PROSEDUR OPERASIONAL BAKU (POB)
UJI PETIK KEGIATAN PAMSIMAS 2022
DAFTAR ISI
A. PENDAHULUAN ... 1
B. PRINSIP UJI PETIK ... 1
C. TUJUAN UJI PETIK ... 1
D. RUANG LINGKUP UJI PETIK ... 2
E. TAHAPAN UJI PETIK ... 2
F. DESA SAMPLING ... 3
G. JADWAL WAKTU UJI PETIK ... 4
H. PELAKU UJI PETIK ... 4
I. PROSEDUR PELAKSANAAN UJI PETIK ... 5
J. RESPONDEN UJI PETIK... 6
K. METODE UJI PETIK ... 6
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Kuisioner Uji Petik Tahap Persiapan dan Perencanaan ... 9Lampiran 2. Kuisioner Uji Petik Tahap Pelaksanaan Kontruksi ... 15
Lampiran 3. Kuisioner Uji Petik Tahap Penyelesaian Kegiatan ... 21
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU (POB) UJI PETIK KEGIATAN PAMSIMAS 2022
A. PENDAHULUAN
Uji Petik adalah salah satu instrument pemantauan dengan melakukan kunjungan langsung, rutin, terjadwal dan terukur, secara sampling ke kabupaten/kota dan desa/kelurahan. Kegiatan ini dilakukan oleh pelaku program di pusat untuk melihat proses kegiatan di setiap siklus kegiatan yang telah dan sedang berlangsung di lapangan, serta kesesuaian data SIM dengan kondisi di lapangan.
Uji petik difokuskan kepada kegiatan di tingkat masyarakat, mulai dari tahap persiapan, tahap pelaksanaan dan tahap penyelesaian. Uji petik adalah upaya pengendalian pelaksanaan kegiatan, pemeriksaan pemanfaatan dana BPM dan pelaksanaan konstruksi. Kegiatan ini merupakan pengkajian terhadap kondisi yang sedang berlangsung (recurrent, ongoing) dengan tujuan mengkoreksi atau mengembalikan arah Kegiatan Pamsimas untuk mencapai hasil yang diharapkan.
B. PRINSIP UJI PETIK
Prinsip dalam melakukan kegiatan uji petik, adalah:
1. Tepat Waktu
Pelaksanaan uji petik harus disesuaikan dengan momentum tahapan siklus kegiatan di masyarakat, karena hasilnya akan langsung digunakan sebagai referensi dalam menentukan rekomendasi penyusunan tindak lanjut.
2. Dapat Dipercaya (Reliable)
Pelaksanaan dan hasil uji petik harus dapat dipercaya keakurasian informasi yang diperoleh oleh pelaku uji petik dan hasilnya harus obyektif (sesuai dengan kondisi yang ada).
C. TUJUAN UJI PETIK
Tujuan kegiatan uji petik adalah:
1. Mengukur capaian substansi dan pemenuhan prasyarat kegiatan yang telah di tetapkan dengan melakukan pengecekan langsung ke lapangan terhadap desa/kelurahan sampling.
2. Memberikan masukan untuk perbaikan secara cepat terhadap pelaksanaan kegiatan pada siklus kegiatan yang terkait.
3. Mengkoreksi atau rekomendasi untuk perbaikan perbaikan kegiatan agar sesuai dengan tujuan dan arah Kegiatan Pamsimas
D. RUANG LINGKUP UJI PETIK
Uji petik dilaksanakan melalui pengecekan terhadap:
1. Kesesuaian pendampingan, pelaksanaan dan hasil-hasil kegiatan dengan Juknis dan POB dan tujuan/sasaran Kegiatan Pamsimas atau compliance;
2. Kesesuaian data antara kondisi lapangan, dokumen yang tersedia dan data SIM atau consistency and validity; serta
3. Ketepatan waktu pelaksanaan kegiatan dibandingkan dengan AWP atau timeliness.
E. TAHAPAN UJI PETIK
Uji petik dilaksanakan dalam 3 (tiga) tahap disesuaikan dengan siklus Kegiatan Pamsimas sebagai berikut:
1. Uji Petik Tahap Persiapan dan Perencanaan Uji petik ini meliputi kegiatan:
a. Sosialisasi di tingkat Kecamatan.
b. Sosialisasi di tingkat Desa.
c. Pembentukan & Penguatan Kelompok Masyarakat dan KPSPAMS.
d. Penyiapan Rencana Kerja Kelompok Masyarakat.
e. Pemicuan Perubahan Perilaku Kesehatan (CLTS).
f. Identifikasi Masalah & Analisis Situasi (IMAS).
g. Pemilihan Opsi Sarana dan Kegiatan.
h. Penyusunan Rencana Kerja Masyarakat (RKM).
i. Evaluasi Rencana Kerja Masyarakat (RKM).
j. Pengesahan Rencana Kerja Masyarakat (RKM).
2. Uji Petik Tahap Pelaksanaan Konstruksi Uji petik ini meliputi kegiatan:
a. Penetapan Penyelenggaraan Swakelola.
b. Kontrak Swakelola (PKS).
c. Pencairan dan Penggunaan dana Bantuan Pemerintah untuk Masyarakat (BPM).
e. Pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi.
3. Uji Petik Tahap Penyelesaian Kegiatan Uji petik ini meliputi kegiatan:
a. Uji Coba Sistem.
b. Serah Terima Hasil Pekerjaan.
F. DESA SAMPLING
1. Penentuan Jumlah Sampling
Desa sampling sebesar 2% dari jumlah desa Pamsimas (Desa Grant/TF dan Desa RM). Jumlah desa sampling setiap tahapan uji petik sebagai berikut:
a. Uji Petik Tahap Persiapan dan Perencanaan desa sampling sebanyak 36 desa dan semuanya adalah Desa RM.
b. Uji Petik Tahap Pelaksanaan Konstruksi desa sampling sebanyak 36 desa dan semuanya adalah Desa Grant/TF.
c. Uji Petik Tahap Penyelesaian Kegiatan desa sampling sebanyak 36 desa dan semuanya adalah Desa Grant/TF.
2. Penentuan Desa Sampling
Daftar desa sampling ditentukan berdasarkan data Quick Status SIM Pamsimas dengan memperhatikan kondisi sebagai berikut:
a. Cluster geografis, sehingga memudahkan transportasi;
b. Tingkat kemajuan pelaksanaan kegiatan:
- Uji Petik Tahap Persiapan dan Perencanaan, desa sampling harus sudah menyelesaikan kegiatan Evaluasi RKM.
- Uji Petik Tahap Pelaksanaan Konstruksi, desa sampling harus sudah melakukan pencairan BPM Tahap I.
- Uji Petik Tahap Penyelesaian Kegiatan, desa sampling harus sudah melaksanakan serah terima hasil pekerjaan.
c. Disesuaikan dengan distribusi merata untuk memperoleh gambaran dari seluruh cakupan atau lokasi Kegiatan Pamsimas;
d. Kasus khusus sesuai dengan temuan uji petik sebelumnya, temuan dari hasil kegiatan supervisi dan monitoring, pengaduan, olahan data SIM dan lainnya;
e. Target kegiatan uji petik mencakup desa APBN dan APBD.
G. JADWAL WAKTU UJI PETIK
Waktu pelaksanaan Uji Petik didasarkan pada kemajuan pelaksanaan kegiatan di lapangan (desa).
Waktu pelaksanaan Uji Petik untuk masing-masing tahapan adalah sebagi berikut : 1. Uji Petik Tahap Persiapan dan Perencanaan.
Dilaksanakan setelah 50% Desa RM Penetapan Tahap I sudah Evaluasi RKM.
2. Uji Petik Tahap Pelaksanaan Konstruksi.
Dilaksanakan setelah 100% Desa Grant/TF sudah melakukan pencairan BPM Tahap I.
3. Uji Petik Tahap Penyelesaian Kegiatan.
Dilaksanakan setelah 50% Desa Grant/TF menyelesaikan semua pekerjaan 100%.
H. PELAKU UJI PETIK
Semua pelaku Kegiatan Pamsimas bisa menggunakan instrumen uji petik ini dalam melakukan kegiatan monitoring disesuaikan dengan tahapan kegiatan yang sedang berlangsung di lapangan (desa). Tim NMC wajib melaksanakan uji petik sesuai dengan POB Uji Petik. Pelaku uji petik untuk masing-masing tahapan uji petik sebagai berikut:
Tabel: Pelaku Uji Petik
No. Personil NMC Jumlah
Uji Petik Tahap
Persiapan dan Perencanaan
Tahap Pelaksanaan
Tahap Penyelesaian
1 Monev Specialist 1 2 ✓ ✓ ✓
2 Monev Specialist 2 2 ✓ ✓ ✓
3 Complaint Handling & HRM Specialist 1 ✓ ✓
4 WSS & Environmental Safeguard 1 ✓ ✓ ✓
5 Health & Hygiene Specialist 1 ✓ ✓ ✓
6 Local Government & Village Government Specialist 1 ✓
7 Local Institutional Strengthening Specialist 1 ✓ ✓
8 Financial Management Specialist 1 ✓ ✓
9
Community Procurement & Contract Management
Specialist 1 ✓
Total Pelaku Uji Petik 8 9 9
I. PROSEDUR PELAKSANAAN UJI PETIK
Prosedur substansi dan administrasi untuk pelaksanaan uji petik adalah sebagai berikut:
1. Tim Monev NMC menginformasikan kewajiban bagi Kabupaten (Fasilitator Masyarakat) yang mempunyai Data QS dan SIM yang belum lengkap untuk segera melakukan pemuktahiran data QS dan SIM sebelum pelaksanaan uji petik;
2. Fasilitator Masyarakat melakukan pemuktahiran QS dan Data SIM sebelum pelaksanaan uji petik;
3. Tim Monev NMC menyusun jumlah dan daftar desa sampling;
4. TL NMC mengajuan usulan jumlah dan daftar desa sampling, serta jadwal dan pelaku uji petik kepada CPMU untuk mendapatkan persetujuan, dengan tembusan kepada PPK Pamsimas;
5. CPMU menyampaikan Nota Dinas kepada Direktur Air Minum terkait Rencana Pelaksanaan Uji Petik berdasarkan surat usulan dari TL NMC. Selanjutnya Rencana Pelaksanaan Uji Petik disampaikan kepada Balai PPW melalui surat Direktur Air Minum, dengan tembusan kepada CPMU, PPK Pamsimas, PPMU (Dinas terkait), DPMU (Dinas terkait) dan TL NMC;
6. Berdasarkan surat Direktur Air Minum, maka NMC menginformasikan waktu pelaksanaan uji petik kepada Koordinator Provinsi dan Koordinator Kabupaten;
7. Dalam hal pada desa sampling yang sudah ditentukan tidak bisa dilakukan Uji Petik, maka desa sampling tersebut bisa digantikan dengan desa lain yang berada di dalam Kabupaten/Kota yang sama. Dan apabila pada Kabupaten/Kota yang sama tidak ada desa pengganti yang bisa menjadi desa sampling, maka bisa digantikan desa lain yang berada di dalam Provinsi yang sama.
8. Pelaku Uji Petik dari NMC melaksanakan kegiatan uji petik, dengan ketentuan sebagi berikut:
a. Koordinator Kabupaten mengkoordinasikan Fasilitator Masyarakat untuk memfasilitasi pelaksanaan uji petik dan membantu menyiapkan dokumen dan data yang dibutuhkan dalam uji petik, sesuai dengan tahapan uji petik yang akan dilaksanakan.
b. Pelaksanaan uji petik harus didampingi oleh Fasilitator Masyarakat yang bertugas sebagai pendamping desa sampling dimaksud.
c. Melakukan kegiatan uji petik dengan bantuan kuesioner dan pengecekan dokumen menggunakan metode yang telah ditentukan (format kuesioner terlampir).
d. Mencatat semua temuan/hasil uji petik dalam notulensi ringkas untuk selanjutnya dikompilasi dalam bentuk tabel laporan.
e. Memasukkan data hasil uji petik ke dalam tabel hasil uji petik (sesuai dengan lembar kuesioner).
f. Pada akhir pelaksanaan uji petik Pelaku Uji Petik harus menyampaikan hasil uji petik (pokok- pokok temuan) kepada Balai PPW (PPK Air Minum), Koordinator Provinsi, DPMU (Pokja AMPL/PKP/PPAS atau Dinas terkait), Koordinator Kabupaten. dan Fasilitator Masyarakat.
9. Tim Monev NMC menyusun Laporan Uji Petik berdasarkan hasil uji petik (pokok-pokok temuan).
J. RESPONDEN UJI PETIK
Responden adalah sumber informasi selama uji petik berlangsung. Responden diharapkan dapat memberikan informasi akurat tentang proses yang telah atau sedang berlangsung. Responden untuk masing-masing tahap uji petik adalah berbeda tergantung pada siklus kegiatan yang di uji petik. Unsur- unsur yang menjadi responden adalah:
1. Kepala Desa/Lurah dan/atau Perangkat Desa/Kelurahan;
2. Bidan Desa/Tenaga Kesehatan di Desa/Kelurahan;
3. Kelompok Masyarakat (Ketua, Sekretaris, Bendahara, Tim Persiapan, Tim Pelaksana dan Tim Pengawas);
4. Kelompok Pengelola SPAMS (Ketua, Sekretaris, Bendahara dan Anggota lainnya);
5. Tokoh Masyarakat/Agama/Adat;
6. Guru dan Murid Sekolah Dasar;
7. Representasi Kelompok Masyarakat (perempuan, miskin, masyarakat adat, disabilitas, dll.);
8. Fasilitator Masyarakat.
K. METODE UJI PETIK
Beberapa metode yang digunakan dalam pelaksanaan uji petik adalah sebagai berikut:
1. Observasi
Metode ini dilaksanakan dengan cara melakukan pengamatan langsung terhadap obyek/sasaran uji petik (kegiatan terkait) untuk mengetahui kebenaran proses dan keberadaan obyek uji petik.
Dalam metode ini difokuskan untuk melakukan cross check tentang kebenaran dan kelengkapan terhadap hasil pelaksanaan kegiatan terkait.
a. Obyek Observasi, antara lain:
- Sistem (opsi) Sarana Air Minum yang terbangun.
- Sarana Sanitasi di Sekolah yang dibangun.
- Materi pelatihan.
- Media Promosi Kesehatan.
- dan lain-lain terkait dengan kuesioner uji petik.
b. Langkah-langkah observasi:
- Siapkan data yang dibutuhkan (siklus kegiatan terkait), sumber data sesuai desa sampling menggunakan Data SIM.
- Lakukan pengamatan dengan cara melakukan kunjungan langsung pada obyek uji petik (siklus kegiatan terkait) di wilayah desa sampling.
- Catat dalam bentuk notulensi secara ringkas hasil dari uji petik yang berupa temuan selama observasi berlangsung.
- Isi kuesioner yang telah dipersiapkan dari hasil observasi.
2. Wawancara Responden
Metode ini dilaksanakan dengan menemui responden atau tatap muka secara langsung untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan panduan kuesioner yang telah disusun. Dalam proses wawancara ini perlu diperhatikan teknik komunikasi dalam bentuk tanya jawab, tidak bersifat interogatif, tetapi sebaliknya lebih bersifat komunikasi dua arah.
Langkah-langkah wawancara responden:
- Langkah awal adalah penentuan unsur responden sebagai sumber informasi dalam pelaksanaan uji petik.
- Siapkan pertanyaan kunci berdasarkan kuesioner yang telah ditentukan sebagai panduan dalam melaksanakan wawancara agar wawancara tidak melebar dan tetap fokus.
- Catat dalam bentuk notulensi secara ringkas hasil dari uji petik yang berupa temuan maupun dinamika yang muncul selama proses pelaksanaan kegiatan berlangsung di masyarakat.
- Isi kuesioner berdasarkan informasi yang diterima sebagai referensi dalam memberikan jawaban kuesioner.
3. Penelitian Dokumen
Metode ini dilaksanakan dengan cara melakukan random checking data untuk mengetahui keakuratan informasi dan tentang validitas data yang ada. Penelitian Dokumen ini lebih berorientasi pada cross check data yang bersumberkan pada data SIM. Sumber data yang bisa diperoleh dalam metode ini adalah: data SIM, Berita Acara (BA) pelaksanaan kegiatan, Daftar Hadir pertemuan, dokumen IMAS dan RKM, serta dokumen lainnya dalam pelaksanaan kegiatan Pamsimas.
Langkah-langkah penelitian dokumen:
- Siapkan data yang diperlukan (per siklus kegiatan) berdasarkan desa sampling sebagai referensi awal dan pemandu dalam melakukan uji petik (sumber data SIM).
- Lakukan cross check data dari sumber data SIM desa sampling (dibawa oleh pelaku uji petik) dengan data yang ada di lapangan (sumber data dokumen di desa sampling).
- Catat dalam bentuk notulensi secara ringkas hasil uji petik yang berupa temuan dari proses penelitian dokumen sesuai yang ditentukan dalam kuesioner.
- Isi kuesioner berdasarkan informasi yang diperoleh selama uji petik berlangsung dengan metode penelitian dokumen ini.
