Lampiran 1 Nama singkatan dan kepanjangan unit kerja lingkup Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian

(1)

(2)

(3)

(4)

Lampiran 1 Nama singkatan dan kepanjangan unit kerja lingkup Badan Penelitian

dan Pengembangan Pertanian

No.

Nama Singkatan Unit

Kerja

Nama Kepanjangan Unit Kerja

1. Sekretariat Badan

: Sekretariat Badan Penelitian dan

Pengembangan Pertanian

2. Puslitbangtan

: Pusat Penelitian dan Pengembangan

Tanaman Pangan

3. BB Padi

: Balai Besar Penelitian Tanaman Padi

4. Balitkabi

: Balai Penelitian Tanaman Kacang-kacangan

dan Umbi-umbian

5. Balit Sereal

: Balai Penelitian Tanaman Serealia

6. Lolit Tungro

: Loka Penelitian Penyakit Tungro

7. Puslitbanghorti

: Pusat Penelitian dan Pengembangan

Tanaman Hortikultura

8. Balitsa

: Balai Penelitian Tanaman Sayuran

9. Balitbu Tropika

: Balai Penelitian Tanaman Buah Tropika

10. Balithi

: Balai Penelitian Tanaman Hias

11. Balit Jestro

: Balai Penelitian Tanaman Jeruk dan Buah

Subtropika

12. Puslitbangbun

: Pusat Penelitian dan Pengembangan

Tanaman Perkebunan

13. Balittro

: Balai Penelitian Tanaman Obat dan Aromatik

14. Balittas

: Balai Penelitian Tanaman Tembakau dan

Serat

15. Balitka

: Balai Penelitian Tanaman Kelapa dan Palma

Lain

16. Balittri

: Balai Penelitian Tanaman Rempah dan

Aneka Tanaman Industri

17. Puslitbangnak

: Pusat Penelitian dan Pengembangan

Peternakan

18. Bbalitvet

: Balai Besar Penelitian Veteriner

19. Balitnak

: Balai Penelitian Ternak

20. Lolit Sapi

: Loka Penelitian Sapi Potong

21. Lolit Kambing

: Loka Penelitian Kambing Potong

(5)

No.

Nama Singkatan Unit

Kerja

Nama Kepanjangan Unit Kerja

Sumberdaya Lahan Pertanian

23. Balittra

: Balai Penelitian Pertanian Lahan Rawa

24. Balittanah

: Balai Penelitian Tanah

25. Balitklimat

: Balai Penelitian Agroklimat dan Hidrologi

26. Balingtan

: Balai Penelitian Lingkungan Pertanian

27. BB Pengkajian

: Balai Besar Pengkajian dan Pengembangan

Teknologi Pertanian

28. BPTP

: Balai Pengkajian Teknologi Pertanian

29. BBP Mektan

: Balai Besar Pengembangan Mekanisasi

Pertanian

30. BB Biogen

: Balai Besar Penelitian dan Pengembangan

Bioteknologi dan Sumberdaya Genetik

Pertanian

31. BB Pascapanen

: Balai Besar Penelitian dan Pengembangan

Pasca Panen Pertanian

32. PSEKP

: Pusat Analisis Sosial Ekonomi dan Kebijakan

Pertanian

33. PUSTAKA

: Pusat Perpustakaan dan Penyebaran

Teknologi Pertanian

34. LRPI

: Lembaga Riset Perkebunan Indonesia

35. Puslit Karet

: Pusat Penelitian Karet

36. Puslit Kopi dan Kakao

: Pusat Penelitian Kopi dan Kakao

37. Puslit Teh dan Kina

: Pusat Penelitian Teh dan Kina

38. Puslit Gula

: Pusat Penelitian Gula

39. Puslit Kelapa Sawit

: Pusat Penelitian Kelapa Sawit

40. Balai PATP

: Balai Pengelola Alih Teknologi

(6)

Lampiran 2 Hasil observasi dan wawancara dengan responden (2 narasumber,

pejabat, dan pegawai terkait)

No Nama Responden Tgl. Jabatan Lokasi

1. Dr. Haryono, M.Sc.

(narasumber 1)

16 Juni 2010

Sekretaris Badan Litbang Pertanian

Jakarta Hasil Wawancara :

• SIMPEG yang ada saat ini belum berjalan dengan baik karena ada dua faktor yang mempengaruhi yaitu :

 Faktor eksternal

Pengembang SIMPEG (Pusdatin Deptan tidak memahami betul sistem informasi yang ada di Badan Litbang Pertanian.

 Faktor internal

Badan Litbang Pertanian sebagai user tidak mempunyai waktu banyak untuk memberikan input ke pihak pengembang.

• Agar SIMPEG di Badan Litbang Pertanian berjalan dengan baik, maka harus ada kebijakan dari Deptan untuk memberi kewenangan penuh ke Badan Litbang Pertanian dalam mengembangkan sistem informasi sendiri.

• Dalam mengembangkan sistem harus mengikuti apa yang diinginkan oleh pengguna. Tidak dikembangkan oleh keinginan pengembang seendiri

• Salah satu tehnik dalam pengembangan sistem yaitu dengan System Development Life Cycle (SDLC)

• Salah satu point dalam good governance adalah paperless, namun untuk penerapan di instansi pemerintah (PNS) belum dapat diterapkan karena struktur organisasi yang berhierarki dan birokrasi yang panjang akan menyulitkan implementasi paperless.

Yang perlu diperhatikan dalam pengembangkan sistem adalah dalam melakukan penentuan data dan analisis data serta sistem yang dibutuhkan oleh pengguna. 2. Drs. Djoko Purnomo, MPS. (narasumber 2) 18 Juni 2010 Kepala Bagian Kepegawaian Jakarta Hasil Wawancara :

• Dalam menganalisis data dan sistem, harus melihat output dan input apa yang diinginkan oleh pengguna

• Seharusnya pengembangan sistem lebih diarahkan terhadap pelayanan prima terutama bagi peneliti yang menjadi core dari Badan Litbang Pertanian.

• Sistem yang akan dikembangkan diharapkan dapat membuat output yang lebih informatif dan dapat disajikan dalam bentuk softcopy (excel atau word)

• Diharapkan sistem yang akan dikembangkan dapat lebih realtime atau uptodate, lebih memudahkan UPT dan Unit Kerja (UK) untuk dapat memperbaiki data, dan akan lebih efektif dan efisien.

• Permasalah yang dihadapi adalah :

 Dalam SIMPEG yang berjalan saat ini output tidak dapat dalam bentuk softcopy (excel atau word) sehingga apabila pimpinan meminta softcopy laporan SIMPEG tidak dapat terpenuhi.

 Selain itu adanya pemutakhiran data yang tidak maksimal. Sering terjadi pegawai yang sudah pensiun/meninggal namun datanya belum diperbaiki, karena menunggu proses SK pensiun/meninggal selesai.

 Kebijakan dalam entri data tergantung pada selesainya SK. Jika naik pangkat periode April, data belum dapat dientri sebelum SK selesai. Sedangkan proses

(7)

No Nama Responden Tgl. Jabatan Lokasi SK sampai selesai memakan waktu cukup lama.

3. Ir. Hardono, M.Sc. 28 April

2010

Kepala Bagian Tata Usaha Puslitbang Tanaman Pangan

Bogor

Hasil Wawancara :

• SIMPEG sangat diperlukan karena data SIMPEG digunakan untuk menyusun renstra, laporan tahunan, dan melihat status SDM saat ini, yang lalu dan yang akan datang

• Proses usulan dan pengiriman berkas administrasi kepegawaian dilakukan secara berjenjang oleh UPT yang kemudian disampaikan ke UK dan diteruskan ke Badan Litbang Pertanian. Waktu yang diperlukan dalam proses ini rata-rata memakan waktu 2 – 3 bulan

• Pengembangan SIMPEG ke arah web (online) sangat baik dan diperlukan, namun harus memperhatikan keamanan data SIMPEG.

• Proses pengiriman surat dan berkas secara elektronik (paperless) sudah pernah mendengar, namun belum dilaksanakan. Hal ini disebabkan masih banyak pegawai yang belum menguasai teknologi informasi. Jika paperless ini ingin tercapai maka harus ada suatu pemaksaan terhadap semua instansi di Badan Litbang Pertanian.

• Kebutuhan data pegawai dalam SIMPEG harus cash and carry artinya jika user memerlukan suatu informasi, maka SIMPEG harus dapat memenuhinya pada saat itu dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.

4. Ir. Etty Herawati, MS. 27 April

2010

Kepala Bagian Tata Usaha Puslitbang Perkebunan

Bogor Hasil Wawancara :

• SIMPEG masih dibutuhkan karena SIMPEG digunakan untuk memudahkan dalam menentukan kebijakan

• Proses usulan administrasi kepegawaian secara umum dilakukan berjenjang dari UPT ke UK yang kemudian disampaikan ke Badan Litbang Pertanian. Namun untuk usulan KP fungsional, pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali yang melakukan pengusulannya adalah pejabat fungsional yang bersangkutan karena mereka yang mengetahui kapan bisa naik pangkat dengan melihat nilai angka kreditnya. Begitu juga dalam menyiapkan berkas usulan sebagian dilakukan oleh pejabat fungsional yang bersangkutan.

• Waktu yang diperlukan dalam proses usulan administrasi kepegawaian rata-rata 1 bulan

• Pengembangan SIMPEG online berbasis web sangat bagus, namun perlu didukung dengan tenaga yang handal. Selain itu dengan adanya sistem online ini perlu diperhatikan hierarki organisasi di Badan Litbang Pertanian jangan sampai menghilangkan salah satu fungsi organisasi.

5. Drs. Anang Sumarna 19 Mei

2010

Kepala Sub Bagian

Kepegawaian & Rumah

Tangga Puslitbang

Perkebunan

Bogor

• Pengusulan KP, pembebasan sementara fungsional, aktif bekerja kembali dilakukan dari pengelola kepegawaian menginformasikan ke pejabat fungsional. Kemudian pejabat fungsional melengkapi sebagian berkas usulan yang belum ada di pengelola kepegawaian.

(8)

No Nama Responden Tgl. Jabatan Lokasi • Proses pembebasan sementara untuk semua fungsional mempunyai aturan yang sama yaitu 5 + 1, artinya jika sudah 5 tahun terhitung dari SK jabatan terakhir tidak dapat memenuhi angka kredit maka sudah dapat dibebaskan jabatan fungsionalnya. Kemudian diberi kesempatan 1 tahun untuk memenuhi angka kredit, jika tidak dapat memenuhinya maka diberhentikan dari jabatan fungsional.

• Proses pembuatan SK fungsional untuk Peneliti Muda ke bawah hanya sampai ke Biro Organisasi & Kepegawaian Deptan, sedangkan untuk Peneliti Madya ke atas prosesnya sampai ke BKN

• Proses monitoring berkas usulan administrasi kepegawaian secara online diperlukan, karena selama ini dilakukan secara manual yaitu melalui telpon dan mendatangi langsung instansi terkait.

• Proses usulan administrasi kepegawaian dari UPT ke UK memakan waktu 3 minggu.

• Komputer yang tersedia di kepegawaian 4 unit komputer pentium 4 dan 1 laptop. Dari 4 komputer, 1 komputer khusus buat SIMPEG. Kemudian di kepegawaian sudah terhubung internet dimana selama ini informasi kepegawaian sudah diupload ke internet dengan menggunakan Excel.

6. Nurul Ilman, SE. 20 Mei

2010

Kepala Sub Bagian

Kepegawaian & Rumah

Tangga Puslitbang

Peternakan

Bogor

• Proses monitoring yang dilakukan saat ini secara manual yaitu dengan mendatangi langsung ke instanisi terkait dan telepon. Namun untuk mendata usulan administrasi kepegawaian sudah dilakukan dengan aplikasi yang dibuat sendiri dengan menggunakan Microsoft Access.

• Proses pengusulan administrasi kepegawaian dilakukan oleh UPT yang selanjutnya disampaikan ke UK dan diteruskan ke Badan Litbang Pertanian. • Untuk mengetahui pejabat fungsional akan naik pangkat dapat dilihat dari

penilaian angka kredit (PAK) terakhir.

• Pengembangan SIMPEG dengan dilakukannya proses usulan dan monitoring administrasi kepegawaian secara online sangat bagus dan mendukung, karena akan membantu pengelola kepegawaian dan pegawai untuk mengetahui status berkas usulan sudah sampai dimana. Oleh sebab itu dapat dianalisa rata-rata penyelesaian SK dan di tingkat mana yang prosesnya lama. Namun demikian perlu dipertimbangkan aspek fungsionalitas dari UK (eselon II) karena bisa jadi berkas dari UPT langsung dikirim ke Badan Litbang Pertanian sehingga fungsi UK tidak ada lagi.

• Sarana komputer sudah cukup memadai dengan 4 buah komputer. 3 diantaranya jenis pentium 4 dan 1 pentium 3. selain itu di kepegawaian sudah terhubung dengan internet.

7. Bekti Subagja, M.Si. 12 Mei

2010

Kepala Sub Bagian

Kepegawaian & Rumah Tangga BBP2TP

Bogor

• SIMPEG sangat penting karena dapat mengeluarkan laporan-laporan yang diinginkan oleh pengguna

(9)

No Nama Responden Tgl. Jabatan Lokasi pengguna yang belum terpenuhi.

• SIMPEG belum dapat mengakomodir kebutuhan data dan informasi secara online. Oleh sebab itu Badan Litbang harus menganggap hal itu adalah penting. • Kebijakan paperless sudah dimulai secara bertahap dengan menggunakan e-mail dan fax. Untuk meningkatkan penggunakan paperless ini harus ada pengarahan secara hierarki dari Badan Litbang sampai ke UPT.

• SIMPEG online sangat penting dan perlu karena akan memudahkan dan mempercepat pengguna dalam pengiriman surat serta berkas usulan. Disamping itu juga akan lebih hemat/ekonomis. Oleh sebab itu harus ada implementasinya (tidak hanya wacana)

• Proses usulan dan kelengkapan berkas administrasi kepegawaian dari UPT ke UK memakan waktu 2 – 3 minggu. Sedangkan pengiriman usulan dan berkas dari UK ke Badan Litbang memakan waktu 3 hari – 1 minggu. Namun secara keseluruhan proses usulan administrasi kepegawaian (KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar) sampai selesai memakan waktu 2 – 3 bulan.

• Untuk kelancaran proses kepegawaian perlu adanya komitmen dari pihak manajemen tingkat atas sampai yang terendah untuk tidak memandang sebelah mata terhadap proses administrasi kepegawaian. Selain itu juga harus ada persamaan persepsi antara pihak manajemen dengan tingkat operasional.

• Dalam pengiriman berkas secara online perlu diperhatikan keabsahan berkas karena selama ini berkas harus ada legalisasinya dengan tanda tangan dan stempel kepala instansi. Oleh sebab itu saat ini masih diperlukan fisik berkas secara manual disamping dilakukan secara elektronik.

8. Agussalim Simanjuntak, SPt. 30 April 2010

Kepala Sub Bagian Tata Usaha BPTP Riau

Riau Hasil Wawancara :

• SIMPEG sangat penting dan sudah cukup bagus, namun masih banyak yang harus disempurnakan. Karena keluaran yang ada tidak semua sesuai dengan kebutuhan pengguna sehingga jika ada permintaan data yang tidak terdapat dalam SIMPEG harus dilakukan dengan manual.

• Proses usulan administrasi kepegawaian dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT. Pengelola kepegawaian memberikan informasi ke yang bersangkutan untuk proses administrasinya. Kemudian pengelola kepegawaian UPT dan yang bersangkutan saling melengkapi berkas usulan. Berkas yang belum ada di pengelola kepegawaian dilengkapi oleh yang bersangkutan.

• Proses untuk usulan dan melengkapi berkas memakan waktu 2 minggu yang kemudian dikirim melalui jasa pengiriman atau jika mendesak langsung diantar ke UK (eselon II).

• Secara keseluruhan proses usulan administrasi kepegawaian sampai selesai memakan waktu 2 – 4 bulan.

• Kebijakan paperless belum ada, namun fasilitas yang mendukung sudah cukup tersedia seperti komputer, jaringan, scanner, dan internet sudah ada.

• Selama ini proses monitoring usulan administrasi kepegawaian dilakukan secara manual dengan menggunakan telepon atau mendatangi langsung instansi yang terkait. Sehingga untuk mempermudah pengelola kepegawaian perlu adanya sistem yang dapat memonitor usulan administrasi secara otomatis yaitu dengan sistem online berbasis web.

• Proses usulan dan pengiriman berkas secara online sangat baik dan mendukung kegiatan tersebut. Namun perlu diperhatikan juga keamanan datanya karena

(10)

No Nama Responden Tgl. Jabatan Lokasi data pegawai ada yang bersifat rahasia. Selain itu juga akan lebih ekonomis, tidak mengeluarkan biaya pengiriman, transportasi, dsb. Kemudian karena sampai saat ini proses kelengkapan berkas masih menggunakan sistem legalisasi dari pimpinan instansi, apakah sistem online ini akan melegalkan semua berkas?maka perlu dipertimbangkan juga legalitasnya. Sehingga jika perlu proses usulan dan kelengkapan berkas secara fisik atau manual tetap dilakukan disamping proses secara online dan elektronik.

(11)

Lampiran 3 Kuesioner tahap I dalam rangka pengumpulan data (baseline tahap I)

KUESIONER

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

KEPEGAWAIAN (SIMPEG) DENGAN METODE TOGAF UNTUK

MEMPERCEPAT 30 % LAYANAN INFORMASI KEPEGAWAIAN

Nama Instansi

:

Tanggal

:

(12)

Latar Belakang

Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di Badan Litbang Pertanian telah dilakukan beberapa dekade. Tujuan SIMPEG tersebut adalah untuk mempermudah dan mempercepat dalam menentukan kebijakan manajerial kepegawaian. Namun dalam kenyataannya keterlambatan dan lamanya proses administrasi pegawai masih sering terjadi. Oleh sebab itu perlu adanya SIMPEG yang dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian, yaitu dengan mengembangkan SIMPEG online berbasis web.

Penelitian ini dilakukan untuk menyelesaikan studi pascasarjana (S2) Program Studi Ilmu Komputer di Institut Pertanian Bogor (IPB). Hasil penelitian ini akan digunakan sebagai karya ilmiah (tesis) penulis untuk menyelesaikan studi di IPB. Pada penelitian ini akan difokuskan pada proses Kenaikan Pangkat (KP) pilihan (pejabat fungsional), pembebasan sementara, aktif bekerja kembali (ABK) dan proses usulan tugas belajar.

Kuesioner ini disusun sebagai salah satu metodologi yang digunakan oleh penulis dalam melakukan rancang bangun sistem informasi manajemen kepegawaian Badan Litbang Pertanian dengan metode the open groups architecture framework (TOGAF) untuk mempercepat 30 % layanan informasi kepegawaian. Kuesioner ini juga untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan proses bisnis KP pilihan, pembebasan sementara, ABK, dan usulan tugas belajar. Selain itu juga untuk mengetahui sistem informasi yang berkaitan dengan proses bisnis, dan teknologi informasi yang tersedia.

Petunjuk Pengisian

Pengisian kuesioner dilakukan dengan memberikan tanda contreng ( √ ) pada tempat yang telah disediakan.

Kuesioner

I. Arsitektur Proses Bisnis

1. Dalam memproses usulan Kenaikan Pangkat (KP) pilihan, apakah menunggu permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu?

Ya Tidak Belum pernah memproses usulan KP

2. Dalam memproses usulan pembebasan sementara fungsional, apakah menunggu permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu?

Ya Tidak Belum pernah memproses usulan Pembebasan Sementara 3. Dalam memproses usulan aktif bekerja kembali (ABK), apakah menunggu

permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu?

Ya Tidak Belum pernah memproses usulan ABK

4. Dalam memproses usulan Tugas Belajar, apakah menunggu permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu?

(13)

Jika jawaban no 1, 2, 3, atau 4 Tidak atau belum pernah memproses , lanjutkan ke pertanyaan nomor 8.

5. Jika jawaban no. 1 Ya, bagaimana proses selanjutnya? (sejak menerima surat permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu)

Langsung membuat surat usulan dari instansi Bapak/Ibu

Melanjutkan dan memberikan informasi tersebut ke UPT/pegawai yang bersangkutan

Lainnya, sebutkan ……… 6. Jika jawaban no. 2 dan 3 Ya, bagaimana proses selanjutnya? (sejak menerima surat

permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Langsung membuat surat usulan dari instansi Bapak/Ibu

Melanjutkan dan memberikan informasi tersebut ke UPT/pegawai yang bersangkutan

Lainnya, sebutkan ……… 7. Jika jawaban no. 4 Ya, bagaimana proses selanjutnya? (sejak menerima surat

permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Langsung membuat surat usulan dari instansi Bapak/Ibu

Melanjutkan dan memberikan informasi tersebut ke UPT/pegawai

Lainnya, sebutkan ……… 8. Dalam mengusulkan KP pilihan/fungsional siapa yang mengusulkan proses tersebut?

Pejabat fungsional yang bersangkutan Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian)

Lainnya, sebutkan ……… 9. Jika yang mengusulkan dari instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian), bagaimana

pengelola kepegawaian dapat mengetahui bahwa yang bersangkutan (pejabat fungsional) akan naik pangkat?

Dilihat dari Penilaian Angka Kredit (PAK) terakhir Dilihat dari penetapan SK KP terakhir

Lainnya,

jelaskan………. 10. Berapa lama instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) menyiapkan kelengkapan

berkas usulan KP fungsional? 1 – 7 hari

7 – 15 hari 16 – 30 hari

Lainnya, sebutkan ……… 11. Dalam mengusulkan pembebasan sementara, siapa yang mengusulkan proses

tersebut?

Pejabat fungsional yang bersangkutan Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian)

Lainnya, sebutkan ……… 12. Bagaimana Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat mengetahui bahwa yang

(14)

Dilihat secara otomatis dari aplikasi SIMPEG Dilihat dari PAK terakhir secara manual Lainnya,

sebutkan………..

13. Berapa lama instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat menyiapkan berkas usulan pembebasan sementara?

1 – 5 hari 5 – 10 hari

10 – 15 hari

Lainnya, sebutkan ……… 14. Dalam mengusulkan aktif bekerja kembali, siapa yang mengusulkan proses tersebut?

Pegawai yang bersangkutan Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian)

Lainnya. Sebutkan ……… 15. Berapa lama instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat menyiapkan berkas

usulan aktif bekerja kembali? 1 – 3 hari

3 – 7 hari 7 – 15 hari

Lainnya. Sebutkan ……… 16. Berapa lama keseluruhan proses usulan KP dilakukan (sejak diusulkan sampai

instansi Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) KP)? 1 – 7 hari

7 – 15 hari 1 bulan

Lainnya. Sebutkan ……… 17. Dalam mengusulkan tugas belajar siapa yang mengusulkan proses tersebut?

Pegawai sendiri (Bapak/Ibu yang bersangkutan) Instansi Bapak/Ibu

Lainnya, sebutkan ……… 18. Bagaimana instansi Bapak/Ibu mengusulkan pegawai yang akan tugas belajar?

Sesuai dengan persyaratan yang berlaku

Berdasarkan urutan pegawai yang tertua terlebih dahulu Sesuai dengan keinginan pimpinan

Lainnya,

jelaskan……….. 19. Berapa lama instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat melengkapi berkas

usulan tugas belajar? 1 – 5 hari 5 – 15 hari

1 bulan

(15)

20. Secara keseluruhan, berapa lama proses usulan tugas belajar dilakukan (sejak diusulkan sampai instansi Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) tugas belajar )? 1 – 7 hari

Lainnya, sebutkan ……… 21. Kepada siapa proses-proses usulan tersebut (KP, pembebasan sementara, aktif

bekerja kembali, dan tugas belajar) disampaikan? Unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu

Instansi lain (bukan unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu)

Lainnya, sebutkan ……… 22. Setelah melengkapi berkas usulan-usulan tersebut, siapa yang mengirim berkas

tersebut lebih lanjut?

Pejabat fungsional/pegawai yang bersangkutan Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian)

Lainnya, sebutkan ……… 23. Melalui apa berkas usulan tersebut dikirim?

Jasa pengiriman

Diantar langsung oleh pegawai yang bersangkutan

Diantar sendiri oleh instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian)

Lainnya, sebutkan ……… 24. Berapa lama berkas usulan tersebut sampai ke instansi yang meminta berkas usulan?

1 – 5 hari 5 – 15 hari

1 bulan

Lainnya, sebutkan ……… 25. Apakah di instansi Bapak/Ibu melakukan verifikasi berkas usulan?

Ya Tidak

26. Dalam proses-proses usulan tersebut, kemungkinan akan terjadi kekurangan berkas usulan. Siapa yang menginformasikan kekurangan berkas tersebut ke instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian)?

Pegawai yang bersangkutan

Unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu

Lainnya, sebutkan ……… 27. Melalui apa proses menginformasikan kekurangan berkas tersebut ke instansi

Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian)? (jawaban boleh lebih dari 1) Surat

Telepon & fax e-mail

aplikasi SIMPEG

Lainnya, sebutkan ……… 28. Kepada siapa kelengkapan kekurangan berkas tersebut dapat disampaikan?

(16)

Lainnya, sebutkan ……… 29. Berapa lama instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat melengkapi

kekurangan berkas tersebut? 1 – 5 hari

Lainnya, sebutkan ……… 30. Berapa lama keseluruhan proses usulan pembebasan sementara dilakukan (sejak

diusulkan sampai instansi Bapak/Ibu menerima SK)? 1 – 7 hari

Lainnya, sebutkan ……… 31. Berapa lama keseluruhan proses usulan aktif bekerja kembali dilakukan (sejak

diusulkan sampai instansi Bapak/Ibu menerima SK)? 1 – 5 hari

Lainnya, sebutkan ……… 32. Selama ini apakah instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) selalu mengikuti

proses perkembangan status berkas usulan yang diusulkan oleh instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak

33. Jika Ya, bagaimana instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat memonitor status berkas usulan tersebut?

Secara manual (langsung menanyakan ke unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu).

Langung mendatangi instansi-instansi yang terkait.

Secara elektronik dengan menggunakan aplikasi atau software.

Lainnya. Sebutkan ……… 34. Jika Tidak, apa yang dilakukan instansi Bapak/Ibu?

Menunggu hasil SK .

Membiarkan saja proses tersebut berjalan sampai selesai.

Lainnya. Sebutkan ………

II. Arsitektur Sistem Informasi

1. Apakah Bapak/Ibu pernah melihat aplikasi SIMPEG Deptan? Ya Tidak

2. Apakah Bapak/Ibu pernah mengoperasikan aplikasi SIMPEG Deptan? Ya Tidak

(17)

Ya Tidak

Jika jawaban no 1, 2, dan 3 Tidak, lanjutkan ke pertanyaan no. 5.

4. Jika jawaban no 1, 2, atau 3 Ya, bagaimana pendapat Bapak/Ibu tentang SIMPEG Deptan?

Sangat baik dan sudah memenuhi kebutuhan yang diinginkan Cukup baik dan informasi yang diinginkan sudah terpenuhi

Kurang baik dan kurang memenuhi kebutuhan pengguna

Lainnya, jelaskan ……… 5. Dalam memenuhi kebutuhan manajemen yang berkaitan dengan SDM, apakah data

yang digunakan selalu bersumber dari SIMPEG? Ya Tidak Tidak Tahu

6. Untuk mengolah data SDM yang dibutuhkan, apakah selalu menggunakan fasilitas SIMPEG?

Ya Tidak Kombinasi Tidak Tahu Kalau Tidak, apa alasannya ……….……… Kalau Kombinasi, jelaskan ……… 7. Data apa yang sering dibutuhkan oleh pimpinan dan stakeholder yang lain?

Kenaikan Pangkat Pegawai Tenaga Fungsional

Semua data yang ada di SIMPEG

Lainnya, sebutkan ……… 8. Dalam proses KP pilihan (fungsional), data apa saja yang diperlukan? (jawaban boleh

lebih dari 1) Data pegawai Data fungsional

Data kepangkatan dan golongan

Semua data yang terdapat dalam SIMPEG

Lainnya, sebutkan ……… 9. Dalam proses pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali, data apa saja yang

diperlukan? (jawaban boleh lebih dari 1) Data pegawai

Data fungsional

Lainnya, sebutkan ……… 10. Dalam proses tugas belajar, data apa saja yang diperlukan? (jawaban boleh lebih dari

1)

Data pegawai Data fungsional

(18)

11. Apabila ada permintaan data pegawai, namun output data tersebut tidak terdapat dalam SIMPEG, apa yang Bapak/Ibu lakukan?

Membuat secara manual dengan menggunakan Excel/Word Mencoba dengan aplikasi database dan pemrograman yang lain

Tidak dibuat

Lainnya,……….

12. Aplikasi SIMPEG yang ada saat ini, apakah sudah sesuai dengan keinginan dan kebutuhan Bapak/Ibu? (termasuk output/keluaran SIMPEG)

Ya Tidak

Kalau Tidak, apa alasannya ……… 13. Selain SIMPEG, apakah ada Sistem Informasi lain yang dikembangkan oleh instansi

Bapak/Ibu?

Ya Tidak Jika Tidak, langsung ke No. 15.

Jika Ya, sebutkan nama dan keterkaitan dengan aplikasi yang ada: a.

b. c. d. e.

14. Apabila pertanyaan no. 13, jawabannya Ya, bahasa pemrograman apa yang digunakan dalam mengembangkan aplikasi tersebut?

MS Access Visual FoxPro Visual Basic PHP Java Lainnya. Sebutkan ………. Jelaskan alasan pemilihan bahasa pemrograman tersebut ………. 15. Model aplikasi SIMPEG apa yang dikehendaki oleh Bapak/Ibu saat ini?

Online (web)

Portable (Windows) / stand alone

Lainnya, Sebutkan ………... Jelaskan alasannya ……….. 16. Untuk melihat siapa yang akan naik pangkat pilihan (fungsional), apakah ada

output/keluaran dari SIMPEG yang dapat digunakan untuk proses KP pilihan secara otomatis?

Ya Tidak

17. Jika jawaban no 16 Tidak, bagaimana cara mengusulkan KP pilihan (fungsional)? Instansi Bapak/Ibu mendata secara manual pejabat fungsional yang sudah

memenuhi syarat KP.

Yang bersangkutan melaporkan ke instansi untuk dapat diproses usul KP. Lainnya. Sebutkan ……….

(19)

18. Dalam memilih pegawai yang akan tugas belajar, apakah sudah dilakukan melalui SIMPEG?

Ya Tidak

19. Apakah di dalam SIMPEG saat ini tersedia fasilitas untuk mengetahui pegawai yang harus aktif bekerja kembali?

Ya Tidak

20. Apakah di dalam SIMPEG saat ini tersedia fasilitas untuk mengetahui pegawai yang harus dibebaskan sementara?

Ya Tidak

21. Apakah di dalam SIMPEG saat ini tersedia fasilitas untuk mengetahui proses monitoring status berkas usulan administrasi kepegawaian Bapak/Ibu?

Ya Tidak

22. Jika Tidak, apakah perlu dikembangkan sistem informasi untuk memonitor berkas usulan administrasi kepegawaian?

Ya Tidak

Jika Ya, jelaskan alasannya ……… 23. Informasi apa yang Bapak/Ibu butuhkan dalam SIMPEG? (jawaban boleh lebih dari

1)

Monitoring status berkas usulan Daftar Riwayat Hidup

Profil pegawai

Lainnya. Sebutkan ……….. 24. Dalam proses administrasi di instansi Bapak/Ibu, apakah sudah ada kebijakan

paperless (proses administrasi secara elektronik)? Ya Tidak

Jika Tidak, langsung ke no. 26. 25. Jika Ya, apakah sudah dilaksanakan?

Sudah Belum

26. Apakah perlu dilakukan proses pengiriman berkas secara elektronik? Ya Tidak

Jelaskan alasannya ……….

III. Arsitektur Teknologi

1. Dalam mengelola kepegawaian di intansi Bapak/Ibu, berapa jumlah perangkat komputer yang tersedia?

1 komputer 2 komputer 3 komputer

Lainnya, sebutkan ……….. 2. Apakah ada komputer yang khusus digunakan untuk kegiatan SIMPEG?

Ya Tidak

(20)

Processor Pentium 3, memory 64 MB, hardisk 1 GB, monitor SVGA Processor Pentium 4, memory 256 MB, hardisk 40 GB, monitor SVGA

Processor Core 2 Duo, memory 1 GB, hardisk 160 GB, monitor SVGA

Lainnya, sebutkan ……….. 4. Apakah di instansi Bapak/Ibu tersedia akses internet?

Ya Tidak

5. Jenis akses internet apa yang digunakan di instansi Bapak/Ibu? ADSL (Telkom)

Dial up (Telkomnet instan)

Langganan dengan ISP (Internet Service Provider)

Lainnya, sebutkan ……… 6. Akses internet di instansi Bapak/Ibu digunakan untuk apa saja (pilihan boleh lebih

dari satu) E-mail Searching

Browsing

Sharing data dengan instansi lain

Lainnya, sebutkan ……… 7. Apakah Bapak/Ibu mempunyai alamat e-mail?

Ya Tidak

Jika Ya, sebutkan alamat emailnya ……… 8. Berapa kali Bapak/Ibu menggunakan e-mail?

Setiap hari 2 X seminggu

Jika ada keperluan saja

Lainnya, sebutkan ……… 9. Berapa kali Bapak/Ibu menggunakan browsing internet?

Lainnya, sebutkan ……… 10. Browser apa yang sering digunakan?

Internet Explorer Firefox

Opera Chrome

Lainnya, sebutkan ……… 11. Situs web yang paling sering diakses oleh Bapak/Ibu adalah

Badan Litbang Pertanian Yahoo

Google

(21)

12. Dimana Bapak/Ibu dapat mengakses internet? Di ruangan sendiri

Di perpustakaan Di lab komputer

di ruangan lain, sebutkan ……… 13. Apakah di instansi Bapak/Ibu sudah tersedia jaringan komputer (LAN)

Ya Tidak

14. Apakah di instansi Bapak/Ibu mengelola server?

Ya Tidak

Jika Ya, sebutkan ……… 15. Untuk web dan email server, bagaimana pengelolaannya?

Dikelola sendiri

Hosting ISP. Sebutkan dimana ……… Lainnya. Sebutkan dimana ……… 16. Platform server yang digunakan adalah :

Windows

Linux (open source) Campuran

Lainnya, sebutkan ………

(22)

KUESIONER

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) DENGAN METODE TOGAF UNTUK MEMPERCEPAT 30 % LAYANAN

INFORMASI KEPEGAWAIAN

Nama Instansi :

Tanggal :

Jabatan :

(23)

Latar Belakang

Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di Badan Litbang Pertanian telah dilakukan beberapa dekade. Tujuan SIMPEG tersebut adalah untuk mempermudah dan mempercepat dalam menentukan kebijakan manajerial kepegawaian. Namun dalam kenyataannya keterlambatan dan lamanya proses administrasi pegawai masih sering terjadi. Oleh sebab itu perlu adanya SIMPEG yang dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian, yaitu dengan mengembangkan SIMPEG online berbasis web.

Penelitian ini dilakukan untuk menyelesaikan studi pascasarjana (S2) program studi ilmu komputer di Institut Pertanian Bogor (IPB). Hasil penelitian ini akan digunakan sebagai karya ilmiah (tesis) penulis untuk menyelesaikan studi di IPB. Pada penelitian ini akan difokuskan pada proses Kenaikan Pangkat (KP) pilihan (pejabat fungsional), pembebasan sementara, aktif bekerja kembali (ABK) dan proses usulan tugas belajar.

Kuesioner ini disusun sebagai salah satu metodologi yang digunakan oleh penulis dalam melakukan rancang bangun sistem informasi manajemen kepegawaian Badan Litbang Pertanian dengan metode the open groups architecture framework (TOGAF) untuk mempercepat 30 % layanan informasi kepegawaian. Kuesioner ini juga untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan proses bisnis KP pilihan, pembebasan sementara, ABK, dan usulan tugas belajar. Selain itu juga untuk mengetahui sistem informasi yang berkaitan dengan proses bisnis, dan teknologi informasi yang tersedia. Petunjuk Pengisian

Pengisian kuesioner dilakukan dengan memberikan tanda contreng ( √ ) pada tempat yang telah disediakan.

Kuesioner

Arsitektur Proses Bisnis

1. Dalam proses usulan KP pilihan/fungsional, siapa yang menginformasikan ke Bapak/Ibu bahwa Bapak/Ibu akan naik pangkat?

Bapak/Ibu sudah tahu dengan sendirinya Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian)

Lainnya, sebutkan ……… 2. Dalam mengusulkan KP pilihan/fungsional siapa yang mengusulkan proses tersebut?

Bapak/Ibu sendiri

Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian)

Lainnya, sebutkan ……… 3. Apakah Bapak/Ibu mengetahui persyaratan untuk KP pilihan/fungsional?

Ya Tidak

4. Persyaratan apa yang perlu disiapkan untuk proses KP pilihan/fungsional Bapak/Ibu? (jawaban boleh lebih dari 1)

Salinan/foto copy sah keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir Salinan/foto copy sah keputusan dalam pangkat terakhir

(24)

Foto copy sah daftar penilaian prestasi kerja/DP3 dalam 2 (dua) tahun terakhir Asli penetapan angka kredit (PAK) bagi PNS yang menduduki jabatan fungsional Salinan/foto copy keputusan pengangkatan CPNS

Daftar riwayat hidup

Lainnya, sebutkan ……… 5. Untuk memenuhi beberapa persyaratan tersebut, siapa yang menyiapkan kelengkapan

berkas usulan KP Bapak/Ibu? Bapak/Ibu sendiri

Sebagian dari Bapak/Ibu dan sebagian lagi dari instansi (pengelola kepegawaian)

Lainnya, sebutkan ………

6. Jika yang menyiapkan berkas dari Bapak/Ibu, berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan kelengkapan KP fungsional? (Jika yang menyiapkan berkas dari instansi, langsung ke pertanyaan no. 7)

1 – 5 hari 5 – 10 hari

10 – 15 hari

Lainnya, sebutkan ……… 7. Apakah Bapak/Ibu pernah memproses pembebasan sementara?

Ya Tidak

Jika Tidak, langsung ke pertanyaan no 13.

8. Jika Ya, dalam mengusulkan pembebasan sementara, siapa yang mengusulkan proses tersebut?

Bapak/Ibu sendiri

Lainnya, sebutkan ……… 9. Siapa yang menyiapkan kelengkapan berkas usulan pembebasan sementara

Bapak/Ibu?

Bapak/Ibu sendiri

Sebagian dari Bapak/Ibu dan sebagian lagi dari instansi (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ……… 10. Jika yang menyiapkan berkas adalah Bapak/Ibu sendiri, berapa lama Bapak/Ibu dapat

menyiapkan berkas tersebut? 1 – 5 hari

5 – 10 hari 10 – 15 hari

Lainnya, sebutkan ……… 11. Dalam mengusulkan aktif bekerja kembali, siapa yang mengusulkan proses tersebut?

Bapak/Ibu sendiri

Lainnya, sebutkan ……… 12. Berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan berkas usulan aktif bekerja kembali?

1 – 3 hari 3 – 7 hari 7 – 15 hari

(25)

Lainnya, sebutkan ……… 13. Sebagai pejabat fungsional, Bapak/Ibu harus mengetahui semua aturan yang terkait.

Dalam usulan proses pembebasan sementara, persyaratan apa yang harus dipenuhi? (jawaban boleh lebih dari 1)

Salinan/foto copy sah penetapan angka kredit (PAK) bagi PNS yang menduduki jabatan fungsional

Salinan/foto copy surat yang menyebabkan diberhentikan sementara (surat teguran, SK tugas belajar, SK pengangkatan jabatan struktural, surat cuti diluar tanggungan negara, dll.)

Daftar riwayat hidup

Lainnya, sebutkan ……… 14. Apa yang menyebabkan Bapak/Ibu dibebaskan sementara dari jabatan fungsional?

(jawaban boleh lebih dari 1)

Tidak memenuhi angka kredit yang telah ditetapkan Sedang menjalani tugas belajar lebih dari 6 (enam) bulan Diangkat sebagai pejabat struktural (pejabat negara) Dijatuhi hukuman disiplin PNS tingkat sedang dan berat Cuti di luar tanggungan negara

Ditugaskan secara penuh diluar jabatan peneliti atau diluar satuan organisasi penelitian dan pengembangan

Lainnya, sebutkan……… 15. Dalam mengusulkan aktif bekerja kembali, persyaratan apa yang harus dilengkapi

oleh Bapak/Ibu?

Salinan/foto copy sah penetapan angka kredit (PAK) bagi PNS yang menduduki jabatan fungsional

Salinan/foto copy surat yang menyebabkan diberhentikan sementara (surat teguran, SK tugas belajar, SK pengangkatan jabatan struktural, surat cuti diluar tanggungan negara, dll penyebab dibebaskan sementara)

Foto copy ijazah legalisir asli/basah bila yang bersangkutan tuga belajar Lainnya, sebutkan ……… 16. Dalam mengusulkan tugas belajar siapa yang mengusulkan proses tersebut?

Bapak/Ibu sendiri Instansi Bapak/Ibu

Lainnya, sebutkan ……… 17. Bagaimana instansi Bapak/Ibu mengusulkan pegawai yang akan tugas belajar?

Sesuai dengan persyaratan yang berlaku

Berdasarkan urutan pegawai yang tertua terlebih dahulu Sesuai dengan keinginan pimpinan

Lainnya,

jelaskan……… 18. Berapa lama Bapak/Ibu dapat melengkapi berkas usulan tugas belajar?

(26)

1 – 5 hari 5 – 15 hari

1 bulan

Lainnya, sebutkan ……… 19. Setelah melengkapi berkas usulan-usulan tersebut, siapa yang mengirim berkas

tersebut lebih lanjut? Bapak/Ibu sendiri

Lainnya, sebutkan ……… 20. Melalui apa berkas usulan tersebut dikirim?

Jasa pengiriman

Diantar oleh pengelola kepegawaian Diantar sendiri oleh Bapak/Ibu

Lainnya, sebutkan ……… 21. Dalam proses-proses usulan tersebut, kemungkinan akan terjadi kekurangan berkas

usulan. Siapa yang menginformasikan kekurangan berkas tersebut ke Bapak/Ibu? Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian)

Lainnya, sebutkan ……… 22. Melalui apa proses menginformasikan kekurangan berkas tersebut ke instansi

Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian)? (jawaban boleh lebih dari 1) Surat

Telepon & fax e-mail

Lainnya, sebutkan ……… 23. Kepada siapa kelengkapan kekurangan berkas tersebut dapat disampaikan?

Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu

Lainnya, sebutkan ……… 24. Berapa lama Bapak/Ibu dapat melengkapi kekurangan berkas tersebut?

1 – 5 hari 5 – 15 hari

1 bulan

Lainnya, sebutkan ……… 25. Selama ini apakah Bapak/Ibu selalu mengikuti proses perkembangan (monitoring)

status berkas usulan? Ya Tidak

26. Jika Ya, bagaimana Bapak/Ibu dapat memonitor status berkas usulan tersebut? Secara manual (langsung menanyakan ke instansi Bapak/Ibu).

Langung mendatangi instansi-instansi yang terkait.

Secara elektronik dengan menggunakan aplikasi atau software.

Lainnya. sebutkan ……… 27. Jika Tidak, apa yang dilakukan oleh Bapak/Ibu?

(27)

Menunggu hasil SK .

Membiarkan saja proses tersebut berjalan sampai selesai.

Lainnya. Sebutkan ……… 28. Apakah perlu adanya suatu sistem yang dapat memonitor berkas usulan kepegawaian

Bapak/Ibu secara otomatis/elektronik? Ya Tidak

Sebutkan alasannya ……… Arsitektur Sistem Informasi

1. Apakah Bapak/Ibu pernah melihat aplikasi SIMPEG Deptan? Ya Tidak

2. Apakah Bapak/Ibu pernah mengoperasikan aplikasi SIMPEG Deptan? Ya Tidak

3. Apakah di unit kerja Bapak/Ibu, sudah menerapkan SIMPEG Deptan? Ya Tidak

Jika jawaban no 1, 2, dan 3 Tidak, langsung ke no. 5.

4. Jika jawaban no 1, 2, atau 3 Ya, bagaimana pendapat Bapak/Ibu tentang SIMPEG Deptan?

Sangat baik dan sudah memenuhi kebutuhan yang diinginkan Cukup baik dan informasi yang diinginkan sudah terpenuhi

Kurang baik dan kurang memenuhi kebutuhan pengguna

Lainnya, jelaskan ……… 5. Informasi apa saja yang sering dibutuhkan oleh Bapak/Ibu dalam hal kepegawaian?

(jawaban boleh lebih dari 1) Kenaikan Pangkat Pegawai Jabatan Fungsional

Training pegawai

Status berkas usulan administrasi kepegawaian Bapak/Ibu Daftar riwayat hidup

Semua data yang ada di kepegawaian

Lainnya, sebutkan ……… 6. Apakah data-data di kepegawaian sangat membantu Bapak/Ibu dalam kelancaran

proses-proses fungsional Bapak/Ibu? Ya Tidak

7. Selain SIMPEG, apakah ada Sistem Informasi lain yang dikembangkan oleh instansi Bapak/Ibu?

Ya Tidak Jika Tidak, langsung ke No. 7.

Jika Ya, sebutkan nama dan keterkaitan dengan aplikasi yang ada: f.

g. h. i.

(28)

Online (web) Portable (Windows)

Lainnya, Sebutkan ……… Jelaskan alasannya ……… 9. Apakah Bapak/Ibu memerlukan fasilitas untuk mengetahui proses monitoring status

berkas usulan administrasi kepegawaian Bapak/Ibu? Ya Tidak

Jika Ya, jelaskan alasannya ……… 10. Dalam proses administrasi di instansi Bapak/Ibu, apakah sudah ada kebijakan

paperless (proses administrasi secara elektronik)? Ya Tidak

11. Jika Ya, apakah sudah dilaksanakan? Sudah Belum

12. Jika Tidak/belum, apakah perlu dilakukan proses pengiriman berkas secara elektronik?

Ya Tidak

Jelaskan alasannya ………. 13. Apa manfaatnya jika pengiriman berkas usulan administrasi kepegawaian dilakukan

secara elektronik?

Proses administrasi akan lebih cepat Terhindar dari kehilangan berkas

Tidak ada manfaatnya

Lainnya, sebutkan ………. Arsitektur Teknologi

1. Apakah di instansi Bapak/Ibu tersedia akses internet? Ya Tidak

2. Akses internet di instansi Bapak/Ibu digunakan untuk apa saja (pilihan boleh lebih dari satu)

E-mail Searching

Browsing

Sharing data dengan instansi lain

Lainnya, sebutkan ………... 3. Apakah Bapak/Ibu mempunyai alamat e-mail?

Ya Tidak

Jika Ya, sebutkan alamat emailnya ……… 4. Berapa kali Bapak/Ibu menggunakan e-mail?

Lainnya, sebutkan ……… 5. Berapa kali Bapak/Ibu menggunakan browsing internet?

(29)

Lainnya, sebutkan ……… 6. Browser apa yang sering digunakan?

Internet Explorer Firefox

Opera Chrome

Lainnya, sebutkan ……… 7. Situs web apa yang paling sering diakses oleh Bapak/Ibu?

Badan Litbang Pertanian Yahoo

Google

Lainnya, sebutkan ……… 8. Dimana Bapak/Ibu dapat mengakses internet?

Di ruangan sendiri Di perpustakaan

Di lab komputer

di ruangan lain, sebutkan ……… 9. Apakah di instansi Bapak/Ibu sudah tersedia jaringan komputer (LAN)?

Ya Tidak

10. Apakah di ruangan Bapak/Ibu sudah terhubung dengan LAN?

Ya Tidak

(30)

Lampiran 4 Hasil kuesioner (baseline 1) yang terkait dengan proses bisnis

administrasi kepegawaian, sistem informasi, dan teknologi

informasi

PROSES BISNIS KENAIKAN PANGKAT

No. Uraian Jawaban Jml %

1

Apakah pernah melakukan KP

fungsional Ya : 124 83,78

Tidak : 25 16,89

2

Jika Ya, siapa yang menginformasikan

KP Peneliti/Ybs : 51 34,46

Instansi : 75 50,68

Lainnya

Website LIPI : 1 0,68

3 _{Siapa yang mengusulkan} _Peneliti/Ybs _{: 45} 30,41

Instansi : 78 52,70

Lainnya :

4 Apakah mengetahui persyaratan KP Ya : 129 87,16

Tidak : 15 10,14

5 Jika Ya, apa syarat2nya copy SK Jabfung : 121 81,76

copy SK KP : 123 83,11 copy DP3 2 th : 122 82,43 PAK Asli : 117 79,05 copy CPNS : 100 67,57 DRH : 86 58,11 Lainnya SK Bebas Semntr : 1 0,68 KGB : 4 2,70 Srt Pengantar : 4 2,70 DP3 : 2 1,35 Karya tulis : 3 2,03 Ijazah : 5 3,38 KARPEG : 8 5,41 Riwayat Pekerjan : 1 0,68 Rekomendasi atsn : 3 2,03 NIP baru : 3 2,03 Karis : 1 0,68 PAK Inpassing : 3 2,03 Copy PAK 1 0,68 6

Siapa yang menyiapkan usulan berkas

KP Peneliti/Ybs : 68 45,95

Instansi : 14 9,46

Sebagian dr ybs : 65 43,92

(31)

No. Uraian Jawaban Jml % 7 Waktu yang dibutuhkan untuk

menyiapkan kelengkapan berkas (dari Ybs) 1-7 hari : 72 48,65 8-14 hari : 37 25,00 15-21 ari : 16 10,81 22-30 hari : 11 7,43 lainnya > 1 bln : 3 2,03 3 hari : 1 0,68 90 hari (3 bln) : 2 1,35 8

Kelengkapan berkas disampaikan

kepada instansi ybs : 119 80,41

instansi lain : 24 16,22

lainnya :

9

yang mengirim berkas ke UK yang

menaunginya Ybs : 52 35,14

Instansi : 96 65,54

Lainnya :

10 Berkas dikirim melalui Jasa pengiriman : 109 73,65

Diantar pengelola : 43 29,05

diantar ybs : 17 11,49

11 waktu yang dibutuhkan untuk mengirim berkas sampai ke tempat tujuan 1-3 hari : 91 61,49 4-7 hari : 42 28,38 8-11 hari : 4 2,70 12-15 hari : 0 0,00 Lainnya : 1 hari : 1 0,68 Tidak tahu : 4 2,70 Tidak pernah mntr : 1 0,68 12

Apakah ybs mengikuti proses

monitoring usulan Ya : 151 84,83

KP fungsional Tidak : 24 13,48

13 Jika Ya, cara memonitornya Manual : 109 61,24

datang ke instansi : 24 13,48

secara elektronik : 25 14,04

Lainnya :

Telp. : 13 8,78

sms : 1 0,68

14 Jika Tidak, yang dilakukan Ybs Menunggu hasil : 25 14,04

Membiarkan saja : 6 3,37

15 Apakah perlu sistem monitoring usulan

KP Ya : 168 94,38

Tidak : 3 1,69

(32)

Mudah memonitor : 53 29,78

Mempercepat info : 8 4,49

dpt diakses lngsg : 5 2,81

Lebih hemat : 1 0,56

akan fokus ke job : 1 0,56

mengingatkan ybs : 1 0,56

meningkatkan fungsi

kepeg : 1 0,56

terhindar hilang berkas : 2 1,12

efektif : 3 1,69

Praktis & efisien : 4 2,25

mengetahui kekurangan

berkas : 1 0,56

SIMPEG akan lebih baik 1 0,56

16

Jika Ya, apakah fisik berkas perlu

dikirim Ya : 141 79,21

Tidak : 20 11,24

Alasan Ya : Melengkapi kurang

berkas : 4 2,25 brks hrs dlegalisir - (utk keabsahan) : 25 14,04 Dpt mengthui brks : 7 3,93 Mengatasi gangguan elektronik : 2 1,12 Buat arsip/backup : 15 8,43 Sbg. Pembanding - (cross check) : 2 1,12 Terhindar dr hilang : 5 2,81 Sbg persyaratan : 1 0,56 sbg bukti sah : 17 9,55

data lebih akurat : 1 0,56

Berkas msh sbg syarat : 2 1,12

Alasan Tidak : dok sdh ada di inst : 3 1,69

dok. Sdh ada di file : 1 0,56

Hemat biaya : 2 1,12

Jk simpeg bagus : 1 0,56

Perkamb TI sdh maju : 1 0,56

Legalitas cukp di UPT : 1 0,56

memudahkan monitoring : 1 0,56 Memperjelas instansi pengusul : 1 0,56 lebih cepat : 1 0,56 agar tdk keliru : 1 0,56

(33)

No. Uraian Jawaban Jml % 17 Waktu keseluruhan dalam proses KP

fungsional 1-2 bulan : 4 2,25 3-4 bulan : 17 9,55 5-6 bulan : 31 17,42 7-8 bulan _{: 15} 8,43 9-10 bulan : 10 5,62 11-12 bulan : 59 33,15 Lainnya 12-24 bulan : 3 1,69 > 1 th : 20 11,24 20 bulan : 1 0,56 15 bulan : 1 0,56 24 bulan/2 tahun : 7 3,93 6-12 bulan : 1 0,56 12 - 18 bulan : 1 0,56 Tdk ada batas wkt : 2 1,12 Tidak tentu : 2 1,12 Tidak tahu : 1 0,56

PROSES BISNIS PEMBEBASAN SEMENTARA

1 Apakah pernah memproses PS Ya : 74 50

Tidak : 73 49,32

2 Jk Ya, apa yang menyebabkab PS AK : 25 16,89

TB : 46 31,08

pejabat negara : 3 2,03

hukuman : 0 0

cuti DLTN : 0 0

tgs diluar penel : 0 0

3 Siapa yang menginfokan ke ybs Ybs : 13 8,78

Instansi : 59 39,86

Lainnya

Ybs & instansi : 2 1,35

4 Siapa yang mengusulkan PS Ybs : 6 4,05

Instansi : 64 43,24

Lainnya

unit eselon II : 1 0,68

5 Siapa yang menyiapkan berkas Ybs : 19 12,84

Instansi : 38 25,68

Sebagian dr ybs : 16 10,81

Lainnya

(34)

No. Uraian Jawaban Jml % 6 Waktu yang dibutuhkan untuk

menyiapkan kelengkapan berkas 1-7 hari : 29 19,59

8-14 hari : 11 7,43

15-21 hari : 1 0,68

22-30 hari : 2 1,35

7 berkas dari ybs disampaikan kepada instansi : 34 22,97

instani lain : 15 10,14

8 Apa persyaratan PS copy SK Jabfung : 57 38,51

copy SK KP : 50 33,78

copy PAK akhir : 54 36,49

copy surat PS : 52 35,14

DRH : 17 11,49

Lainnya :

SK Tgs belajar : 4 2,70

9 Yang mengirim berkas ke UK di atasnya Ybs : 6 4,05

instansi : 65 43,92

Lainnya

unit eselon II : 1 0,68

diantar petugas : 18 12,16

diantar sendiri : 2 1,35

Lainnya

Tidak tahu : 1 0,68

11 waktu yang dibutuhkan untuk mengirim

berkas sampai ke tempat tujuan 1-3 hari : 35 23,65

4-7 hari : 14 9,46 8-11 hari : 4 2,70 12-15 hari : 4 2,70 Lainnya 2 bulan : 2 1,35 > 1 bulan : 1 0,68 Tidak tahu : 6 4,05

12 Apakah ybs mengikuti proses monitoring Ya : 57 32,02

Tidak : 45 25,28

13 Jk Ya, bgm cara memonitornya manual : 48 26,97

datang ke Tujuan : 6 3,37

elektronik : 4 2,25

14 Jk Tidak, apa yg dilakukan Ybs Menunggu hsl : 37 20,79

membiarkan : 12 6,74

15 Apa perlu ada sistem monitoring Ya : 94 52,81

Tidak : 2 1,12

Alasan Ya : Proses cepat & lcr : 17 9,55

(35)

No. Uraian Jawaban Jml % Mudah monitor : 25 14,04 Mudah proses : 4 2,25 terhindar hilng bks : 1 0,56 Lebih transparan : 1 0,56 Mengingatkan ybs : 2 1,12 Agar tdk ada TGR : 2 1,12 Sbg arsip : 1 0,56 Proses dpt dilakukan mandiri : 1 0,56 Alasan Tidak : Sdh tahu prosesya : 1 0,56

16 Apakah berkas fisik masih diperlukan Ya : 72 40,45

Tidak : 17 9,55

Alasan Ya : Sbg cros check : 1 0,56

brks hrs dlegalisir - (utk keabsahan) : 22 12,36 Sbg arsip dok : 4 2,25 bukti fisik : 12 6,74 loyalitas d UPT : 1 0,56 Memudah proses : 1 0,56 Sbg informasi : 1 0,56

Proses manual hrs ada : 1 0,56

dikirm softcopy saja : 1 0,56

Alasan Tidak : Dok sdh d instsi : 2 1,12

Hemat kertas : 1 0,56 Berkas tdk bnyk : 1 0,56 Jk Simpeg bagus : 1 0,56 Otomatis : 1 0,56 Proses lama : 2 1,12 Cukup di UPT : 1 0,56 17

Waktu yang dibutuhkan untuk keseluruhan proses Pembebasan Sementara 1-2 bulan : 10 5,62 3-4 bulan : 21 11,80 5-6 bulan : 33 18,54 7-8 bulan : 7 3,93 9-10 bulan : 2 1,12 11-12 bulan : 16 8,99 Lainnya : > 1 tahun 3 1,69 > 4 tahun 1 0,56 > 6 bulan 1 0,56 Tdk ada batas wkt 2 1,12 Tdk tahu 3 1,69

(36)

PROSES BISNIS AKTIF BEKERJA KEMBALI

1 Apakah pernah usul ABK Ya : 83 56,08

Tidak : 63 42,57

2 Jika Ya, siapa yang mengusulkan Ybs : 23 15,54

Instansi : 64 43,24

3 Persyaratan ABK copy SK Jabfung : 65 43,92

copy SK KP terakhir : 65 43,92

copy PAK terakhir : 60 40,54

copy surat sebab PS : 75 50,68

copy iajzah : 71 47,97

Lainnya

SK Pembebasan Smntr : 1 0,68

DRH : 1 0,68

4 Siapa yang menyiapkan berkas ABK Ybs : 35 23,65

Instansi : 24 16,22

sebagian dari ybs : 27 18,24

5

Waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan kelengkapan berkas (dari ybs) 1-7 hari : 49 33,11 8-14 hari : 21 14,19 15-21 hari : 5 3,38 22-30 hari : 1 0,68 Lainnya : 1 tahun : 3 2,03

6 berkas dari ybs disampaikan kepada instansi : 62 41,89

UK eselon di atasnya : 22 14,86

instansi lain : 1 0,68

7 Yang mengirim berkas ke UK eselon

diatasya Ybs : 15 10,14

instansi : 69 46,62

diantar ybs : 2 1,35

Lainnya :

Tidak tahu : 1 0,68

4-7 hari : 18 12,16 8-11 hari : 10 6,76 12-15 hari : 2 1,35 Lainnya Kurang jelas : 1 0,68 Tidak dimonitor : 1 0,68 Tidak tahu : 5 3,38

(37)

No. Uraian Jawaban Jml % 10 Apakah ikut monitoring usulan ABK Ya : 85 47,75

Tidak : 28 15,73

11 Jk Ya, cara memonitornya manual : 68 38,20

dtg di lokasi terkait : 10 5,62

elektronik : 7 3,93

Lainnya

Telp. : 7 3,93

12 Jk Tidak, apa yg dilakukan Ybs Menunggu hasil : 24 13,48

membiarkan saja : 8 4,49

13 Apa perlu ada sistem monitoring berkas Ya : 103 57,87

Tidak : 4 2,25

Alasannya Ya: Proses cepat & lancar : 25 14,04

Informasi cepat : 10 5,62

Memudahkan proses : 17 9,55

Dapat memonitor brks : 8 4,49

Lebih praktis & efisien : 3 1,69

Dpt diakses dmana saja : 2 1,12

Aman dan nyaman : 1 0,56

SIMPEG lebih baik 1 0,56

14 Apa fisik berkas perlu dikirim Ya : 85 47,75

Tidak : 15 8,43

Alasannya Ya: Utk cross check : 2 1,12

brks hrs dlegalisir -

(utk keabsahan) : 18 10,11

Antisipasi gangguan elktr : 2 1,12

Memudahkan monitorng : 1 0,56

Backup data/arsip : 9 5,06

Bukti fisik (otentik) : 9 5,06

sbg kelengkapan KPN : 1 0,56

Instansi lain perlu berkas 1 0,56

Alasan Tidak : Dok. Sdh ada di instnsi : 2 1,12

Legalitas cukup di UPT : 2 1,12

Berkas tidak banyak : 1 0,56

Tidak praktis : 1 0,56

dikirm softcopy saja : 1 0,56

15 Waktu yang dibutuhkan untuk

keseluruhan proses ABK 1-2 bulan : 5 2,81

3-4 bulan : 26 14,61 5-6 bulan : 30 16,85 7-8 bual : 7 3,93 9-10 bulan : 3 1,69 11-12 bulan : 28 15,73 Lainnya

(38)

24 bulan : 1 0,56

>2 tahun : 1 0,56

> 1 tahun : 5 2,81

Tidak ada batas waktu : 2 1,12

Tidak tahu : 2 1,12

PROSES BISNIS TUGAS BELAJAR

1 Apakah pernah tugas belajar Ya : 95 64,19

Tidak : 52 35,14

2 Jika Ya, siapa yang mengusulkan Ybs : 7 4,73

instansi : 89 60,14

Lainnya

Proyek kerjasama : 1 0,68

3 Bgm instansi mengusulkan TB sesuai persyaratan : 87 58,78

urut pegawai yg tua : 9 6,08

sesuai dg pimpinan : 9 6,08

Lainnya :

Ada permintaan : 1 0,68

Tergantung dana yg ada : 1 0,68

4 Apakah mengetahui persyaratan TB Ya : 88 59,46

Tidak : 9 6,08

5 Jk Ya, apa persyaratannya PNS 2 th : 76 51,35

copy ijazah & transkrip : 86 58,11

copy SK PNS : 82 55,41 DRH : 71 47,97 Lainnya Rekomendasi : 9 6,08 IPK : 3 2,03 TOEFL : 1 0,68 Summary proposal : 1 0,68 Usia : 1 0,68 English competency : 1 0,68 SK fungsional : 1 0,68 Persetujuan : 1 0,68

6 Siapa yg menyiapkan berkas usulan TB Ybs : 69 46,62

Instansi : 21 14,19

Lainnya :

Ybs & Instansi : 8 5,41

7 Waktu untuk melengkapi berkas 1-7 hari : 44 29,73

8-14 hari : 25 16,89

(39)

22-30 hari : 4 2,70

Lainnya :

> 1 bulan : 1 0,68

8 yang mengirim berkas ke eselon lebih

tinggi Ybs : 19 12,84

Instansi : 79 53,38

diantar sendiri ybs : 5 3,38

Lainnya :

Tidak tahu : 1 0,68

4-7 hari : 32 21,62 8-11 hari : 2 1,35 12-15 hari : 7 4,73 > 2 minggu : 1 0,68 1 - 2 bulan : 1 0,68 1 bulan : 1 0,68 > 1 bulan : 1 0,68 Tidak dmonitor : 1 0,68 Tidak tahu : 4 2,70

11 Apakah ikut memonitor berkas Ya : 89 50,00

Tidak : 35 19,66

12 Jk Ya, bgm cara memonitornya manual : 73 41,01

dtg k lokasi terkait : 9 5,06

elektronik : 5 2,81

Lainnya

Telpon : 4 2,25

e-mail : 1 0,56

13 Jk Tidak, apa yang dilakukan ybs Menunggu hasil : 28 15,73

Membiarkan saja : 12 6,74

14 Apakah perlu sistem monitoring berkas Ya : 114 64,04

Tidak : 5 2,81

Alasannya Ya: Mempercepat proses : 16 8,99

Memudahkan monitorng : 27 15,17

Mempercepat informasi : 12 6,74

Mempermudah proses : 4 2,25

Lebih transparan : 3 1,69

Murah dan cepat : 2 1,12

Lebih pasti & yakin : 2 1,12

Lebih praktis & cepat : 2 1,12

(40)

No. Uraian Jawaban Jml % 15 Apakah berkas fisik masih perlu dikirim Ya : 99 55,62

Tidak : 12 6,74

Alasan Ya : Untuk cross check : 4 2,25

brks hrs dlegalisir untuk -

keabsahan : 15 8,43

Sbg cadangan berkas : 3 1,69

Untuk arsip/backup : 10 5,62

Antisipasi gangguan elktr : 1 0,56

Sbg bukti fisik : 11 6,18

Proses msh mensyaratkan

berkas : 1 0,56

Berkas sudah sampai atau

belum 3 1,69

Alasan Tidak : Dok sdh ada di instansi : 1 0,56

Hemat kertas : 1 0,56

Jk simpeg bagus, tdk pe rlu : 1 0,56

Lebih mudah : 1 0,56

Legalitas cukup di UPT : 1 0,56

yang dikirim softcopy saja : 1 0,56

16 Waktu yang dibutuhkan untuk

keseluruhan proses Tugas Belajar 1-2 bulan : 21 11,80

3-4 bulan : 31 17,42 5-6 bulan : 18 10,11 7-8 bulan : 10 5,62 9-10 bulan : 5 2,81 11-12 bulan : 23 12,92 Lainnya > 1 tahun : 4 2,25 Tidak tahu : 1 0,56 Tidak jelas : 1 0,56

Tdk ada batas waktu : 2 1,12

> 3 bulan : 1 0,56

> 2 tahun : 1 0,56

1 - 2 tahun : 1 0,56

Tidak ingat : 1 0,56

ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI

1 Apakah pernah melihat SIMPEG Ya : 60 40,54

Tidak : 77 52,03

Tidak tahu SIMPEG : 6 4,05

2 Apakah pernah mengoperasikan SIMPEG

Ya : 6 4,05

(41)

Tidak tahu SIMPEG : 4 2,70

3 Apakah sudah menerapkan SIMPEG Ya : 111 75,00

Tidak : 2 1,35

Tidak tahu : 31 20,95

4 Penilaian terhadap SIMPEG Sangat Baik : 9 6,08

Cukup Baik : 63 42,57

Kurang Baik : 8 5,41

Tidak tahu : 5 3,38

5 Informasi apa yang dibutuhkan dalam kepegawaian KP pegawai : 132 89,19 Jabfung : 137 92,57 Training (TB) : 89 60,14 Monitoring usulan : 101 68,24 DRH : 51 34,46 Lainnya : 0 Tawaran penelitian : 1 0,68 Berkala : 2 1,35 Pensiun : 1 0,68 Mutasi : 1 0,68 Proses PAK : 1 0,68 DP3 : 3 2,03

Aturan Kepeg. Terbaru : 1 0,68

6 Apakah data di kepeg membantu Ya : 133 89,86

Tidak : 5 3,38

Tidak Tahu : 6 4,05

7

Apakah ada sistem lain selain SIMPEG

Ya : 50 33,78

Tidak : 14 9,46

Tidak Tahu : 77 52,03

Sistem yang ada : SIMONEV : 19 12,84

SIMPROG : 26 17,57 SIMFAS : 3 2,03 SIMKEU : 18 12,16 SAI : 5 3,38 SIMAK : 5 3,38 RKA-KL : 2 1,35 Kendaraan : 1 0,68 Barang : 1 0,68 Kebun Percobaan : 1 0,68 Perjln dinas : 1 0,68 SPM : 1 0,68 UAW : 2 1,35

Rancang Bngun Induk

Global : 1 0,68

(42)

Info Teknologi : 1 0,68

8 Model aplikasi SIMPEG yg diinginkan Online : 130 87,84

stand alone : 15 10,14

Lainnya :

Alasan Online: Dpt memonitor lgsng : 10 6,76

Dpt diakses dimana sj : 36 24,32

Mdhkan & percpt proses : 6 4,05

Sdh terhubung internet : 1 0,68

Lebih akurat : 1 0,68

Praktis, simpel, cepat : 3 2,03

selalu uptodate : 1 0,68

tidak tahu : 3 2,03

Alasan Stand alone : Internet sring mati : 1 0,68

Mudah dicopy : 1 0,68

9 Apakah perlu sistem monitoring Ya : 130 87,84

Tidak : 8 5,41

Alasan Ya : Mudah memonitor : 39 26,35

Mempercepat proses : 6 4,05

Lebih transparan : 3 2,03

Berkas mudh didapat : 4 2,70

Internet sudah ada d ktr : 1 0,68

Memudahkan admnistrsi : 2 1,35

Labih praktis : 1 0,68

Supaya tahu prosesnya : 3 2,03

Memperlancar proses : 1 0,68

utk memotivasi kinerja : 1 0,68

Mengetahui karir 7 peluang : 1 0,68 Berkas diterima yg berwenang : 1 0,68 Berkas tdk tercecer : 1 0,68 Efisien : 2 1,35

Alasan Tidak : Fasilitas terbatas : 1 0,68 10 Apakah ada kebijakan paperless Ya : 39 26,35

Tidak : 95 64,19

Tidak tahu : 1 0,68

11 Jk Ya, sudah silakukan Ya : 19 12,84

Tidak : 18 12,16

Tidak tahu : 1 0,68

12 Jk Tidak, apakah perlu paperless Ya : 116 78,38

Tidak : 10 6,76

Alasan Ya : Hemat & cepat sampai : 9 6,08