),bencana dan New RE Emergency discase
16. Melaksanakan kegiatan pelayanan fasilitasi ,pendidikan ,pelatihan,penelitian dan pengembangan dalam lingkup tugas dan fungsi Laboratorium Kesehatan Daerah
17. Melaksanakan pelaporan dan evaluasi hasil pelayanan pemeriksaan 18. Menyiapkan bahan laporan Laboratorium Kesehatan Daerah yang
terkait dengan tugas Seksi Pemeriksaan Kesehatan Masyarakat
19. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksaanan Tugas Seksi Kesehatan Masyarakat.
3.2. Proses Bisnis Berjalan
Proses bisnis didalam Labkesda dapat dikatakan cukup sederhana akan tetapi masih terdapat beberapa masalah yang terjadi didalamnya. Berikut proses-proses yang berjalan didalam Labkesda.
1. Customer datang dengan membawa sampel dan mengajukan permohonan pengujian Analisis , Napza , dan Doping. Customer harus membayar uang muka sebesar 50% dari total pembayaran yang akan dilakukan.
2. Bagian Loket yang menerima permohonan customer , membuatkan form pengajuan Analisis , Napza dan Doping dan menyerahkan pada bagian Lab yang dituju .Misalnya Bagian Lab Kesmas untuk pengujian Analisis , Bagian
Lab Napza untuk pengujian Skrining Napza atau Konfirmasi Napza dan Bagian Lab Doping untuk pengujian Doping.
3. Bagian Lab yang sudah menerima form pengajuan , membuatkan sebuah distribusi sampel sebagai tanda terima bahwa bagian Loket telah menyerahkan sampel untuk diuji. Apabila sudah melakukan pengujian , akan membuatkan form hasil pemeriksaan sementara.
4. Bagian Quality Control akan membuatkan form distribusi hasil untuk penyerahan dari bagian lab ke bagian Quality Control dan mengecek semua prosedur dan permintaan pemohon apakah sesesuai dengan yang diuji untuk menghindari kesalahan . Bagian Quality Control membuatkan hasil pemeriksaan dan menyerahkan pada Bagian Tata usaha.
5. Bagian Tata Usaha membuatkan Laporan Hasil uji Lab untuk customer. Laporan tersebut membutuhkan approval dari Manager Teknis Lab.
6. Bagian Tata Usaha juga membuatkan Surat Pengantar untuk mendukung laporan hasil uji lab yang membutuhkan approval dari Kepala Labkesda. 7. Manager Teknis mengapprove Laporan Hasil uji lab , dan menyerahkannya
kembali pada bagian Tata Usaha.
8. Kepala Labkesda mengapprove Surat Pengantar dan menyerahkannya kembali pada bagian Tata Usaha.
9. Bagian Tata Usaha Mengcrosscheck kembali surat-surat yang diperlukan dan menyerahkannya pada bagian Loket.
10. Bagian Loket menyerahkan laporan hasil dan surat pengantar pada customer. Customer mendapatkan hasil tersebut dan melakukan pelunasan pembayaran atas jasa yang dilakukan. Bagian loket yang menerima pembayaran tersebut
akan membuatkan laporan penerimaaan dan menyerahkan pada bendahara penerimaan.
11. Bendahara penerimaan menerima laporan penerimaan dan mengauditnya kembali dan membuatkan laporan keuangan penerimaan dan menyerahkannya pada bagian Keuangan.
12. Bagian Gudang untuk mengadakan barang kembali meminta pada bagian Pembelian dengan menyerahkannya form Permintaan Pembelian Barang. 13. Bagian Pembelian membuatkan surat Pembelian yang ditujukan pada
supplier dengan dasar dari form Permintaan pembelian barang.
14. Setelah mengajukan surat pembelian yang ditujukan pada supplier , bagian pembelian membuat laporan pembelian yang ditujukan pada bendahara Pengeluaran.
15. Supplier memberikan tagihan pada bagian pembelian atas semua pembelian yang diajukan oleh bagian pembelian. Dan mengirim barang ke bagian Gudang.
16. Bendahara pengeluaran melakukan pembayaran pada supplier. Sebelum melakukan pembayaran , pertama kali melakukan audit dengan laporan pembelian agar tidak terjadi kesalahan pembayaran.
17. Bendahara penerimaan membuatkan laporan keuangan pengeluaran yang sesuai dengan laporan pembelian yang ada. Dan menyerahkan pada bagian keuangan.
18. Gudang yang telah menerima barang-barang dari supplier akan membuatkan kartu barang pada setiap barang yang baru masuk. Gudang juga akan mengupdate persediaan barang dan mengirimkannya pada bagian keuangan.
Keseluruhan proses bisnis Labkesda dapat dilihat pada Rich Picture yang tersedia dibawah ini.
3.3. Diagram Alur Proses
3.3.1. Tahapan Permohonan Pengujian Sampel
Keterangan :
Proses pengajuan sampel dimulai dari dibuatnya Form Permohonan Lab yang dibuat oleh Bagian Loket. Bagian Loket akan membawakan sampel serta form permohonan ke Bagian Lab untuk diserahkan. Pada saat penyerahan , Bagian Lab membuatkan Distribusi Sampel sebagai tanda terima bahwa Sampel telah diterima oleh bagian Lab. Setelah itu proses uji lab berlangsung dan setelah hasil keluar , akan dibuatkan Hasil Pemeriksaan Sementara. Laporan Hasil tersebut diserahkan pada bagian Quality Control untuk di cek ulang . Apabila terjadi ada kesalahan , pengujian akan dilakukan ulang. Apabila lolos uji kualitas , bagian Quality Hasil Pemeriksaan yang lolos uji kualitas. Hasil tersebut diserahkan pada bagian Tata Usaha. Bagian Tata Usaha akan membuatkan laporan Hasil Pemeriksaan untuk Customer dan surat pengantar untuk di setujui oleh kepala Labkesda. Pada saat semua dokumen sudah ditandatangani , bagian Tata Usaha mengecek kembali dan menyerahkannya pada bagian Loket. Bagian Loket akan menyerahkan pada Customer.
3.3.2. Tahapan Akuntansi
Keterangan :
Bagian Loket menyerahkan laporan hasil dan surat pengantar pada customer. Customer mendapatkan hasil tersebut dan melakukan pelunasan pembayaran atas jasa yang dilakukan. Bagian loket yang menerima pembayaran tersebut akan membuatkan laporan penerimaaan dan menyerahkan pada bendahara penerimaan.Bendahara penerimaan menerima laporan penerimaan dan mengauditnya kembali dan membuatkan laporan keuangan penerimaan dan menyerahkannya pada bagian Keuangan.Bagian Gudang untuk mengadakan barang kembali meminta pada bagian Pembelian dengan menyerahkannya form Permintaan Pembelian Barang.
Bagian Pembelian membuatkan surat Pembelian yang ditujukan pada supplier dengan dasar dari form Permintaan pembelian barang.Setelah mengajukan surat pembelian yang ditujukan pada supplier , bagian pembelian membuat laporan pembelian yang ditujukan pada bendahara Pengeluaran.Supplier memberikan tagihan pada bagian pembelian atas semua pembelian yang diajukan oleh bagian pembelian. Dan mengirim barang ke bagian Gudang.Bendahara pengeluaran melakukan pembayaran pada supplier. Sebelum melakukan pembayaran , pertama kali melakukan audit dengan laporan pembelian agar tidak terjadi kesalahan pembayaran.Bendahara penerimaan membuatkan laporan keuangan pengeluaran yang sesuai dengan laporan pembelian yang ada. Dan menyerahkan pada bagian keuangan.Gudang yang telah menerima barang-barang dari supplier akan membuatkan kartu barang pada setiap barang yang baru masuk. Gudang juga akan mengupdate persediaan barang dan mengirimkannya pada bagian keuangan.
3.4. Masalah yang dihadapi 3.4.1. Perhitungan Gap Analysis
Dalam pengunaan perhitungan Gap Analysis yang mengukur seberapa jauh tingkat kesenjangan maupun kesesuaian antara kinerja dan harapan karyawan. dan kemudian dapat dilakukan pengukuran menggunakan metode Chase Approach yang dimana merupakan pendekatan dalam melakukan business process reengineering pada suatu perusahaan dalam hal ini ialah Labkesda. dengan menggunakan metode ini , akan menilai apakah perusahaan dalam melakukan BPR (Business Process Reengineering) sebelumnya telah melakukan metode Chase Approach dengan baik atau tidak. Dalam merancang dan membuat quesioner berdasarkan analisis Chase Approach digunakan metode Lickert berdasarkan Kontinuum Jelek Bagus , yaitu :
SS = Sangat Setuju(Bobot=5) S = Setuju(Bobot=4)
KS = Kurang Setuju(Bobot=3) TS = Tidak Setuju(Bobot=2)
STS = Sangat Tidak Setuju(Bobot=1) SP = Sangat Penting(Bobot=5) P = Penting(Bobot=4)
KP = Kurang Penting(Bobot=3) TP = Tidak Penting(Bobot=2)
Rumus :
%
Keterangan : Tki = Tingkat Keseuaian Koresponden Xi = Skor Penilaian Kepuasan Kinerja Karyawan Yi = Skor Penilaian Harapan Karyawan
Setelah melakukan perhitungan analisis pembobotan kuesioner yang berupa kepuasan karyawan maka akan dibuat suatu diagram kartesius yang dimana memiliki rumus sebagai berikut yaitu :
Rumus :
∑
∑
Keterangan : X = Skor rata-rata tingkat kepuasan kinerja karyawan Y = Skor rata-rata tingkat harapan karyawan
n = Jumlah responden
3.4.1.1. Analisis Penilaian Chased Approach
Dalam mengetahui hasil dari suatu pencapaian BPR yang dilakukan sebelumnya oleh Labkesda dilakukan kuesioner dari tahapan-tahapan dalam Chase aprroach yang dimana agar dapat mengetahui bobot dan tingkat kesesuain akan suatu kinerja BPR yang dilakukan di Labkesda dengan kinerja dan pengharapan karyawan yang ada. variable yang terdapat Chased approach adalah Energize , Focus , Invent dan Launch yang menjadi tolak ukur akan pencapaian BPR yang sukses didalam proses bisnis Labkesda.
Kuesioner dibagikan kepada seluruh karyawan berjumlah 60 karyawan Labkesda yang terlibat secara penuh didalam proses bisnis labkesda.
Tabel 3.1 Tabel Tingkat Kesesuaian Kinerja dan Harapan berdasarkan Analisis Chase Approach
3.4.1.2. Tingkat Kesesuaian Kinerja dan Harapan terhadap Energize Labkesda
Tabel 3.2 Tingkat Kesesuaian Kinerja dan Harapan terhadap EnergizeLabkesda
Tabel diatas mengindikasikan proses persiapan melakukan BPR yaitu Energize yang dilakukan di Labkesda. Penjelasan akan dilakukan per masing-masing variable dan pernyataan.
1. Mendapat dukungan dari pihak eksekutif mendapatkan hasil tingkat kesesuaian sekitar 69% dan memiliki kesenjangan sebesar 31%. Hal ini dianggap bahwa Labkesda perlu memerhatikan adanya dukungan pihak eksekutif untuk mendapatkan hasil dari BPR yang baik.
2. Adanya suatu alasan untuk mengadakan perubahan suatu proses management juga mendapatkan hasil tingkat kesesuaian sekitar 74% dan memiliki kesenjangan sebesar 26%.Labkeda perlu memerhatikan hal ini agar perubahan yang terjadi menjadi sia-sia dan tidak membuang waktu.
3. Penentuan anggota tim proyek mendapatkan hasil tingkat kesesuaian sekitar 77% dan memiliki kesenjangan sebesar 23%. Hal ini berarti adanya
ketidakjelasan dalam penentuan anggota tim proyek sehingga mengakibatkan proses BPR tidak berjalan dengan lancar.
4. Rancangan proses management tingkat kesesuaian sekitar 75% dan memiliki kesenjangan 25%.Hal ini merupakan hasil dari gagalnya penentuan anggota tim proyek sehingga rancangan yang dihasil masih kurang dari yang diharapkan.
5. Sama dengan diatas , alur komunikasi dalam proyek juga tidak berjalan lancar ,mendapat tingkat kesesuaian sekitar 75% dan kesenjangan sebesar 25%. Rancangan yang tidak jelas maka mengakibatkan komunikasi tidak lancar. Labkesda perlu memerhatikan hal ini agar BPR yang dijalankan sesuai dengan yang diharapkan.
3.4.1.3. Tingkat Kesesuaian Kinerja dan Harapan terhadap Focus Labkesda Tabel 3.3 Tingkat Kesesuaian Kinerja dan Harapan Terhadap Focus Labkesda
Tabel diatas mengindikasikan proses persiapan melakukan BPR yaitu Focus yang dilakukan di Labkesda. Penjelasan akan dilakukan per masing-masing variable dan pernyataan.
1. Process Assesment yang terjadi didalam labkesda ternyata masih memiliki hambatan. Dengan ditunjukkan tingkat kesesuaian sekitar 66% dan kesenjangan sebesar 34% .Dalam Process assesment masih memiliki hambatan. Labkesda masih harus meninjau dalam faktor ini.
2. Kesadaran perubahan lingkungan bisnis memiliki tingkat kesesuaian sekitar 92% dan memiliki kesenjangan sebesar 8%.Menunjukan bahwa Labkesda masih bisa meningkatkan kesadaran perubahan lingkungan bisnis .
3. Aspek-aspek dalam proses bisnis menjadi pertimbangan penting memiliki tingkat kesesuaian sekitar 79% dan memiliki kesenjangan yang cukup besar yaitu sebesar 21%. Hal ini menunjukan bahwa sampai saat ini Labkesda tidak memerhatikan berbagai aspek dalam proses bisnis yang dapat menjadi pertimbangan untuk mengadakan perubahan. Untuk menutup kesenjangan yang ada , Labkesda harus mulai memerhatikan aspek-aspek tersebut.
4. Penting untuk memperbaharui proses bisnis memiliki tingkat kesesuaian sekitar 86% dan memiliki kesenjangan sebesar 14%. Tingkat kesenjangan yang tidak terlalu besar yang dapat berarti bahwa Labkesda masih merasakan pentingnya untuk melakukan perubahan proses bisnis.
5. Kinerja Keuangan mendasari perubahan proses bisnis memiliki tingkat kesesuaian sekitar 71% dan memiliki kesenjangan 29%. Dapat dikatakan bahwa selama ini Labkesda dalam melakukan perubahan , hanya sedikit suatu aspek dalam kineja keuangan yang menjadi dasar dari perubahan.
Faktanya penting sekali melibatkan kinerja keuangan untuk menjadi suatu dasar dalam melakukan perubahan proses bisnis.
6. Pengadaan IT yang berkualitas memiliki tingkat kesesuaian sekitar 85% dan memiliki kesenjangan sebesar 15%. Hasil yang tidak cukup besar dalam kesenjangan. Hal ini dapat dikatakan bahwa Labkesda masih bisa untuk meningkatkan pengadaan IT yang berkualitas.
3.4.1.4. Tingkat Kesesuaian Kinerja dan Harapan terhadap Invent Labkesda
Tabel 3.4 Tingkat Kesesuaian Kinerja dan Harapan terhadap Invent Labkesda
Tabel diatas mengindikasikan proses persiapan melakukan BPR yaitu Invent yang dilakukan di Labkesda. Penjelasan akan dilakukan per masing-masing variable dan pernyataan.
1. Terciptanya rancangan proses bisnis yang berorientasi masa depan memiliki tingkat kesesuaian sekitar 93% dan memiliki kesenjangan sebesar 7%. Tingkat kesenjangan yang cukup kecil sehingga Labkesda masih dapat meningkat rancangan-rancangan yang berorientasi masa depan.
2. Misi dinyatakan dengan jelas memiliki tingkat kesesuaian sekitar 77% dan memiliki kesenjangan sebesar 23%. Hal ini dapat diartikan kurangnya pemahaman yang jelas tentang misi yang ada di Labkesda. Maka dari itu perlu adanya suatu sosialisasi akan pentingnya misi-misi Labkesda yang perlu dijalankan agar dapat meningkatkan nilai Labkesda itu sendiri.
3. Muncul ide baru yang berorientasi masa depan memiliki tingkat kesesuaian sekitar 85% dan memiliki kesenjangan 15%. Labkesda perlu lebih meningkatkan pengembangan ide-ide baru yang berorientasi masa depan dan jadikan sebagai konsep dasar dalam melakukan perubahan proses bisnis.
3.4.1.5. Tingkat Kesesuaian Kinerja dan Harapan terhadap Launch Labkesda Tabel 3.5 Tingkat Kesesuaian Kinerja dan Harapan Terhadap Launch Labkesda
Tabel diatas mengindikasikan proses persiapan melakukan BPR yaitu Launch yang dilakukan di Labkesda. Penjelasan akan dilakukan per masing-masing variable dan pernyataan.
1. Menghasilkan Manfaat yang berwujud(Tangible) memiliki tingkat kesesuaian sekitar 84% dan memiliki kesenjangan sebesar 16%. Hal ini menunjukan bahwa Labkesda tetap melakukan pengukuran yang bersifat berwujud(Tangible) sebagai suatu dasar dalam melakukan evaluasi.
Labkesda perlu meningkatkan pengukuran tersebut agar kesenjangan yang ada dapat tertutup.
2. Menghasilkan Manfaat yang tidak berwujud(Itangible) memiliki tingakt kesesuaian sekitar 82% dan memiliki kesenjangan sebesar 12%. Terdapat adanya manfaat-manfaat dalam perubahan yang dirasakan oleh para karyawan. Labkesda perlu meningkatkan kinerja dalam proses bisnisnya agar dapat meningkatkan kepuasan kerja untuk para karyawan Labkesda.
3.4.1.6. Diagram Kartesius untuk Analisis Chased Approach
Gambar 3.5 Diagram Kartesius Keterangan :
Nilai rata-rata Chase Approach di sumbu Y adalah 3,92 Nilai rata-rata Chase Approach di sumbu X adalah 3,10
Dari diagram kartesius diatas terdapat 4 kuadran.Dapat menjelaskan sebagai berikut :
1. Kuadran 1 (Prioritas Utama)
Didalam kuadran pertama terdapat poin 1,2,5,6,10,dan 13 yang dimana angka tersebut mengacu pada faktor P1,P2,P5,Q1,Q5,dan R2 yang berada di tabel Chase Approach. Keenam poin tersebut yaitu Mendapat dukungan
pihak eksekutif ,adanya suatu alasan untuk mengalami perubahan , alur komunikasi lancar,Process Assesment dillakukan tanpa hambatan , Kinerja keuangan sebagai dasar dalam perubahan , misi dinyatakan dengan jelas. Faktor-faktor tersebut masih harus dikembangkan dikarenakan management yang bersangkutan masih belum memanage dengan optimal sehingga tidak mencapai harapan karyawan.
2. Kuadran 2 (Dipertahankan)
Didalam kuadran 2 terdapat poin 3,4,dan 16 yang dimana merupakan faktor P3,P4,dan S2 yang berada di tabel Chase Approach. Poin-poin tersebut ialah Penentuan anggota Tim Proyek sudah jelas , Rancangan Proses Bisnis management sudah jelas ,dan Menghasilkan manfaat yang tidak berwujud /tidak dapat dihitung(Itangible). Faktor-faktor tersebut sudah cukup bagus sehingga keputusan bagi management ialah mempertahankan kualitasnya. 3. Kuadran 3 (Prioritas Rendah)
Didalam kuadran 3 terdapat poin 7,8,dan 11 yang dimana merupakan faktor Q2,Q3 dan Q6 yang berada di tabel Chase Approach. Poin-poin tersebut ialah Terjadinya perubahan lingkungan bisnis , Aspek-aspek dalam Proses Bisnis management menjadi pertimbangan penting dan Pengadaan IT yang berkualitas.Faktor-faktor tersebut tidak menjadi suatu hal yang harus diprioritaskan. Karena secara garis besar ketiga faktor tersebut masih cukup bagus dan tidak perlu harus segera diprioritaskan.
4. Kuadran 4 (Berlebihan)
Didalam kuadran 4 terdapat poin 9,12,14 dan 15 yang dimana merupakan faktor Q4,R1,R3 dan S1 yang berada di tabel Chase Approach. Poin-poin
tersebut ialah Penting untuk memperbaharui Proses Bisnis Management ,Terciptanya rancangan proses bisnis yang berorientasi masa depan ,Muncul ide baru yang berorientasi masa depan dan Menghasilkan Manfaat Yang berwujud / dapat dihitung(Tangible). Hal-hal tersebut dirasakan tidak terlalu perlu untuk para karyawan tetapi pihak management labkesda menangani secara berlebihan.
3.4.2. Masalah secara Detail
Setelah adanya wawancara yang dilakukan dengan Kepala Labkesda ,Kepala Bagian Tata Usaha dan Kepala SubLab didapatkan adanya beberapa masalah yang terjadi yang dapat menurukan efisiensi kinerja Labkesda. Masalah-masalah tersebut akan dihubungkan dengan faktor-faktor dari Chase Approach Analisis dan solusi yang dapat ditawarkan. Penjelasannya dapat dilihat dibawah ini.
3.4.2.1. Masalah di Kuadran 1(Prioritas Utama)
Seperti yang kita lihat didalam Diagram Kartesius pada kuadran pertama terdapat poin 1,2,5,6,10,dan 13 yang dimana angka tersebut mengacu pada faktor P1,P2,P5,Q1,Q5,dan R2 yang berada di tabel Chase Approach. Keenam poin tersebut yaitu :
1. Kurangnya dukungan pihak eksekutif , didalam Labkesda para pihak eksekutif dalam hal ini merupakan atasan di Departmen Kesehatan menerapkan suatu kebijakan-kebijakan dimana para karyawan Labkesda belum tentu dapat melakukannya. Solusi yang dapat ditawarkan ialah pihak eksekutif mendukung cara kerja yang ditawarkan oleh pihak
ReengineeringLabkesda dengan menawarkan beberapa dokumen yang berisikan proses bisnis yang diharapkan oleh para karyawan Labkesda.
2. Dianggap tidak ada suatu alasan untuk mengalami perubahan , Didalam Labkesda proses kerja masih manualisasi dalam pembuatan dokumen dan penyimpanan dokumen. Juga aliran proses yang dirasa dapat dipercepat dengan menghilangkan beberapa aspek. Hal-hal ini dirasa harus berubah agar proses keja Labkesda dapat menjadi lebih baik yang dapat memuaskan karyawan dalam bekerja. Perubahan dapat dilakukan dengan menambah suatu sistem komputerisasi yang dapat membantu kinerja Labkesda dan melakukan perubahan proses bisnis.
3. Alur komunikasi tidak lancar, Didalam Labkesda komunikasi antar bagian/divisi masih terdapat hambatan. Sebagai contoh komunikasi Jumlah Sample antara Bagian Loket dan Bagian Lab sering terjadi perbedaan karena sistem antara loket dengan lab tidak terintegrasi satu sama lain.Hal-hal inilah yang dapat merusak waktu kerja yang menjadi moto Labkesda itu sendiri. Solusi yang ditawarkan ialah dengan mencatat waktu disetiap pelayanan di bagian Loket dan waktu pengerjaan di bagian Lab. Dengan menambah fitur pencatatan waktu dan fitur penyimpan database yang saling terintegrasi didalam sistem , hal ini dapat dilakukan.
4. Process Assesmentmasih ada hambatan , didalam Labkesda penilaian/pengkajian proses sering kali tidak dilakukan. Dikarenakan para karyawan tidak menyadari pentingnya dalam melakukan perubahan dengan mengkaji ulang proses bisnis. Yang harus dilakukan ialah melakukan
evaluasi kerja dan melakukan beberapa perubahan yang dirasa dapat meningkatkan kinerja proses bisnis Labkesda.
5. Kinerja keuangan tidak dijadikan sebagai dasar dalam perubahan , didalam Labkesda kinerja Keuangan dirasa cukup bagus. Karena telah menghasilkan laporan-laporan keuangan yang cukup bagus dan akurat. Akan tetapi hal itu membuat karyawan Labkesda merasa cukup puas dan merasa tidak memerlukan melakukan perubahan. Hal ini cukup terhambat sehingga perubahan-perubahan yang ingin dilakukan dirasa tidak perlu. Ini ada hubungannya dengan adanya dukungan dari pihak atas. Pihak atas harus memberi pengertian pada karyawan Labkesda bahwa penting untuk melakukan perubahan agar dapat mencapai hasil yang lebih tinggi.
6. Misi suatu proses dinyatakan tidak dengan jelas , didalam Labkesda penyataan misi mungkin sudah ditulis dengan jelas akan tetapi makna dari misi tersebut masih belum dapat dipahami oleh seluruh karyawan Labkesda. Kembali lagi dengan peran dari pihak eksekutif yang harus menyampaikan misi-misi Labkesda secara jelas dan kebijakan-kebijakan yang akan diberlakukan di Labkesda.
3.4.2.2. Masalah di Kuadran 2(Dipertahankan)
Seperti yang kita lihat didalam Diagram Kartesius pada kuadran 2 terdapat poin 3,4,dan 16 yang dimana merupakan faktor P3,P4,dan S2 yang berada di tabel Chase Approach. Poin-poin tersebut ialah
1. Penentuan anggota Tim Proyek sudah jelas , didalam Labkesda tim yang menangani proyek untuk melakukan perubahan sudah dinyatakan dengan jelas dan disampaikan dengan jelas ke seluruh karyawan Labkesda. Akan
tetapi karena beberapa masalah yang ada didalam kuadran pertama , realisasi dalam melakukan perubahan sering terhambat. Oleh karena itu perlu menyelesaikan masalah-masalah dalam kuadran pertama supaya dapat menyelesaiankan perubahan yang diinginkan.
2. Rancangan Proses Bisnis management sudah jelas , didalam Labkesda rancangan proses bisnis sudah sering dinyatakan dengan jelas dalam rapat evaluasi dan laporan evaluasi. Hal ini harus dipertahankan dalam kinerja Labkesda.
3. Menghasilkan manfaat yang tidak berwujud /tidak dapat dihitung(Itangible) , saat ini Labkesda sudah menghasilkan manfaat Itangible yaitu berupa keunggulan kompetitif. Dibanding Laboratorium lain yang juga pesaing dari Labkesda , Labkesda memberikan beberapa keunggulan yang berbeda dari laboratorium lain. Hal ini juga memberikan kepuasan bagi pelanggan-pelanggan Labkesda. Hal-hal tersebut harus dipertahankan bahkan harus meningkatkan mutu kualitasnya.
3.4.2.3. Masalah di Kuadran 3(Prioritas Rendah)
Seperti yang kita lihat didalam Diagram Kartesius pada kuadran 3 terdapat poin 7,8,dan 11 yang dimana merupakan faktor Q2,Q3 dan Q6 yang berada di tabel Chase Approach. Poin-poin tersebut ialah
1. Kesadaran akan terjadinya perubahan lingkungan bisnis sudah bagus , Bagi Labkesda perubahan-perubahan lingkungan bisnis tidak terlalu berpengaruh. Karena Labkesda bekerja sesuai dengan aturan pemerintah sehingga perhatian pada perubahan-perubahan lingkungan bisnis tidak menjadi suatu prioritas utama.
2. Masih sedikit orang yang sadar dalam mempertimbangkan aspek-aspek dalam proses bisnis management , hal ini dirasa oleh Labkesda tidak terlalu penting. Sama seperti masalah diatas , dikarenakan bekerja dengan aturan pemerintah , beberapa aspek tersebut tidak diperhatikan atau tidak menjadi prioritas utama.
3. Pengadaan IT yang berkualitas dirasa sudah cukup, Labkesda merasakan bahwa untuk melakukan proses bisnisnya tidak memerlukan kemampuan IT yang hebat. Labkesda hanya ingin mempunyai IT yang dapat membantu kinerja Labkesda sehingga dirasa tidak memerlukan IT yang terlalu berkualitas.
3.4.2.4. Masalah di Kuadran 4(Berlebihan)
Seperti yang kita lihat didalam Diagram Kartesius pada kuadran 4 terdapat poin 9,12,14 dan 15 yang dimana merupakan faktor Q4,R1,R3 dan S1 yang berada di tabel Chase Approach. Poin-poin tersebut ialah
1. Kesadaran akan pentingnya untuk memperbaharui proses bisnis cukup tinggi , kelemahan Labkesda dalam menyikapi kepentingan dalam perubahan proses bisnis masih berlebihan yang kadang tidak berpengaruh dalam peningkatan kinerja. Labkesda hanya memerhatikan beberapa perubahan tanpa memerhatikan efek-efek samping dalam peningkatan kinerja. Sehingga mengakibatkan efisiensi kinerja menjadi berkurang. Solusinya ialah Labkesda harus mengetahui kepentingan , kelebihan dan kekuatan dan bagaimana melakukan perubahan proses bisnis agar tidak dianggap berlebihan dalam melakukan perubahan proses bisnis.
2. Terciptanya rancangan proses bisnis yang berlebihan , meski Labkesda sudah menciptakan rancangan proses bisnis yang baru , kadang tidak sesuai dengan kemampuan bekerja Labkesda itu sendiri. Sehingga dapat dikatakan rancangan tersebut hanyalah rancangan belaka dikarenakan berlebihan dalam merancang proses bisnis.
3. Terlalu banyak ide baru yang berorientasi masa depan , Ide-ide baru yang dihasilkan oleh Labkesda dirasakan berlebihan dikarenakan ide-ide tersebut ingin dijalankan tanpa melihat kemampuan Labkesda sekarang ini. Labkesda sebaiknya menghasilkan ide-ide baru yang dirasa dapat berguna untuk pengembagan Labkesda yang memungkinkan dapat dijalankan.
4. Banyaknya Manfaat Yang berwujud / dapat dihitung(Tangible) , manfaat tangible yang dirasakan oleh Labkesda cukup banyak ,contohnya yaitu pendapatan yang bertambah. Hal ini berdampak , Labkesda hanya fokus dalam peningkatan manfaat tangible , padahal ada manfaat Itangible yang harus dicapai oleh Labkesda agar dapat memiliki manfaat seimbang yang dirasakan oleh Labkesda itu sendiri.
Dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa masih kurangnya kepuasan yang dirasakan oleh karyawan Labkesda sehingga menghasilkan karyawan merasa tidak termotivasi. Hal ini berakibat banyaknya kekurangan pada proses bisnis sehingga BPR yang dihasilkan menjadi tidak berguna. Dapat ditunjukan pada data Standar Penilaian Mutu yang terakhir ditunjukan pada gambar 3.6
Gambar 3.6 Standart Penilaian Mutu Labkesda.
Pada gambar 3.6 ditunjukan masih banyaknya kinerja yang tidak sesuai dengan standar yang ada. Hal ini bisa dikatakan karyawan Labkesda kurang termotivasi dalam proyek BPR ini. Padahal meningkatnya motivasi karyawan merupakan kunci sukses dalam proyek BPR. Bila kepuasan kerja karyawan masih buruk atau kurang , maka proyek BPR yang dijalankan oleh Labkesda masih kurang berjalan maksimal.Oleh karena itu Labkesda perlu melakukan perbaikan dengan mengadakan BPR kembali agar kinerja proses bisnis yang buruk tersebut menjadi lebih baik dan berjalan dengan maksimal sesuai yang diharapkan dan juga karyawan Labkesda dapat termotivasi dengan adanya konsep Change Management yang diterapkan pada perancangan BPR.
3.5. Usulan yang diajukan
Usulan yang diajukan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi dalam proses bisnisnya ialah melakukan BPR dengan merancang ulang proses bisnisnya dengan menggunakan langkah-langkah dari teori menurut R.E Indrajit dan R.Djokopranoto dan merancang suatu sistem informasi management agar dapat mengurangi ketidakefiensian proses bisnis akibat cara yang dilakukan masih sistem manualisasi dan dapat menyimpan data-data yang diperlukan didalam komputer.
