PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 1 1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengurusan kenderaan di Politeknik Mukah dilaksanakan dengan sempurna supaya proses penggunaan kemudahan pengangkutan dan pembelajaran pelajar berjalan dengan lancar.
2.0 SKOP
Proses ini hendaklah digunapakai untuk pengurusan kenderaan di Politeknik Mukah.
3.0 RUJUKAN
3.1 Quality Management Systems – Requirements (ISO 9001:2015, IDT)
3.2 Quality Management Systems – Managing for the sustained success of an organization (ISO 9004:2009, IDT)
3.3 Quality Management Systems – Fundamentals and Vocabulary (ISO 9000:2005, IDT) 3.4 Panduan Pelaksanaan MS ISO 9001:2008 Dalam Sektor Awam Perintah Am
3.5 Arahan Perbendaharaan
3.6 Pekeliling-Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam
3.7 Pekeliling-Pekeliling / Surat-Surat Pekeliling Perbendaharaan 3.8 Pekeliling-Pekeliling Perkhidmatan
3.9 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1980 (Peraturan Mengenai Penggunaan, Pengurusan Dan Penyenggaraan Kenderaan Kerajaan)
3.10 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 13 Tahun 1993 (Peraturan Penyewaan Kereta Rasmi Dan Kereta Jabatan Di Bawah Penswastaan Kereta-Kereta Saloon Kerajaan) 3.11 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 1999 (Pelaksanaan Penggunaan Kad
Inden Untuk Pembelian Minyak Petrol/ Diesel Bagi Kenderaan Kerajaan)
Pekeliling Perbendaharaan Bil 2/ 80.
PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 2 Klaus 8.1 Peruntukan:
Jabatan kerajaan yang mempunyai Woksyop hendaklah menyenggara sendiri kenderaan kenderaannya. Bagi Jabatan yang tidak mempunyai woksyop sendiri, kenderaan- kenderaannya hendaklah disenggara di Woksyop Kerajaan atau Woksyop swasta.
Jabatan kerajaan adalah dibenarkan membuat penyenggaraan oleh woksyop swasta sehingga had maksima RM500 (tidak termasuk harga alatganti).
Pekeliling Perbendaharaan Bil 2/80.
Klaus 7.6 Peruntukan:
Apabila Pegawai Pengangkutan atau pegawai yang diberi kuasa mendapati bahawa kos penyenggaraan dan pembaikan sesuatu kenderaan adalah berlebihan ia hendaklah melaporkan butir-butir itu dan membawa kenderaan kepada Woksyop Kerajaan atau pegawai-pegawai yang bertauliah bagi tujuan mendapatkan satu laporan teknikal dan syor mengenai kenderaan tersebut.
PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 3 4.0 DEFINISI
KUPPF Ketua Unit Pembangunan dan Penyelenggaraan Fasiliti JA Penolong Jurutera (Pegawai Penyelenggaraan Kenderaan) /
Mekanikal
KUPA Ketua Unit Pengurusan Aset
UKP Unit Pentadbiran
PK Pegawai Kenderaan (Pentadbiran) PT (P/O) Pembantu Tadbir (P/O)
PNA Penolong Akauntan Ketua Jabatan Merujuk kepada Pengarah Pemandu Pemandu Politeknik Mukah
Kakitangan Pegawai atau staf Politeknik Mukah
Kad KEW. PA 3 Rekod Daftar Harta Modal yang mengandungi butiran peralatan dan maklumat penambahan, penggantian serta naiktaraf peralatan.
Kad KEW. PA 15 Rekod Penyelenggaraan Aset Alih
Servis Kenderaan Proses membaikpulih kenderaan secara berkala.
PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 4 5.0 PROSEDUR KERJA
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
UKP / PK A. Pengurusan Kenderaan
1. Memastikan Pegawai Kenderaan dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan.
UPPF / JA 2. Memastikan Pegawai Penyelenggaraan Kenderaan mempunyai sijil dalam bidang kejuruteraan.
UPPF / JA 3. Memastikan kesemua kenderaan jabatan dijaga dengan rapi.
UPPF / JA 4. Menyediakan fail sejarah penyenggaraan bagi setiap kenderaan.
UPPF / JA 5. Memastikan Sijil Pemeriksaan dan Pengujian Kenderaan oleh JKR Woksyop diperolehi dan difailkan. (jika berkaitan)
UKP / PK 6. Memastikan kenderaan digunakan dengan kelulusan Pegawai Kenderaan.
UPPF / JA 7. Merekodkan penyelenggaraan yang telah dilakukan di dalam jadual penyelenggaraan.
UPA B. Pendaftaran Kenderaan
1. Mendaftarkan Harta Modal (KEW.PA-3) disediakan dan diselenggara dengan lengkap.
UKP / KP 2. Kunci hendaklah disimpan oleh Pegawai Kenderaan.
PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 5 UKP / KP 3. Menyediakan Memo Iringan Perjalanan dan Surat Perlantikan
Pemandu Gantian dan diluluskan oleh Ketua Jabatan bagi kenderaan semasa ketiadaan pemandu.
UPPF / UPA 4. Memastikan setiap kenderaan berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam KEW.PA-3.
UKP 5. Memastikan penggunaan minyak dikawal melalui cerakinan Bulanan Penggunaan Bahan Api yang disediakan.
UKP 6. Memastikan penggunaan minyak adalah munasabah.
UKP C. Asas Teknikal Penjagaan Kenderaan (Buku Log kenderaan)
1. Memastikan catitan dalam Buku Log hendaklah di buat berpendua dan dimulakan dengan muka surat bernombor.
PT (P/O)/ Pemandu 2. Memastikan Buku Log diselenggarakan untuk semua kenderaan (kecuali kenderaan khas pegawai).
Pemandu 3. Memastikan Buku Log diselenggarakan dengan lengkap dan dikemas kini.
Pemandu 4. Menyimpan Buku Log bersama kenderaan.
Pemandu 5. Mencatit Pembelian minyak direkodkan dalam Buku Log.
PT (P/O) 6. Buku Log dan salinan pendua disemak dan ditandatangani
PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 6 oleh Pegawai Kenderaan pada hari akhir setiap minggu.
PT (P/O) 7. Memastikan Penggunaan minyak adalah munasabah.
Ketua Jabatan 8. Memeriksa Buku Log setiap bulan.
Pemandu 9. Merekodkan Butiran kenderaan, kos penyelenggaraan dan pembaikan dalam Buku Log.
Pemandu 10. Menceraikan dan failkan Salinan asal Buku Log.
PT (P/O) 11. Memastikan Buku Log ditandatangani semasa pertukaran pemandu.
Pemandu 12. Merekodkan butir-butir dan maksud perjalanan, penggunaan bahan api, minyak pelincir, butir-butir mengenai kenderaan dan alat kelengkapan.
UPPF/ JA 13. Rekodkan penyelenggaraan (pembaikan dan servis) hendaklah direkodkan ke dalam Buku Log dan Borang Tatacara Pengurusan Aset yang berkuatkuasa.
UPPF/ JA 14. Rekodkan tayar yang terdapat pada kenderaan juga perlu dikemaskini.
UPPF/ JA 15. Memastikan bahawa apabila meter yang merekodkan jarak perjalanan (odometer) rosak, meter itu hendaklah dibaiki atau diganti.
Pemandu 16. Meneliti dan menganggar serta mencatatkan di dalam Buku Log jarak perjalanan.
PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 7 UPPF/ JA 17. Memastikan odometer yang rosak telah dibaiki atau diganti.
UKP/
PK
D. Kawalan Kad Inden
1. Memastikan Buku Rekod/ Daftar Pergerakan Kad Inden diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.
PT (P/O) 2. Memastikan Kad Inden Minyak disimpan oleh Pegawai Kenderaan setiap masa.
Pemandu 3. Merekodkan Resit pembelian minyak disimpan dan dikumpul oleh pemegang kad.
Pemandu 4. Merekodkan Penyata pembelian atau penyata kad disemak kepada salinan resit.
PT (P/O) 5. Memastikan pemegang kad mengesahkan sebelum pembayaran dilakukan.
PNA/ PT (P/O) 6. Menyediakan Laporan Analisis Penggunaan Minyak bagi setiap bulan.
PT (P/O) 7. Mendaftar Pergerakan Kad Inden Minyak hendaklah direkodkan dan dikemaskini dari semasa ke semasa.
Ketua Jabatan 8. Membuat pemeriksaan bagi Kad Inden Minyak secara berkala.
PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 8 6.0 Rekod Kualiti
Bil Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi
1 KEW. PA. 3/ Rekod Daftar Harta
Modal 5 tahun UPPA
2 KEW. PA. 15/ Rekod Daftar
Penyelenggaraan Harta Modal 5 tahun UPPA
3 Buku Log Kenderaan 5 tahun Bilik Pemandu
4 Rekod Penyelenggaraan Kenderaan 5 tahun UPPF/ Bilik Fail
5 Rekod Kad Inden Kenderaan 5 tahun UKP
6 Borang Permohonan Penggunaan
Kenderaan Rasmi Jabatan 1 tahun UKP
7 Memo Iringan Pemandu 5 tahun Bilik Fail
8 Jadual Pergerakan Kenderaan &
Pemandu 1 tahun UKP
PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 9 Lampiran
Tajuk
A. Pengurusan kenderaan B. Pendaftaran kenderaan
C. Asas Teknikal Penjagaan Kenderaan (Buku Log kenderaan) D. Kawalan kad Inden
E. Borang Permohonan Penggunaan Kenderaan Rasmi Jabatan F. Memo Iringan Pemandu / Memo Pentadbiran
G. Contoh Jadual Pergerakan Kenderaan dan Pemandu H. Rekod Pergerakan Kad Inden
I. Contoh Surat Perlantikan Pemandu Gantian
J. Surat Kelulusan Arahan Pemberian Kuasa Untuk Memandu Kenderaan Kerajaan Bagi Politeknik Malaysia
Tanggungjawab Alir kerja Proses-proses Rekod
Mula
UKP
1. Memastikan Pegawai Kenderaan dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan.
UPPF/ JA
2. Memastikan Pegawai kenderaan mempunyai sijil dalam bidang kejuruteraan.
3. Memastikan kenderaan jabatan dijaga dengan rapi.
4. Menyediakan fail sejarah penyelenggaraan bagi setiap kenderaan.
5. Memastikan Sijil Pemeriksaan dan Pengujian Kenderaan oleh JKR Woksyop diperolehi dan difailkan.
(jika berkaitan)
UKP
6. Memastikan kenderaan digunakan dengan kelulusan Pegawai Kenderaan.
UPPF
7. Merekodkan penyelenggaraan yang telah dilakukan di dalam jadual penyelenggaraan.
Tamat
Tanggungjawab Alir kerja Proses-proses Rekod
Mula
UPA
1. Mendaftarkan Harta Modal (KEW.PA-3) disediakan dan diselenggara dengan lengkap.
UKP
2. Kunci hendaklah disimpan oleh Pegawai Kenderaan.
3. Menyediakan Memo Iringan Perjalanan Surat Perlantikan Pemandu Gantian dan diluluskan oleh Ketua Jabatan bagi kenderaan semasa ketiadaan pemandu.
UPPF/ JA/ UPA
4. Memastikan setiap kenderaan berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam KEW.PA-3.
UKP
5. Memastikan Penggunaan minyak dikawal melalui cerakinan Bulanan Penggunaan Bahan Api yang disediakan.
UKP
6. Memastikan Penggunaan minyak adalah munasabah
Tamat
Tanggungjawab Alir kerja Proses-proses Rekod Mula
UKP
1. Memastikan catitan dalam Buku Log hendaklah di buat berpendua dan dimulakan dengan muka surat bernombor.
PT (P/O)/
Pemandu
2. Memastikan Buku Log diselenggarakan untuk semua kenderaan (kecuali kenderaan khas pegawai).
Pemandu
3. Memastikan Buku Log diselenggarakan dengan lengkap dan
dikemas kini.
4. Menyimpan Buku Log bersama kenderaan.
Pemandu PT (P/O)
5. Mencatat Pembelian minyak direkodkan dalam Buku Log.
6. Buku Log dan salinan pendua disemak dan ditandatangani oleh Pegawai Kenderaan pada hari akhir setiap minggu.
7. Memastikan Penggunaan minyak adalah munasabah.
Ketua Jabatan 8. Memeriksa Buku Log setiap bulan;
Pemandu
PT (P/O)
9. Merekodkan Butiran kenderaan, kos penyelenggaraan dan pembaikan dalam Buku Log.
10. Menceraikan dan failkan Salian asal Buku Log.
11. Memastikan Buku Log ditandatangani semasa pertukaran pemandu.
Pemandu 12. Merekodkan butir-butir dan maksud perjalanan, penggunaan bahan api, minyak pelincir, butir-butir mengenai kenderaan dan alat kelengkapan.
UPPF/ JA (Pegawai Kenderaan)
13. Rekodkan penyelenggaraan (pembaikan dan servis) hendaklah
direkodkan ke dalam Buku Log.
14. Rekodkan tayar yang terdapat pada kenderaan juga perlu dikemaskini.
15. Mempastikan bahawa apabila meter yang merekodkan jarak perjalanan (odometer) rosak, meter itu hendaklah dibaiki atau diganti.
Pemandu 16. Meneliti dan menganggar serta
mencatatkan di dalam Buku Log jarak perjalanan.
UPPF/ JA (Pegawai Kenderaan)
17. Memastikan odometer yang rosak telah dibaiki atau diganti.
Tamat
Tanggungjawab Alir kerja Proses-proses Rekod Mula
UKP
1. Memastikan Buku Rekod/ Daftar Pergerakan Kad Inden diselenggarakan dengan lengkap dan
kemas kini.
PT (P/O) 2. Memastikan Kad Inden Minyak
disimpan oleh Pegawai Kenderaan setiap masa.
Pemandu
3. Merekodkan Resit pembelian minyak disimpan dan dikumpul oleh
pemegang kad.
4. Merekodkan Penyata pembelian atau penyata kad disemak kepada salinan resit.
5. Memastikan pemegang kad
mengesahkan sebelum pembayaran dilakukan.
PNA/ PT (P/O) 6. Menyediakan Laporan Analisis Penggunaan Minyak bagi setiap bulan.
PT (P/O) 7. Mendaftar Pergerakan Kad Inden
Minyak.
Ketua Jabatan 8. Membuat pemeriksaan bagi Kad Inden Minyak secara berkala.
Tamat
