BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
2.1.1 Pengertian Sistem
Ada beberapa pengertian sistem dari beberapa ahli, diantaranya adalah :
Menurut McLeod dan Schell (2001, p9), sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Menurut Turban (2001, p34), sistem adalah sekelompok objek yang terdiri dari orang, sumber, konsep, dan prosedur yang berinteraksi untuk menjalankan fungsi untuk mencapai suatu tujuan.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen yang terintegrasi dan saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan yang sama.
2.1.2 Pengertian Data dan Informasi
Ada beberapa pengertian data dan informasi, diantaranya adalah
Menurut McLeod dan Schell (2001, p182), data terdiri dari fakta – fakta dan angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses atau data yang mempunyai arti (2001, p12).
Menurut Davis (1993, p28), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.
Dari pendapat para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa data merupakan sekumpulan fakta yang tidak berarti bagi pemakai. Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses sehingga memiliki arti dan manfaat bagi yang membutuhkannya.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Beberapa ahli menyebutkan definisi sistem informasi sebagai berikut:
Menurut Laudon dan Laudon (2002, p7), sistem informasi adalah kumpulan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (yang mengambil), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, pengkoordinasian, pengendalian analisa dan menampilkannya didalam suatu organisasi. Dimana teknologi informasi itu meliputi hardware, software, data, teknologi penyimpanan, dan penyedia jaringan suatu portfolio dari pembagian sumber teknologi informasi pada organisasi.
Menurut O’Brien (2001, p7), sistem informasi adalah penggabungan kombinasi antara orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber data melalui pengumpulan, pengubahan dan pnyebaran informasi dalam suatu organisasi. Teknologi informasi adalah hardware, software, telekomunikasi dan manajemen database dan teknologi pemrosesan informasi lainnya yang digunakan oleh sistem informasi.
Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan dari orang, hardware, software, jaringan dan sumber data, yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan.
2.1.4 Pengertian Knowledge
Beberapa pengertian knowledge menurut para ahli adalah sebagai berikut:
Menurut Probst., et. al., (2000,p24), knowledge adalah seluruh kesadaran jiwa (the whole body of cognitions) dan keahlian-keahlian yang mana individu-individu menggunakan untuk pemecahan masalah. Itu termasuk kedua teori-teori dan pelaksanaan (practical), setiap hari aturan-aturan dan instruksi-instruksi untuk tindakan (action). Knowledge berdasarkan pada data dan informasi, tetapi tidak serupa (unlike) ini, itu selalu membatasi kepada orang-orang.
Menurut Davenport dan Prusak (2000), knowledge adalah pencampuran unsur dari kerangka pengalaman, nilai-nilai, informasi kontekstual, dan wawasan ahli yang memberikan kerangka untuk evaluasi dan menggabungkan pengalaman baru dan informasi.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa knowledge adalah gabungan dari keahlian, wawasan, keterampilan dan pengalaman yang dimiliki oleh satu individu yang dapat digunakan untuk menyelesaikan semua rutinitas dan masalah yang dihadapi.
2.1.5 Pengertian Management
Ada beberapa pengertian management menurut para ahli, yaitu:
Menurut Bateman dan Snell (2004,p14), management adalah proses pekerjaan dengan orang dan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi.
Menurut Robbins dan Coulter (2002,p6), management sebagai proses koordinasi aktifitas pekerjaan supaya terselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain.
Jadi dapat disimpulkan bahwa management adalah suatu proses mengkoordinasi suatu aktifitas yang dilakukan oleh orang maupun sumber daya untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara lebih efektif dan efisien.
2.1.6 Pengertian Knowledge Management
Ada beberapa pengertian knowldege management menurut para ahli.
Knowledge management (Schreiber. 2000, p72), adalah kerangka dan kumpulan tool untuk memperbaiki infrastruktur pengetahuan organisasi, yang ditujukan untuk mendapatkan pengetahuan yang tepat untuk orang yang tepat, dalam bentuk yang tepat, dan pada saat yang tepat.
Menurut Bateman dan Snell (2004, p8), knowledge management adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk menemukan dan memanfaatkan sumber daya intelektual didalam suatu organisasi. Benar-benar memanfaatkan intelektual tersebut kepada semua orang didalam organisasi. Knowledge management bertujuan untuk menemukan, menyimpan, membagikan dan membagi secara luas sumber daya yang sangat penting yang dimiliki oleh suatu organisasi. Seperti keahlian karyawan, keterampilan, jaringan hubungan dan kebijakan – kebijakan yang ada.
Menurut Hendrik (2003), knowledge management adalah merencanakan, mengumpulkan, dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa dari macam-macam sumber yang kompeten.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa knowledge management adalah suatu proses untuk mencari, menemukan, menyimpan dan membagikan knowledge (keahlian, keterampilan, pengalaman, dan jaringan) yang dimiliki oleh individu-individu didalam
sebuah organisasi kepada organisasi dan individu-individu lainnya yang ada didalam organisasi tersebut.
2.1.7 Database
Ramakrishnan dan Gehrke (2000, p3), berpendapat bahwa database merupakan koleksi data-data yang terdiri atas entity dan relationship yang saling berhubungan satu dengan yang lain. Menurut Ramakrishnan dan Gehrke (2000, p3), database management system (DBMS) adalah suatu program atau piranti lunak yang dirancang untuk membantu dalam memelihara dan mengatur koleksi data.
Adapun keuntungan dari database management system menurut Ramakrishnan dan Gehrke (2000, p8) adalah :
a. Akses data lebih efisien b. Data yang idenpenden
b. Data yang terintegrasi dan aman
c. Data yang dapat diakses secara bersama dan di recovery d. Mengurangi waktu pembuatan program.
2.1.8 PHP
Menurut Welling (2001, p2), PHP adalah bahasa pemrograman yang berbasiskan server-side yang dirancang khusus untuk web. Dalam halaman HTML, dapat dilekatkan kode PHP yang dapat dijalankan kapanpun halaman itu dikunjungi.Kode PHP diinterpretasikan di web server dan membuat HTML. PHP adalah produk Open Source.
Menurut Welling (2001, pp4-5), beberapa keunggulan dari PHP adalah:
1. High Performance
PHP sangat efisien. Dengan menggunakan server tunggal yang tidak mahal, kita dapat melakukan banyak pekerjaan setiap harinya.
2. Database Integration
PHP mempunyai sambungan ke banyak sistem database, antara lain MySQL, PostgreSQL, mSQL, Oracle, dbm, filePro, Hyperwave, Informix, InterBase, dan Sybase databases. Dengan menggunakan Open Database Connectivity Standard (ODBC), PHP dapat langsung terhubung ke beberapa database yang menyediakan ODBC, termasuk didalamnya produk Microsoft.
3. Built-in-Libraries
PHP dirancang khusus untuk web, dan mempunyai banyak built-in-function untuk menampilkan banyak fungsi di dalam web. Sebagai contoh, dapat terhubung ke jaringan lain, mengirim email, bekerja denagn cookies, dan membuat dokumen PDF, semuanya itu hanya dengan kode yang singkat.
4. Harga yang murah
PHP adalah gratis. Kita dapat mendownload versi terakhir PHP kapanpun.
5. Mudah dalam pembelajaran dan penggunaan
Sintaks PHP berdasarkan bahasa pemrograman lainnya, terutama C, Perl, dan Java.
6. Portability
PHP dapat digunakan di banyak operating system yang berbeda. Kode PHP dapat ditulis di free Unix operating system seperti Linux dan FreeBSD, commercial Unix seperti Solaris dan IRIX, atau dalam Miscrosoft Windows.
7. Ketersediaan Source Code
Kode PHP dapat langsung diakses dan dapat dilakukan modifikasi.
2.1.9 MySQL
Menurut Welling (2001, p3), MySQL adalah relational database management system (RDBMS) yang sangat cepat dan aman. Sebuah database memungkinkan untuk melakukan penyimpanan yang efisien, pencarian, dan pengurutan data. MySQL server melakukan kontrol akses terhadap data untuk memastikan bahwa setiap user dapat bekerja dengan sesuai, menyediakan akses yang cepat, dan meyakinkan bahwa hanya user yang mempunyai hak akses yang dapat mengaksesnya. Oleh karena itu, MySQL merupakan server yang dapat digunakan untuk banyak user dan banyak pekerjaan.
MySQL menggunakan SQL (Structured Query Language) yang merupakan bahasa standard dalam melakukan query database.
Menurut Welling (2001, pp5-6), beberapa keuntungan dari MySQL adalah:
1. High Performance
Tidak diragukan lagi bahwa MySQL cepat dalam pengoperasiannya.
2. Harga yang murah
MySQL tersedia tanpa mengeluarkan biaya, yaitu melalui Open Source license.
3. Penggunaan yang mudah
Kebanyakan database menggunakan SQL. Jika ada yang menggunakan RDBMS lainnya, maka tidak ada kesulitan dalam mengadaptasinya. MySQL mudah untuk di set up.
4. Portability
MySQL dapat digunakan dalam beberapa UNIX system yang berbeda sama seperti penggunaan di dalam Microsoft Windows.
5. Source Code
Mudah untuk mendapatkan dan memodifikasi source code untuk MySQL.
2.1.10 Apache
Apache server merupakan sebuah proyek yang dikembangkan dari software yang terkalaborasi dengan sempurna, dan bertujuan untuk menciptakan nilai suatu web, meningkatkan nilai kormersial pemakainya, mendukung fitur-fitur yang ada dengan sempurna dan merupakan suatu sources program yang bebas biaya, yang dapat diimplementasikan ke server. (Anonymous, 1)
Proyek ini dikelola bersama oleh para sukarelawan yang terkelompok yang berlokasi menyebar diseluruh dunia. dimana mereka menggunakan internet dan web untuk saling berkomunikasi, menyusun perencanaan, mengembangkan server serta setiap hal yang berhubungan dengan pengembangan server dan dokumentasinya.
Proyek ini merupakan bagian dari Apache software foundation. Sebagai catatan, banyak dari kalangan pemakai yang telah memberikan saran, ide, pengetahuan serta hasil dokumentasi pribadi mereka untuk turut berperan serta didalam pengembangan server ini.
2.2 Teori Khusus
2.2.1 Teori-teori Knowledge Management 2.2.1.1 Wisdom
Menurut beberapa sumber, wisdom dapat diartikan sebagai :
Menurut Bellinger, Castro, Mills (2004), wisdom adalah sesuatu yang susah untuk diperhitungkan dan tidak menentu, proses yang sulit diramalkan,. Ini lebih dari semua level kesadaran dan khususnya terdapat dalam manusia (moral, etika, dan kode).
Ini mermberi kita pengertian tentang apa yang dahulu tidak dimengerti dan dalam melakukannya, melewati pengertian itu sendiri.
Menurut Anonymous, 4 (2005) wisdom sering diartikan sebagai kemampuan dan hasrat untuk memilih yang dapat memperoleh persetujuan dalam suatu ujian jangka panjang oleh banyak orang.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa wisdom adalah kemampuan unik yang dimiliki individu yang berbeda antara satu individu dengan individu lainnya, yang mendukung tingkat kemampuan seseorang.
2.2.1.2 Tacit and Explicit Knowledge
Menurut Nonaka (Santoso, 2002, p45), sebuah perusahaan yang ingin menjadi
“knowledge-creating company” haruslah menempatkan proses penciptaan pengetahuan di tengah-tengah strategi sumber daya manusianya. Ada dua jenis pengetahuan yang harus dikelola, yaitu :
a. Pertama adalah pengetahuan eksplisit (explicit knowledge) yang merupakan salah satu bentuk pengetahuan yang sangat formal dan sistematis. Pengetahuan eksplisit
adalah pengetahuan yang telah disusun dalam format tertentu dan biasanya telah terdokumentasi. Pengetahuan jenis ini lebih mudah dikomunikasikan dan didistribusikan.
b. Jenis lain adalah tacit knowledge, yang terdiri dari keahlian teknis, know-how dan dimensi kognitif lainnya seperti model mental, kepercayaan, perspektif, pengalaman masa lalu. Pengetahuan jenis ini bersifat sangat pribadi dan sangat sulit untuk dituangkan dalam bentuk formal. Oleh karenanya sulit untuk mengkomunikasikannya kepada orang lain.
Lihat gambar 2.1 di bawah ini
Gambar 2. 1 Empat Pola Dasar Penciptaan Pengetahuan Dalam Organisasi Sumber : Santoso (2002, p46)
Keterangan didalam gambar 2.1 diatas dapat dijelaskan sebagai berikut.
Pada dasarnya pengetahuan diciptakan dari pengetahuan yang telah ada dan Nonaka memaparkan adanya empat pola dasar penciptaan pengetahuan yang mungkin terjadi di dalam sebuah organisasi, seperti yang terlihat pada gambar diatas.
a. Apprentice
Pola ini umumnya terjadi secara natural di dalam perusahaan pada saat seorang staf senior diminta oleh kepala bagian untuk membimbing seorang staf yang baru
Apprentice Articulate Tacit
knowledge
Explicit knowledge
Internalize Combine
bergabung. Staf yunior tersebut akan mengamati apa saja yang dilakukan oleh sang senior, menirunya, dan berlatih melakukan hal-hal yang telah ditunjukkan oleh seniornya. Pola ini dapat terjadi untuk pembelajaran keahlian teknis ataupun hal-hal yang lebih bersifat konsep seperti kebiasaan-kebiasaan dalam perusahaan. Si yunior akan membangun pengetahuan tacit-nya sendiri dari pengamatan yang dilakukannya, pengamatan yang dilakukan atas perilaku sang senior yang merupakan pencerminan pengetahuan tacit-nya sendiri. Pola seperti ini cukup efektif untuk mentor masing- masing pribadi, tetapi tidak dapat berkontribusi secara signifikan kepada keseluruhan perusahaan.
b. Combine
Pola ini terjadi pada saat seorang staf membaca dokumen-dokumen yang ada seperti laporan dan studi kasus perusahaan untuk kemudian menghasilkan dokumen baru yang merangkumkan serta berisi gagasan-gagasan baru. Sama halnya seperti pada penulis memulai penulisan artikel ini berangkat dari artikel-artikel yang telah ada dan kemudian mengintegrasikan gagasan-gagasan yang terkandung di dalamnya serta memasukkan gagasan baru ke artikel ini. Demikianlah pola penciptaan pengetahuan ekspisit baru dari pengetahuan eksplisit yang telah ada.
c. Articulate
Penciptaan pengetahuan tidak terhenti di kedua pola tersebut. Perusahaan harus dapat memfasilitasi proses pembelajaran di mana para knowledge-worker harus dapat mengartikuliasikan pengetahuan tacit yang dimiliki mereka dan mengubahnya
ke dalam bentuk eksplisit dan menyimpannya untuk kemudian didistribusikan ke seluruh organisasi.
d. Internalize
Di sisi lainnya, staf lain akan membaca pengetahuan eksplisit tersebut dan mulai menginternalisasikannya ke dalam pengetahuannya. Hasilnya adalah pengetahuan tacit yang lebih luas dari sebelumnya.
2.2.1.3 Proses Inti Knowledge Management
Menurut Probst, Raub, dan Romhardt (2000, p29-34), untuk pengaturan dan pengelolaan knowledge didalam perusahaan atau organisasi dibutuhkan pengelompokkan dan pengkategorian masalah yang terdapat didalam perusahaan tersebut. Hal ini dilakukan untuk mengidentifikasi aktivitas yang dianggap sebagai proses inti dari knowledge management dan terkait antara satu dengan yang lainnya.
Adapun kegiatan yang dianggap merupakan proses inti dari knowledge management dapat dilihat melalui gambar 2.2 berikut.
feedback
Gambar 2. 2 Kegiatan Proses Inti Manajemen Pengetahuan Sumber : Probst (2000, p34)
1. Knowledge Identification
Adalah proses pengidentifikasian knowledge, baik itu dalam bentuk explicit ataupun tacit. Dengan adanya proses identifikasi ini, diharapkan perusahaan akan mampu mengetahui sejauh mana knowledge yang dimiliki perusahaan, agar dapat digunakan dengan baik nantinya. Dengan identifikasi yang jelas, diharapkan setiap individu didalam perusahaan dapat melakukan setiap pekerjaan dengan optimal karena dukungan knowledge yang jelas dan sesuai kebutuhan.
2. Knowledge Acquisition
Melalui knowledge acquisition, perusahaan diharapkan dapat menambah knowledge yang tadinya tidak dimiliki oleh perusahaan, untuk melengkapi knowledge awal yang dimiliki perusahaan. Adapun knowledge acquisition biasanya
Knowledge goal
Knowledge assessment
knowledge identification
knowledge acqiusition
knowledge development
knowledge sharing/
distribution
knowledge utilization knowledge
retention
bersumber dari luar perusahaan. Seperti bekerja sama dengan konsultan, tanggapan yang jelas dari pelanggan dan pemasok tentang produk yang ditawarkan, ataupun merekut ahli yang dapat membantu perusahaan untuk terus berkembang.
3. Knowledge Development
Knowledge development adalah sebagai building block yang melengkapi perolehan pengetahuan. Intinya adalah menghasilkan knowledge baru dari knowledge yang ada sebelumnya, sehingga akan berguna bagi perusahaan didalam melakukan inovasi dan peningkatan kualitas dari produk, karyawan ataupun strategi yang baru.
knowledge development meliputi seluruh usaha perusahaan didalam menghasilkan segala jenis kemampuan yang belum ada sebelumnya untuk digunakan dimasa mendatang.
4. Knowledge Sharing and Distribution
Sharing and distribution knowledge didalam perusahaan dimaksudkan untuk mengubah informasi serta knowledge yang tadinya bersifat individu menjadi bersifat kolektif, sehingga dapat menjadi sangat berguna bagi perusahaan. Kegiatan ini cukup vital mengingat dengan adanya sharing and distribution knowledge, pengembangan kualitas individu didalam perusahaan akan meningkat. Dan hal tersebut akan berdampak pada meningkatnya kualitas dari seluruh hal didalam perusahaan. Hal yang perlu diperhatikan didalam kegiatan ini adalah penentuan kepada siapa saja knowledge tersebut dapat diberikan. Karena kesesuaian knowledge terhadap jenis tindakan yang diambil akan sangat berpengaruh pada hasil yang dicapai. Selain itu, kegiatan ini membutuhkan fasilitas dan waktu yang cukup bagi
karyawan yang terlibat. Intinya, kegiatan sharing and distribution knowledge sangat penting didalam perusahaan karena adanya penyebaran knowledge serta pengembangannya yang akan berdampak positif bagi perusahaan.
5. Knowledge Utilization
Keseluruhan inti dari knowledge management adalah memastikan bahwa knowledge yang sudah ada didalam perusahaan dipakai secara produktif untuk pengembangan serta keuntungan dari perusahaan tersebut. Hal yang perlu diperhatikan adalah banyak proses identifikasi serta distribusi knowledge yang sukses berjalan didalam perusahaan, tetapi tidak sesuai dengan kebutuhan yang ada.
Karena itu, diperlukan perhatian untuk memastikan bahwa proses pemanfaatan dari knowledge didalam perusahaan benar-benar berguna untuk menunjang pengembangan perusahaan.
6. Knowledge Retention
Knowledge yang ada didalam individu maupun perusahaan tidaklah didapatkan secara otomatis. Dengan begitu, penyimpanan knowledge menjadi sangat penting bagi setiap pihak. Didalam perusahaan, sering terjadi kasus pengulangan pekerjaan yang membuang banyak waktu dan biaya. Padahal pekerjan tersebut sebelumnya pernah dilakukan dan membawa hasil yang memuaskan. Karena itu, proses penyimpanan knowledge didalam perusahaan, serta pembaharuan knowledge harus dilakukan secara efektif. Dengan begitu, knowledge yang sangat berharga akan dapat terjaga dengan baik. Hal yang perlu diperhatikan didalam penyimpanan knowledge
didalam perusahaan adalah media tempat penyimpanan knowledge tersebut. Dengan media yang baik, knowledge yang disimpan pun akan terjaga dengan baik.
7. Knowledge Assessment
Suatu tindakan didalam pengukuran atau penilaian dari kegiatan proses inti manajemen pengetahuan didalam perusahaan. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk mengukur sejauh mana pengaruh yang dihasikan knowledge didalam perusahaan.
8. Knowledge Goal
Merupakan suatu rencana akhir dari kegiatan dan knowledge. Dengan knowledge goal, perusahaan akan dengan lebih mudah menentukan arah dan strategi untuk mencapai tujuannya.
2.2.1.4 Knowledge Goal
Menurut Probst, Raub, dan Romhardt (2000, p45), salah satu tujuan inti dari management didalam perusahaan adalah mewujudkan goals dari perusahaan. Hal tersebut akan berdampak pada proses bisnis yang jelas didalam perusahaan. Dengan adanya tujuan dari perusahaan, maka akan dibuat rencana strategi untuk mencapai tujuan tersebut.
Knowledge goals, dibuat berdasarkan tujuannya mendukung strategi management. Dimana didalam knowledge goals, dukungan terhadap tujuan tersebut dibagi berdasarkan 3 (tiga) bagian besar, yaitu normative, strategic, serta operational.
1. Normative
Adalah dukungan knowledge management yang berdampak pada perilaku management perusahaan. Dimana dengan adanya perilaku yang mendukung terciptanya lingkungan kerja yang optimal, maka perusahaan akan dengan mudah bergerak untuk mencapai tujuannya.
2. Strategic
Adalah dukungan knowledge management yang berdampak pada pengembangan strategi perusahaan. Seperti pada bentuk struktur perusahaan, management systems, yang berdampak langsung pada strategi perusahaan didalam mencapai tujuannya.
3. Operational
Adalah dukungan knowledge management yang berdampak pada bentuk-bentuk kegiatan atau aktifitas kerja didalam perusahaan. Seperti bagaimana bentuk penyebaran informasi, bagaimana menyelesaikan suatu pekerjaan, dan setiap tindakan atau aktifitas operasional didalam perusahaan yang mencerminkan cara kerja karyawan didalam mewujudkan strategi perusahaan.
Untuk lebih jelasnya, lihat tabel 2.1
Tabel 2. 1 Knowledge Management Goals Sumber : Probst (2000, p45)
Company charter Struktur yang sah berdampak di dalam knowledge
management
Hak cipta perusahaan - Pernyataan visi dan misi knowledge - Mengidentifikasi daerah-daerah kritis dari knowledge
Budaya perusahaan - Sharing knowledge
- Semangat yang inovatif
- Komunikasi yang kuat
Struktur Organisasi - Konferensi, struktur
laporan, R&D perusahaan, pengalaman team - Sistem managemen - EIS, Lotus Notes
Program-program -Bekerjasama
-Membentuk informasi penting yang
berkompetensi.
Pendekatan masalah
- Berorientasi pada knowledge goals - Melihat masalah pada knowledge identification Proses Organisasi
- Memantau proses perkembangan aliran knowledge
- Infrastruktur knowledge
Tugas-tugas - Proyek-proyek knowledge
- Membangun expert databanks
- Memperkenalkan
Performance and co-operation - Knowledge sharing
- Knowledge in action
Normative Knowledge
Strategic Management
Operational Management
- Penambahan dari knowledge
CBT
Structures Activities Behaviour
2.2.1.5 Repository dan Knowledge Repository
Repository adalah alat yang secara otomatis memfasilitasi penangkapan, pemeliharaan dan pemanfaatan informasi tentang perusahaan. Repository merupakan tempat standar penyimpanan data yang direkam dan digunakan untuk menyelusuri tingkat pemanfaatan data diseluruh perusahaan (Anonymous, 3).
Definisi knowledge repository adalah alat atau tempat penyimpanan yang menyimpan, memelihara, dan memanfaatkan informasi dan knowledge (berupa pengalaman, dokumen, dan lain- lain) yang disediakan bagi orang yang memiliki hak akses, serta untuk memantau tingkat pemanfaatan knowledge pada perusahaan.
Maka dapat dikatakan bahawa definisi knowledge repository merupakan penggabungan dari definisi knowledge dan repository.
2.2.2 SWOT Analysis 2.2.2.1 Definisi SWOT
Analisis SWOT adalah identifikasi dari berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan (Rangkuti, 2004, p18).
Analisis ini didasarkan pada data yang didapat untuk memaksimalkan kekuatan (strengths) dan peluang (opportunities), namum secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (weaknesses) dan ancaman (threats). Proses pengambilan keputusan yang
strategis selalu berkaitan dengan pengembangan keputusan strategis, pengembangan misi, tujuan, strategi dan kebijakan perusahaan.
Dengan demikian maka untuk membuat suatu perencanaan yang strategis (strategic planner) perusahaan harus dapat menganalisis data-data (kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman) yang berkaitan dengan perusahaan. SWOT merupakan model yang paling populer didalam penganalisaan untuk menentukan strategi perusahaan.
Pada dasarnya analisis SWOT terbagi atas dua bagian besar. Yaitu analisis lingkungan eksternal dan internal. Dimana lingkungan internal adalah kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses) serta lingkungan eksternal yang terdiri dari peluang (opportunities) dan ancaman (threats).
Menurut Pearce (2000, p202), SWOT adalah singkatan dari kekuatan internal dan kelemahan serta kesempatan didalam lingkungan serta ancaman yang dihadapi suatu perusahaan pada lingkungan eksternalnya.
1. Kekuatan (strengths)
Merupakan kekuatan utama perusahaan jika dibandingkan dengan kompetitornya. Misalnya sumber daya, modal, ketrampilan, pengalaman, keunggulan persaingan dan penguasaan pasar.
2. Kelemahan (weaknesses)
Merupakan kelemahan dari perusahaan. Seperti, keterbatasan sumber daya, modal, pengalaman, dan kapabilitas yang menghambat kinerja perusahaan.
3. Peluang (opportunities)
Kesempatan atau situasi yang penting yang dapat menguntungkan perusahaan didalam proses bisnisnya.
BERBAGAI PELUANG
BERBAGAI ANCAMAN
KEKUATAN INTERNAL KELEMAHAN
INTERNAL
1.
Mendukung Strategi Agresif
2.
Mendukung Strategi Diversifikasi 3.
Mendukung Strategi Defensif
4.
Mendukung Strategi Turnaround 4. Ancaman (threats)
Merupakan situasi yang tidak menguntungkan bagi perusahaan dan dapat membawa dampak yang merugikan bagi perusahaan.
2.2.2.2 Diagram Posisi SWOT
Setelah melakukan analisa terhadap lingkungan internal serta eksternal perusahaan, maka akan ditemukan posisi perusahaan sesuai dengan nilai yang didapatkan dari hasil analisa tersebut.
.
Gambar 2. 3 Diagram Posisi SWOT Sumber : Rangkuti (2004, p19) Gambar 2.3 diagram posisi SWOT
Hasil yang didapatkan dari analisis akan dimasukkan kedalam diagram yang ada.
Kemudian akan dilihat, dimanakah letak posisi perusahaan. Dari diargam tersebut, terdapat 4 (empat) kuadran posisi, dimana perusahaan bisa berada. Ke 4 (empat), kuadran tersebut menjelaskan tentang posisi dan situasi perusahaan pada saat ini.
Adapun penjelasan ke 4 (empat), kuadran tersebut adalah.
Kuadran 1 : Ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Perusahaan tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif (Growth Oriented Strategy).
Kuadran 2 : Meskipun menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini masih memiliki kekuatan dari segi internal. Strategi yang harus diterapkan adalah menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk / pasar).
Kuadran 3 : Perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar, di lain pihak ia menghadapi beberapa kendala / kelemahan internal. Fokus strategi ini adalah meminimalkan masalah-masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik.
Kuadran 4 : Ini merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan, perusahaan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal.
2.2.2.3 Cara Penentuan Faktor-faktor SWOT
Penentuan faktor strategis ekternal (EFAS): (Rangkuti, 2004, p23). Sebelum membuat matrik faktor strategi eksternal, kita perlu mengetahui terlebih dahulu faktor strategi eksternal. Berikut adalah cara-cara penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS) : a. Susunlah dalam kolom 1 (5 sampai dengan 10 peluang dan ancaman)
b. Beri bobot masing-masing faktor dalam kolom 2, mulai dari 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Faktor-faktor tersebut kemungkinan dapat memberikan dampak terhadap faktor strategis.
c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Pemberian nilai rating untuk faktor peluang bersifat positif (peluang yang semakin besar diberi rating +4, tetapi jika peluangnya kecil, diberi rating +1). Pemberian nilai rating ancaman adalah kebalikannya, yaitu bersifat negatif. Misalnya, jika nilai ancamannya sangat besar, ratingnya adalah -4. Sebaliknya, jika nilai ancamannya sedikit ratingnya -1.
d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing- masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor).
e. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis eksternalnya. Total skor ini dapat dipergunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama.
Penentuan faktor strategis Internal (IFAS): (Rangkuti, 2004, p25). Setelah faktor- faktor strategis internal suatu perusahaan diidentifikasi, suatu tabel IFAS (Internal Strategic Faktors Analysis Summary) disusun untuk merumuskan faktor-faktor strategis internal tersebut dalam kerangka strengths and weakness perusahaan. Tahapnya adalah : a. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan dalam
kolom 1.
b. Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1,0 (paling penting) sampai 0,0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategis perusahaan (semua bobot tersebut jumlahnya tidak boleh melebihi skor total 1,00).
c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Variabel yang bersifat positif (semua variabel yang masuk kategori kekuatan) diberi nilai mulai dari +1 sampai dengan + 4 (sangat baik) dengan membandingkannya dengan rata-rata industri atau dengan pesaing utama. Sedangkan variabel yang bersifat negatif, kebalikannya. Contohnya, jika kelemahan perusahaan besar sekali dibandingkan dengan rata-rata industri, nilainya adalah -4, sedangkan jika kelemahan perusahaan di bawah rata-rata industri, nilainya adalah -1.
d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing- masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor).
e. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktor-faktor tertentu dipilih, dan bagaimana skor pembobotannya dihitung.
f. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis internalnya.
Skor total ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama.
2.2.2.4 Matriks SWOT
Menurut Rangkuti (2004, p31) Alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan adalah matrik SWOT. Matrik ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matrik ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif strategis. Untuk lebih jelasnya, lihat tabel 2.2 berikut.
Tabel 2. 2 Matriks SWOT
Sumber : Rangkuti, Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis (2004, p31)
IFAS
EFAS
Strengths (S)
Tentukan 5-10 faktor- faktor kekuatan internal
Weaknesses (W)
Tentukan 5-10 faktor- faktor kelemahan internal Opportunities (O)
Tentukan 5-10 faktor peluang eksternal
Strategi SO
Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang
Strategi WO
Ciptakan strategi uyang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang
Treaths (T)
Tentukan 5-10 faktor ancaman eksternal
Strategi ST
Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman
Strategi WT
Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman
a. Strategi SO
Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yang dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar- besarnya.
b. Strategi ST
Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman
c. Strategi WO
Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada.
d. Strategi WT
Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.
2.2.3 Modeling System 2.2.3.1 Rich Picture
Rich Picture ( Mathiassen, p26) yaitu gambar informal yang mewakilkan pengertian dari si pembuat akan situasi.
2.2.3.2 Problem Domain
Problem domain adalah bagian dari bisnis proses yang nyata yang dikontrol, dievaluasi dan dimonitor oleh suatu sistem (Mathiassen, 2000, p6). Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk membangun sebuah model yang dapat digunakan untuk merancang dan mengimplementasikan sebuah system yang dapat memproses, berkomunikasi, dan menyajikan informasi mengenai problem domain.
A. Class a. Object
Objek (Mathiassen, p51) adalah suatu entitas yang memiliki identitas, state dan behaviour.
b. Event
Event (Mathiassen, p51) adalah kejadian yang melibatkan satu atau lebih objek.
c. Class
Class (Mathiassen, p53) adalah sebuah deskripsi dari kumpulan objek-objek yang mempunyai struktur, behavioural pattern dan attribute yang bersamaan.
B. Structures a. Class Structures
Generalisasi (Mathiassen, p69) adalah kelas-kelas umum (super class) menjelaskan properti umum dalam suatu kelompok dari kelas-kelas khusus (sub class). Seperti ditujukkan pada gambar 2.4 dibawah ini
Class1
Class2 Class3
Gambar 2. 4 Class Structure Sumber : Mathiassen, (2000, p74)
b. Object Structures
Aggregation (Mathiassen, p76) adalah objek yang lebih besar (keseluruhan) terdiri dari sejumlah objek-objek (bagiannya). Seperti ditunjukkan pada gambar 2.5 dibawah ini.
Gambar 2. 5 Aggregation Sumber : Mathiassen, (2000, p76)
Association (Mathiassen, p77) adalah relasi yang berarti diantara sejumlah objek-objek. Seperti yang ditunjukkan pada gambar 2.6 dibawah ini.
Class1 -End1 Class2
* -End2
*
Gambar 2. 6 Association Sumber : Mathiassen, (2000, p77)
2.2.3.3 Analysis domain
Analysis Domain (Mathiassen, p6) adalah organisasi yang mengadministrasi, memonitor atau mengawasi problem domain.
A. Actor
Actor (Mathiassen, p119) adalah abstraksi dari pengguna atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem target.
B. Use Case
Use Case (Mathiassen, p120) adalah pola interaksi antara sistem dengan actor dalam application domain. Sedangkan Menurut Fowler (2000, p40), use case adalah sekumpulan scenario yang berhubungan satu sama lain dengan tujuan user yang sama.
C. Use Case Diagram
Use Case Diagram (Mathiassen, p121) adalah gambaran interaksi antara sistem, external sistem dengan user menggambarkan siapa yang menggunakan sistem dan dengan cara apa user dapat berinteraksi dengan sistem. Adapun notasi yang biasa
digunakan untuk menggambarkan use case diagram dapat dilihat pada gambar 2.7 berikut.
Actor1
UseCase1
Gambar 2. 7 Notasi Pada Use Case Diagram Sumber : Mathiassen, (2000, hal 343)
D. Sequence Diagram
Menurut Mathiassen, Sequence Diagram adalah gambaran bagaimana objek- objek berinteraksi satu dengan yang lainnya melalui event-event yang dilakukan dari suatu use case atau operasi. Diagram ini menggambarkan bagaimana pesan-pesan dikirim dan diterima diantara objek-objek tersebut dan dalam urutan seperti apa. Adapun notasi yang biasa digunakan untuk menggambarkan sequence diagram dapat dilihat pada gambar 2.8 dibawah ini.
Participation
Use case group
Gambar 2. 8 Notasi Pada Sequence Diagram Sumber : Mathiassen, (2000, hal 340)
2.2.4 Analisis Porter
2.2.4.1 Lima Kekuatan Porter
Menurut David (2006, p130-135) hakikat persaingan suatu industri dapat dilihat sebagai kombinasi atas lima kekuatan:
1. Persaingan antar perusahaan sejenis 2. Kemungkinan masuknya pesaing baru.
3. Potensi pengembangan produk subtitusi.
4. Kekuatan tawar-manawar penjual/pemasok 5. Kekuatan tawar manawar pembeli/konsumen.
Kelima kekuatan persaingan ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Berikut ini akan dibahas secara singkat kelima kekuatan persaingan tersebut :
event()
Message in the form of an event
return()
O b j e ct 1
Lifeline for an object
return
Gambar 2.9 Model Lima Kekuatan Porter Sumber : David (2006, p131)
1. Persaingan di antara perusahaan sejenis
Persaingan antar perusahaan sejenis biasanya merupakan kekuatan terbesar dalam lima kekuatan kompetitif. Strategi yang dijalankan oleh suatu perusahaan dapat berhasil hanya jika mereka memberikan keunggulan kompetitif dibanding strategi yang dijalankan perusahaan pesaing. Perubahan strategi oleh satu perusahaan mungkin akan mendapat serangan balasan, seperti menurunkan harga, meningkatkan kualitas, menambah feature, menyediakan jasa, memperpanjang garansi, dan meningkatkan iklan.
Intensitas persaingan di antara perusahaan sejenis yang bersaing cenderung meningkat karena jumlah pesaing semakin bertambah, karena pesaing semakin seragam dalam hal ukuran dan kemampuan, karena
Potensi pengembangan produk subtitusi
Kemungkinan masuknya pesaing baru Kekuatan
tawar-menawar penjual/
pemasok
Persaingan Antar perusahaan
sejenis
Kekuatan tawar- menawar Pembeli / konsumen
permintaan untuk produk industri menurun, dan karena pemotongan harga menjadi semakin umum.
Persaingan juga meningkat ketika pelanggan dapat berpindah merek dengan mudah, ketika hambatan untuk meninggalkan pasar tinggi, ketika biaya tetap tinggi, ketika produk mudah rusak, ketika perusahaan pesaing berbeda dalam hal strategi, tempat mereka berasal, dan budaya, serta ketika merger dan akuisisi menjadi umum dalam suatu industri. Ketika persaingan antar perusahaan sejenis semakin intensif, laba perusahaan menurun, dalam beberapa kasus bahkan membuat suatu industri menjadi sangat tidak menarik.
2. Kemungkinan masuknya pesaing baru
Ketika perusahaan baru dapat dengan mudah masuk ke dalam industri tertentu, intensitas persaingan antarperusahaan meningkat. Tetapi, hambatan untuk masuk, dapat mencakup kebutuhan untuk mendapatkan teknologi dan pengetahuan khusus, kurangnya pengalaman, tingginya kesetiaan pelanggan, kuatnya preferensi merek, besarnya kebutuhan akan modal, kurangnya jalur distribusi yang memadai, peraturan pemerintah, tarif, kurangnya akses terhadap bahan mentah, kepemilikan paten, lokasi yang kurang menguntungkan, serangan balasan dari perusahaan yang sudah mapan, dan potensi kejenuhan pasar.
Di samping berbagai hambatan masuk, perusahan baru kadang-kadang memasuki suatu bisnis dengan produk berkualitas lebih tinggi, harga lebih rendah, dan sumber daya pemasaran yang besar. Dengan demikian, tugas
penyusun strategi adalah untuk mengidentifikasi perusahaan yang berpotensi masuk ke pasar, untuk memonitor strategi pesaing baru, untuk membuat serangan balasan apabila dibutuhkan, serta untuk memanfaatkan kekuatan dan peluang yang ada saat ini.
3. Potensi pengembangan pasar
Dalam banyak industri, perusahaan bersaing dekat dengan produsen produk subtitusi dalam industri yang berbeda. Keberadaan produk subtitusi menciptakan batas harga tertinggi yang dapat dibebankan sebelum konsumen beralih ke produk subtitusi.
Tekanan kompetisi yang berasal dari produk subtitusi meningkat sejalan dengan menurunnya harga relatif dari produk subtitusi dan sejalan dengan biaya konsumen untuk beralih ke produk lain menurun. Cara terbaik untuk mengukur kekuatan kompetitif produk subtitusi adalah dengan memantau pangsa pasar yang didapat oleh produk-produk tersebut, juga dengan memantau rencana perusahaan untuk meningkatkan kapasitas dan penetrasi pasar.
4. Kekuatan tawar-menawar penjual/pemasok
Kekuatan tawar-menawar pemasok (bargaining power of supplier) mempengaruhi intensitas persaingan dalam suatu industri, khususnya ketika ada sejumlah besar pemasok, ketika hanya ada sedikit barang substitusi yang cukup bagus, atau ketika biaya untuk menganti bahan baku sangat mahal.
Sering kali kepentingan yang dicari oleh pemasok dan produsen adalah saling
memberikan harga yang masuk akal, memperbaiki kualitas, mengembangkan jasa baru, pengiriman just-in-time, dan mengurangi biaya persediaan, dengan demikian memperbaiki profitabilitas jangka panjang untuk semua pihak.
Perusahaan dapat menjalankan strategi integrasi ke belakang (backward integration) untuk mendapatkan kendali atau kepemilikan dari pemasok.Strategi ini efektif khususnya ketika pemasok tidak dapat diandalkan, terlalu mahal, atau tidak mampu memenuhi kebutuhan perusahaan secara konsisten. Perusahaan umumya dapat menegosiasikan syarat yang lebih menguntungkan bagi pemasok ketika integrasi kebelakang merupakan strategi yang digunakan secara umumdiantara perusahaan- perusahaan yang bersaing dalam suatu industri.
5. Kekuatan tawar-menawar pembeli/konsumen
Ketika konsumen terkonsentrasi atau besar jumlahnya, atau membeli dalam jumlah besar, kekuatan tawar-menawar mereka menjadi kekuatan utama yang mempengaruhi intensitas persaingan dalam suatu industri. Perusahaan pesaing mungkin menawarkan garansi yang lebih panjang atau jasa khusus untuk mendapatkan kesetiaan pelanggan ketika kekuatan tawar-menawar konsumen (Bargaining power of consumer) cukup besar. Kekuatan tawar-menawar konsumen juga lebih tinggi ketika yang dibeli adalah produk standar atau tidak terdiferensiasi. Ketika kondisinya seperti ini, konsumen sering kali dapat bernegosiasi tentang harga jual, cakupan garansi, dan paket aksesori hingga ke tingkat yang lebih tinggi bagi perusahaan besar sekalipun
