PERANCANGAN INSTRUMEN PENGUKURAN PRODUKTIVITAS DENGAN BALANCED SCORECARD DAN ANP

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 7 Agustus 2010. PERANCANGAN INSTRUMEN PENGUKURAN PRODUKTIVITAS DENGAN BALANCED SCORECARD DAN ANP Paul Setyawan Dwi Cahyanto1), Brilianta Budi Nugraha2), Ririn Diar Astanti3) Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri Universitas Atma Jaya Yogyakarta Jl. Babarsari 42-44, Sleman Yogyakarta 1 E-mail : pvnoj@hotmail.com , brilianta@mail.uajy.ac.id 2, ririn@mail.uajy.ac.id 3. ABSTRAK PT. Pos Indonesia Indonesia – KSD Solo 57100 merupakan salah satu perusahaan jasa yang melayani berbagai kebutuhan masyarakat, salah satunya dalam bidang pengiriman paket. Pengukuran produktivitas perlu dilakukan untuk mengetahui keberhasilan perusahaan di dalam mengelola berbagai sumber daya yang ada. Seiring dengan waktu, perusahaan ini semakin memiliki banyak kompetitor yang bergerak di bidang yang sama. Sehingga perusahaan dituntut untuk dapat mengetahui indikator penentu keberhasilan di dalam menghadapi persaingan tersebut. Perancangan instrumen yang akan dilakukan adalah dengan menggunakan metode Balanced Scorecard dan Analytic Network Process (ANP). Tujuan dari penelitian ini adalah melakukan perancangan instrumen Balanced Scorecard di dalam mengidentifikasi berbagai indikator penentu keberhasilan (Key Performance Indicator/KPI) serta mengetahui tingkat kepentingan dari masing-masing KPI. Berdasarkan hasil analisis, dapat disimpulkan bahwa terdapat 11 jenis KPI yang berpengaruh terhadap produktivitas bagian Ritel perusahaan. Sedangkan KPI yang memiliki pengaruh paling besar terhadap produktivitas perusahaan adalah pertumbuhan pendapatan (KPI1). Kata kunci: Perancangan Instrumen, Key Performance Indicator (KPI), Pembobotan, Pengukuran Produktivitas, Balanced Scorecard, Analytic Network Process (ANP). PENDAHULUAN Meningkatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi mempunyai pengaruh yang sangat besar di semua bidang. Hal ini mempengaruhi manusia untuk selalu bergerak maju dan mendirikan berbagai jenis perusahaan yang berbasis manufaktur dan jasa. Keberhasilan suatu perusahaan tidak hanya diukur dari banyaknya pangsa pasar yang mampu diraih, tetapi juga bagaimana perusahaan tersebut mampu mengelola dan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang tinggi. Sehingga tingkat produktivitas perusahaan tersebut akan semakin tinggi dan mampu berkompetisi dengan perusahaan yang lain. Produktivitas merupakan salah satu indikator penting dalam mempengaruhi proses kemajuan dan kemunduran suatu perusahaan. Hal ini berarti dengan cara meningkatkan produktivitas, maka kesejahteraan dan mutu perusahaan itu sendiri juga akan semakin meningkat. Oleh karena itu perusahaan yang memiliki tingkat produktivitas di atas kompetitornya, akan memiliki keuntungan yang lebih tinggi..

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 7 Agustus 2010. PT. Pos Indonesia – KSD Solo 57100 adalah salah satu kantor sub divisi dari PT. Pos yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Perusahaan ini merupakan perusahaan jasa yang melayani berbagai kebutuhan masyarakat, salah satunya dalam bidang pengiriman paket. Seiring dengan waktu, banyak kompetitor yang menjalankan usaha di bidang yang sama. Banyaknya kompetitor yang bermunculan, kemudian akan menuntut perusahaan untuk dapat mengetahui berbagai indikator penentu keberhasilan perusahaan di dalam menghadapi persaingan. Sehingga pengukuran produktivitas perlu dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui keberhasilan perusahaan di dalam mencapai visi, misi dan tujuan strategisnya. Apabila hal-hal tersebut berhasil tercapai, maka tingkat produktivitas perusahaan juga akan semakin tinggi. Di dalam penelitian ini, akan dilakukan perancangan instrumen pengukuran produktivitas dengan Balanced Scorecard dan Analytic Network Process (ANP) pada bagian Ritel PT. Pos Indonesia – KSD Solo 57100 (atau yang lebih dikenal dengan nama PT. Pos Solo). Langkah yang pertama kali dilakukan adalah dengan mengidentifikasi berbagai indikator penentu keberhasilan (Key Performance Indicator/KPI) dari masing-masing perspektif dengan menggunakan metode Balanced Scorecard. Setelah itu, diukur bobot kepentingan dari masing-masing perspektif yang ada dengan menggunakan metode Analytic Network Process (ANP). METODE Metode yang digunakan di dalam penelitian ini adalah metode Balanced Scorecard dan ANP. Alasan pemilihan Balanced Scorecard adalah karena metode ini mampu membantu perusahaan di dalam membangun tujuan strategis yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Dengan adanya hal tersebut, maka perusahaan akan mampu memiliki strategi di dalam meningkatkan produktivitasnya. Oleh karena adanya keterkaitan yang kompleks antar perspektif (outer dependence) maupun keterkaitan yang terdapat di dalam perspektif itu sendiri (inner dependence), maka pembobotan dilakukan dengan menggunakan ANP. HASIL DAN DISKUSI Perumusan Instrumen Sistem Pengukuran Kinerja dengan Balanced Scorecard Perumusan instrumen sistem pengukuran kinerja PT. Pos Solo dilakukan dengan tahapan dari metode Balanced Scorecard sebagai berikut: 1. Penentuan tahapan perancangan Pada tahap ini akan dilakukan penjabaran visi, misi dan strategi perusahaan. 2. Perumusan tujuan strategis Pada dasarnya, ukuran-ukuran yang terdapat dalam Balanced Scorecard adalah ukuran kinerja yang diturunkan dari visi, misi dan strategi perusahaan ke dalam tujuan-tujuan strategis yang lebih spesifik pada masing-masing perspektif (Yuwono dkk, 2006). Proses penentuannya berdasarkan proses brainstorming dengan pihak manajemen perusahaan tanpa memperhatikan pihak-pihak yang berasal dari luar. Sehingga hanya memperhatikan faktor-faktor internal sebagai tujuan strategis yang ingin dicapai. 3. Penetapan ukuran performansi Penetapan ukuran performansi ini dapat dilihat pada target dan rencana aksi yang diperoleh berdasarkan data sekunder dan juga proses brainstorming dengan pihak manajemen perusahaan.. ISBN : 978-602-97491-1-3 A-38-2.

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 7 Agustus 2010. Berdasarkan tahapan tersebut, akan diperoleh Strategy Map bagian Ritel PT. Pos Solo. Sehingga diperoleh KPI pada setiap perspektif sebagai berikut: 1. Perspektif Keuangan KPI1 : Pertumbuhan Pendapatan 2. Perspektif Pelanggan KPI2 : Daily Customer (DC) KPI3 : Customer Retention (CR) KPI4 : Customer Satisfaction Index (CSI) KPI5 : Customer Complaint Rate (CCR) 3. Perspektif Proses Bisnis Internal KPI6 : Jumlah Paket Salah Kirim KPI7 : Jumlah PPKH KPI8 : Jumlah PODN 4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan KPI9 : Competency Gap Ratiointernal (CGRi) KPI10 : Competency Gap Ratioexternal (CGRe) KPI11 : Employee Satisfaction Index (ESI) BALANCED SCORECARD Strategy Map – Bagian Ritel PT. Pos Solo. Perspektif Keuangan Meningkatkan pendapatan yang telah diperoleh. Pertumbuhan Pendapatan. Jumlah PPKH. DC CR. CGRi. Jumlah PODN. CSI CCR. Menyediakan pelayanan yang optimal. Perspektif Pelanggan. CGRe. ESI Jumlah Paket Salah Kirim. Meminimalkan jumlah paket yang salah kirim. Meningkatkan jumlah paket dalam negeri tertentu. Perspektif Proses Bisnis Internal. Meningkatkan kompetensi SDM. Menyediakan iklim kerja yang kondusif. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan. Gambar 1. Strategy Map pada Balanced Scorecard Bagian Ritel PT. Pos Solo. Pembobotan dengan ANP Pembobotan pada masing-masing KPI dilakukan dengan menggunakan kuesioner yang disebarkan kepada 4 orang responden yaitu kepada seorang kepala kantor PT. Pos Solo, seorang supervisor bagian Ritel, seorang karyawan bagian Ritel serta seorang pelanggan tetap bagian Ritel. Pengisian kuesioner oleh para responden tersebut diasumsikan mampu mewakili tingkat kepentingan dari masing-masing KPI pada setiap perspektif Balanced Scorecard. Hasil dari kuesioner yang telah didapatkan, akan dihitung bobotnya dengan bantuan software Superdecision. Hasil dari pembobotan ini menunjukkan bahwa semakin besar nilai bobotnya, maka sasaran strategis dari KPI tersebut harus semakin diperhatikan. Hasil pembobotan tersebut dapat dilihat pada tabel 1 sebagai berikut:. ISBN : 978-602-97491-1-3 A-38-3.

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 7 Agustus 2010. KESIMPULAN Berdasarkan hasil pengolahan, analisis data dan pembahasan yang telah dilakukan maka dapat diperoleh kesimpulan dari penelitian ini sebagai berikut: 1. Berdasarkan perumusan instrumen Balanced Scorecard, diperoleh bahwa Key Performance Indicator (KPI) yang mempengaruhi penurunan produktivitas berasal dari perspektif proses bisnis internal, yaitu KPI6 (Jumlah Paket Salah Kirim) dan KPI8 (Jumlah PODN). 2. Berdasarkan bobotnya, KPI6 memiliki bobot sebesar 0,0734 (menempati rating 6) dan KPI8 memiliki bobot sebesar 0,0526 (menempati rating 7). 3. Nilai indeks produktivitas bagian Ritel PT. Pos Solo yaitu: a. 2007 : (+) 4,77% b. 2008 : (+) 14,23% c. 2009 : (-) 41,79% DAFTAR PUSTAKA As’ad, M., 1978, Psikologi Industri, Percetakan Liberty, Yogyakarta Atmosoeprapto, K., 2000, Produktivitas Aktualisasi Budaya Perusahaan, Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Jakarta Enhassi, A., Mohamed, S., Mayer, P., and Abed K., 2006, Reflective Practice Benchmarking Masonry Labor Productivity, International Journal of Productivity and Performance Management, Vol. 56 No. 4, pp. 358-368 Gaspersz, V., 1998, Manajemen Produktivitas Total Strategi Peningkatan Produktivitas Bisnis Global, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta Gaspersz, V., 2002, Balanced Scorecard dengan Six Sigma untuk Organisasi Bisnis dan Pemerintah, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta Gaspersz, V., 2002, Total Quality Management, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. ISBN : 978-602-97491-1-3 A-38-4.

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 7 Agustus 2010. Han, F., and Leong, D., 1996, Productivity and Service Quality : An Essential Reading for Service Providers, Prentice Hall, Singapore Haynes, B.P., 2007, Office Productivity : a Theoretical Framework, Journal of Corporate Real Estate, Vol. 9 No. 2, pp. 97-110 Kaplan, R.S., and Norton, D.P., 1996, The Balanced : Scorecard Translating Strategy Into Action, Harvard Business Review, Massachusetts Kirigia, J.M., Emrouznejad, A., Vaz, R.G., Bastiene, H., and Padayachy, J., 2007, A Comparative Assessment of Performance and Productivity of Health Centres in Seychelles, International Journal of Productivity and Performance Management, Vol. 57 No. 1, pp. 72-92 Luis, S., dan Biromo, P.A., 2007, Step by Step in Cascading Balanced Scorecard to Functional Scorecards, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta Mulyadi, 2001, Alat Manajemen Kontemporer Untuk Pelipatganda Kinerja Keuangan Perusahaan : Balanced Scorecard, Salemba Empat, Jakarta Pribadiyono, 2006, Aplikasi Sistem Pengukuran Produktivitas Kaitannya dengan Pengupahan, Jurnal Teknik Industri, Vol. 8 No. 2, pp. 114-121 Rampersad, H.K., 2006, Total Performance Scorecard, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta Suharyadi, dan Purwanto, S.K., 2007, Statistika untuk Ekonomi dan Keuangan Modern, ed.2, Salemba Empat, Jakarta Sumanth, D.J., 1984, Productivity Engineering And Management, McGraw Hill Book Company, New York Tjiptono, F., 1996, Manajemen Jasa, Andi Offset, Yogyakarta Umar, H., 2005, Evaluasi Kinerja Perusahaan, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta Vanany, I., 2003, Aplikasi Analytic Network Process (ANP) pada Perancangan Sistem Pengukuran Kinerja, Jurnal Teknik Industri, Vol. 5 No. 1, pp. 50-62 Wetik, J.L., 1975, Penelitian Kerja dan Produktivitas, Erlangga, Jakarta Yuwono, S., Sukarno, E., dan Ichsan, M., 2006, Petunjuk Praktis Penyusunan Balanced Scorecard Menuju Organisasi yang Berfokus pada Strategi, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta Zeithaml, V.A., dan Bitner, M.J., 1996, Service Marketing, The McGraw-Hill Companies, New Jersey. ISBN : 978-602-97491-1-3 A-38-5.