USER MANUAL. Thesis Application. Panduan Pengguna Aplikasi Tesis Untuk Mahasiswa. For Mahasiswa

(1)

Panduan Pengguna Aplikasi Tesis

Untuk Mahasiswa

Versi 1.1 (September 2019) https://igracias.telkomuniversity.ac.id

Kampus Universitas Telkom Jl.Telekomunikasi, Dayeuhkolot, Bandung, Indonesia 40257 Telp. 62-22-756, Fax.62-22 756 5200

Thesis Application

For Mahasiswa

(2)

DAFTAR PERUBAHAN

Tanggal Date

Versi Version

Deskripsi Perubahan Description of Changes

Pembuat Author Annisa Marwa

Nursantoso

(3)

DAFTAR ISI

DAFTAR PERUBAHAN ... 2

DAFTAR ISI ... 3

DAFTAR GAMBAR ... 4

SEKILAS TENTANG APLIKASI THESIS ... 6

FITUR PADA APLIKASI THESIS ... 6

MEMULAI APLIKASI ... 7

Menu Pengajuan Pembimbing Tesis ... 8

Menu Bimbingan ... 12

Menu Pendaftaran Seminar Tesis ... 18

Menu Pendaftaran Pemantauan Tesis ... 21

Menu Sidang Tesis ... 24

Menu Perpanjangan SK... 36

Menu Buku Panduan ... 38

(4)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Dashboard iGracias ... 7

Gambar 2 Dashboard Pengajuan Pembimbing Tesis ... 8

Gambar 3 Formulir Pengajuan Pembimbing ... 9

Gambar 4 Status Pengajuan Dosen Pembimbing ... 10

Gambar 5 Dashboard Bimbingan Daftar SK Pembimbing ... 12

Gambar 6 Menu Daftar SK Pembimbing ... 13

Gambar 7 Dashboard Bimbingan Input Bimbingan Tesis ... 14

Gambar 8 Menu Form Input Bimbingan Tesis ... 15

Gambar 9 Menu Input Bimbingan ... 16

Gambar 10 Menu Pendaftaran Seminar Tesis ... 18

Gambar 11 Menu Pendaftaran Seminar... 20

Gambar 12 Dashboard Pendaftaran Pemantauan Tesis ... 21

Gambar 13 Menu Form Pendaftaran Pemantauan Tesis ... 22

Gambar 14 Menu Pendaftaran Pemantauan... 23

Gambar 15 Dashboard Sidang Tesis ... 24

Gambar 16 Tampilan Biodata Ijazah dan Akte... 25

Gambar 17 Tampilan Transkip EPRT ... 27

(5)

Gambar 18 Tampilan Upload LOA atau LOS ... 28

Gambar 19 Tampilan Form Pendaftaran Sidang Tesis ... 29

Gambar 20 Tampilan Download Anti Plagiat Template ... 30

Gambar 21 Menu Pendaftaran Sidang Tesis ... 31

Gambar 22 Tampilan Template Biodata Ijazah ... 33

Gambar 23 Tampilan Surat Pernyataan Ijazah,Transkrip dan SKPI... 34

Gambar 24 Menu Cetak Biodata Ijazah Tesis ... 35

Gambar 25 Dashboard Perpanjangan SK ... 36

Gambar 26 Tampilan Perpanjangan SK ... 37

Gambar 27 Tampilan Perpanjangan SK Pembimbing... 37

Gambar 28 Dashboard Buku Panduan Mahasiswa ... 38

Gambar 29 Menu Buku Panduan ... 39

(6)

SEKILAS TENTANG APLIKASI THESIS

Aplikasi Thesis dikembangkan untuk memonitoring perkembangan penyusunan tesis oleh mahasiswa program S2 dari berbagai program studi di Universitas Telkom. Aplikasi Tesis ini dulu bergabung dengan aplikasi Theta. Aplikasi Tesis berusaha menyediakan fitur untuk mempermudah setiap proses mulai dari pemilihan dosen pembimbing, pendaftaran seminar, pendaftaran pemantauan Tesis, pengumpulan persyaratan pendaftaran sidang, dan melakukan perpanjangan SK pembimbing. Aplikasi Tesis dikembangkan untuk Direktorat Pascasarjana Universitas Telkom, sedangkan penggunanya meliputi Mahasiswa program Magister, Admin Prodi, Dosen Pembimbing, Kaprodi Pasca Sarjana Universitas Telkom, dan Dosen Penguji. Aplikasi Tesis ini terintegrasi dengan portal Sistem Informasi Mahasiswa Universitas Telkom yaitu iGracias.

FITUR PADA APLIKASI THESIS

Aplikasi Thesis menyediakan fitur yang bisa digunakan mahasiswa untuk melakukan:

Pengajuan pembimbing untuk mahasiswa dapat mengajukan pembimbing tesis Input bimbingan tesis di menu bimbingan

Pendaftaran seminar tesis

Pendaftaran pemantauan tesis di menu pemantauan tesis

Pendaftaran sidang tesis di menu sidang tesis dengan melengkapi persyaratan pendafatran sidang tesis Perpanjangan SK tesis

(7)

MEMULAI APLIKASI

Berikut langkah-langkah untuk memulai menggunakan aplikasi Thesis:

1) Akses alamat web https://igracias.telkomuniversity.ac.id/ kemudian login.

2) Lakukan log in dengan input username dan password SSO yang telah terdaftar.

3) Setelah masuk portal iGracias, pada menu sebelah kiri pilih aplikasi Tesis Magister

Pilih aplikasi “Tesis Magister”

(8)

Menu Pengajuan Pembimbing Tesis



Pengajuan pembimbing dilakukan ketika Mahasiswa akan mulai menyusun proposal untuk melakukan seminar. Mahasiswa diperbolehkan mengajukan pembimbing tunggal. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengajukan pembimbing melalui aplikasi tersebut.

Gambar 2 Dashboard Pengajuan Pembimbing Tesis

Pilih Pengajuan Pembimbing Tesis

(9)



Setelah pilih “Pengajuan Pembimbing Tesis” maka akan muncul tampilan halaman seperti berikut

Gambar 3 Formulir Pengajuan Pembimbing

Nama, NIM dan Program Studi sudah terisi otomatis

Menampilkan pilihan data Spesialisasi dan KK

Tulis judul tesis pada text area

Klik tombol untuk upload file

Klik “Submit” untuk

mengakhiri proses pengajuan pembimbing

Dapat pilih pembimbing.

Pembimbing boleh tunggal. Kolom KK terisi seusai pembimbing 1

(10)



Setelah klik “submit” pada proses pengajuan pembimbing, kemudian dosen pembimbing dan KK telah menyetujui pengajuan pembimbing maka tampilan halaman seperti berikut

Gambar 4 Status Pengajuan Dosen Pembimbing

1

2

Field “Pilih Pembimbing”

akan menampilkan jumlah mahasiswa aktif yang dibimbing oleh dosen tersebut

(11)



Keterangan pada gambar diatas

Riwayat “Status Pengajuan Dosen Pembimbing” yang berisi informasi terkait status pengajuan dosen pembimbing apakah sudah di approve oleh dosen pembimbing dan KK atau belum

Status warna merah : belum di approve Status warna hijau : sudah di approve

1

“Formulir Pengajuan Pembimbing” yang diisi oleh mahasiswa untuk memilih pembimbing tesis.

Formulir pengajuan pembimbing tesis masih bisa di edit pengajuannya sebelum dosen pembimbing dan KK menyetujui pengajuan tersebut

2

(12)

Menu Bimbingan

Menu Bimbingan (Daftar SK Pembimbing)



Pada menu bimbingan terdapat daftar SK pembimbing. Menu daftar SK pembimbing yaitu mahasiswa dapat melihat surat keputusan pembimbing tesis dan status SK mahasiswa yang aktif. Berikut merupakan tampilan menu daftar SK pembimbing

Gambar 5 Dashboard Bimbingan Daftar SK Pembimbing

Pilih menu “Bimbingan”

Pilih menu “Daftar SK Pembimbing”

(13)



Menu “Daftar SK Pembimbing”

Gambar 6 Menu Daftar SK Pembimbing

1

Surat keputusan pembimbing tesis, menampilkan status SK mahasiswa aktif dan tidak aktif status tersebut. Dan SK hanya dapat di download oleh admin S2.

1

(14)

Menu Bimbingan (Input Bimbingan Tesis)



Pada menu bimbingan terdapat input bimbingan tesis. Menu input bimbingan tesis mahasiswa difasilitasi untuk dapat melakukan input bimbingan pada pengerjaan tesis. Berikut merupakan tampilan dashboard menu input bimbingan tesis

Gambar 7 Dashboard Bimbingan Input Bimbingan Tesis

Pilih menu “Bimbingan”

Pilih menu “Input Bimbingan Tesis”

(15)



Menu input bimbingan tesis hanya bisa dilakukan, jika mahasiswa sudah mendapatkan approve pengajuan dosen pembimbing. Berikut merupakan tampilan input bimbingan tesis

Gambar 8 Menu Form Input Bimbingan Tesis

Setelah selesai klik “Submit” proses input bimbingan tesis, maka tampilan sistem akan menjadi seperti berikut

Nama dan NIM sudah terisi otomatis

Klik pada textfield, maka akan muncul pop up kalender

Klik tombol “submit” untuk mengakhiri proses input bimbingan

(16)

1

2

(17)

 Keterangan gambar diatas

Riwayat pengajuan input bimbingan yang berisikan informasi tanggal,waktu,deskripsi bimbingan, dan menunjukkan jumlah bimbingan

1

Form input bimbingan tesis, untuk melakukan input bimbingan seminar sampai beberapa kali.

Mahasiswa harus melakukan bimbingan minimal 7 kali sebelum mendaftar sidang

2

(18)

Menu Pendaftaran Seminar Tesis

Menu pendaftaran seminar tesis mahasiswa dapat melakukan proses seminar proposal. Berikut adalah tampilan dari menu pendaftaran seminar

Gambar 10 Menu Pendaftaran Seminar Tesis

1

2

3

(19)



Keterangan gambar diatas

Baris untuk menunjukkan informasi jumlah bimbingan seminar tesis yang sudah dilakukan.

1 Baris untuk menunjukkan informasi status pengajuan dosen pembimbing. Status persetujuan dilakukan oleh dosen pembimbing dan KK

2 Area untuk melakukan pendaftaran seminar dengan mengisi data diri mahasiswa

.

3

(20)



Setelah mahasiswa klik submit, maka mahasiswa tinggal menunggu jadwal seminar. Berikut merupakan tampilan riwayat pengajuan seminar tesis

Gambar 11 Menu Pendaftaran Seminar

Menunjukkan informasi jadwal seminar dan tempat pelaksanaan seminar Menunjukkan status seminar tesis

(21)

Menu Pendaftaran Pemantauan Tesis

Pada menu pemantauan tesis mahasiswa dapat melakukan pendaftaran pemantauan tesis. Kegiatan ini bermaksud untuk mengetahui perkembangan tesis tiap mahasiswa. Mahasiswa dapat melakukan pendaftaran pemantauan apabila mahasiswa sudah melakukan seminar tesis terlebih dahulu. Berikut adalah tampilan menu pendaftaran pemantauan tesis

Gambar 12 Dashboard Pendaftaran Pemantauan Tesis

Pilih Pendaftaran Pemantauan

(22)

Gambar 13 Menu Form Pendaftaran Pemantauan Tesis

Klik tombol untuk upload file

Klik submit, maka mahasiswa sudah terdaftar untuk mengikuti pemantauan. Mahasiswa menunggu jadwal pemantauan

(23)

Gambar 14 Menu Pendaftaran Pemantauan

Menampilkan riwayat pengajuan pemantauan tesis

Area untuk input pendaftaran pemantauan tesis selanjutnya

(24)

Menu Sidang Tesis

Pada menu sidang Tesis terdapat pendaftaran sidang tesis dan cetak biodata ijazah tesis. Mahasiswa dapat melakukan pendaftaran sidang tesis apabila ingin mendaftar sidang tesis. Kemudian mahasiswa dapat cetak biodata ijazah tesis untuk melakukan verifikasi (cek ulang) biodata ijazah sebelum dicetak. Berikut adalah tampilan dari menu tersebut

Gambar 15 Dashboard Sidang Tesis

Pilih menu “Sidang Tesis”

Pilih menu “Cetak Biodata Ijazah Tesis”

Pilih menu “Pendaftaran Sidang Tesis”

(25)

Menu Pendaftaran Sidang Tesis

Berikut merupakan tampilan pada menu Sidang Tesis -> Pendaftaran Sidang Tesis

Gambar 16 Tampilan Biodata Ijazah dan Akte

1 2

3

Checklist box disamping

Klik form selanjutnya untuk ke halaman berikutnya

(26)



Keterangan gambar diatas

Informasi terkait tentang jumlah bimbingan dan jumlah pemantauan sebelum mahasiswa mendaftar sidang.

1

Tabulasi pada menu pendaftaran sidang Tesis yaitu “Biodata Ijazah dan Akte”, “Form Bimbingan”, “transkrip EPRT”, dan “upload LOA/LOS”.

2

Area untuk melakukan input Biodata seperti nama, tempat lahir, tanggal lahir, upload ijazah, upload akte, judul Tesis Bahasa Indonesia, judul Tesis Bahasa Inggris,alamat email, dan nomor telephone.

3

(27)



Setelah klik tombol “form selanjutnya” pada halaman pertama, sistem akan menampilkan halaman tab “Transkip EPRT”. Mahasiswa dapat melihat riwayat skor EPRT yang sudah dilakukan oleh mahasiswa tersebut

Gambar 17 Tampilan Transkip EPRT

Menampilkan riwayat skor EPRT secara otomatis apabila mahasiswa sudah melakukan EPRT

Klik form selanjutnya untuk ke halaman berikutnya

(28)



Setelah klik tombol “form selanjutnya” pada halaman kedua, sistem akan menampilkan halaman tab “Upload LOA atau LOS”. Mahasiswa dapat upload LOA di halaman tersebut

Gambar 18 Tampilan Upload LOA atau LOS

Upload file LOA untuk mengikuti conference sesuai format file yang diperbolehkan, yaitu pdf atau doc atau docx kurang dari 2Mb

Klik tombol “selesai” untuk menyelesaikan upload berkas

(29)



Setelah mengisi biodata ijazah, akte kelahiran, transkip EPRT dan upload LOA kemudian sistem akan menampilkan “Formulir Pendaftaran Sidang Tesis” seperti berikut

Gambar 19 Tampilan Form Pendaftaran Sidang Tesis

(30)

 Di formulir pendaftaran sidang tesis terdapat “Download Anti Plagiat Template” berikut merupakan tampilannya

Gambar 20 Tampilan Download Anti Plagiat Template Checklist pada box disamping

Klik submit untuk mengakhiri proses

(31)

 Setelah selesai proses pengisian formulir daftar sidang, kemudian sistem akan menampilkan “Riwayat Pengajuan Sidang Tesis”

Gambar 21 Menu Pendaftaran Sidang Tesis

1

2

3

(32)

 Keterangan gambar diatas

Informasi riwayat pengajuan pendaftaran sidang tesis, termasuk informasi persetujuan pembimbing, persetujuan kaprodi, informasi jadwal, tipe sidang, dan tanggal pendaftaran.

1

Formulir pendaftaran sidang yang diisi oleh mahasiswa, masih bisa diedit jika pengajuan belum dijadwalkan.

2

Tombol preview ijazah, berfungsi untuk melakukan view dan download template biodata ijazah sesuai dengan data yang telah diinputkan sebelumnya.

3

(33)

 Berikut adalah tampilan dari template biodata ijazah

Gambar 22 Tampilan Template Biodata Ijazah

(34)

(35)

Menu Cetak Bioadata Ijazah Tesis

Berikut merupakan tampilan pada menu sidang tesis -> vetak biodata ijazah tesis

Gambar 24 Menu Cetak Biodata Ijazah Tesis

(36)

Menu Perpanjangan SK

Menu perpanjangan SK digunakan untuk kebutuhan Mahasiswa apabila ingin melakukan perpanjangan SK dikarenakan masa aktif SK pembimbing sudah habis yaitu lebih dari 6 bulan. SK baru yang sudah diperpanjang hanya berlaku selama 3 bulan. Menu perpanjangan SK terletak di sebelah kiri pada iGracias seperti tampilan berikut

Gambar 25 Dashboard Perpanjangan SK

Pilih Perpanjangan SK

(37)

 Berikut merupakan tampilan menu Perpanjngan SK

Gambar 26 Tampilan Perpanjangan SK



Setelah itu, Mahasiswa tinggal menunggu approval dari Admin/Kaprodi untuk mendapatkan SK baru yang sudah diperpanjang. Apabila sudah di approve oleh dosen, maka tampilan di menu perpanjang SK pembimbing akan seperti berikut

Gambar 27 Tampilan Perpanjangan SK Pembimbing

(38)