71 4.1 Legalitas dan Persyaratan Lisensi
Membangun sebuah bisnis tentunya membutuhkan banyak persiapan. Selain modal dan sumber daya, hal penting yang perlu dipersiapkan adalah legalitas usaha. Legalitas digunakan untuk mendapatkan perlindungan hukum. Dengan begitu, segala kegiatan bisnis dapat berjalan lancar. Tidak terkecuali dalam bisnis MICE. Legalitas usaha bisnis ini sangat diperlukan juga untuk kepentingan administrasi pekerjaan.
Legalitas usaha atau izin usaha adalah kesahihan suatu usaha untuk dijalankan. Legalitas usaha akan membuat bisnis yang dijalankan menjadi jelas status hukumnya. Selain hak masyarakat luas, mereka mendapatkan jaminan tidak akan dirugikan dengan hadirnya bisnis tersebut. Jadi legalitas usaha menunjukan bahwa bisnis yang kita jalankan sah karena telah mendapat izin dari instansi pemerintah yang berwenang. Dengan demikian, legalitas usaha sangatlah diperlukan untuk mendukung kelancaran operasional suatu bisnis.
Suatu bisnis dinyatakan legal jika telah mendapatkan surat izin dari pemerintah sesuai dengan bidang usaha/bisnis yang dijalankan.
Legalitas pada PT.Diploma Arthakama yang bergerak di bidang penyelenggara jasa MICE ini adalah PT (Perseroan Terbatas). Perseroan terbatas adalah badan usaha yang berbentuk badan hukum yang merupakan persekutuan modal, didirikan berdasarkan perjanjian, dan melakukan kegiatan usaha dengan modal dasar yang seluruhnya terbagi dalam saham. Undang-Undang Dasar Republik Indonesia Nomor 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas.
Syarat-syarat untuk mendirikan PT adalah : • Pendiri minimal 2 orang atau lebih (Pasal 7 ayat 1) • Akta Notaris yang berbahasa Indonesia
• Setiap pendiri harus mengambil bagian atas saham, kecuali dalam rangka peleburan. (Pasal 7 ayat 2 & ayat 3)
• Akta pendirian harus disahkan oleh Menteri kehakiman dan diumumkan dalam BNRI (Pasal 7 ayat 4)
• Modal dasar minimal Rp.50 juta dan modal disetor minimal 25% dari modal dasar (Pasal 32 dan Pasal 33)
• Minimal 1 orang direktur dan 1 orang komisaris (Pasal 92 ayat 3 & Pasal 108 ayat 3)
• Pemegang saham harus WNI atau Badan Hukum yang didirikan menurut hukum Indonesia.
Suart izin yang diterbitkan pemerintah sebagi bukti legalitas suatu bisnis penyelenggara jasa MICE PT.Diploma Arthakama diantaranya sebagai berikut :
1. Tanda Daftar Perusahaan
Merupakan bukti bahwa perusahaan atau badan usaha telah melakukan wajib daftar perusahaan. TDP wajib dimiliki oleh perusahaan perorangan, koperasi, firma, CV, serta PT Penanaman Modal Asing (PMS) maupun yang bukan PMA. PT.Diploma Arthakama telah memiliki TDP dengan Nomor TDP 09.03.1.82.85294 dengan masa berlaku hingga 18 Juli 2018 dengan status kantor tunggal.
2. Surat Keputusan Menteri Hukun dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia No : AHU-372602.AH.01.01.Tahun 2013 Tentang PENGESAHAN BADAN HUKUM PERSEROAN.
3. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Kecil, dengan No : 11684-04/PK/1.824.271.
4. Tanda Daftar Usaha Pariwisata dengan nomor pendaftaran : 02.08.01.14.07579 tanggal 23 Januari 2014 berdasarkan Keputusan Kepala Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dengan No : 454/2014 dengan jenis usaha, Jasa Penyelenggara Pertemuan, Perjalanan Insentif, Konferensi dan Pameran (MICE)
5. Surat Keterangan Terdaftar Kementerian Keuangan Republik Indonesia Direktorat Jenderal Pajak dengan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) perusahaan PT. Diploma Arthakama : 03.307.447.7- 015.000.
6. Izin Sewa Ruang Kantor di Gedung Graha Pratama dengan Nomor Surat : 0026/GPJO/AF/I/14.
Alasan PT.Diploma Arthkama memilih legalitas PT dikarenakan :
• Pendirian perusahaan perseorangan sangat mudah dan tidak berbelit-belit. • Mudah memperoleh tambahan modal untuk memperluas volume usaha,
• Manajemen dan spesialisasinya memungkinkan pengelolaan sumber-sumber modal secara efisien.
4.2 Manajemen dan Struktur Organisasi
Menurut James D. Mooney, struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukan adanya pembagian kerja dan menunjukan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintergrasikan (koordinasi). Selain itu struktur organisasi juga menunjukan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan serta merupakan fungsi dari manajemen, yang merupakan proses dalam mengatur manusia, tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berikut adalah manajemen dan struktur organisasi PT.Diploma Arthkama :
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT.Diploma Arthakama Sumber : Penulis (2014)
Berdasarkan struktur diatas PT.Diploma Arthakama membangi beberapa bagian dan distribusi pekerjaan sebagai berikut :
1. Chief Executif Director
Pemimpin tertinggi dalam PT.Diploma Arthakama, dengan kewenangan dalam pengambilan keputusan dan ketentuan terkait pada perusahaan. Dengan tugas dan tanggung jawab :
• Bertanggung jawab untuk merencanakan, mengarahkan, dan menetapkan tujuan rencana dan program kerja perusahaan.
• Mengkoordinasikan dan mengawasi segala kegiatan dan divisi perusahaan.
• Mengontrol kinerja karyawan.
• Membuat kebijakan dan keputusan strategis perusahaan. • Menentukan visi dan misi perusahaan.
• Membuat kebijakan kerja sama 2. Director Human Resources
Membantu direktur utama dalam menjalankan tugas pada PT.Diploma Arthakama dan memiliki tanggung jawab untuk membatu memberikan masukan dalam pengambilan keputusan. Tugas dan tanggung jawabnya adalah :
• Melakukan perekrutan karyawan
• Memberikan motivasi dan memantau kinerja karyawan
• Membuat peraturan dan keputusan sanksi yang terkait dengan tenaga kerja
• Membantu direktur dalam menjalankan dan pengambilan keputusan. • Meneliti dan mengawasi anggaran biaya yang dikeluarkan oleh
production manager. 3. Finance Manager
Melakukan segala kegiatan kerja keuangan PT.Diploma Arthakama dan melakukan pencatatan semua data administrasi perusahaan dan berkas-berkasnya. Dengan tugas sebagai berikut :
• Membuat laporan keuangan
• Mampu mengalokasikan dana dengan bijak
• Melakukan penelitian dan mengawasi biaya produksi event
• Mengatur dan menentukan tanggal jatuh tempo pembayaran kepada supplier dan penagihan kepada user sesuai dengan kontrak kerja.
• Membuat laporan penjualan. 4. Production Manager
Melakuan segala kegiatan produksi yang berkaitan dengan project yang sedang dikerjakan. Dengan tugas dan tanggung jawab :
• Mengkoordinasikan dengan staff administrasi terkait kebutuhan tender atau project.
• Mengontrol project manager mengenai kebutuhan pelaksanaan event • Melakukan monitoring dilapangan saat pelaksanaan.
• Memotivasi staff yang ada di divisinya.
• Mengkomunikasikan biaya produksi dengan finance manager. 5. Marketing Manager
Membuat strategi dan pemasaran agar target penjualan tercapai. Dengan tugas :
• Mengkoordinasi seluruh kegiatan agar mendapat keuntungan maksimal • Mengumpulkan data base client dan potensial client
• Menganalisis peruabahan pasar
• Menganalisis kegiatan dan strategi pesaing. • Mengaudit data penjualan.
4.3 Tenaga Kerja
Tenaga kerja merupakan penduduk yang berada dalam usia kerja. Menurut UU No.13 Tahun 2003 Bab I pasal 1 ayat 2 disebutkan bahwa tenaga kerja adalah setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan guna menghasilkan barang dan atau jasa baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat. Dalam kegiatan produksi tenaga kerja merupakan input yang terpenting selain resources dan modal.
Tenaga kerja merupakan salah satu faktor yang dapat mempengaruhi hasil dari produk yang akan dihasilkan oleh perusahaan, dalam hal ini adalah PT.Diploma Arthakama. Tenaga kerja yang terampil dan terlatih merupakan prioritas utama sebagai syarat membentuk produk atau jasa yang baik sehingga akan mencapai kepuasan client dan juga loyalitas terhadap perusahaan.
Saat ini PT.Diploma Arthakama memiliki 5 karyawan tetap, namun pada saat pelaksanaan kegiatan kami juga melakukan hiring tenaga freelancer khusus kegiatan MICE, hal tersebut dilakukan untuk memperkecil biaya operasional perusahaan ketika tidak ada project.
Seiring dengan berjalannya waktu PT.Diploma Arthakama terus berusaha memperbaiki diri dan meningkatkan kinerja tenaga kerja dan kualitasnya dengan terus meningkatkan keahlian yang mereka miliki. Adapun yang mencakup pengorganisasian meliputi perumusan dan distribusi tugas, penetapan kewenangan dan tanggung jawab dan penempatan tenaga kerja pada posisi yang tepat “the right man on the right place”. Dan untuk terus bisa menghadirkan jasa yang berkualitas kami memberikan pelatihan dan motivasi kepada setiap tenaga kerja kami agar skill
individu dan team work dapat terbangun dan berkembang dengan baik. Pelatihan yang kami berikan adalah dengan mengikuti pembekalan terkait bidang MICE di Politeknik Negeri Jakarta, sertifikasi dan kualifikasi tenaga kerja profesional, menghadiri pertemuan-pertemuan dengan asosiasi MICE di Indonesia.
Dalam pelaksanaan bisnisnya PT.Diploma Arthakama melibatkan beberapa pihak, antara lain notaris untuk pengurusan segala dokumen-dokumen yang berkaitan dengan legal, vendor dan supplier untuk pengurusan segala kebutuhan pelaksanaan kegiatan MICE, pihak bank dalam pengurusan jaminan pelaksanaan kegiatan, pihak asurasi dalam pengurusan jaminan penawaran, dan pihak hotel dan venue dalam pengurusan lokasi kegiatan MICE.
Tabel 4.1 Pemegang Saham PT.Diploma Arthakama Nama Pemegang
Saham
Jumlah Saham Nilai Saham Persentase
Febella Anjani Yolanda Saraswati Suryotono 1 1 1 Rp. 60.000.000 Rp. 60.000.000 Rp. 30.000.000 40% 40% 20% Total 3 Rp. 150.000.000 100%
Sumber : Penulis (2014) berdasarkan data yang diolah
4.4 Proses Produksi
Menurut Agus Ahyari (2008:43) Proses diartikan sebagai suatu cara, metode dan teknik bagaimana sesungguhnya sumber-sumber (mesin, tenaga kerja, bahan baku dan dan dana) yang ada diubah untuk memperoleh suatu hasil. Produksi adalah kegiatan untuk menciptakan atau menambah kegunaan barang atau jasa.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa proses produksi merupakan kegaitan untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan menggunakan faktor-faktor yang ada seperti tenaga kerja, mesin, bahan baku dan dana atau modal agar lebih bermanfaat bagi kebutuhan manusia.
Berikut adalah tahapan produksi pada PT.Diploma Arthakama : 1. Publikasi dan Promosi
Melakukan publikasi dan promosi penyelenggaraan kegiatan MICE oleh PT.Diploma Arthakama melalui media seperti company profile yang berisikan mengenai klasifikasi jasa yang ditawarkan dan dokumentasi kegiatan yang pernah diselenggarakan.
2. Penawaran jasa oleh klien.
Dalam industri MICE, terdapat dua cara dalam mendapatkan project. Cara pertama adalah melalui proses bidding (tender) dan non-bidding.
3. Proses Tender
Dalam proses tender perusahaan harus menyiapkan kebutuhan tender seperti: • Proses aanwijzing adalah forum tanya jawab antar perusahaan dengan pemberi pekerjaan mengenai prosedur,syarat dan kebutuhan penyelenggaraan event.
• Membuat dokumen teknis yang berisi mengenai gambaran konsep yang perusahaan tawarkan sesuai dengan tema dan tujuan kegiatan yang telah ditentukan oleh klien.
• Menyiapkan harga penawaran.
• Membuat spesifikasi teknis yang berisi mengenai seluruh kebutuhan event yang dibutuhkan lengkap dengan spesifikasinya.
• Menyiapkan dokumen administrasi seperti legalitas perusahaan, jaminan penawaran, jaminan pelaksanaan dll.
• Pengumuman hasil pemenang tender
• Masa sanggah. Dalam masa sanggah perusahaan yang tidak memenangkan tender, atau yang merasa keberatan dengan penunjukan pemenang diberi kesempatan untuk memberikan sanggahan dan bukti pendukung.
4. Proses Non-Tender
Dalam proses non-tender, tahap yang dilakukan lebih mudah dibandingkan mengikuti proses tender. Perusahaan hanya perlu membuat proposal kegiatan yang sesuai dengan agenda event dan tema yang telah ditentukan oleh klien, setelah itu membuat dokumen penawaran harga.
5. Meeting Pertama
Setelah melalui proses tender atau non-tender, tahap selanjutnya adalah meeting pertama yang beragendakan membahas konsep yang ditawarkan untuk disesuaikan lagi dengan keinginan klien, membahas design yang telah di ajukan untuk lebih dikembangkan, dan membahas opsi-opsi venue yang ditawarkan.
6. Meeting Kedua
Pada pertemuan kedua, agenda yang dilakukan lebih kepada mengembangkan konsep agar lebih matang dan approval terhadap semua konsep yang ditawarkan. Perlu diketahui jumlah meeting atau pertemuan tergantung kepada klien, kick off meeting dilakukan apabila klien telah memberikan keputusan finalnya.
7. Meeting Ketiga
Apabila pada pertemuan sebelumnya telah disepakati dan disetujui tentang konsep dan segala kebutuhan meeting oleh klien, maka pada pertemuan ini sudah bisa dibuat perjanjian kontrak kerja antara klien dengan perusahaan. 8. Meeting koordinasi Ke-4
Dilakukan survey venue dan koordinasi dengan pihak supplier, vendor, dan seluruh elemen dan lembaga terkait dengan penyelenggaraan event.
9. Kick Off Meeting
Adalah pertemuan terakhir sekaligus finalize dan controll atas semua kebutuhan event sebelum pelaksanaan.
10. Loading
Tahap ini adalah dimana seluruh kebutuhan utama dan pendukung event atau conference masuk ke dalam venue dan juga instalansi beberapa kebutuhan lainnya seperti pemasangan backdrop, kebutuhan logistik, set-up ruangan dan lain-lain.
11.Pelaksanaan
Pada saat pelaksanaan tahap yang dilakukan lebih kepada controlling dan melakukan follow up atas distribusi pekerjaan yang telah diberikan kepada team, dan melakukan cek ulang dan memastikan segala kebutuhan dan keperluan acara sudah lengkap di venue.
12.Berita Acara/Laporan Kegiatan
Setelah pelaksanaan, tentunya yang harus dilakukan adalah membuat laporan kegiatan, yang menyatakan bahwa acara atau penyelenggaraan kegiatan telah berjalan lancar dan sesuai dengan yang diinginkan users. Dalam laporan kegiatan juga di lampirkan dokumentasi kegiatan, dan apabila dilapangan atau pada saat pelaksanaan terjadi penambahan kebutuhan diluar anggaran, maka akan di lampirkan kuantitas dan harga yang ditambahkan.
13. Invoice/Tagihan.
Pada tahap ini setelah laporan kegiatan yang di laporkan telah di setujui, maka PT.Diploma Arthakama mengirimkan invoice kepada users. invoice adalah surat penagihan yang dikeluarkan oleh pihak PT.Diploma Arthakama kepada users atau client sesuai nilai kontrak.
14.Payment
PT.Diploma Arthakama memiliki hubungan yang baik dengan vendor dan supplier. Dalam proses produksi selama kegiatan, biasanya kami membayarkan sebesar 40%-50% dari nilai kontrak dengan supplier sebagai down payment.
4.5 Sustainable Competitive Advantage
Sustainable Competitive Advantage atau keunggulan bersaing yang berkelanjutan adalah keunggulan yang tidak mudah untuk ditiru, yang membuat suatu perusahaan dapat merebut dan mempertahankan posisinya sebagai pimpinan market. Karena sifatnya yang tidak mudah ditiru, sustainable competitive advantage dapat mendukung kesuksesan suatu perusahaan untuk jangka waktu yang lama. Pada PT.Diploma Arthakama, memiliki keunggulan bersaing yang berkelanjutan terdiri dari :
1. Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia pada PT.Diploma Arthakama dapat dikatakan baik, dimana sumber daya yang ada pada perusahaan kami memiliki pengetahuan dan skill yang dapat menunjang kualitas perusahaan. Seluruh tenaga kerja yang berada di perusahaan kami, memiliki sertifikasi dalam bidang penyelenggaraan MICE dan memiliki passion terhadap pekerjaanya sehingga mereka dapat menerapkan pengetahuan dan kemampuan mereka pada pekerjaanya secara optimal.
2. Customer Relationship
Pada aspek hubungan dengan customer, PT.Diploma Arthakama menerapkan strategi after sales. Melalui strategi after sales, maka hubungan perusahaan dengan client tidak terputus begitu saja. Cara-cara yang kami gunakan adalah seperti mengirimkan newsletter yang berisi promosi, ucapan pada hari-hari besar dan spesial seperti perayaan natal, idul fitri, dan tahun baru.
4.6 Lokasi Usaha
Gambar 4.2 Lokasi Gedung Graha Pratama, MT. Haryono, Jakarta Selatan Sumber : http://www.streetdirectory.co.id
Gambar 4.3 Lay Out atau Denah Ruang Kantor PT.Diploma Arthakama Sumber : Penulis (2014)
