47
DES KRIPS I UMUM APLIKASI QUESTION ANSWER AND CORRECTIVE ACTION REQUEST
3.1. Sekilas Perusahaan
3.1.1. Sejarah BINUS University
BINUS University pada awalnya adalah sebuah lembaga pendidikan komputer jangka pendek dengan nama Modern Computer Course. BINUS University yang berdiri pada tanggal 21 Oktober 1974 sekarang ini dipimpin oleh Rector of Binus University, Prof. Dr. Ir. Harjanto Prabowo, MM.
Berkat landasan yang kuat, visi yang jelas, dan dedikasi tinggi yang berkesinambungan, lembaga ini terus berkembang.
Pada tanggal 1 Juli 1981, karena banyaknya peminat dan pesatnya pertumbuhan, lembaga pendidikan komputer ini berkembang menjadi Akademi Teknik Komputer (ATK) dengan jurusan M anajemen Informatika dan Teknologi Informasi. Tiga tahun kemudian, tepatnya pada tanggal 13 Juli 1984, ATK mendapat status Terdaftar dan berubah menjadi Akademi M anajemen Informatika dan Komputer (AM IK) Jakarta. Kemudian pada tanggal 1 Juli 1985, dibuka jurusan Komputerisasi Akuntansi, dan pada tanggal 21 September 1985, AMIK Jakarta berganti nama menjadi AM IK Bina Nusantara.
Dalam usia mudanya, sebuah prestasi emas ditoreh AMIK Bina Nusantara dengan terpilih sebagai Akademi Komputer Terbaik oleh Depdikbud melalui Kopertis Wilayah III Jakarta pada tanggal 17 M aret 1986.
Berkat makin meningkatnya kebutuhan masyarakat akan tenaga-tenaga andal dalam bidang teknologi informasi, pada tanggal 1 Juli 1986, Sekolah Tinggi M anajemen Informatika dan Komputer (STM IK) Bina Nusantara didirikan dengan Program Strata-1 (S1) jurusan M anajemen Informatika dan Teknik Informatika. Bersamaan dengan itu juga dibuka jurusan Teknik Komputer (S1).
Pada tanggal 9 November 1987, AM IK Bina Nusantara dilebur ke dalam STM IK Bina Nusantara sehingga terbentuk sebuah lembaga yang menyelenggarakan Program Diploma III (DIII) dan Strata-1 (S1). STM IK Bina Nusantara berhasil memperoleh status "Disamakan" untuk semua jurusan dan jenjang pada tanggal 18 M aret 1992, dan pada tanggal 10 M ei 1993 mendapat kepercayaan untuk membuka Program M agister M anajemen Sistem Informasi, salah satu Program Pascasarjana pertama di Indonesia di bidang tersebut.
Pada tanggal 8 A gustus 1996, BINUS University berdiri dan secara sah diakui oleh pemerintah. STM IK Bina Nusantara kemudian melebur ke dalam BINUS University pada tanggal 20 Desember 1998, sehingga BINUS University memiliki: Fakultas Ilmu Komputer, Fakultas Ekonomi & Bisnis, Fakultas Sains & Teknik, Fakultas Bahasa & Budaya, Fakultas Psikologi, Fakultas Komunikasi & M ultimedia dan Program BINUS Online Learning.
3.1.2. S truktur Organisasi
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi
3.1.3. Unit Pendukung
BINUS University memiliki unit-unit pendukung antara lain:
• Academic Development
- Instructional Development Center (IDC) - Lecturer Resource Center (LRC)
- Character Building Development Center (CBDC)
• Operation & Resource Management
- Student Registration And Service Center (SRSC) - Academic Operation Center (AOC)
- Software Laboratory Center (SLC) - Library and Knowledge Center (LKC)
• Student Affairs and Community Development - Student Creativity Development Center (SCDC) - Student Advisory Center (SAC)
- BINUS Career Center
- Community Development Center - BINUS Square Program Development
• Collaboration and Institutional Development - BINUS Entrepreneurship Center (BEC) - BINUS Institutional Development Center - BINUS Collaboration Center (BCC) - BINUS International Office
• Research and Intellectual Capital - Research Office
• Quality
- Quality Management Center (QM C)
• Technology
- Information Technology Directorate 3.1.4. Quality Management Center (QMC)
Istilah QM C mulai dikenal sejak bulan September 2007 setelah sebelumnya dikenal dengan nama Center of Quality Assurance (CfQ). QM C yang sekarang dipimpin oleh General Manager of QM C, Cuk Tho, S .Kom., MM., M.Com merupakan suatu biro yang bertugas memonitor jaminan mutu suatu universitas. QM C berkolaborasi dengan berberapa pihak, antara lain Institusi BINUS University, mahasiswa/alumni, dosen dan karyawan, industri/konsultan berkualitas, pemerintah, Higher Education Institution (HEI). Visi dari Biro QM C adalah untuk memulai/memimpin jaringan komunitas BINUS University (BINUSIAN) di dalam pengembangan teori dan praktek di dalam penilaian, pemeliharaan dan peningkatan mutu dan yang lebih spesifik untuk institusi pendidikan yang lebih tinggi di Indonesia. Dalam menjalankan tugasnya, QM C menyediakan layanan Question Answer (QA) and Corrective Action Request (CAR).
3.1.5. Information Technology Directorate
Salah satu kekuatan dari BINUS University adalah aktifitas operasi akademis yang begitu kuat serta dukungan IT sebagai salah satu kunci kekuatan yang dimiliki oleh BINUS Group.
Pada bulan Agustus 2005, IT Directorate Bina Nusantara secara resmi dibentuk dalam bentuk departemen dan bertanggung jawab langsung kepada BINUS Group. IT Directorate bertanggung jawab untuk mendukung pengimplementasian IT pada seluruh bisnis unit yang ada pada BINUS Group. Saat ini, IT Directorate terletak pada Kampus Syahdan, gedung H lantai 2. IT Directorate dipimpin oleh General Manger of IT, Eddy S antosa Jaya, S .Kom., MM. IT Directorate memiliki lima fungsi utama yaitu :
- IS Development
Departemen ini dikepalai oleh: Yosef Bernardus Wirian, S .Kom., S .Si. Departemen ini bertanggung jawab untuk pembangunan aplikasi yang mencakup BINUS University, BINUS Business School, BINUS Consulting & Training, BIS Simprug, BIS Serpong, BINUS Center, BINUS Square, Finance Directorate, Marketing Directorate, Strategic Planning & Corporate Development Directorate, Widia Center of Excellence for Teaching and Learning, Talent Management Directorate, General Affair & Legal Directorate dan Information Technology Directorate.
- University IS Development
Departemen ini dikepalai oleh: Karto Iskandar, S .Kom., MM dan Specialist: Wihendro, S .Kom., MM. Departemen ini bertanggung jawab untuk pembangunan aplikasi yang mencakup area BINUS University, BINUS Business dan BINUS Online Learning.
- School IS Development
Departemen ini dikepalai oleh: Lawrence Wibisono,c M.S /M.S c. Departemen ini bertanggung jawab untuk pembangunan aplikasi yang mencakup area BINUS School Simprug, BINUS School Serpong and perpustakaan pada BINUS Group.
- Technology Development
Departemen ini dikepalai oleh: Gintoro, S .Kom., MM.
Departemen ini bertanggung jawab untuk research teknologi-teknologi baru untuk diimplementasikan pada BINUS Group. Selain bertanggung jawab research teknologi baru, Techonolgy development department bertanggung jawab untuk me-manage human resources (Associate Member) serta sebagai mediator komunikasi antara IT Directorate dengan user.
- IT Operation
Departemen ini dikepalai oleh: Johan Muliadi Kerta, S .Kom., MM. Departemen ini bertanggung jawab untuk mendukung pengoperasian IT pada BINUS Group serta komunitas disekitarnya. IT Operation memiliki dua peran penting, yaitu: Network and Communication, yang bertanggung jawab untuk infrastruktur jaringan
untuk BINUS Group dan Data Center, bertanggung jawab untuk pengoperasian data untuk BINUS Group.
3.2. Peranan Kelompok Internship
Kelompok internship adalah mahasiswa/i BINUS University yang mengerjakan projek yang diberikan IT Directorate dalam rangka pembuatan skripsi.
Kelompok internship berperan sebagai programmer dan analyst system untuk aplikasi Question Answer (QA) and Corrective Action Request (CAR).
3.3. Kondisi sekarang
Aplikasi QA and CAR sebelumnya berjalan pada Lotus Note dimana beberapa fitur masih manual seperti nomor surat dimana pengguna harus memasukkan nomor surat secara manual. QA and CAR yang ada sebelumnya juga hanya bisa digunakan untuk satu biro saja, bila ada beberapa biro yang terkait dengan suatu masalah pengguna harus membuat QA and CAR yang sama. Tentu saja hal ini menyebabkan sistem berjalan kurang efisien.
Dari kondisi sistem yang sedang berjalan tersebut muncul beberapa masalah sehingga sistem yang lama tersebut perlu dimigrasikan ke platform SharePoint.
M asalah paling utama adalah Lotus Note yang tidak dapat terintegrasi dengan mail server BINUS yang baru yaitu Exchange Server. Fitur aplikasi yang lama seperti penomoran surat yang manual pun menimbulkan masalah dimana pengguna perlu mengingat penomoran yang sudah ada, sehingga tidak ada surat dengan nomor yang sama. Aplikasi yang lama juga tidak memiliki fitur seperti reminder yang dapat mengingatkan pengguna jika pengguna belum memberikan tanggapan. Workflow QA and CAR dapat dilihat pada Gambar 3.2 dan Gambar 3.3.
Gambar 3.2 Workflow QA
Gambar 3.3 Workflow CAR
Use Case QA and CAR dapat dilihat pada Gambar 3.4 dan 3.5 :
Gambar 3.4 Use Case proses QA yang sedang berjalan
Gambar 3.5 Use Case proses CAR yang sedang berjalan
Tabel 3.1 Dokumentasi Use Case QA
Use Case Actor Deskripsi
Approve QA Form QM C M endeskripsikan kejadian dimana QM C memeriksa isi form QA dan menyetujui isi dari form tersebut jika form tersebut sudah terisi semua dan isi dari form tersebut sudah sesuai.
Export to Spreadsheet QM C M endeskripsikan kejadian dimana QM C mengekspor semua dokumen QA beserta isinya ke Microsoft Excel untuk disimpan sebagai dokumentasi.
Create QA Form QM C M endeskripsikan kejadian dimana QM C membuat form QA sesuai dengan topik masalah yang ada. Setelah proses ini selesai akan dijalankan Use Case Send Email Notification.
Fill Response QM C
Biro/Unit Terkait
M endeskripsikan kejadian dimana QM C atau Biro/Unit Terkait memberi tanggapan atas topik masalah yang ada sesuai biro masing-masing. Setelah proses ini selesai akan dijalankan Use Case Send Email Notification.
Send Email Notification M endeskripsikan kejadian dimana email notification dikirim ke email Biro/Unit Terkait dan email QM C ketika form dibuat dan ketika terjadi perubahan pada isi form. Notifikasi ini dimaksudkan agar QM C dan Biro/Unit Terkait dapat terus memantau perubahan yang terjadi pada form QA.
View QA Form QM C
Biro/Unit Terkait User
M endeskripsikan dimana semua actor yang terdiri dari QM C, Biro/Unit terkait, dan User dapat melihat isi dari form QA.
Tabel 3.2 Dokumentasi Use Case CAR
Use Case Actor Deskripsi
Approve CAR Form QM C M endeskripsikan kejadian dimana QM C memeriksa isi form CAR dan menyetujui isi dari form tersebut jika form tersebut sudah terisi semua dan isi dari form tersebut sudah sesuai.
Export to Spreadsheet QM C M endeskripsikan kejadian dimana QM C mengekspor semua dokumen CAR beserta isinya ke Microsoft Excel untuk disimpan sebagai dokumentasi.
Create CAR Form QM C M endeskripsikan kejadian dimana QM C membuat form CAR berdasarkan QA form yang ada dimana kondisi Approved QA Form harus sudah dipenuhi terlebih dahulu. Setelah proses ini selesai akan dijalankan Use Case Send Email Notification.
Approved QA Form QM C M endeskripsikan kejadian dimana QA form sudah disetujui oleh Head of QMC Departm ent.
Fill Response QM C
Reviewer/PIC
M endeskripsikan kejadian dimana QM C atau Reviewer/PIC memberi respon atas permasalahan yang ada.
Setelah proses ini selesai akan dijalankan Use Case Send Email Notification.
Send Email Notification M endeskripsikan kejadian dimana email notification dikirim ke email Reviewer/PIC dan email Head of QM C Department serta QM C PIC ketika form dibuat dan ketika terjadi perubahan pada isi form. Notifikasi ini dimaksudkan agar QM C dan Reviewer/PIC dapat terus memantau perubahan yang terjadi pada form CAR.
View CAR Form QM C
Reviewer/PIC User
M endeskripsikan dimana semua aktor yang terdiri dari QM C, Reviewer/PIC, dan User dapat melihat isi dari form CAR.
3.4. Identifikasi Masalah
Permasalahan yang sedang dihadapi sistem yang sedang berjalan antara lain:
• Sistem pada Lotus Note tidak terintegrasi dengan mail server BINUS University yaitu Exchange Server.
• Aplikasi pada Lotus Note belum sesuai dengan permintaan pengguna.
• Beberapa fitur pada aplikasi yang lama belum terotomatisasi.
3.5.Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi permasalahan yang ada, kami mengusulkan untuk membangun sebuah aplikasi yang mampu :
• Menyediakan aplikasi QA and CAR yang dapat terintegrasi dengan Exchange Server.
• Menyediakan rancangan aplikasi QA and CAR yang dapat berjalan sesuai dengan workflow yang ada.
• Mengotomatisasi beberapa fitur sehingga aplikasi dapat berjalan efektif dan efisien.
