60
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK SERTA DAMPAKNYA
TERHADAP EFEKTIFITAS PENYIMPANAN DAN PENEMUAN
KEMBALI ARSIP
Rani Kurniasari
AMIK BSI Jakarta
Jl. R.S Fatmawati No. 24, Pondok Labu, Jakarta Selatan Email: rani.rku@bsi.ac.id
ABSTRACT
Every job and office activities , both public and private need recording, processing and archival storage , with certain systems and can be accounted for . One is a system that can be used with electronic files in the archive management system. Filing office as one of the activities is very important and not easy . Records held by the organization must be properly managed because of excellence in the field of archives will greatly assist the task of leadership and help the mechanism of action of all employees in achieving the goals more effectively.World 's archives during dwell only on paper shabby and smelly. Now the records management has been using technology as a tool to process , access and dissemination and preservation of archives. Ancient archives that have value for historical information contained unique and very interesting now been presented and accessed through electronic media . In addition, the rapid technological developments in recent positif.terhadap have any impact on the world's smoothness and ease of accessing archival thus allowing a broader and can be accessed online. Electronic records storage media such as CDs, DVDs, hard disks , micro films and so on , can make it easier and saves storage space and the rediscovery of the archive.
It shows that electronic records management as the central memory and the necessary resources so that the office can provide recording archives, search the archives, destruction of records, and archival storage in a time and cost effective. Management effectiveness can be measured in terms of the area of the archive storage area, and the time required to recover relatively short when compared with conventional records management system.
Keywords: electronic archive, archive storage effectiveness, rally behind archives
I. PENDAHULUAN
Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data dan informasi adalah arsip, karena arsip merupakan bukti dan rekaman dari kegiatan. Seiring dengan kemajuan teknologi, kini kearsipan juga telah memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan menyebarkan serta melestarikan arsip. Arsip-arsip yang memiliki nilai guna sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik. Dengan semakin banyaknya volume data yang harus
dikumpulkan, diolah, dianalisis,
diinterpretasikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada masa teknologi modern seperti sekarang ini, telah terbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efisien bila dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronik.
Pembangunan dan pengembangan sistem pengelolaan arsip dengan menggunakan sistem
manajemen dokumen elektronik secara terpadu, dapat dimulai dengan menyiapkan beberapa perangkat keras, jaringan koneksi lokal dan memahami cara pengelolaan manual dokumen fisik yang selama ini dilakukan. Arsip sebagai pusat ingatan dan sebagai sumber informasi tertulis harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Efektivitas pengelolaan kearsipan dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip.
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Konsep Dasar Arsip
61 Berdasarkan undang-undang No.7 tahun
1971 sebagaimana di kutip oleh Amsyah (2003), pengertian arsip adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005:3) membahas kearsipan tentunya tidak akan lepas dari istilah arsip. “Istilah arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata Arche, kemudian berubah menjadi Archea. Archea
artinya dokumen/catatan mengenai
permasalahan”.
Berdasarkan ciri-ciri arsip yang baik, terdapat tigaciri yang melekat yaitu: 1) merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna. Dalam aspek ini arsip mestinya hanya terdiri dari warkat-warkat yang masih mempunya nilai guna. Dengan demikian bilamana ada warkat yang dipandang sudah tidak bernilai guna maka warkat tersebut tidak perlu disimpan lagi sebagai arsip, tetapi dimusnahkan saja. Nilai guna yang ada dalam suatu arsip seperti: Nilai-nilai administrasi, hukum, keuangan, penelitian, dan dokumentasi. Selain itu arsip dapat mengandung nilai haluan organisasi, nilai pelaksanaan kegiatan organisasi, nilai sejarah, ekonomi, sosial, politik, keamanan, kebudayaan, seni dan agama; 2) warkat-warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti arsip diletakkan dan disusun berurutan menurut abjad, tanggal, dan nomor, tetapi juga menunjukan penyimpanan arsip yang dilakukan dengan memperhatikan klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit kerja pencipta warkat. Penyimpanan arsip yang sistematis dilakukan oleh arsiparis dengan menggunakan fasilitas, prosedur, dan metode kerja yang ada/ditetapkan; 3) arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Ciri yang ketiga dari arsip yang baik ini
dimungkinkan terjadi sebagai akibat dari penyimpanan arsip yang dilakukan secara sistematis. Karena penyimpanannya sistematis, maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan lancar.
2.2. Arsip Elektronik
Setiap organisasi menghasilkan sejumlah besar dokumen dalam bentuk kertas dan elektronik. The Georgia Archives pada buku Sukoco, (2007:110) menyebutkan bahwa arsip atau dokumen elektronik dapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua dokumen, kertas, surat, peta, buku (kecuali buku yang dikelola oleh perpustakaan), microfilm, magnetic tape, atau bahan lain tanpa menghiraukan bentuk fisik atau karakteristik, dibuat atau diterima
menurut undang-undang. Menurut
International Standard Organization (ISO), arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis, dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas (ISO/DIS 15489).
Pengertian arsip elektronik lainnya menurut Haryadi (2009:67) dalah kumpulan data yang disimpan dalam bentuk data scan_anyang dipindakan secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi, kemudian disimpan ke dalam hard drive atau optical disk. Sedarmayanti (2005:53) juga mengungkapkan bahwa arsip elektronik adalah suatu sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data elektronik.
Sistem kearsipan elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan teknik kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konvensional memiliki cabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen penting yang dimiliki perusahaan, maka sistem kearsipan berbasis komputer ini memiliki kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual. Selanjutnya di dalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah di konversi ke dalam bentuk file gambar (*.bmp, jpg, dll) atau dokumen (*.doc, txt,dll). Perbedaan antara kearsipan konvensional dan elektronik dapat di lihat seperti pada tabel 1.
62
2.3. Proses Penciptaan
Menurut Budiman (2009:117), proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu: 1) penciptaan secara elektronik atau otomasi, adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya computer; 2) penciptaan arsip dengan cara transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik.
Proses penciptaan ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses penciptaan arsip elektronik memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar. Tahapan yang dimaksud antara lain (Budiman ,2009:119): 1) 1. Tahap Pemilihan
Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu,. Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak. Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip. Dan pemilihan berdasar penyelamatan berarti pemilihan dengan memperhatikan kondisi
fisik arsip, semakain buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan. 2. Tahap Pemindaian
Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik. 3. Tahap Penyesuaian
Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.
4. Tahap pendaftaran
Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan arsip aslinya, maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik tercapai.
5. Tahap pembuatan berita acara
Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional kedalam arsip elektronik.
Dalam tahap ini mencantumkan
Tabel 1. Perbedaan Kearsipan Konvensional dan Elektronik
Komponen Kearsipan Konvensional
Kearsipan Elektronik
Kabinet Berupa rak atau lemari arsip yang dibuat secara fisik.
Berupa cabinet virtual yang dib uat dengan database
Map Berupa map fisik untuk menyimpan
lembaran arsip
Berupa map virtual atau folder untuk menyimpan file dokumen. Arsip Lembaran-lembaran surat hard copy Lembaran-lembaran surat yang
sudah ditransfer ke dalam file gambar/teks.
63 penanggungjawab pelaksanaan dan
legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.
2.4. Penyimpanan dan Sistem Pengarsipan
Pemberian indeks elektronis dapat memberikan informasi yang lengkap mengenai data dokumen, seperti penulis, nomor referensi, atau tanggal dibuatnya. Data yang ditampilkan, dicetak, dibagi, dan disimpan secara komputerisasi, sehingga memberikan keuntungan besar karena membuat isi dokumen menjadi aktif.
Teks dokumen dibaca dengan
menggunakan teknologi optical character recognition (OCR). Sistem tersebut memungkinkan pengambilan data dengan mencari kata atau frase dalam teks, dengan lokasi folder atau dengan informasi kartu indeks. Dokumen mana yang dapat dibaca dan tindakan apa yang dapat dilakukan atas dokumen tersebut tergantung pada tingkat keamanannya, yang dapat dikontrol dengan sistem komputerisasi dokumen. (Haryadi, 2009:66)
Saat ini, beberapa vendor menyediakan sistem pengarsipan professional yang secara fungsional sesuai untuk pengelolaan arsip atau dokumen secara benar. Sedikitnya adatiga sistem utama yang tersedia sebagai berikut: (Haryadi, 2009: 71)
1. Sistem manajemen dokumen elektronik atau electronic document management system (EDMS) yang secara umum akan mengelola arsip atau dokumen elektronik melalui computer masing-masing pegawai. Misalnya, word processing, spreadsheets, presentasi, dan proyek.
2. Sistem pemindaian elektronik atau electronic imaging system (EIS) yang akan mengelola dokumen hasil pemindaian (scan).
3. Software manajemen dokumen atau records management software (RMS) yang akan mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan dokumen.
2.5. Kemudahan dan Keuntungan Arsip Elektronik
Sistem kearsipan elektronik memiliki kelebihan utama yaitu memberikan kemudahan dalam pengelolaan dan manajemen arsip. Beberapa kemudahan yang diberikan sistem kearsipan elektroniik berbasis computer
tersebut antara lain adalah: (Sugiarto dan Wahyono, 2005:102)
1. Mudah dioperasikan
Di dalam pemrograman computer dikenal istilah Human Computer Interactive. Konsep tersebut dalam implementasinya akan menghasilkan program-program aplikasi yang berorientasi visual sehingga mudah dioperasikan oleh penggunanya. Komputer juga memberikan dukungan kemudahan untuk menyimpan file-file dalam bentuk gambar.
2. Tampilan yang menarik
Dengan kelebihannya dalam melakukan visualisasi, maka komputer mampu memberikan tampilan yang menarik sehingga memberikan kenyamanan bagi penggunanya. Bahkan computer juga memungkinkan kustomisasi sehingga pengguna bias mengatur sendiri desktop aplikasi seperti warna, gambar, font dan lain sebagainya sesuai keinginan masing-masing.
3. Fasilitas Pencarian Dokumen
Salah satu kelebihan utama sistem berbasis komputer adalah kecepatan proses dalam pencarian dokumen. Komputer dapat memberikan kata-kata kunci pencarian yang flexible sesuai keinginan sehingga dapat mengantisipasi jika pengguna lupa dengan atribut-atribut pokok sebuah dokumen. 4. Pencatatan Lokasi Fisik Dokumen
Fasilitas pencarian lokasi fisik, berarti akan mempermudah pengguna dalam melakukan pencarian hardcopy dari arsip yang diinginkan. Komputer akan memberikan data lokasi penempatan dokumen secara lengkap seperti di gedung, ruangan, lantai, cabinet atau bahkan sampai nomor map penempatan dokumen tersebut.
5. Fasilitas Gambar dan Suara
Penggunaan scanner membuat kemudahan dalam melakukan transfer dari bentuk dokumen fisik ke dalam bentuk virtual. Kelebihan tersebut ditambah dengan kemampuan computer untuk melakukan proses-proses imaging seperti mempertajam dan memperjelas gambar dokumen tersebut. 6. Keamanan Data
Keamanan dokumen akan lebih terjamin dengan adanya level keamanan bertingkat yang menggunakan ID pengguna dan password. Kemudahan juga dalam melakukan backup data ke dalam disket atau CD juga akan membuat data kita lebih aman karena jika terjadi kerusakan sistem
64
computer, data masih bias diselamatkan melalui backup tersebut.
7. Retensi Otomatis
Penggunaan computer juga akan memungkinkan pemeriksaan secara otomatis retensi dokumen. Jadi akan ada peringatan jika beberapa dokumen sudah kadaluwarsa, sehingga kita bisa menindaklanjuti untuk memusnahkan atau mendokumentasi arsip tersebut ke dalam dokumen pasif. Dokumen pasif yang dimaksud adalah bahwa kita bisa menonaktifkan dokumen dan memback-upnya ke dalam media penyimpan eksternal seperti CD atau Disket, tetapi kita juga bisa mengaktifkan kembali jika suatu saat diperlukan.
8. Laporan Kondisi Arsip
Kearsipan elektronik akan memberikan
kemudahan dalam menyusun atau
menampilkan laporan-laporan kearsipan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen. Dengan hanya menekan satu atau beberapa tombol.
Penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa keuntungan serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip secara konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik adalah: 1. Penghematan investasi berupa ruang
kearsipan
Sebagaimana kita ketahui bersama, semakin berkembangnya sebuah arsip, maka akan memerlukan rauang penyimpanan yang semakin besar juga. Hal ini dapat diatasi atau diefisienkan dengan cara sistem penyimpanan arsip dengan pengalihan media arsip konvensional kedalam media arsip elektronik.
2. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy)
Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan kertas dan tinta, dan cukup dengan mengkopi pada disk atau media lainnya, walaupun pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.
3. Efisiensi waktu akses
Seperti telah kita ketahui bersama, metode pengarsipan konvesional akan sangat sulit menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan, hal ini diperngaruhi oleh sistem penempatan yang berpindah-pindah, arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak dikembalikan pada tempatnya, serta
penyimpanan yang tidak terstruktur, berbeda dengan arsip elektronik, sistem penyimpanan yang terstruktur memudahkan temu kembali arsip semudah menginput kode arsip, sama halnya apabila kita melakukan pencarian sebuah dokumen di komputer.
4. Penghematan SDM
Dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas kearsipan untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal ini belum menjamin kecepatan dan ketepatan dalam sistem pencarian arsip. Berbeda dengan arsip elektronik, tentu saja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM, selain itu sistem temu kembali informasi tidak harus melibatkan SDM yang banyak, namun akses informasi dapat dilakukan dengan cepat.
5. Memperkecil kemungkinan kehancuran data
Dengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan Back-up data, sehingga kita akan mempunyai cadangan terhadap arsip-arsip penting yang dimiliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir dan kebakaran.
2.6. Konsep Dasar Efektifitas
Pada umumnya efektifitas sering dihubungkan dengan efisiensi dalam pencapaian tujuan organisasi. Padahal suatu tujuan atau saran yang telah tercapai sesuai dengan rencana dapat dikatakan efektif, tetapi belum tentu efisien. Walaupun terjadi suatu peningkatan efektivitas dalam suatu organisasi maka belum tentu itu efisien. Jelasnya, jika sasaran atau tujuan telah tercapai sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya dapat dikatakan efektif. Jadi bila suatu pekerjaan itu tidak selesai sesuaiwaktu yang telah ditentukan, maka dapat dikatakan tidak efektif. Efektivitas merupakan gambaran tingkat keberhasilan atau keunggulan dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan dan adanya keterkaitan antara nilai-nilai yang bervariasi.
Efektivitas kerja mempunyai berbagai macam pengertian menurut para ahli, namun secara umum memang belum ada kesesuaian pendapat mengenai konsep efektivitas hal tersebut dikarenakan para ahli dalam merumuskan pengertian efektivitas hanya memandang dari sudut bidang kajian dan disiplin ilmu tertentu.
65 Salah seorang ahli mengatakan bahwa
efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, seorang manajer efektif dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukan atau metode (cara) yang tepat untuk mencapai tujuan”.(Handoko, 2003:134).
Efektifitas merupakan upaya
mengerjakan semua pekerjaan secara tepat (doing the right job), dengan menggunakan seluruh potensi sumber daya yang dimiliki dan sesuai dengan tujuan operasional (Rangkuti, 2006:118). Efektifitas merupakan suatu ukuran yang memberikan gambaran seberapa jauh target dapat tercapai. Pengertian efektivitas ini lebih berorientasi kepada keluaran sedangkan masalah penggunaan masukan kurang menjadi perhatian utama. Apabila efisiensi dikaitkan dengan efektivitas maka walaupunterjadi peningkatan efektivitas belum tentu efisiensi meningkat”.(Sedarmayanti, 2009:122). Pada dasarnya dalam memaknai efektifitas setiap orang dapat memberikan pengertian yang berbeda sesuai sudut pandang dan kepentingan masing-masing. Dapat disimpulkan penulis bahwa efektivitas selalu merujuk pada efek, hasil guna dan dipandang dari sudut pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dan menimbulkan dampak bagi organisasi. Efektivitas juga diartikan sebagai ukuran yang menggambarkan seberapa jauh tujuan telah tercapai dengan memberikan hasil yang memuaskan tanpa mengabaikan mutu.
2.7. Ukuran Efektivitas
Ukuran dalam sebuah efektivitas kerja dapat dilihat pada semua bidang kegiatan maupun kemampuan seorang pegawai dalam sebuah organisasi pada proses pencapaian tujuan. Untuk lebih jelasnya, berikut ini kriteria dalam pengukuran efektivitas.
Menurut Steers dalam Tangkilisan (2007:93), terdapat lima kriteria dalam pengukuran efektivitas organisasi, yaitu: 1) produktivitas; 2) kemampuan adaptasi atau fleksibilitas; 3) kepuasan kerja; 4) kemampuan berlaba; 5) pencarian sumber daya.
Sementara menurut Gibson (Tangkilisan, 2007:98) mengatakan bahwa efektivitas organisasi dapat pula diukur sebagai berikut: 1) kejelasan tujuan yang hendak dicapai; 2) kejelasan strategi pencapaian tujuan; 3) proses analisa dan perumusan kebijaksanaan yang mantap; 4) perencanaan yang matang; 5) penyusunan program yang tepat; 6) tersedianya
sarana dan prasarana; 7) sistem pangawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik
III METODOLOGI PENELITIAN
Penelitian ini merupakan penelitian deskritif kualitatif, yang mencoba memamarkan sebuah fenomena sesuai dengan kaidah teori yang berlaku. Data diperoleh berdasarkan hasil kajian dari beberapa sumber literatur pustaka sebagai bahan acuan. Hasil dari penelaahan selanjutnya di interprestasikan secara deskriptif.
IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Kearsipan merupakan bagian pekerjaan dalam suatu instansi yang sangat penting. Informasi yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar instansi tersebut dapat memberikan pelayanan yang efektif. Oleh karena itu suatu instansi atau perusahaan dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Dengan demikian peranan pengelolaan arsip sangat penting bagi kebutuhan organisasi. Maka diperlukan suatu alat untuk mempermudah pengelolaan kearsipan. Dalam bukunya (Sugiarto dan Wahyono, 2005:141) menyatakan bahwa mengingat pentingnya tugas manajemen kearsipan, maka dewasa ini banyak pihak menggunakan media elektronik dalam pengelolaan dokumen yang dimilikinya. Dengan menggunakan media elektronik dihaarapkan akan membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, dan perawatan dokumen. Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang disebut dengan sistem pengarsipan elektronik (Electronic Filling System) yang berbasis pada penggunaan computer.
Dalam perkembangan pengelolaan arsip, para praktisi kearsipan tentu saja sangat memahami akan pentingnya sebuah arsip. Bukan hanya dilihat dari bentuk fisiknya saja, melainkan dari sisi informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Hal ini yang memacu para praktisi kearsipan untuk selalu mencari pola pengeloaan yang tepat dan efisien untuk dapat mengelola arsip-arsip tersebut. Pengelolaan arsip bukan hanya terbatas pada keamanan penyimpanan, namun juga mengarah pada manajemen penempatan, sehingga akan mempermudah proses temu kembali arsip
66
apabila suatu saat arsip dibutuhkan oleh pengguna.
Saat ini para praktisi kearsipan telah banyak beralih dari media penyimpanan yang bersifat konvensional berupa fisik (hard copy) kedalam media elektronik (soft copy), hal ini dilakukan karena pertimbangan efisiensi.
Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpana file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh sistem operasi. Direktori dapat mempunyai funsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan. Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai bentuk media penyimpanan, baik berupa: 1) media magnetic (magnetic media); 2) disk magnetik (magnetic disk); 3) pita magnetik (magnetic tape); 4) kaset (cassette); dan 5) media optik (optical Media)
Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk optic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang \berbeda. Berarti dalam satu media penyimpanan berbagai mecam informasi dapat diproses sesuai dengan sistem aplikasinya. Pemberian label nama file dalam arsip cukup penting didalam penyimpanan arsip elektronik. Format label nama pada direktori atau nama file dan media penyimpanan sebaiknya diberikan secara standar, jelas dan lengkap, hal ini penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard disk dan sebagainya.
Pemberian nama label yang bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur sistem pengindekan.
Komputerisasi dokumen telah mengubah cara pengarsipan informasi, maka hal itu berdampak pada pola perkembangan dan kemajuan bidang kearsipan yang semakin baik, sehingga fungsi dokumen sebagai sumber informasi dalam pengambilan keputusan oleh organisasi dapat dioptimalkan. Perkembangan Internet dengan kecepatan aksesnya yang semakin meningkat mengakibatkan perolehan data atau informasi dapat dilakukan secara cepat dan tepat pada halaman Web perusahaan (corporate portal). Hal tersebut memungkinkan tukar menukar arsip dan
pengiriman arsip melalui fasilitas internet menjadi lebih cepat dan mudah.
Arsip elektronis juga disebut dengan arsip digital, dimana lembaran kertas telah mengalami perubahan bentuk menjadi lembaran elektronik. Proses konversi tersebut menggunakan komputer dengan bantuan alat scanner dengan kecepatan tinggi, sehingga prosesnya dapat berlangsung dengan cepat. Hasil konversi data arsip tersebut disimpan dalam bentuk file dalam media elektronik seperti harddisk, CD, DVD dan lain-lain. Dengan demikian waktu penyimpanan lebih cepat dan menghemat tempat penyimpanan arsip. Pengindeksan juga dapat dilakukan dengan lebih fleksibel dan dapat dimodifikasi sehingga menghemat waktu dan biaya.
Pengamanan pada arsip elektronik lebih terjamin, dapat dikatakan demikian karena hanya orang memiliki otorisasi yang dapat mengaksesnya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan memberikan password pada file yang di simpan, sehingga dapat mencegah penggunaan arsip oleh pihak yang tidak berkepentingan. Segala tindak pencurian arsip dapat di hindari, jadi arsip elektronik cenderung lebih aman dan efktif dalam penyimpanan jika dibandingkan dengan penyimpanan arsip konvensional.
Proses penemuan kembali arsip juga menjadi lebih cepat dan efisien, hal ini dapat dilakukan dengan cara memanggil data yang tersimpan dalam media penyipanan. Pemanggilan data menggunakan komputer dapat dengan penggunaan software pendukung sehingga bisa menghemat waktu pencarian arsip. Dengan menggunakan metode pencarian terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat secara mudah menampilkan dokumen yang di tuju walaupun secara fisik arsip tersebut pada tempat lain. Pada pengarsipan konvensional biasanya terjadi penempatan arsip yang berpindah-pindah karena arsip di tempatkan pada suatu ruangan, arsip sering dipinjam, dan tidak langsung dikembalikan pada tempat penyimpanan. Hal ini berbeda dengan penyimpanan arsip elektronik yang memiliki penyimpanan terstruktur sehingga memudahkan dalam proses temu kembali arsip. Proses temu kembali arsip dapat dilakukan menginput kode arsip pada komputer dan dalam beberapa detik, arsip yang dicari dapat ditemukan.
Pada pengelolaan arsip secara konvensional melibatkan banyak arsiparis untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip. Hal tersebut tidak berlaku bagi arsip
67 elektronik. Pada pengelolaan arsip elektronik
tidak membutuhkan banyak tenaga arsiparis, karena dalam akses simpan dan temu kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat. Akan tetapi arsip elektronik juga memerlukan waktu khusus untuk merapikan file-file yang ada meskipun waku yang diperlukan tidak selama saat merapikan arsip secara konvensional.
Selain itu proses recovery data pada arsip elektronik lebih memungkinkan untuk dilakukan. Proses recovery data dapat dilakukan karena adanya back up data pada media penyimpanan elektronik. Jika dibandingkan dengan penyimpanan arsip konvensional, saat terjadi kebakaran, kebanjiran dan musibah lainnya, recovery data lebih sulit dilakukan. Dalam kaitannya dengan temu kembali arsip, pengelolaan arsip secara elektronis sangatlah efektif jika dibandingkan dengan pengelolaan secara konvensional. Dengan semakin banyaknya volume data yang harus diolah, disimpan, dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada abad teknologi modern seperti sekarang ini, telah terbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efektif bila dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronik.
V PENUTUP
Pada prinsipnya, pengelolaan arsip yang baik dilakukan agar memudahkan arsiparis pada saat melakukan pencarian arsip atau dalam proses temu kembali arsip sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efektif. Indikator efektivitas di ukur dari segi waktu dan biaya. Pada pengukuran efektivitas dalam segi waktu, pengelolaan arsip elektronis di katakan lebih efektif, hal ini dapat dilihat pada saat arsiparis melakukan penyimpanan dan pencatatan arsip dapat lebih cepat dengan adanya program pada komputer. Dalam melakukan kegiatannya, arsiparis dapat melakukan pemindaian melalui scanner, memfoto file, atau menyalin data dan langsung menyimpan file pada folder-folder data. Media penyimpanan bisa di dalam hardisk komputer, CD, DVD, flashdisk, dan lain sebagainya. Sehingga lebih efektif dalam hal waktu, hal ini karena proses penyimpanan hanya beberapa detik.
Apabila dibandingkan dengan
penyimpanan secara konvensional, arsiparis harus menulis satu persatu dalam buku agenda, melakukan penomoran secara manual,
mengurutkan arsip secara manual dan menyimpan arsip dalam tumpukan file dan folder di lemari pemnyimpanan arsip sehingga lebih banyak waktu yang digunakan dan butuh tempatatau ruangan tersendiri untuk penyimpanan. Pada saat proses pencarian kembali, arsiparis dapat melakukannya dengan mengetik kata kunci dan dalam waktu beberapa menit, komputer dapat langsung mencari file secara otomatis. Dengan demikian arsiparis tidak perlu membongkar-bongkar lemari penyimpanan arsip. Dengan demikian dapat di lihat bahwa pengelolaan arsip lebih efektif jika dilakukan pengelolaan arsip secara electronik (electronic file system).
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli.2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Basuki, Sulistyo. 2008. Manajemen Arsip
Dinamis: Pengantar Memahami Dan Mengelola Informasi Dan Dokumen. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Budiman, Muhammad Rosyid. 2009. Dasar
Pengelolaan Arsip Elektronik. Yogyakarta: Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah.
Handoko, T, Hani. 2003. Manajemen. Yogyakarta: BPFEE.
Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer Dan Staf. Jakarta: Visimedia.
Qalyubi, Syihabuddin. 2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan Dan Informasi. Yogyakarta: IAIN Sunan Kalijaga
Rangkuti, Freddy. 2006. Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: PT.Gramedia Pustaka Utama. Sedarmayanti. 2009. Sumber Daya Manusia
Dan Produktivitas Kerja. Jakarta: Mandar Maju.
Sedarmayanti. 2005. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Bandung: Mandar Maju,
Sukoco, Badri, Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.
Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang: Penerbit Dioma. Tangkilisan, Hessel Nogi S. 2005. Manajemen
Publik. Jakarta: PT. Gramedia Widiasarana. Wahyono, Teguh dan Sugiarto, Agus. 2005.
Manajemen Kearsipan Modern.
