GARIS PANDUAN PELAKSANAAN AKTIVITI PELAJAR
EDISI 1/2020
Copyright @ Politeknik METrO Betong Sarawak (PMBS)
eISBN 978-967-15200-7-9
Semua hakcipta terpilihara.
Sebarang bahagian dalam buku ini tidak boleh diterbitkan semula, disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi ataupun dipindahkan dalam sebarang bentuk atau sebarang cara,
baik dengan cara elektronik, mekanik, pergambaran semula, perakaman dan sebagainya tanpa izin terlebih dahulu daripada pemilik
Hakcipta buku ini.
Diterbitkan oleh:
Politeknik METrO Betong Sarawak 1-12, Fasa 2, Bandar Baru Betong, Jalan Baru Betong,
95700, Betong Sarawak.
PRAKATA
Garis Panduan Pelaksanaan Aktiviti Pelajar Politeknik METrO Betong Sarawak ini adalah panduan dan rujukan lengkap kepada persatuan, kelab dan penasihat persatuan tentang polisi dan prosedur dalam merancang dan menjalankan aktiviti dan program.
Politeknik METrO Betong Sarawak merakamkan setinggi-tinggi penghargaan kepada semua pihak yang terlibat secara langsung dan tidak langsung dalam penyediaan Garis Panduan Pelaksanaan Aktiviti Pelajar Politeknik METrO Betong Sarawak ini. Kami berharap garis panduan ini dapat dijadikan sebagai satu panduan lengkap untuk persatuan, kelab dan penasihat persatuan tentang polisi dan prosedur dalam merancang dan menjalankan aktiviti dan program.
JAWATANKUASA PENULISAN GARIS PANDUAN PELAKSANAAN AKTIVITI PELAJAR Edisi 1/2020
Penaung Suhaili bin Aleh Penasihat Yap Tek Chuan
Saptuah@Saptuyah binti Marjiri Siti Syuhaila binti Zahari
Disediakan oleh
Halimatus Saadiah binti Kariya Imelda anak Richard Fuchau Farah Nadia binti Mohd Hasnu
ii
ISTILAH
BPPEL Bahagian Pembangunan Pelajar
JP Jabatan Perdagangan
JPA Jabatan Pengajian Am
JPH Jabatan Pelancongan dan Hospitaliti
JPPKK Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti
KJ Ketua Jabatan
KKA Kertas Kerja Aktiviti
KP Ketua Program
KU Ketua Unit
MPP Majlis Perwakilan Pelajar
MTS Minggu Transformasi Siswa
MSP Majlis Sukan Politeknik
PHEP Pegawai Hal Ehwal Pelajar
PMBS Politeknik METrO Betong Sarawak
TAP Tabung Aktiviti Pelajar
TP Timbalan Pengarah
ISI KANDUNGAN MUKA SURAT
PRAKATA i
JAWATANKUASA PENULISAN GARIS PANDUAN PELAKSANAAN ii
ISTILAH iii
PENGENALAN 1
OBJEKTIF 1
TERMA RUJUKAN 2
KELULUSAN AKTIVITI DAN PERUNTUKAN 3
TATACARA PERMOHONAN KELULUSAN AKTIVITI DAN PERUNTUKAN 4 – 6
CARTA ALIR PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI 7
KADAR PEMBIAYAAN DAN KAEDAH PEMBAYARAN AKTIVITI PELAJAR 8 – 10
PEMBERIAN BANTUAN DAN SUMBANGAN KEWANGAN 11 – 13
CARTA ALIR PERMOHONAN PEMBERIAN BANTUAN ATAU 14
SUMBANGAN KEWANGAN
PEMBERIAN PINJAMAN 15 – 18
CARTA ALIR PERMOHONAN PEMBERIAN PINJAMAN 19
FORMAT KERTAS KERJA AKTIVITI 20 – 28
FORMAT LAPORAN AKTIVITI 29 – 34
BORANG REFLEKSI 35
BORANG PERMOHONAN KELULUSAN TAP 36
BORANG TUNTUTAN KEBAJIKAN 37
LAMPIRAN RUJUKAN
1.0 PENGENALAN
Garis panduan ini dikeluarkan setelah mengadakan beberapa Mesyuarat Tabung Aktiviti Pelajar Salinan ketua jabatan dan ketua unit yang mempunyai agihan peruntukan dalam Tabung Aktiviti Pelajar (TAP) dan kelulusan daripada Ahli Jawatankuasa Politeknik METrO Betong Sarawak berkaitan dasar pengurusan kewangan untuk TAP. Garis panduan ini merupakan panduan kepada semua jabatan dan unit yang melaksanakan aktiviti berbentuk akademik, ko-kurikulum dan ekstra kurikulum pelajar dan menggunakan peruntukan di bawah TAP, Politeknik METrO Betong Sarawak.
2.0 OBJEKTIF
2.1 Mewujudkan satu garis panduan yang komprehensif agar dapat dijadikan panduan oleh pegawai, penganjur dan pelajar dalam melaksanakan aktiviti.
2.2 Menerangkan peraturan serta tatacara kewangan yang perlu dipatuhi apabila melaksanakan program aktiviti pelajar.
2.3 Membuat perancangan bagi program aktiviti pelajar setiap semester berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan.
3.0 TERMA RUJUKAN
3.1 Aktiviti Pelajar merujuk kepada aktiviti yang diluluskan untuk dilaksanakan oleh kelab serta persatuan yang berdaftar di PMBS. Aktiviti pelajar merangkumi aktiviti di dalam dan di luar kampus yang telah dibenarkan oleh Pengarah untuk disertai.
3.2 Aktiviti Akademik merujuk kepada aktiviti yang mempunyai kaitan secara langsung dengan pelaksanaan kurikulum pengajian yang melibatkan pelajar.
3.3 Aktiviti Bukan Akademik merujuk kepada aktiviti selain daripada Aktiviti Akademik yang merangkumi pembangunan diri dan sahsiah, sukan, kesenian dan kebudayaan, kreativiti, kelab dan persatuan pelajar.
3.4 Penganjur Aktiviti Pelajar merujuk kepada pihak-pihak yang terlibat secara langsung menganjurkan aktiviti pelajar dan merupakan pihak pertubuhan yang berdaftar secara rasmi di PMBS. Penganjuran mana-mana aktiviti adalah tertakluk kepada panduan dan peraturan am yang telah ditetapkan.
3.5 Tabung Aktiviti Pelajar (TAP) merujuk kepada tabung pengumpulan kutipan bayaran pendaftaran dan bayaran pelbagai oleh pelajar bagi tujuan-tujuan yang telah diluluskan kutipannya oleh Bahagian Pembangunan Pelajar (BPPEL), Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti (JPPKK).
3.6 Kertas Kerja Aktiviti (KKA) merujuk kepada kertas kerja yang disediakan untuk memohon kelulusan pelaksanaan aktiviti dan penggunaan peruntukan daripada Tabung Aktiviti Pelajar dan peruntukan lain.
3.7 Laporan Aktiviti perlulah dilengkap selepas aktiviti dilaksanakan dan dihantar kepada Ketua Jabatan.
2
4.0 KELULUSAN AKTIVITI DAN PERUNTUKAN
Satu salinan yang telah diluluskan hendaklah disertakan kepada Bendahari TAP.
Jadual 1: Jadual Kelulusan
KELULUSAN AKTIVITI DAN PERUNTUKAN <RM3,000.00 Peringkat
Program
Disediakan Disemak Disokong Pegawai Pelulus
Tempoh Kelulusan Politeknik Pegawai Ketua Unit /Ketua
Jabatan
Timbalan Pengarah
Pejabat Pengarah / TP
Minimum kelulusan 2 minggu – Program terancang
Segera (program ad- hoc)
Jabatan Akademik / Unit Sukan Ko- Kurikulum &
Kebudayaan (USKK / Psikologi)
Pegawai Penyelaras Penasihat / Ketua Program / Ketua Kursus
Ketua Jabatan Akademik / Ketua Unit
MPP / YES / Kelab / Persatuan & Lain- lain
Pegawai Penyelaras Penasihat / Kelab / Persatuan
Pegawai HEP
Semua penganjur aktiviti pelajar perlu menyediakan KKA (sila rujuk Lampiran 2) sebelum melaksanakan aktiviti pelajar. Semua KKA yang telah disempurnakan perlu dihantar untuk sokongan dan kelulusan
pihak-pihak yang terdapat dalam Jadual 1.
5.0 TATACARA PERMOHONAN KELULUSAN AKTIVITI DAN PERUNTUKAN
5.1 Penganjur aktiviti pelajar hendaklah menyediakan perancangan aktiviti untuk semakan dan sokongan pihak Jabatan Hal Ehwal Pelajar pada awal setiap semester dua (2) minggu selepas pendaftaran rasmi pelajar. Rujuk Jadual 1 dan Format 1 (Format KKA).
5.2 Penganjur hendaklah merancang aktiviti yang sesuai dengan objektif dan tujuan penubuhan yang menyokong pencapaian misi dan visi PMBS, JPPKK dan KPT.
5.3 Penganjur yang ingin melaksanakan aktiviti / program perlu berbincang dengan ketua masing- masing (Ketua Jabatan / Unit) berkaitan perancangan dan pelaksanaan aktiviti dengan menyediakan kertas kerja dan dokumen-dokumen yang berkaitan.
5.4 KKA yang telah siap perlu dikemukakan kepada pihak-pihak yang dinyatakan dalam Jadual 1 mengikut tempoh yang ditetapkan.
4
5.5 Tempoh minimum untuk mengemukakan KKA kepada Pegawai Pelulus adalah seperti berikut:
5.5.1 Bagi program yang terancang peringkat kampus, kertas kerja hendaklah dihantar tidak lewat daripada empat belas (14) hari sebelum tarikh pelaksanaan program.
5.5.2 Bagi program yang terancang peringkat daerah/negeri/kebangsaan, kertas kerja hendaklah dihantar tidak lewat daripada tiga puluh (30) hari iaitu satu (1) bulan sebelum tarikh pelaksanaan program.
5.5.3 Bagi program yang terancang peringkat antarabangsa kertas kerja hendaklah dihantar tidak lewat daripada enam puluh (60) hari iaitu dua (2) bulan sebelum tarikh pelaksanaan program.
5.5.4 Bagi program yang diarahkan pada bila-bila masa, tempoh minimum permohonan kepada pegawai pelulus adalah sekurang-kurangnya 3 hari sebelum program dilaksanakan.
5.6 Pegawai Pelulus berhak untuk menolak / tidak meluluskan Kertas Kerja Aktiviti (KKA) jika permohonan dihantar selepas tempoh yang ditetapkan atau tidak lengkap atau tidak mematuhi peraturan yang ditetapkan.
5.7 Sebarang pindaan tarikh dan tempat serta pembatalan aktiviti hendaklah dimaklumkan secara bertulis kepada Pegawai Pelulus sebelum tarikh pelaksanaan asal. Pemakluman hendaklah menyatakan sebab-sebab pindaan tersebut perlu dilakukan.
5.8 Semua wang peruntukan yang telah dibayar untuk program yang dibatalkan perlu dikembalikan kesemuanya kepada Bendahari.
5.9 Penganjur aktiviti perlu menyediakan satu laporan aktiviti yang telah dilaksanakan dengan menggunakan format seperti Format 2 (Format Laporan) dalam tempoh 2 minggu setelah aktiviti dilaksanakan.
5.10 Penganjur aktiviti perlu mengedarkan Borang Soal Selidik Keberkesanan (Borang 1) selepas aktiviti dilaksanakan dan dimuatkan dalam laporan aktiviti.
6
CARTA ALIR PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI
Penyediaan Kertas Kerja
Aktiviti (KKA)
TIDAK
YA MULA
Rujuk Jadual 1
Disokong dan Disahkan oleh KP/KJ/TP
Kelulusan Pengarah
Mohon pengeluaran peruntukan dengan menggunakan Borang (Lampiran) dengan
kelulusan Pengarah
Pelaksanaan Aktiviti Pelajar
Menghantar Laporan Aktiviti Pelajar kepada
Ketua Jabatan
TAMAT
6.0 KADAR PEMBIAYAAN & KAEDAH PEMBAYARAN AKTIVITI PELAJAR
6.1 Semua pelaksanaan aktiviti hendaklah mematuhi prosedur dan tatacara pengurusan kewangan yang berkuatkuasa di PMBS.
6.2 Penganjur Aktiviti Pelajar perlu berhemah dalam membelanjakan peruntukan yang diluluskan.
6.3 Semua butiran perbelanjaan hendaklah dinyatakan dengan jelas dan rasional selain menyatakan sumber peruntukan yang dipohon. Setiap permohonan perlu disertakan dengan sebut harga atau quotation dari pihak yang menyediakan bekalan dan perkhidmatan.
6.4 Penganjur Aktiviti hendaklah menyerahkan invois kepada Bendahari TAP untuk tujuan pembayaran kepada pihak yang menyediakan bekalan dan perkhidmatan ini juga akan memudahkan penyelarasan dan kawalan penggunaan wang TAP, kadar maksimum perbelanjaan adalah seperti di Jadual 2 dan Jadual 3 dibawah.
6.5 Pembayaran hendaklah dibayar kepada syarikat yang menyediakan bekalan dan perkhidmatan.
Segala urusan pembayaan tidak boleh dibuat atas nama pensyarah/penasihat/penyelaras program atau pihak penganjur.
8
Jadual 2: Kadar Elaun Makanan Dan Penginapan
PERKARA KADAR
(Per Individu) Bayaran Makanan Pelajar
Aktiviti Dalam Kampus
Sarapan / Minum Pagi
RM2.00 RM15.00 sehari Makan Tengahari RM5.00
Makan Malam RM5.00 Bayaran Makanan Pelajar
Aktiviti Luar Kampus / Luar Bahagian Betong
Minum Pagi RM3.00 RM20.00 sehari Makan Tengahari RM6.00
Makan Malam RM6.00 Elaun Harian Pelajar kursus
untuk mewakili PMBS yang mengikuti aktiviti / lawatan ke luar
RM20.00 seorang (elaun makanan / elaun harian)
Kadar Penginapan Pelajar 1 Hari RM70.00 seorang (Maksimum) Kadar Tambang Kapal
Terbang
Tertakluk kepada tambang terendah syarikat penerbangan MAS/AirAsia/Malindo tanpa makanan dan Hot Seat dan insuran
** Jumlah peruntukan yang dipohon boleh lebih rendah dari kadar yang ditetapkan
*** Pensyarah / Pegawai tidak boleh menuntut di bawah TAP
Jadual 3: Kadar Maksimum Hadiah Dan Saguhati Pelajar
PERKARA KADAR
KADAR HADIAH PELAJAR
Tidak digalakkan
memberi hadiah
dalam bentuk wang tunai
kepada pelajar
Individu
Pertama RM50.00
Kedua RM30.00
Ketiga RM25.00
Saguhati RM10.00
Berkumpulan (2-4) orang
Berkumpulan (5-10) orang
Berkumpulan (>10) orang
Pertama RM80.00 Pertama RM120.00 Pertama RM150.00 Kedua RM60.00 Kedua RM90.00 Kedua RM120.00 Ketiga RM40.00 Ketiga RM70.00 Ketiga RM100.00 Saguhati RM30.00 Saguhati RM50.00 Saguhati RM70.00 Saguhati Penceramah Luar
RM100.00
6.6 Bayaran Penceramah / Fasilitator
6.6.1 Bayaran kepada penceramah/fasilitator adalah berdasarkan kadar yang telah ditetapkan dalam garis panduan atau lebih rendah bergantung kepada kedudukan kewangan semasa.
6.6.2 Semua tuntutan bayaran penceramah/fasilitator hendaklah dibuat dengan mengisi borang yang disediakan.
10
7.0 PEMBERIAN BANTUAN ATAU SUMBANGAN KEWANGAN
7.1 Pengurusan kebajikan pelajar dilaksanakan dengan menggunapakai tabung kebajikan pelajar yang telah diwujudkan untuk pelajar yang memerlukan bantuan kewangan dari TAP. Tabung ini menyediakan kemudahan bantuan kepada pelajar yang menghadapi masalah kewangan yang serius seperti belum menerima pembiayaan daripada pihak PTPTN / biasiswa atau hilang sumber kewangan. Namun begitu, keutamaan diberi kepada pelajar yang menghadapi kesempitan wang yang tidak dijangka untuk membayar yuran pengajian, yuran asrama dan sara hidup yang asas.
7.2 Sebagai panduan menyampaikan bantuan kewangan, kategori berikut disenaraikan sebagai rujukan untuk pertimbangan. Walau bagaimanapun, senarai rujukan ini tidak terhad kepada senarai ini sahaja.
7.2.1 Pelajar yang ditimpa musibah seperti kemalangan atau kematian pelajar. Bantuan akan diberi dalam bentuk mengurus jenazah bagi kematian pelajar.
7.2.2 Pelajar yang ditimpa musibah seperti banjir, tanah runtuh, kebakaran dan seumpamanya Rujuk kepada syarat permohonan perkara 7.4.
7.2.3 Pelajar yang menjadi mangsa kecurian, samun, rompakan. Kes perlu dibuktikan dengan salinan laporan polis atau sokongan daripada Pegawai Disiplin.
7.2.4 Pelajar yang dimasukkan ke hospital akibat kemalangan / sakit / pembedahan yang menyebabkan pelajar tersebut ditahan di wad untuk suatu tempoh tertentu.
7.3 Pelajar yang memerlukan bantuan perlu membuat pemohonan dengan mengisi Borang 3 yang disediakan.
7.4 Syarat-syarat permohonan adalah seperti berikut:
7.4.1 Pelajar berstatus Aktif / Aktif Latihan industri
7.4.2 Pelajar memperakukan bahawa segala maklumat yang diberikan adalah benar. Pihak Pengurusan PMBS berhak mengenakan tindakan tatatertib jika didapati maklumat yang diberikan adalah palsu.
7.4.3 Mengemukakan dokumen-dokumen berikut sebagai sokongan kepada permohonan:
a) Borang Permohonan yang lengkap diisi; dan
b) Laporan Jabatan Kebajikan Masyarakat (bagi kes bencana alam); atau
c) Laporan Doktor - bagi kes sakit kronik yang memerlukan rawatan; atau
d) Salinan Sijil Kematian lbu / Bapa / Suami / Isteri / Anak - diserahkan kepada Penasihat Akademik selepas kembali semula ke PMBS; atau
e) Salinan Sijil Kematian Pelajar / Salinan Laporan Polis / Salinan Laporan Hospital bagi kes kematian pelajar.
12
7.5 Kadar Pemberian adalah seperti di Jadual 4.
Jadual 4: Kadar Maksimum Sumbangan Kewangan JENIS PEMBERIAN AMAUN
MAKSIMUM CATATAN
Khairat Kematian Pelajar RM500.00 Diberikan kepada keluarga simati.
Pengurusan Jenazah
Pelajar RM1,500.00
*Pemberian adalah untuk membantu sebahagian kos pengurusan jenazah.
*Bergantung juga kepada jumlah sebenar kos pengurusan jenazah.
Kematian Ibu / Bapa / Suami / Isteri / Anak
kepada pelajar (bantuan tambang perjalanan pelajar)
RM100.00 Amaun sebenar mengikut budi bicara Pegawai Pelulus.
Bencana Alam RM300.00 Diberi sekali sepanjang tempoh pengajian.
Sakit kronik yang disahkan oleh pihak hospital / Pembedahan
RM100.00
*Bantuan untuk tujuan mendapatkan rawatan di hospital.
*Bantuan diberi sekali sepanjang tempoh pengajian.
7.6 Kelulusan peruntukan berdasarkan kadar yang telah ditetapkan dalam Jadual 5 dan diperolehi daripada Pejabat Pengarah.
CARTA ALIR
PERMOHONAN PEMBERIAN BANTUAN ATAU SUMBANGAN KEWANGAN
14 Permohonan daripada
pelajar ke UHEP
TIDAK
MULA
Mengisi Borang 3
Mengemukakan dokumen sokongan
Kelulusan Pengarah
Bantuan dilaksanakan
TAMAT Disokong dan Disahkan
oleh UHEP/KP/KJ
YA
8.0 PEMBERIAN PINJAMAN
8.1 Kemudahan pemberian pinjaman ini disediakan bagi meringankan beban awal para pelajar yang menghadapi masalah kewangan yang serius. Kemudahan ini adalah untuk membantu para pelajar menjelaskan yuran pengajian / yuran kamsis / bayaran pendaftaran / sara hidup asas.
8.2 Kemudahan ini disediakan untuk:
8.2.1 Pelajar dari keluarga yang miskin / yatim piatu.
8.2.2 Pelajar yang tidak mempunyai pinjaman atau bantuan kewangan dari organisasi luar (pelajar perlu membuktikan yang mereka pernah membuat permohonan pinjaman biasiswa atau PTPTN).
8.2.3 Pendapatan Keluarga pelajar RM3,000.00 sebulan dan ke bawah (Ibu / Bapa tunggal).
8.3 Syarat-syarat permohonan Pemberian Pinjaman adalah seperti berikut:
8.3.1 Pelajar berstatus Aktif
8.3.2 Mempunyai status akademik yang BAIK
8.3.3 Mempunyai masalah kewangan yang serius / kecemasan 8.3.4 Tidak pernah disabitkan dengan kesalahan tatatertib.
8.3.5 Menyediakan cadangan jadual bayaran balik pinjaman.
8.3.6 Memperakukan bahawa segala maklumat yang diberikan adalah benar. Pihak Pengurusan PMBS berhak mengenakan tindakan tatatertib jika didapati maklumat yang diberikan adalah palsu.
16
8.3.7 Mengemukakan dokumen-dokumen berikut sebagai sokongan kepada permohonan:
a) Borang permohonan -Borang 3 (yang disediakan di pejabat HEP); dan
b) Salinan penyata gaji Ibu/Bapa/Penjaga terkini; atau
c) Sekiranya tiada penyata gaji, surat pengesahan tiada penyata gaji / tidak bekerja hendaklah disahkan oleh Wakil Rakyat / Pegawai Kerajaan Kumpulan Pengurusan & Professional / Pengamal Undang-undang / Pesuruhjaya Sumpah / Pengetua Sekolah Kerajaan / Guru Besar Sekolah Kerajaan / Ketua Kampung / Penghulu / Penggawa / Tuai Rumah / Ketua Kaum atau Mukim yang dilantik;
dan
d) Salinan Kad Pengenalan; dan
e) Salinan Kad Pelajar; dan
f) Salinan Keputusan Peperiksaan terkini yang disahkan.
8.4 Jumlah maksimum pinjaman yang boleh dipohon oleh pelajar adalah RM250.00 setiap semester dan tertakluk kepada kedudukan kewangan tabung semasa permohonan diproses.
8.5 Permohonan pinjaman tidak akan diluluskan sekiranya pelajar masih mempunyai hutang tertunggak dengan tabung ini.
8.6 Wang pinjaman perlu dibayar balik kesemuanya sebelum tamat sesi pengajian semasa.
8.7 Pihak Pengurusan PMBS berhak menahan Tranksrip / Diploma pelajar sekiranya pelajar masih gagal menjelaskan wang pinjaman sebelum tamat pengajian.
8.8 Borang permohonan yang telah lengkap diisi beserta semua dokumen sokongan yang diperlukan hendaklah dihantar kepada pegawai-pegawai dalam Jadual 5 untuk diproses:
Jadual 5: Pegawai Penyokong Dan Pelulus Permohonan Pinjaman Amaun
Pemberian / Peruntukkan
Dicadang Oleh Disokong Oleh Dilulus Oleh
RM300 hingga RM2,500
Penasihat Akademik
(PA)
KJ / PHEP Pengarah / TP
18
CARTA ALIR
PERMOHONAN PEMBERIAN PINJAMAN
Permohonan daripada
pelajar ke UHEP
TIDAK
MULA
Mengisi Borang 3
Mengemukakan dokumen sokongan
Kelulusan Pengarah
Pinjaman dilaksanakan
TAMAT Disokong dan Disahkan
oleh UHEP/KP/KJ
YA
FORMAT 1
9.0 FORMAT KERTAS KERJA
MUKA HADAPAN (KULIT KERTAS KERJA) i) Logo PMBS di bahagian tengah
ii) Latar belakang perlu berwarna putih
iii) Kulit luar perlu mempunyai butiran seperti berikut:
a) Nama Aktiviti b) Cadangan Tarikh c) Anjuran
d) Kelolaan e) Kerjasama f) Disediakan oleh 1. NAMA AKTIVITI
i) Tajuk berkenaan program yang dijalankan ii) Jelas dan tepat
2. LATARBELAKANG / PENGENALAN
i) Terangkan secara ringkas latar belakang aktiviti ii) Tujuan aktiviti diadakan
iii) Penglibatan/Kerjasama Persatuan/Agensi/Organisasi dan lain-lain iv) Impak pelaksanaan program
3. OBJEKTIF AKTIVITI
Sekurang-kurangnya tiga (3) objektif yang ingin dicapai dari pelaksanaan aktiviti ini
4. CADANGAN TARIKH & LOKASI AKTIVITI i) Tarikh
ii) Lokasi
5. PENYERTAAN / PESERTA / KUMPULAN SASARAN i) Pelajar
ii) Komuniti
20
6. AKTIVITI (JADUAL) AKTIVITI DAN PENGISIAN
i) Terangkan butiran aturcara setiap hari termasuk aturcara perasmian dan penutup ii) Beri butiran nama penceramah dan topik
ii) Beri butiran pengendalian aktiviti dalam aturcara (jika berkaitan) 7. CARTA JAWATANKUASA
Nyatakan Penaung / Penasihat dan ahli jawatankuasa yang terlibat i) Penaung : Pengarah PMBS
ii) Penasihat : <Nama>
iii) Pengerusi : <Nama>
iv) Naib Pengerusi : <Nama>
v) Setiausaha : <Nama>
vi) Naib Setiausaha : <Nama>
vii) Bendahari : <Nama>
viii) Ahli Jawatankuasa : <Senarai Nama> peranan dan skop tugas bagi setiap Ahli Jawatankuasa
8. CARTA PERBATUAN
i) Makan/minum meliputi jamuan perasmian/penutup dan jamuan VIP ii) Pentadbiran meliputi percetakan/urusan pos/urusetia dll
iii) Logistik meliputi tempat/penginapan/pengangkutan/peralatan audio visual dll
iv) Cenderahati meliputi cenderahati perasmian/penceramah/honorarium penceramah/ahli panel v) Publisiti meliputi kain pemidang (banner/bunting) / latar belakang pentas (backdrop) / poster
/ flyers
9. ANGGARAN PERUNTUKAN PROGRAM
i) Makan/minum meliputi jamuan perasmian/penutup dan jamuan VIP ii) Pentadbiran meliputi percetakan/urusan pos/urusetia dll
iii) Logistik meliputi tempat/penginapan/pengangkutan/peralatan audio visual dll
iv) Cenderahati meliputi cenderahati perasmian/penceramah/honorarium penceramah/ahli panel v) Publisiti meliputi kain pemidang (banner/bunting) / latar belakang pentas (backdrop) / poster
/ flyers
10. IMPAK PROGRAM
Hasil yang akan dicapai dan diperolehi daripada pelaksanaan program kepada:
i) Pelajar
ii) Pensyarah / Pegawai / Staf iii) Komuniti
iv) Industri
v) Return on Investment (ROI)
11. KESIMPULAN Ringkasan rumusan
12. PENGESAHAN PEGAWAI i) Disediakan oleh ii) Disemak oleh
13. SEMAKAN PERUNTUKAN Ulasan daripada Unit Kewangan
14. PENGESAHAN DAN KELULUSAN PENGARAH Kelulusan daripada Pengarah
22
KERTAS CADANGAN
NAMA AKTIVITI
CADANGAN TARIKH
CADANGAN TARIKH PELAKSANAAN
ANJURAN
UNIT HAL EHWAL PELAJAR
KELOLAAN POLITEKNIK
KERJASAMA NAMA AGENSI / NGO
DISEDIAKAN OLEH NAMA PEGAWAI
POLITEKNIK
Program
*Sila tanda- kan ( / )
Pengurusan Kurikulum Kokurikulum Penyelidikan Pembangun
an Sumber
Hal Ehwal
Pelajar Lain-lain
1.0 NAMA AKTIVITI
i. Tajuk berkenaan program yang akan dijalankan.
ii. Jelas dan tepat.
2.0 LATARBELAKANG / PENGENALAN
Hubungkait antara program dengan kluster yang dipilih bersandarkan kepada Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (Pendidikan Tinggi), Pelan Tindakan Keusahawanan IPT 2016-2020, Dasar Keusahawanan Nasional 2030 (DKN), Wawasan Kemakmuran Bersama 2030, Pelan Strategik Politeknik dan Kolej Komuniti 2018-2025, TVET 4.0 Framework (2018-2025) dan Revolusi Industri (IR) 4.0.
3.0 OBJEKTIF AKTIVITI
Objektif yang akan dicapai dalam program yang dianjurkan.
4.0 CADANGAN TARIKH & LOKASI PROGRAM
5.0 PENYERTAAN / PESERTA / KUMPULAN SASARAN Pelajar (institusi / semester dll)
Komuniti (pelajar sekolah / orang kampung / NGO dll)
6.0 AKTIVITI (JADUAL) PROGRAM DAN PENGISIAN Seperti contoh di Lampiran A
7.0 CARTA JAWATANKUASA
Senarai jawatankuasa pelaksana sahaja. (dilampiran)
24
8.0 CARTA PERBATUAN
Carta perbatuan program - perancangan sebelum, semasa dan selepas pelaksanaan program.
PERINGKAT TEMPOH PERSEDIAAN
Kebangsaan / Antarabangsa 6 - 10 bulan sebelum program
Format carta perbatuan seperti di bawah:
Contoh:
BIL. PERKARA
BULAN
JAN FEB
M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 1. Mesyuarat
pertama
9.0 ANGGARAN PERUNTUKAN AKTIVITI
Jumlah perbelanjaan bagi pelaksanaan program mengikut pecahan Objek Sebagai (OS) dan Tabung Aktiviti Pelajar yang terlibat.
PERINGATAN: 70% – 80% adalah perbelanjaan aktiviti manakala 20% - 30% sahaja merupakan perbelanjaan bagi pengurusan program.
Seperti format perbelanjaan di bawah:
Contoh:
PECAHAN
KEPALA PERKARA JUMLAH (RM)
21000
Penginapan (lojing)
Elaun Makan / Elaun Harian Perjalanan
( )
24000 Sewaan
( )
29000
Bayaran Perkhidmatan Latihan ( ) Bayaran Penceramah
Sokongan : RM80.00 / jam Gred 41-44 : RM120.00 / jam Gred 45-52 : RM150.00 / jam Gred 53-54 : RM200.00 / jam
(Had maksimum tidak melebihi separuh gaji bulanan pegawai)
Penyediaan Makan dan Minum (RM x bilangan peserta x hari)
Bayaran Pakej Penginapan Termasuk Makan dan Minum
42000
Penginapan
( ) Makan / Minum
( ) Lain/lain (nyatakan)
JUMLAH KECIL PERUNTUKAN
TABUNG AKTIVITI PELAJAR
Penginapan Elaun Pelajar
Lain-lain (nyatakan)
JUMLAH KECIL JUMLAH KESELURUHAN
26
10.0 IMPAK PROGRAM
Hasil yang akan dicapai dan diperolehi daripada pelaksanaan program kepada:
i. Pelajar
ii. Pensyarah / Pegawai / Staf iii. Komuniti
iv. Industri
v. Return on Investment (ROI)
11.0 KESIMPULAN
Nyatakan kesimpulan secara ringkas dan padat tentang perancangan program yang hendak dilaksanakan.
12.0 PENGESAHAN PEGAWAI i. Disediakan oleh:
………..
NAMA PEGAWAI JAWATAN JABATAN/UNIT
POLITEKNIK METrO BETONG SARAWAK TARIKH :
ii. Disemak oleh:
………..
NAMA KETUA JABATAN/KETUA UNIT KETUA JABATAN/KETUA UNIT
JABATAN/UNIT
POLITEKNIK METrO BETONG SARAWAK
13.0 SEMAKAN PERUNTUKAN i. Ulasan Kewangan :
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
ii. Disahkan oleh:
………..
NAMA
JABATAN/UNIT
POLITEKNIK METrO BETONG SARAWAK
14.0 PENGESAHAN DAN KELULUSAN PENGARAH
ii. Ulasan Pengarah/Timbalan Pengarah:
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
Diluluskan / Tidak Diluluskan oleh:
……….………..
(NAMA PENGARAH) PENGARAH
POLITEKNIK METrO BETONG SARAWAK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI TARIKH:
28
FORMAT 2
10.0 FORMAT LAPORAN PROGRAM / AKTIVITI
MUKA HADAPAN (KULIT LAPORAN) i) Logo PMBS di bahagian tengah ii) Tajuk Program / Aktiviti
iii) Tarikh Pelaksanan Program 1. NAMA AKTIVITI
Tajuk Program / Aktiviti
2. LATAR BELAKANG/RASIONAL
i) Bila dan dimana aktiviti dilaksanakan ii) Bilangan peserta yang hadir
iii) Kaedah pelaksanaan
iv) Aktiviti-aktiviti yang dijalankan vi) Pengendali/fasilitator yang terlibat 3. ANJURAN
4. OBJEKTIF
Tujuan dan matlamat yang dicapai 5. BUTIRAN AKTIVITI
i) Tarikh ii) Hari
iii) Program terlibat iv) Tentatif
iv) Tempat
v) Bilangan peserta
6. PERBELANJAAN SEBENAR
i) Bukti perbelanjaan (sertakan bil / resit / dokumen yang telah disahkan) ii) Keuntungan / baki yang diperolehi
7. AHLI JAWATANKUASA / PETUGAS
Nyatakan Penaung / Penasihat dan ahli jawatankuasa yang terlibat
8. RUMUSAN PELAKSANAAN AKTIVITI DAN PENCAPAIAN TERHADAP OBJEKTIF i) Maklumbalas peserta
ii) Maklumbalas daripada pihak luar (jika berkaitan) iii) Hasil yang dicapai dari pelaksanaan program / aktiviti iv) Perbandingan hasil dengan objektif
v) Secara ringkas huraikan kemajuan / masalah yang dihadapi semasa pelaksanaan program / aktiviti
9. MAKLUMBALAS AKTIVITI DARIPADA PESERTA Rumusan daripada Refleksi Pelajar
10. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
{ segala cadangan yang hendak dikemukakan perlu bergantung kepada rekleksi peserta dan juga hasil pemerhatian jawatankuasa (sebaiknya hasil daripada mesyuarat post-mortem yang patut diadakan selepas aktiviti dijalankan) }
11. LAMPIRAN (BUKTI) i) Senarai nama peserta
ii) Sertakan gambar foto aktiviti 12. PENGESAHAN
i) Disediakan oleh ii) Disahkan oleh
30
LAPORAN AKTIVITI
NAMA PROGRAM / AKTIVITI
Yang Telah Diadakan Pada
TARIKH
FORMAT PELAPORAN PROGRAM / AKTIVITI
(Dilengkapkan oleh pegawai dalam tempoh SATU minggu selepas tamat aktiviti)
1. NAMA AKTIVITI
2. LATAR BELAKANG/RASIONAL
(Ringkasan aktiviti merangkumi keperluan untuk pelaksanaan aktiviti)
3. ANJURAN
4. OBJEKTIF
(Hasil yang diharapkan setelah tamatnya aktiviti. Ianya perlulah tepat, boleh diukur, boleh capai, realistik dan tempoh yang sesuai)
5. BUTIRAN AKTIVITI Tarikh
Hari
Program Terlibat Tentatif
Tempat
Bilangan Peserta
32
6. KOS
(Kos yang telah dibelanjakan sepanjang aktiviti melibatkan peruntukan dari ABM)
PECAHAN PERKARA JUMLAH (RM)
OS24 SEWAAN
OS29 PERKHIDMATAN
OS42 AKTIVITI PELAJAR
Lain-lain Sila nyatakan:
7. AHLI JAWATANKUASA
8. RUMUSAN PELAKSANAAN AKTIVITI DAN PENCAPAIAN TERHADAP OBJEKTIF/OUTCOME
9. MAKLUMBALAS AKTIVITI DARIPADA PESERTA
(Maklumbalas yang berkaitan haruslah merupakan rumusan dari Lampiran 4: Refleksi Pelajar)
10. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN (CQI)/AMALAN BAIK/ISU/CABARAN
(Isu dan cabaran haruslah merupakan isu yang perlu diselesaikan di peringkat JPPKK atau lebih tinggi. Sekiranya terdapat sebarang isu yang boleh diselesaikan di peringkat politeknik maka tidak perlu dinyatakan di sini)
11. LAMPIRAN (BUKTI)
a. Senarai nama peserta beserta tandatangan b. Gambar aktiviti
c. SATU salinan Refleksi Peserta (Lampiran 4)
d. Kertas Cadangan (jika ada) bagi aktiviti yang melibatkan kos
Disediakan oleh: Disahkan oleh:
……….……... ……….……...
Nama : Nama :
Cop : Cop :
Tarikh : Tarikh :
Nota:
Pegawai yang menyediakan laporan ini merupakan pegawai yang terlibat secara langsung dalam pelaksanaan aktiviti yang dilaporkan.
Pegawai yang mengesahkan dokumen terdiri dari Pengarah/Timbalan Pengarah (Akademik)/Timbalan Pengarah/Ketua Jabatan/Ketua Program.
Jika aktiviti yang dibuat merentasi program/jabatan, memadai hanya 1 laporan dibuat.
34
REFLEKSI PESERTA
(Dilengkapkan oleh pelajar dalam tempoh SATU minggu selepas tamat aktiviti)
1. Aktiviti yang saya ikuti ini ialah:
(Nama aktiviti)
BORANG 1
2. Di akhir sesi aktiviti ini, saya seharusnya …
(Objektif)
3. Setelah mengikuti aktiviti ini, saya …
(Hasil pembelajaran dan pengalaman yang telah diperolehi selesai mengikuti aktiviti ini) 1: Lemah 2: Sederhana 3: Baik 4: Sangat Baik
PERKA RA
Petunjuk
4 3 2 1
1 Saya dapat mengadaptasi kemahiran kerja kepada hasil pembelajaran.
2 Saya boleh berkomunikasi dengan orang luar.
3 Saya boleh bekerjasama dalam kumpulan dan orang luar.
4 Saya berjaya meningkatkan kreativiti diri.
5 Saya berkemahiran menggunakan peralatan (tools).
6 Saya berkemahiran mendengar dengan baik.
7 Saya berupaya mengurus masa.
8 Saya berkemahiran membentangkan laporan/hasil.
9 Saya berpendapat lawatan/latihan yang diterima di sini sesuai dengan bidang yang saya pelajari di politeknik.
10 Saya mengesyorkan organisasi ini sesuai untuk pelajar datang pada masa akan datang.
4. Pada masa akan datang saya ingin mencadangkan kepada pensyarah agar …
(Ruang penambahbaikan/keperluan bagi meningkatkan pengetahuan dan kemahiran)
5. Secara keseluruhannya saya berpandangan …
(Apa-apa sahaja pandangan pelajar)
Disahkan oleh:
……….……...
Nama : Cop : Tarikh :
Nota:
Laporan ini sebaiknya disediakan secara atas talian melalui aplikasi secara atas talian. Ianya perlu disemak oleh pensyarah yang menganjurkan aktiviti ini/atau mana-mana pensyarah lain yang dilantik.
Laporan ini juga boleh digunakan oleh pensyarah bagi penyediaan maklumbalas dan penambahbaikan untuk Pelaporan Aktiviti.
36 BORANG 2
AKTIVITI
H
UNIT HAL EHWAL PELAJAR
BORANG TUNTUTAN KEBAJIKAN PELAJAR
1. BUTIR PERIBADI PELAJAR
Nama Pelajar :
No. Pendaftaran : No. K/P :
Program : Sesi Pengajian :
Alamat Semasa : No. H/P :
No. Tel :
Alamat Tetap : No. H/P :
No. Tel :
Nama Penaja (jika Ada) : Jumlah : RM setahun
2. BUTIR-BUTIR IBU BAPA / PENJAGA Nama Penuh Bapa/Penjaga
1
:
No. K/P : No. H/P :
Alamat Semasa :
Pekerjaan :
Pendapatan Sebulan : RM Bil. Tanggungan :
Nama Penuh Ibu/Penjaga 2 :
No. K/P : No. H/P :
Alamat Semasa :
Pekerjaan :
Pendapatan sebulan : RM
Tujuan Bantuan : *Kematian / Kemalangan / Urusan Jenazah / bayaran Yuran / Sara Hidup / Lain-lain Jumlah Diperlukan : RM _______
3. AKUAN PELAJAR DAN SOKONGAN KETUA JABATAN Saya akui bahawa segala maklumat di atas adalah benar.
………..
( )
Tarikh:
*Disokong / Tidak Disokong
………
( ) Tarikh:
4. MAKLUMAT PEMBERIAN BANTUAN (UNTUK KEGUNAAN UHEP)
Status Pemberian : *Mutlak / Pinjaman
Jumlah : RM
Tempoh Bayar Balik (Jika Pinjaman) : RM sebulan Nama Saksi/Pegawai Yang Mengesahkan :
……….
(T/tangan Saksi / Pegawai)
Tarikh: Cop Rasmi :
5. UNTUK DIPENUHI OLEH BENDAHARI
Peruntukan dari Tabung Khairat Kematian : RM
Baki Peruntukan : RM
Pembayaran Melalui : *Tunai / Cek
Nama Bendahari Yang Menguruskan :
………..
( T/tangan Bendahari )
Tarikh: Cop Rasmi :
6. KELULUSAN PENGARAH / TIMBALAN PENGARAH
*Diluluskan / Tidak Diluluskan
………
( ) Pengarah
Politeknik METrO Betong Sarawak
Tarikh: Cop Rasmi :
BORANG 3
LAMPIRAN A
CONTOH AKTIVITI / JADUAL PROGRAM i. Seperti format di bawah:
Contoh:
CADANGAN TENTATIF
PROGRAM _____________________________________________
HARI PERTAMA
Masa Masa Masa Masa Masa Masa Masa Masa
Perjalanan Aktiviti Aktiviti Take 30 Aktiviti Me
Time Aktiviti Me Time
CONTOH PENGISIAN PROGRAM ii. Seperti format di bawah:
Contoh:
BIL. SLOT AKTIVITI OUTCOME
1. Slot 1 i. Senaraikan aktiviti yang dijalankan i. Nyatakan hasil yang diperolehi daripada aktiviti yang dijalankan.
RUJUKAN
Buku Panduan Pendaftaran Pelajar Baharu 2019. (n.d.). Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti (JPPKK). http://www.mypolycc.edu.my/index.php/muat-turun/garis- panduan-c/bahagian-ambilan-dan-pembangunan-pelajar
